eliberarea de duplicate si reconstituirea actelor notariale
In unele cazuri datorate pierderii, necesitatii depunerii actului original la anumite institutii sau altor situatii asemanatoare, partile au interesul recuperarii acestor acte.
Duplicatul consta intr-o reproducere, cuvand cu cuvant, a cuprinsului actului si a incheierii prin care s-a constatat intocmirea inscrisului 333g66d original. De asemenea, trebuie sa precizam ca in locul semnaturilor originale se va mentiona numele si prenumele fiecarui semnatar.
Astfel, conform Dictionarului de drept privat, duplicatul este : „copie de pe un inscris notarial, a carui eliberare se face la cererea partii interesate, care a participat la acest act notarial si a succesorilor sai, de catre organul care a intocmit inscrisul notarial original, citandu-se in acest scop partile. Daca una din partile care au participat la actul autentic sau vreun succesor al ei se opune la emiterea duplicatului, eliberarea acestuia se va putea face, fara citarea partilor, numai pe baza hotararii judecatoresti date in acest sens. Duplicatul are aceeasi forta probanta ca si originalul.”
Subscriem la aceasta definitie, facand o singura precizare : duplicatul nu este o copie, ci un alt act original. Daca ar fi doar o simpla copie ar insemna ca de pe ea nu se pot obtine copii legalizate, intrucat potrivit dispozitiilor Art. 1188 din Codul Civil „copiile copiilor nu au nici o putere probatoare.”
In cazul existentei in arhiva biroului notarial a originalului actului, cererea de eliberare a duplicatului va fi solutionat potrivit Art. 97 din Legea nr. 36/1995, astfel :
“La cererea partii, notarul public poate elibera un duplicat al unui act original aflat in arhiva sa. In acest scop notarul public va cita toate partile sau, dupa caz, pe succesorii acestora.
In textul duplicatului se reproduce cuvant cu cuvant atat cuprinsul inscrisului, cat si cel al incheierii prin care s-a incuviintat intocmirea inscrisului original. In locul semnaturii originale se mentioneaza numele de familie si prenumele fiecarui semnatar.
Duplicatul are aceeasi forta probanta ca si inscrisul original.
Competenta eliberarii duplicatelor de pe actele emise de notariatele de stat sau alte organe cu activitate notariala apartine institutiei care a preluat arhiva acestora. “
Competenta de solutionare revine doar notarului public in biroul caruia s-a intocmit acel act.
Daca respectivul act nu mai exista, notarul public care a instrumentat cazul va putea dupa citarea partilor si cu ajutorul acestora sa reconstituie actul.
In cadrul incheierii notarul public va mentiona :
identitatea partilor ;
mentiunea luarii cosimtamantului acestora ;
determinarea inscrisului ce face obiectul reconstituirii sau eliberarii de duplicat ;
numarul de exemplare eliberate.
In cazul eliberarii de duplicate incheierea se va realiza intr-un singur exemplar si va fi depusa in arhiva biroului notarial.
Daca partile nu cad de acord sau din alte motive, reconstituirea sau emiterea duplicatului nu se poate face de catre notarul public, competenta de solutionare a cererii revine judecatorului ce are in circumscriptia sa biroul notarial.
In vederea indeplinirii procedurii duplicatului, notarului public ii revine obligatia de a cita partile sau, dupa caz, pe succesorii acestora, cu exceptia cazului in care actul sau procedura se refera la o singura persoana sau ambele parti sunt prezente; in aceasta situatie eliberarea duplicatului se face de indata.
In cazul in care partile interesate nu se pot prezenta personal, cererea se poate adresa de mandatarul lor, imputernicit in acest scop prin procura speciala.
Se impun cateva precizari legate de prezenta si acordul partilor. Astfel, daca o parte nu se prezinta desi a fost legal citata, notarul va putea dispune eliberarea duplicatului, mentionand lipsa ei si faptul ca nu a trimis o opozite la eliberarea duplicatelor in incheiere.
Alta situatie o reprezinta cand una din parti nu este de acord cu eliberarea duplicatului, din diferite motive. Intrucat procedurile notariale sunt necontencioase, daca exista neintelegeri, notarul public nu va putea elibera duplicatul. Totusi, el este tinut sa dea partilor o incheiere de respingere prin care isi motiveaza refuzul.
Cel interesat de eliberarea duplicatului are posibilitatea de a se adresa instantei judecatoresti, singura in masura sa dispuna.
Cand partile nu se opun, notarul va proceda la eliberarea duplicatului cu respectarea dispozitiilor Art. 55 si 97 din Legea nr. 36/1995. Astfel, actul eliberat se va numi Duplicat, iar in cuprinsul acestuia se va reda inscrisul original si incheierea prin care s-a dispus intocmirea lui. In locul semnaturii originale, se mentioneaza numele si prenumele fiecarei parti si ale notarului care a incheiat actul. Desi cele doua texte de lege nu o mentioneaza expres, notarul public este obligat sa continue procedura prin redactarea incheierii de eliberare a duplicatului, cerinta impusa de Art. 49 din Lege. De asemenea in incheiere se vor mentiona plata taxelor si a onorariului aferent pentru aceasta procedura.
O problema care se pune este daca se pot elibera duplicate de pe toate actele indeplinite de notarul public sau numai de pe cele autentificate.
Art. 55 si 97 din Legea nr. 36/1995 se refera la eliberarea duplicatului dupa acte originale. Aceasta conditie o indeplinesc majoritatea actelor instrumentate de notarul public : autentificarea inscrisurilor redactate de notarul public, de parte personal sau de avocat; procedura succesorala notariala; certificarea unor fapte, in cazurile prevazute de lege; primirea in depozit a inscrisurilor si documentelor prezentate de parti; actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin si al cecurilor.
Exista insa si proceduri care au un caracter de dependenta, accesoriu fata de un inscris, uneori prezentat de parte, ca de exemplu: darea de data certa; legalizarile de copii sau traduceri ori legalizarile de semnatura. Intrucat solicitantul nu le mai detine, s-ar putea sustine ca exista interesul ca si in aceste ultime situatii sa se elibereze duplicate. Totusi, consideram ca in aceste situatii procedura duplicatului nu se poate indeplini intrucat actelor respective le lipseste o conditie esentiala prevazuta de lege : sa fie original, adica intocmit in totalitate de notarul public. De exemplu, Art. 1188 Cod Civil dispune ca o copie legalizata face dovada si in situatia in care originalul nu mai exista. Acest efect se datoreaza faptului ca a fost instrumentata conform procedurii stabilite de lege. Daca actul original care a stat la baza eliberarii copiei dispare se impune reconstituirea lui si nu eliberarea unui duplicat de pe copie.
Desi este o procedura rar intalnita in activitatea notarului public, reconstituirea actelor notariale isi are rolul sau. Persoanele care au incheiat acte disparute in totalitate fara sa fi ramas vreun exemplar original la parti sau in arhiva notariala, prin intermediul ei vor putea sa faca dovada continutului lor si, pe cale de consecinta, vor beneficia de efectele pe care acestea le produc.
Reconstituirea actelor notariale este reglementata in Art. 54 din Legea nr. 36/1995 “Actele care au disparut fara a mai fi ramas un exemplar original se reconstituie la cerere, prin incheiere, pe baza acordului partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora. Reconstituirea se face la biroul notarului la care s-a intocmit actul.
Reconstituirea se face la cerere pe baza acordului partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora. Procedura reconstituirii se poate realiza astfel cum dispune si Art. 98 alin. (1) din Legea nr. 36/1995, numai in situatia disparitiei „unui act din care nu mai exista nici un exemplar original”. Legislatia actuala nu ofera elemente suficiente privitoare la modul de reconstituire a actelor notariale. Astfel, Legea nr. 36/1995 se completeaza cu dispozitiile Codului de procedura civila.
In lipsa acordului partilor reconstituirea actelor disparute
se va face de judecatoria in circumscriptia careia isi
are sediul biroul notarial care a intocmit actul, in conformitate cu
dispozitiile din Codul de procedura civila.
In cazul in care actul
disparut a fost intocmit de alte institutii cu activitate notariala,
reconstituirea se face de judecatoria in circumscriptia careia isi are sediul
institutia care a intocmit acel act sau se afla
domiciliul ori sediul uneia dintre parti, dupa caz.”
Potrivit Art. 98 din Legea nr. 36/1995 “In situatia disparitiei unui act din care nu mai exista nici un exemplar original se va proceda, la cererea si cu acordul partilor, la reconstituirea acelui act.
Reconstituirea se va face la biroul notarului public unde s-a intocmit actul, cu citarea tuturor partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora.
In cazul in care actul disparut a fost intocmit de alte organe cu activitate notariala, reconstituirea se face de judecatoria in raza careia si-a avut sau isi are sediul organul care a intocmit actul, in conditiile prevazute la alineatele precedente. “
Pentru refacerea actelor disparute notarul public va putea folosi copiile legalizate aflate in posesia partilor ori a altor persoane sau autoritati. Actele refacute tin locul originalelor pana la gasirea acestora (Art. 583 alin. 5 din Codul de Procedura Civila).
Reconstituirea se face la cerere pe baza acordului partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora. Procedura reconstituirii se poate realiza astfel cum dispune si Art. 98 alin. (1) din Legea nr. 36/1995, numai in situatia disparitiei „unui act din care nu mai exista nici un exemplar original”. Legislatia actuala nu ofera elemente suficiente privitoare la modul de reconstituire a actelor notariale. Astfel, Legea nr. 36/1995 se completeaza cu dispozitiile Codului de procedura civila.
Codul de procedura civila reglementeaza in Art. 583 refacerea inscrisurilor si hotararilor disparute. In legatura cu aceasta procedura se pot remarca urmatoarele :
competenta sa refaca inscrisurile sau dosarele disparute intr-o pricina in curs de judecata este, in principiu, chiar instanta investita cu judecarea pricinii (Art. 583 alin. 1) ;
instanta va fixa un termen si va cita partile si, dupa caz, martorii si expertii. Citarea partilor este obligatorie. Instanta ii va cita pe toti participantii la judecata doar cand se tinde la refacerea intregului dosar ori a unui inscris intocmit pe baza declaratiilor martorilor si expertilor ;
la refacerea dosarului pot fi folosite copii legalizate de pe inscrisurile disparute ce se afla la parti ori la alte persoane sau autoritati ;
actul prin care se finalizeaza procedura refacerii este o incheiere prin care cererea de refacere, dupa caz, se admite sau se respinge ;
inscrisurile astfel refacute tin locul originalelor pana la gasirea acestora.
Daca hotararea atacata cu apel nu poate fi refacuta de instanta de fond, in conditiile Art. 584 alin. 1 din Codul de procedura civila, se va reface de catre instanta de apel sau instanta de apel va rejudeca din nou pricina in fond.
In privinta refacerii hotararilor, Art. 584 din Codul de procedura civila stabileste, cu caracter imperativ, o anumita ordine a mijloacelor folosite in acest scop. Astfel, hotararea se reface, cu prioritate, dupa cel de-al doilea exemplar pastrat la mapa de prima instanta. Apoi, daca si acest exemplar a disparut se folosesc copii legalizate de pe hotararea aflata la parti sau la alte persoane.
Instanta va putea dispune sa se comunice prin intermediul unui ziar mai raspandit, cu aratarea ca orice persoana care detine o copie de pe hotarare sa o depuna la grefa instantei.
Daca dosarul, inclusiv hotararea, nu se pot reface in conditiile aratate mai sus, instanta de apel va rejudeca din nou pricina in fond. Pentru noua judecata a cauzei, partile sunt obligate sa faca dovada ca intre ele a existat litigiul ce face obiectul rejudecarii si ca acesta a fost solutionat prin hotarare judecatoreasca. Dovada se va face cu orice inscrisuri sau extrase din registrele ori din alte evidente ale instantei judecatoresti sau ale altor autoritati.
Intrucat in aceasta ultima situatie dosarul sau hotararea nu mai pot fi refacute si se procedeaza la o noua rejudecare a cauzei, solutia ce se va pronunta va fi o decizie (iar nu o incheiere) susceptibila de recurs, pentru ca instanta de apel judeca pricina in fond.
Am considerat util sa redam prevederile in materie ale Codului de procedura civila intrucat, asa cum am mai precizat, acestea se completeaza cu prevederile Legii nr. 36/1995.
Competenta de reconstituire a actelor notariale apartine notarului public de la locul unde s-a intocmit actul, cu citarea partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora.
Consideram ca in prezent aceasta competenta s-a extins si la reconstituirea certficatelor de mostenitor eliberate de fostele notariate de stat, precum si actele autentice incheiate de acestea.
Reconstituirea se va face cu prioritate dupa copiile legalizate ale actelor, prezentate de parti. In lipsa acestora, prevederile Art. 584 alin. 2 sunt aplicabile in sensul ca notarul public va putea dispune sa se comunice prin intermediul unui ziar mai raspandit, cu mentiunea ca orice persoana care detine o copie de pe actul notarial sa o depuna la registratura biroului notarial.
Daca nici dupa acest demers nu se poate obtine copia actului initial, atunci se va proceda la reconstituirea dosarului succesoral sau a documentatiei care a stat la baza autentificarii actului.
Pentru aceasta, partile sun obligate sa faca dovada ca intre ele s-a incheiat actul a carui reconstituire o solicita. Dovada se face doar cu inscrisuri sau extrase din registrele notariale. Notarul public va putea dispune, dupa caz, citarea unor martori sau experti.
Pana la termenul fixat, notarul public va lua masuri pentru a verifica daca in registrele notariale exista mentiuni referitoare la actul a carui reconstituire se solicita.astfel, in cazul reconstituirii unui certificat de mostenitor, din registrul succesoral in care acesta s-a inregistrat se pot identifica: numele defunctului, numarul de inregistrare al dosarului, numarul de certificat de mostenitor sau legatar, taxele percepute si orice alte date ar mai cuprinde acest registru. Din verificarea condicii de termene se poate identifica numarul de certificat de mostenitor sau legatar si data eliberarii lui.
In registrul de renuntari si acceptari sub beneficiu de inventar sunt identificate presoanele care au optat in acest mod si numarul actelor autentice continand respectiva optiune succesorala.
In cazul reconstituirii unui act autentic, registrul general al actelor notariale din anul respectiv va identifica numarul de inregistrare si de autentificare, numele partilor, felul actului, taxele percepute si eventual daca s-a incheiat in afara sediului.
De asemenea, partile vor depune un istoric de rol fiscal din care sa rezulte numele celor care apar in evidentele fiscale si actele in baza carora au fost inregistrati, dovada platii impozitelor etc. Din aceasta sursa s-ar putea obtine si copia actului disparut.
Pentru terenurile agricloe, partile vor depune dovezi rezultate din cercetarea registrului agricol.
In toate cazurile, trebuie verificate registrele de transcriptiuni si inscriptiuni imobiliare si cartea funciara, inclusiv mapele care contin acte in baza carora s-a constituit, modificat, transmis sau stins un anumit drept real.
Dupa caz, se pot verfica registrele de stare civila, mai ales in privinta eventuaelor mentiuni facute pe marginea actului de nastere, referitoare la recunoasterea filiatiei, adoptie, casatorie, divort, etc.
La termenul fixat, notarul public va constata daca s-a indeplinit procedura de citare, iar in coz contrar se va dispune repetarea ei.
Cei prezenti isi vor da acordul pentru indeplinirea procedurii de reconstituire pe cale notariala a actului disparut, dupa care vor stabili dovezile de care se inteleg sa se serveasca pentru realizarea acestei proceduri.
Cand reconstituirea urmeaza sa se faca pe baza unei copii legalizate a actului disparut, data fiind forta ei probanta, este suficient ca partile sa fie de acord ca reconstituirea sa se faca potrivit acelei copii.
In lipsa acesteia, daca partile sunt de acord, notarul public va putea proceda la reconstituire in baza unei copii simple coroborata cu mijloacele de proba la care ne-am referit mai sus.
Cand nu exista nici macar o copie a actului, notarul public va trebui sa procedeze la reconstituire ci aceeasi grija ca si cum actul s-ar incheia in acel moment. In consecinta va stabili identitatea partilor si va enumera toate actele necesare reconstituirii de care inteleg sa se serveasca acestea.
In continuare, notarul va proceda la reconstituirea cat mai fidela a actului disparut, care in cazul actelor autentice va cuprinde si incheierea de autentificare initiala (respectiv numar, data si numele notarului care l-a incheiat).
Indeplinirea procedurii de reconstituire se va constata prin alta incheiere decat cea a actului initial. Aceasta incheiere care se va atasa la actul reconstituit trebuie sa mentioneze toate imprejurarile in care s-a facut reconstituirea si la care ne-am referit mai sus. Ea trebuie semnata de notarul public si de cei prezenti.
Unii se vor intreba pentru ce sunt necesare doua incheieri : cea de indeplinire a actului disparut si cea prin care se constata conditiile in care acest act a fost refacut?
Raspunsul este simplu : sa presupunem ca din arhiva unui birou notarial a disparut un inscris caruia i s-a dat data certa, potrivt Art. 90 din Legea nr. 36/1995, la darea de data certa nu se mentioneaza identitatea partilor. Cu toate acestea prin incheierea care constata reconstituirea actului trebuie sa se mentionee identificarea partilor, indeplinirea procedurii de citare, inscrisurile si alte dovezi de care acestea s-au servit pentru reconstituire, precum si existenta acordului lor la indeplinirea acestei proceduri si perceperea onorariului aferent.
Daca actul care se reconstituie va purta numarul, data si numele notarului care l-a incheiat, reconstituirea va purta, in functie de natura actului care s-a reconstituit, un numar din registrul general notarial sau din registrul de succesiuni, data reconstituirii si numele notarului care l-a reconstituit.
Actul de reconstituire si incheierea lui de indeplinire nu vor fi semnate de parti si nici de notarul instrumentator de la acea data, in timp ce incheierea de reconstituire se va semna de notar si de cei prezenti.
|
