CAIETUL DE SARCINI

CAIETUL DE SARCINI

Descriere caiet de sarcini

Caietul de sarcini face parte integranta din Documentatia pentru Atribuire a ofertei si constituie ansamblul cerintelor pe baza carora se elaboreaza, de catre fiecare ofertant, propunerea tehnica.

Caietul de sarcini contine arhitectura sistemului informatic de arhivare electronica si management al documentelor si specificatiile tehnice ale acesteia pentru faza pilot, care se refera la solutia de arhivare la nivel central si la solutia de arhivare si captura la nivelul SPCEEPS Bucuresti. Specificatiile tehnice definesc caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic si de performanta, siguranta în exploatare, dimensiuni, precum si sisteme de asigurare a calitatii, terminologie, conditiile pentru certificarea conformitatii cu standarde relevante.

Caietul de sarcini este structurat astfel:

• Descriere caiet de sarcini;
• Scopul si obiectivele proiectului;
• Descrierea fondului arhivistic;
• Laboratorul de reconditionare si restaurare documente;
• Arhitectura sistemului informatic de arhivare electronica si management al documentelor;
• Referinte de conformitate legislativa si procedurala de implementare a proiectului
• Fluxul informational

Specificatiile tehnice pentru componentele ale sistemului;

Scopul si obiectivele proiectului

Scopul prezentului proiect este achizitia unui sistem informatic de arhivare electronica si management al documentelor al intregului fond arhivistic din cadrul SPCEEPS Bucuresti pentru armonizarea acestora cu privire la continut, protectie si metodǎ de procesare, ca si proiect pilot, urmand extinderea proiectul la nivel national

Realizarea proiectului urmareste:

întarirea securitatii frontierei de stat române simultan cu întarirea luptei împotriva criminalitǎtii transfrontaliere;

cresterea gradului de eficienta a controlului si a schimbului de date în vederea reducerii migratiei ilegale;

reducerea timpului operativ pentru obtinerea si procesarea informatiei existente în fondul arhivistic;

cresterea nivelului de automatizare, de protectie si de accesibilitate a datelor.

Principiul aplicat este cel conform caruia scanarea si indexarea documentelor va avea loc la sediul SPCEEPS Bucuresti, detinator de arhiva, în timp ce stocarea si managementul documentelor electronice se va realiza centralizat la sediul DGP.

Pentru aplicarea Strategiilor Guvernului de securizare a frontierei de stat, si în special a sectorului românesc al frontierei UE, sistemul de arhivare electronica si management al documentelor trebuie sa asigure accesul operativ la verificarea mapelor si dosarelor existente ale detinatorilor de pasapoarte pentru combaterea falsului de identitate si a consecintelor acestuia, printre care se si numara terorismul în formele lui actuale.

Obiectivele cheie ale autoritatii contractante, in faza pilot, sunt

arhivarea electronica a întregului fond arhivistic la nivelul SPCEEPS Bucuresti;

realizarea unui management al documentelor pentru întreg fondul arhivistic al SPCEEPS Bucuresti;

accesibilitatea datelor în format electronic si online de catre sistemul informatic al IGPF

accesibilitatea datelor în format electronic si online de catre alte institutii abilitate

automatizarea activitatilor din arhiva SPCEEPS Bucuresti;

reducerea timpului de verificare si aprobare a emiterii pasaportului, ce va conferi o mai mare economie, eficientǎ si validitate gestionarii acestui proces, incluzând controlul mai facil al documentelor si reducerea posibilitǎtii de falsificare a acestora;

reconstructia bazei de date ESPAS, corectarea datelor continute si integrarea ei în baza de date nation 515i82f ala de pasapoarte;

securizarea sistemului informatic de arhivare electronica electronica si management al documentelor conform legislatiei existente si a ordinelor interne referitoare la protectia informatiilor clasificate;

reconditionarea documentelor deteriorate.

Descrierea fondului arhivistic si a operatiunilor care se desfasoara în cadrul acestuia

A.     Descrierea fondului arhivistic

a. Dosare (mape)

Arhiva este compusa din dosare sau mape. Ea este impartita geografic în arhiva operativa centrala a D.G.P. si Arhivele Serviciilor publice Comunitare pentru Eliberarea si Evidenta Pasapoartelor Simple judetene.

Prin acest acest proiect pilot se doreste digitalizarea documentelor detinute doar de SPCEEPS Bucuresti.

Arhiva operativa centrala a D.G.P. este formata din dosare constituite pe principiul familiei (sot, sotie, copii minori), care contin acte oficiale sau particulare, diplomatice si consulare, cereri, memorii, petitii, dovezi, adeverinte si alte documente realizate în decursul timpului pentru si-n legatura cu regimul pasapoartelor, al calatoriilor în strainatate efectuate de cetatenii români, regimul strainilor în România si probleme de cetatenie, întocmite dupa anul 1900, dar în special începând cu anul 1949, data la care s-a înfiintat Directia Generala de Pasapoarte.

Arhivele Serviciilor publice Comunitare pentru Eliberarea si Evidenta Pasapoartelor Simple judetene sunt formate din:

a)       dosarele constituite pe principiul familiei în perioada 1960-1994;

b)       mape individuale, constituite începând cu anul 1994, dupa introducerea sistemului informatic de emitere al pasapoartelor,

c)       dosare constituite dupa 1994 pentru persoanele care nu au atribuit C.N.P. si se impune a fi luate în evidenta serviciului (persoane care renunta la cetatenia româna, comunicari de la organele de politie etc.).

a.1.) volum (exprimat in metri liniari)

Arhiva operativa a D.G.P. este formata din aproximativ 1.900.000 de dosare si ocupa un volum de 15300 metrii liniari.

Dosarele sunt formate din 1-3 file si se poate ajunge la 400-500 file sau chiar mai multe pe unitate arhivistica.

În procente se poate concluziona astfel:

. dosare formate din 1 - 20 file = 30%;

. 20 - 100 file = 20%;

. 100 - 200 file = 30%;

. 200 - aprox. 400 file = 18,5 - 19,5%;

. peste 500 file = 0,5 - 1,5%.

Deoarece mapele individuale sunt constituite mai recent, respectiv din anul 1994, în acestea se afla de regula pâna la 100 file si foarte rar peste 200-300 file.

La S.P.C.E.E.P.S. judetene, la data de 12.09.2007, totalul mapelor erau de peste 8.700.000 unitati, iar a dosarelor de aproximativ 4.800.000. Toate acestea ocupând ca volum 26750 metrii liniari (vezi anexele).

a.2.) tipuri de confectionare

- plic

- dosar cu sina

- model de coasere

- model de umplere (câte documente cusute, prinse cu agrafa, capsate, etc.

. la nivel central:

► 90% - dosare cu sina.

► 9% - dosare la care filele sunt cusute cu sfoara, înnodata deasupra ultimului document clasat în dosar.

► 1% - documente reconditionate si ulterior cusute (snuruite) într-un dosar tip carte, din cauza gradului mare de deteriorare.

la nivel judetean (SPCEEPS): aceleasi tipuri de dosare respectiv dosare cu sina sau care au filele legate cu sfoara, în proportie de:

► 70-80% - dosare cu sina

► 20-30% - dosare cu sfoara.

► din 1994 la S.P.C.E.E.P.S. judetene în locul dosarelor tip, mapele individuale tip plic, în care cererile de pasaport, de regula de format A4 (împreuna cu documentele anexate de diferite formate dar care nu depasesc coala de hârtie de format A4, sunt îndoite pe jumate si sunt introduse în mapele respective).

a.3.) tipuri de documente din dosare

- foi cu text batut la masina, scris de mana sau la calculator

- mixturi de aceste tipuri de scriere

- poze

- desen de mana sau realizat pe calculator

- timbre

- documente cusute

Documentele au aplicate fotografii prin lipire, prinse cu capse simple sau rotunde metalice, pe unele fotografii sunt aplicate si timbrul sec, timbre fiscale, stampile, etc.

. 30-40% documentele sunt formulare tip care sunt completate de regula cu scris de mâna.

. aprox. 70% - chiar daca sunt srise de mâna, dactilografiate sau editate la calculator au diverse rezolutii, aprobari, adnotari, mentiuni etc. de regula scrise de mâna sau folosindu-se unele stampile ; au fost folosite cerneluri, tusuri de culoare în special negru si albastru, mai rar rosu (alb / negrul predomina în marea majoritate a actelor).

1%. - documente color ; unele documente alb / negru au aplicate fotografii color.

a.4.) clasificari (de securitate, pe fonduri, pe documente)

. în fondul arhivistic al D.G.P. - anumite documente au caracter strict secret, secret si secret de serviciu.

. cererile de eliberare a pasapoartelor dupa anul 2002 au fost clasificate ca secret de serviciu => sunt cel putin peste 7.700.000 de documente secret de serviciu numai la nivelul S.P.C.E.E.P.S. judetene (vezi situatia cererilor).

. la nivelul D.G.P.:

- 0,5%: documentele clasificate ca secrete de stat de nivel STRICT SECRET, procentul este mai redus în cazul S.P.C.E.E.P.S-urilor.

- 1-1,5%: documente SECRETE, existând chiar 3-4 exemplare din acelasi document, dar existând mentiuni diferite pe fiecare dintre acestea, procentul este mai redus în cazul S.P.C.E.E.P.S-urilor.

b. Coala de hartie

- tipuri de grosime

- tipuri de calitate

- tipuri de uzura

- formate (A0, A1, A2, A3, etc.)

Grosimea hârtiei: hârtie foarte subtire, transparenta (tip foita de calc) care poate fi deteriorata foarte usor în procesul activitatii de scanare si documente create chiar pe hârtie tip carton. Diferentele de grosime pot aparea la un înscris, ca urmare a aplicarii de fotografii, timbre fiscale si notariale, timbre seci sau lipirea unei alte bucati de hârtie sau banda adeziva pe coala initiala.

Calitatea si uzura hârtiei: documente scorojite, casante, rupte în bucati, cele cu marginile puternic îndoite, ce nu pot fi aplatizate decât în laborator, dosare care prin desfacere pentru scanare s-ar deteriora (foi lipite, legatura cotorului strânsa); hârtie de ziar, hârtie lucioasa, hârtie pentru imprimat, hârtie de scris, hârtie pentru desen, hârtie de ambalaj, hârtie crep, hârtie fotografica, semicarton sau carton.

La nivelul SPCEEPS Bucuresti, documentele se afla intr-o stare de conservare relativ buna, intrucat mapele au constituite incepand cu anul 1994.

Formatul hârtiei: În dosarele personale de pasapoarte cât si în mapele individuale sunt documente care sunt formate din 1-3 file de format A3 (în special cererile de stabilire a domiciliului în strainatate, chestionare de acordarea vizelor, cererea de plecare definitiva din tara, cererea tip chestionar de dobândire, redobândire, renuntare ori clarificare a cetateniei române, cereri de calatorie temporara (pâna în anul 1989) etc. care sunt îndoite în formatul A4), altele format A4 - constituind paginile documentului (4-12 pagini) (aceste documente pot fi scanate în format A4 având în vedere ca fiecare fila A3 este formata din 4 pagini A4). Aceste tipuri de documente sunt aproximativ 80.000-100.000.

a) format A4 - 15-20% din fondul arhivistic,

b) formatul A5 - aproximativ 15-20%.

c) format mai mic sau mai mare de A5 dar care nu depasesc formatul A4 - 40-50%.

d) documente cu dimensiuni atipice, mai mari decât formatul A4 - 10-15% (documente din perioada 1900-1960, precum :

certificatele de calatorie 261x308mm (în anii 1950);

certificatele de repatriere 239x288mm;

fise de evidenta strainilor 210x306mm;

interogator pentru straini 213x342mm;

certificatele de nationalitate 209x338mm;

dovezi speciale 210x342mm;

solicitari/cereri de viza pentru straini 191x380mm sau 213x344mm;

extrase din Registrul Starii Civile pentru casatoriti 210x342mm;

certificate fiscale 200x344mm;

formular de identitate 209x339mm;

cereri, declaratii, formulare etc. 214x305mm (în anii 1950);

certificatele de calatorie din anii 1960 : 252x289mm;

procuri speciale, certificate, extracte din registrul actelor de nastere, diverse solicitari etc. din anii 1930 : 240x315mm etc.).

Arhiva centrala operativa a Directiei Generale de Pasapoarte este formata din mai multe fonduri astfel:

- fondul A este format din doua parti :

1) 100.000 de dosare în care se afla documente referitoare la regimul strainilor în România, din perioada 1900-1970;

2) aproximativ 300.000 de dosare ale persoanelor care au calatorit în strainatate în scop oficial sau în interesul serviciului în perioada 1960-1990;

- fondul B a fost constituit în anul 1970, format din 217.000 dosare care se refera la persoanele cetateni români care au solicitat casatoria cu cetateni straini sau care au solicitat stabilirea domiciliului în strainatate, pâna la aprobarea cererii;

- fondul C cuprinde peste 320.000 de dosare care se refera la persoane - cetateni români care au solicitat stabilirea domiciliului în strainatate, straini carora li s-a aprobat (re)dobândirea cetateniei române, precum si cetatenii români carora li s-a aprobat (re)stabilirea domiciliului în România si a fost constituit în anul 1970, fiind în continua crestere;

- fondul D care a fost constituit tot în anul 1970, cuprinde aproximativ 100.000 de dosare, fiind în continua crestere si se refera la persoane de origine româna( fosti cetateni români) carora li s-a aprobat renuntarea la cetatenia româna;

- fondul F cuprinde dosarele numerotate de la 1 la 72.000, a fost constituit în perioada 1970-1990, pentru a avea o evidenta a persoanelor care au plecat fraudulos din România ori au plecat legal din tara si la expirarea vizei s-au stabilit în strainatate fara aprobarea autoritatilor române;

- fondul N a fost constituit în anul 1980 prin transformarea în acest fond a dosarelor unor persoane care nu mai prezentau interes pentru activitatea de pasapoarte si straini. Fondul contine dosare în care sunt clasate materiale din perioada 1900-1980;

- fondul PARTICULARI si CX (conexari), au fost constituite începând cu anul 1960 dar contin materiale din anul 1900 pâna în prezent care se refera la persoane care au avut tangenta cu activitatea pe linie de pasapoarte si straini în scop particular;

- fondul OFICIALI: aproximativ 200.000 de dosare care cuprind materiale din perioada 1944-1989, referitoare la persoane, cetateni români care au solicitat sa calatoreasca în strainatate în scop oficial sau în interes de serviciu (demnitari, diplomati, functionari, de stat etc.), în mare parte personalitati ale vremii.

Au fost prezentate fondurile din arhiva centrala pentru a se stabili în special vechimea documentelor aflate în dosare si care prezinta simptomele îmbatrânirii naturale, prin îngalbenirea excesiva a filelor.

B.     Descrierea operatiunilor

Fondul arhivistic operativ al a D.G.P. este format din dosare constituite pe principiul familial (sot, sotie, copii minori), care contine acte oficiale sau particulare, diplomatice si consulare, cereri, memorii, petitii, dovezi, adeverinte si alte documente realizate în decursul timpului pentru si-n legatura cu regimul pasapoartelor, al calatoriilor în strainatate efectuate de cetatenii români, regimul strainilor în România si probleme de cetatenie, întocmite dupa anul 1900, dar în special începând cu anul 1949, data la care s-a înfiintat Directia Generala de Pasapoarte.

Principalele activitati desfasurate în cadrul arhivei sunt urmatoarele:

Administrarea din punct de vedere arhivistic a documentelor aflate în custodie

Solutionarea lucrarilor repartizate conform metodologiei de lucru

Statistici si raportari periodice

Administrarea din punct de vedere arhivistic a documentelor aflate în custodie.

Aceasta activitate cuprinde mai multe operatiuni care se desfasoara în mod regulat si anume:

ordonarea unitatilor arhivistice (dosare) în cadrul depozitului, respectând principiile arhivistice (de la stânga la dreapta si de sus în jos);

scoaterea unitatilor arhivistice, pe baza de fisa înlocuitor, pentru a fi date în cercetare lucratorilor Directiei Generale de Pasapoarte;

reconditionarea dosarelor (înlocuirea copertilor, coaserea materialelor desprinse din dosar, înscrierea cotei dosarelor pe coperta acestora etc.);

expedierea materialului arhivistic (dosarelor), pe baza de borderou de expeditie care este întocmit de lucratorii serviciului zilnic si în trei exemplare;

pentru refacerea circuitului dosarelor acestea sunt restituite serviciului Arhiva, în acelasi mod, pe baza de borderou de expeditie, iar lucratorii serviciului arhiveaza dosarele dupa ce în prealabil scot fisa înlocuitor;

O alta operatiune arhivistica întreprinsa în cadrul serviului Arhiva este cea de inventariere, realizata în general de ofiterii nou încadrati. Aceasta presupune: scoaterea unitatilor arhivistice din depozit, desprafuirea materialului documentar, înscrierea pe listele de inventariere a numelui unei persoane din dosar si reîntoarcerea documentelor în depozitul de arhiva.

În cazul neidentificarii unei unitati arhivistice în depozit se intreprind urmatoarele operatiuni: se cerceteaza fisele înlocuitor pentru identificarea cotei dosarului respectiv pentru a se stabili locatia si serviciul unde se afla dosarul, la o anumita data.

În cazul în care nu este identificata cota dosarului, se verifica în registrele întocmite odata cu constituirea dosarului, pentru a constata eventualele transformari sau conexari a dosarelor. În caz negativ, se intreprind operatiuni de cautare folosindu-se combinatii de cifre pentru identificarea dosarului.

Având în vedere ca Directia Generala de Pasapoarte detine o arhiva operativa, vie, care continua sa se extinda, lucratorii arhiveaza în dosare materialul documentar reprezentat de cererile pentru eliberarea pasapoartelor, depuse de cetatenii români cu domiciliul în strainatate sau alte documente cum ar fi comunicarile SPCEEPS privind stabilirea domiciliului cetatenilor români din strainatate în România.

Pentru o cât mai exacta evidenta listele de inventariere sunt cusute în dosare, iar acestea din urma primesc câte un numar unic. Toate "dosarele de liste" au fost luate în evidenta în registrul inventarelor pentru o regasire cât mai rapida.

De asemenea registrele formate la constituirea dosarelor au fost de asemenea numerotate si luate în evidenta într-un fel de "registru al opiselor" si reconditionate pe cât posibil, completând si întarind astfel sistemul de evidenta al documentelor ce fac parte din fondul arhivistic operativ al Directiei Generale de Pasapoarte.

B) Solutionarea lucrarilor repartizate conform metodologiei de lucru

Pe lânga operatiunile de administrare a fondului arhivistic operativ al D.G.P. Serviciului Arhiva îi sunt repartizate lucrari specifice activitatii de pasapoarte, care sunt realizate de ofiterii serviciului, aceasta activitate fiind practic justificarea pastrarii si conservarii documentelor.

Pentru întocmirea raspunsului la lucrari, se intreprind urmatoarele operatiuni:

persoana care face obiectul lucrarii este verificata în evidenta informatizata (ESPAS, DEPAS) pentru a afla cota dosarului sau al mapei în care se afla date cu referire la aceasta.

se completeaza fisa înlocuitor pentru a putea accesa dosarul din depozitul de arhiva, iar dupa completare fisa este vizata de seful serviciului.

administratorul fondului din care face parte unitatea arhivistica respectiva scoate dosarul si claseaza fisa înlocuitor în locul destinat pastrarii provizorii al acesteia;

dosarul este predat solicitantului, iar acesta îl studiaza întocmind raspunsul potrivit prevederilor legale;

dupa întocmirea raspunsului dosarul, împreuna cu lucrarea sunt predate spre validare si semnare sefului serviciului si comandantului institutiei;

dupa semnarea lucrarii si prinderea tuturor materialelor în dosarul respectiv, acesta este predat administratorului de fond pe baza de condica si semnatura, care închide circuitul documentelor eliminând fisa înlocuitor si arhivând dosarul în locul destinat acestuia pe raftul din depozit;

pentru persoanele care îsi schimba domiciliul din strainatate în România dupa solutionarea lucrarii se procedeaza la actualizarea bazei informatice, înscriindu-se noul statut juridic al acesteia;

în cazul în care se constata anumite inadvertente între evidenta informatizata si cea manuala se procedeaza la corectarea bazei informatice;

daca în urma verificarilor amanuntite nu sunt identificate din punct de vedere juridic persoanele cu statut de cetateni români cu domiciliul în strainatate, dar în fapt acestea au acest statut, acestea sunt luate în evidenta electronica;

Toate aceste operatiuni consuma timp si reduc posibilitatea consultarii unitatii arhivistice respective la un singur lucrator al Directiei Generale de Pasapoarte. Spectrul posibilitatii ca un dosar sa poata fi consultat simultan de mai multi lucratori constituie un argument în plus în favoarea digitalizarii documentelor aflate în custodia D.G.P..

O alta activitate desfasurata în cadrul serviciului Arhiva este verificarea în evidentele proprii a cetatenilor români cu domiciliul în strainatate care solicita preschimbarea pasapoartelor. Pentru a evidentia metodologia de lucru în acest caz redam mai jos urmatoarele:

- Serviciile Publice Comunitare pentru Eliberarea si Evidenta Pasapoartelor Simple judetene sau al municipiului Bucuresti solicita telefonic verificarea persoanelor aflate în cazul specificat mai sus comunicându-ne datele de identitate (nume, prenume, data nasterii, prenumele parintilor);

- lucratorii intreprind verificari pentru a afla cota dosarului în care sunt înscrise date despre persoana în cauza;

- administratorului de fond îi este repartizata lista dosarelor care fac obiectul verificarii:

- dosarele sunt ordonate pe formatiuni judetene pentru a le putea comunica simultan;

- un ofiter din serviciul Arhiva stabileste statutul juridic al persoanei respective si comunica telefonic formatiunii de pasapoarte rezultatul verificarilor;

- dupa comunicare dosarele sunt sortate pe fonduri arhivistice si repartizate responsabililor de fond pentru a fi reintegrate în locul de unde provin;

C) Statistici si raportari periodice

Lunar, trimestrial, semestrial, anual si ori de câte ori este necesar Serviciul Arhiva întocmeste rapoarte si statistici specifice sau pe diferite probleme în functie de solicitarile transmise de conducerea D.G.P. Aria larga la care se pot referi aceste statistici si rapoarte le fac practic imposibil de structurat pe categorii, dar un sistem informatizat de vizualizare a documentelor ar putea usura munca si cu siguranta ar creste eficienta în timp la întocmirea lor.

Dupa prezentarea genurilor de documente care se afla în dosarele de pasapoarte si în mapele personale detinute de D.G.P. si respectiv S.P.C.E.E.P.S. judetene, redam, mai jos, unele din criteriile arhivistice si aspectele tehnice pe care trebuie sa le respecte proiectul "Implementarea Sistemului Informatic de management al documentelor (dosare operative si mape personale ale detinatorilor de pasapoarte)" ce va permite consultarea on-line a acestora (din punctele de frontiera).

C.    Descrierea activitatilor care se doresc a fi implementate sau îmbunatatite de proiectul Arhiva electronica Online

Descrierea procesului de arhivare electronica

Arhivarea electronica constituie procedeul de stocare securizata a procesului de conversie în format digital.

Aceasta procedura are urmatoarele etape:

. Analizarea arhivei fizice a institutiei publice sau a serviciului public (planuri metodice de scanare pentru fiecare detinator de documete care face parte din fondul arhivistic al Directiei Generale de Pasapoarte);

- numarul total de documente care urmeaza a fi arhivate electronic;

- dimensiunile / formatele documentelor;

- gradul de uzura per dosar / formate - stadiul de conservare a documentelor, tinând cont ca în dosarele D.G.P. exista documente mai vechi de un secol, scrise pe suporti friabili sau pe hârtie cu un înalt grad de aciditate;

- separarea pe fonduri;

- legatura ce urmeaza a fi facuta între arhiva fizica si cea electronica (ex. cota dosarelor, sau numarul mapei).

. Scanarea documentelor (posibilitatea digitalizarii de la documente de dimensiunea unei carti de credit pâna la documente de dimensiune A3).

. Identificarea tipurilor de documente si indexarea acestora în functie de criteriile stabilite anterior (cota dosarului din care fac parte, CNP, tipul documentului etc., a persoanei la care documentul face referire).

. Transpunerea tuturor informatiilor într-o baza de date.

. Exportul tuturor informatiilor pe serverul de arhivare.

Scopul digitalizarii este crearea unor reproduceri digitale fidele ale documentelor conventionale, având ca rezultat documente digitale care sa fie într-un format corespunzator si sa fie caracterizate de calitate, persistenta (posibilitate de acces pe termen lung) si interoperativitate (independent de sistemul de operare si softuri).

Digitalizarea trebuie sa respecte integritatea documentului, aspectul originalului (inclusiv tonurile si culorile) si succesiunea corecta (originala) a elementelor componente (pagini, file, etc.). O reproducere fidela presupune posibilitatea producerii (printarii) unui facsimil la dimensiunea 1:1.

Masterul de arhiva trebuie sa fie în mod de culoare RGB, masterul / copia pentru tipar în format CMYK.

În general, se recomanda crearea a cel putin doua copii master, care sa nu fie pastrate împreuna, ci în depozite separate.

Aspectele tehnice la care se vor face referiri sunt :

- cantitatea materialului de digitalizat,

- caracteristicile documentelor (legatura, starea de conservare, paginat / nepaginat, alb negru sau color, dimensiuni etc.).

Dupa cum se stie, misiunea principala a conservarii documentelor dintr-o arhiva este aceea de a face disponibile informatiile, solicitând cât mai putin originalele.

Digitalizarea constituie, în prezent un raspuns incontestabil la aceste exigente.

În vederea asigurarii, în bune conditii, a procesului de arhivare electronica a documentelor se întocmeste, înaintea scanarii, lista unitatilor arhivistice ce necesita restaurare. La întocmirea listei se au în vedere documentele a caror integritate ar putea fi periclitata în timpul procesului de digitalizare: cele scorojite, casante, rupte în bucati, cele cu marginile puternic îndoite, ce nu pot fi aplatizate decât în laborator, dosare care prin desfacere pentru scanare s-ar deteriora (foi lipite, legatura cotorului strânsa).

Ce ar trebui sa se înteleaga prin "Managementul documentelor"(care se afla în titlul acestui proiect)?

S-a discutat si se discuta foarte mult despre Document Management. Ce este, ce ar trebui sa includa, ce este necesar?

George Parapadakis (Cap Gemini Ernst & Young) mentioneaza în Document Management Avenue: "Sistemele electronice pentru controlul documentelor reprezinta o solutie computerizata ce faciliteaza capturarea, organizarea, arhivarea, regasirea, manipularea si circulatia controlata a documentelor în format electronic.

Un astfel de sistem trebuie sa includa:

- zona de stocare a documentelor în format electronic (atât spatii pentru echipamentele "hard" cât si baze de date înmagazinate pe servere si alti suporti mobili: CD-R, DVD-R, hard-disk mobil etc);

- metoda de adaugare / extragere a documentelor (soft care sa permita adaugarea de noi documente sau parti din documente în cadrul unui dosar - fisier);

- metoda de identificare a documentelor (motoare de cautare care prin casete de interogare sa permita regasirea cu usurinta a continutului unui anumit dosar);

- un mecanism de blocare a documentului, în asa fel încât un singur utilizator sa poata modifica documentul la un moment dat (modificarea unui document post-digitalizare sa se realizeze în functie de nivelul de acces la datele existente în arhiva operativa a D.G.P.- ex. administrator sau simplu utilizator);

- control de versiune si istoric al modificarilor (toate modificarile post digitalizare trebuiesc cuprinse într-un jurnal care va fi atasat fiecarui document sau fisier existent în baza de date);

- securitate, pentru a controla accesul utilizatorilor la documente (jurnal al accesarilor bazei de date);

- metoda de cautare, pentru a regasi cu usurinta documentul necesar (metode rapide de regasire cum ar fi: cota dosarului, CNP-ul persoanei etc);

- flux de documente, pentru a transmite documentele între utilizatori într-un mod structurat.

Diferenta între arhivarea electronica si managementul documentelor

Un sistem de management al documentelor, initial, definea un program sau un set de programe software folosit pentru a urmari, gestiona si stoca documente tiparite. Sistemele moderne din ultimii ani permit însa din ce în ce mai des si functiile de stocare si cautare a documentelor electronice (foi de calcul, procesoare de text, imagini, desene tehnice digitale etc.)

Sistemele tipice presupun scanarea documentului original si stocarea imaginii acestuia într-o baza de date. Imaginea primeste un nume si o data, iar utilizatorul introduce cuvinte cheie aditionale, pentru ca ulterior imaginea sa poata fi gasita cât mai simplu.

De exemplu utilizatorul care scaneaza un dosar poate asocia imaginea acestui dosar cu cuvintele cheie "componente hardware, cota dosar".

Odata documentul stocat, acesta este regasit printr-o aplicatie care face legatura între imagini si cuvinte cheie. În acest fel, la o cautare dupa "cota dosarului" deschiderea fisierului va deschide în fapt imaginea documentelor în original, semnate si stampilate.

Pentru o abordare moderna si foarte utila sunt folosite sistemele de management al documentelor care pot duce la importante economii de timp, chiar în cazul unui numar mic de documente.

Caracteristici ale sistemelor de management al documentelor

Un sistem performant de management al documentelor presupune:

- sa implementeze rapid fluxuri de documente (echipamente "hard" si "soft" care sa permita digitalizarea documentelor în mod automat);

- este flexibil la orice structura organizationala (respectiv aplicabil D.G.P. si S.P.C.E.E.P.S. )

- sa aiba un grad înalt de securitate (având în vedere caracterul documentelor aflate în dosarele de pasapoarte: secrete de stat si secrete de serviciu)

- sa fie adaptabil la orice tip de document (fondul arhivistic al Directiei Generale de Pasapoarte contine documente foarte diverse: de dimensiuni de la B6-A3, grosimi si calitati diferite ale hârtiei, iar intensitatea si tipul scrisului diverse);

- sa fie conectabil la alte aplicatii;

- sa prezinte usurinta în exploatare (un mod prietenos de utilizare);

- sa fie scalabil la dezvoltari ulterioare (pe viitor trebuie sa asigure portabilitatea datelor).

Cauzele care justifica Solutii de Arhivare Electronica

În fiecare zi, o institutie care îsi pastreaza în forma fizica documente importante se expune unor riscuri semnificative:

- un eveniment nedorit poate cauza pierderea sau distrugerea documentelor;

- consultarea repetata contribuie la degradarea documentelor.

În fiecare zi, o institutie care îsi pastreaza în forma fizica documente importante pierde bani pentru ca:

- multiplica documente generând costuri semnificative;

- aloca spatiu de stocare pentru documente;

- aloca timp si resurse umane pentru a regasi documente si informatii nestructurate, în loc sa foloseasca resursele în scopuri direct productive;

- accesul la documentele în original este restrictiv, doar o singura persoana, la un moment dat si dintr-o singura locatie poate consulta acele documente.

În aceste conditii, în era informatiei, managementul documentelor se impune deja ca o disciplina de baza pentru institutiile care vehiculeaza un numar mare de documente si pentru care devine important sa gaseasca solutii de eficientizare a activitatii institutiei, prin reducerea timpului alocat unor activitati consumatoare de timp.

Avantaje

. Spatiu restrâns - eliminarea problemelor legate de spatiul necesar pastrarii documentelor fizice.

. Siguranta - documentele trebuie stocate pe CD, DVD, astfel încât sa poata fi recuperate cu usurinta în cazul unui dezastru (conform art. 16 lit. b) din Legea 135/2007- legea Arhivarii Electronice ).

. Eficienta cautarii - accesul concurent si rapid, localizarea imediata si vizualizarea documentului sau identificarea locatiei în situatia în care documentul se gaseste în arhiva clasica.

. Flexibilitate

Solutiile de arhivare electronica trebuie sa permita:

- stocarea documentelor electronice si accesul la acestea pe baza unor reguli de securitate bine definite (pentru fiecare utilizator sau grup de utilizatori se definesc niveluri de acces ce stabilesc care documente pot fi accesate si care nu); Nu toate documentele pot fi accesate de catre un utilizator la un moment dat. În functie de gradul de acces al user-ului acesta va putea consulta anumite documente, celelalte fiind restrictionate printr-un mesaj vizibil.

- stocarea documentelor într-o maniera structurata (baza de date);

- cautarea si regasirea documentelor din arhiva electronica (este posibila navigarea prin sistemul de fisiere si directoare, navigarea în câmpuri de index si cautarea în continutul documentului);

- urmarirea (auditul) tuturor operatiunilor executate în cadrul arhivei electronice:

a) autentificarea utilizatorilor, adaugarea, modificarea, stergerea documentelor, crearea de noi utilizatori etc.;

b)  integrarea cu solutii de semnatura digitala (conform art. 7 lit. a) din Legea 135/2007- legea Arhivarii Electronice).

În plus fata de solutiile de arhiva electronica, cele de management al documentelor trebuie sa permita:

- modificarea, stergerea, actualizarea, versionarea documentelor, dincolo de stocare si acces (continutul documentelor electronice poate fi modificat prin operatiuni de scoatere si reintroducere a acestora în sistem - check-in, check-out, etc, cu evidentierea versiunilor documentelor);

- importul de documente electronice din diferite aplicatii (e-mail, Word etc);

- gestionarea atât a documentelor scanate (fisiere de tip imagine), cât si a documentelor electronice (fisiere de tip Office );

- crearea de legaturi între documente;

- realizarea operatiunilor de stocare, arhivare si back-up la un nivel foarte ridicat;

- stocarea documentelor electronice în formatul în care au fost generate.

Aplicatii de flux

Documentele într-o institutie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente contin aplicatii de flux care determina cu precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, când a fost redirectat si care este statutul lui la un moment dat. Aceasta trebuie cuprinsa în fisa electronica a fiecarui document sau fisier (conform art.8 alin.2 din Legea 135/2007- legea Arhivarii Electronice).

Crearea copiilor de pe documente; copie de arhiva, copie de publicare/multiplicare, copie de lucru

În general, se recomanda crearea a cel putin doua copii master, care sa nu fie pastrate împreuna, ci în depozite separate.

Scanarea documentelor pe suport de hârtie

- Asigurarea securitatii documentelor în procesul de scanare tinând cont de vechimea suportilor si starea acestora de conservare;

- Auto-denumirea documentelor scanate în functie de utilizator, data sau alte valori (ex. CNP-ul poate deveni denumirea fisierului în care documentele din dosarul respectiv sunt scanate);

- Posibilitatea scanarii de pagini aditionale în documentele deja existente;

- Prelucrarea imaginilor pentru a se putea elimina zgomotul, îndeparta liniile etc (prelucrarea post emulare a documentelor);

- Îndepartarea automata a paginilor albe;

- Stocarea documnetelor electronice, incluzând imagini, fisiere text, fisiere Excel, Word, PDF, filme, clipuri, AutoCAD si fisiere de sunet în formatul nativ;

- Adaugarea documentelor direct din Windows Explorer;

- Adaugarea documentelor direct din Microsoft Word sau Outlook;

- Importarea de directoare prin drag and drop;

- Conversia documentelor electronice în imagini de arhivat fara a le printa si a le scana;

STOCARE, ARHIVARE

- Locatia documentelor este complet configurabila si poate fi setata oriunde în retea;

- Separarea ierarhiei de stocare de mediul fizic efectiv (posibilitatea indexarii documentelor electronice dupa alte criterii decât cele care stau la baza pastrarii arhivei clasice);

- Suport pentru mediile read-only sau cele portabile (pentru servere si suporti mobili: CD-R, DVD-R);

- Sincronizarea între diferite locatii de stocare;

- Stocarea documentelor în formate non-proprietare, ASCI, PDF, TIFF (asigura portabilitatea datelor- stocarea trebuie realizata într-un format standardizat);

DISTRIBUŢIE

- Suport complet pentru printarea documentelor (posibilitatea de a printa documentele arhivate electronic);

- Trimiterea prin e-mail a documentelor ca fisiere (PDF etc);

- Distribuire si arhivare pe medii optice de stocare;

- CD-uri si DVD-uri cu motor de cautare incorporat pentru acces la documente de pe orice PC.

SECURITATE

- Numai utilizatorii privilegiati pot accesa functiile de administrare;

- Drepturi de acces la nivel de functii, cum ar fi scanare, cautare, import, etc;

- Criptarea documentelor;

- Drepturile de acces pot fi definite la nivelul utilizatorilor sau la nivelul grupurilor de utilizatori;

- Marcaje de securitate la nivelul folderelor sau al documentelor ofera protectie suplimentara;

- Pot fi marcate documente (paragrafe din document) care sa nu poata fi vizualizate de catre alti utilizatori ( gradul de acces asupra datelor cuprinse în documentele D.G.P., în functie de acordul de cooperare cu alte structuri si nivelul de acces al fiecarui utilizator în parte);

- Jurnalizare completa a actiunilor utilizatorilor.

CĂUTARE sI REGĂSIRE

- Câmpurile index asigura regasirea precisa a documentelor;

- Cautari full-text la nivelul întregii baze de date;

- Cautarea de tip fuzzy regaseste cuvintele scrise gresit;

- Salvarea criteriilor de cautare pentru o refolosire ulterioara;

- Criteriile de search pot fi combinate prin operatori logici;

- Cuvintele cautate sunt scoase în evidenta în cadrul documentelor pentru a se arata localizarea lor exacta;

- Rezultatele cautarii pot fi salvate pentru o refolosire ulterioara.

MANAGEMENT sI ARHIVARE

- Interfata de stocare intuitiva;

- Afisarea numelui documentelor, a câmpurilor index ;

- Urmarirea versiunilor documentelor;

- Stabilirea de linkuri între documente;

- Pot fi stabilite foldere publice si private care permit împartirea documentelor cu alti utilizatori;

- Sublinierea textului rezultat în urma cautarii;

- Plasarea de notite "post-it" pe imagini;

- Toate adnotarile nu modifica documentul original;

- Vizualizare de imagini alb-negru si color;

- Editarea textului rezultat în urma operatiei de OCR si ICR.

Echipamentele folosite pentru arhivarea electronica a documentelor din dosarele si mapele de pasapoarte vor trebui sa respecte aceste cerinte atât pentru viabilitatea sistemului post-digitalizare, cât si pentru o corecta abordare a operatiunilor care se vor executa în realizarea proiectului.

Laboratorul de reconditionare si restaurare documente

Cauzele degradarii documentelor

Arhiva analizata cuprinde un fond de dosare personale create în cea mai mare parte pe parcursul secolului XX. Fondul este deschis si are caracter operativ, fiind folosit în mod curent.

Documentele, de regula, foi volante în format A4, sunt grupate în dosare cu sina metalica. Metalul de fixare a documentelor- sina metalica, ace si agrafe- a suferit cel mai adesea procese de oxidare cu pasajul rugii asupra hârtiei.

Suportul grafic al documentelor este în cea mai mare parte format din hârtie industriala produsa în secolul XX din pasta mecanica (fibra de lemn macinata) încleiata în mediu acid. Acest tip de hârtie are o durata de viata, evaluata în literatura de specialitate la cca. 70-100 de ani. Ca urmare, o mare parte dintre documente prezinta semnele unei aciditati ridicate, s-au îngalbenit si au devenit friabile. Asemenea documente au început sa se macine si vor sfârsi ca pulbere, daca nu se întreprind masuri de conservare.

O alta parte dintre documente prezinta degradari mecanice avansate- sifonare, eroziune, sfâsiere, destramare marginala - care pericliteaza integritaea continutului informational.

Pigmentii de scriere sunt în cea mai mare parte reprezentati de cerneala de banda dactilografica (carbon si anilina), cerneala pentru stampile si cerneala comuna de scris. Aceste tipuri de cerneala sunt sensibile la lumina excesiva si la eventuala actiune a apei.

Protectia documentelor implica doua aspecte de conservare: conservarea directa a documentelor originale si conservarea alternativa prin transferul informatiei pe suporturi mai rezistente (ex. prin scanare).

Conservarea directa se executa prin lucrari si tratamente specifice de legatorie, consolidare si restaurare. Pentru aceasta este necesar organizarea unui grup de lucru de 3-5 persoane cu sarcini exprese de legatorie si restaurare.

Consolidarea hârtiei prin tratamente de masa. Asemenea tratamente înlocuiesc lucrarile manuale. În mod concret o anumita cantitate de documente -o sarja de câtiva metri liniari- este introdusa într-o etuva de mare capacitate, prevazuta cu un raft special, apoi în etuva se administreaza sub forma de vapori sau în stare gazoasa o substanta de consolidare care se impregneaza automat în fiecare fila si sporeste proprietatile mecanice ale hârtiei de câteva zeci de ori. Tehnica se aplica în prezent în numeroase tari europene.

Aceasta tehnologie este destul de costisitoare si nejustificabila pentru dimensiunea fondului arhivistic al D.G.P., astfel într-o prima etapa se va realiza o copie electronica a arhivei pentru a se împiedica pierderea documentelor prin deteriorare totala, urmând ca în momentul în care alte institutii din România vor importa aceasta tehnologie, sa beneficiem contractual de aceasta.

Pentru aceste tipuri de documente trebuie asigurata protectia pe timpul scanarii, astfel se vor folosi scanere cu brat superior (overhead scaner) care permit capturarea imaginii din volume legate prin simpla foiletare. Scanerele cu cilindri rotativi sunt contraindicate deoarece pentru lucru se impune desfacerea volumelor legate, calcarea filelor si relegarea volumelor la terminarea operatiunii. Scanerele cu clapa ar fi contraindicate deoarece volumele ar urma sa fie manipulate excesiv. Astfel pentru fiecare imagine preluata din volum sunt necesare un ciclu de miscari ale unitatii arhivistice care îi afecteaza starea fizica: deschidere volum, întoarcere volum cu fata în jos, scanare pagina, întoarcere volum cu fata în sus, întoarcerea filei urmatoare, întoarcere volum cu fata în jos pe platan, s.a.m.d. Astfel pentru fiecare fila se executa 6 operatii. Randamentul este de sase ori mai mic fata de un scaner cu brat superior, unde dosarul sta pe masa aparatului, iar pentru fiecare fila se executa numai miscarea de întoarcere a filei.

În sensul celor prezentate mai sus, laboratorul de reconditionare si restaurare a documentelor va fi dotat cu urmatorul echipament:

1. Masa de restaurare cu blat luminat - 2 buc.-serveste la controlul calitatii lucrarilor si la alte operatiuni de restaurare.

dimensiune min. 1,20x0,8m h=min. 0,7m

blat de sticla

sistem de iluminat pozitionat sub blatul de sticla

2. Foarfeca mecanica (ghilotina) 1 buc. - se utilizeaza la taierea rapida a excesului de margine, dar mai ales la pregatirea pentru scanarea automata .
3. Presa calda - 1 buc. - este utilizata la satinarea (calcarea) hârtiei, în special a celor care au fost tratate umed.
4. Aparatul de uscat - 1 buc.

este utilizat la uscarea hârtiilor;

acesta poate functiona pe principiul circulatiei de aer cald sau pe principiul tamburului cald, comparabil cu cele folosite la uscarea fotografiilor.

5. Pensule din par- 10 buc.
6. Bisturie (cuter) - 5 buc.
7. Foarfeci metalice pentru debitarea hârtiei - 5 buc.
8. Mobilier adecvat activitatilor specifice operatiunii de restaurare (birouri dotate cu borduri pentru a nu cadea si rataci documentele, fisete, scaune etc.) - 1 buc.

SHAPE \* MERGEFORMAT

camera de digitalizare a documentului

DEPOZITUL DE ARHIVĂ

atelierul de reconditionare si restaurare post digitalizare

Arhitectura sistemului informatic de arhivare electronica si management al documentelor

A.     Descrierea sistemului informatic de arhivare electronica si management al documentelor

Sistemul de arhivare electronica si management al documentelor necesare pasaportelor model 1994, 2001 (care face obiectul acestei licitatii) va trebui sa rezolve urmatoarele probleme:

sa asigure scanarea si indexarea mapelor si dosarelor existente;

sa asigure stocarea, consultarea si managementul mapelor si dosarelor existente ;

sa asigure un grad de calitate cât mai înalt al serviciilor pe care institutiile implicate le presteaza fata de persoane;

sa defineasca o solutie tehnica centralizata prin care sa se optimizeze actualele fluxuri informationale atât prin modificarea arhitecturii sistemului cât si prin modificarea in consecinta a bazelor de date;

sa fie în concordanta cu reglementarile legale în vigoare.

B.     Descrierea sectiunilor sistemului informatic de arhivare electronica si management al documentelor

Sistemul informatic national de arhivare si management al documentelor va contine urmatoarele sectiuni:

captura

stocare

comunicatii si retele locale

securitate

administrare

backup

aplicatii

logistica

training

service, mentenanta si suport

În tabelul urmator se vor descrie functionalitatile fiecarei sectiuni:

Specificatiile tehnice minimale pentru echipamentele si produsele software ce sunt precizate în descrierea arhitecturii sistemului informatic sunt prezentate în "Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului informatic".

C.    Sectiunea captura

Solutia informatica trebuie sa asigure:

sa scaneze mapele sau dosarele existente la nivelul SPCEEPS Bucuresti pentru arhivarea online;

sa indexeze mapele sau dosarele existente la nivelul SPCEEPS Bucuresti pentru arhivarea online;

stocarea datelor obtinute prin scanare si indexare în vederea încarcarii în baza centrala;

Captura documentelor se va face în urmatoarele formate:

• pentru document - PDF, color
• pentru poza - color cu o dimensiune 1024x768 dpi, color si va fi formatata de software-ul de arhivare în functie de destinatie si folosinta

Metadatele necesare sistemului sunt:

• documentul scanat (PDF)
• poza persoanei
• CNP
• tipul documentului
• cota unitatii arhivistice

În cadrul sistemului informatic national de arhivare si management al documentelor scanarea si indexarea datelor se vor efectua astfel:

SPCEEPS Bucuresti

pentru arhiva electronica

o        nivel secret de serviciu

S-au identificat urmatoarele necesitati:

complet scanare (CS) compus din:

o        statie conectata la scanner min.2GB memorie,

Sistem de operare Windows Vista;

Soft scanare si procesare de imagine

o        Scanner profesional cu unitate flatbed;

complet indexare (CI) compus din:

o        statie conectata la scanner min.2GB memorie

Sistem de operare Windows Vista;

Soft indexare

complet scanare fara atingere (CSF) compus din:

o        statie conectata la scanner min.2GB memorie,

Sistem de operare Windows Vista;

Soft scanare si procesare de imagine

o        Scanner profesional cu scanare fara atingere;

Pentru alegerea scannerelor se va tine cont de necesarul de pagini pe zi:

pentru arhiva electronica la nivelul SPCEEPS Bucuresti

o        nivel secret de serviciu

Se vor alege trei tipuri de scannere:

Scanner profesional Tip1 - pâna în 10000 pag/zi inclusiv

Scanner profesional cu scanare fara atingere FA - pentru documentele care datorita gradului de deteriorare necesita acest lucru

În functie de tipurile de scanner avem urmatorul tip de complet:

CS - Tip1;

TABEL CENTRALIZATOR COMPLETE

Cerintele tehnice minime ale necesarului acestei sectiuni sunt descrise în detaliu în "Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului informatic".

D.    Sectiunea stocare

Solutia informatica trebuie sa asigure:

sa stocheze la nivelul SPCEEPS Bucuresti datele obtinute prin scanare si indexare în vederea încarcarii în baza centrala;

sa stocheze metadatele (mapele sau documentele în format electronic cât si indecsii creati);

În cadrul sistemului informatic national de arhivare si management al documentelor stocarea datelor se vor efectua la nivelul urmatoarelor structuri, astfel:

SPCEEPS Bucuresti

o        nivel secret de serviciu

DGP

o        nivel secret de serviciu

S-au identificat urmatoarele necesitati:

pentru arhiva electronica - SPCEEPS Bucuresti

o        nivel secret de serviciu

server captura (SC) :

o        server cu arhitectura de tip Intel sau echivalent, minimum 2 procesoare dual-core, minimum 2GB de memorie, cu o configuratie RAID 5 sau superior;

software licentiat:

o        sistem de operare Windows Server ultima versiune disponibila

o        software baze de date SQL Server

soft administrare captura

Capacitatea de stocare (CS) utila serverului de captura, la nivelul SPCEEPS Bucuresti, este:

Capacitatea de stocare aferenta serverelui reprezinta capacitatea necesara stocarii de date (capacitati utile). Aceastea va fi rezultatul unor configuratii de discuri de tip RAID 5 sau superior. Capacitatea de stocare de 5,5 TB va fi ofertata obligatoriu ca storage extern.

pentru arhiva electronica (DGP)

o        nivel secret de serviciu

La nivel central se vor consolida metadatele într-o configuratie de servere centrale pentru arhivare centralizata astfel:

. server de baze de date de tip cluster (SBD):

o       2 noduri (servere) content si proces, în configuratie cluster la nivel hardware, arhitectura RISC 64 biti, a câte minimum 2 procesoare dual-core, memorie 4GB care se vor conecta prin fibra optica la storage printr-un echipament tip SAN switch.

o        1 solutie de stocare interna complet redundanta, cu o capacitate de minim 200 GB utili înainte de formatare.

o       software licentiat per procesoare:

Sistem de operare UNIX, certificat de producatorul sistemului de gestiune a bazei de date;

Oracle Database Enterprise Edition

. server de content si proces de tip cluster (SCP) :

o       2 noduri (servere) content si proces, arhitectura RISC 64 biti, a câte minimum 4 procesoare dual-core, memorie 4GB   care se vor conecta prin fibra optica la storage printr-un echipament tip SAN switch.

o        1 solutie de stocare complet redundanta, cu o capacitate de minim 10 TB utili înainte de formatare, care se va realiza prin upgrade la storage 1 care are specificatiile în Cap. 8 Specificatii tehnice pentru componente.

o       software licentiat per procesoare:

Sistem de operare UNIX;

Software de content management - specificatiile în Cap. 8 Specificatii tehnice pentru componente.

server de aplicatie de tip cluster (SA) :

o       2 noduri (servere) de aplicatie, arhitectura RISC 64 biti, a câte minimum 2 procesoare dual-core, memorie 4GB.

Sistem de operare UNIX;

Software de server de aplicatie

switch multifunctional (SM). Va asigura echilibrarea încarcarii prin intermediul placilor de content switching. Specificatiile tehnice pentru acesta sunt descrise în Cap. 8 Specificatii tehnice pentru componente.

SAN switch SS). Va asigura conexiunea pe fibra optica a clusterelor atât între noduri cât si între ele. Specificatiile tehnice pentru acesta sunt descrise în Cap. 8 Specificatii tehnice pentru componente.

Aceasta configuratie va fi ofertata rack-abila si va fi însotita de rackul corespunzator.

Cerintele tehnice minime ale necesarului acestei sectiuni sunt descrise în detaliu în " Cap. 8 Specificatii tehnice pentru componente".

E.     Sectiunea comunicatii si retele locale

Aceata sectiune trebuie sa asigure conectivitatea tuturor echipamentelor pentru functionarea lor corespunzatoare.

Comunicatiile acestui proiect sunt direct dependente de nivelul de clasificare al datelor care circula prin retele, si se vor folosi astfel:

SPCEEPS Bucuresti

pentru arhiva electronica

o        nivel secret de serviciu

Pâna la acreditarea RCVD-MIRA pentru transportul on-line a informatiilor clasificate secret de serviciu, transportul informatiilor catre sistemul de arhivare central se va face off-line pe discuri optice, care vor fi trimise cu posta speciala. Dupa acreditare, datele secret de serviciu se vor putea transmite on-line pe RCVD-MIRA. Ofertantul are obligatia ca dupa acreditare sa asigure echipamentele de securizare si suportul tehnic necesar pentru transmiterea on-line a datelor, a caror costuri nu vor fi incluse în acest proiect.

DGP

pentru arhiva electronica

o        nivel secret de serviciu

Pâna la acreditarea RCVD-MIRA pentru transportul si accesarea on-line informatiilor clasificate secret de serviciu, transportul informatiilor catre sistemul de arhivare central se va face off-line pe discuri optice, care vor fi trimise cu posta speciala. Dupa acreditare, datele secret de serviciu se vor putea transmite on-line pe RCVD-MIRA. Ofertantul are obligatia ca dupa acreditare sa asigure echipamentele de securizare necesare si suportul tehnic necesar pentru transmiterea on-line a datelor, a caror costuri nu vor fi incluse în acest proiect.

o        nivel date cu caracter personal

Transportul si accesul la date se va face on-line pe RCVD-MIRA care este acreditata la acest nivel.

Deasemenea, pentru SPCEEPS Bucuresti este necesara realizarea unei retele structurate locale pentru nivelul de categorie min.5e 1 Gbps Ethernet. Se vor include toate echipamentele si materialele necesare (rack-uri, switch-uri, patchpanel-uri, canaleturi, prize, etc.) pentru realizarea unei retele structurate în categoria mai sus mentionata.

Cerintele tehnice minime sunt descrise în detaliu în Cap. 8 Specificatii tehnice pentru componente.

F.     Sectiunea securitate

Sistemul informatic national de arhiva electronica se încadreaza în "clasa sistemelor cu securitate critica", deoarece gestioneaza si informatii clasificate. De aceea sectiunea de securitate a acestui sistem trebuie sa implementeze o politica unitara de securizare fizica, informatica si a comunicatiilor pentru întregul sistem.

Principalele arii de securitate ale sistemului pe care va trebui sa le acopere acesta sectiune, vor fi:

securitatea comunicatiilor :

Echipamentele pentru asigurarea securitatii comunicatiei cat si suportul tehnic necesar pentru transmiterea on-line a datelor, vor fi asigurate de integrator. Sistemul de management al arh. Electronice, trebuie securizat pe urmatoarele segmente de comunicatie:

o        comunicatia nod DGP - nod SPCEEPS Bucuresti va fi securizata cu un firewall pentru structura teritoriala mentionata si un switch multifunctional pentru DGP (specificatiile acestor echipamente sunt descrise in cap. 8 - Specificatii tehnice pentru echipamente).

Dupa acreditare, datele secret de serviciu se vor putea transmite on-line pe RCVD-MIRA.

securitatea accesului la sistemul informatic

accesul la sistemul informatic se va face pe baza de user, parola si amprente (statiile si serverele sistemului vor fi dotate cu dispozitive de citire date biometrice - fingerprint pentru autentificare)

Deasemnea, pentru controlul accesului informatic în sistemul national informatic de arhiva electronica se va folosi software-ul de control acces (SCA), specializat în constructia si gestionarea de loguri de securitate a accesului informatic. Acesta va functiona descentralizat, pe serverul de backup captura de la SPCEEPS Bucuresti si DGP, consolidând logurile la nivel central prin transmiterea acestora on-line. Dupa acreditare, consolidarea logurilor se va face on-line pe serverul central de control acces (SCCA) iar solutia va trebui sa se integreze cu Active Directory.

o        server central control acces

server cu arhitectura de tip Intel sau echivalent, minimum 4 procesoare dual-core, minimum 16GB de memorie, cu o configuratie RAID 5 sau superior;

unitate de citire si inscriptionare discuri optice;

software licentiat:

o        sistem de operare Windows Server Enterprise ultima versiune disponibila

o        software de control acces Intrust sau similar

Pentru raportare se va folosi un server de raportare (SR):

server cu arhitectura de tip Intel sau echivalent, minimum 2 procesoare dual-core, minimum 2GB de memorie, cu o configuratie RAID 5 sau superior;

software licentiat:

o        sistem de operare Windows Server Enterprise ultima versiune disponibila

o        software baza de date SQL Server Enterprise

securitatea fizica

Securitatea fizica pentru sediile SPCEEPS - Bucuresti si DGP va fi asigurata prin dotarea fiecarei incaperi din zonele aferente SIC printr-un dispozitiv de inchidere / deschidere electromagnetic iar pentru zona aferenta aceleiasi cladiri se solicita sa existe un echipament de gestionare si control al dispozitivelor respective.

Este obligatoriu ca, in situatii de urgenta (incendii, cutremur, etc.) in care electroalimentarea se opreste accidental sau nu in cladire, din motive de protectie si securitate a personalului, dispozitivele electromagnetice de inchidere/deschidere sa se deblocheze, pentru a nu impiedica evacuarea zonei de catre personal.

Neimplementarea acestei cerinte conduce automat la respingerea ofertei ca fiind neconforma.

securitatea soft-urilor folosite se va asigura printr-o solutie antivirus

Cerintele functionale ale solutiei antivirus sunt urmatoarele:

- Platforma de operare a serverelor este de tip Unix, iar cea a statiilor de lucru este Unix si Windows.

- Din ratiuni de protectie impotriva virusilor informatici, se impune adoptarea unei politici unitare de protejare a statiilor de lucru, serverelor precum si a serverului de e-mail.

- Pentru a îndeplini conditiile minime de securitate la nivelul sistemelor de operare, solutia propusa va include folosirea de servere de antivirus in mediu de retea, cu software compatibil cu sistemele de operare solicitate.

- Aplicarea patchurilor de securitate pe statiile din sistem se va realiza centralizat prin intermediul softului de administrare instalat pe serverul de patch.

Specificatiile solutiei antivirus sunt prezentate în Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului. Ofertantul va trebui sa asigure update-ul de licenta antivirus pentru sistemul national de arhiva electronica;

Cerintele tehnice minime ale necesarului acestei sectiuni sunt descrise în detaliu în "Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului".

G.    Sectiunea administrare

Administrarea întregului sistem informatic de arhiva electronica se asigura astfel:

administrarea coerentei datelor :

Coerenta datelor se va efectua de catre personalul specializat cu ajutorul consolelor de administrare si al softurilor aferente acestora, fiind necesare statii de lucru pentru coerenta datelor (SCD).

administrare captura :

Pentru administrarea sistemelor de captura se va folosi un software de administrare captura care se va instala pe fiecare server de captura iar la nivel central pe un server administrare captura (SAC);

o        server administrare captura:

server cu arhitectura de tip Intel sau echivalent, minimum 2 procesoare dual-core, minimum 4GB de memorie, cu o configuratie RAID 5 sau superior;

unitate de citire si inscriptionare discuri optice;

software licentiat:

o        sistem de operare Windows Server ultima versiune disponibila

o        software administrare captura

o        software inscriptionare si citire discuri optice

Cerintele tehnice minime ale necesarului acestei sectiuni sunt descrise în detaliu în Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului.

H.    Sectiunea backup

Sectiunea de backup trebuie sa aiba urmatoarele functionalitati:

sa asigure 100% integritatea datelor stocate;

sa asigure 24 din 24 ore disponibilitatea datelor pentru sistemele centrale de arhivare.

Backup-ul sistemului informatic de arhiva electronica este esential pentru a asigura integritatea si disponibilitatea datelor si trebuie asigurat pentru majoritatea sectiunilor componente ale sistemului.

Considerente si cerinte asupra sectiunii de backup

backup gestiune se va realiza astfel:

o        server backup-arhivare   captura (SBK) pentru SPCEEPS Bucuresti

server cu arhitectura de tip Intel sau echivalent, minimum 2 procesoare dual-core, minimum 2GB de memorie, cu o configuratie RAID 5 sau superior;

unitate de citire si inscriptionare discuri optice;

software licentiat:

o        sistem de operare Windows Server ultima versiune disponibila

o        software inscriptionare discuri optice

o        software de control acces Intrust sau similar

Ofertantul va prezenta o politica de backup pentru datele de captura, politica al carui rezultat trebuie sa fie 2 copii a metadatelor pe discuri optice: una se pastreaza la nivel local iar una se trimite la DGP. Tot pe aceste discuri optice se inscriptioneaza si logurile de securitate.

o        La nivelul sistemului de arhivare central, solutia de backup pe unitate de banda cu server pentru gestiune automata a magaziei de benzi si software-ul de copiere automata pe banda corespunzator. cs Pentru solutia de backup pe unitate de banda cu server pentru gestiunea automata a magaziei de benzi integratorul va propune si o politica de backup care va pune la dispozitie, în fiecare luna, un backup full pentru o alta locatie în afara Bucurestiului.

backup securitate: pentru echipamentele de tip switch multifunctional, backup-ul va fi asigurat prin sectiunea de service si suport prin prevederea unui timp cât mai scurt de înlocuire a echipamentului defect. Ofertantul va detalia modalitatea prin care va fi în masura sa garanteze un timp scurt de interventie.

Cerintele tehnice minime ale necesarului acestei sectiuni sunt descrise în detaliu în " Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului".

I.        Sectiunea aplicatii

În cadrul sistemului informatic de arhivare electronica ofertantul va realiza urmatoarea dezvoltare:

• sa realizeze arhitectura de baza de date pentru stocarea metadatelor;
• sa transporte pozele persoanelor din baza de date centrala de pasapoarte în sistemul de arhivare central (în filesysteme-le de content management)

• sa realizeze un modul de vizualizare a dosarelor si mapelor persoanelor detinatori de pasapoarte si sa-l integreze în aplicatia de emitere si gestionare a pasapoartelor românesti;
• sa realizeze corelatia cu baza de date Espas si sa implementeze informatiile neexistente în baza de date nationala de pasapoarte;
• sa se coreleze metadatele dupa CNP-ul persoanei, cu verificarea în bazele nationale iar acolo unde persoana nu este detinator de CNP sa se atribuie unul ca ID în bazele de date informatice;
• sa dezvolte 10 fluxuri interne de management al documentelor;
• sa transfere în totalitate drepturilor de proprietate ce le detine asupra softurilor de aplicatie dezvoltate pentru acest proiect, catre beneficiari, la un termen convenit împreuna;
• sa transfere codurile sursa ale softurilor de aplicatie dezvoltate pentru acest proiect;
• sa includa o faza de analiza a sistemului curent si sa furnizeze un document de analiza detaliata pentru   aplicatie;
• sa  prezinte o propunere de  plan de proiect detaliat privind activitatile de punere in functiune, testare, elaborare aplicatie cu toate fazele si livrabilele aferente (analiza, arhitectura, plan de testare, asigurarea calitatii, etc.)
• sa includa procesul de arhivare a mapelor în solutia oferita si sa-l integreze în procesele de verificare anterioare eliberarii pasaportului
• sa puna la dispozitia beneficiarului toata documentatia tehnica de elaborare a noii aplicatii;
• sa implementeze mecanisme speciale de audit a utilizatorilor sistemului;

J.      Sectiunea logistica

Aceasta sectiune se refera la elementele de suport si de asigurare a amenajarilor si respectiv materialelor necesare functionarii normale a sistemului.

Astfel, se diferentiaza cerinte privind

• Asigurarea mobilierului necesar si totodata adecvat exploatarii pentru fiecare complet sau statie din sistem în concordanta cu dimensiunile spatiilor disponibile si în asa fel încat pentru fiecare persoana care are locul de munca în spatiul respectiv sa fie asigurata o suprafata de 6 mp.

Tipul de mobilier necesar este:

complet birou cu sertare (minim doua), corp mobil cu sertare si scaun de birou metalic mobil cu spatar si mânere ;

dulap special de depozitare discuri optice (DSDDO)

se va asigura un numarul de 1500 discurile optice si 500 benzi magnetice astfel încât sa acopere necesitatile de stocare ale acestui proiect

Cerintele tehnice minime ale necesarului acestei sectiuni sunt descrise în detaliu în "Cap.8. Specificatiile tehnice pentru componentele sistemului".

K.     Sectiunea training

Integratorul va trebui sa asigure:

cursuri pentru specialistii IT care vor întretine si vor dezvolta ulterior sistemul:

o        cursuri software scanare, indexare si administrare captura - 5 persoane

o        cursuri metodologie conversie - 10 persoane

o        cursuri content management si proces - 20 persoane

o       

L.      Sectiunea service, mentenanta si suport

Referinte de conformitate legislativa si procedurala de implementare a proiectului

integratorul are obligatia sa implementeze, pe toata perioada contractului, toate standardele si reglementarile nationale Legea 135/2007, Legea 16/1996 republicata si ale UE Model Requirements For The Management Of Electronic Records (MoReq2 v.2007), referitoare la arhivarea electronica;

integratorul va respecta reglementarile legislative în vigoare privind achizitiile prin contracte clasificate si va prezenta certificatul ISO/IEC 27001:2005 sau echivalent, care confirma certificarea sistemului de management al securitatii informatiei

integratorul va respecta reglementarile legale, generale si specifice, referitoare la protectia muncii si anume Legea nr. 90/1996 cu modificarile si completarile ulterioare si Normele Generale de Protectie a Muncii aprobate cu Ordinul Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale nr. 508/2002 si Ordinul Ministerului Sanatatii si Familiei nr. 933/2002;

integratorul va respecta reglementarile legale, generale si specifice, referitoare la stingerea incendiilor si la protectia mediului si anume Ordonanta Guvernului nr. 60/1997 privind apararea impotriva incendiilor aprobata cu modificari de Legea nr. 212/1997 cu modificarile si completarile ulterioare si Normele Generale de prevenire si stingere a incendiilor aprobate cu Ordinul Ministerului Administratiei si Internelor nr. 775/1998;

derularea contractului va cuprinde doua etape si anume: în prima etapa (pilot) - implementarea sistemelor de captura la nivelul SPCEEPS Bucuresti si a sistemelor de arhivare centrala, iar in a doua etapa - extinderea proiectului pilot la nivel national;

integratorul trebuie sa se angajeze ca va avea disponibilitatea upgradarii sistemului în cazul în care apar standarde noi, costurile respective nefiind incluse în proiectul curent;

integratorul în cadrul ofertei va prezenta Metodologiile, procedurile operationale de verificare a calitatii si de asigurare a protectiei si securitatii documentelor în timpul efectuarii operatiunilor de manipulare care trebuiesc implementate în cadrul proiectului. Acesta va trebui sa demonstreze functionalitatea acestora;

integratorul trebuie sa asigure echipamentele si software-ul pentru implementarea în etape a sistemului de arhivare electronica la nivelul întregii tari, pentru toate formatiunile existente astfel:

o        prima etapa (pilot) - se va instala sistemul de captura la nivel SPCEEPS Bucuresti, si se va implementa sistemul de arhivare centrala.

o        a doua etapa - se va realiza extinderea poiectului pilot la nivel national;

integratorul trebuie sa achizitioneze echipamente de comunicatie si de securitate specifice, pentru asigurarea compatibilitatii cu sistemul existent de comunicatie si de securitate al MIRA;

integratorul trebuie sa aiba disponibilitatea achizitionarii de alte echipamante hardware si alt software care se dovedesc necesare completarii solutiei tehnice pentru îndeplinirea conditiilor functionale ale sistemului descrise în acest caiet de sarcini;

integratorul trebuie sa asigure instalarea, conectivitatea si interoperabilitatea pentru toate echipamentele sistemului precum si functionabilitatea acestora prin includerea în oferta tehnica a tuturor modulelor hardware si software necesare

integratorul trebuie sa asigure instalarea si configurarea echipamentelor si a produselor software, precum si punerea în functiune a întregului sistem de arhivare electronica

politica de securitate a acestui sistem va fi compatibila si nu va contraveni politicii de securitate a MIRA

integratorul va achizitiona echipamentele de comunicatii si securitate specificate în cadrul acestui proiect, care sa poata fi pe deplin integrate actualei solutii de comunicatii existente la nivelul MIRA;

Fluxul informational

Transpunerea documentelor din format clasic în format electronic se realizeaza la nivelul SPCEEPS Bucuresti respectând urmatorii pasi:

Documentele sunt prelucrate din punct de vedere arhivistic în scopul transpunerii acestora în format electronic;

Transpunerea în format electronic se realizeaza cu ajutorul scaner-elor speciale (tipul scaner-ului se alege în functie de calitatea hârtiei) si al Statiilor de Captura;

Dupa scanare, documentele migreaza prin retea catre Server-ul local de Captura;

Cu ajutorul statiilor de indexare documentelor scanate li se atribuie metadatele corespunzatoare;

Documentele scanate si indexate aflate pe Server-ul local de Captura migreaza on-line prin RCVD sau off-line pe suport optic/magnetic catre Serverul Central aflat in locatia D.G.P., constituindu-se astfel Arhiva Electronica.

În Server-ul de Management al Documentelor se retin toate metadatele necesare interogarii bazei de date.

Interogarea bazei de date se realizeaza prin RCVD, cu ajutorul unui portal WEB securizat, atât de clientii interni(SPCEEPS, DGP) cât si de cei externi (IGPF, etc) pe baza de "user" si "password".