PURTATORUL DE CUVANT
Intr-un interviu acordat publicatiei "Ziua", in anul 2003, purtatorul de cuvant al Ministerului de Externe francez, aflat la sfarsitul mandatului sau, spunea jurnalistului: "purtatorul nu trebuie sa fie orgolios, si nici cramponat de ceea ce gandeste el personal, pentru ca el trebuie sa fie purtatorul de cuvant al unei institutii si deci trebuie sa spuna ceea ce i se cere sa spuna, pentru ca este un functionar".
Cu toate acestea, in Romania institutia purtatorului de cuvant, aparuta nu de foarte multi ani, genereaza inca multe nebuloase. Pozitia sa fata de conducerea organizatiei este diferita, criteriile dupa care sunt numiti purtatorii sau (mai degraba) purtatoarele de cuvant sunt diverse (iar urmarile sunt ecourile care apar neintarziat in presa) s.a.m.d. Neexistand o fisa a postului standard, pe deplin acceptata, se lasa loc interpretarilor care duc la diseminarea unor modele diferite de purtatori de cuvant. Lipsa de reglementare contribuie, nu de putine ori, la exacerbarea unor orgolii personale care, dupa cum am vazut din citatul extras din interviul lui Francois Rivasseau, nu au nimic de-a face cu profesia despre care discutam.
Sa vedem, pentru inceput, ce este purtatorul de cuvant.
In "Ghidul ocupatiilor" vezi pagina Web: www.go.ise.ro / gazduit de Institutul de Stiinte ale Educatiei) descoperim ca purtatorul de cuvant / responsabilul cu relatiile cu publicul (confuzia despre care am mai vorbit si in alte capitole) practica ocupatii strans inrudite cu cele de:
-Comentator, reporter, jurnalist
-Maestru de ceremonii / prezentator de programe
-Redactor (tehnic, lingvistic) / redactor de specialitate
-Redactor de ziar / ziarist
-Crainic / prezentator (emisiuni radio si televiziune)
-Director de relatii publice
"Ghidul ocupatiilor" ne furnizeaza si alte ocupatii care implica unele cunostinte sau activitati similare:
-Actor, papusar.
Potrivit aceleiasi surse, "Purtatorul de cuvant / responsabilul cu relatiile cu publicul (!!!)" respecta urmatoarele date:
-Cine sunt si cu ce se ocupa? Responsabilul cu relatiile cu publicul prezinta organizatia in fata presei si a opiniei publice intr-o lumina cat mai favorabila cu putinta.
-Care sunt indatoririle postului? Obligatiile includ: sa ofere informatii despre opiniile organizatiei, sa publice comunicate de presa, sa dea informatii cu privire la activitatea de baza a organizatiei etc. Rolul unui purtator de cuvant include si comentarii cu privire la probleme neplacute, precum si luarea de pozitie in numele organizatiei pentru salvarea reputatiei acesteia din urma. Acesta poate lucra si ca 'functionar de relatii publice' adica sa faca eforturi pentru ca organizatia sa fie cat mai cunoscuta, sa stabileasca interviuri cu jurnalistii pentru directori, pentru personalul superior sau pentru el insusi, sa faca in asa fel incat directorul organizatiei si alti membri ai conducerii sa tina cuvantari sau prezentari la congrese, conferinte, targuri etc.
-Unde se desfasoara activitatea si in ce conditii? In incinta organizatiei, in sali de intrunire sau la conferinte de presa, uneori in fata camerelor de luat vederi.
-Ce instrumente / echipamente folosesc? Tehnologie informatizata si de comunicatii si alte ustensile de comunicatie si de prezentare, precum si material tiparit.
Am ales informatiile care sunt furnizate in "Ghidul ocupatiilor" nu datorita valorii sale stiintifice, care, dupa cum am vazut, lasa de dorit, ci pentru faptul ca astfel de informatii sunt din categoria celor care ajung primele la tinerii care se afla in momentul alegerii unei profesii, unei facultati. Lucrarile de specialitate sunt studiate mai tarziu si numai de cei care deja au optat pentru o astfel de specializare.
Avem nevoie de un purtator de cuvant? Ce spune legea?
Sunt institutii/organizatii unde nu exista purtator de cuvant si unde seful/managerul este cel care nediata toate relatiile cu presa, singura imagine care apare "pe sticla" fiind a sa. Dincolo de optiunea personala a fiecarui sef de institutie publica, LEGEA nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informatiile de interes public stipuleaza cat se poate de clar in Art. 16:
"Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare in masa la informatiile de interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia sa desemneze un purtator de cuvant, de regula din cadrul compartimentelor de informare si relatii publice".
Iata ce putem citi in "Biroul de presa si purtatorul de cuvant. Curs SNSPA, 2001" despre necesitatea existentei purtatorului de cuvant intr-o organizatie:
"Exista organizatii unde conducerea sustine ca nu este nevoie de prezenta unui purtator de cuvant, ceea ce este gresit. Un purtator de cuvant trebuie sa existe in orice organizatie, datorita mai multor factori:
-directorul organizatiei nu poate fi intotdeauna la dispozitia jurnalistilor, datorita programului sau de activitati - spre deosebire de acesta, purtatorul de cuvant este disponibil 24 de ore din 24;
-conducatorul organizatiei nu poseda acele tehnici de comunicare ce il pot face un bun comunicator - un avantaj al purtatorului de cuvant este faptul ca, in cazul unor situatii neclare, acesta poate declara ca nu cunoaste decizia conducerii;
-purtatorul de cuvant il protejeaza pe directorul organizatiei, neexpunandu-l permanent mass-media - conducerea organizatiei va aparea astfel numai in anumite momente".
Cu toate acestea, exista organizatii care fie nu au, fie nu folosesc asa cum ar trebui institutia purtatorului de cuvant. Situatia este valabila pentru institutii cum ar fi Pompierii, Protectia Civila (unite ulterior intr-o structura care poarta denumirea de Inspectoratul general pentru Situatii de Urgenta). Chiar si Ministerul Adminsitratiei si Internelor a fost lipsit, in cea mai mare parte a anului 2005, de aportul unui purtator de cuvant.
Ce este purtatorul de cuvant?
Potrivit "Dictionary of English language and Culture. Ed. Logman", purtatorul de cuvant este "Persoana aleasa sa vorbeasca in calitate oficiala pentru un grup".
In "Biroul de presa si purtatorul de cuvant. Curs SNSPA, 2001" purtatorul de cuvant este considerat acea persoana, din cadrul biroului de presa, desemnata sa il reprezinte pe liderul organizatiei in relatia cu mass-media. El exprima atitudinea oficiala organizatiei asupra problemelor de interes general sau specific si se subordoneaza, ca si seful structurii de relatii publice, direct conducerii organizatiei.
"Ghidul relatiilor cu mass-media". (Editura Ministerului de Interne, 2002, autori: Nicolae Bucur, Ada Murzea, Catalina Craciun, Ioana Georgescu), purtatorul de cuvant "este considerat un acor important in structura de presa. El este principala sursa de informare a jurnalistilor si, totodata, imaginea accesibila si concreta a insitutiei. De aceea, alegerea si pregatirea unui bun purtator de cuvant constituie un demers prioritar".
Care sunt calitatile unui purtator de cuvant?
Asa cum am vazut ceva mai inainte, gasirea unui bun purtator de cuvant nu este o intreprindere usor de facut. Data fiind vizibilitatea de care se bucura purtatorul, este lesne de inteles ca alegerea gresita a unei persoane va avea urmari dintre cele mai rele asupra intregii organizatii. "Pe cine punem purtator de cuvant?" Iata o intrebare care ii framanta pe toti sefii de organizatii care se afla in fata lurarii unei asemenea decizii. Exista varianta ca purtatorul trebuie sa fie o persoana cu care managerul sa se inteleaga bine, sa nu comenteze deciziile sefului, sa fie docila si sa transmita opiniei publice mesajele conducerii. Este oare suficient? Mai comod este, cu siguranta, dar ce ne facem cu cealalta latura, cea mai importanta, a comunicarii, dintre purtatorul de cuvant si publicul organizatiei. Ce ne facem daca purtatorul, sau purtatoarea, o fiinta gingasa si plina de sensibilitate in raporturile cu managerul, nu este la fel de eficienta in dialogul cu opinia publica? Cine si pe banii cui isi asuma un asemenea risc atunci cand vorbim despre institutii platite din bani publici?
Iata de ce, atunci cand numim in functie un purtator de cuvant trebuie sa tinem cont de concluziile la care au ajuns specialistii de-a lungul deceniilor de experineta in domeniul relatiilor publice.
In primul rand, asa cum spune si Legea nr. 544, purtatorul de cuvant este bine sa fie numit dintre persoanele care fac parte din Biroul de presa. Avantajele unei astfel de decizii sunt:
-purtatorul este familiarizat cu cerintele jurnalistilor
-are un limbaj de specialitate gata format
-este la curent cu toate tehnicile si mijloacele de comunicare
-face parte dintr-o echipa care va lucra eficient cu acesta si in noua formula
-cunoaste problemele organizatiei pe care a promovat-o prin mijloacele specifice relatiilor publice
-nu are trac in relatiile cu jurnalistii si mai ales cu camera.
Daca nu am reusit sa numim un purtator de cuvant din echipa care constituie biroul de presa (este greu de presupus ca nu avem la indemana o astfel de solutie) atunci vom cauta o persoana care trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:
-sa aiba capacitatea de a exprima clar si convingator mesajul cerut de organizatie si de seful acesteia
-sa detina abilitati de bun comunicator
-sa denote sinceritate
-sa fie devotat institutiei sau organizatiei
-sa aiba o buna perceptie a lucrurilor si de realtionare
-sa detina cunostinte solide de redactare
-sa fie cunoscut de reporteri
-sa vorbeasca in numele institutiei si sa nu dea curs unor orgolii personale
-sa aiba abilitatea de a depasi cu succes situatiile conflictuale cu jurnalistii
-sa fie disponibila la orice ora pentru a oferi informatii reprezentantilor mass-media, car nu iarta niciodata institutia pentru faptul ca purtatorul de cuvant nu raspunde la telefon
-sa cunoasca foarte bine organizatia din care face parte pentru a fi convingator atunci cand transmite un mesaj si sa stie cui sa se adreseze pentru a obtine informatiile de care jurnalistii au nevoie
-sa isi respecte mereu promisiunile facute jurnalistilor
-sa intretina o relatie de conlucrare permanenta cu structura de relatii publice
-sa cunoasca foarte bine regulile de desfasurare ale unor activitati cu participarea presei: conferintele de presa, briefing-urile etc.
Sexul si varsta purtatorului de cuvant
Dincolo de aceste calitati, mai sunt destule chestiuni de lamurit atunci cand numim un purtator de cuvant. Printre acestea se numara sexul si varsta persoanei care urmeaza a fi numita in aceasta functie.
In Romania a fost, din cate se pare, o moda a numirii unor purtatoare de cuvant de sex feminin. In anul 1999, la Ministerul de Interne au fost numite chiar doua purtatoare de cuvant, ambele tinere, seducatoare, una blonda, iar cealalta, bruneta. In acelasi timp, la Politie fusese numita tot o femeie, de data aceasta satena. Dupa anul 2000 paradigma s-a schimbat total, la M.I. fiind numit pentru o perioada de patru ani un barbat de peste 50 de ani, colonelul Virgil Vochina, cunoscut pentru emisiunile sale rutiere. Am putut constata, cu prilejul unei vizite de documentare facuta in februarie 2005, ca tot pentru un astfel de model opteaza si politia din Madrid, care are purtator de cuvant un barbat de peste 50 de ani, cu multa experienta in domeniu.
In anul 2005 se pare ca asistam din nou la o schimbare de moda, de data aceasta in ceea ce priveste varsta celor care conduc structurile de relatii publice sau care sunt numiti in posturile de purtatori de cuvant. Varsta nu mai este un criteriu chiar si pentru numirea in functii importante de directori in ministere. Este de presupus ca daca nu se mai pune pret pe varsta, atunci sunt luate in calcul alte criterii care tin in primul rand de competenta, de cunoasterea minutioasa a domeniului.
Intr-o intalnire pe care seful Biroului de Comunicare al FBI, Dennis D. Staszak, a avut-o la Bucuresti cu mai multi reprezentanti ai structurilor de comunicare din domeniul aplicarii legii, acesta considera ca iti trebuie 10 ani de activitate intr-o institutie de acest tip pentru a putea deveni un competent purtator de cuvant. Iar pentru un jurnalist venit din afara institutiei, spunea profesorul, perioada de adaptare nu are cum sa fie mai mica. Sa fie valabile si pentru Romania aceste concluzii?
Ce gasim pe site-urile unor ministere sau institutii despre purtatorii de cuvant?
Pentru a putea intra in contact cu purtatorul de cuvant, persoana care "trebuie sa stea 24 de ore din 24" la dispozitia jurnalistilor, este necesar sa poti face rost cat mai usor de datele de contact ale acestuia. Este de presupus ca pe pagina Web a fiecarei institutii vom gasi cat se poate de lesne datele purtatorului de cuvant, inclusiv telefonul mobil, care este platit din bani publici. Evident intr-un loc cat mai vizibil pentru a nu consuma din timpul pretios al unui jurnalist care are de redactat mai multe stiri intr-o zi. In realitate, unele institutii ne fac cunoscut cunoscut telefonul mobil, altele numai fixul. Altele ne comunica e-mail si faxul, altele nu. Sunt si situatii in care nu avem de loc avem telefoanele precizate. O situatie foarte buna intalnim la Ministerul Apararii Nationale, unde ni se comunica cine este purtatorul de cuvant si ni se pun la dispozitie toate datele sale de contact, inclusiv telefonul mobil. O situatie de asemenea foarte buna intalnim si la Politia Romana, unde, pe site-ul oficial, ni se pun la dispozitie toate datele, inclusiv CV-urile purtatorilor de cuvant din intreaga tara.
Care sunt calitatile pe care le apreciaza jurnalistii la un purtator de cuvant?
Stati de vorba cu jurnalistii si veti vedea ca acestia pun foarte mare pret pe o relatie cat mai buna cu purtatorul de cuvant al unei institutii. Nici un jurnalist care are nevoie de informatii nu este dipus sa aiba relatii tensionate cu cel care ii poate furniza informatiile de care are nevoie ca de aer.
-Raspundeti tot timpul la telefon! Jurnalistul apreciaza un purtator de cuvant care ii raspunde tot timpul la telefon. Nimic nu il deranjeaza mai tare decat un PR-ist care nu poate fi gasit. Seful organizatiei poate fi intr-o sedinta, dar purtatorul trebuie sa fie apt pentru a oferi oricand informatiile de care jurnalistul are nevoie.
-Tineti-va de cuvant! Purtatorul de cuvant trebuie sa se tina de cuvant atunci cand a facut o promisiune. Ganditi-va ca atunci cand ati promis o informatie unui jurnalist acesta deja si-a anuntat seful ca va veni cu o stire, iar seful deja a rezervat un spatiu in ziar. Ati vrea sa fiti in pielea jurnalistului care va fi luat la intrebari de sef atunci cand dumneavoastra nu va tineti de cuvant? Mai puteti socoti ca aveti un partener in acel ziarist?
-Nu dati informatii preferentiale! Daca doriti sa va puneti toata presa in cap, atunci lucrati preferential numai cu anumiti jurnalisti. In aceasta situatie toti ceilalti va vor reprosa modul de lucru. Si au perfecta dreptate
-Oferiti cat mai repede informatiile solicitate! Tineti cont de termenele pe care vi le solicita jurnalistii. Fixati-va foarte bine in memorie ora la care se incheie o editie de ziar sau momentul cand mai poate fi oferita o informatie (imagine, sicnron) pentru a prinde un jurnal de televiziune sau de radio.
|
