METODE DE ANALIZA A POSTULUI SI PERSOANELE VIZATE
Metodele de analiza a postului
Metodele de analiza a postului sunt de natura sociologica si incearca sa adune cat mai multe informatii legate de un post, intr-o forma cat ai variata. Aceste metode sunt: interviul, chestionarul, echipele de experti, jurnalul angajatului, observatia si analiza documentelor. Este evident ca din motive economice, firmele nu vor folosi toate aceste metode, dar este indicata combinarea a doua sau trei chiar, daca se doreste un rezultat bun.
Realitatea trista este ca multe firme aleg sa „arda” din etape, aleg metodele cele mai ieftine si mai facile (analiza documentelor, iar aceasta este uneori este facuta folosind Internetul) iar informatia obtinuta are foarte putin de a face cu realitatea postului in discutie. Fisa postului este un document care trebuie construit social, din informatiile, opiniile, atitudinile celor implicati direct, pentru a ingloba cat mai multe perspective.
Interviul este un instrument eficient, care are o flexibilitate mare permitand (spre deosebire de alte metode cum ar fi chestionarele, jurnalul angajatilor) sa se lamureasca direct unele aspecte prin intrebari de verificare, sau sa se dezvolte unele aspecte interesante. Un interviu are mai multe etape: conceperea ghidului de interviu (a intrebarilor care vor fi puse); planificarea interviului; crearea unui raport; obtinerea de informatii si prelucrarea informatiilor obtinute. Costul pe care il implica interviul este unul mediu raportat la alte metode (echipa de experti are un cost mare, iar analiza documentelor un cost scazut), timpul este tot mediu (jurnalele angajatilor pot lua pana la o luna sau chiar mai mult, pe cand echipele de experti pot furniza informatii in cateva zile), iar acuratetea informatiei obtinute este relativ mare. Sunt evidentiate mai multe perspective, dar acestea trebuie sintetizate de catre cel care face analiza posturilor (in firmele cu un departament de resurse umane dezvoltat, persoana care face analiza postului se numeste „analist de posturi”).
Chestionarul este un instrument care permite adunarea informatiilor de la mai multe persoane, dar nu are flexibilitatea interviului (nu poate dezvolta sau lamurii unele aspecte). Etapele chestionarului sunt: conceperea chestionarului, verificarea chestionarului, aplicarea si prelucrarea informatiilor. La fel ca si in cazul interviului, compilarea informatiilor se face de catre analistul postului. Timpul necesar adunarii informatiilor cu ajutorul chestionarelor este similar celui necesar interviului, costurile sunt comparabile, dar dupa cum spuneam acuratetea este mai mica.
Echipele de experti permit adunarea unui pachet mare de informatii, de o calitate rezonabila despre un anumit post. Aceasta metoda este indicata mai ales atunci cand postul este construit de la zero, deoarece se pot trasa niste coordonate de baza. Daca postul exista deja intr-un context organizational bine definit, echipelor de experti le pot scapa o serie de detalii particulare postului, ei structurand propriile cunostinte si experiente. Costul pe care il implica aceasta metoda este mare, dar timpul necesar poate fi destul de mic. Avantajul principal al acestei metode este ca informatia finala nu mai este sinteza analistului (acesta doar catalizeaza si inregistreaza discutia – rol de facilitator) ci e rezultatul negocierii partilor implicate.
Jurnalul angajatilor este o metoda facila, care implica monitorizarea de catre ocupantul postului a activitatilor pe care le face pe intervale de 30 de minute sau de 1 ora. Dezavantajul acestei metode consta in faptul ca durata necesara identificarii tuturor categoriilor de activitati este foarte mare (1 luna sau chiar mai mult). Un sofer de tir nu va trece in fiecare zi granita, sau nu va face revizia masinii in fiecare saptamana, astfel ca pentru a acoperii toate activitatile jurnalul trebuie extins pe perioade mari. Costul pe care il implica este acceptabil, uneori angajatul fiind recompensat pentru activitatea suplimentara, iar alteori aceasta activitate este incorporata in atributiile sale. Acuratetea este mare in cazul acestei metode cu conditia ca angajatul sa nu fie suspicios la adresa finalitatii a ceea ce fac. Unii pot sa interpreteze suspicios sarcina ca o sanctiune, de aceea trebuie explicata foarte atent, iar angajatul asigurat ca este o atributie ca oricare alta.
Observatia este o metoda simpla, in care persoana care analizeaza postul incearca sa observe aspectele esentiale ale postului. Din pacate metoda creeaza tensiuni in randul angajatilor deoarece nimanui nu ii place ca cineva „sa se uite peste umarul lor”. La fel ca mai sus, pentru ca observatia sa cuprinda postul in ansamblu trebuie facuta o perioada mai mare de timp. Aceasta metoda nu este aplicabila posturilor care implica un grad de specializare mare (un observator degeaba va observa ce face un programator in CC++ fiindca nu va intelege mare lucru). Costul acestei metode este dat de remunerarea observatorului, deci este modic. De cele mai multe ori este folosita pentru obtinerea informatiei necesare pentru manualele ce stabilesc rutina la locul de munca sau pentru posturi ce implica operatiuni simple. Pentru a sintetiza, metoda observatiei este utila mai ales in cazul colectarii de date legate de aptitudinile manuale necesare indeplinirii sarcinilor, dar valoarea ei scade in cazul atributiilor ce necesita abilitati mentale.
Analiza documentelor este o metoda foarte des folosita, dar are o serie de limitari: nu sunt percepute situatiile reale de la un loc de munca, aspectele specifice, retelele sociale formate etc. Utilizarea documentatiei existente intr-o organizatie este o bogata sursa de informatie despre post, dar este indicat sa fie folosita doar in anumite situatii, cum ar fi cazul re-modelarii postului si mai putin pentru specificatiile de personal. In mod obisnuit documentele care sunt studiate in acest sens sunt: organigramele, rapoartele de buget, scrisorile de numire in post, misiunea organizatiei dar si orice alt material care ofera informatii relevante despere post. Din pacate Internetul este o sursa folosita frecvent, cu rezultate foarte slabe de catre cei ce doresc sa minimizeze efortul.
Persoanele care furnizeaza informatii despre post
Persoanele care pot furniza informatii despre post sunt: ocupantul postului (atunci cand exista), supervizorii, colegii, subordonatii, expertii, clienti sau orice alta persoana care poate oferi informatii utile. Altfel spus complexitatea unui post nu poate fi perceputa de catre o singura persoana, fiind nevoie de mai multe perspective pentru a intelege postul. Un exemplu in acest sens pentru postul de „asistent universitar” este dat in Figura 4.
Figura 4. Persoanele care pot furniza informatii despre postul de asistent
universitar.
Managerii sau supervizorii vad postul in ansamblu, gandesc strategic; ocupantul postului vede aspectele specifice, functionale, cu care se confrunta zilnic; colegii vad modul in care postul in cauza relationeaza cu postul lor; subordonatii percep influenta postului asupra muncii lor; expertii vad postul comparativ cu propriile lor experiente si contexte organizationale; iar clientii pot oferii unele informatii vizand efectul postului asupra produselor sau serviciilor oferite. Si in aceasta situatie, cu cat sunt cooptate mai multe persoane, cu atat rezultatul final va fi mai temeinic.
|
