3. Aspecte privind comunicarea si transparenta decizionala in institutia publica analizata
3.1 prezentarea activitatii de relatii publice,particularitati de organizare
SCOP: o interfata între administratia locala si cetatenii.
DOMENIU: Un instrument activ si eficient în cazul relatiilor cu factorii de interes, cetatenii, institutii, inclusiv diferite compartimente ale Primariei Sector 6; unele grupuri specifice sau categorii de persoane (tineri, barbati, batrâni sau femei), un cartier, sau chiar întreaga comunitate.
DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:
■ Manualul Calitatii cod MC - Pr6 - ISO 9001
■ Proceduri Generale cod Pr6 - PG - 4.2.3. Controlul Documentelor
cod Pr6 - PG - 4.2.4. Controlul Înregistrarilor
■ Proceduri Generale Operationale cod Pr6 - POG - 7.5. Controlul Proceselor
■ Standard SR - ISO 10011 : 1993 Ghid pentru auditarea sistemelor calitatii
■ O.U.G. nr.85/2001
■ H.G. nr.400/2003;
DESCRIEREA PROCEDURII:
Asigura consultanta si îndruma acesti factori de interes sa depuna cereri, serviciile oferite fiind informatii, sprijin, formulare, persoane de contact, cât si solutii urgente si viabile atunci când situatia o cere.
Prin crearea acestui birou s-a dorit asigurarea unei interfete între administratia locala si cetateni, procuparea directa constând în a raspunde la întrebarile cetatenilor, ca si nevoilor acestora cu privire la serviciile publice descentralizate si deconcentrate, formându-se în acest sens o legatura interactiva cu publicul.
Asigura consultanta despre:
● organizarea adunarilor generale în cadrul asociatiilor de proprietari;
● consituirea asociaţ 14314p153o ;iilor de proprietari ce functioneaza pe raza Sectorului 6;
● participa la adunarile generale;
● îndruma asociatiile de proprietari pentru rezolvarea cerintelor în raport cu regiile furnizoare de servicii si alti terti;
● rezolva sesizarile si reclamatiile cetatenilor legate de problematica asociatiilor de proprietari;
● furnizeaza informatii catre public cu privire la serviciile oferite de compartimentele existente în cadrul Primariei Sector 6;
● organizeaza si participa la întânirile dintre cetatenii sectorului 6, Primar si alti factori de conducere din cadrul Consiliului Local, dintre consilieri si acestia, invitati din partea regiilor furnizoare de servicii, pentru rezolvarea unor probleme de interes comun;
● având în vedere atributiile Administratiei Publice Locale în domeniul îndrumarii si asa cum prevede legislatia actuala, atestarea administratorilor imobiliari, s-a considerat ca printr-o colaborare cu alte institutii se vine în srpijinul asociatiilor de proprietari, respectiv proprietarii, un segment ce nu poate fi ignorat în cadrul politicii de reforma a societatii actuale materializat în peste 1600 asociatii de proprietari ce functioneaza pe raza sectorului 6;
● a elaborat împreuna cu Biroul de Relatii cu Asociatiile de Proprietari, proiectul privind hotarârea si regulamentul de organizare si desfasurare a examenului pentru atestarea administratorilor de imobile;
● evenimente ale comunitatii care au loc în
mod regulat (întâlniri pe cartiere, cu cetatenii, cu comitele
consultative cetatenesti, cu presedintii si
administratorii asociatiilor de proprietari), mobilizându-se în acest sens
cetatenii sectorului 6 sau în anumite perioade ale anului, conform
unor regulamente si/sau decizii(disozitii) locale:
● programe derulate de Primarie sau parteneriat cu alte institutii sau organizatii ex.: programul de colectare a deseurilor, programul de dezapezire;
● tine legatura cu Statul Major de Aparare Civila în vederea aducerii la îndeplinirea sarcinilor ce revin Consiliului Local în conformitate cu legislatia în vigoare;
● participa efectiv la actiunile cu caracter social în cadrul Primariei Sector 6;
● întocmeste materiale, informari sau situatii pe diverse domenii solicitate de catre Primar sau Consiliul Local;
● participa la pregatirea si organizarea si desfasurarea alegerilor, duce la îndeplinire orice alte atributii prevazute de lege sau încredintate de Primar si Consiliul Local.
● Cetateanul vine la birou solicitând relatii cu privire la serviciile oferite de acest compartiment sau compartimentele existente în cadrul Primariei Sector 6.
● Se consulta legislatia si se îndruma factorii de interes sa depuna cereri, formulare sau sa ia legatura direct cu anumite persoane de contact competente în solutionarea cazurilor în speta.
● Sesizarile si reclamatiile cetatenilor se rezolva prin raspuns dat în scris catre petitionar. Dupa caz, se fac deplasari pe teren pentru verificarea sesizarilor înregistrate.
Se colaboreaza cu alte compartimente abilitate din aparatul propriu pentru rezolvarea cât mai eficienta a celor solicitate.
● Se elaboreaza proiecte în urma carora se emit dispozitii, hotarari, regulamente.
● Se asigura consultanta si îndrumare prin informarea factorilor de interes (atât scris, cât si verbal), solutii urgente si viabile, atunci când situatia o cere, consultându-se în acest sens legislatia în vigoare (Monitorul Oficial, Legis).
● În cazul alegerilor locale, parlamentare, prezidentiale si dupa caz referendum:
- se întocmesc listele electorale permanente si/sau speciale pentru cetatenii domiciliati pe raza sectorului 6, pe strazi, imobile si circumscriptii electorale;
- anual se actualizeaza listele electorale radiind persoanele decedate, cele care si-au pierdut cetatenia româna si/sau cele care si-au pierdut drepturile electorale.
RESPONSABILITĂŢI:
► Reprezentantul A.C.
urmareste ca Sistemul de Management al Calitatii, implementat în cadrul BRC sa functioneze în conformitate cu prevederile procedurilor de lucru si ale documentelor de referinta;
raporteaza reprezentantului Managementului pentru Asigurarea Calitatii despre functionarea sistemului calitatii în vederea analizei si pentru a servi ca baza pentru îmbunatatirea functionarii sistemului;
propune masuri preventive pentru evitarea sincopelor în functionarea Sistemului de Management al Calitatii la nivelul biroului.
► Personal de executie
● participa la examenele de atestare ale administraotrilor de imobile,conform prevederilor O.U.G. nr.85/2001si H.G. nr.400/2003;
● controleaza modul de rezolvare a cererilor cetatenilor;
● coordoneaza si conduce orice alta actiune primita pe cale ierarhic
● tine legatura cu serviciile si birourile din cadrul Primariei pentru rezolvarea cererilor si sesizarilor primite din partea cetatenilor;
● participa la evenimentele ce au loc în mod regulat sau în anumite perioade cu Comitetele Consultative Cetatenesti, cu presedintii si administratorii de imobile sau la anumite programe derulate de Primarie sau în parteneriat cu alte institutii sau organizatii;
● întocmeste materiale, informari sau rapoarte pe diverse domenii solicitate de catre Primar sau Consiliul Local;
● participa la pregatirea, organizarea si desfasurarea alegerilor locale, parlamentare, prezidentiale, referendum;
► seful Biroului
● coordoneaza activitatea Biroului Relatii cu Cetatenii
● participa la examenele de atestare ale administraotrilor de imobile,conform prevederilor O.U.G. nr.85/2001si H.G. nr.400/2003;
● controleaza modul de rezolvare a cererilor cetatenilor;
● coordoneaza si conduce orice alta actiune primita pe cale ierarhica
● tine legatura cu serviciile si birourile din cadrul Primariei pentru rezolvarea cererilor si sesizarilor primite din partea cetatenilor;
● participa la evenimentele ce au loc în mod regulat sau în anumite perioade cu Comitetele Consultative Cetatenesti, cu presedintii si administratorii de imobile sau la anumite programe derulate de Primarie sau în parteneriat cu alte institutii sau organizatii;
● întocmeste materiale, informari sau rapoarte pe diverse domenii solicitate de catre Primar sau Consiliul Local;
● participa la pregatirea, organizarea si desfasurarea alegerilor locale, parlamentare, prezidentiale, referendum;
3.2. particularitati ale procesului de comunicare interne si externe in institutia publica
Particularitati ale procesului de comunicare interna
Principiile de rationalizare a structurii organizatorice sunt :
. principiul suprematiei obiectivelor
. principiul unitatii de decizie si actiune
. principiul apropierii managementului de executie (reducerea nr de niveluri ierarhice)
. principiul permanentei managementului (pt fiecare post de management trebuie sa fie prevazuta o persoana care sa poata inlocui titularul sau)
. principiul interdependentei minime- definirea obiectivelor, competentelor, responsabilitatilor trebuie formulata astfel incat sa se reduca la minimum dependenta dintre el.Cu cat dependenta dintre posturi si compartimente este mai mare, cu atat sarcinile, competentele si responsabilitatile sunt mai dispersate, conlucrarea mai confuza si autoritatea mai diluata
. principiul economiei de comunicatii -volumul prea mare de informatii care parcurg circuitele informationale
. principiul definirii armonizate a posturilor si functiilor
. principiul concordantei cerintelor postului cu caracteristicile titularului
. principiul instituirii unor echipe intercopartimentale
. principiul determinarii variantei optime (structura organizatori- catrebuie elaborata in mai multe variante)
. principiul reprezentarii structurii (prin organigrama)
Particularitati ale relatiilor publice-extern
Directia relatii publice si informare are ca obiect de activitate asigurarea legaturii intre Primarul General, Viceprimari, Secretarul general al Primariei sector 6, compartimentele din structura organizatorica a Primariei sector 6 si institutiile administratiei publice centrale, , alte unitati, cetateni etc. pentru informarea si solutionarea problemelor ce sunt de competenta Primariei sector 6. Indeplineste atributiile ce decurg din aplicarea Ordonantei 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aplicarea Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public si raspunde de relatia cu societatea civila, conform Legii nr. 52/2003 privind transpareanta decizionala in administratia publica.
In vederea indeplinirii obiectului de activitate se stabilesc relatii de cooperare (colaboreaza) cu toate compartimentele din structura organizatorica a Primariei sector 6, precum si cu institutii ale administratiei centrale, locale, agenti economici, Guvernul Romaniei, Institutia avocatul poporului, Presedintie, serviciile mass- media etc.
I. Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii
Este organizat ca serviciu si are urmatoarele compartimente:
1. Registratura Generala
. Primeste petitiile cetatenilor (cereri, reclamatii, sugestii, etc.) si le inregistreaza pe tipuri de probleme;
. Clasifica documentele pe tipuri de probleme;
. Verifica documentatia cetatenilor conform bazei de date existenta in Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii si daca aceasta este completa, o inregistreaza. Daca documentatia este incompleta, aceasta este returnata petentului in vederea completarii;
. Elibereaza un bon care contine: numar de inregistrare, data, numele petentului, adresa si telefonul la care poate fi contactat pentru eventuale completari si nelmauriri in legatura cu cele solicitate;
. Informeaza referitor la stadiul unei lucrari si solicita lamuririle necesare de la compartimentele de specialitate din cadrul Primariei sector 6;
. Informeaza cetatenii privind diverse tipuri de probleme legate de activitatea Primariei sector 6 si a altor institutii publice aflate in subordinea C.G.M.B.;
. Transmite catre compartimentele de specialitate din cadrul Primariei sector 6lucrarile centralizate, printr-un curier;
. Primeste si elibereaza raspunsurile transmise de compartimentele de specialitate din cadrul Primariei sector 6;
. Aduce la cunostinta conducerii propunerile si sesizarile cetatenilor in vederea unei bune functionari a Primariei sector 6;
. Urmareste solutionarea si redactarea, in termenul legal, a raspunsurilor elaborate de directiile de specialitate ale Primariei sector 6, catre petenti.
. Intocmeste lunar un raport privind situatia lucrarilor scadente la nivelul Primariei sector 6 pe care il inainteaza Primarului . Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate;
. Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei sector 6
2. Compartimentul pentru aplicarea Legii 544
Compartimentul pentru aplicarea Legii 544 are doua componente: Ghiseul de informatii si Punct de informare-documentare. Printre activitatile acestuia se numara:
. Furnizarea, verbala de informatii de interes public legate de activitatea Primariei sector 6i si a altor institutii publice aflate in subordinea C.G.M.B.(prin Ghiseul de Informatii) cetatenilor;
. Pune la dispozitia cetatenilor, in vederea consultarii, documente ce contin informatii de interes public, prin Punctul de Informare-Documentare(ex.: Hotarari ale C.G.M.B., Dispozitii ale Primarului);
. Solicita de la compartimentele de specialitate din Primariei sector 6, prin telefon, lamuririle necesare asupra unor probleme neclare ridicate de cetateni, prin Ghiseul de Informatii;
. Ofera cetatenilor care telefoneaza la Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii, informatii de interes public, in masura in care acestea sunt de competenta Primariei sector 6 si pot fi furnizate telefonic;
. In cazul in care informatia de interes public solicitata se acorda la cerere, indruma cetatenii catre Registratura Generala a Primariei sector 6.
. Raspunde solicitarilor de informatii de interes public venite pe site-ul Primariei.
. Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate.
. Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei sector 6
II. Serviciul pentru Relatia cu Mass-Media si Audiente
1. Compartimentul Audiente
. Organizeaza inscrierea in audiente la Primarul ,Viceprimari si Secretarul general al municipiului Bucuresti;
. Pregateste materialele pentru audiente in functie de cererile depuse si inregistrate;
. Participa la audiente si intocmeste procesul verbal;
. Comunica raspunsurile catre cetateni in termenele stabilite de prevederile legale in vigoare;
. Urmareste solutionarea solicitarilor adresate de catre petenti in timpul audientei si intocmeste un raport privind rezolvarea acestora;
. Primeste solicitarile cetatenilor venite prin posta pe adresa P.M.B., le analizeaza si, daca sunt de competenta Directiei Relatii Publice si Informare, elaboreaza si trimite raspunsul petentului in termenul prevazut de lege, iar daca solicitarea este de competenta altei directii, transmite petitia la compartimentul de specialitate;
. Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate;
. Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei sector 6
2. Compartimentul pentru Relatia cu Mass-Media
. Colaboreaza cu toate directiile din aparatul propriu al C.G.M.B., toate institutiile publice si regiile autonome aflate sub autoritatea C.G.M.B., reprezentantii mass-media acreditati la Primariei sector 6;
. Redacteaza comunicate de presa;
. Analizeaza si evalueaza modul in care se reflecta actiunile intreprinse de Primariei sector 6 in presa;
. Furnizeaza ziaristilor, prompt si complet, orice informatie de interes public care priveste activitatea Primariei sector 6;
. Acorda fara discriminare, in termen de cel mult doua zile de la inregistrare, acreditarea ziaristilor la Primariei sector 6;
. Intocmeste lucrari de specialitate (analize si sinteze);
. Organizeaza conferinte de presa;
. Informeaza in timp util si asigura accesul ziaristilor la activitatile si actiunile de interes pubhlic organizate de Primariei sector 6;
. Protejarea imaginii primariei, scop in care colaboreaza cu toate structurile din Primariei sector 6;
. Analizeaza, evalueaza si planifica comunicarea in probleme de interes pentru Primariei sector 6;
. Consilierea si acordarea de asistenta de relatii publice si imagologica Primarului si membrilor staff-ului acestuia;
. Organizarea si intretinerea relatiilor cu mass-media, cu opinia publica in general;
. Intretinerea relatiilor cu organismele guvernamentale, comisiile parlamentare, partidele politice si organizatiile apolitice in vederea informarii corecte a acestora despre activitatea si problemele Primariei sector 6 si realizarea unei atitudini favorabile fata de indeplinirea functiunilor acesteia;
. Intretinerea de relatii profesionale amiabile cu structurile corespunzatoare din alte organizatii similare - romanesti si straine;
. Informeaza, ori de cate ori este necesar, pe Primarul asupra aspectelor referitoare la imaginea Primariei sector 6 si dinamica acesteia si se ocupa de gestionarea mediatica a crizelor ce pot afecta imaginea institutiei si/sau a Primarului;
. Organizeaza culegerea, prelucrarea, analiza, stocarea (sau difuzarea) informatiilor ce apar in mass-media interna si internationala privind problemele si activitatile Primariei sector 6 realizand banci de date, in colaborare cu mass-media si Directia relatii internationale;
. Difuzeaza ziaristilor dosare de presa legate de evenimente sau activitati ale Primariei sector 6;
. Analizeaza evolutia imaginii Primariei sector 6 pe plan intern si extern, utilizand si sondaje sociologice contractate cu institutii specializate.
. Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate.
. Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei sector 6.
III. Compartimentul Dispecerat - Comunicare
. Tine evidenta amplasarii si functionarii echipamentelor de radiocomunicatii;
. Tine evidenta configurarii retelei de radiocomunicatii a Primariei sector 6;
. Prin intermediul sistemului radio asigura legaturile intre P.M.B., primariile de sector si regiile subordonate C.G.M.B.;
. Primeste si inregistreaza sesizarile si reclamatiile telefonice de la cetateni;
. Transmite sesizarile telefonice ale cetatenilor la unitatile implicate si urmareste rezolvarea operativa a acestora;
. Tine evidenta masurilor de rezolvare a sesizarilor;
. Semnaleaza disfunctionalitatile aparute in functionarea retelei de radiocomunicatii si urmareste rezolvarea acestora;
. Mentine in stare de functionare statiile de emisie-receptie fixe, mobile si portabile distribuite corespondentilor municipalitatii, primariilor de sectoare, altor unitati aflate in subordinea C.G.M.B. si coordonate de catre Primariei sector 6;
. Urmareste derularea contractului de service, a operatiunilor de depanare-intretinere a echipamentelor de radiocomunicatii;
. Raspunde de cunoasterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate;
. Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei sector 6
3.3 analiza modului de aplicare a legii 52/21.01.2003 privind transparenta decizionala in administratia publica si a legii 544/12.01.2001 privind liberul acces la informatiile de interes public.
Pentru a diminua tendinta de opacitate a administratiilor publice centrale si locale, cetatenii au la dispozitie:
v Legea 544/2001 cu privire la liberul acces la informatiile de interes public.
Aceasta oblige institutiile si autoritatile publice locale sa ofere din oficiu si la cererea celor interesati(cetateni, firme private si de stat, organizatii) informatiile pe care le detin.
v Legea 52/2003 cu privire la transparenta decizionala in administratia publica centrala si locala.
Aceasta obliga la transparenta fiecare institutie publica permitand accesul la sedintele de deliberare si consultarea cetatenilor cu privire la acte normative : hotarari ale consiliului local, proiecte de hotarari, dispozitii, etc.
Legea 544/2001 cu privire la liberul acces la informatiile de interes public
accesul liber neangradit al persoanei la orice informatie de interes public, costituie unul dintre PRICIPIILE FUNDAMENTALE ALE RELATIILOR DINTRE PERSOANE SI AUTORITATILE PUBLICE
INFORMATIE DE INTERES PUBLIC = orice informatie care priveste activitatile sau rezulta din activitatile unei autoritati/ institutii publice
Fiecare autoritate sau institutie publica are obligatia sa comunice din oficiu urmatoarele informatii de interes public:
Actele normative care reglementeaza organizarea si functionarea autoritatii sau institutiei publice
Structura organizatorica, atributiile departamentelor, programul de functionare, programul de audiente al autoritatii sau institutiei publice
Numele si prenumele persoanelor din conducerea autoritatii sau institutiei publice si ale functionarului responsabil cu difuzarea informatiilor publice
Coordonatele de contact ale autoritatii sau institutiei publice, respective: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail si adresa paginii de internet
Sursele financiare, bugetul si bilantul contabil
Programele si strategiile proprii,
Lista cuprinzand documentele de interes public
Lista cuprinzand categoriile de documente produse si/ sau gestionate, potrivit legii
Modalitati de contestare a deciziei autoritatii sau a institutiei publice in situatia in care persoana se considera vatamata in privinta dreptului de acces la informatiile de interes public solicitate
Accesul la informatiile de interes public se realizeaza prin:
afisarea la sediul autoritatii sau al institutiei publice ori prin publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei sau in mijloace de informare in masa, in publicatii proprii, precum si in pagina de internet proprie;
consultarea lor la sediul autoritatii sau al institutiei publice, in spatii special destinate acestui scop;
Solicitarea in scris a informatiilor de interes public cuprinde urmatoarele elemente:
autoritatea sau institutia publica la care se adreseaza cererea;
informarea solicitata, astfel incat sa permita autoritatii sau institutiei publice identificarea informatiei de inters public
numele, prenumele si semnatura solicitantului, precum si adresa la care se solicita primirea raspunsului
Se excepteaza de la accesul liber al cetatenilor, urmatoarele informatii:
informatiile din domeniul apararii nationale, sigurantei si ordinii publice, daca fac parte din categoriile informatiilor clasificate, potrivit legii;
informatiile privind deliberarile autoritatilor, precum si cele care privesc interesele economice si politice ale Romaniei, daca fac parte din categoria informatiilor clasificate, portrivit legii
informatiile privind activitatile comerciale sau financiare, daca publicarea acestora aduce atingere concurentei loiale, potrivit legii;
informatii cu privire la datele personale, potrivit legii;
informatiile privind procedura in timpul anchetei penale sau disciplinare, daca se perecliteaza rezultatul anchetei, se dezvaluie surse confidentiale ori se pun in pericol viata, integritatea corporala, sanatatea unei persoane in urma anchetei efectuate sau in curs de desfasurare;
informatiile privind procedurile judiciare, daca publicitatea acestora aduce atingere asigurarii unui proces achitabil ori interesului ligitim al oricareia dintre partile implicate in process;
informatiile a caror publicare prjudiciaza masurile de protectie a tinerilor;
raspunderea, pt aplicarea masurilor de protejare a acestor informatii, revine persoanelor si autoritatilor publice care detin astfel de informatii, precum si institutiilor publice abilitate prin lege sa asigure securitatea informatiilor.
Informatiile care favorizeaza sau ascund incalcarea legii de catre o autoritate sau o institutie publica nu pot fi incluse in categoria informatiilor clasificate si constituie informatii de interes public
Legea 52/2003 cu privire la transparenta decizionala in administratia publica centrala si locala.
Scopul legii in sensul administratiei publice este:
cresterea gradului de responsabilitate a adminsitratiei publice fata de cetatean
stimularea cetatenilor in a participa efectiv la procesul decizional in cadrul adminsitratiei publice locale
sporirea gradului de transparenta la nivelul administratiei publice
analiza raportului anual(vezi anexa3)
principiile care stau la baza sunt:
informare in prealabil, din oficiu, a persoanlor asupra problemelor de interes public care urmeaza sa fie dezbatute de autoritatile administratiei publice, precum si asupra proiectelor de acte normative;
consultarea cetatenilor si a asociatiilor legal constituite, la initiative autoritatilor publice, in procesul de elaborare a proiectelor de acte normative;
participarea active a cetatenilor la luarea deciziilor administrative si in procesul de elaborare a proiectelor de acte normative, cu respectarea urmatoarelor reguli:
sedintele autoritatilor si institutiilor publice care fac obiectul prezentei legi sunt publice
dezbaterile vor fi consemnate si facute publice
minutele acestor sedinte vor fi inregistrate, arhivate si facute publice, in conditiile legii.
Prevederile prezentei legi nu se aplica in urmatoarele situatii:
-problemele de aparare nationala, sigurantei si ordinii publice, interese strategice si politice ale tarii
-informatii clasificate potrivit legii
-valori, termene de realizare si date tehnico-economice ale activitatilor comerciale sau financiare
-datele personale potrivit legii
|