COMUNICARE DE BAZA CU BAZELE DE DATE EXTERNE PRIN INTERMEDIUL IMPORTULUI SI AL COMBINARILOR

COMUNICARE DE BAZA CU BAZELE DE DATE EXTERNE PRIN INTERMEDIUL IMPORTULUI SI AL COMBINARILOR

1. Optiunile pentru combinari postale cataloage sau liste.

Combinare postala este operatia care preia informatia dintr-o baza de date ( de ex. o lista de adrese postale) si o combina cu un document pentru a crea un set de formulare de scrisoare, plicuri sau etichete.

Baza de date este o colectie de informatii ce pot fi sortate, extrase si interogate. Exemplu: o agenda care contine - nume, prenume, adresa 16216b117q , oras, tara, si codul postal; setul complet de date pentru o persoana se numeste înregistrare iar un element al înregistrarii se numeste cîmp. In general bazele de date se prezinta sub forma de tabel (coloanele reprezinta cîmpurile iar liniile sunt înregistrarile).

Word prezinta mai multe metode de lucru cu bazele de date: 

• creare baza de date în Word si utilizarea ei în generarea de scrisori, documente, plicuri, faxuri, etichete.
• preluare date din baze existente si create cu alte programe;
• actualizare, sau adaugare date noi în bazele de date create cu alte programe.

Documentele folosite în scopul combinarii postale se numesc documente principale iar bazele de date se numesc surse de date.

Word poate asigura acces direct la alte programe de baze de date care suporta standardul ODBC - Open DataBase Connectivity - standard industrial care permite protejarea informatiilor cuprinse. De exemplu Word poate crea plicuri pe baza datelor cuprinse în Microsoft Access sau Foi Excel.

In aceasta lucrare se va prezenta comunicarea de baza, cea mai utilizata, cu bazele de date externe, prin intermediul importului si al combinarilor.

Crearea unei combinari postale.

Pentru o combinare postala sunt necesare 3 elemente:

- sursa de date (baza de date) care contine informatia individualizata care personalizeaza fiecare versiune a documentului combinat final. Aceasta poate fi o lista de nume, adrese, dar nu numai date de tip postal (poate contine spre exemplu si data nasterii, data angajarii, profesia, etc.).

- documentul principal care contine textul static, ce ramîne acelasi pentru fiecare versiune; Mai contine un set de coduri de cîmp care indica programului Word unde plaseaza informatia provenita din sursa de date.

- documentul combinat este rezultatul operatiei de combinare si poate fi un set de etichete de plicuri sau formulare de scrisoare. Fiecare, eticheta, plic sau pagina este o combinatie a datelor dintr-o inregistrare din sursa de date cu textul comun din documentul principal.

Word organizeaza procesul de combinare folosind aplicatia Mail Merge Helper.

Combinarea postala se efectueaza parcurgînd urmatorii pasi:

1. Se executa clic pe meniul Tools, din care se selecteaza Mail Merge si se deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

La meniul care apare se face clic pe tipul de document ce urmeaza a se crea: Form Letters (formular de scrisoare), Mailing Labels (etichete postale), Envelops (plicuri) sau Catalog (cataloage). La acest pas dupa ce se face selectia va aparea o caseta de dialog.

Din caseta de dialog aparuta se alege optiunea Active Window pentru a se transforma documentul curent deschis în document principal pentru combinarea postala; se alege New Main Document ca sa se deschida un document nou în care se creaza documentul principl.

La pasul 2 Data Source se alege Get Data.

Va apare un nou meniu. Cu ajutorul acestuia trebuie sa precizati sursa de date pe care o vom utiliza:

Create Data source pentru a se începe un document sursa de date comlet nou (vez cap. Urmator Crearea de baze de date).

Open Data Source pentru a folosi un document sursa de date existent (se precizeaza nmele fisierului si locul acestuia)

Use Addres Book pentru a folosi fie agenda electronica sau lista de persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus, sau personal Address Book (agenda personala).

Revenirea la caseta Mail Merge Helper se poate face fie prin deschiderea meniului Tools din care se selecteaza butonul Mail Merge, fie alegînd butonul corespunzator din bara de instrumente Mail Merge , daca aceasta este afisata.

La Main Document, pasul 2, se alege Edit. Se selecteaza documentul principal pe care dorim sa-l editam (de exemplu Form Letter: document 1); Se introduce textul, elementele grafice si cîmpurile de combinare de care avem nevoie în documentul principal. Se salveaza si se boteaza fisierul.

8. Se revine lacaseta Mail Merge Helper. În pasul 3, Merge the Data With a Document (Combinati datele cu documentul), se alege Merge. Va apare caseta de dialog Merge. Din lista derulanta Merge to se stabileste rezultatul combinarii:

New Document. Creaza un document care poseda în interior fiecare formular de scrisoare, eticheta sau plic combinat.

Printer Se trimite documentul combinat direct la imprimanta.

Electronic Mail. Se trimite documentul fiecarui destinatar prin intermediul postei electronice. Pentru aceasta trebuie sa avem în sistem un program de posta electronica compatibil MAPI (Messaging Application Programming Interface) cum ar fi Microsoft Schedule Plus, sau Microsoft Exchange. In sursa de date trebuie sa existe un cîmp cu adresa e-mail; se alege Setup pentru a se preciza cîmpul, se introduce o linie de subiect pentru memoriul e-mail si vom preciza daca vom expedia documentul combinat ca anexa. Se alege OK pentru a se reveni la caseta de dialog Merge.

Electronic Fax. Se trimite documentul fiecarui destinatar prin intermediul unei applicatii fax. In sursa de date trebuie sa existe cîmpul care sa contina adresa fax. Se alege Setup pentru precizarea respectivului cîmp si se introduce o linie de subiect pentru memoriul de fax. Se alege OK pentru revenirea la caseta de dialog Merge.

9. În sectiunea Records to Be Merged (înregistrari ce vor fi combinate), se executa clic pe All sau From se introduce numele de înregistrare în casetele From si To pentru a defini intervalul de înregistrari ce vor fi combinate; daca se doreste combinarea doar a anumitor înregistrari de un anumit tip, se alege Query Options si se stabileste criteriile pentru combinare.

În sectiunea When Merging Records (La combinarea înregistrarilor) se executa clic pe optiunea Don't Print Blank Lines when Data Fields Are Empty. Aceasta împiedica aparitia rîndurilor goale în scrisori, etichete sau plicuri daca cîmpurile respective sunt goale (configurare prestabilita pentru combinare).

Se alege Merge. În functie de optiunea Merge To pe care o vom selecta, programul Word va începe fie tiparirea documentelor, fie expedierea mesajelor e-mail sau a fxurilor, fie afisarea documentelor combinate pe ecran.

Instrumentele din bara de instrumente Mail Merge.

CREAREA UNEI BAZE DE DATE.

Programul Word pastreaza fisierele sursa de date sub forma de tabele. Fiecare coloana din tabel reprezinta un cîmp (coloana = cîmp), iar fiecare linie reprezinta o înregistrare (linie = înregistrare). Primul rînd din tabel reprezinta numele cîmpurilor folosita ca sursa de date. Vezi exemplul de mai jos:

Pentru crearea unui fisier sursa de date se parcurg pasii de mai jos (dupa ce s-a introdus tabelul respectiv, singur într-un fisier):

Din caseta de dialog Mail Merge Helper se selecteaza Create Data Source. (se deschide caseta de dialog respectiva; aceasta este posibila dupa parcurgerea pasului 1 descris la cap. 2). Programul Word ofera sugestii pentru numele cmpurilor sursei de date în caseta Field Names în Header Row. Pentru a personaliza lista se efectueaza una din urmatoarele actiuni:

- Pt. eliminarea unui nume de cîmp de lista, se selecteaza (coloana respectiva din tabel) si se alege comanda Remove Field Name.

- Pt. adaugarea unui nume nou sau cîmp se introduce în caseta Field Name si apoi se alege comanda Add Field Name. Daca butonul Add Field Name este gri, numele introdus este invalid. Un nume de cîmp trebuie sa înceapa cu o litera ce poate fi urmata de litere, cifre sau caractere underscore (_); nu sunt permise spatii, iar numele nu poate depasi 40 de caractere în lungime.

- Pt. schimbarea ordinii numelor de cîmpuri, se selecteaza un nume si se efectueaza clic pe unul din butoanele Move din dreptul casetei Field Name In Header Row pt. a cîmpul mai sus sau mai jos în lista. Cu toate ca ordinea nu conteaza în procesul de combinare, este bine sa avem întrarile de date în o ordine logica.

Se alege OK. Va aparea caseta de dialog Save As. În caseta de dialog File Name se introduce un nume pentru fisierul de date, iar în lista derulanta Save In se precizeza unde dorm sa stocam fisierul. Dupa aceasta se alege Save.

Va aparea o caseta de dialog care ne anunta ca nu am adaugat nici o înregistrare în fisierul sursa de date.Se alegeti Edit Data Source ca sa începem adaugarea înregistrarilor.

Se deschide caseta de dialog Data Form. Numele de cîmpuri sunt afisate în partea stînga a casetei de dialog, în ordinea pe care am stabilit-o. În dreptul fiecarui nume exista o caseta de text; se introduce informatia aferenta primei înregistrari din baza de date copletînd aceste casete; pentru a trece la urmatoarea caseta, se apasa Enter sau Tab. Ca sa revenim la caseta anterioara, se apasa combinatia Shift+Tab. De asemenea ca sa ne deplasam de la o caseta la alta se pot folosi tastele cu sageti sus si jos.

Dupa terminarea introducerii datelor pentru o înregistrare, dupa completarea ultimului cîmp, se apasa tasta Enter si se va deschide automat o noua înregistrare.

Se utilizeaza butoanele de navigatie printre înregistrari, din partea de jos a casetei de dialog.

Daca nu s-au completat toate cîmpurile unei înregistrari si dorim sa începem alta noua, se alege butonul Add New si la sfîrtitul sursei de date se va adauga o înregistrare goala, în care se pot introduce informatia în respectivele cîmpuri.

Pentru stergerea unei întregi înregistrari se afiseaza dupa care se apasa Delete.

Pentru eventuala anulare a modificarilor efectuate asupra unei înregistrari afisate, se apasa butonul Restore.

Dupa terminarea înregistrarilor se apasa OK pt. a reveni în documentul principal.

Adaugarea si stergerea înregistrarilor.

În situatia în care am uitat un cîmp sau o înregistrare , sau dorim adaugarea unei înregistrari noi, editarea se poate face :

• fie în formularul de date,
• fie în tabelul din fitierul sursa de date.

Combinarea cu o baza de date Acces;

pentru aceasta se precizeaza numele fisierului si localizarea bazei de date în Acces, dupa care se face clic pe Open. Daca datele pe care dorim sa le utilizam se gasesc într-un tabel din baza de date, se face clic pe Table din caseta de dialog Microsoft Acces, se selecteaza tabelul si se se apasa OK. Daca datele se gasesc într-o interogare, se face clic pe Queries, se selecteaza interogarea si se face clicpe OK. Restul procesului de combinare este la fel ca la sursa de date creata în Word.

Modificarea unei baze de date în formularul de date.

Se face clic pe Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

În sectiunea Data Source se alege Edit si se selecteaza numele fisierului sursa de date; sau se selecteaza butonul Edit Data Source din bara de instrumente Mail Merge. Va aparea caseta de dialog Data Form.

Se vor executa una din urmatoarele actiuni:

- Pentru a începe o noua înregistrare se alege Add New pentru adaugarea unei înregistrari goale la sfîrsitul sursei de date; se introduce apoi informatia în cîmpurile acesteia.

- Pentru a sterge o întrega înregistrare se afiseaza aceasta si apoi se apasa Delete.

- Pentru a anula orice modificari efectuate asupra unei înregistrari afisate, se alege Restore.

Se executa apoi OK.

Modificarea unei baze de date în sursa de date.

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper

În sectiunea Data Surce se alege Edit si se selecteaza numele fisierului sursa de date; sau se selecteaza butonul Edit Data Source din bara de instrumente Mail Merge. Va aparea caseta de dialog Data Form din care se selecteaza View Source.

4. Se vor executa una din urmatoarele actiuni:

- Pentru a începe o noua înregistrare se alege Add New Record din bara de instrumente Database. Word adauga un nou rînd la sfîrsitul tabelului. Se introduce informatia pentru fiecare cîmp din respectiva înregistrare. Se salveaza fisierul.

- Pentru a sterge o înregistrare, se executa clic pe rîndul corespunzator acesteia si apoi se face clic pe butonul Delete Record din bara de instrumente Database.

- Pentru a adauga, sterge sau redenumi cîmpurile din sursa de date, se alege butonul Manage Fields de pe bara de instrumente Database ca sa se deschida caseta respectiva de dialog. Pentru a adauga un cîmp se introduce numele lui în caseta Field Name si se apasa Add. Pentru a sterge un cîmp , se selecteaza numele lui din lista Field Names in Header Row si se selecteaza Remove. Pentru a redenumi un cîmp selectati numele lui din lista Field Names in Header Row si se alege Rename. Dupa efectuarea operatiei se apasa pe OK.

- Se salveaza si se închide fisierul.

Altfel!!!!!: Se poate deschide, în Word fisierul sursa de date (prin apasarea butonului Open din meniul File, si ne va aparea tabelul de date sursa ca orice alt tabel dintr-un document Word. Se pot face pe el modificarile dorite (adaugari-stergeri de coloane = cîmpuri respectiv de linii = înregistrari) si apoi se salveaza fisierul.

SORTAREA ÎNREGISTRARILOR.

Într-o combinare postala, documentele sunt generate în ordinea în care s-au introdus înregistrarile; este posibil ca înregistrarile în fisierul bazei de date sa fie sortate dupa un anumit criteriu (de ex. în ordinea alfabetica a numelui persoanelor; sau în ordinea descrescatoare vîrstei; etc.).

Sortarea înregistrarilor unei combinari postale se face parcurgîndu-e pasii:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper sau se alege butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge.

În sectiunea 3 Merge the data With The Document, se alege Query Options.

Se selecteaza fisa Sort Records.

Din lista derulanta Sort by, se alege cîmpul pe care vrem sa-l folosim la sortarea înregistrarilor.

Se executa clic pe optiunea Ascending daca doriti ca înregistrarile sa fie în ordine crescatoare (de la 1 la 99 spre ex. sau de la A la Z etc) sau descrescatoare (de la 99 la 1, etc).

Prin pasii 4 si 5 s-a configurat o sortare primara. Daca se doreste o sortare secundara se selecteaza un cîmp din lista derulanta Then By si apoi se efectueaza clic pe Ascending sau pe Descending .

Pentru o sortare mai rafinata se poate continua: se selecteaza un cîmp din lista derulanta Then By si apoi se efectueaza clic pe lista Ascending sau pe Descending .

Se alege OK pentru a închide caseta de dialog Query Options si a continua combinarea.

Aceasta metoda presupune ca s-a început deja procesul de combinare postala, s-a precizat un document principal, este creat si este deschis un fisier sursa de date. Daca nu ne aflam într-un proces de combinare postala si dorim sa sortam un fisier sursa de date, se deschide respectivul fisier se sorteaza tabelul de date, direct în document, folosind metode de sortare specifice tabelelor.

PREGATIREA UNUI DOCUMENT PRINCIPAL.

Acestea pot fi: formulare de scrisori; etichete postale; plicuri; cataloage sau liste;

Conceperea unui formular de scrisoare.

Un formular de scrisoare este compus din text si/sau imagini la care se adauga o serie de cîmpuri de combinare în care vor aparea informatiile referitoare la destinatar, si care personalizeaza formularul de scrisoare.

Dupa ce s-a creat fisierul sursa de date, se poate trece la realizarea formularului. Dupa închiderea ferestrei Data Form, Word produce revenirea la documentul principal. (sau prin deschiderea meniului File, se selecteaza Open si apoi fisierul documentului principal pentru a-l deschide.

Pe ecran apare bara de instrumente Mail Merge, dar documentul este gol. Se introduce textul sau elementele de grafica pe care dorim sa apara în scrisoarea fiecarui destinatar.

Pt. Introducerea informatiilor din sursa de date, se selecteaza Insert Merge Field din bara de instrumente Mail Merge, si se selecteaza numele cîmpului dorit. În document va aparea un cod de cîmp care actioneaza ca înlocuitor al datelor din fiecare înregistrare a sursei de date.

Atentie! Trebuie adaugata punctuatia necesara pentru ca informatia sa se integreze în restul textului de document; pentru a verifica corectitudinea; se apasa butonul Show Field/Values de pe bara de instrumente Mail Merge pentru a vizualiza informatia din prima înregistrare.

Dupa terminarea documentului, se salveaza; se apasa butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge pt. Continuarea procesului de combinare postala;

Alternativa: se apasa Mail Merge (pt. Precizarea optiunilor de combinare), se apasa pe Merge to New Document pt. A preciza procesul de combinare si a se crea noul document ce combina textul din documentul principal cu înregistrarile din sursa de date sau se alege Merge To Printers pt. a tipari direct documentul combinat.

Crearea etichetelor postale.

Pt. crearea de etichete postale se parcurg etapele procesului de combinare a documentelor cu date variabile prezentat într-o sectiune anterioara, iar la tipul de document principal ce urmeaza a se crea se selecteaza Mailing Labels dupa care se parcurg urmatorii pasi:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

În meniul care apare, se face clic pe Mailing Labels.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent în document principal pt. combinarea pottala. Se alege New Main Document pt. a deschide un nou document în care vom crea documentul principal.

La pasul 2, Data Source, alegeti Get Data.

În meniul care apare se selecteaza Create Data Source pt. a începe un document sursa de date nou, se apasa Open Data Source pt. a folosi un document sursa de date existent sau se selecteaza Use Address Book pt. folosirea unei agende electronice cu adrese postale sau o lista cu persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus.

Daca se utilizeaza un fisier sursa de date existent, va aparea caseta de dialog Labels Options . Daca s-a creat un fisier sursa de date nou, Word determina revenirea în documentul principal gol. Se deschide meniul Tools se selecteaza Mail Merge sau se alege butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper. Se executa clic pe Setup pt. a se deschide caseta Label Options.

În sectiunea Printer Information, se selecteaza tipul de imprimanta care va fi utiliza.

Din lista derulanta Label Products, se selecteaza marca sau tipul de etichete pe care le folosim; lista Product Number (nr. de produs). Depinde de selectia anterioara. Se alege numarul produsului pe care îl vom utiliza sau unul apropriat ca dimensiuni. Daca dimensiunile etichetei dorite nu se afla în lista, se alege New Label si se specifica dimensiunile.

Se apasa OK . Se va deschide caseta de dialog Create Labels.

Se apasa butonul Insert Merge Field si se selecteaza cîmpul de combinare pe care dorim sa-l introducem în eticheta. Se repeta aceste actiuni pt. fiecare cîmp de combinare dorit. A nu se uita spatierea si punctuatia necesara pt. obtinerea etichetelor corect tiparite.

Daca pe eticheta mai exista spatiu si dorim sa acceleram transmiterea corespondentei se alege butonul Insert Postal Bar code pt. a tipari pe eticheta codul de bare de livrare; pt. utilizarea acestei caracteristici nu se personalizeaza si nu se redenumeste cîmpurile address1 si Postal code din bara de date. Pe baza acestor cîmpuri, Word va crea codul de bare (sistemul postal american).

Se alege OK ca sa revenim în Mail Merge Helper.

Se alege Merge si se selecteaza optiunile pt. documentul final în functie de intentiile ulterioare.

Crearea plicurilor combinate.

Plicurile tiparite par mult mai personale decît cele cu etichete. Decizia asupra acestui aspect depinde de tipul de imprimanta pe care o avem la dispozitie. În cazul unui numar mic de plicuri aceste se vor tipari direct (nu solicita prea mult imprimanta). În caz contrar este bine sa folosim etichete.

Tiparirea plicurilor se face prin parcurgerea urmatorilor pasi:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

În meniul care apare, se face clic pe Envelopes.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent în document principal pt. combinarea postala. Se alege New Main Document pt. a deschide un nou document în care vom crea documentul principal.

La pasul 2, Data Source, se alege Get Data.

În meniul care apare se selecteaza Create Data Source pt. a începe un document sursa de date nou, se apasa Open Data Source pt. a folosi un document sursa de date existent sau se selecteaza Use Address Book pt. folosirea unei agende electronice cu adrese pottale sau o lista cu persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus.

În functie de optiunea din pasul anterior, se va executa una din actiunile:

- daca s-a creat o sursa de date noua se executa clic pe butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge. Apoi în sectiunea Main Document se alege Setup.

- Daca în Mail Merge Helper s-a deschis o sursa de date existenta, va aparea o caseta de dialog ce ne cere sa configuram documentul principal; se alege Setup Main Document.

Va aparea caseta de dialog Envelope Options. Se selecteaza dimensiunea plicului pe care îl vom tipari din lista derulanta Envelope Size.

Pentru a stabili aspectul plicului, se apasa pe Font din sectiunea Dilivery Address sau Font din sectiunea Return Address si se stabilesc fonturile pentru adrese. Pentru pozitionare se utilizeaza indicatiile din From Left si From Top pt. ambele adrese.

Se alege OK. Se deschide caseta de dialog Envelope Address; se alege Insert Merge Field si se selecteaza codul cîmpului de combinare pe care dorim sa-l introducem în plic. Se repeta aceste actiuni pt. fiecare cîmp de combinare dorit. A nu se uita spatierea si punctuatia necesara pt. obtinerea plicurilor corect tiparite.

Daca dorim sa acceleram transmiterea corespondentei se alege butonul Insert Postal Bar code pt. a tipari pe plic codul de bare de livrare; pt. utilizarea acestei caracteristici nu se personalizeaza si nu se redenumeste cîmpurile address1 si Postal code din bara de date. Pe baza acestor cîmpuri, Word va crea codul de bare (sistemul postal american).

Se alege OK ca sa revenim în Mail Merge Helper.

Se alege Merge si se selecteaza optiunile pt. documentul final în functie de intentiile ulterioare.

SELECTAREA DATELOR.

Fisierul de date poate fi un fisier general, o lista postala de mari dimensiuni, si deseori este nevoie de o selecsie a bazei de date (de ex. Selectarea destinatarilor din acelasi oras). Pentru asemenea actiunin se va utiliza optiunea Query Options.

Pentru filtrarea înregistrarilor se parcurg urmatorii pasi:

1. Din Mail Merge Helper se alege Query Options, înainte de a efectua combinarea, sau daca s-a facut clic pe Merge se alege din aceasta caseta Query Options.

Pt. stabilirea conditiilor de selectie se apasa pe Filter Records.

În caseta Field se selecteaza cîmpul pe care dorim sa-l folosim la stabilirea conditiilor pt. combinare. De ex. Se alege cîmpul City pt. persoanele dintr-un oras.

În caseta de dialog Comparison se alege tipul de comparatie pe care dorim sa-l facem.

În caseta Compare To, se introduce valoarea exacta cu care dorim sa comparam informatia din cîmp.

Daca este nevoie de mai multe conditii se executa clic pe Sort Records îi se urmeaza instructiunile anterioare din acest capitol.

Se alege OK pt. a închide caseta Query Options si a continua combinarwea.

CREAREA CATALOAGELOR SI LISTELOR.

Utilizînd caracteristica de combinare postala este posibil sa se creeze un director de persoane care au anumita calitate (catalog sau lista de persoane); Pt. crearea acestora se parcurg pasii urmatori:

Se începe un document nou.

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

În meniul care apare, se face clic pe Catalog. În cazul unui document principal de tip catalog, toate combinarile se vor plasa într-un singur document rezultat,iar textul pe care îl introducem în documentul principal va fi repetat de fiecare data.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent în document principal pt. combinarea postala.

La pasul 2, Data Source, se alege Get Data.

În meniul care apare se selecteaza Create Data Source. Se configureaza cîmpurile pe care dorim sa le utilizam. Se apasa OK.

. Va aparea caseta de dialog Save As. Se introduce un nume pentru fisierul de date, în lista derulanta Save In în caseta File Name se va preciza numele si unde dorim sa stocam fisierul. Dupa aceasta se alege Save.

Va aparea o caseta de dialog care ne întreaba daca dorim sa sa înregistram sau sa editam documentul principal; se alege Edit Data Source ca sa începeti adaugarea înregistrarilor în sursa de date.

Se deschide caseta de dialog Data Form se introduce informatia pt. fiecare înregistrare pe care dorim sa o introducem la baza de date. Se alege Add New pt. ad1augarea unei noi înregistrari; dupa introducerea tuturor înregistrarilor se apasa OK.

În documentul principal, introducem textul si elementele grafice pe care dorim sa le repetam la fiecare înregistrare. Cu punctul de insertie aflat acolo unde vrem sa fie afisate datele din sursa de date se alege Insert Merge Field din bara de instrumente Mail Merge, si în meniul care apare se executa clic pe numele cîmpului pe care urmeaza sa-l introducem.Se repeta aceste actiuni pt. toate înregistrarile din sursa de date.

Revenim la caseta Mail Merge Helper prin apasarea butonului respectiv din bara de instrumente Mail Merge. În pasul Merge the Data with the Document, se apasa Merge. În caseta de dialog Merge, se selecteaza New Document din lista derulanta Merge To.

În sectiunea Records to be Merged, se selecteaza All sau From. Daca se alege From, în casetele From si To intervalul numerelor de înregistraripe care dorim sa le combinam. Daca se combina înregistrari specifice sau înregistrari de un anumit tip, se alege Query Options, din care se alege conditiile de combinare.

În sectiunea When Merging Records, se executa clic pe don't Print Blank Lines when Data Fields are Empty daca nu dorim în catalog, director sau lista sa apara rînduri goale, datorita faptului ca nu exista intrari într-un anumit cîmp.

Se alege Merge.

Dupa ce apare documentul catalog sau lista, se adauga anteturile, subsolurile sau orice alt text suplimentar necesar documentul final. Apoi se tipareste documentul ca orice document Word.

Transmiterea de faxuri folosind Microsoft Office mail merge Folosind aceasta facilitate din Microsoft Word/Office, se pot trimite faxuri personalizate la orice numar de utilizatori. Deoarece Microsoft Office suporta ODBC, lista destinatarilor poate fi obtinuta de la orice sursa de date, incluzand Microsoft SQL Server, Microsoft Access si multe altele.

Interclasarea de documente (Mail Merge)

Interclasarea de documente, realizata cu ajutorul optiunii Mail

Merge, presupune existenta a doua documente: un fisier principal si un

fisier de date. Legatura dintre aceste doua fisiere se realizeaza prin anumite

câmpuri de date, numite "câmpuri de interclasare" (merge fields).

Interclasarea se poate face pe baza a doua documente deja existente sau prin

crearea unor documente noi. Fisierul principal este un document obisnuit,

care contine o parte variabila, specificata prin câmpurile de interclasare.În

versiunile recente de Microsoft Word (începând cu anul 2000), câmpurile de

date nu mai sunt salvate într-un document, ci sub forma unei tabele

Microsoft Access, numita lista

Etapele interclasarii documentelor cu ajutorul Vrajitorului

1. Se activeaza vrajitorul corespunzator interclasarii, cu ajutorul

optiunii Tools-> Letters and Mailings->Mail Merge Wizard...

Vrajitorul este structurat în 6 pasi.

2. Primul pas îl reprezinta alegerea unui tip pentru documentul

principal. Tipurile disponibile sunt:

a. Scrisori (Letters)

b. Mesaje electronice (E-Mail messages)

c. Plicuri (Envelopes)

d. Etichete (Labels)

e. Catalog de adrese (Directory).

Vom prezenta în continuare pasii pentru crearea unei scrisori

circulare.

3. Dupa ce a fost selectat tipul de document (Letters) urmeaza

specificarea documentului de baza. Se poate:

a. Porni de la documentul curent - optiunea Use the current

document

b. Utiliza un model predefinit de document - optiunea Start from

template

c. Utiliza un document existent - optiunea Start from existing

document

4. La pasul al treilea din vrajitor se va specifica lista unde sunt

salvate câmpurile de date. Din nou exista 3 optiuni:

a. Utilizarea unei liste disponibile, prin specificarea fisierului

Microsoft Access corespunzator - Use an existing list

b. Selectarea persoanelor de contact dintre adresele salvate în

Microsoft Outlook - Select from Outlook contacts

c. Editarea unei noi liste de persoane de contact - Type a new list

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei ferestre

de dialog, prezentata în figura.

Exista un set de câmpuri predefinite care vor putea fi completate

pentru fiecare destinatar al scrisorii circulare. Modificarea acestora, în

sensul adaugarii, stergerii sau redenumirii lor este posibila cu ajutorul

optiunii Customize....Pentru adaugarea unei noi persoane de contact se

utilizeaza butonul New Entry, iar pentru stergerea persoanei de contact

selectate butonul Delete Entry. Navigarea între înregistrarile dintr-o lista se

poate realiza cu ajutorul butoanelor First Previous Next Last, active

pentru o listele cu cel putin doua înregistrari, unde o înregistrare reprezinta

toate informatiile existente despre o anumita persoana de contact.

Prin închiderea ferestrei de dialog, cu ajutorul butonului Cancel, are

loc si salvarea informatiilor înregistrate. Vizualizarea lor ulterioara este

posibila prin optiunea Edit recipients list, iar fereastra de dialog aferenta

este prezentata în figura.

Înregistrarile din lista pot fi sortate dupa diferite câmpuri daca se

efectueaza click pe denumirea câmpului respectiv. Modificarea unei

înregistrari se face prin activarea butonului Edit...

De asemenea, pot fi selectate doar anumite înregistrari din lista

pentru utilizare în scrisoarea circulara. Acest lucru se poate realiza în doua

moduri:

prin bifarea casutei din stânga corespunzatoare înregistrarilor

dorite

prin activarea submeniului unui anumit câmp (sageata din stânga

denumirii câmpului) si selectarea uneia din optiunile:

a. (All) - toate înregistrarile

b. Oricare din câmpurile din lista, prin denumirea sa

c. (Blanks) - doar înregistrarile pentru care acest câmp este vid

d. (Nonblanks) - doar înregistrarile pentru care acest câmp nu

este vid

f. (Advanced) - specificarea uror criterii de selectie pentru

câmpuri.

5. Dupa definitivarea editarii sursei de date, pasul urmator presupune

editarea documentului principal, respectiv scrierea efectiva a

scrisorii si inserarea câmpurilor dorite. Word permite introducerea

unor blocuri predefinite de câmpuri, pentru adresa (Address block...

formule de încheiere (Greeting line...), s.a. sau lasa utilizatorul sa-si

formateze scrisoarea dupa plac (optiunea More items...). Dupa

inserare, în documentul principal denumirile câmpurilor vor apare

astfel: «Title» «Company_Name» «First_Name» «Last_Name».

6. Penultimul pas al vrajitorului permite previzualizarea scrisorilor

circulare.

7. În ultimul pas are loc interclasarea efectiva acelor doua documente:

a. Într-un document nou - se obtine un document nou în care se

gasesc scrisorile personalizate pentru fiecare destinatar.

b. Pentru imprimare - interclasarea are loc doar la imprimare.

În ambele cazuri exista posibilitatea selectarii tuturor înregistrarilor,

doar a celei curente sau specificarea înregistrarilor pentru care se face

interclasarea.

Interclasarea documentelor, odata ce acestea sunt create, se poate

face si prin utilizarea optiunilor din bara de lucru Mail Merge (View-

>Toolbars->Mail Merge)

Facilitati de fuzionare a documentelor

Word ofera posibilitati de fuzionare între un document (o scrisoare, un anunt etc.) si o baza de date în care sunt stocate informatii referitoare la destinatari (nume, oras, adresa etc.). Pentru activarea acestei facilitati se slecteaza succesiv: meniul Tools → comanda Letters and Mailings → optiunea Mail Merge Wizard.

Comanda Letters and Mailing

Procedura presupune parcurgerea a sase pasi selectati din a ferestrei Task Pane

Pasul 1 - Select document type (figura 4.90). În aceasta etapa se stabileste tipul

documentului principal. Se pot construi:

scrisori (Letters),

plicuri (Envelopes),

etichete (Labels)

liste (Directory), individuale sau destinate mai multor beneficiari /destinatari.

Daca se opteaza pentru trimiterea unei scrisori pasii vor avea secventialitatea

prezentata mai jos.

Pasul 2 - Select starting Document (figura 4.91). Scrisoarea va putea fi conceputa

fie în documentul curent, fie pe baza unui template existent sau a unui un alt document poate

constitui:

Use the current document - prin selectarea acestei optiuni documentul curent devine

corpul scrisorii;

Start with a template - scrisoarea va fi construita pornind de la un sablon (template)

existent;

Start from existing document - un alt document, poate fi selectat pentru a deveni corpul

scrisorii.

Variantele 2 si 3 au asociate legaturi (Select template) sau butoane de comanda

Open) care permit "cautarea" fisierului dorit.

Pasul 3 - Select recipients (figura 4.92). Scrisoarea va trebui transmisa mai multor

persoane. Aceste persoane trebuie sa se regaseasca într-o baza de date si anume un fisier

Access de tip *.mdb cu care documentul activ, corp al scrisorii, va trebui îmbinat pentru a

constitui scrisoarea finala.

Daca se doreste transmiterea scrisorii catre persoane existente în lista de contact din

Microsoft Outlook se alege optiunea Select from Outlook contacts, iar apoi directorul

care contine adresele de contact ale persoanelor carora va trebui sa le fie transmisa

scrisoarea.

Daca exista creata deja o lista, aceasta poate fi selectata cu optiunea Use an existing list

Daca nu a fost creata nici o lista a destinatarilor se alege optiunea Type a new list si apoi

butonul de comanda Create

Informatiile referitoare la persoanele carora le va fi trimisa scrisoarea pot fi

modificate prin selectarea butonului de comanda Customize. De asemenea, pot fi adaugate

alte câmpuri utile, sau sterse unele dintre cele standard oferite de Microsoft Word.

Se trece apoi la "încarcarea" informatiilor despre persoane (figura 4.93), urmând ca

lista (figura 4.94) sa fie salvata pentru a putea fi ulterior folosita sau modificata. Observatie! Operatia de salvare este obligatorie.

Figura 4.90 Pasul 1 Select document type Figura 4.91 Pasul 2 Select starting document

 

Figura 4.92 Pasul 3 Select recipients - Stabilirea sabloanelor pentru adrese

 

Figura 4.93 Pasul 3 Select recipients - Încarcarea adreselor

Figura 4.94 Pasul 3 Select recipients - Lista destinatarilor

Pasul 4 Write your letter (figura 4.95). Daca scrisoarea nu este "construita" se trece

la realizarea ei. La editarea unei scrisori pot fi exploatate toate facilitatile de formatare oferite

de Word, inclusiv inserarea de obicete (tabele, imagini etc.).

Dupa ce s-a stabilit continutul propriu-zis al scrisorilor trebuie introduse câmpurile

care le vor personaliza si care fac parte din baza de date creata la pasul 3. Pentru aceasta,

cursorul mouse-ului trebuie pozitionat acolo unde se doreste introducerea unui anumit câmp

si cu ajutorul butonuluii Insert Merge Field din linia de instrumente activa, sau cu legatura

More Items... din Task Pane se introduce câmpul dorit (figura 4.96).

Asupra câmpurilor se pot aplica optiuni de formatare a textului prin selectarea acestora si apoi alegerea optiunilor dorite.

Figura 4.95 Pasul 4 Write your letter - Optiunile de inserarea a câmpurilor din fisierul cu adrese

Figura 4.96. Pasul 4 Write your letter - Plasarea câmpurilor din fisierul cu adrese

Pasul Preview your letters. În aceasta etapa pot fi previzulaizate secvential

scrisorile (figura 4.97). În plus, pot fi stabilite unele filtre daca se selecteaza legatura Edit

recipients list (pentru a stabili criterii de eliminare a unor destinatari - figura 4.94) sau butonul de comanda Exclde this recipient (care elimina adresa curenta din lista

destinatarilor).

Figura 4.97. Pasul 5 Preview your letters - Previzualizarea scrisorii pentru primul destinatar

Pasul 6 - Complete the merge (figura 4.98). Este ultimul pas în care are loc

finalizarea procedurii de fuzionare a celor doua fisiere, scrisoarea si adresele destinatarilor.

Scrisorile obtinute pot fi imprimate (Print), editate individual (Edit individual letters) si /

sau salvate pentru modificarea sau folosirea ulterioara. În figura 4.98 a fost "retinuta

scrisoarea celui de al treilea destinatar. Cum în lista cu adrese au fost "încarcati patru

destinatari, în linia de stare este afisat numarul destinatarului curent.

Figura 4.98. Pasul 6 Complete the merge - Scrisoarea adresata celui de al treilea

destinatar