Efectuarea calculelor cu ajutoru1 formulelor Excel

Obiectivele lectiei:

În aceasta lectie veti învata sa folositi formule pentru a calcula rezultatele în foaia de calcul.

Ce este o formula?

Formulele sunt folosite în foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifrele introduse de dumneavoastra. Cu ajutorul formulelor puteti sa efectuati operatii de adunare, scadere, înmultire si împartire, folosind valorile din diferite celule.

Formulele sunt formate, de regula, din una sau mai multe adrese de celule sau valori, si un operator matematic, cum ar fi + (adunare), - (scadere), * (înmultire) sau / (împartire). De exemplu, daca doriti sa calculati media a trei valori aflate în celulele A1, B1 si C1, introduceti în celula în care vreti sa apara rezultatul urmatoarea formula:

=(A1+B1+C1)/3

Respectati regulile Orice formula trebuie sa înceapa cu semnul egal

În figura 12.1 sunt prezentate diferite formule, împreuna cu functiile lor. Analizaţ 626n1318g ;i formulele respective si rezultatele lor. În tabelul 12.1 este o lista cu operatorii matematici pe care îi puteti folosi pentru a crea formule.

Figura 12.1 Introduceti formula în celula în care vreti sa apara valoarea finala

Tabelul 12.1 Operatorii matematici din Excel

Ordinea operatiilor

Excel efectueaza calculele din cadrul unei formule în urmatoarea ordine:

I.           Operatiile dintre paranteze .

II.        Ridicare la putere.

III.     Înmultiri si împartiri.

IV.            Adunari si scaderi.

De exemplu, în cazul formulei =C2+B8*4+D10, Excel calculeaza mai întâi valoarea B8*4, aduna rezultatul cu C2, apoi aduna D10. Pentru crearea ecuatiilor trebuie sa retineti aceasta ordine de calcul, deoarece ea este hotarâtoare pentru rezultatul obtinut.

Daca nu folositi aceasta ordine de calcul, puteti avea probleme când introduceti formulele. De exemplu, daca doriti sa stabiliti media valorilor din celulele A1, B1 si C1 si introduceti formula =Al+Bl+Cl/3, veti obtine un rezultat gresit. Valoarea C1 va fi împartita la 3, iar rezultatul va fi adunat cu A1+B1. Pentru a calcula mai întâi suma valorilor Al, B1 si C1, trebuie sa includeti grupul de valori între paranteze, adica =(A1+B1+C1)/3.

Introducerea formulelor

Puteti sa introduceti formulele fie de la tastatura, fie selectând referintele la celule. Pentru a introduce formula de la tastatura, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa apara rezultatul formulei.

Scrieti semnul egal (=).

Scrieti formula. Ea va aparea pe bara de formule.

Apasati tasta Enter sau executati clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar Excel va calcula rezultatul.

Formula nedorita. Daca începeti sa introduceti o formula, iar apoi constatati ca nu vreti sa o folositi, puteti reveni asupra deciziei apasând tasta Esc, sau executând clic pe butonul Cancel.

Denumiti celula. Daca veti folosi o anumita celula în mai multe formule, ati putea sa-i puneti un nume - de exemplu "Venit". Pe urma veti putea folosi numele celulei în formula, ca în =Venit+S12.50. Pentru a denumi o celula, folositi comanda Insert, Name, Define.

Pentru a introduce o formula selectând referinte celulelor, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa apara rezultatul formulei

Scrieti semnul egal (=).

Executati clic pe celula cu adresa care vreti sa apara prima în formula. Adresa celulei respective va aparea pe bara de formule.

Caracteristica noua. Puteti sa includeti o referire la o celula din alta foaie de calcul deschizând foaia respectiva si executând clic pe celula în cauza. Pentru a face o referire la o celula din alt registru de calcul, deschidet-I si executati clic pe celula. În Excel 97, puteti chiar sa faceti o referire la un registru de calcul aflat în Internet sau în intranet, daca doriti.

Introduceti un operator matematic dupa valoare, pentru a indica urmatoarea operatie. Operatorul va aparea pe bara de formule.

Continuati sa selectati celule si sa introduceti operatorii matematici, pâna când terminati de introdus formula.

Apasati tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operatia.

Greseala! În cazul în care intr-o celula apare mesajul ERR, verificati daca nu ati facut una din urmatoarele greseli, care apar foarte frecvent: împartire la zero, folosirea unei celule goale ca divizor, referire la o celula goala, daca nu ati sters o celula inclusa într-o formula, sau daca nu ati inclus o referinta la celula în care apare rezultatul.

Formule în limbaj obisnuit Excel 97 va permite acum sa faceti referiri la capetele de rând si de coloana în cadrul formulelor. De exemplu, daca aveti o foaie de calcul în care capetele de rând sunt "Încasari", "Cheltuieli" si "Profit", iar capetele fiecarei coloane reprezentau lunile, puteti introduce formula de genul

= Jan Profit + Feb Profit sau = Încasari - Cheltuieli.

Calcularea rezultatelor fara introducerea unei formule

Puteti sa obtineti suma unui grup de celule si selectând pur si simplu celulele respective si citind rezultatul de pe bara de stare, ca în figura 12.2. Puteti sa aflati astfel si media, valoarea minima sau cea maxima, si numarul celulelor dintr-un domeniu. Pentru aceasta, executati clic cu butonul din dreapta pe bara de stare, si selectati optiunea dorita din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.

Suma apare aici

Domeniul de celule selectate

Figura 12.2 Aflati suma fara sa introduceti o formula.

Unde e bara de stare? Daca bara de stare nu este vizibila pe ecran, o puteti afisa deschizând meniul View si executând clic pe Status Bar.

Afisarea formulelor

În mod normal, Excel nu afiseaza în celula formula propriu-zisa, ci rezultatul calculului. Puteti totusi sa vedeti formula selectând celula si citind-o pe bara de formule. Dar, daca vreti sa revizuiti formulele dintr-o foaie de calcul mai mare, ar fi mai simplu daca le-ati putea vedea pe toate deodata (sau sa le tipariti). Daca doriti sa vedeti formulele dintr-o foaie de calcul, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Tools si selectati Options.

Executati clic pe eticheta View.

În sectiunea Window Options, executati clic în caseta de validare Formulas pentru a o selecta.

Executati clic pe OK.  

Afisarea rapida a formulelor Puteti sa folositi o comanda rapida de la tastatura pentru a trece de la afisarea formulelor, la afisarea valorilor. Pentru aceasta, tineti apasata tasta Ctrl si apasati tasta ' (cea care se afla la stânga tastei 1, cu o tilda (-) deasupra). Când nu mai vreti sa vedeti formulele, apasati din nou tasta Ctrl+'.

Editarea formulelor

Editarea unei formule se face la fel ca si în cazul oricarei alte intrari din Excel. Iata în continuare pasii pe care trebuie sa îi efectuati:

Selectati celula ce contine formula pe care vreti sa o editati.

Executati clic pe bara de formule si apasati tasta F2 pentru a intra în modul Edit.

Editare rapida a celulei Pentru a edita rapid continutul unei celule, executati dublu clic pe ea. Punctul de inserare va aparea în interiorul celulei, astfel ca puteti sa faceti modificarile necesare.

Apasati tasta cu sageata spre stânga sau spre dreapta, pentru a muta punctul de inserare. Folositi apoi tasta Backspace pentru a sterge caracterele din stânga, sau tasta Delete pentru a sterge caracterele din dreapta. Apoi, puteti sa introduceti si alte caractere.

Când terminati editarea datelor, executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule, sau apasati tasta Enter pentru a accepta modificarile.

Un alt mod de a edita formulele este sa executati clic pe butonul Edit Formula de pe bara de formule. În acest caz, bara de formule se mareste pentru a va oferi ajutor. Efectuati modificarile în formula, apoi executati clic pe OK.

În aceasta lectie ati învatat sa introduceti si sa editati formule. În lectia urmatoare veti afla cum puteti copia formule, veti vedea când trebuie sa folositi adresele relative si cele absolute ale celulelor, si când sa reconfigurati parametrii din Excel pentru calcularea formulelor din foaia de calcul.

Lectia 13. Copierea formulelor si recalcularea

Obiectivele lectiei:

În aceasta lectie veti învata sa copiati formule, sa folositi referintele relative si absolute la celule si sa modificati parametrii de calcul.

Copierea formulelor

Când copiati o formula, aceasta este adaptata pentru a corespunde pozitiei celulei în care va fi copiata. De exemplu, daca copiati formula =C2+C3 din celula C4 în celula D4, aceasta este adaptata pentru coloana D, devenind =D2+D3. Astfel, puteti sa copiati formule similare (cum ar fi totalurile pentru un grup de obiecte comercializate) într-un domeniu de celule.

Puteti sa copiati formulele folosind butoanele Copy si Paste (vezi lectia 5), dar urmatoarea metoda este mai rapida:

Executati clic pe celula ce contine formula pe care vreti sa o copiati.

Ţineti apasata tasta Ctrl si trageti chenarul celulei în celula în care vreti sa copiati formula.

Eliberati butonul mouse-ului, iar Excel va copia formula în noua pozitie.

Daca doriti sa copiati o formula într-un domeniu de celule alaturat, efectuati pasii urmatori:

Executati clic pe celula ce contine formula pe care vreti sa o copiati.

Plasati indicatorul mouse-ului pe marcajul de completare.

Trageti marcajul de completare peste celulele în care vreti sa copiati formula.

Copiere rapida. Daca doriti vreodata sa introduceti aceeasi formula într-un domeniu de celule, selectati-l mai întâi. Apoi, scrieti formula în prima celula din grup si apasati Ctrl+Enter.

S-a produs o eroare? Daca la copierea unei formule s-a produs o eroare, verificati referintele celulei din formula copiata. Cititi paragraful urmator, Utilizarea adreselor relative si absolute ale celulelor, pentru informatii suplimentare.

Utilizarea adreselor relative si absolute ale celulelor

Referintele celulelor sunt adaptate pentru coloana C

Când copiati o formula dintr-o foaie de calcul în alta, Excel adapteaza referintele celulei din formule în functie de noua pozitie în foaia de calcul. De exemplu, daca celula B8 contine formula =B2+B3+B4+B5+B6, care reprezinta totalul cheltuielilor pe luna ianuarie. Daca o copiati în celula C8 (pentru a calcula totalul cheltuielilor pe luna februarie), Excel va transforma automat formula în =C2+C3+C4+C5+C6.

Figura 13.1 Excel adapteaza referintele celulelor când copiati formulele în alte celule.

Acesta este sistemul de lucru al adreselor relative ale celulelor.

Daca doriti ca referintele celulelor sa nu fie modificate atunci când copiati formulele, veti lucra cu referintele absolute ale celulelor.

Absolut si relativ O referinta absoluta este referinta la o celula dintr-o formula care nu se schimba atunci când formula este copiata în alta parte. O referinta relativa este o referinta la o celula dintr-o formula care este adaptata atunci când este copiata.

În exemplul prezentat în figura 13.1, formulele din celulele B12, C12, D12, E12, F12 si G12 contin referinte absolute la celula B10, care contine totalul cheltuielilor pe semestrele 1 si 2. (Formulele din B12, C12, D12, E12, F12 si G12 împart sumele din rândul 8 al fiecarei coloane la continutul celulei B10.) Daca nu ati folosi o referinta absoluta când copiati formula din B10 în C10, referinta la celula ar fi incorecta si ati obtine un mesaj de eroare.

Pentru a face ca o referinta la o celula dintr-o formula sa fie absoluta, trebuie sa-i adaugati simbolul dolarului ($) înaintea literei si a numarului care reprezinta adresa celulei. De exemplu, formula din celula B12 devine:

=B8/$B$10

Puteti sa introduceti singur simbolul dolarului, sau sa apasati tasta F4 dupa ce introduceti adresa celulei.

Unele formule contin referinte mixte. De exemplu, litera corespunzatoare coloanei poate fi o referinta absoluta, iar numarul ce identifica rândul sa fie o referinta relativa, ca în formula $A2/2. Daca introduceti aceasta formula în celula C2 si o copiati apoi în celula D10, rezultatul va fi formula A10/2. Referinta la rând (numarul rândului) ar fi modificata, dar referinta la coloana (litera A) ar ramâne aceeasi.

Referinte mixte Sunt referinte partial absolute, cum ar fi A$2 sau $A2. Când o formula cu o referinta mixta este copiata în alta celula, nu este modificata decât o parte din referinta (cea relativa).

Schimbarea parametrilor de calcul

Excel recalculeaza formulele din foaia de calcul de fiecare data când editati o valoare dintr-o celula. Într-o foaie de calcul mai mare este mai bine, însa, ca Excel sa nu recalculeze pâna când nu faceti toate modificarile. De exemplu, daca introduceti foarte multe modificari într-o foaie de calcul care contine multe formule, puteti sa micsorati timpul de reactie trecând de la recalcularea automata la cea manuala. Pentru a schimba parametrii de recalculare, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul Tools si selectati Options.

Executati clic pe eticheta Calculation pentru a vedea optiunile din figura 13.2.

Selectati una din urmatoarele optiuni:

Automatic Acesta este optiunea prestabilita. Ea recalculeaza întregul registru de calcul, de fiecare data când editati sau introduceti o formula.

Automatic Except Tables Aceasta recalculeaza automat totul, mai putin formulele din tabele.

Manual Aceasta optiune îi cere programului sa recalculeze numai când îi spuneti dumneavoastra. Pentru a recalcula, apasati tasta F9 sau selectati comanda Tools, Options, Calculation si executati clic pe butonul Calc Now. Când este selectata aceasta optiune, puteti sa dezactivati sau sa activati optiunea Recalculate Before Save (recalculare înaintea salvarii).

Executati clic pe OK.

Figura 13.2 În caseta de dialog Options puteti schimba parametrii de calcul

În aceasta lectie ati învatat sa copiati formule. De asemenea, ati învatat când trebuie sa folositi referintele relative si pe cele absolute la celule, si cum sa schimbati parametrii de calcul. În lectia urmatoare veti învata sa folositi vrajitorul Function Wizard din Excel, pentru a insera un alt tip de formula, numit functie.