Proiectul echipei Bernbach
1. Prezentarea situatiei Departamentului de Externe:
- in momentul actual exista dificultate in a promova scopul si obiectivele Departamentului de Externe in interiorul Asociatiei PRime
- un alt aspect care ar putea fi imbunatatit se refera la perceperea atat a Departamentului de Externe , cat si a celorlalte 2 departamente ca un tot unitar si nu ca unit 252o1422c ate individuala
- necesitatea de a imbunatati colaborarea intregii Asociatii cu celelalte ONG-uri
2. Profilul Departamentului de Externe
- este infiintat in anul 2004 , impreuna cu celelalte 2 Departamente:de Interne si de Resurse Umane (HR)
- membrii Departamentului :
Nicoleta Gavrila (coordonator)
Carmen Maruntelu
Ioana Dordea (reprezentant al subdepartamentului de relatii cu ONG-urile)
Cristina Mastacan
Olivia Giura
Ana Maria Trif
departamentul se ocupa de alcatuirea unor baze de date cu institutii/companii din domeniul PR sau domenii adiacente , in vederea unor activitati comune. Acest demers se concretizeaza in organizarea de conferinte, training-uri , scoli de vara/iarna(prin colaborarea cu departamentul de interne ) si workshop-uri pe diferite teme, cele mai recente fiind:
Conferinte
:"Advertisingul contemporan" , "Polivalenta in PR" , " Departamentul de Strategie
dintr-o agentie de publicitate " , "
Training-uri
:" Comunicat de presa" , " Fund-raising si negociere" , " Lobby si Advocacy"
Departamentul de Externe are atat un public tinta intern , format din membrii Prime si membrii Departamentelor , cat si un public extern , alcatuit din celelalte ONG-uri si persoanele invitate la conferinte .
Analiza SWOT :
Strenghts Weaknessess
ampla baza de date din domeniul -dificultate in recrutare de noi membri
Pr si domenii adiacente in Departament
planificare si organizare de conferinte, - dificultate in a proiecta in exteriorul training-uri , mese rotunde si workshop-uri Departamentului scopul si obiectivele
stabilirea unor relatii cu alte sale
ONG-uri - perceperea Departamentelor ca unitati
individuale intre care nu exista o colaborare stransa.
Opportunities Threats
- stabilirea si mentinerea contactelor cu agentii - riscul de limitare la un singur gen
din domeniu de activitati
- posibilitatea de stabilire a unor colaborari - riscul de a percepe Departamentul
de durata intre membrii Prime si alte companii drept singurul raspunzator de
din domeniu contactarea de speakeri si traineri
3. Prezentarea campaniei
a) Denumire : "EXTINDE-TI PREOCUPARILE"
b) Obiectivele campaniei
-vizibilitatea echipei si a muncii depuse de aceasta in cadrul Departamentului de Externe
- promovarea Departamentului ca o parte a echipei Prime , nu ca o unitate individuala
- sporirea interesului membrilor Prime pentru Departament , in vederea colaborarii cu aceasta
- imbunatatirea relatiilor Asociatiei Prime cu alte organizatii
c) Descrierea campaniei
- Propunem o campanie care sa se desfasoare pe parcusrul a 6 luni de zile . Aceasta va avea drept principal obiectiv imbunatatirea punctelor slabe ale Departamentului de Externe, extinderea aceastuia atat in interiorul organizatiei , cat si in exterior. Pentru aceasta vom organiza 2 actiuni :
A1 o "tombola a ideilor":
- A1 vizeaza in mod deosebit persoanele active si dornice de implicare, cu capacitate de a imagina si implementa proiecte, persuasive, perseverenta, cu abilitati de comunicare si obligatoriu vesele J
- membrii asociatiei sunt incurajati sa-si trimita ideile de proiect (organizare de training, conferinta, workshop, masa rotunda) pe adresa de e-mail a departamentului
- proiectul trebuie sa aiba o tema de interes general si specifica profilului Prime
- selectia va fi facuta in urma propunerilor trimise, de catre echipa Departamentului Externe
- in luarea deciziei, aceasta va colabora cu departamentul HR pentru a consulta profilul membrilor participanti si activitatea lor anterioara
- cele mai bune 3 propuneri vor avea posibilitatea sa participe alaturi de departamentul de externe la organizarea urmatorului eveniment
-persoanele selectate vor avea ocazia sa descoperecum se lucreaza in acest departament, care sunt pasii organizarii unui eveniment, dar este mai ales o sansa de a descoperi munca in echipa, voluntariatul si colaborarea
- in plus, A1 da posibilitatea membrilor selectati , ca in viitor sa fie project manager la proiectul propus de ei
- acest proiect se va realiza in etape , si anume: teasing, informarea detaliata cu privire la proiect, inscrierea celor interesati prin trimiterea de propuneri , colaborarea cu HR-ul, selectarea celor mai bune 3 propuneri si respectiv participarea persoanelor selectatela organizarea urmatorului eveniment
- proiectul va fi mediatizat prin e-mail-uri pe grup , flyer-e , afise
A2 colaborarea cu alte ONG-uri
- 3 dintre membrii Civitas Alumni vor tine training-uri pe temele :Project Management , Negociere si Comunicare in situatii de criza pentru persoanele din Departamentul de Externe si membrii Prime
-apoi, cele doua ONG-uri (Prime si Civitas) isi vor "uni fortele" pentru a organiza un workshop pe tema: Rezolvare de conflicte (acest topic intereseaza atat membrii Civitas din puctul de vedere al strategiei politice adoptate , cat si membrii Prime , din punctul de vedere al comunicarii in situatii de criza)
-evenimentul va fi mediatizat prin intermediul grupurilor de discutie, flyer-elor , afise si avizierelor facultatilor
- pentru a participa la aceasta actiune este necesara confirmarea prezentei pe grupul de discutie (acceptarea membrilor se face in limita de locuri : 30 persoane pentru training-uri si 15 persoane pentru workshop )
4. Bugetul si calendarul
5. Evaluarea
- evaluarea se va realiza in functie de fiecare eveniment , astfel:
Pentru A1 se va realiza - o monitorizare pe grup a numarului de persoane care au trimis mail in vederea participarii la "tombola ideilor"
- chestionar pentru cei care au fost alesi sa participe la organizarea unui eveniment , impreuna cu Departamentul de Externe ( pentru evaluarea obiectivelor)
Pentru A2 se va observa rezultatul direct , adica numarul de participanti la eveniment
|
