EXCEL - aplicatie pentru calcul tabelar
Aplicatia Excel este un procesor de calcul tabelar si face parte din pachetul de programe,
realizat de firma Microsoft, MS Office.
Denumirea de calcul tabelar vine de la cuvântul englezesc spreadsheet, in care spread
inseamna intindere, desfasurare, iar sheet inseamna foaie, schema, tabel, deci se refera la
organizarea unei foi (tabel).
6.1 Procesoare de calcul tabelar
Procesorul de calcul tabelar are rolul de a prelucra (procesa) date prezentate sub forma unui
tabel, deci este foarte folosit in domeniul economic (bilanturi contabile, balante comerciale,
stocuri de marfuri, etc), dar si in alte domenii in care datele sunt organi 222d34c zate in forma tabelara.
La ora actuala, cele mai raspândite procesoare tabelare sunt:
Excel, in pachetul MS Office, realizat de firma Microsoft
Quatro Pro, in pachetul Perfect Office, realizat de firma Borland
Lotus 1-2-3, in pachetul Lotus Smart Suit, realizat de firma Lotus
Caracteristicile procesoarelor de calcul tabelar sunt:
elementul de lucru il reprezinta un tabel care este format din linii si coloane;
celula reprezinta elementul de la intersectia unei linii cu o coloana, iar in ea poate exista
una din entitatile: numere, text, formule, macroinstructiuni. Ea este referita prin numele ei;
se poate lucra cu mai multe tabele simultan (mod de lucru multitabel);
au integrate functii de editare si formatare a textelor, functii grafice si de tiparire.
Avantajele folosirii procesoarelor de calcul tabelar sunt:
stocarea organizata a datelor cu posibilitati de prelucrare individuala, in grup sau globala
a lor
situatiile la zi pot fi permanent actualizate;
calcule imediate
calitate grafica a rezultatelor si altele.
Procesoarele de calcul tabelar inlocuiesc astfel rutina zilnica a unui functionar si ofera
flexibilitate activitatii acestuia.
6.2 Elementele ferestrei Excel
bara de titlu, in care este afisat titlul ferestrei (documentului curent) si cu care se poate
muta fereastra pe ecran. Pe ea se mai afla urmatoarele elemente:
butonul de meniu de control al ferestrei, cu optiuni de mutare, redimensionare,
maximizare, minimizare, inchidere a ferestrei;
butonul minimizare/restaurare a ferestri;
butonul de maximizare/restaurare a ferestrei;
butonul de inchidere a ferestrei.
bara de meniu principal care cuprinde ca optiuni obiectele principale asupra carora
sunt implementate operatii si pentru care sunt implementate meniuri;
bara de instrumente standard care cuprinde optiuni grafice pentru operatiile mai
uzuale;
bara de formatare care cuprinde optiuni grafice pentru formatarea celulelor, ariilor si
textului;
Ozten CHELAI
bara celulei care contine o fereastra cu numele celulei sau cu adresa activa si o
fereastra in care se editeaza formula pentru celula activa;
zona de lucru care reprezinta foile de calcul;
butoanele si barele de defilare orizontala si verticala apar in dreapta si partea de jos
a zonei de lucru si sunt folosite pentru realizarea scrolului;
bara de stare care ofera informatii despre obiectul curent prelucrat.
Managementul fisierelor
Fisierele manipulate de Excel se gasesc pe disc cu extensia xls (numele fisierelor fiind *.xls).
Excel organizeaza informatia din ele sub forma unei carti sau agende de lucru care contine
mai multe foi sheets), de aceea si numele implicit al fisierului este Book n, unde n
reprezinta numarul cartii. Numele poate fi schimbat de catre utilizator prin optiunea Save as
din meniul File. Pot fi deschise simultan mai multe carti.
Optiunea File a meniului principal deschide un meniu pentru lucrul cu fisierele Excel si
cuprinde:
New pentru a crea o noua agenda de lucru;
Open pentru deschiderea unei agende salvate anterior pe disc;
Close pentru inchiderea agendei curente;
Save pentru a salva agenda curenta de lucru;
Save as pentru a salva agenda curenta cu alt nume;
Save workspace pentru a salva intreg contextul existent la momentul respectiv pe disc
(mai multe agende) pentru a fi ulterior folosit.
6.4 Foaia de calcul (sheet)
Fiecare foaie a cartii este denumita Sheet n
Sunt implementate operatii generale cu foile calcul: se poate trece de la o foaie la alta, se pot
elimina foi sau adauga altele noi, se pot redenumi foile.
Foile de calcul sunt alcatuite din linii si coloane. Coloanele sunt identificate prin litere (A,
B,...), iar liniile sunt identificate prin numere (1, 2,...). La intersectia dintre o linie si o coloana
se afla o celula, iar adresa ei este data de litera coloanei si numarul liniei (A1, B1,..). O
singura celula este activa (se poate modifica) la un moment dat, iar numele ei este afisat in
coltul stanga sus al ecranului.
n celule se pot introduce numere text si formule ce incep cu semnul
Pentru celule exista facilitatea AutoFill cu care se pot face copieri multiple. Deasemenea cu
AutoFill se pot genera automat liste, in serie ca cele numerice, luni si date calendaristice, s.a.
in celule succesive. Butonul de AutoFill se gaseste in coltul dreapta jos al dreptunghiului de
marcaj. Cand acesta este tras prin apasarea clapetei mouse-ului, zona marcata este
automat completata cu elementele corespunzatoare. Exista si posibilitatea de a extinde
listele existente prin selectia optiunii Tools/Options/CustomList.
Formatarea documentelor
Formatul documentului se refera la aspectul lui. Obiectele care pot fi formatate sunt celula, tabelul sau
arii din tabel si textul din celule. Se poate seta dimensiunea acestora, fondul si conturul (tip si culoare)
prin selectia optiunii Format a meniului principal. Excel dispune de o colectie de formate predefinite
(font, culoare, bordare) selectabile prin optiunea Format/Autoformat. Pentru copierea formatului
existent intr-o zona marcata se poate folosi optiunea grafica (pensula) din bara de format, Format
Painter.
Ozten CHELAI
Un al doilea aspect al formatarii, la Excel, este cel al validarii valorilor introduse in celule. Acest lucru
se face prin selectia optiunii Conditional formating putandu-se introduce aici conditii pentru
acceptarea valorilor introduse in celule (intrea doua valori, mai mic, mai mare, egal, mai mic sau egal,
etc.).
Al treilea aspect al fortmatarii il constituie protejarea. Protectia se realizeaza prin introducerea unei
parole sau prin ascunderea obiectelor. Se pot astfel proteja celule, foi de calcul sau agende de lucru.
Pentru introducerea parolei se foloseste optiunea Tools/Protection, iar pentru a ascunde obiectele
Format/Cells.../Hide
Formule
Formulele se refera la modul in care sunt prezentate datele in foaia de calcul. Formula, care
cuprinde operanzi si operatori, se introduce in celula corespunzatoare precedata de semnul
Operanzii, in general sunt adrese de celule ce fac referire la valorile continute in ele sau
expresii care contin astfel de adrese. Adresele de celule pot fi absolute, relative sau mixte
O adresa absoluta este indicata prin semnul $ care apare si in fata literei si in fata numarului
adresei celulei ($A$1) si specifica in mod unic respectiva celula.
O adresa relativa sau mixta nu are semnul $ in fata literei sau numarului celulei, iar la
copierea sau mutarea formulei, ea se modifica corespunzator noului loc. Prin apasarea tastei
F4 cand cursorul se afla pozitionat intre litera si numarul de adresa se poate comuta intre
cele 4 posibilitati de adrese (absoluta, relativa., mixta cu coloana absoluta si mixta cu randul
absolut). Celulele pot fi adresate si prin nume nu numai prin adresa daca in caseta
corespunzatoare din bara celulei se introduce numele dorit. Se poate da un nume unei arii
de celule, daca acestea sunt marcate in prealabil.
Se poate referi o celula aflata in alta foaie de lucru, utilizând operatorul "!": foaie adresa
celula
Operatorii folositi sunt:
aritmetici :+, -, *, /, ^ (modulo), %
relationali: =, <, >, <=, >=, <>
de adresa: simbolul ":" este un operator de domeniu (ex. A1:D4 indica zona de celule de
la A1 la D4); pentru coloana A se foloseste A:A, iar celulele din liniile 3 si 4 se foloseste
O clasa speciala de formule o constituie calculele matriciale. Acestea primesc ca argument
un domeniu de valori si furnizeaza atatea rezultate cate valori contine domeniul. O formula
matriciala este inclusa intre acolade, dar nu se tasteaza ci sunt automat introduse de Excel.
Introducerea formulei matriciale se face prin tastarea <Shift><Ctrl><Enter>, nu numai a
tastei <Enter>. Matricea editata este tratata ca un tot unitar, iar continutul ei nu poate fi
modificat pe portiuni. Algoritmul pentru introducerea formulei matriciale este urmatorul:
se selecteaza domeniul in care se vor depune rezultatele
se tasteaza = in fereastra formulei
se selecteaza primul domeniu al formulei, urmat de operator
se selecteaza al doilea domeniu
se tasteaza <Ctrl><Shift><Enter>
6.7 Functii
O alta clasa de formule o constituie functiile. Excel dispune de o biblioteca foarte bogata de
functii din toate domeniile. Cea mai utilizata functie este cea de suma, numita AutoSum cu
butonul S in bara de meniu. Pentru utilizarea ei se urmeaza urmatorul algoritm:
se selecteaza celula in care se va trece suma
Ozten CHELAI
se selecteaza butonul S
se selecteaza celulele ce se vor insuma prin dreptunghiul punctat sau prin introducerea
domeniului dorit in formula (<Ctrl>, <Shift>, <*> selecteaza intreg tabelul)
se selecteaza butonul S sau se apasa <Enter>
Unele functii necesita mai multe argumente, iar acestea trebuie sa fie de un anumit tip si
introduse conform unei sintaxe prestabilite. Pentru acestea exista butonul Function Wizard
Cele mai cunoscute functii sunt: AVERAGE (media aritmetica), MEDIAN Intoarce termenul
din mijloc al unei serii), STDEV (abaterea standard pentru un esantion de date), STDEVP
(abaterea standard pentru toata seria de date), IF (testeaza continutul unei celule si intoarce
o valoare logica), AND, OR, COUNT (numara elementele domeniului selectat), SUM, RAND
(returneaza un numar aleator), DATE (data curenta), DAYS360 (numarul de zile dintre doua
date), NOW (ora si data curenta), PV (valoarea prezenta), NPV (valoarea neta prezenta).
Argumente pentru functiile financiare:
Fv = Future Value, valoarea investitiei sau imprumutului
Nper = Number Peyments (periods), numar total de plati
Pmt = Payment, suma platita periodic
Pv = Present Value, valoarea actualizata la inceputul investitiei/imprumutului
Rate = rata dobânzii
Valorile corespunzatoare imprumuturilor sunt pozitive, iar depunerile sunt negative.
Functia FV - calculeaza valoarea viitoare a unei investitii cu plati periodice constante si rata
a dobânzii constanta.
Functia PV - calculeaza valoarea actualizata a unei investitii. cu plati periodice constante si
rata a dobânzii constanta.
Functia NPER - calculeaza numarul de plati constante pentru o valoarea a unei investitii cu
rata a dobânzii constanta.
Functia PMT - calculeaza plata pentru un imprumut cu plati periodice constante si rata a
dobânzii constanta.
Functia IPMT - calculeaza plata dobânzii pentru o investitie cu plati periodice constante si
rata a dobânzii constanta.
Prelucrari date
Ordonare prin sortare. Algoritm:
Se specifica domeniul
se selecteaza Data/Sort
se specifica cheia sau cheile succesive de sortare
se executa
Filtrare. Algoritm
Se specifica domeniul
se selecteaza Data/AutoFilter sau Advance Filter
se specifica valorile sau cheia(cheile succesive) de filtrare. Se construiesc expresii
logice.
se executa
Subtotal.
Se specifica domeniul
se selecteaza Data/Subtotal
se specifica cheia(coloana) de grupare si se specifica functia ce se va aplica (Sum de
obicei).
se executa si se obtine pentru fiecare valoare a cheii o valoare totala.
Grafice
Ozten CHELAI
Pentru realizarea graficelor se foloseste instrumentul Chart Wizard care indruma utilizatorul,
acesta luand doar decizii pe parcursul crearii graficului.
Pasii ce trebuie urmati in realizarea graficelor sunt:
se selecteaza domeniul de date pentru care se doreste graficul
se alege tipul de grafic
se stabilesc etichetele si legenda
se indica titlul graficului
Pe parcursul crearii graficului se pot modifica culorile, axele, orientarea graficelor
tridimensionale, se pot adauga etichete.
6.10 Tiparirea
Pentru tiparire se seteaza pagina prin selectia optiunii File/Page Setup cu dimensiunea
paginii, asezarea ei (portrait= vertical sau landscape=orizontal), marginile netiparite s.a.
Daca nu se doreste tiparirea intregului document se selecteaza zona si optiunea File/Print
Area
Previzualizarea se face prin selectia optiunii File/Print Preview. Trimiterea la imprimanta a
documentului pentru tiparire cu optiunea File/Print
|
