DOCUMENTAREA LUCRĂRILOR DE AUDIT
1. Dosarul exercitiului
Dosarul exercitiului cuprinde toate elementele unei misiuni, a caror utilitate nu depaseste exercitiul controlat; el permite asamblarea tuturor lucrarilor, de la organizarea misiunii la sinteza si formularea raportului.
Dosarul exercitiului este indispensabil pentru:
mai buna organizare si control ale misiunii;
documentarea lucrarilor efectuate, deciziilor luate si asigu
rarea ca programul
s-a derulat fara omisiuni;
înlesnirea muncii în echipa si supervizarea lucrarilor date
la colaboratori;
justificarea opiniei emise si redactarea raportului.
Continut. în mod uzual, acest dosar cuprinde: . planificarea misiunii:
programul general de lucru;
note asupra
utilizarii lucrarilor de control efectuate
de catre altii (auditori interni,
diversi specialisti);
datele si duratele vizitelor, locurile de interventie;
compunerea echipei;
data pentru emiterea raportului;
buget de timp si realizarea lui;
Initiere în auditul situatiilor financiare ale unei entitati
supervizarea lucrarilor:
note asupra studierii dosarelor si stabilirea solutiilor
la problemele ridicate;
aprobarea tuturor deciziilor importante care pot afecta
planificarea, programul
lucrarilor, executarea lucra
rilor, concluziile lucrarilor, continutul raportului;
aprecierea controlului intern:
evaluarea punctelor tari, punctelor slabe si
a zonelor
de risc;
-foi de lucru privind: bazele de stabilire a sondajelor asupra functionarii sistemelor, detalii asupra sondajelor efectuate;
-comentarii asupra anomaliilor descoperite;
obtinerea de elemente probante:
-program de control;
-foi de lucru cuprinzând: obiectivul, detalii asupra lucrarilor efectuate, eventuale comentarii, concluzii;
-documente sau copii de documente de la întreprindere sau terti, justificând cifrele examinate;
-detalii asupra lucrarilor efectuate asupra situatiilor financiare: comparatii si explicatii ale variatiilor, concluzii;
-sinteza generala a rezultatelor pe diferite etape ale misiunii si tratarea distincta a punctelor care ar putea avea o influenta asupra deciziei de certificare;
-foi de lucru cu privire la faptele delictuale.
Dr. ec. Marin Toma
Dosarul exercitiului este bine
sa fie împartit pe sectiuni (parti) pentru a usura utilizarea sa. în general se
foloseste o împartire în 10
sectiuni (parti) simbolizate de la A la J, astfel:
EA (dosarul exercitiului, Sectiunea A) intitulata "Accep
tarea misiunii"
contine documente referitoare la acceptare
sau mentinerea
misiunii de audit, cum ar fi: chestionarul
de acceptare (cunoasterea globala a
întreprinderii, exis
tenta unor riscuri etc), scrisoarea
catre predecesor, cores
pondenta cu clientul, fisa de acceptare sau de mentinere a
misiunii, alte corespondente cu
organismele profesionale,
cu organismele de bursa si scrisoarea de misiune sau con
tractul de prestari servicii de
audit.
EB (dosarul exercitiului, Sectiunea B) intitulata "Sinteza
misiunii si
rapoarte" contine documente precum: elemente
de sinteza ale
misiunii (sinteza, rezumatul ajustarilor, lista
punctelor în suspensie,
situatiile financiare certificate, eve
nimente posterioare,
balante, declaratii ale conducerii
întreprinderii),
elemente de gestiune si organizare (buget
si planificare,
onorarii), si rapoarte (raport general, rapoar
te speciale, raport
conturi consolidate, alte rapoarte).
EC (dosarul exercitiului, Sectiunea C) intitulata "Orientare
si
planificare" contine documente (foi de lucru) care se
refera la:
cunoasterea generala a întreprinderii, evaluarea
unor riscuri inerente
la nivelul de ansamblu al situatiilor
financiare, mediul
general de desfasurare a controlului
intern si planul
de misiune; natura, calendarul si întinderea
procedurilor de audit, pragul de
semnificatie.
ED (dosarul exercitiului, Sectiunea D) intitulata "Evalua
rea riscului legat de
control" contine elemente precum:
documentatie de
evaluare a controlului intern (sondaje
asupra functionarii controlului intern, analiza separarii
Initiere în auditul situatiilor financiare ale unei entitati
functiilor, sinteza evaluarii riscurilor legate de control), documentatia si listele de proceduri si concluziile asupra evaluarii riscului legat de control.
EE (dosarul exercitiului, Sectiunea E) intitulata "Controale substantive" contine elemente precum: programul de control, programele de munca pe fiecare membru al echipei, foi de lucru continând examenul analitic, foi de lucru pe fiecare element patrimonial de activ si de pasiv, natura de cheltuieli sau natura de venituri.
EF (dosarul exercitiului Sectiunea F) intitulata "Utilizarea lucrarilor altor profesionisti" contine documente referitoare la programul de lucru al fiecarui specialist.
EG (dosarul exercitiului, Sectiunea G) intitulata "Verificari si informatii specifice" cuprinde documente referitoare la aspecte specifice solicitate expres prin reglementari pentru întreprinderea auditata (de exemplu, facilitati fiscale, regimuri de subventie etc).
EH (dosarul exercitiului, Sectiunea H) intitulata "Lucrarile de sfârsit de misiune" cuprinde documente precum: chestionarul de sfârsit de misiune, chestionarul de evenimente posterioare închiderii exercitiului.
EI (dosarul exercitiului, Sectiunea I) intitulata "Interventii cerute prin reglementari diverse" cuprinde documente referitoare la operatiuni privind miscarea capitalului, operatiuni de emisiune de titluri, operatiuni privind dividendele etc.
EJ (dosarul exercitiului, Sectiunea J) intitulata "Controlul conturilor consolidate" cuprinde toate documentele elaborate în cadrul etapelor misiunii de audit de baza, cu referire la conturile consolidate.
Dr. ec. Marin Toma
2. Dosarul permanent
Unele informatii si documente primite sau analizate în cursul diferitelor etape ale misiunii pot fi folosite pe toata durata mandatului. Ele nu au deci nevoie sa fie cercetate în fiecare an. Clasarea lor într-un dosar separat, dosarul permanent, permite utilizarea lor ulterioara dupa aducerea sa la zi.
Dosarul permanent permite deci evitarea repetarii în fiecare an a unor lucrari si transmiterea de la un exercitiu la altul a elementelor de cunoastere a întreprinderii.
Elementele caracteristice continute de dosarul permanent sunt:
fisa de prezentare
scurt istoric al întreprinderii
organigrame
persoanele care angajeaza întreprinderea
situatiile financiare ale ultimelor exercitii
note asupra organizarii sectorului de activitate, productie etc.
note asupra statutului
procese verbale ale CA si AG
lista actionarilor sau asociatilor
structura grupului
contracte, asigurari
Dosarul permanent se organizeaza în sectiuni (parti) care usureaza clasarea documentelor si consultarea lor. Fiecare sectiune poate fi materializata printr-un despartitor comportând un sumar al continutului. Ţinerea la zi se efectueaza pe sumar, indicând data introducerii documentului.
Initiere în auditul situatiilor financiare ale unei entitati
Dosarul permanent se subdivide în 7 sectiuni pentru a facilita lectura si controlul din partea organismului profesional, dupa cum urmeaza:
PA (dosarul permanent, Sectiunea A) intitulata "Generali
tati"
cuprinde documente precum: fisa de prezentare a
clientului, istoric,
organizarea generala, documentatii des
pre client (brosuri, extrase din presa etc), fisa de acceptare
si de
mentinere a misiunii etc.
PB (dosarul permanent, Sectiunea B) intitulata "Docu
mente privind controlul intern" care cuprinde: rapoarte
asupra controlului
intern (interne ale întreprinderii, efec
tuate de alti
experti si întocmite de auditor), sinteze privind
aprecierea (evaluarea)
controlului intern etc.
PC (dosarul
permanent, Sectiunea C) intitulata "Situatii
financiare si rapoarte privind
exercitiile precedente" con
tine: situatiile financiare
ale exercitiilor precedente, rapor
tari intermediare, programele de
control din exercitiile
precedente, rapoartele de audit, rapoarte speciale si alte
rapoarte privind exercitiile
precedente.
PD (dosarul permanent, Sectiunea D) intitulata "Analize
permanente"
cuprinde diverse lucrari de analiza clasate
pe elemente ale
situatiilor financiare.
PE (dosarul
permanent, Sectiunea E) intitulat "Fiscal si
social" contine declaratii
fiscale si alte aspecte fiscale ale
întreprinderii, precum si aspecte sociale (contracte colec
tive, contracte sociale) etc.
PF (dosarul
permanent, Sectiunea F) intitulat "Juridice"
contine documente referitoare la
contracte principale, con
ventii, lista asociatilor,
extrase din procese verbale ale
AGA sau CA, extrase din actele
constitutive ale întreprin
derii etc.
Dr. ec. Marin Toma
PG_ (dosarul permanent, Sectiunea G)
intitulat "Interve-
nanti externi" care contine documente referitoare la
alti
auditori ai întreprinderii, avocatii
întreprinderii, expertul
contabil care asigura
asistenta contabila si fiscala a între
prinderii etc.
Pentru a-si îndeplini rolul de informare, dosarul permanent trebuie:
tinut la zi;
sa fie eliminate informatiile perimate;
sa nu contina documentele voluminoase ale întreprinderii
(ci numai extrasele
necesare).
De fiecare data când se lucreaza asupra unor posturi din situatiile financiare sau în alte domenii auditorul poate:
corecta daca informatii privind subiectul respectiv se ga
sesc în dosarul
permanent;
prevedea aducerea la zi a dosarului permanent.
|
