Purtatorul de cuvant si implicarea sa in activitatea de relatii publice

Purtatorul de cuvant si implicarea sa in activitatea de relatii publice

Rolul purtatorului de cuvant in activitatea de relatii publice

LEGEA nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informatiile de interes public stipuleaza cat se poate de clar in Art. 16:

"Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare in masa la informatiile de interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia sa desemneze un purtator de cuvant, de regula din cadrul compartimentelor de informare si relatii publice".

Potrivit "Dictionary of English language and Culture. Ed. Logman", purtatorul de cuvant este "Persoana aleasa sa vorbeasca in calitate oficiala pentru un grup"

Prin excelenta, puratorul de cuvant a oricarei institutii de stat sau private este un "om al relatiilor", pe care le realizeaza in cadrul dialogului cotidian. Este vorba despre raporturile stabilite cu angajatii sau managerii interni, cu actionarii, investitorii sau clienii externi, precum si despre legaturile permanente cu ziaristii si reprezentantii autoritatilor locale si centrale, raporturi menite sa asigu 616e41g re derularea normala a relatiilor publice si promovarea imaginii propriei organizatii.

Purtatorul de cuvant este persoana care exprima punctele de vedere oficiale al conducerii companiei si care reprezinta compania in fata presei. Aceasta persoana va fi singura autorizata sa comunice informatii la solicitarea mass-media.

Datorita specificului activitatii sale, purtatorul de cuvant reprezinta principala sursa de informare a jurnalistilor. El trebuie sa aiba abilitati speciale de comunicare, trebuie sa reziste presiunilor presei, oferind informatiile solicitate intr-un mod clar si coerent. In vederea indeplinirii cu succes a acestei misuni, purtatorul de cuvant trebuie sa cunoasca foarte bine informatiile pe care le prezinta, istoricul si traditiile companiei, dar si sa aiba notiuni temeinice despre tehnicile de comunicare ale companiei, structurile si mijloacele mass-media. Spontaneitea, capacitatea de sinteza a informatiilor, de analiza si elaborare a mesajelor sunt atribute esentiale pentru un purtator de cuvant.

Alegerea persoanei care sa transmita mesajele companiei este o decizie de maxima importanta. Existenta unui purtator de cuvant cu o pozitie bine definita, consolidata este foarte importanta pentru promovarea unei imagini generale pozitive a companiei.

Pentru a fi un bun purtator de cuvant ,o persoana trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte[2]:

-sa aiba capacitatea de a exprima clar si convingator mesajul cerut de organizatie si de seful acesteia

-sa detina abilitati de bun comunicator

-sa denote sinceritate

-sa fie devotat institutiei sau organizatiei

-sa aiba o buna perceptie a lucrurilor si de realtionare

-sa detina cunostinte solide de redactare

-sa fie cunoscut de reporteri

-sa vorbeasca in numele institutiei si sa nu dea curs unor orgolii personale

-sa aiba abilitatea de a depasi cu succes situatiile conflictuale cu jurnalistii

-sa fie disponibila la orice ora pentru a oferi informatii reprezentantilor mass-media, car nu iarta niciodata institutia pentru faptul ca purtatorul de cuvant nu raspunde la telefon

-sa cunoasca foarte bine organizatia din care face parte pentru a fi convingator atunci cand transmite un mesaj si sa stie cui sa se adreseze pentru a obtine informatiile de care jurnalistii au nevoie

-sa isi respecte mereu promisiunile facute jurnalistilor

-sa intretina o relatie de conlucrare permanenta cu structura de relatii publice

-sa cunoasca foarte bine regulile de desfasurare ale unor activitati cu participarea presei: conferintele de presa, briefing-urile etc.

Existenta unui purtator de cuvant unic ofera un control foarte bun al informatiei care pleaca din interiorul companiei. In acest fel se evita suprapunerea de mesaje, sau existenta unor nuante. Concomitent cu desemnarea purtatorului de cuvant este necesara instituirea unui control strict asupra comunicarii externe, purtatorul de cuvant alaturi de directorul general sau reprezentanti ai conducerii sunt singurii care vor gestiona comunicarea cu exteriorul, dupa ce a obtinut aprobarea conducerii companiei in privinta mesajelor care vor fi transmise.

Relatia cu mass media

Rolul mass-media in societate a devenit foarte important. Informatiile reprezinta o sursa vitala pentru orice tip de decizie, iar mass-media este principalul mediu de difuzare a acestora. Dincolo de rolul de informare, prin intermediul mass-media se contureaza opinii, ideii si se formeaza atitudini.

Relatia unei institutii sau persoane publice cu presa trebuie in asa fel construita incat corpusul de informatii ce devin publice in legatura cu acea institutie sa provina intr-o cat mai mare masura, direct sau indirect, din interiorul institutiei[3]. Este vorba de controlul institutiei intr-o mai mica sau mai mare masura asupra informatiei, iar o relatie buna cu presa este indispensabila pentru realizarea acestui scop. Nu se pune problema de a detine monopolul informarii publicului asupra evenimentelor legate de institutie; tot timpul vor exista si alte cai prin care informatia poate ajunge in atentia publicului. O relatie buna cu mass-media duce la castigarea bunavointei societatii aupra unei institutii.

In virtutea influentei pe care o are asupra publicului larg, presa poate genera o criza mediatica, de multe ori fara suport real intr-o companie. O acuzatie sau o stire transmisa de o sursa credibila poate dauna companiei, chiar daca aceasta informatie nu este adevarata, cu atat mai mult cu cat pare credibila. Nu trebuie neglijat faptul ca reprezentantii presei adora crizele intrucat acestea sunt surse de stiri. Mass-media incearca sa elucideze motivele, cauzele care au contribuit la generarea crizei. Jurnalistii influenteaza mersul investigatiilor prin blocarea procesului, prin accelerarea cercetarilor sau prin deturnarea investigatiilor pe piste false. Intrucat presa este principalul formator al opiniei publice, in situatiile de criza, mass-media devine principalul evaluator al evenimentelor: controleaza si dirijeaza perceptiile publicului.

Rolul principal in activitatea de relatii publice ale oricarei oganizatii trebuie sa-i revina purtatorului de cuvant, a carui sarcina esentiala este aceea de a actiona in directia satisfacerii nevoii de informare in continua crestere a oamenilor din perimetrul institutiei pe care o reprezinta, dar mai ales a celor din afara ei. In acest scop, firmele de succes angajeaza purtatori de cuvant capabili sa transmita corect si cu profesionalism mesajele si informatiile publice, prin care institutiile, organizatiile sau companiile incearca sa castige increderea si bunavointa celor cu care intra in contact direct sau mediat.

Din punct de vedere al gradului lor de independenta si relationare cu compania, puratorii de cuvant se imparin trei categorii[4]:

Angajatii permanenti

Firmele de relatii publice

Purtatorii de cuvant independenti (freelance)

Prima categorie este preferata de autoritatile publice centrale si locale, precum si de companiile mici, care aunevoi de comunicare intensa dar nu isi permit angajarea unei firme de relatii publice saua unui expert independent.

In cazul celei de-a doua categorii, situatia este mult mai simpla. In practica internationala, problemele de comunicare sunt gestionate de firme de relatii publice.Avantajele utilizarii unei firme de relatii publice sunt numeroase: dispun de profesionisti cu o mare experienta practica in domeniu si ale caror experiente anterioare pot fi de un real folos in gestionarea unor evenimente si comunicari eficiente; exista posibilitatea ca, pe baza contractului intocmit, in caz de nereusita, firma de relatii publice sa poata fi trasa la raspundere, putandu-i-se imputa pagubele create; mediatizarea evenimentului este mult mai reusita, daorita legaturilor stranse de colaborare dintre firma de relatii publice si reprezentantii mass-media; riscul unor capcane venite din partea reprezentantilor mass-media este evitat, datorita mandatului clar pe care il are firma de relatii publice; Jurnalistii nu pot emite pretentii de a primi pe loc orice lamurire, termenele fixate pentru raspunsuri documentate fiind, de obicei, acceptate.

In a treia categorie a purtatorilor de cuvant intra fie persoanele cu o mare experienta in comunicare, consultanti de prestigiu ai unor firme de succes, fie actori, oameni de cultura sau sportivi care pot fi folositi pentru a se realiza un transfer de imagine. Acestia sunt purtatori de cuvant ocazionali si sunt folositi de obicei cu prilejul lansarii anumitor campanii sau produse, pentru a induce o nota de seriozitate si incredere.

Indiferent de variantele adoptate pentru realizarea unei comunicari cat mai eficiente, atat compania cat si puratorul de cuvant trebuie sa respecte cu strictete principiile care stau la baza relatiilor publice. Unul dintre cele mai importante principii il constituie credibilitatea., care trebuie sa se regaseasca in toate elementele cominicarii.Un asemenea principiu se bazeaza pe relatiile create printr-un comporament adecvat si perceptiie favorabile ale celorlalti asupra persoanei in cauza[5]. Uneori, purtatorul de cuvant trebuie sa faca eforturi deosebite pentru pastrarea nivelului de credibilitate, mai ales in mediile profund eterogene din punct de vedere cultural, etnic sau politic. De regula, credibilitatea se castiga foare greu, prin eforturi sustinute si de lunga durata, dar se poate pierde la prima greseala.

Responsabilitatea este un alt principiu imporant al relatiilor publice, care incumba purtatorul de cuvant obligatia unei cunoasteri aprofundate a domeniului pe care il reprezinta. Liderul unei organizatii nu-si permite sa trimita o persoana nepregatita in fata presei sau a unei comunitati specializate intr-u anumit domeniu.

Revenind la purtatorul de cuvant, "elementul motor a comunicarii", trebuie precizat ca acesta este necesar sa dovedeasca in acelasi timp, un barometru al evolutiei opiniei publice, al modului in care ea se dezvolta de la un grup restrans de persoane la o mare colectivitate umana, in legatura cu problemele de larg interes pentru comunitate.

Importanta purtatorului de cuvant iese in evidenta mai ales in situatii exceptionale, atunci cand opinia publica este foarte fluctuanta, putandu-se schimba de la o ora la alta, in functie de diferitele atitudini ale persoanelor implicate. La baza tehnicilor folosie in efortul sau de a convinge publicul tinta in incercarea de schimbare afectiva si comportamentala a acestuia, purtatorul de cuvant trebuie sa se plieze pe cerintele opiniei publice, pe care, in prealabil trebuie sa le inteleaga in suficienta masura. Cu alte cuvinte trebuie sa-si cunoasca foarte bine audienta.

Oricat de abil si de experimentat s-ar dovedi in actiunile pe care le intreprinde pentru influentarea opiniei publice, purtatorul de cuvant se poate trezi in fata unor surprize deloc placute. Pentru a evita orice situatii dezagrabile, purtatorul de cuvant trebuie sa adopte intotdeauna politica cea mai sigura, si anume politica adevarului. Astfel isi asuma riscuri mari si neprevazute, fiindca, de indata ce va sesiza si cea mai vaga incercare prin care poate fi indus in eroare, publicul vizat isi va pierde increderea in cel care-l informeaza.

Respectarea cu strictete a regulilor jocului il poate face pe purtatorul de cuvant sa iasa cu fruntea sus din orice situatie si, chiar daca imagiea personala apare uneori "sifonata", important este ca prestigiul organizatiei sa nu aiba de suferit.

Evaluarea interactiunii cu diversele categorii pentru public, inclusiv cu mass- media, este deosebit de importanta pentru o cuantificare corecta a rezulatatelor obtinute de purtatorul de cuvant in activitatea de relatii publice. Evaluand intotdeauna corect rezultatele, asumandu-si partea de vina in cazul unui esec, purtatorul de cuvant profesionist va reausi sa invete din lectiile trecutului si sa se prezinte mult mai bine pregatit in campaniile de informare care vor urma.

Necesitatea existentei purtatorului de cuvant intr-o organizatie

Exista organizatii unde conducerea sustine ca nu este evoie de prezenta unui purtator de cuvant, ceea ce este gresit.

Un purtator de cuvant trebuie sa existe in orice organizatie, datorita mai multor factori[6]:

-directorul organizatiei nu poate fi intotdeauna ladispozitia jurnalistilor, datorita programului sau de activitati - spre deosebire de acesta, purtatorul de cuvant este disponibil 24 de ore din 24;

-conducatorul organizatiei nu poseda acele tehnici de comunicare ce il pot face un bun comunicator - un avantaj al purtatorului de cuvant este faptul ca, in cazul unor situatii neclare, acesta poate declaraca nu cunoaste decizia conducerii;

-purtatorul de cuvant il protejeaza pe directorul organizatiei, neexpunandu-l permanent mass media - conducerea organizatiei va aparea astfel numai in anumite momente.

De aceea, existenta unui purtator de cuvant in orice organizatie este extrem de necesara, el reprezentand principala sursa de informare a jurnalistilor si, poate, cel mai important lucru, imaginea organizatiei.

Sfera de competenta a purtatorului de cuvant in institutiile publice si private.

In ultimii ani, asistam la o dezvoltare impresionanta a sectorului de comunicare, atat in mediul privat cat si in cel al institutiilor publice. Nu este vorba doar de proliferarea serviciilor de de comunicare din cadrul organizatiilor publice ori particulare, de dotarea cu aparatura necesara de receptie si de transmitere a informatiilor, dar si de incadrarea lor cu personal adecvat, figura reprezentativa in acest sens constituind-o purtatorul de cuvant.

Purtatorul de cuvant al institutiei publice

In momentul de fata aproape toate institutiile publice si-au desemnat un purtator de cuvant, de regula un membru al Biroului de presa. De multe ori, purtatorul de cuvant are un statut special, nefiind subordonat decat conducatorului organizatiei. Acest lucru este de dorit in limitele unui mandat pe care acesta trebuie sa-l respecte.De obicei, purtatorul de cuvant al institutiei publice este un membru vechi al organizatiei, care cunoaste foarte bine activitatea instiutiei si are abilitati de comunicare si nu in ultimul rand, un aspect fizic placut. Din pacate, in unele cazuri, se acorda mai putina importanta pregatirii de specialitate, mizandu-se pe cunostintele si experienta dobandite de persoana respectiva in cadrul organizatiei.

In institutiile centrale, purtatorii de cuvant sunt alesi si apoi numiti de catre seful insiutiei respective. Daca acesta este numit pe criterii politice, se subintelege ca si puratorul de cuvant este simpatizant, poate chiar membru al partidului din care face parte seful sau.

Prin prisma subordonarii politice, institutiile publice se impart in trei categorii[7]:

Institutii publice de rang national;

Instituii aflate in subordinea autoritatilor locale;

Institutii relativ autonome si independene din punct de vedere politic.

Aceasta clasificare este importanta deoarece rolul si pozitia purtatorului de cuvant depind foarte mult de libertatea de miscare pe care acesta o are in cadrul institutiei. In prima categorie se incadreaza Presedentia, Guvernul, Camera Deputatilor, Senatul, ministere, comisii nationale. In cazul institutiilor mai sus amintite, purtatorii de cuvant sunt aruncati in focul luptei si uneori supraexpusi. Astfel, punctul de vedere exprimat de purtatorul de cuvant, chiar daca reprezinta pozitia oficiala a organizatiei, are un impact redus in comparatie cu cel exprimat direct de liderul institutiei. In anumite cazuri, uilizarea purtatorului de cuvant da o nota de echidistanta, de echilibru si duce la evitarea intrebarilor incomode.

In cazul institutiilor aflate in subordinea autoritatilor locale, pozitia purtatorului de cuvant depinde de relatia de incredere pe care acesta si-o stabileste cu conducatorul institutiei. De multe ori, acesta din urma intelege importanta reprezentarii cat mai profesioniste a imaginii organizatiei, precum si avantajele colaterale ce decurg din aceasta, lasandu-l pe purtatorul de cuvant sa-si desfasoare activitatea fara prea multe ingerinte.

In cadrul ultimei categorii de institutii se includ cele relativ independente din punct de vedere politic. Aceste institutii functioneaza pe principii diferite, unele dintre ele aducand bani la buget, fapt care le apropie foarte mult de institutiile private. Multe dintre ele functioneaza pe o piata concurentiala, unde nu mai detin monopolul. In cazul acestor organizatii, imaginea este deosebit de importantasi se reflecta in cotele de piata.

Rolul directiei de relatii publice (si al purtatorului de cuvant) este de a induce si de a mentine in randul publicului organizatiei o stare de incredere si intelegere reciproca. Purtatorul de cuvant va sustine conferinte de presa ori de cate ori este nevoie. De obicei, reprezentatii institutiilor publice si chiar purtatorii de cuvant, au o anumita stare de teama fata de ziaristi, fapt care ii face sa vorbeasca foarte mult, sa se piarda in detalii, pentru ca, in final , timpul alocat sectiunii de intrebari si rasounsuri sa fie foarte scurt. Aceasta constituie o diferenta majora intre conferintele de presa organizate de firmele private si cele ale institutiilor de stat. In timp ce primele pun accent pe intrebari, pentru a demonstra o totala deschidere si bunavointa, institutiile de stat adopta politica informarilor publice.

Purtatorul de cuvant al institutiei private

Succesul unei organizatii depinde, in mare masura, de modul in care reuseste sa-si promoveze produsele si serviciile, de calitatea acestora si de stabilirea unei relatii cat mai bune cu mediul de afaceri.

In acest sens, purtatorul de cuvant are rolul de a reflecta cat mai bine imaginea organizatiei pe care o reprezinta.

Conform unei recente lucrari de specialitate, un bun purtator de cuvant este acela care cunoaste, in detaliu, activitatea organizatiei si care a beneficiat de o pregatire de specialitate in domeniul comunicarii. In timp ce purtatorul de cuvant al institutiei publice este, de obicei, defensiv (acesta fiind pregatit sa apere imaginea institutiei), cel al institutiei private trebuie sa fie pregatit sa faca fata si situatiei ofensive (aceea care impune ridicarea imaginii propriei societati ). Exista deosebiri si in privinta conferintelor de presa.

Astfel, cele organizate de institutiile publice pot fi catalogate drept justificative, pe cand in cazul institutiilor private acest principiu nu se aplica. Cei care doresc un punct de vedere oficial al companiei vor fi indrumati spre purtatorul de cuvant, pentru ca el este acela care trebuie sa protejeze atat imaginea companiei cat si pe aceea a directorului general. Conducatorul organizatiei trebuie sa apara foarte rar, doar atunci cand este absolut necesara participarea sa la un eveniment[8].

Chiar daca purtatorul de cuvant intruchipeaza imaginea publica a organizatiei, nu inseamna ca el este persoana care se pricepe sa solutioneze absolut toate problemele ce apar in activitatea practica. Pentru intrebarile la care nu are raspuns pe loc, fiind in afara spatiului de stricta competenta, purtatorul de cuvant trebuie sa ceara un ragaz ca sa se documenteze, promitand ca va furniza raspunsul in cel mai scut termen cu putinta. Astfel aparitia purtatorului de cuvant in locul directorului general este mai avantajoasa, intrucat cel dintai are dreptul sa ceara un termen de informare si documentare. In cazul sau este un lucru de apreciat si anume ca nu vrea sa dezinformeze. In cazul directorului general, acest lucru ar fi apreciat ca o necunoastere si ar fi sanctionat de catre reprezentantii mass-media.

In concluzie, s-ar putea spune ca purtatorul de cuvant trebuie sa actioneze ca un paravan pentru conducerea organizatiei, rolul sau fiind acele de a informa si nu a dezinforma.

Relatiile purtatorului de cuvant cu membrii conducerii organizatiei

Purtatorul de cuvant al oricarei organizatii publice se subordoneaza direct doar conducatorului institutiei. Chiar daca la inceputul carierei sale purtatorul de cuvat poate fi "plasat" intr-un serviciu sau directie subordonata secretarului general, el va trebui sa-i dmonstreze conducatorului institutiei nu numai utilitatea, dar si necesitatea existentei unui astfel de angajat in preajma sa. Mai mult, pe masura ce ajunge sa cunoasca activitatea institutiei, purtatorul de cuvant are datoria sa realizeze o cat mai stransa si permanenta colaborare cu conducatorul institutiei pe care trebuie sa o reprezinte onorabil in relatiile cu mass-media. Din situatiile analizate la nivelul institutiilor centrale rezulta ca un eficient sistem de colaborare se poate realiza in conditiile in care zilnic, la inceputul programului purtatorul de cuvant ii prezinta sefului organizatiei revista presei. Aceste intalniri zilnice cu seful organizatiei prezinta multiple avantaje atat pentru purtatorul de cuvant cat si pentru insitutie. Astfel[9]:

Purtatorul de cuvant are posibilitatea sa cunoasca zi de zi, de la cea mai avizata persoana, conducatorul institutiei, probleme curente si de perspectiva care intervin in activiatea organizatiei.

Purtatorul de cuvant asigura in acest mod o comunicare directa cu conducerea organizatiei si, pe acesta baza, se ajunge la o incredere reciproca.

Purtatorul de cuvant poate sa abordeze si unele probleme din interiorul organizatiei nesesizate de presa, dar care, nerezolvate la timp, ar putea afecta imaginea institutiei.

In genere, purtatorul de cuvant il insoteste pe conducatorul organizatiei la toate intalnirile oficiale unde reprezentantii mass-media sunt nelipsiti intrucat el este cel care asigura materialele informative si documentare solicitate de ziaristi si tot lui ii revine sarcina de a organiza scurtele declaratii de presa pe care le face seful institutiei. In aceste conditii, comunicarea dintre conducerea institutiei si purtatorul de cuvant trebuie sa fie directa si sa se bazeze pe incredere reciproca.

Pentru o buna colaborare cu conducerea, purtatorul de cuvant trebuie sa fie acceptat ca partener de discutie si nu ca simplu angajat care transpune un ordin in practica. Un purtator de cuvant care nu reuseste sa-si dezvolte o relatie de colaborare informala cu conducerea organizatiei are sanse reduse sa reziste in cazul aparitiei unei crize in care are nevoie de suportul si increderea sefului.

Comunicarea informala

Comunicarea informala are loc in afara canalelor oficiale de comunicare. Ea merge in paralel cu canalele formale de comunicare si le suplineste atunci cand acestea nu sunt in masura sa prezinte informatii complete. In acelasi timp, comunicarea informala joaca un rol important in managementul schimbarii de ordin economic, tehnic sau atitudinal, aceasta din urma reprezentand una dintre misiunile importante ale purtatorului de cuvant, aceea de a-l transforma pe liderul organizatiei intr-un factor eficient de dialog cu mass-media. Schimbarea atitudinii conducerii fata de mass-media si de public va ajuta mult organizatia pe termen mediu si lung. O atitudine de tip "PR", public relations, trebuie sa se regaseasca in cadrul tuturor organizatiilor care se vor eficiente.

Comunicarea formala

Retelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigrama, document care reprezinta organizarea functionala a activitatilor si natura relatiilor de subordonare si coordonare dintre compartimente si persoane. Derularea comunicarii formale scrise sau orale este guvernata de o serie de reguli implicite si explicite privind continutul (ce fel de informatie se transmite), responsabilitatea (cine emite si cine controleaza si semneaza - in cazul mesajelor scrise), forma (orala / scrisa, modul de structurarea a mesajului, continutul partii de identificare, formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) si destinatia mesajelor (cui sunt adresate).

Comunicarea poate fi unidirectionala, mai facila si mai rapida, sau bidirectionala, mai lenta, necesitand rabdare, timp alocat, abilitati comunicationale, dar ducand la decizii mai bune si la acceptarea mai larga a acestora de catre executanti. Tehnicile de comunicare difera dupa sensul de circulatie al informatiei:

Comunicare descendenta poate avea loc in sensul cererii de situatii, date, etc. sau al emiterii de decizii, dispozitii, instructiuni, informatii. Formele concrete folosite de o organizatie pot fi decizii, circulare de informare, brosuri sau manuale cu norme si instructiuni, ziare de intreprindere, scrisori catre fiecare angajat, mesaje la statia radio, dari de seama, rapoarte in fata adunarii generale a salariatilor sau actionarilor.

Comunicarea ascendenta poate fi un raspuns la cererile de situatii si date ale conducerii sau emiterea unor cereri, plangeri, opinii. Formele folosite pot fi note de serviciu, rapoarte, dari de seama, reglementate prin normele de organizare si functionare. Pe langa acestea conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor sale date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a propunerilor si sugestiilor salariatilor. Tehnici recente de canalizare a insatisfactiilor salariatilor sunt asa-numitele "hot-lines" si "usa deschisa".

Comunicarea organizationala nu se limiteaza insa doar la aceste forme; exista modalitati specifice de comunicare operativa, bidirectionala, intre niveluri ierarhice, compartimente diferite ca sedintele, comitetele, interviurile, grupurile de discutie.

2.4 Caracteristicile functiei in sectorul public

Institutia publica

Institutiile publice reprezinta ansamblul structurilor organizate, create in societate pentru gestionarea afacerilor publice. Institutiile publice, in sensul birocratic pe care il au in ziua de astazi, reprezinta singurul mod de organizare social-economica a statului care poate face fata provocarilor modernitatii (numarul mare al populatiei, diversitatea si complexitatea nevoilor umane ce se cer satisfacute).

O institutie publica  "vinde" bunuri si servicii care asigura facilitati precum: servicii de telecomunicatii, electricitate, aprovizionarea cu gaze si apa, transport (cai ferate, aeriene, navale), transportul public urban, servicii financiare (banci, companii de asigurare). Obiectivul unei institutii  publice este servirea interesului public. Sunt situatii in care initiativa particulara nu poate acoperi cerintele societatii si de aceea sunt necesare institutii specifice.

Institutiile publice au detinut pentru multa vreme un rol important in majoritatea tarilor dezvoltate, dar, odata cu privatizarea unor servicii publice, unele institutii au trecut intr-un plan secundar.Aceste institutii sunt importante pentru ca:

Activitatea lor este dependenta de sectorul guvernamental;

Managementul sectorului public controleaza activitatea organizatiilor cu scop lucrativ.

In cadrul acestor institutii avem in vedere si politicile sociale, industriale si de investitii. In cazul in care controlul guvernamental este prea rigid, institutiile publice isi pierd statutul de entitati independente, astfel ca nu mai sunt rentabile pentru public.

Sunt situatii in care institutiile publice nu pot fi controlate eficient iar randamentul lor este inferior companiilor private. Este oportun ca atunci sa se puna problema privatizarii unor servicii publice.

Daca managerii din organizatiile private au in vedere, in primul rand, profitul, scopul managementului public este satisfacerea interesului general.

Succesul institutiilor publice depinde si de modul in care Guvernele vor gasi mecanismele de motivare si control adecvate fara a implementa proceduri rigide la nivelul fiecarei entitati publice.

Sectorul public a avut intotdeauna si alte scopuri decat cele financiare. Orice guvern are autoritatea de a se implica in toate sectoarele economiei, ceea ce presupune si crearea de companii proprii.

Interesul public a fost intotdeauna o prioritate care presupunea angajarea celor mai competente persoane pentru a forma o elita administrativa care sa actioneze in conformitate cu legea si precedentele existente.

Comunicarea poate fi formal definita ca orice proces prin care premisele decizionale sunttransmise de la un membru al unei institutii la altul. Comunicarea insoteste activitatea institutiilor publice, contribuind la realizarea in bune conditii a acesteia.

Comunicarea publica se refera atat la schimbul si impartasirea de informatii de utilitate publica, cat si mentinerea liantului social.

Comunicarea in institutii este un proces bilateral: el presupune atat transmiterea ordinelor, informatiei si sfaturilor la un centru de decizie (adica un individ investit cu responsabilitatea de a lua decizii), cat si transmiterea deciziilor luate de la acest centru in alte parti ale institutiei. Mai mult, este un proces care se desfasoara in sus, in jos si lateral in institutie.

Canalele de comunicare in institutiile publice pot fi de doua feluri: formale si informale. Prin canalele formale se transmit fluxurile informationale oficiale. Canalele informale de comunicare se stabilesc in general intre persoane si grupuri informale. Acestea sunt formate din angajati care au interese comune sau afinitati. Informatiile transferate prin aceste canale sunt neoficiale si au un caracter personal sau general: ele nu sunt verificate.