COMUNICAREA

COMUNICAREA

Comunicarea = schimb de informatii, opinii, sentimente. În ceea ce îl priveste pe manager, comunicarea cu ceilalti este indispensabila pentru a putea coordona, motiva si informa personalul pe care îl conduce

În cadrul grupului de munca are urmatoarele obiective:

v    informarea corecta si la timp a membrilor grupului;

v    formarea de opinii în legatura cu diferite evenimete, discutarea acestora si trensmiterea catre cei interesati;

v    vehicularea directa, imediata si nealterata a ideilor, propunerilor si nemultumirilor între membrii grupului;

v    luarea deciziilor si transmiterea acestora;

v    evaluarea performantelor obtinute.

Mediul prin care se face trensmiterea mesajelor poate deforma 626g64g mesajul si chiar procesul de întelegere datorita unor perturbatii care pot sa apara ( zgomot, posibilitatea de percepere ale receptorului, personalitatea emitatorului).

Comunicarea în cadrul grupului de munca este de mai multe tipuri:

verbala, scrisa, nonverbala;

formala sau neformala;

interpersonala;

de grup ( intragrup si intergrup);

Comunicarile din cadrul grupului sunt influentate de:

calitatea mesajului;

viteza si ritmul de comunicare;

sensul comunicarii (ascendent, descendent, orizontal);

marimea grupului;

Relatia manager - subordonat trebuie sa se realizeze prin dialog de tip solicitare - raspuns. Prin solicitare mnagerul va repartiza sarcini subordonatilor pe masura calificarii lor si chiar mai dificile si va controla modul de îndeplinire. Prin raspuns managerul va raspunde repede si sincer la problemele ridicate de subordonati.

Comunicarea poate fi orala/scrisa:

descendenta

ascendenta

pe orizontala/verticala

prin intranet = retea interna de calculatoare bazata pe tehnologia internetului. Intranetul nu este public, fiind accesibil doar angajatilor sau membrilor autorizati de organizatie

Comunicarea descendenta asigura transparenta necesara unei bune participari a salariatilor la realizarea obiectivelor unei întreprinderi. Ea asigura coeziunea necesara colectivului, prin faptul ca pune la dispozitia acestuia instructiuni diverse, proceduri si alte informatii tehnico-organizatorice care permit o mai buna realizare a sarcinilor.

În acelasi timp comunicarea descendenta constituie mijlocul principal prin intermediul caruia se cunoaste întreprinderea si mediul sau profesional. Prin informatii specifice, incluse în suporti adecvati, întreprinderea asigura mentinerea unei ambiante motivante, în cadrul careia se regasesc toti salariatii.

Rolul sau fundamental este acela de a evita ca între organizarea generala a unei întreprinderi si organizarea comunicarii catre propriul colectiv de salariati sa existe un decalaj în defavoarea acesteia din urma. Cu cât comunicarea interna descendenta este mai bine organizata, cu atât mai mult eficacitatea muncii personalului va fi mai ridicata.

Mijloacele cele mai utilizate în comunicarea descendenta sunt statutul întreprinderii, filme de prezentare, zilele cu "porti deschise", jurnalul de întreprindere, alte publicatii interne, sedintele cu salariatii etc.

În lipsa unui document mai redus de prezentare a întreprinderii, statutul acesteia permite o cunoastere mai buna de catre fiecare salariat a sistemului în care îsi desfasoara activitatea, a obiectivelor si organizarii sale, a locului sau în acest mecanism complex.

Filmele de prezentare a întreprinderii sunt un mijloc utilizat si eficient în comunicarea interna descendenta. Mai sugestiv si mai usor de retinut în ceea ce priveste continutul informatiilor, filmul poate face referiri la conducatori, la furnizori, la clienti, punând în evidenta si rolul întreprinderii în cadrul ecosistemului sau.

Zilele "porti deschise" organizate de întreprindere sunt rezervate salaria­tilor si membrilor familiilor lor si permit o aprofundare specifica a siste­mului, într-un context nou, deosebit. Aceasta cale de informare asupra întreprinderii s-a dovedit fructuoasa, pentru ca în timpul lucrului salariatii nu au timpul necesar de a patrunde tot ceea ce se afla ceva mai departe de propriul loc de munca.

Jurnalul de întreprindere, care poate avea o periodicitate diferita de la o întreprindere la alta, îsi propune sa prezinte viata si problemele pe care aceasta le are cu mediul sau. Adresându-se întregului personal jurnalul difuzeaza multe informatii importante de ordin general asupra a ceea ce face si asupra a ceea ce urmeaza sa realizeze întreprinderea.

sedintele cu salariatii. Toate mijloacele prezentate anterior se dovedesc uneori insuficiente în realizarea obiectivelor comunicarii descendente. Infor­matiile incluse în jurnalul de întreprindere, în filme sau în alte mijloace sunt receptate de salariati ca reprezentând fapte deja consumate, asupra carora nu se mai poate reveni, iar rolul lor decizional este scazut. Pe de alta parte, exista riscul ca multe din informatiile transmise prin aceste mijloace sa fie interpre­tate diferit, si deci inexact fata de ceea ce s-a urmarit de catre conducatori.

Pentru a se evita o lipsa de dialog cu salariatii, conducatorii întreprinderii recurg la un mjloc clasic si, evident, eficient din acest punct de vedere: sedintele. Atunci când se doreste cu adevarat mobilizarea personalului, evitarea interpretarilor si a dificultatilor ulterioare, conducatorii întreprin­derii recurg la sedinte, care desi impun rezolvarea unor restrictii, sunt mai eficiente din acest punct de vedere.

Comunicarea ascendenta. Comunicarea nu este completa atunci când lipseste latura sa ascendenta. Prin comunicarea descendenta salariatii sunt suprainformati, dar acest lucru nu înseamna ca ei sunt bine informati. Lipsa unui retur al informatiilor, a unui feed-back, linsa mijloacelor de exprimare la salariati înseamna tot atâtea restrictii în calea comunicarii.

Informarea ascendenta presupune existenta unui sistem de mijloace prin intermediul caruia sa se poata solicita si/sau primi parerile salariatilor în legatura cu o decizie sau cu un obiectiv oarecare, a unui flux de informatii care va permite cunoasterea nevoilor, a preocuparilor, aspiratiilor si propunerilor personalului.

Suprematia îndelungata a comunicatiei descendente a facut ca realizarea comunicatiei respectiva sa nu fie deloc usoara. Pentru a fi eficienta aceasta comunicare nu trebuie realizata ad-hoc, ci trebuie insistat asupra bunei functionari a instrumentelor de care se dispune în acest sens: anchetele de opinie, cutia cu idei sau sugestii, întrebari scrise adresate conducerii etc.

Anchetele de opinie reprezinta calea cea mai utilizata pentru dezvoltarea comunicarii ascendente în întreprindere. Având avantajul ca pot fi folosite periodic sau ori de câte ori este nevoie, anchetele pot oferi informatii diverse asupra starii de spirit si a opiniilor salariatilor în ceea ce priveste modul în care cunosc obiectivele întreprinderii, a felului în care sunt tratati de catre superiorii lor, asupra propriilor salarii, asupra deciziilor luate în ultimul timp, asupra gestiunii etc. Anchetele de opinie permit o mai buna cunoastere a mediului psihosocial al întreprinderii si sunt utile si la elaborarea unei politici de comunicare. " .

Cutia cu idei sau sugestii. Desi se considera ca nu mai prezinta un interes deosebit datorita aparitiei cercurilor de calitate si a altor grupuri în care ideile se exprima prin dezbateri colective, cutia cu idei sau sugestii se pastreaza înca în toate întreprinderile, deoarece exista multi inovatori solitari. Pentru a beneficia de astfel de idei sau sugestii, se pot oferi prime în functie de importanta si de utilitatea lor pentru întreprindere.

Întrebari adresate conducerii întreprinderii. Un astfel de procedeu poate sau nu sa fie adoptat si formalizat de catre întreprindere, care are prilejul unei analize statistice suplimentare. Pot fi astfel cunoscute subiectele importante care apar în interior si la care urmeaza sa se raspunda fie individual, fie în general.