ALTE DOCUMENTE |
ORGANIZAŢIA EFICACE
Consultantii din domeniul managementului Th. J. Peters si R. H.Waterman au identificat 8 caracteristici comune în 42 de companii americane de mare succes (printre care HP, Procter & Gamble, General Electric etc.):
1. orientarea spre actiune. Aceste organizatii nu sunt paralizate de indecizie, fiind orientate spre actiune. Aceasta orientare împinge practic compania spre experiment, încercare de noi idei;
2. apropierea fata de consumator. Acest atribut reflecta o puternica preocupare fata de consumatori, o practica a pastrarii dialogului permanent cu ei si a primirii de feed-back din partea lor. Ideile pentru noi servicii/produse le vin ascultându-i pe consumatori;
3. autonomie si spirit întreprinzator. Aceste companii pun accent pe inovatie si promoveaza spiritul întreprinzator în cadrul organizatiei. Ele permit autonomia, încurajeaza si sprijina noile idei, ca si asumarea de riscuri;
4. productivitate prin oameni. Companiile care promoveaza excelenta în afaceri considera oamenii drept cea mai valoroasa resursa a lor. Sentimentul general este ca oamenii sunt importanti ca indivizi, în integralitatea lor, si nu ca niste simple numere. Elementele cheie sunt încrederea si tratarea oamenilor cu demnitate si respect;
5. managementul orientat spre valori. Acest lucru înseamna ca managerii din organizatie nu sunt izolati de activitatile de zi cu zi. Oamenii din organizatie observa modul în care managerii cu valori înalte intra în contact cu ei. Câteva dintre valorile care orienteaza aceste organizatii sunt:
credinta ca sunt cele mai bune;
credinta ca lucreaza bine, acordând atentie detaliilor;
credinta ca oamenii sunt importanti ca indivizi;
credinta în superioritatea calitatii produselor/serviciilor lor;
credinta în sprijinirea inovatiei;
credinta în importan# 22322m1216w 5;a comunicarii;
credinta în recunoasterea importantei cresterii economice si a profitului.
6. pastrarea domeniului. Aceste organizatii îsi cunosc tipul afacerilor si îsi pastreaza domeniul de activitate, adica ceea ce cunosc cel mai bine sa faca;
7. structura simpla si conducere restrânsa. Desi aceste companii sunt mari si profitabile, structura lor organizationala este simpla, iar numarul persoanelor din conducerea de vârf (top managementul) este pastrat cât mai mic cu putinta, pentru a permite flexibilitatea pe care mediul o impune. Peters si Waterman au simplificat forma organizationala si au creat un model de structura organizationala ideala în conditiile de atunci (figura nr. 16), ilustrând nevoile fundamentale ale organizatiei (nevoi legate de eficienta, de inovare continua si de flexibilitate). Pilonul stabilitatii asigura eficienta, pilonul spiritului întreprinzator raspunde nevoii de inovare, iar pilonul flexibilitatii evita instaurarea rigiditatii;
8. structuri simultan înguste si largi. Companiile care promoveaza excelenta în afaceri sunt organizate atât în mod centralizat, cât si în mod descentralizat. Ele încearca sa ofere autonomie si sa coboare autoritatea (în sensul aducerii locului de adoptare a deciziilor la un nivel ierarhic inferior), însa în conditiile mentinerii centralizarii functiilor lor fundamentale. Organizatiile deopotriva "înguste si largi" sunt, pe de o parte, controlate în mod riguros, mai ales în ceea ce priveste valorile lor esentiale, iar, pe de alta parte, permit manifestarea autonomiei, inovatiei si spiritului antreprenorial.
Analiza lui Peters si Waterman a avut un puternic impact asupra gândirii manageriale a deceniului al noualea al secolului XX. Au fost culese putine date în mod sistematic (aproape toate din intervievarea persoanelor selectate), iar cele opt caracteristici, desi au un anumit grad de validitate, nu au un fundament solid, nefiind sprijinite în mod clar de rezultate stricte ale cercetarii. Totusi, multe companii au folosit aceste atribute pentru a revizui functionarea lor astfel încât sa stie ceea ce ar trebui schimbat în vederea cresterii eficacitatii lor.
Peters si Waterman prezinta o viziune proprie asupra eficacitatii organizationale si asupra a ceea ce reprezinta eficacitatea. În literatura de specialitate exista formulate si alte puncte de vedere cu privire la eficacitatea organizationala.
O modalitate de a analiza eficacitatea organizationala o reprezinta determinarea gradului în care sunt îndeplinite obiectivele organizationale. Cu cât sunt atinse mai multe obiective, cu atât este mai mare nivelul eficacitatii. Daca o organizatie îsi poate cuantifica obiectivele în termeni de profit, vânzari sau cota de piata si poate demonstra în cifre ca aceste obiective sunt atinse, multi analisti vor aprecia ca respectiva organizatie este eficace.
Îndeplinirea obiectivelor este un proces dificil de utilizat în evaluarea anumitor tipuri de organizatii. Unele organizatii au obiective greu de cuantificat. Obiectivul unei organizatii care presteaza servicii poate fi "furnizarea de servicii care sa conduca la dezvoltarea si progresul comunitatii". În ce fel pot fi masurate dezvoltarea si progresul în acest context? Cum se poate sti ca serviciile oferite au contribuit sau nu în aceasta directie?
De asemenea, organizatiile pot avea obiective oficiale sau neoficiale (ale membrilor lor). Care sunt în aceasta situatie adevaratele obiective ale organizatiei - cele oficiale sau cele neoficiale?
O alta modalitate de evaluare a eficacitatii organizationale este de a considera organizatia drept un vehicul prin care se atinge performanta individuala. Gradul de eficacitate este determinat ca urmare a analizarii tuturor indivizilor si a identificarii gradului în care fiecare dintre ei îsi îndeplineste obiectivele personale. Daca un mare numar de indivizi nu îsi ating obiectivele, atunci organizatia nu este eficace. Aceasta metoda prezinta anumite deficiente. Unele organizatii functioneaza mai ales în echipe/unitati, iar succesul lor poate fi masurat doar prin analizarea rezultatelor echipei si nu ale individului. Daca performantele grupului sunt masurate, se ridica aceeasi problema, deoarece unii indivizi nu sunt membri ai grupului, iar unele grupuri pot fi analizate doar în lumina propriei lor contributii la crearea serviciului sau produsului.
Într-o abordare sistemica, eficacitatea este determinata prin evaluarea modului în care organizatia face fata cerintelor si interdependentelor/conexiunilor externe. Daca o organizatie nu reuseste sa faca fata concurentilor, sindicatelor sau factorilor/conditiilor economice, atunci ea poate fi considerata drept un sistem deschis ineficace.
În ceea ce priveste aspectele interne ale sistemului, daca o organizatie nu poate asigura intrari adecvate sau nu poate procesa intrarile în mod adecvat astfel încât iesirile sa fie realizate, atunci se poate aprecia faptul ca organizatia respectiva este ineficace. În conditiile în care iesirile constituie, de regula, obiective ale organizatiei, înseamna ca intervin elemente ale abordarii "îndeplinirii obiectivelor".
Datorita faptului ca analiza sistemica identifica domeniile din interiorul sau din exteriorul organizatiei care-i influenteaza iesirile, unul dintre avantajele principale ale acestei abordari îl reprezinta posibilitatea de a diagnostica acei factori care influenteaza în mod negativ rezultatele obtinute de catre organizatie.
A patra abordare posibila a eficacitatii o reprezinta evaluarea fortei culturii unei organizatii. Aceasta presupune determinarea gradului în care oamenii din organizatie înteleg si urmeaza normele, standardele si valorile organizatiei. În cazul unei culturi slabe, oamenii fie nu înteleg valorile acesteia, fie, întelegându-le, nu sunt de acord cu ele. Într-o cultura puternica, oamenii accepta si traiesc dupa valorile culturale clar evidentiate în organizatie. O organizatie eficace are o cultura puternica: normele si valorile sunt clare si împartasite pe scara larga de catre toti membrii sai- oamenii de pe toate nivelele ierarhice le înteleg si le accepta, comportându-se conform acestora.
În urma celor prezentate anterior, apare nevoia de a masura ceea ce se întelege prin eficacitate. Iata, în continuare, câtiva dintre indicatorii utilizati de catre organizatii:
1. productivitatea, care arata capacitatea unei organizatii de a transforma intrarile în iesiri în cantitatea si calitatea dorite. Productivitatea se exprima ca volum fizic al productiei pe om/ora, pe masina/ora;
2. satisfactia membrilor, care se refera la gradul în care organizatia satisface nevoile membrilor sai si le mentine moralul. Satisfactia membrilor organizatiei se reflecta în veniturile obtinute de angajati, numarul grevelor si rata absenteismului;
3. costul. O organizatie care consuma mai multe resurse decât este necesar nu este eficace. Datorita faptului ca unele organizatii nu sunt orientate spre profit, uneori este mai utila perceperea lor drept centre de cost si nu drept centre de profit. Eficacitatea într-un centru de profit este masurata prin compararea veniturilor obtinute cu cheltuielile. Eficacitatea într-un centru de cost este masurata prin compararea performantelor realizate cu bugetul stabilit. O modalitate de a masura eficacitatea costurilor o reprezinta eficienta - marimea efectului/rezultatului obtinut raportat la o unitate de resurse folosite. O organizatie poate sa fie eficienta (de exemplu, sa înregistreze o productivitate înalta a muncii), dar sa fie ineficace. Daca în activitatea pe care o desfasoara angajatii urmeaza o lista gresita de prioritati, ei pot fi foarte eficienti muncind foarte mult, dar fara sa atinga obiectivele cu adevarat importante.
4. adaptabilitatea, care reprezinta interfata cu mediul extern si urmareste gradul în care organizatia face fata factorilor externi care influenteaza organizatia. Daca organizatia nu poate face fata fortelor externe si astfel, nu-si poate asigura intrarile, nu poate realiza transformarile si nu poate obtine iesirile adecvate, atunci organizatia este ineficace.
|
PREOCUPĂRI REFERITOARE LA ORGANIZAŢII O ancheta efectuata acum doua decenii pe un esantion de 1082 de studenti a evidentiat o serie de preocupari ale acestora cu privire la viitorul care îi asteapta în momentul în care îsi vor desfasura munca într-o organizatie. Tabelul nr. 17 prezinta cele 11 preocupari majore identificate la studentii chestionati (W. G. Dyer, J. H. Dyer - procentele nu însumeaza 100 % deoarece nu au raspuns toti cei chestionati). Este interesant de observat ca principala preocupare pentru studenti era aceea ca vor fi nevoiti sa lucreze în subordinea unui sef pe care nu îl respecta. Studentii aveau o imagine clara despre stilul de conducere pe care îl prefera, motiv pentru care se temeau de eventualitatea de a lucra sub supravegherea unui om de al carui stil nu ar fi fost multumiti. A doua preocupare majora o reprezinta temerea legata de nivelul veniturilor financiare viitoare, mai precis faptul ca studentii nu vor câstiga suficient pentru a trai la standarde normale. Acestei temeri i se asociaza aceea de a nu ramâne într-o organizatie care nu le-ar placea doar pentru faptul ca le ofera un venit adecvat. Desi studentii îsi doreau sa lucreze pentru organizatii care realizeaza ceva de valoare, sa fie competenti si sa beneficieze de sanse de dezvoltare, nevoia de bani îi putea determina sa renunte la aceste idealuri. Temerile de a lucra sub supravegherea unui sef pe care nu l-ar putea respecta si de a nu câstiga suficient erau urmate de o alta preocupare majora - aceea ca se vor pierde în organizatie. Aceasta preocupare era legata de teama ca vor intra într-o organizatie în care nu vor putea face nimic important si se vor pierde "în multime". De aceea, ar putea deveni incapabili sa îsi demonstreze abilitatile sau li se va refuza ocazia de a învata si de a se dezvolta. Un alt studiu a aratat ca aceasta temere era specifica si membrilor organizatiilor. La cealalta extrema, studentii se temeau cel mai putin de a renunta sau de a fi ignorati. Aproximativ o treime din studenti a indicat faptul ca era relativ putin preocupata ca va renunta, ca va trece prin viata fara a fi remarcata sau ca nu va face nimic important. Dar, chiar si în acest segment o alta treime a aratat ca aceasta este într-adevar o problema care o preocupa. Aparent, majoritatea studentilor se confrunta cu teama de organizatii mari, impersonale, dar o treime dintre respondenti nu se vedea renuntând si nici irosindu-si viata în organizatii în care eforturile depuse ar fi inutile. Aceeasi ancheta a evidentiat preferinta studentilor pentru urmatoarele valori organizationale: oricine stie ca, ceilalti membri ai organizatiei pot fi oricând de ajutor, sunt loiali si îsi ofera sprijinul în situatii de criza; oamenii lucreaza în meserii care sunt importante, si îsi aduc contributia la realizarea a ceva de valoare; competenta este recunoscuta si recompensata. (conditie opusa enuntului des auzit, conform caruia "nu conteaza ce stii, ci pe cine stii, pentru a ajunge în vârf"); sefii îsi trateaza subalternii cu grija, întelegere si respect; desi oamenii pot fi diferiti din mai multe puncte de vedere, diferentele dintre ei sunt depasite astfel încât intervin spiritul de echipa si loialitatea, deoarece toti lucreaza pentru atingerea unor obiective comune importante si sunt, de regula, competenti; oamenii actioneaza în situatii dificile pastrându-si simtul umorului. Glumele pot fi privite ca subiect de buna dispozitie, dar nu sunt considerate drept parte unui comportament organizational dorit.
Tabelul nr. 15 Conditiile sistemului care influenteaza pozitiv obiectivele organizatiei
Tabelul nr. 17 Preocupari cu privire la organizatii
|
Structura sau forma unei organizatii depind de functia sa. Organizatiile evolueaza de la unitati functionale singulare la unitati complexe implicate într-un mare numar de activitati, motiv pentru care devine esentiala împartirea sarcinilor între membrii organizatiei. Apar totodata noi functii al caror loc si rol trebuie sa fie stabilite. Nevoia de a coordona diferitele activitati dau nastere unei ierarhii care este proiectata în asa fel încât sa le permita managerilor sa detina controlul asupra organizatiilor, sa asigure îndeplinirea nevoilor angajatilor si sa ia decizii mai bune. Vom discuta diferitele moduri în care organizatiile încearca sa îsi proiecteze structura pentru a-si atinge obiectivele, precum si despre necesitatea acordarii unei importante deosebite diferentierii activitatilor desfasurate în conditiile integrarii lor într-un mod care sa permita organizatiei sa îsi atinga obiectivele.
O organizatie reprezinta alocarea si utilizarea de resurse (umane, materiale si financiare) în vederea atingerii unor obiective. Rezulta din aceasta definitie ca o organizatie ale caror resurse nu sunt structurate eficace sau ale carei procese nu sunt utilizate potrivit, nu va fi eficace în a-si atinge obiectivele. Din acest motiv managerii trebuie sa se procupe de modul în care este structurata sau proiectata organizatia si de modul în care opereaza sau functioneaza. Aceasta abordare duala: organizationala si functionala a fost numita abordarea structura-functie.
Exista pareri diferite ale teoreticientilor despre relatia dintre structura si functie. Unii considera ca trebuie stabilita întâi structura organizationala (forma), si ca apoi structura va genera modul în care organizatia va opera (functia). Altii adopta parerea conform careia forma este generata de functie, adica structura trebuie întocmita pentru a permite usurarea îndeplinirii functiei.
|
