COMUNICARE DE BAZA CU BAZELE DE DATE EXTERNE PRIN INTERMEDIUL IMPORTULUI SI AL COMBINARILOR

COMUNICARE DE BAZA CU BAZELE DE DATE EXTERNE PRIN INTERMEDIUL IMPORTULUI SI AL COMBINARILOR

1. Optiunile pentru combinari postale cataloage sau liste.

Combinare postala este operatia care preia informatia dintr-o baza de date ( de ex. o lista de adrese postale) si o combina cu un document pentru a crea un set de formulare de scrisoare, plicuri sau etichete.

Baza de date este o colectie de informatii ce pot fi sortate, extrase si interogate. Exemplu: o agenda care contine - nume, prenume, adresa 16216b117q , oras, tara, si codul postal; setul complet de date pentru o persoana se numeste īnregistrare iar un element al īnregistrarii se numeste cīmp. In general bazele de date se prezinta sub forma de tabel (coloanele reprezinta cīmpurile iar liniile sunt īnregistrarile).

Word prezinta mai multe metode de lucru cu bazele de date: 

• creare baza de date īn Word si utilizarea ei īn generarea de scrisori, documente, plicuri, faxuri, etichete.
• preluare date din baze existente si create cu alte programe;
• actualizare, sau adaugare date noi īn bazele de date create cu alte programe.

Documentele folosite īn scopul combinarii postale se numesc documente principale iar bazele de date se numesc surse de date.

Word poate asigura acces direct la alte programe de baze de date care suporta standardul ODBC - Open DataBase Connectivity - standard industrial care permite protejarea informatiilor cuprinse. De exemplu Word poate crea plicuri pe baza datelor cuprinse īn Microsoft Access sau Foi Excel.

In aceasta lucrare se va prezenta comunicarea de baza, cea mai utilizata, cu bazele de date externe, prin intermediul importului si al combinarilor.

Crearea unei combinari postale.

Pentru o combinare postala sunt necesare 3 elemente:

- sursa de date (baza de date) care contine informatia individualizata care personalizeaza fiecare versiune a documentului combinat final. Aceasta poate fi o lista de nume, adrese, dar nu numai date de tip postal (poate contine spre exemplu si data nasterii, data angajarii, profesia, etc.).

- documentul principal care contine textul static, ce ramīne acelasi pentru fiecare versiune; Mai contine un set de coduri de cīmp care indica programului Word unde plaseaza informatia provenita din sursa de date.

- documentul combinat este rezultatul operatiei de combinare si poate fi un set de etichete de plicuri sau formulare de scrisoare. Fiecare, eticheta, plic sau pagina este o combinatie a datelor dintr-o inregistrare din sursa de date cu textul comun din documentul principal.

Word organizeaza procesul de combinare folosind aplicatia Mail Merge Helper.

Combinarea postala se efectueaza parcurgīnd urmatorii pasi:

1. Se executa clic pe meniul Tools, din care se selecteaza Mail Merge si se deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

La meniul care apare se face clic pe tipul de document ce urmeaza a se crea: Form Letters (formular de scrisoare), Mailing Labels (etichete postale), Envelops (plicuri) sau Catalog (cataloage). La acest pas dupa ce se face selectia va aparea o caseta de dialog.

Din caseta de dialog aparuta se alege optiunea Active Window pentru a se transforma documentul curent deschis īn document principal pentru combinarea postala; se alege New Main Document ca sa se deschida un document nou īn care se creaza documentul principl.

La pasul 2 Data Source se alege Get Data.

Va apare un nou meniu. Cu ajutorul acestuia trebuie sa precizati sursa de date pe care o vom utiliza:

Create Data source pentru a se īncepe un document sursa de date comlet nou (vez cap. Urmator Crearea de baze de date).

Open Data Source pentru a folosi un document sursa de date existent (se precizeaza nmele fisierului si locul acestuia)

Use Addres Book pentru a folosi fie agenda electronica sau lista de persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus, sau personal Address Book (agenda personala).

Revenirea la caseta Mail Merge Helper se poate face fie prin deschiderea meniului Tools din care se selecteaza butonul Mail Merge, fie alegīnd butonul corespunzator din bara de instrumente Mail Merge , daca aceasta este afisata.

La Main Document, pasul 2, se alege Edit. Se selecteaza documentul principal pe care dorim sa-l editam (de exemplu Form Letter: document 1); Se introduce textul, elementele grafice si cīmpurile de combinare de care avem nevoie īn documentul principal. Se salveaza si se boteaza fisierul.

8. Se revine lacaseta Mail Merge Helper. Īn pasul 3, Merge the Data With a Document (Combinati datele cu documentul), se alege Merge. Va apare caseta de dialog Merge. Din lista derulanta Merge to se stabileste rezultatul combinarii:

New Document. Creaza un document care poseda īn interior fiecare formular de scrisoare, eticheta sau plic combinat.

Printer Se trimite documentul combinat direct la imprimanta.

Electronic Mail. Se trimite documentul fiecarui destinatar prin intermediul postei electronice. Pentru aceasta trebuie sa avem īn sistem un program de posta electronica compatibil MAPI (Messaging Application Programming Interface) cum ar fi Microsoft Schedule Plus, sau Microsoft Exchange. In sursa de date trebuie sa existe un cīmp cu adresa e-mail; se alege Setup pentru a se preciza cīmpul, se introduce o linie de subiect pentru memoriul e-mail si vom preciza daca vom expedia documentul combinat ca anexa. Se alege OK pentru a se reveni la caseta de dialog Merge.

Electronic Fax. Se trimite documentul fiecarui destinatar prin intermediul unei applicatii fax. In sursa de date trebuie sa existe cīmpul care sa contina adresa fax. Se alege Setup pentru precizarea respectivului cīmp si se introduce o linie de subiect pentru memoriul de fax. Se alege OK pentru revenirea la caseta de dialog Merge.

9. Īn sectiunea Records to Be Merged (īnregistrari ce vor fi combinate), se executa clic pe All sau From se introduce numele de īnregistrare īn casetele From si To pentru a defini intervalul de īnregistrari ce vor fi combinate; daca se doreste combinarea doar a anumitor īnregistrari de un anumit tip, se alege Query Options si se stabileste criteriile pentru combinare.

Īn sectiunea When Merging Records (La combinarea īnregistrarilor) se executa clic pe optiunea Don't Print Blank Lines when Data Fields Are Empty. Aceasta īmpiedica aparitia rīndurilor goale īn scrisori, etichete sau plicuri daca cīmpurile respective sunt goale (configurare prestabilita pentru combinare).

Se alege Merge. Īn functie de optiunea Merge To pe care o vom selecta, programul Word va īncepe fie tiparirea documentelor, fie expedierea mesajelor e-mail sau a fxurilor, fie afisarea documentelor combinate pe ecran.

Instrumentele din bara de instrumente Mail Merge.

CREAREA UNEI BAZE DE DATE.

Programul Word pastreaza fisierele sursa de date sub forma de tabele. Fiecare coloana din tabel reprezinta un cīmp (coloana = cīmp), iar fiecare linie reprezinta o īnregistrare (linie = īnregistrare). Primul rīnd din tabel reprezinta numele cīmpurilor folosita ca sursa de date. Vezi exemplul de mai jos:

Pentru crearea unui fisier sursa de date se parcurg pasii de mai jos (dupa ce s-a introdus tabelul respectiv, singur īntr-un fisier):

Din caseta de dialog Mail Merge Helper se selecteaza Create Data Source. (se deschide caseta de dialog respectiva; aceasta este posibila dupa parcurgerea pasului 1 descris la cap. 2). Programul Word ofera sugestii pentru numele cmpurilor sursei de date īn caseta Field Names īn Header Row. Pentru a personaliza lista se efectueaza una din urmatoarele actiuni:

- Pt. eliminarea unui nume de cīmp de lista, se selecteaza (coloana respectiva din tabel) si se alege comanda Remove Field Name.

- Pt. adaugarea unui nume nou sau cīmp se introduce īn caseta Field Name si apoi se alege comanda Add Field Name. Daca butonul Add Field Name este gri, numele introdus este invalid. Un nume de cīmp trebuie sa īnceapa cu o litera ce poate fi urmata de litere, cifre sau caractere underscore (_); nu sunt permise spatii, iar numele nu poate depasi 40 de caractere īn lungime.

- Pt. schimbarea ordinii numelor de cīmpuri, se selecteaza un nume si se efectueaza clic pe unul din butoanele Move din dreptul casetei Field Name In Header Row pt. a cīmpul mai sus sau mai jos īn lista. Cu toate ca ordinea nu conteaza īn procesul de combinare, este bine sa avem īntrarile de date īn o ordine logica.

Se alege OK. Va aparea caseta de dialog Save As. Īn caseta de dialog File Name se introduce un nume pentru fisierul de date, iar īn lista derulanta Save In se precizeza unde dorm sa stocam fisierul. Dupa aceasta se alege Save.

Va aparea o caseta de dialog care ne anunta ca nu am adaugat nici o īnregistrare īn fisierul sursa de date.Se alegeti Edit Data Source ca sa īncepem adaugarea īnregistrarilor.

Se deschide caseta de dialog Data Form. Numele de cīmpuri sunt afisate īn partea stīnga a casetei de dialog, īn ordinea pe care am stabilit-o. Īn dreptul fiecarui nume exista o caseta de text; se introduce informatia aferenta primei īnregistrari din baza de date copletīnd aceste casete; pentru a trece la urmatoarea caseta, se apasa Enter sau Tab. Ca sa revenim la caseta anterioara, se apasa combinatia Shift+Tab. De asemenea ca sa ne deplasam de la o caseta la alta se pot folosi tastele cu sageti sus si jos.

Dupa terminarea introducerii datelor pentru o īnregistrare, dupa completarea ultimului cīmp, se apasa tasta Enter si se va deschide automat o noua īnregistrare.

Se utilizeaza butoanele de navigatie printre īnregistrari, din partea de jos a casetei de dialog.

Daca nu s-au completat toate cīmpurile unei īnregistrari si dorim sa īncepem alta noua, se alege butonul Add New si la sfīrtitul sursei de date se va adauga o īnregistrare goala, īn care se pot introduce informatia īn respectivele cīmpuri.

Pentru stergerea unei īntregi īnregistrari se afiseaza dupa care se apasa Delete.

Pentru eventuala anulare a modificarilor efectuate asupra unei īnregistrari afisate, se apasa butonul Restore.

Dupa terminarea īnregistrarilor se apasa OK pt. a reveni īn documentul principal.

Adaugarea si stergerea īnregistrarilor.

Īn situatia īn care am uitat un cīmp sau o īnregistrare , sau dorim adaugarea unei īnregistrari noi, editarea se poate face :

• fie īn formularul de date,
• fie īn tabelul din fitierul sursa de date.

Combinarea cu o baza de date Acces;

pentru aceasta se precizeaza numele fisierului si localizarea bazei de date īn Acces, dupa care se face clic pe Open. Daca datele pe care dorim sa le utilizam se gasesc īntr-un tabel din baza de date, se face clic pe Table din caseta de dialog Microsoft Acces, se selecteaza tabelul si se se apasa OK. Daca datele se gasesc īntr-o interogare, se face clic pe Queries, se selecteaza interogarea si se face clicpe OK. Restul procesului de combinare este la fel ca la sursa de date creata īn Word.

Modificarea unei baze de date īn formularul de date.

Se face clic pe Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

Īn sectiunea Data Source se alege Edit si se selecteaza numele fisierului sursa de date; sau se selecteaza butonul Edit Data Source din bara de instrumente Mail Merge. Va aparea caseta de dialog Data Form.

Se vor executa una din urmatoarele actiuni:

- Pentru a īncepe o noua īnregistrare se alege Add New pentru adaugarea unei īnregistrari goale la sfīrsitul sursei de date; se introduce apoi informatia īn cīmpurile acesteia.

- Pentru a sterge o īntrega īnregistrare se afiseaza aceasta si apoi se apasa Delete.

- Pentru a anula orice modificari efectuate asupra unei īnregistrari afisate, se alege Restore.

Se executa apoi OK.

Modificarea unei baze de date īn sursa de date.

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper

Īn sectiunea Data Surce se alege Edit si se selecteaza numele fisierului sursa de date; sau se selecteaza butonul Edit Data Source din bara de instrumente Mail Merge. Va aparea caseta de dialog Data Form din care se selecteaza View Source.

4. Se vor executa una din urmatoarele actiuni:

- Pentru a īncepe o noua īnregistrare se alege Add New Record din bara de instrumente Database. Word adauga un nou rīnd la sfīrsitul tabelului. Se introduce informatia pentru fiecare cīmp din respectiva īnregistrare. Se salveaza fisierul.

- Pentru a sterge o īnregistrare, se executa clic pe rīndul corespunzator acesteia si apoi se face clic pe butonul Delete Record din bara de instrumente Database.

- Pentru a adauga, sterge sau redenumi cīmpurile din sursa de date, se alege butonul Manage Fields de pe bara de instrumente Database ca sa se deschida caseta respectiva de dialog. Pentru a adauga un cīmp se introduce numele lui īn caseta Field Name si se apasa Add. Pentru a sterge un cīmp , se selecteaza numele lui din lista Field Names in Header Row si se selecteaza Remove. Pentru a redenumi un cīmp selectati numele lui din lista Field Names in Header Row si se alege Rename. Dupa efectuarea operatiei se apasa pe OK.

- Se salveaza si se īnchide fisierul.

Altfel!!!!!: Se poate deschide, īn Word fisierul sursa de date (prin apasarea butonului Open din meniul File, si ne va aparea tabelul de date sursa ca orice alt tabel dintr-un document Word. Se pot face pe el modificarile dorite (adaugari-stergeri de coloane = cīmpuri respectiv de linii = īnregistrari) si apoi se salveaza fisierul.

SORTAREA ĪNREGISTRARILOR.

Īntr-o combinare postala, documentele sunt generate īn ordinea īn care s-au introdus īnregistrarile; este posibil ca īnregistrarile īn fisierul bazei de date sa fie sortate dupa un anumit criteriu (de ex. īn ordinea alfabetica a numelui persoanelor; sau īn ordinea descrescatoare vīrstei; etc.).

Sortarea īnregistrarilor unei combinari postale se face parcurgīndu-e pasii:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper sau se alege butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge.

Īn sectiunea 3 Merge the data With The Document, se alege Query Options.

Se selecteaza fisa Sort Records.

Din lista derulanta Sort by, se alege cīmpul pe care vrem sa-l folosim la sortarea īnregistrarilor.

Se executa clic pe optiunea Ascending daca doriti ca īnregistrarile sa fie īn ordine crescatoare (de la 1 la 99 spre ex. sau de la A la Z etc) sau descrescatoare (de la 99 la 1, etc).

Prin pasii 4 si 5 s-a configurat o sortare primara. Daca se doreste o sortare secundara se selecteaza un cīmp din lista derulanta Then By si apoi se efectueaza clic pe Ascending sau pe Descending .

Pentru o sortare mai rafinata se poate continua: se selecteaza un cīmp din lista derulanta Then By si apoi se efectueaza clic pe lista Ascending sau pe Descending .

Se alege OK pentru a īnchide caseta de dialog Query Options si a continua combinarea.

Aceasta metoda presupune ca s-a īnceput deja procesul de combinare postala, s-a precizat un document principal, este creat si este deschis un fisier sursa de date. Daca nu ne aflam īntr-un proces de combinare postala si dorim sa sortam un fisier sursa de date, se deschide respectivul fisier se sorteaza tabelul de date, direct īn document, folosind metode de sortare specifice tabelelor.

PREGATIREA UNUI DOCUMENT PRINCIPAL.

Acestea pot fi: formulare de scrisori; etichete postale; plicuri; cataloage sau liste;

Conceperea unui formular de scrisoare.

Un formular de scrisoare este compus din text si/sau imagini la care se adauga o serie de cīmpuri de combinare īn care vor aparea informatiile referitoare la destinatar, si care personalizeaza formularul de scrisoare.

Dupa ce s-a creat fisierul sursa de date, se poate trece la realizarea formularului. Dupa īnchiderea ferestrei Data Form, Word produce revenirea la documentul principal. (sau prin deschiderea meniului File, se selecteaza Open si apoi fisierul documentului principal pentru a-l deschide.

Pe ecran apare bara de instrumente Mail Merge, dar documentul este gol. Se introduce textul sau elementele de grafica pe care dorim sa apara īn scrisoarea fiecarui destinatar.

Pt. Introducerea informatiilor din sursa de date, se selecteaza Insert Merge Field din bara de instrumente Mail Merge, si se selecteaza numele cīmpului dorit. Īn document va aparea un cod de cīmp care actioneaza ca īnlocuitor al datelor din fiecare īnregistrare a sursei de date.

Atentie! Trebuie adaugata punctuatia necesara pentru ca informatia sa se integreze īn restul textului de document; pentru a verifica corectitudinea; se apasa butonul Show Field/Values de pe bara de instrumente Mail Merge pentru a vizualiza informatia din prima īnregistrare.

Dupa terminarea documentului, se salveaza; se apasa butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge pt. Continuarea procesului de combinare postala;

Alternativa: se apasa Mail Merge (pt. Precizarea optiunilor de combinare), se apasa pe Merge to New Document pt. A preciza procesul de combinare si a se crea noul document ce combina textul din documentul principal cu īnregistrarile din sursa de date sau se alege Merge To Printers pt. a tipari direct documentul combinat.

Crearea etichetelor postale.

Pt. crearea de etichete postale se parcurg etapele procesului de combinare a documentelor cu date variabile prezentat īntr-o sectiune anterioara, iar la tipul de document principal ce urmeaza a se crea se selecteaza Mailing Labels dupa care se parcurg urmatorii pasi:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

Īn meniul care apare, se face clic pe Mailing Labels.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent īn document principal pt. combinarea pottala. Se alege New Main Document pt. a deschide un nou document īn care vom crea documentul principal.

La pasul 2, Data Source, alegeti Get Data.

Īn meniul care apare se selecteaza Create Data Source pt. a īncepe un document sursa de date nou, se apasa Open Data Source pt. a folosi un document sursa de date existent sau se selecteaza Use Address Book pt. folosirea unei agende electronice cu adrese postale sau o lista cu persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus.

Daca se utilizeaza un fisier sursa de date existent, va aparea caseta de dialog Labels Options . Daca s-a creat un fisier sursa de date nou, Word determina revenirea īn documentul principal gol. Se deschide meniul Tools se selecteaza Mail Merge sau se alege butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper. Se executa clic pe Setup pt. a se deschide caseta Label Options.

Īn sectiunea Printer Information, se selecteaza tipul de imprimanta care va fi utiliza.

Din lista derulanta Label Products, se selecteaza marca sau tipul de etichete pe care le folosim; lista Product Number (nr. de produs). Depinde de selectia anterioara. Se alege numarul produsului pe care īl vom utiliza sau unul apropriat ca dimensiuni. Daca dimensiunile etichetei dorite nu se afla īn lista, se alege New Label si se specifica dimensiunile.

Se apasa OK . Se va deschide caseta de dialog Create Labels.

Se apasa butonul Insert Merge Field si se selecteaza cīmpul de combinare pe care dorim sa-l introducem īn eticheta. Se repeta aceste actiuni pt. fiecare cīmp de combinare dorit. A nu se uita spatierea si punctuatia necesara pt. obtinerea etichetelor corect tiparite.

Daca pe eticheta mai exista spatiu si dorim sa acceleram transmiterea corespondentei se alege butonul Insert Postal Bar code pt. a tipari pe eticheta codul de bare de livrare; pt. utilizarea acestei caracteristici nu se personalizeaza si nu se redenumeste cīmpurile address1 si Postal code din bara de date. Pe baza acestor cīmpuri, Word va crea codul de bare (sistemul postal american).

Se alege OK ca sa revenim īn Mail Merge Helper.

Se alege Merge si se selecteaza optiunile pt. documentul final īn functie de intentiile ulterioare.

Crearea plicurilor combinate.

Plicurile tiparite par mult mai personale decīt cele cu etichete. Decizia asupra acestui aspect depinde de tipul de imprimanta pe care o avem la dispozitie. Īn cazul unui numar mic de plicuri aceste se vor tipari direct (nu solicita prea mult imprimanta). Īn caz contrar este bine sa folosim etichete.

Tiparirea plicurilor se face prin parcurgerea urmatorilor pasi:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

Īn meniul care apare, se face clic pe Envelopes.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent īn document principal pt. combinarea postala. Se alege New Main Document pt. a deschide un nou document īn care vom crea documentul principal.

La pasul 2, Data Source, se alege Get Data.

Īn meniul care apare se selecteaza Create Data Source pt. a īncepe un document sursa de date nou, se apasa Open Data Source pt. a folosi un document sursa de date existent sau se selecteaza Use Address Book pt. folosirea unei agende electronice cu adrese pottale sau o lista cu persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus.

Īn functie de optiunea din pasul anterior, se va executa una din actiunile:

- daca s-a creat o sursa de date noua se executa clic pe butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge. Apoi īn sectiunea Main Document se alege Setup.

- Daca īn Mail Merge Helper s-a deschis o sursa de date existenta, va aparea o caseta de dialog ce ne cere sa configuram documentul principal; se alege Setup Main Document.

Va aparea caseta de dialog Envelope Options. Se selecteaza dimensiunea plicului pe care īl vom tipari din lista derulanta Envelope Size.

Pentru a stabili aspectul plicului, se apasa pe Font din sectiunea Dilivery Address sau Font din sectiunea Return Address si se stabilesc fonturile pentru adrese. Pentru pozitionare se utilizeaza indicatiile din From Left si From Top pt. ambele adrese.

Se alege OK. Se deschide caseta de dialog Envelope Address; se alege Insert Merge Field si se selecteaza codul cīmpului de combinare pe care dorim sa-l introducem īn plic. Se repeta aceste actiuni pt. fiecare cīmp de combinare dorit. A nu se uita spatierea si punctuatia necesara pt. obtinerea plicurilor corect tiparite.

Daca dorim sa acceleram transmiterea corespondentei se alege butonul Insert Postal Bar code pt. a tipari pe plic codul de bare de livrare; pt. utilizarea acestei caracteristici nu se personalizeaza si nu se redenumeste cīmpurile address1 si Postal code din bara de date. Pe baza acestor cīmpuri, Word va crea codul de bare (sistemul postal american).

Se alege OK ca sa revenim īn Mail Merge Helper.

Se alege Merge si se selecteaza optiunile pt. documentul final īn functie de intentiile ulterioare.

SELECTAREA DATELOR.

Fisierul de date poate fi un fisier general, o lista postala de mari dimensiuni, si deseori este nevoie de o selecsie a bazei de date (de ex. Selectarea destinatarilor din acelasi oras). Pentru asemenea actiunin se va utiliza optiunea Query Options.

Pentru filtrarea īnregistrarilor se parcurg urmatorii pasi:

1. Din Mail Merge Helper se alege Query Options, īnainte de a efectua combinarea, sau daca s-a facut clic pe Merge se alege din aceasta caseta Query Options.

Pt. stabilirea conditiilor de selectie se apasa pe Filter Records.

Īn caseta Field se selecteaza cīmpul pe care dorim sa-l folosim la stabilirea conditiilor pt. combinare. De ex. Se alege cīmpul City pt. persoanele dintr-un oras.

Īn caseta de dialog Comparison se alege tipul de comparatie pe care dorim sa-l facem.

Īn caseta Compare To, se introduce valoarea exacta cu care dorim sa comparam informatia din cīmp.

Daca este nevoie de mai multe conditii se executa clic pe Sort Records īi se urmeaza instructiunile anterioare din acest capitol.

Se alege OK pt. a īnchide caseta Query Options si a continua combinarwea.

CREAREA CATALOAGELOR SI LISTELOR.

Utilizīnd caracteristica de combinare postala este posibil sa se creeze un director de persoane care au anumita calitate (catalog sau lista de persoane); Pt. crearea acestora se parcurg pasii urmatori:

Se īncepe un document nou.

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

Īn meniul care apare, se face clic pe Catalog. Īn cazul unui document principal de tip catalog, toate combinarile se vor plasa īntr-un singur document rezultat,iar textul pe care īl introducem īn documentul principal va fi repetat de fiecare data.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent īn document principal pt. combinarea postala.

La pasul 2, Data Source, se alege Get Data.

Īn meniul care apare se selecteaza Create Data Source. Se configureaza cīmpurile pe care dorim sa le utilizam. Se apasa OK.

. Va aparea caseta de dialog Save As. Se introduce un nume pentru fisierul de date, īn lista derulanta Save In īn caseta File Name se va preciza numele si unde dorim sa stocam fisierul. Dupa aceasta se alege Save.

Va aparea o caseta de dialog care ne īntreaba daca dorim sa sa īnregistram sau sa editam documentul principal; se alege Edit Data Source ca sa īncepeti adaugarea īnregistrarilor īn sursa de date.

Se deschide caseta de dialog Data Form se introduce informatia pt. fiecare īnregistrare pe care dorim sa o introducem la baza de date. Se alege Add New pt. ad1augarea unei noi īnregistrari; dupa introducerea tuturor īnregistrarilor se apasa OK.

Īn documentul principal, introducem textul si elementele grafice pe care dorim sa le repetam la fiecare īnregistrare. Cu punctul de insertie aflat acolo unde vrem sa fie afisate datele din sursa de date se alege Insert Merge Field din bara de instrumente Mail Merge, si īn meniul care apare se executa clic pe numele cīmpului pe care urmeaza sa-l introducem.Se repeta aceste actiuni pt. toate īnregistrarile din sursa de date.

Revenim la caseta Mail Merge Helper prin apasarea butonului respectiv din bara de instrumente Mail Merge. Īn pasul Merge the Data with the Document, se apasa Merge. Īn caseta de dialog Merge, se selecteaza New Document din lista derulanta Merge To.

Īn sectiunea Records to be Merged, se selecteaza All sau From. Daca se alege From, īn casetele From si To intervalul numerelor de īnregistraripe care dorim sa le combinam. Daca se combina īnregistrari specifice sau īnregistrari de un anumit tip, se alege Query Options, din care se alege conditiile de combinare.

Īn sectiunea When Merging Records, se executa clic pe don't Print Blank Lines when Data Fields are Empty daca nu dorim īn catalog, director sau lista sa apara rīnduri goale, datorita faptului ca nu exista intrari īntr-un anumit cīmp.

Se alege Merge.

Dupa ce apare documentul catalog sau lista, se adauga anteturile, subsolurile sau orice alt text suplimentar necesar documentul final. Apoi se tipareste documentul ca orice document Word.

Transmiterea de faxuri folosind Microsoft Office mail merge Folosind aceasta facilitate din Microsoft Word/Office, se pot trimite faxuri personalizate la orice numar de utilizatori. Deoarece Microsoft Office suporta ODBC, lista destinatarilor poate fi obtinuta de la orice sursa de date, incluzand Microsoft SQL Server, Microsoft Access si multe altele.

Interclasarea de documente (Mail Merge)

Interclasarea de documente, realizata cu ajutorul optiunii Mail

Merge, presupune existenta a doua documente: un fisier principal si un

fisier de date. Legatura dintre aceste doua fisiere se realizeaza prin anumite

cāmpuri de date, numite "cāmpuri de interclasare" (merge fields).

Interclasarea se poate face pe baza a doua documente deja existente sau prin

crearea unor documente noi. Fisierul principal este un document obisnuit,

care contine o parte variabila, specificata prin cāmpurile de interclasare.Īn

versiunile recente de Microsoft Word (īncepānd cu anul 2000), cāmpurile de

date nu mai sunt salvate īntr-un document, ci sub forma unei tabele

Microsoft Access, numita lista

Etapele interclasarii documentelor cu ajutorul Vrajitorului

1. Se activeaza vrajitorul corespunzator interclasarii, cu ajutorul

optiunii Tools-> Letters and Mailings->Mail Merge Wizard...

Vrajitorul este structurat īn 6 pasi.

2. Primul pas īl reprezinta alegerea unui tip pentru documentul

principal. Tipurile disponibile sunt:

a. Scrisori (Letters)

b. Mesaje electronice (E-Mail messages)

c. Plicuri (Envelopes)

d. Etichete (Labels)

e. Catalog de adrese (Directory).

Vom prezenta īn continuare pasii pentru crearea unei scrisori

circulare.

3. Dupa ce a fost selectat tipul de document (Letters) urmeaza

specificarea documentului de baza. Se poate:

a. Porni de la documentul curent - optiunea Use the current

document

b. Utiliza un model predefinit de document - optiunea Start from

template

c. Utiliza un document existent - optiunea Start from existing

document

4. La pasul al treilea din vrajitor se va specifica lista unde sunt

salvate cāmpurile de date. Din nou exista 3 optiuni:

a. Utilizarea unei liste disponibile, prin specificarea fisierului

Microsoft Access corespunzator - Use an existing list

b. Selectarea persoanelor de contact dintre adresele salvate īn

Microsoft Outlook - Select from Outlook contacts

c. Editarea unei noi liste de persoane de contact - Type a new list

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei ferestre

de dialog, prezentata īn figura.

Exista un set de cāmpuri predefinite care vor putea fi completate

pentru fiecare destinatar al scrisorii circulare. Modificarea acestora, īn

sensul adaugarii, stergerii sau redenumirii lor este posibila cu ajutorul

optiunii Customize....Pentru adaugarea unei noi persoane de contact se

utilizeaza butonul New Entry, iar pentru stergerea persoanei de contact

selectate butonul Delete Entry. Navigarea īntre īnregistrarile dintr-o lista se

poate realiza cu ajutorul butoanelor First Previous Next Last, active

pentru o listele cu cel putin doua īnregistrari, unde o īnregistrare reprezinta

toate informatiile existente despre o anumita persoana de contact.

Prin īnchiderea ferestrei de dialog, cu ajutorul butonului Cancel, are

loc si salvarea informatiilor īnregistrate. Vizualizarea lor ulterioara este

posibila prin optiunea Edit recipients list, iar fereastra de dialog aferenta

este prezentata īn figura.

Īnregistrarile din lista pot fi sortate dupa diferite cāmpuri daca se

efectueaza click pe denumirea cāmpului respectiv. Modificarea unei

īnregistrari se face prin activarea butonului Edit...

De asemenea, pot fi selectate doar anumite īnregistrari din lista

pentru utilizare īn scrisoarea circulara. Acest lucru se poate realiza īn doua

moduri:

prin bifarea casutei din stānga corespunzatoare īnregistrarilor

dorite

prin activarea submeniului unui anumit cāmp (sageata din stānga

denumirii cāmpului) si selectarea uneia din optiunile:

a. (All) - toate īnregistrarile

b. Oricare din cāmpurile din lista, prin denumirea sa

c. (Blanks) - doar īnregistrarile pentru care acest cāmp este vid

d. (Nonblanks) - doar īnregistrarile pentru care acest cāmp nu

este vid

f. (Advanced) - specificarea uror criterii de selectie pentru

cāmpuri.

5. Dupa definitivarea editarii sursei de date, pasul urmator presupune

editarea documentului principal, respectiv scrierea efectiva a

scrisorii si inserarea cāmpurilor dorite. Word permite introducerea

unor blocuri predefinite de cāmpuri, pentru adresa (Address block...

formule de īncheiere (Greeting line...), s.a. sau lasa utilizatorul sa-si

formateze scrisoarea dupa plac (optiunea More items...). Dupa

inserare, īn documentul principal denumirile cāmpurilor vor apare

astfel: «Title» «Company_Name» «First_Name» «Last_Name».

6. Penultimul pas al vrajitorului permite previzualizarea scrisorilor

circulare.

7. Īn ultimul pas are loc interclasarea efectiva acelor doua documente:

a. Īntr-un document nou - se obtine un document nou īn care se

gasesc scrisorile personalizate pentru fiecare destinatar.

b. Pentru imprimare - interclasarea are loc doar la imprimare.

Īn ambele cazuri exista posibilitatea selectarii tuturor īnregistrarilor,

doar a celei curente sau specificarea īnregistrarilor pentru care se face

interclasarea.

Interclasarea documentelor, odata ce acestea sunt create, se poate

face si prin utilizarea optiunilor din bara de lucru Mail Merge (View-

>Toolbars->Mail Merge)

Facilitati de fuzionare a documentelor

Word ofera posibilitati de fuzionare īntre un document (o scrisoare, un anunt etc.) si o baza de date īn care sunt stocate informatii referitoare la destinatari (nume, oras, adresa etc.). Pentru activarea acestei facilitati se slecteaza succesiv: meniul Tools → comanda Letters and Mailings → optiunea Mail Merge Wizard.

Comanda Letters and Mailing

Procedura presupune parcurgerea a sase pasi selectati din a ferestrei Task Pane

Pasul 1 - Select document type (figura 4.90). Īn aceasta etapa se stabileste tipul

documentului principal. Se pot construi:

scrisori (Letters),

plicuri (Envelopes),

etichete (Labels)

liste (Directory), individuale sau destinate mai multor beneficiari /destinatari.

Daca se opteaza pentru trimiterea unei scrisori pasii vor avea secventialitatea

prezentata mai jos.

Pasul 2 - Select starting Document (figura 4.91). Scrisoarea va putea fi conceputa

fie īn documentul curent, fie pe baza unui template existent sau a unui un alt document poate

constitui:

Use the current document - prin selectarea acestei optiuni documentul curent devine

corpul scrisorii;

Start with a template - scrisoarea va fi construita pornind de la un sablon (template)

existent;

Start from existing document - un alt document, poate fi selectat pentru a deveni corpul

scrisorii.

Variantele 2 si 3 au asociate legaturi (Select template) sau butoane de comanda

Open) care permit "cautarea" fisierului dorit.

Pasul 3 - Select recipients (figura 4.92). Scrisoarea va trebui transmisa mai multor

persoane. Aceste persoane trebuie sa se regaseasca īntr-o baza de date si anume un fisier

Access de tip *.mdb cu care documentul activ, corp al scrisorii, va trebui īmbinat pentru a

constitui scrisoarea finala.

Daca se doreste transmiterea scrisorii catre persoane existente īn lista de contact din

Microsoft Outlook se alege optiunea Select from Outlook contacts, iar apoi directorul

care contine adresele de contact ale persoanelor carora va trebui sa le fie transmisa

scrisoarea.

Daca exista creata deja o lista, aceasta poate fi selectata cu optiunea Use an existing list

Daca nu a fost creata nici o lista a destinatarilor se alege optiunea Type a new list si apoi

butonul de comanda Create

Informatiile referitoare la persoanele carora le va fi trimisa scrisoarea pot fi

modificate prin selectarea butonului de comanda Customize. De asemenea, pot fi adaugate

alte cāmpuri utile, sau sterse unele dintre cele standard oferite de Microsoft Word.

Se trece apoi la "īncarcarea" informatiilor despre persoane (figura 4.93), urmānd ca

lista (figura 4.94) sa fie salvata pentru a putea fi ulterior folosita sau modificata. Observatie! Operatia de salvare este obligatorie.

Figura 4.90 Pasul 1 Select document type Figura 4.91 Pasul 2 Select starting document

 

Figura 4.92 Pasul 3 Select recipients - Stabilirea sabloanelor pentru adrese

 

Figura 4.93 Pasul 3 Select recipients - Īncarcarea adreselor

Figura 4.94 Pasul 3 Select recipients - Lista destinatarilor

Pasul 4 Write your letter (figura 4.95). Daca scrisoarea nu este "construita" se trece

la realizarea ei. La editarea unei scrisori pot fi exploatate toate facilitatile de formatare oferite

de Word, inclusiv inserarea de obicete (tabele, imagini etc.).

Dupa ce s-a stabilit continutul propriu-zis al scrisorilor trebuie introduse cāmpurile

care le vor personaliza si care fac parte din baza de date creata la pasul 3. Pentru aceasta,

cursorul mouse-ului trebuie pozitionat acolo unde se doreste introducerea unui anumit cāmp

si cu ajutorul butonuluii Insert Merge Field din linia de instrumente activa, sau cu legatura

More Items... din Task Pane se introduce cāmpul dorit (figura 4.96).

Asupra cāmpurilor se pot aplica optiuni de formatare a textului prin selectarea acestora si apoi alegerea optiunilor dorite.

Figura 4.95 Pasul 4 Write your letter - Optiunile de inserarea a cāmpurilor din fisierul cu adrese

Figura 4.96. Pasul 4 Write your letter - Plasarea cāmpurilor din fisierul cu adrese

Pasul Preview your letters. Īn aceasta etapa pot fi previzulaizate secvential

scrisorile (figura 4.97). Īn plus, pot fi stabilite unele filtre daca se selecteaza legatura Edit

recipients list (pentru a stabili criterii de eliminare a unor destinatari - figura 4.94) sau butonul de comanda Exclde this recipient (care elimina adresa curenta din lista

destinatarilor).

Figura 4.97. Pasul 5 Preview your letters - Previzualizarea scrisorii pentru primul destinatar

Pasul 6 - Complete the merge (figura 4.98). Este ultimul pas īn care are loc

finalizarea procedurii de fuzionare a celor doua fisiere, scrisoarea si adresele destinatarilor.

Scrisorile obtinute pot fi imprimate (Print), editate individual (Edit individual letters) si /

sau salvate pentru modificarea sau folosirea ulterioara. Īn figura 4.98 a fost "retinuta

scrisoarea celui de al treilea destinatar. Cum īn lista cu adrese au fost "īncarcati patru

destinatari, īn linia de stare este afisat numarul destinatarului curent.

Figura 4.98. Pasul 6 Complete the merge - Scrisoarea adresata celui de al treilea

destinatar