III ANALIZA SI DESCRIEREA POSTULUI

III ANALIZA sI DESCRIEREA POSTULUI

3.1. Definirea postului

În situatia în care lucreaza, fiecare angajat, îndeplineste un ansamblu de atributii, de care depinde realizarea obiectivelor stabilite.

În literatura de specialitate din tara noastra, postul este definit în general prin ansamblul obiectivelor, sarcinilor, autoritatii si responsabilitatilor care revin spre exercitare, în mod permanent, unei persoane din cadrul organizatiei. Postul presupune urmatoarele componente:

a)      obiectivele postului;

b)      sarcinile de munca;

c)      autoritatea;

d)      responsabilitatile.

Obiectivele postului reprezinta definirea calitativa si cantitativa a scopurilor avute la crearea sa: justifica ratiunea înfiintarii si functionarii lui; prin obiectivele postului se înteleg si perspectivele sale de evolutie.

Prin urmare, indiferent daca un post este nou sau vechi, o atentie deosebita trebuie acordata scopului sau obiectivelor 414n1324e sale care se pot schimba chiar în conditiile în care este bine definit.

Realizarea obiectivelor se efectueaza prin intermediul sarcinilor.

Sarcina este o componenta a atributiei, cea mai mica unitate de munca fixata unui executant, care reprezinta activitatea clar formulata, în vederea realizarii unui obiectiv precis.

Autoritatea este o alta componenta a postului, care exprima limitele în cadrul carora titularul postului poate actiona în vederea realizarii obiectivelor postului respectiv.

Autoritatea formala se acorda titularului posului fiind conferita prin putere oficializata, prin reglementari, norme, proceduri, indicatii metodologice, acte interne ale unitatii, decizii ale conducerii etc. Deci autoritatea reprezinta puterea oficilizata prin care se confera titularului postului dreptul de a dispune executarea unor sarcini, de a întreprinde o actiune sau de a produce o anumita schimbare în comportamentul individual si organizational. În acelasi timp titularul postului trebuie sa dispuna si de competenta sau autoritatea profesionala, exprimata de nivelul de pregatire si experienta de care dispune o persoana si prin care dobândeste recunoasterea meritelor si a contributiei personale la realizarea obiectivelor.

Responsabilitatea este acea competenta care reprezinta obligatiile titularului postului de a îndeplini sarcinile si de a-si asuma raspunderea, respectiv, precizeaza pentru ce raspunde titularul postului. Ce obligatie de a executa anumite sarcini, responsabilitatea este un raspuns dat autoritatii, în sensul ca autoritatea este acordata sau delegata, pe când responsabilitatea este ceruta.

Concordanta între persoana si post este un concept simplu privind corelarea caracteristicilor oamenilor cu cerintele postului. În urmatoarea figura se prezinta corelatia între caracteristicile persoanei si cerintele postului.

Fig. 3.1. Corelatie între caracteristicile persoanei si cerintele postului (prelucrat dupa Rotaru A., Prodan A.)

Definirea unui post cuprinde analiza si descrierea acestuia.

Analiza postului consta în identificarea sistematica a sarcinilor, a competentelor, autoritatii, responsabilitatii postului, precum si a cunostintelor obligatorii necesare ocupantului acestuia.

Rezultatele analizei postului sunt concretizate în descrierea postului, care cuprinde sarcinile, îndatoririle si responsabilitatile cerute de postul respectiv si specificarea postului, care include cerintele privind pregatirea, experienta, trasaturile de personalitate, aptitudinile fizice si speciale necesare ocuparii postului.

Pentru ca managerii sa aprecieze corect potentialul postului, trebuie sa recurga la o analiza rationala a posturilor conform sintagmei "omul potrivit pentru postul potrivit".

3.2. Analiza postului - continut

Analiza postului se refera la continutul si cerintele postului existent, la pregatirea necesara ocupantului sau.

Postul trebuie analizat din punct de vedere al atributiilor ce îi revin ocupantului, a responsabilitatilor, al nivelului de pregatire si a conditiilor de ocupare. Analiza postului presupune un proces îndelungat de cautare a informatiilor necesare postului respectiv.

Realizarea unei analize fundamentale presupune gasirea raspunsurilor la o serie de întrebari cum ar fi: "Care sunt activitatile ce trebuiesc executate în cursul unei zile de lucru?"; " Ce aptitudini si calitati trebuie sa posede cel ce ocupa postul?"; "Postul implica responsabilitati superioare?".

Pentru a analiza corect postul, trebuie sa existe o permanenta coordonare si cooperare între compartimentul de personal si manager. Analiza postului trebuie sa revina celor care pot face cel mai bine acest lucru.

Împartirea acestor sarcini între compartimentul de resurse umane si manageri pot fi grupate dupa cum urmeaza:

Analiza postului necesita adunarea de informatii despre caracteristicile postului. Diferentierea postului este facilitata de informatiile privitoare la activitatile desfasurate în cadrul acestuia, la cerintele de comportament., la conditiile de munca, la legaturile ce se stasbilesc cu alte posturi si nu în ultimul rând performantele ce încununeaza întreaga activitate.

Analiza postului se refera la un proces sistematic de descriere a caracteristicilor importante unui post, informatii prin care respectiva pozitie poate fi deosebita de alte posturi. Problema consta în alegerea acestor informatii care sunt semnificative, în modul în care le putem aduna si în organizarea lor de o maniera expresiva.

Principalele surse pentru strângerea de informatii specifice analizei postului sunt:

Analiza documentelor. Este vorba despre studierea arhivelor, a studiilor precedente, a fiselor

de post realizate pe baza lor, a evaluarilor din anii precedenti; pe termen scurt, studierea oricarui document care are vreo legatura cu analiza prezenta. Aceste informatii de "arhiva" reprezinta baza, fundatia viitoarei analize.

Observatia. Este vorba despre ceea ce sociologii numesc observatie pasiva. Pe scurt, acest lucru înseamna ca analistul se deplaseaza la locul de munca si observa activitatea persoanei care ocupa postul analizat. Exista câteva probleme:

a)      Evident, acest procedeu nu merge în cazul posturilor noi, pe care de abia acum vrem sa le

cream.

b)      Informatiile pot fi eronate? Noi observam modul în care actualul ocupant al postului îsi

desfasoara activitatea, fapt subiectiv si personal.

Însa pe lânga aceste dezavantaje, observatia are si multe avantaje. Printre acestea se numara faptul ca, prin observatie analistul are contact direct cu activitatea presupusa de postul pe care îl analizeaza, vede "pe viu" cum se desfasoara munca si poate observa detalii care altfel poate ca ar fi scapat analizei. Trebuie precizat ca observatia functioneaza cel mai bine când este însotita de alte metode, cum ar fi interviul sau chestionarul.

Interviul reprezinta una dintre metodele cele mai des utilizate. Mai întâi intervievatorul

trebuie sa stabileasca ce forma de interviu vrea sa foloseasca, interviul structurat sau cel nestructurat. Cel mai bine este sa avem câteva întrebari stbilite de la început si apoi sa elaboram în jurul lor, pe masura ce discutia evolueaza. Este foarte important sa obtinem cât mai multe detalii în cursul interviului.

În al doilea rând, analistul poate intervieva indivizi, sau grupuri. Cele mai bune informatii sunt oferite de interviul individual, dar acesta este costisitor în termeni de timp. Interviurile de grup nu ofera informatii la fel de detaliate ca si cele individuale, dar obiectivitatea este mai mare. De obicei, cele doua tipuri de interviuri se folosesc împreuna, mai întâi câteva interviuri individuale si apoi un interviu de grup.

Chestionarul. Întrebarile din chestionare variaza de la foarte specific ("Cât de des îndepliniti activitatea x?") pâna la foarte generale ("Sunteti multumit de activitatea dumneavoastra?"). Nu consuma la fel de mult timp ca si interviurile si sunt din ce în ce mai mult folosite. Un avantaj este ca permit, datorita gradului lor de standardizare, comparatii între diferite tipuri de posturi în diferite organizatii.

3.3. Analiza postului în cadrul SC GRANDEMAR SA

Analiza postului în cadrul SC GRANDEMAR SA se realizeaza de catre superiorii ierarhici în

colaborare cu biroul Resurse Umane.

Metoda utilizata pentru analiza postului este metoda discutiilor interviu care presupune dialogul

superiorului ierarhic cu persoana care ocupa postul.

În cadrul interviului se urmaresc o serie de aspecte privind:

identificarea postului si a persoanei angajate pe acest post; denumirea postului, numele si

prenumele persoanei respective;

evolutia carierei profesionale pentru persoana care ocupa postul;

cerintele solicitate de post pentru persoana care trebuie sa-l ocupe, pregatirea profesionala,

experienta, calitati fizice si intelectuale;

relatiile postului respectiv, pe linie ierarhica si functionala;

sarcinile specifice postului, ce se face în mod organizat si permanent la acel post de lucru,

cine decide în legatura cu activitatile respective, cine controleaza executarea activitatii.

Având în vedere ca analiza postului se bazeaza pe informatii referitoare la atributiile si

responsabilitatile postului respectiv, prezentam întrebari care se adreseaza atunci când se analizeaza postul unui angajat. Aceste întrebari pot fi reformulate si ordinea lor poate fi schimbata, de asemenea pot fi adaugate alte întrebari.

Numele postului

Care este numele postului?

Subordonare

Fata de cine sunteti subordonat?

Subordonati

Aveti angajati în subordine? Daca da, descrieti pe scurt care este scopul general al posturilor pe care subordonatii dumneavoatra le ocupa.

Au subordonatii dumneavoastra alti angajati în subordine? Daca da, care este numarul total al persoanelor aflate în subordinea dumneavoastra?

Scopul principal al postului

Care este scopul general al postului pe care îl ocupati, adica, ce se presupune ca ar fi necesar sa faceti, în termeni foarte generali?

Cum se leaga ceea ce faceti dumneavoastra cu activitatea serviciului?

Cum pot fi masurate si evaluate rezultatele pe care le detineti?

Principalele sarcini

Ce sarcini si îndatoriri aveti?

De unde va parvin sarcinile?

Contacte

În ce masura munca dumneavostra va pune în conatct cu :

- alte departamente

alte organizatii

publicul

Controlul muncii

Cine va controleaza munca si cât de des?

Cum este controlata munca dumneavoastra?

Cât de frecvent primiti instructiuni de la seful dumneavoastra?

Care sunt situatiile pe care trebuie sa le aduceti în atentia sefului pentru informarea lui?

Cât de des aduceti în atentia sefului asemenea situatii?

16. Ce autoritate aveti fata de subordonati în privinta:

atribuirii de sarcini

controlarii îndeplinirii unei discipline

evaluarii performantelor

recomandarii unor cresteri salariale, promovari

Conditii de munca

În ce conditii va desfasurati munca?

18. Ce pregatire si experienta credeti ca sunt necesare pentru a realiza munca dumneavoastra?

19. Ce instruire anume este necesara pentru munca pe care o realizati?

20. Cât de mult timp v-a fost necesar ca sa învatati sa faceti munca pe care o efectuati?

Pe baza informatiilor care au fost obtinute de la persoana care ocupa postul, superiorul ierarhic adauga informatiile si consideratiile sale, iar apoi trage concluzii pe baza carora formuleaza propunerile pe care le prezinta conducerii.

În cele ce urmeaza vom evidentia practic modul de efectuare a analizei postului de sef birou- din cadrul biroului Resurse Umane:

Cunostinte si abilitati

seful este persoana angajata care trebuie sa aiba studii superioare. Ea trebuie sa cunoasca exact procedurile de selectie si de evaluare a personalului, trebuie sa aiba o buna cunoastere a codului muncii, a aspectelor legislative legate de acordarea de sanse egale.

Abilitatile necesare sunt cele legate de realizarea interviurilor, redactarea anunturilor pentru posturi, analiza posturilor, consultanta si instruire de personal, lucrul cu bazele de date computerizate.

seful poseda cunostinte si abilitati care sunt rezultatul experientei în munca si al unor cursuri de specialitate.

Responsabilitati

seful aduce o importanta contributie la eficienta biroului din care face parte, prin eforturile sale continue de a cultiva morala si de a avea angajati de specialitate. Erorile pe care acesta le poate comite pot avea unele efecte nocive asupra eficientei sau relatiilor dintre angajati, dar ele sunt usor de depistat.

Deciziile

seful ia decizii la nivelul lui de responsabilitate. El lucreaza într-un cadru legislativ si administrativ bine definit, dar, lucrând cu oamenii, se gaseste deseori în situatia ca, în actiunile sale si în recomandarile pe care le face, sa dea o proprie interpretare cu privire la cum se aplica regulile. Nu trebuie ignorat faptul ca decizia finala în problemele de personal o are directorul general. seful face recomandari în privinta unor probleme legate sau care tin de politica de personal, el având posibilitatea de a prezenta cazul, atunci când considera necesar, persoanei ierarhic superioare.

Complexitate

Complexitatea postului provine din diversitatea personalitatilor si varietatea problemelor de recrutare, angajare, evaluare cu care se confrunta inspectorul la locul lui de munca. Este un avantaj ca acesta sa posede un numar cât mai mare de abilitati pe care acesta sa le stabileasca foarte bine.

Contacte

seful este în contact permanent cu toate nivelele de conducere.

3.4. Continutul descrierii postului

Pentru a da angajatului mai multa responsabilitate si initiativa, este necesar sa se stabileasca un anumit cadru în care acesta sa raspunda de actiunile sale si sa-si dezvolte initiativa. La aceasta serveste si descrierea postului.

Prin descrirea postului se precizeaza îndatoririle postului, modul de îndeplinire a acestora, necesitatea postului. Descrierea postului este compusa din doua parti:

Identificarea postului, care este de fapt descrirea postului si consta în stabilirea rolului si

pozitiei acestuia, precum si în precizarea atributiilor ce-iss revin;

Specificarea postului, prin care se precizeaza cerintele fata de angajat pentru a ocupa postul

respectiv vizând trasaturile personale ale acestuia.

Descrierea postului este rezultatul abordarii analizei postului orientata spre descrierea sarcinilor

sau activitatilor care trebuie îndeplinite si trebuie sa ofere un raspuns cât mai adecvat la urmatoarea întrebare: va întelege noul angajat postul, daca citeste sau studiaza descrierea postului.

Prin urmare, unul din obiectivele descrierii postului este acela de a da posibilitatea detinatorului

de a întelege si de a sti ceea ce trebuie facut, pentru ce si cum trebuie facut. Pentru obtinerea unei descrieri de post conforme cu realitatea trebuie sa evidentiem urmatoarele aspecte:

sa se bazeze pe informatii reale rezultate din analiza postului;

informatiile sa nu fie contradictorii pentru a nu genera întrebari;

definirea clara a sarcinilor si responsabilitatilor a fiecarui angajat, permitând totodata libertate de actiune;

sa ofere angajatului informatii noi despre postul sau.

Este necesar ca, înainte de a se efectua descrierea postului, sa se obtina sprijinul angajatului, sa se explice acestuia scopul urmarit, precum si necesitatea si utilitatea acestei activitati care permite nu numai evaluarea performantelor, ci si cresterea satisfactiei în munca.

Pentru a realiza scopul propus, înainte de a se efectua descrirea posturilor, trebuie sa se obtina sprijinul angajatilor, sa le fie explicat acestora avantajele cunoasterii detaliilor care permit evaluarea performantelor si implicit satisfactia în munca.

Exista un document operational denumit în literatura de specialitate fisa postului, care cuprinde descrierea postului.

Asadar fisa postului este un document formal al structurii organizatorice, care arata locul si contributia postului în atingerea obiectivelsor individuale si organizationale. Acest document este util atât individului cât si organizatiei constituind baza contractului de angajare.

Descrierea unui post este importanta din cel putin urmatoarele considerente:

permite clasificarea resurselor umane;

permite definirea necesarului de personal;

recrutarea si selectia;

pregatirea si dezvoltarea profesionala;

evaluarea performantelor;

serveste la stabilirea si gestionarea recompenselor.

Etapele ce sunt parcurse la descrierea postului sunt:

identificarea postului;

explicarea scopului;

redactarea descrierii postului.

Identificarea postului înseamna precizarea denumirii compartimentului si atributiilor ce îi revin persoanei ce ocupa postul respectiv. Urmeaza pregatirea activitatii si identificarea persoanei care face descrierea precum si a informatiilor pe care le va utiliza.

Explicarea scopului urmarit prin descrierea postului este o alta etapa de care depinde veridicitatea informatiilor culese. Angajatului i se va explica clar cum se va proceda si avantajele ce decurg din faptul ca descrierea postului îl va ajuta sa-si îndeplineasca mai bine sarcinile postului.

Redactarea descrierii postului se realizeaza pe baza informatiilor culese si a analizei postului. Descrierea postului se prezinta sub forma unei sinteze a elementelor importante ce caracterizeaza postul respectiv.

Responsabilitatile privind descrierea postului revin sefilor directi si anume:

elaboreaza descrierea posturilor cu ajutorul departamentzului de resurse umane si a angajatilor;

supervizeaza performantele titularilor posturilor si rectifica, acolo unde este necesar, descrierea postului;

identifica noi posturi.

3.5. Descrierea postului în cadrul SC GRANDEMAR SA

În cadrul unitatii SC GRANDEMAR SA Cluj, rezultatele analizei postului sunt concretizate în descrierea postului care cuprinde sarcinile, îndatoririle si responsabilitatile cerute de postul analizat si include cerinte privind pregatirea, experienta, abilitatile, calitatile si aptitudinile necesare postului analizat.

Descrirea postului se face de catre superiorul ierarhic pe baza unui document numit "fisa postului" care cuprinde:

denumirea postului;

gradul profesional al ocupantului postului;

scopul principal al postului;

cerintele privind ocuparea postului;

atributiile ce revin postului;

sfera relationala.

În continuare vom prezenta fisa postului pentru seful de cariera din cadrul SC GRANDEMAR SA Cluj.

Unitatea SC GRANDEMAR SA

Nr..........

FIsĂ DE POST

1. Denumire post: -8333 201 - masinist masini terasamente

2. Numele si prenumele: GAVREA DAN

3. Studii: SUPERIOARE

4. Vechime în activitate: 3 ani

Pozitia postului în structura organizatorica:

A. Postul imediat superior: - sef cariera

Postul imediat inferior: -

B. Subordonari

Are în subordine: -

Este înlocuit de: - ...........

Înlocuieste pe: - ...........

Relatii:

A. Ierarhice: - este subordonat sefului de cariera

B. Functionale: - cu operatorii de pe instalatie

C. De colaborare: - cu personalul din compartimentul reparatii

D. De reprezentare: -

Scopul principal al activitatii: conducerea, supravegherea, exploatarea, întretinerea si repararea utilajelor destinate executarii de terasamente (excavator, graifer, buldozer, betoniera).

Principalele atributiuni si responsabilitati:

A: Atributiuni:

A1. Atributiuni generale:

a)      prezentarea la apel la începerea si terminarea schimbului si prezentarea la programul de

lucru în stare normala, suficient odihnit, corect îmbracat si sa aiba asupra sa echipamentul

de protectie si de lucru;

b)      folosirea si purtarea corecta a echipamentului de protectie în timpul lucrului si pastrarea lui în bune conditii;

c)      afisarea si folosirea codurilor de semnalizare;

d)      inscriptionarea utilajelor si masinilor conform dispozitiilor primite;

e)      respectarea instructiunilor specifice de lucru si mentinerea lor în stare buna la locul de

afisaj;

f)        participarea la instructaje, însusirea si respectarea normelor de exploatare, a normelor de

protectie a muncii si a normelor PSI pentru utilaje, instalatii si masini;

g)      interzicerea manipularii utilajelor, instalatiilor si masinilor pentru care nu poseda calificarea necesara sau aprobarea sefului ierarhic, sau sa le foloseasca în alte scopuri decât cele productive din cadrul societatii;

h)      blocarea mecanismelor si scoaterea de sub tensiune în timpul reparatiilor, la parasirea utilajului sau în schimburile neproductive;

i)        interzicerea parasirii utilajului sau masinii fara motiv si fara aprobarea conducatorului ierarhic;

j)        retragerea utilajelor si masinilor la locurile stabilite si retragerea lor în adaposurile stabilite, înainte de executarea puscarilor sau ranguirii frontului si reînceperea lucrului, numai cu aprobarea sefului de cariera;

k)      respectarea cailor de acces si circulatie stabilite de conducerea directiei;

l)        asigurarea întretinerii, curateniei si ordinii la locul de munca;

m)    interzicerea intrarii sub influenta alcoolului si a introducerii bauturilor alcoolice în incinta carierei;

n)      interzicerea glumelor sau dormitului în timpul programului;

o)      anuntarea imediata a personalului si conducatorului ierarhic în cazul când constata pericole de accidente umane, avarii, alunecari de teren, început de incendii si executarea sarcinilor si dispozitiilor conducatorului ierarhic în caz de avarii, calamitati, etc.

A2. Atributiuni specifice:

efectuarea operatiilor de control a instalatiilor electromecanice conformnormelor de exploatare, întretinere si reparare din cartile tehnice a utilajelor si specificate în fisele de exploatare a utilajelor, cod C06-IL01-F2;

respectarea graficelor si instructiunilor de ungere;

c)      evidentierea pe formularele ordonate a activitatii efectuate si prezentarea lor pentru analiza sefului de cariera si predarea lor la sfârsitul lunii coordonatorului de reparatii.

B. Responsabilitati:

B.1. În raport cu alte persoane

a)      Rezolvarea prompta a sarcinilor transmise de seful de cariera;

b)      Cooperarea cu personalul angajat si mentinerea relatiilor de colegialitate;

c)      Politete, onestitate si confidenta fata de persoanele din interior si exterior cu care este în contact dând dovada de maniere si amabilitate echilibrata.

B.2. În raport cu apratura pe care o utilizeaza

Mentinerea la standardele unei bune functionari a apartului din dotare, utilizarea cu responsabilitate, fara abuzuri si anuntarea oricarei defectiuni sefului de cariera.

B.3. În raport cu produsele muncii

a)      Raspunde civil sau penal pentru divulgarea sau admiterea scurgerii de date sau informatii catre firme concurente sau care pot deveni concurente, în ceea ce priveste politica economico-comerciala si de preturi a societatii, lansarea de produse noi, participatii de capital, asocieri, fuziuni, contracte comerciale interne si externe, facilitati, daca acestea nu sunt încadrate ca informatii publice de catre Consiliul de Administratie;

b)      Raspunde pentru modul de îndeplinire a atributiilo, sarcinilor si responsabilitatilor în fata sefului de cariera si a Directorului de Fabricatie, Directorului General, Colegiului Director si Consiliului de Administratie si pentru legalitatea actiunilor proprii în conformtate cu legile în vigoare pe care trebuie sa le cunoasca.

B.4. În raport cu securitatea muncii

Respecta si vegheaza la respectarea normelor de tehnica securitatii muncii.

B.5. Financiar contabile

Se achita timp la timp de toate responsabilitatile ce-i revin pe linie finaciar-contabila.

B.6. Privind precizia si puctualitatea

Sa respecte programul de lucru si prevederile ROF si ROI.

B.7. În raport cu metode/programe

Preocupare continua de autoperfectionare prin studiu individual si participarea la instruiri.

9. Limite de autoritate :

semneaza toate actele pe care le întocmeste;

cele ale postului pe care-l înlocuieste pe perioada înlocuirii.

Resurse disponibile:

Calculator (PC) si programe soft -

Materiale documentare - legislatie de specialitate si carti tehnice

Telefon si fax - da

Copiator - da

Masina de serviciu - da

Altele -

11. Pregatirea necesara postului:

- de baza: - sudii medii de specialitate

- de specialitate: -

- altele -

12. Experienta necesara postului: - 3 ani

13. Cerintele postului de munca:

Cunostinte: - tehnice specifice locului de munca

Aptitudini: - facilitati de exprimare scris si oral

capacitate de sinteza

Program: - flexibil, în functie de sarcinile care îi sunt

încredintate

Natura muncii: - atât individuala cât si de grup

Deplasari: - activitatea presupune si deplasari

Alte cerinte: - fara înscrisuri în cazier.

14. Salarizare: conform grilei de salarizare aprobate (negociere directa cu directorul general)

Posibilitati de promovare: în functie de pregatirea si capacitatea personala si de disponibilitatile si dinamica societatii.

Data: 18 martie 2004

Exemplar nr. BIROU RESURSE UMANE

ÎNTOCMIT,

BIROU RESURSE UMANE

Luat la cunostinta

si primit exemplar 2.

DIRECTOR GENERAL,