Faza de pregatire

Faza de pregătire

A.1) Analiza problemei; justificarea proiectului

La baza unui proiect stă întotdeauna o problemă, o nevoie concretă identificată la nivelul de interventie respectiv (local, judetean, national, international). Proiectul se construieste pentru a solutiona sau ameliora problema respectivă, de aceea în etapa de pregătire a proiectului este necesară o fină analiză a problemei.

Este important să amintim că un proiect se realizează în echipă, încă din faza de conceptie, de pregătire a acestuia.

Iată pasii principali pe care o echipă trebuie să-i realizeze în pregătirea unui proiect:

• se identifica "problema principală", prin intermediul unor dezbateri în cadrul echipei (atentie: a nu se confunda problema cu simptomul acesteia!)

• se dezbat si se stabilesc cauzele acestei probleme, precum si efectele ei (atentie: analiza trebuie să fie cât mai concretă, legată de realitatea contextului - problema se dezbate încadrată în timp si în spatiu, având în vedere elemente geografice, socio-economice, culturale)

• se identifică acele cauze asupra cărora se poate interveni prin proi 13513k109n ect (atentie: evaluarea posibilitătilor de interventie trebuie făcută cu responsabilitate, apreciind obiectiv nivelul de actiune al organizatiei, resursele potentiale, experienta în domeniu, parteneriatul pe care-l poate dezvolta etc.)

• se formulează justificarea proiectului: de ce este necesar, ce problemă sau probleme va ameliora sau rezolva.

• se identifică si se analizează constrângerile si oportunitătile care pot interveni pe parcursul proiectului

Iată cum se poate vizualiza si analiza schematic reteaua cauză-efect a problemei:

A.2) Stabilirea obiectivelor

Odată selectionate cauzele problemei asupra cărora se va interveni prin proiect se pot formula obiectivele proiectului, în functie de amploarea proiectului si de amplitudinea sa în timp, precum si de resursele pe care poate să le antreneze.

Obiectivele sunt:

- generale sau pe termen lung (încadrate într-o strategie pe termen lung)

- specifice sau pe termen scurt (obiective operationale).

Insistăm asupra obiectivelor operationale ale proiectului, fiindcă acestea sunt mai greu de exprimat, existând o tendintă de formulare generală, chiar ambiguă.

Multe propuneri de proiecte sunt respinse de finantatori tocmai pentru că nu exprimă clar ce obiective au!

Aceste obiective specifice trebuie să fie expresia unui rezultat concret (măsurabil sau cuantificabil), pe care vrem să-l atingem într-un interval de timp delimitat si cu mijloacele (umane, financiare, materiale, documentare) de care dispunem.

Proiectul va avea un numar relativ mic de obiective specifice, care e bine să îndeplinească câteva conditii de bază:

• exprimate clar si coerent

• ne-contradictorii între ele

• delimitate precis în timp

• măsurabile (se pot stabili indicatori de realizare a obiectivului respectiv)

Să nu uităm că tot ceea ce nu a fost bine evaluat înainte de redactarea si punerea în practică a proiectului poate deveni "o bombă cu efect întârziat", cauza unui esec sau a unei probleme dificile ce poate apare în timpul sau după finalizarea proiectului.

• In exercitiul urmator va propunem completarea unei grile simple de analiză, prin care echipa implicată în conceperea proiectului se poate autoverifica.

Aplicati acest exercitiu la proiectul dumneavoastra practic.

Introduceti materialul în portofoliul dvs., la capitolul 2 (Analiza contextului proiectului practic)

A.3) Identificarea si pregatirea resurselor

Fara resurse nu se poate realiza un proiect, deci grila de analiza a problemei si stabilirea obiectivelor sunt indisolubil legate de identificarea resurselor.

Categoriile de resurse sunt:

• Resurse financiare
• Resurse umane
• Resurse documentare
• Resurse materiale

Toate categoriile de resurse sunt la fel de importante pentru reusita unui proiect, deci este bine sa le acordam fiecareia atentia cuvenita. Nimic nu se face fara bani, dar nici fara oameni sau fara un sediu cu o dotare minima, sau fara a te documenta despre domeniul în care vrei sa intervii.

Resurse financiare

• se identifica potentialele surse de finantare si se stabileste un plan de parteneriat (potentiali sponsori, ONGuri acreditate, structuri publice care co-finanteaza proiecte în domeniu, organizatii cu proiecte similare care pot fi partenere în proiect)

Este utila întocmirea unei liste operationale, continând persoane de contact, adrese si numere de telefon.

Planul de parteneriat va contine si datele reuniunilor sau convorbirilor telefonice cu potentialii parteneri, termenele stabilite pentru trimiterea de informatii suplimentare.

Managerul care are intiativa unui proiect trebuie sa fie atent sa respecte aceste termene, zilele si orele stabilite pentru discutii: prin seriozitate si profesionalism cresc sansele realizarii unui parteneriat.

• daca proiectul se concepe în vederea participarii la o licitatie, se iau în considerare din start conditiile finantatorului (termene, obiective, prioritati, public tinta, nivelul maxim al finantarii, termenul limita de depunere a proiectului, sursa de unde se pot obtine informatii suplimentare si consultatii pentru redactare etc.)

• se stabileste bugetul maxim al proiectului, decisiv pentru stabilirea duratei, a obiectivelor operationale, a localizarii geografice, a resurselor umane

Resurse umane

Resursele umane antrenate în proiect sunt de urmatoarele categorii:

• personal platit angajat de serviciul public (cu contract de munca sau de colaborare)
• colaboratori din partea structurilor partenere, inclusiv a finantatorilor
• voluntari
• beneficiari - reprezentanti ai publicului tinta al proiectului
• colaboratori din partea mass-mediei

In faza de pregatire se stabileste componenta echipei care va fi angajata în proiect din partea serviciului public (componenta pe tipuri de functii si competente, fara o nominalizare absoluta, deoarece în unele cazuri finantarea nu este sigura si se asteapta rezultatele unei licitatii).

Partenerii vor desemna persoane resursa care vor participa la realizarea proiectului; este important ca organizatia care gestioneaza proiectul sa antreneze aceste persoane conform acordurilor si contractelor de parteneriat, pe toata durata derularii proiectului, dar si în faza de evaluare finala.

Voluntariatul nu se bucura în România de succesul pe care îl are în tari dezvoltate ale lumii. Lasând la o parte cauzele fenomenului, în general binecunoscute de noi toti, este bine sa avem în vedere la fiecare proiect pe care serviciul public îl dezvolta atragerea de voluntari -din rândul studentilor (în practica, de exemplu) interesati de participarea la un proiect inovant, al personalului angajat în diferite servicii sociale, al pensionarilor.

Chiar si un pas mic în acest sens este important nu numai deoarece astfel câstiga înca un adept al principiilor pe care le promoveaza sau un nou membru sau un viitor potential angajat în proiecte - ci mai ales pentru ca, stimulând voluntariatul, reuseste sa-i antreneze pe ceilalti într-o activitate utila comunitatii.

Sa nu uitam ca orice proiect se realizeaza în beneficiul unui public tinta, care de asemenea trebuie inclus în categoria resurselor umane participante la proiect. Beneficiarii sunt cei care au un rol activ în reusita proiectului (militam pentru participare, nu pentru oferirea "pe tava" a serviciilor unor beneficiari pasivi!); în acelasi timp, ei realizeaza cea mai concludenta evaluare, atât de etapa, cât si finala a modului în care proiectul si-a atins obiectivele propuse.

In faza de pregatire este necesar sa analizam si specificul publicului tinta si sa ne gândim la modalitatile concrete de antrenare a acestuia în derularea proiectului.

Resurse documentare

Pregatirea proiectului presupune si o ampla activitate de documentare, de inventariere a resurselor informative care pot fi utilizate în toate fazele acestuia.

Nu trebuie omise urmatoarele categorii de resurse documentare:

• legislatia româneasca de specialitate (acte normative care au tangenta cu problematica proiectului)
• documente cu specific local sau judetean (ex: strategia judeteana pentru protectia copilului, daca proiectul organizatiei are legatura cu acest domeniu)
• statistici si studii realizate pe plan local sau national
• repertoare si baze de date cu organizatii, structuri publice, surse de finantare, centre de resurse
• reviste de specialitate si buletine de informare
• carti care abordeaza problematici legate de domeniul proiectului
• internet (pagini web de specialitate)

Resursele documentare sunt necesare nu numai pe parcursul derularii proiectului, ci si în faza de redactare; proiectul scris trebuie sa demonstreze profesionalism, sa fie sustinut cu argumente bine documentate.

Resurse materiale

Serviciul antreneaza în proiecte si resurse materiale (imobiliare, logistice, aparatura pedagogica etc); unele sunt deja înscrise în patrimoniul sau si în acest caz reprezinta o parte a contributiei materiale a serviciului la derularea proiectului, altele trebuie procurate din bugetul proiectului, fiind absolut necesare pentru atingerea obiectivelor.

In faza de pregatire este necesara o estimare realista si a acestei categorii de resurse, mai ales în cazul proiectelor care îsi propun înfiintarea si dotarea sau reabilitarea unor servicii.