Prezentarea
Atunci când o organizatie solicita departamentului sau de relatii publice sau unei firme specializate sa întocmeasca un plan de campanie, ea doreste, de obicei, sa urmareasca îndeaproape fiecare dintre principalele etape ale acestuia. Am vazut, astfel, în capitolul 2, ca problema ce trebuie rezolvata, dupa ce a fost reformulata de specialistii firmei de relatii publice, trebuie sa fie 959s181j acceptata si de client.
Înca de la început, în pregatirea unui plan, clientul trebuie sa aprobe obiectivele si publicurile-tinta, deoarece acestea constituie reperele de baza ale campaniei. De asemenea, este esential ca planul, în ansamblul lui, sa fie acceptat înainte de producerea mesajelor si a diverselor instrumente de comunicare ce vor fi utilizate în campanie.
Aceasta etapa consta deci în a-i întâlni pe reprezentantii organizatiei si a le prezenta spre aprobare ansamblul campaniei. Din momentul în care aceasta a fost aprobata, nu trebuie sa ezitam sa implicam organizatia în selectarea firmelor partenere, daca se va dovedi necesar sa lucram cu parteneri externi.
Trebuie, în acelasi timp, sa obtinem acordul organizatiei înainte de a începe sa tiparim pliantele publicitare, înainte de a investi bani în reclame sau de a organiza evenimente promotionale, deoarece, la sfârsit, este aproape imposibil sa se mai schimbe ceva. Altfel, organizatia are de ales între a refuza un produs care nu îi place sau a accepta produsul, chiar daca nu este încântata de el. în ambele cazuri, vor ramâne resentimente.
În cazul în care organizatia a lansat o licitatie între diferite firme* Termenul folosit de firmele românesti de publicitate si relatii publice este preluat din limba engleza: pitch (n.tr.). selectia se va face în urma întâlnirii cu fiecare dintre acestea. Fiecare firma va fi solicitata sa prezinte modul în care întelege sa îndeplineasca mandatul ce i se va încredinta.
În cele doua cazuri, respectiv selectarea firmei si aprobarea planului, prezentarea trebuie sa fie 959s181j organizata pe baza a doua principii: rigoare si seductie.
Trebuie sa retinem ca, în aceasta etapa, organizatia înca nu a luat cunostinta de planul pe care 1-ati pregatit. Dosarul complet al acestuia este, de altfel, remis organizatiei cu câteva ore înainte de momentul prezentarii sau chiar în timpul acesteia.
Prezentarea se desfasoara deci verbal, într-o maniera concisa. Se pune problema de a rezuma, într-o jumatate de ora sau în 60 de minute, rezultatele unei cercetari care a necesitat, uneori, saptamâni întregi de lucru. Dupa prezentare, urmeaza întrebarile pe care reprezentantii organizatiei le adreseaza firmei de relatii publice. Aceste întrebari se refera la elementele prezentate si la modul de lucru propus pentru realizarea mandatului încredintat.
> Rigoarea
Avem nevoie de rigoare, deoarece nu este suficient sa prezentam doar rezultatele cercetarilor noastre, ci trebuie sa explicam si motivele deciziilor luate, în aceasta etapa, va va fi de folos sa enuntati inclusiv elementele pe care le-ati respins, pentru a arata organizatiei ca singurul drum de urmat este cel asupra caruia v-ati oprit, în acest mod, daca o firma concurenta a ales o cale pe care ati respins-o, veti putea semana îndoiala asupra justetii deciziei concurentei.
> Seductia
Deoarece întreaga interactiune are loc cu rapiditate si pentru ca este vorba de un contact interpersonal, perceptia si impresiile lasate interlocutorilor sunt deosebit de importante. Va trebui sa ne preocupam de tinuta si dictie, sa ne stapânim nervozitatea, sa stim sa zâmbim la momentul potrivit si sa câstigam, astfel, încrederea celor din fata noastra. Desigur, reprezentantii organizatiei vor studia planurile de campanie depuse de fiecare firma în parte, însa prima impresie poate înclina balanta în favoarea unei parti anume.
> Un ritual
Prezentarea constituie, dintr-un anumit punct de vedere, un ritual. Marile firme de relatii publice nu ezita ca, în ajunul prezentarii, sa organizeze o repetitie. Cine va vorbi primul, ce va spune, cine îi va urma? Se va vorbi din picioare sau de pe scaun? Vor fi utilizate grafice si ilustratii, sau prezentari power point.
Celor care asista pentru prima oara la un astfel de ritual el li se va parea misterios, deoarece la capatul acelei ore cât a tinut prezentarea se va fi decis rezultatul final al investitiilor financiare si de timp pe care firma de relatii publice si le-a asumat; iar aceasta decizie va fi luata fara a se putea cunoaste adevaratele motive ale reprezentantilor organizatiei.
Dupa prezentarea si acceptarea planului de campanie, va putea începe realizarea propriu-zisa a campaniei. Iesim, astfel, din zona discursului, pentru a intra în cea a faptelor. A ramas de executat partea cea mai dificila, deoarece, atâta vreme cât evenimentul ce trebuie organizat nu a avut loc, pliantul proiectat nu a fost tiparit, iar mesajul publicitar - redactat, ramân o multime de posibilitati ca propunerile continute de plan sa fie prost transpuse în practica, ducând la esecul campaniei.
|
