IDENTIFICAREA RISCURILOR - Analiza riscurilor

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a functiilor publice, anexa la Planul national de ocupare a functiilor publice

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice

Schimbarea structurii obiectivelor entitatii publice prin preluarea si prin transferul de obiective la si de la alte entitati publice

Utilizarea personalului neadecvat activitatii de elaborare a planului

Utilizarea unor proceduri neadecvate

Organizarea concursurilor

Statul de func 939r174j 55;ii

Statul de func 939r174j 55;ii nu este actualizat permanent functie de rezultatele procesului de recrutare

Corespondenta pentru solicitarea organizarii concursurilor

Adresele pentru solicitarea organizarii concursurilor nu îndeplinesc conditiile de conformitate

Bibliografia incompleta/neactualizata

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizarii concursului

Constituirea comisiilor de concurs

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs si de solutionare a contestatiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data sustinerii a concursurilor

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

Anuntul de concurs

Anuntul de concurs nu îndeplineste conditiile de conformitate

Anuntul de concurs nu cuprinde conditiile de desfasurare a concursului

Anuntul de concurs nu cuprinde conditiile de participare la concurs

Publicarea anuntului de concurs

Anuntul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel putin 30 de zile înainte de data desfasurarii

Anuntul de concurs nu este afisat la sediul entitatii sau pe pagina de Internet

Neconcordanta între continutul anuntului de concurs stabilit de comisie si cel publicat

Dosarele candidatilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidatilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc conditiile de conformitate

Acceptarea unor dosare incomplete

Refuzul nejustificat al acceptarii dosarelor candidatilor pentru ocuparea posturilor

Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

Rezultatele selectarii dosarelor de înscriere nu au fost afisate la sediul institutiei

Contestatii privind respingerea dosarelor

Acceptarea contestatiilor spre analiza si solutionare fara ca acestea sa fie depuse în termen de catre candidati

Respingerea/acceptarea nejustificata a contestatiilor

Rezultatele selectarii dosarelor de înscriere nu au fost afisate în termen de 5 zile lucratoare de la data expirarii perioadei de înscriere 

Sustinerea concursurilor

Stabilirea subiectelor

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii si bibliografiei de concurs

Subiectele sunt neclar formulate sau contin erori

Sustinerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineste conditiile de conformitate

Sustinerea probei interviu

Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineste conditiile de conformitate

Interviul nu este sustinut în termen de 5 zile lucratoare de la data sustinerii probei scrise

Întrebarile si raspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

Verificarea si notarea lucrarilor si interviului

Diferente semnificative intre calitatea tratarii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spatiile libere din lucrari nu au fost barate de membrii comisiei

Declararea ca "promovat" a unor candidati care nu au obtinut un punctaj final de cel putin 100 de puncte cumulat si cel putin 50 de puncte la fiecare proba

Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Directia Resurse Umane

15. Comunicarea rezultatelor

Anuntarea candidatilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucratoare de la data sustinerii ultimei probe

Contestatii privitoare la rezultatele concursului

Acceptarea contestatiilor spre analiza si solutionare fara ca acestea sa fie depuse în termen de catre candidati

Candidatii nu au fost anuntati in termen despre rezultatul contestatiei

Deciziile de numire

Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare si a sporurilor de care beneficiaza nu au stabilite corect

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucratoare de la data admiterii candidatului

Comunicarea deciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natura salariala

Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Existenta unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

Salariul de baza

Stabilirea eronata a salariului de baza

Indemnizatii de conducere

Acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

Sporul pentru titlul stiintific de doctor

Stabilirea eronata a sporului pentru titlul stiintific de doctor

Sporul pentru complexitatea în munca

Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în munca

Sporul de vechime în munca

Stabilirea eronata a sporului de vechime în munca

Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

Salariul de merit

Acordarea de salarii de merit necuvenite

Sistemul de premiere

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

Modificarea drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

Modificarea neargumentata a drepturilor salariale

Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

Operarea modificarii drepturilor salariale în carnetul de munca si dosarul profesional dupa solutionarea contestatiilor

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Efectuarea fara justificare a orelor peste programul normal de lucru

Aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru

Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de seful structurii

Evidenta timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Aplicarea eronata a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

III.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR

Norme si proceduri referitoare la modul de evidenta a prezentei, învoirilor si concediilor

Inexistenta procedurilor referitoare la modul de evidenta a prezentei, învoirilor si concediilor

Responsabilii pentru actualizarea normelor si procedurilor referitoare la modul de evidenta a prezentei, învoirilor, concediilor si recuperarilor nu au fost desemnati

Utilizarea foilor colective de prezenta

Evidenta prezentei nu se încadreaza in principiile de conformitate

Evidenta concediilor de odihna

Evidenta concediilor de odihna nu se încadreaza in principiile de conformitate

Evidenta concediilor de medicale

Evidenta concediilor medicale nu se încadreaza in principiile de conformitate

Evidenta concediilor de studii

Evidenta concediilor de studii nu se încadreaza in principiile de conformitate

IV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Concordanta obiectivelor entitatii cu evolutia carierei personalului

Politica prezenta si de perspectiva a entitatii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunostintelor profesionale ale personalului

Structura functiilor publice de executie (superior, principal, asistent si debutant) pe total nu este corelata

Promovarea în cadrul functiei pe categorii, clase si gradatii

Perioada de stagiu nu a fost respectata

Vechimea minima în munca nu a fost respectata

Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

V.

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

Planurile strategice si anuale de pregatire profesionala

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea si perfectionarea profesionala a functionarilor publici

Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea si perfectionarea profesionala a functionarilor publici nu au fost corelate

Planurile individuale de pregatire profesionala

Planurile de pregatire nu au fost adaptate la cerintele individuale ale fiecarui salariat

Realizarea programelor de pregatire profesionala

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregatire profesionala nu au fost nominalizate

Sistemul indicatorilor de performanta privind pregatirea profesionala

Sistemul indicatorilor de performanta nu caracterizeaza activitatea de pregatire profesionala

Persoanele responsabile pentru urmarirea realizarii indicatorilor de performanta nu au fost stabilite

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Norme si proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Insuficienta procedurilor si normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Responsabilii pentru actualizarea normelor si procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnati

Constituirea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

Accesarea dosarelor profesionale

Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor profesionale

Actualizarea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale nu au fost actualizate

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Norme si proceduri privind administrarea carnetelor de munca

Insuficienta procedurilor si normelor privind administrarea carnetelor de munca

Responsabilii pentru actualizarea normelor si procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnati

Constituirea carnetelor de munca

Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite

Accesarea carnetelor de munca

Accesarea de catre persoane neautorizate a carnetelor de munca

52. Actualizarea carnetelor de munca

Carnetele de munca nu au fost actualizate

VIII.

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC

UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului informatic

53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic

Insuficienta manualelor de operare si utilizare a sistemului informatic

Manualele de operare si utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

54. Adaptabilitatea sistemului  informatic la cerintele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare masura a procedurilor manuale

Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectantii sistemului informatic

Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzactiilor autorizate si corecte

Insuficienta sistemului privind prelucrarea numai a tranzactiilor corecte si autorizate

Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al institutiei

Interfata între subsistemele informatice nu este adecvata

Desemnarea personalului cu atributii privind utilizarea aplicatiilor si operarea în cadrul bazelor de date

Delegarea atributiilor si competentelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicatiilor si operarea în cadrul bazelor de date nu este completa

Sistemul de pregatire profesionala a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

Discontinuitate in pregatirea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic

Informarea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificarilor aduse acestuia este insuficienta

Instructiunile privind întretinerea programelor informatice

Instructiunile privind întretinerea programelor informatice nu se aplica

Siguranta în exploatare a sistemului informatic

Utilizarea echipamente-lor de prevenire a fluctuatiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuatiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune s.a.) nu sunt utilizate

Instruirea utilizatorilor si informarea sistematica asupra modificarilor operate în sistemul informatic

Disfunctionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificari semnificative în sistemul informatic

Securitatea sistemului informatic

Existenta unui sistem de prevenire/detectare a accesarilor si modificarilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus s.a.)

Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesarilor si modificarilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus s.a.)

Sistemul modificarii periodice a parolelor de acces

Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta

Personalul pentru verificarea si modificarea periodica a parolelor de acces nu a fost desemnat

Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaza zilnic

Înregistrarile intrarilor si iesirilor din sistem a utilizatorilor

Rapoartele/listele privind înregistrarile intrarilor si iesirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Norme si proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Îndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor si procedurilor

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor si procedurilor

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor si procedurilor

Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Atributiile si competentele privind arhivarea dosarelor activitatii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

Stabilirea locatiei pentru dosarele profesionale si celelalte documente arhivate

Alocarea unui spatiu insuficient arhivarii documentatiei

Existenta unei umiditati ridicate

Protectie insuficienta a documentelor fata de sursele de caldura

Predarea dosarelor la arhiva institutiei

Dosarele nu sunt predate la arhiva institutiei la termenele legale

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineste conditiile de conformitate