MESAJE DE RECRUTARE

Multe firme vad anuntul de recrutare ca o povara birocratica, o alta procedura pe care trebuie sa o indeplineasca pentru a-si gasi angajati. Aceasta abordare ignora potentialul acestui aspect al managementului resurselor umane si saboteaza intregul atat recrutarea cat si activitatile viitoare de resurse umane (selectarea, instruirea, promovarea etc.). Cu un asemenea „elan” anunturile de recrutare sunt seci, scurte, anoste, neclare, neatractive si lista acestor atribute poate continua. La asemenea anunturi rata de raspuns este mica, persoanele care aplica de cele mai multe ori nu sunt potrivite pentru post, se cheltuiesc bani, timp si nervi.

Pentru a se evita asemenea situatii publicitatea facuta postului e bine sa fie considerata ca publicitate facuta indirect firmei, sa aiba un continut informational cat mai detaliat si sa respecte niste standarde calitative esentiale. Deoarece inca mesajele de recrutare imbraca  frecvent forma scrisa, aparand cel mai des in presa, discutiile ce urmeaza vizeaza aceasta categorie de mesaje.

Continutul unui mesaj de recrutare

Daca ar fi sa facem o lista cu informatia ce trebuie cuprinsa intr-un mesaj de recrutare din aceasta ar face parte: elementele de identificare (titulatura postului, numele firmei si cateva informatii despre firma), descrierea postului (atributii, mediul de munca, locul de munca, program de munca, deplasari etc.) specificatiile de personal (esentiale sau dezirabile: educatie, experienta, abilitati etc.), sistemul de recompensare (salariul oferit sau salariul de la care se incepe negocierea, masina de serviciu, telefon, asigurare medicala etc.), procedura de aplicare (persoana de contact, modalitate de aplicare: e-mail; posta; fax; la sediul firmei etc.).

Elementele de identificare ale unui mesaj de recrutare sunt importante sub aspectul localizarii postului si a organizatiei. Astfel, fara titulatura postului clar specificata intr-un anunt de recrutare acesta provoaca suspiciune; exemplu in acest sens fiind anunturile de recrutare de genul „angajam personal”. De asemenea unele firme, din considerente de marketing (in realitate de ignoranta) altereaza titulatura postului pentru a-l face mai atractiv (astfel in loc de agent de vanzari vor scrie asistent marketing, in loc de receptioner vor scrie ofiter relatii publice etc.). O alta greseala comuna este ambiguitatea titulaturii postului: angajam designer (dar nu se spune de care: web, industrial, grafic etc.), angajam inginer (nu se mentioneaza de care: inginer constructor, inginer instalatii etc.).

Legat de denumirea organizatiei care scoate postul la concurs observam ca uneori este mentionat numele acesteia iar alteori nu. De fiecare data cand nu se mentioneaza organizatia anuntul are de pierdut datorita credibilitatii reduse de care se bucura un asemenea anunt. Organizatia care refuza sa-si decline identitatea este privita cu suspiciune, aparand intrebari legate de motivul in cauza. Uneori nu se doreste deoarece firma are o politica salariala secreta si nu doreste ca ceilalti angajati sa cunoasca salariile sau alte avantaje oferite noilor veniti. Alteori firma in cauza doreste sa inlocuiasca pe cineva care se afla inca pe post si nu doreste ca angajatul respectiv sa afle fiindca ar ramane descoperita cu postul respectiv pana reusesc sa gaseasca un inlocuitor. Indiferent de variantele mentionate, acestea nu avantajeaza firma in ochii potentialilor candidati.

Informatiile care vizeaza domeniul de activitate al firmei si succesele ei de notorietate ajuta candidatii sa plaseze firma pe piata muncii, le starneste interesul si totodata se promoveaza firma ca intreg. Este un exercitiu de relatii publice asociat publicitatii care se face postului. Unele firme se pot lauda cu o piata de desfacere la nivel national, altele cu un produs de notorietate, altele cu numarul angajatilor etc.

Aspectele legate de descrierea postului ( in special atributiile) ce apar in anunturile de recrutare au rolul de a cartografia viitorul post celor care doresc sa aplice, de a detalia informatiile considerate de catre firma ca fiind esentiale pentru candidati in formarea unei opinii. Daca nu ar exista o astfel de harta a postului candidatii nu vor stii unde vor ajunge. Putem lua ca exemplu postul de asistent manager. Fiind un post relativ recent (desi a aparut imediat dupa revolutie, „legalizarea” lui in Codul ocupatiilor din Romania COR a venit doar de cativa ani) majoritatea angajatorilor nu stiau cu se mananca. Lipsea cultura antreprenoriala care sa permita intelegerea unui asemenea post a dus la asimilarea lui cu postul de secretara, cand in realitate postul de asistent manager este mult mai mult decat atat. Din anunturile de recrutare concepute, mai specific din descrierea postului, candidatii pot vedea ce intelege angajatorul prin postul disponibil, incotro o ia intelegerea lui.

Dincolo de perceptia de ansamblu exista o serie de informatii specifice ce fac parte din descrierea postului care au o importanta deosebita (in functie de fiecare post) in anunturile de recrutare: programul de munca, orele suplimentare, deplasarile, factorii de risc asociati postului etc. Programul de munca, orele suplimentare si deplasarile sunt aspecte care indica celor interesati gradul de libertate temporara. Daca programul este fix, iar orele suplimentare si deplasarile sunt frecvente, candidatii care valorizeaza familia, timpul liber sau pur si simplu doresc sa pastreze un echilibru intre munca si viata privata vor evita un asemenea post, se vor „auto-tria”. Daca nu ar fi mentionate aceste detalii (ce tin de o prezentare realista a postului in aceasta etapa), atunci candidatii ar face efortul sa aplice, ar da teste, ar fi intervievati, poate chiar ar lua postul in cauza, iar dupa cateva luni, dandu-si seama de starea de fapt ar parasi locul de munca. Pe de alta parte daca sunt dispusi la ore suplimentare si vad deplasarile ca posibilitate de a calatori, candidatii pot fi atrasi. Factorii de risc asociati postului sunt foarte importanti, dar de cele mai multe ori nespecificati in anuntul de recrutare deoarece organizatiile tind sa prezinte doar latura pozitiva a postului. Mecanismul este insa acelasi precum cel mentionat mai sus, necunoasterea adevaratelor conditii ducand in final la fluctuatii mari de personal.

Specificatiile de personal sunt cea mai important categorie de informatii care apar in anuntul de recrutare, ele furnizand modelul de angajat pe care il cauta firma si cu care se pot compara candidatii. Aceste specificatii de personal vizeaza experienta de munca intr-un domeniu, sau experienta generala, studiile, starea fizica si medicala, abilitatile care sunt cautate etc. Este important sa se specifica in anuntul de recrutare care sunt criteriile esentiale pentru postul in cauza si care sunt criteriile dezirabile. Criterii esentiale ajuta la trierea celor care nu sunt in mod evident potriviti pentru post (daca se mentioneaza criteriu esential „experienta in domeniu 3 ani” sau „studii universitare in jurnalistica” atunci cei care nu au asa ceva ar trebui sa renunte sa mai aplice), iar criteriile dezirabile ajuta la orientarea candidatilor, la construirea unui profil cat mai bun al aplicantului, fara a-l forta sa renunte daca nu le indeplineste pe toate.

Legat de componenta salariala parerile sunt impartite in ceea ce priveste aparitia acestor in anunturile de recrutare. Unele firme aleg sa nu treaca salariul asociat postului deoarece nu vor sa se afle in firma salariul oferit (duc o politica salariala secreta). De cele mai multe ori insa mentionarea salariului este benefica ducand la o auto-triere a celor care aplica prin raportare a fortelor proprii, a valorii, la salariul oferit. Astfel, unii studenti se gandesc de doua ori sa aplice pentru un post care are mentionat un salariu de 20 milioane, deoarece oricine isi dau seama ca daca se iau in calcul restul cheltuielilor salariale, ar trebui ca viitorul angajat sa produca mai mult decat dublu, ori la debutul profesional asemenea cazuri sunt rare. Invers, daca salariul oferit este de 5 milioane, iar chiria si cheltuielile pe care o plateste un candidat sunt de 4,5 milioane, este evident ca va spune „pas” si va cauta un post care sa-i permita sa traiasca. Mentionarea salariului nu este obligatoriu sa fie fixa, se poate lasa o marja de negociere (fiecare organizatie care a facut temeinic analiza postului poate sa asocieze un salariu sau o „plaja salariala” corect postului in functie de atributii), iar in urma testelor, interviului, perioadei de proba sa mareasca salariul oferit. Pentru a vedea efectele unui mesaj de recrutare ambiguu, in care nu este trecut nici un indiciu legat de pretentiile salariale va prezentam urmatorul studiu de caz.

Studiu de caz. In urma citirii unui anunt de recrutare care specifica „pachet salarial atractiv”, suparat fiind pe inertia firmelor de a copia modele anterioare de anunturi si pe ambiguitatea acestora, am avut curiozitatea sa intreb pe bunica mea ce inseamna pentru ea „pachet salarial atractiv”. Raspunsul ei a fost prompt: „3,5 milioane nepoate, ca pensia mea e de numai 1,5 milioane”.  M-am gandit apoi la mine si la asteptarile mele si am convenit ca pentru mine salariul corect ar fi 15 milioane. Nu m-am oprit aici si am intrebat si un unchi de-al meu, afacerist de cartier ce inseamna pentru el „pachet salarial atractiv”, iar raspunsul lui a fost taios: „fara 30-40 de milioane nu discut”. Curios fiind din firea am aflat pana la urma de la firma in cauza ca ofereau 6 milioane si bonuri de masa. M-am gandit imediat ca la asemenea anunt puteam raspunde eu, bunica si unchiul, iar angajatorul ar fi ramas in final cu

Celelalte elemente ale sistemului de recompensare (telefon, asigurare, masina de serviciu) sunt un indiciu suplimentar al statutului, al importantei postului, putand sa elimine sau sa atraga candidati. Obiectivul informatiilor legate de recompensare nu este unilateral, adica doar de a atrage cat mai multi candidati, ci si unul de descurajare a celor care simt ca nu pot produce suficient pentru a primi un „pachet salarial atractiv”.

Procedura de aplicare este un ultim element care asigura contactul dintre candidati si angajatori (elemente: persoana de contact, modalitate de aplicare, data limita). Din pacate multi aplicanti sunt pierduti pe drum datorita unor proceduri de aplicare prost gandite. Astfel, o buna parte dintre angajatori nu obisnuiesc sa mentioneze o persoana de contact, persoana care este responsabila cu administrarea dosarelor, care poate da informatii suplimentare legate de post si careia i se adreseaza scrisoarea de intentie (este foarte dificila comunicarea dintre un candidat si un departament, atunci cand nu este mentionata persoana de contact – comunicarea eficienta are loc interpersonal). Apoi legat de modalitatea de aplicare, din inertie, fara sa constientizeze efectele secundare, unele firme cer candidatilor sa depuna dosarele la sediul firmei. Combinata cu absenta persoanei de contact, aceasta scapare poate duce la haos, deoarece zeci sau sute de candidati se perinda pe la sediul firmei, intreband in stanga si in dreapta unde trebuie sa mearga, cui trebuie sa se adreseze, rezultand agitatie, intreruperea activitatilor si transmitand o imagine deplorabila celor care aplica. Pe de alta parte exista avantajul (pe care putine metode de recrutare il ofera) ca cei interesati sa-si formeze o opinie legata de firma la fata locului, vazand sediul, angajatii etc. De asemenea curentul aplicatiilor trimise pe e-mail nu este potrivit in toate cazurile, pentru toate posturile, deoarece foarte multe nu solicita cunostinte de operare PC. Apar situatii hilare in care se cere aplicantilor pentru postul de tractorist sa trimita CV-ul pe e-mail. O alta greseala frecventa este omiterea datei limita pentru aplicare, astfel ca firmele care uita acest aspect se trezesc cu dosare depuse multa vreme dupa ce procesul de recrutare s-a incheiat. Specificarea acestei date urgenteaza aplicarea, cei interesati cu adevarat de post straduindu-se sa respecte termenul limita.

Aspecte calitative ale mesajului de recrutare

Pe langa informatia in sine pe care trebuie sa o acopere un anunt de recrutare exista si anumite reguli izvorate din practica ce sporesc valoarea produsului final (aspecte calitative). Astfel un mesaj: nu trebuie sa discrimineze, sa ajute la construirea identitatii organizatiei si sa atraga atentia candidatilor.

Acest criteriu de nediscriminare a diferitelor categorii sociale in mesajele de recrutare a fost frecvent incalcat de catre anunturile de recrutare actuale. Mentiuni de genul: „angajam tineri intre 20 si 35 de ani” (discriminare in functie de varsta), „angajam secretara”, „angajam inginer” (discriminare in functie de sex), „cautam persoane responsabile, cu familie” (discriminare in functie de starea civila), „nu angajam romi” (discriminare in functie de etnie) etc., sunt frecvent intalnite in anunturile de recrutare. Candidatii privesc cu suspiciune si depuncteaza (sau ar trebui) angajatorii care sunt ignoranti in aceasta privinta

Elementele de identitate organizationala ce apar cel mai adesea in mesajele de recrutare sunt: sigla organizatiei, culorile stabilite, design unitar, misiunea si viziunea organizatiei si elemente de cultura organizationala. In acest context, a nu lua in considerare faptul ca anuntul de recrutare este de fapt publicitate facuta postului si indirect firmei care posteaza anuntul este o dovada clara de incompetenta. Modul in care se prezinta firma, postul oferit, informatiile date, creativitatea mesajului, culoarea, oferta, toate contribuie la construirea unei imagini de durata in mintea candidatului, se adauga inca un element la „identitatea organizationala”. Tot ceea ce face o organizatie se repercuteaza asupra imaginii ei, inclusiv procesul de recrutare, iar partea cea mai vizibila in exterior este mesajul de recrutare. Calitatea mesajului, ceea ce transmite el pe ansamblu (metamesajul) atrage acei candidati care se identifica cu el, cu organizatia, care pot sa il inteleaga. Altfel spus, daca mesajul este slab conceput si reflecta slab identitatea organizatiei, cei care vor raspunde la el sunt de cele mai multe ori pe alta frecventa decat organizatia. Daca este conceput atent si reflecta identitatea organizatiei, va atrage nu doar pe cei care au experienta sau studiile necesare ci pe cei care „vorbesc aceeasi limba”.

Studiu de caz. In urma citirii unor exemple de mesaje de recrutare reactia unui student la un mesaj de recrutare a fost ceva de genul: „Nu-mi place, ma oboseste, imi tot spune despre firma, despre misiune, despre cum vad ei viitorul, prea mult text, prea multa vorbarie. Mie imi trebuie un anunt cu bulet-uri, simplu, nu sa ma tot abureasca ei acolo”. Reactia altui student a fost: „Excelent, in felul acesta, indirect, subtil, prin stilul in care este scris atrage doar pe cei care impartasesc aceleasi valori, care au acelasi stil, care se potrivesc culturii organizationale”.

Pentru a atrage atentia un mesaj de recrutare trebuie sa se foloseasca de o serie de tehnici cum ar fi: pozitia in pagina a mesajului, dimensiunea mesajului, culoare, contrast, design, imagine. Intre sutele de mesaje de recrutare au intaietate cele care ies mai usor in evidenta prin elementele amintite mai sus. Suntem bombardati in fiecare zi cu publicitate (TV,  postere, pliante, presa, fluturasi, spoturi radio etc.), iar in acest context se remarca doar anunturile cu un grad e creativitate mare. Atrage atentia: pozitionarea mesajului pe coperta fata sau pe coperta spate, sau in partea de sus stanga a paginii; dimensiunea mare a mesajului; culorile de impact (rosu, portocaliu, galben); contrast mare intre text si fundal (text alb scris pe fundal negru); formele si imaginile indraznete (imaginile pot soca, starni amuzamentul, pune semne de intrebare).

Raportarea mesajului de recrutare la piata muncii

In functie de forta de munca existenta, mesajele de recrutare pot sa aiba o rata de raspuns diferita. Astfel, daca pe piata muncii exista suficienti candidati calificati, atunci raspunsul la un mesaj de recrutare poate sa fie foarte mare. In aceasta situatie, din considerente de eficienta (nimeni nu doreste sa parcurga 1000 de dosare) criteriile esentiale mentionate in anunturile de recrutare pot fi dezvoltate, pot fi mai pretentioase (experienta minim 5 ani in domeniu, carnet de conducere categoria B, absolvent Facultate de studii economice, limba engleza obligatorie etc.), rezultatul fiind un numar redus de candidati care se potrivesc profilului cautat. Dimpotriva, daca pe piata muncii exista un numar mic de candidati care se potrivesc specificatiilor de personal atunci pretentiile ce reies din anuntul de recrutare scad (experienta un an in domenii similare, absolvent de studii universitare, limba engleza de dorit), rezultatul fiind un numar de candidati suficient de mare ca sa se poata face procesul de selectie, care se potrivesc in mare profilului cautat.

Pentru a intelege mai bine acest proces e bine sa se masoare eficienta anuntului de recrutare urmarindu-se cativa indicatori: cand a aparut mesajul, in ce publicatie, care a fost pozitia in pagina si dimensiunea, cit a costat mesajul, numarul persoanelor care au aplicat, numarul celor potriviti pentru post dintre cei care au aplicat, numarul candidatilor ajunsi in ultima etapa de selectare, numarul candidatilor angajati.

Exemple de anunturi de recrutare

In cele ce urmeaza prezentam cateva exemple de mesaje de recrutare comentate. Mesajele au aparut in trei tari diferite: Marea Britanie, Statele Unite si Romania. Fiecare mesaj are puncte forte si puncte slabe. Comentariile facute pe margini contin opinii ale studentilor si diferitelor persoane care le-au comentat.

Instrument de evaluare a anunturilor de recrutare

Pentru a evalua un anunt de recrutare, in cele ce urmeaza s-a construit un instrument structurat pe 9 dimensiuni care permit o evaluare de detaliu a calitatii mesajelor de recrutare.