Excel tutorial

Fereastra aplicativa

 Cand deschideti programul Excel se poate intampla sa va apara o fereastra de tip: ‘tip of the day’ .Apasati butonul ‘OK’ ca sa inchideti aceasta fereastra si intrati in pagina de Excel.

 Ar trebui sa vedeti fereastra aplicatiei in partea de sus a ecranului si fereastra pentru documente mai jos. Puteti micsora ambele ferestre daca doriti.

 Spatiul ferestrei aplicatiei contine 5 randuri sau linii de meniuri de comenzi care pot fi folosite pentru a actiona asupra informatiei gasite in fereatra pentru documente. Aceste meniuri de comenzi contin comenzi ce se pot utiliza pentru cuvinte si grafice si sunt urmatoarele :  Title Bar, (bara unde este scris numele programului, in cazul nostru Excel), urmata de Menu Bar( bara unde se gasesc meniurile File, Edit, Insert, Format….), Standard Toolbar , Formatting Toolbar, Formula Bar si Status bar.

 Functionarea pentru fiecare meniu

 TITLE BAR

Contine numele aplicatiei ‘Microsoft Excel’. In dreapta locului unde este scris numele aplicatiei se gasesc butoanele minimize/maximize  si butonul pentru inchidere. 

 MENU BAR

  Contine principalele comenzi. Aceste comenzi pot fi executate prin clicarea butonului din stanga dupa care  se deschide o fereastra in jos care va contine comenzi optionale. Comenzile FILE, EDIT, VIEW, WINDOW and HELP sunt meniuri conume de optiuni care se gasesc si in celelalte aplicatii Windows.

Toolbars

Sunt doua bare care normal expun Standard toolbar si Formatting  toolbar. Barele au butoane grafice care pot fi clicate cu mouse-ul pentru a executa anumite instructiuni sau pentru a aduce alte seturi de optiuni. Operatiile care se executata prin clicarea butoanele din bara pot fi executate si din ferestrele ce se deschid in momentul selectarii meniurilor din MenuBar. Este recomandat sa se utilizeze butoanele din ToolBar pentru ca in acest mod operatia se efectueaza mult mai repede dar nu este neaparat sa fie utilizate deoarece ele nu sunt decat dublura operatiilor din meniuri. De obicei sunt mai multe moduri de a face o operatie. Daca asezati pointer-ul mouse-lui deasupra butonului sub acesta apare tipul operatiei ( ToolTip ).

Daca cele doua bare nu apar se clicheaza pe meniul VIEW  din MenuBar and then Toolbars dupa care apar cele doua bare.

Urmatoarele butoane din Toolbar (bara) vor fi folosite in Lectia 1:

  Pagina noua( rezulta un spatiu gol)

  Buton pentru deschiderea fisierelor salvate

  Buton pentru salvare

  Buton pentru printare

  Buton pentru insumare( aduna numerele din linii sau coloane)

  Buton undo( se foloseste pentru a anula ultima actiune)

Formula Bar

Aceasta este ultima linie inainte de fereastra pentru document. Aceasta expune informatii intrate sau care urmeaza a fi intrate intr-o celula si returneaza informatii despre locatia celulei. Editarea celulei poate fi facuta in FormulaBar. Pozitia activa a celulei este indicata la sfarsitul casutei din stanga din FormulaBar.

Status Bar

Ofera informatii despre statutul actual al programului. Aceasta trasatura se gaseste in capatul de sus a ferestrei de document. Utilizatorul primeste informatii despre ceea ce Excel face. Exemplele sunt gata cand Excel accepta noi intrari.

Documente/Fereastra de lucru

Aceasta este fereastra unde  va aparea  informatia introdusa. Daca fereastra nu este marita, bara de sus va contine o bara pentru titlu care va expune numele fisierelor. Langa aceasta bara este o grila in care informatiile sunt introduse iar cele deja inregistrate sunt expuse. In marginea din dreapta este o bara verticala, o bara orizontala in capul ferestrei  iar in stanga o alta bara verticala cu butoane. Fiecare din aceste bare sunt listate si explicare mai jos.

Title Bar

 Aceasta va aparea daca fereastra pentru document nu este marita. Ea afiseaza numele aplicatiei. Numele unei aplicatii goale se inregistreaza automat cu Book1, Book2,… depinde de cate ferestre sunt deschise . Puteti clica pe aceasta bara si se trage de ea in stanga si dreapta daca se doreste mutarea ferestrei. Butonul meniului de control este in stanga jos iar butoanele pentru minimizare si marire sunt in dreapta.

Pagina fisierului de lucru

Contine o grila de cellule in care informatiile se vor introduce sau vor aparea daca au fost introduse. Coloanele sunt ordonate alphabetic, iar liniile dupa numerele ce se gasesc in stanga. Spatiul unde se gasesc literele si numerele se numeste cadru.

Scroll Bars

  Este folosita pentru a vizualiza diferite parti din pagina. Se foloseste sulul vertical din marginea din stanga pentru a se misca vertical si sulul orizontal unde se gasesc literele pentru a muta orizontal.

Sheet Tabs SI Scrolling Buttons

Capetele apar la sfarsitul ferestrei pentru document si sunt notate cu Sheet1,Sheet2, etc. Se poate trece la o alta pagina clicand pe alt buton( Sheet1, Sheet2…). Butoanele

sul) ( ScrolingButons)  apar in stanga capetelor si permit aducerea paginilor mai repede.

Termeni de baza si definitii

CELULA

Aceasta este o unitate de baza a unei foi. Este o locatie care poate sa contina informatii  si cel mai des definita prin coloanele si liniile ei. De exemplu C6 reprezinta o celula in a 3-a coloana si al 6-lea rand. Denumirea conventionla pentru o celula de referinta este litera corespunzatoare pozitiei pe coloane  urmata de numarul liniei. C6 este corect dar 6C este incorect.

Celula activa sau celula selectata

Celula care este inegrita pe margine este celula activa. Aceasta e fereastra in care se poate lucra si unde este cursorul. Se poate selecta o noua celula activa folosind sagetile de la tastatura sau cu mouse-ul. Se pot folosi butoane ca [PageDown], [PageUp], [Home] pentru a schimba locatia celulei active.

BLOCURI

   Un grup de celule adiacente  care formeaza un dreptunghi este numit un bloc. Este definit de adresele celor doua celule  care se gasesc in colturile opuse dreptunghiului din stanga sus si dreapta jos a blocului. Un bloc de celule poate fi marcat folosind mouse-ul  sau prin apasarea butonului shift si folosirea sagetilor. Odata ce un bloc este definit se pot face operatii cu acel bloc adica se poate muta, copia, sterge sau se poate schimba continutul.

CARTE DE LUCRU

Acesta este numele in Excel pentru fisiere. El poate avea multiple pagini cu informatii diferite in fiecare pagina. Aceasta va permite sa mentineti datele inrudite intr-un singur fisier in loc sa le descompuneti in fisiere diferite.

VALORI CONSTANTE

Datele pe care le introduceti in celule sunt numite valori constante in Excel. Acestea pot include text, numere, date, notatii stiintifice, circulatie monetara, procentaje.

 FORMULE

 formula este o secventa de valori, celula de referinta, nume, functii sau operatori care produc o noua valoare. Formula va aparea pe ecran ca un numar dar in bara pentru formula ea arata ce este cu adevarat stocat in celula.

Documente De Baza Active

 Pentru a putea merge mai departe trebuie sa intrati in programul Excel.Veti invata sa creati o pagina.

Pentru a va modifica pozitia dintr-o pagina puteti folosi mai multe metode . Sagetile de la tastatura pot fi folosite pentru a va muta la stanga , la dreapta, sus si jos. Sageata poate muta celula activa. Puteti tine sageata in jos si sa obtineti  o celula care se misca pana ii dati drumul. Puteti folosi butoanele [PageUp] and [PageDown] pentru a muta cursorul in sus sau jos. Incercati sa mutati celula activa cu aceste butoane.

Un alt mod pentru a muta celula activa este sa clicati cu mouse-ul  si sa mutati cu ajutorul lui. Puteti muta celula si clicand o data pe celula si inca o data in locul unde doriti sa fie mutata. Clicati pe celula C5 si pozitia activa a celulei se va modifica Incercati sa selectati alta celula.

Pentru a vedea alta parte a paginii se folosesc sagetile din barele orizontale si verticale din jurul paginii. Rulati in jos pana ajungeti la numarul 100 in bara verticala. Se observa ca celula activa nu isi schimba pozitia din bara formulei. Cand barele rulante sunt folosite celula activa   ramane acolo unde a fost selectata si va disparea  daca fereastra este muatata dincolo  de locul unde este aceasta. Dupa folosirea barelor rulante  va trebui sa apasati alta celula pentru a modifica celula activa.

  Alte modalitati  comune de a muta celula activa sunt :

[Home] muta celula  in prima coloana in linia curenta

   [Ctrl] +[Home]muta celula in coltul din stanga al documentului

 adica A1( se apasa ambele taste in acelasi timp) 

   [End], then [Home] celula active devine ultima celula din document

Va puteti muta printe pagini clicand butoanele paginilor sau folosind butoanele rulante pentru a va muta mai repede. Incercati sa va mutati in alta pagina folosind aceasta tehnica. Nefiind nici o informatie  pe aceste pagini singura diferenta este butonul paginii.

 MARCAREA UNUI BLOC

Marcarea unui bloc poate fi o sarcina destul de grea, dar trebuie invatata deoarece este o operatie destul de des efectuata

Folosirea mouse-ului este foarte populara pentru marcarea blocurilor, dar acest lucru se poate face si prin apasarea butonului [Shift] si butoanele cu sageti de la tastatura. Nu dati drumul la butonul [Shift] decat atunci cand celulele pecare doriti sa le marcati intr-un bloc se ontureaza. Incercati si aceasta metoda.

 INTRARI DE DATE

Pagina initiala pe care o veti realiza  este una simpla.

Micul exemplu  va inregistra informatii despre proiect in care 6 indivizi vand periute de dinti diferit colorate. Aceasta pagina ne va da informatii despre cate periute de dinti sunt vandute de un anumit individ, cate periute de o anumita culoare sunt vandute si numarul total de periute de dinti care sunt vandute. Acelasi lucru se poate face si pentru 600 de indivizi.

Pentru a inregista informatiile in celule apasati cu mouse-ul introduceti valorile dupa care apasand [Enter] celula activa se va muta in jos iar folosind sagetile va puteti muta in stanga, dreapta, jos, sus. Daca introduceti o valoare gresita o puteti inlocui selectand celula si rescriind peste ceea ce ati introdus gresit.

 EDITAREA DATELOR

Acum ca ati introdus datele se poate intampla sa trebuiasca sa schimbati informatiile. Exista cateva moduri pentru a face acest lucru. Sa spunem ca doriti sa inlocuti numele Tommy (A7) cu Robert. Prima data faceti activa celula A7. Acum tipariti cuvantul ‘Robert’ si apasati [Enter] si schimbarea va avea loc. O alta modalitate de a schimba o informatie este de dublu clica in celula unde se doreste modificarea si pointer-ul va aparea in interiorul celulei. In acest mod se poate sterge informatia veche si rescrie cea noua. Incercati in acest mod sa schimbati  cuvantul ‘Sue’ din pozitia A5 cu ‘Susey’ . Un alt mod este sa selectati celula respectivaapasati tasta [Delete]  pentru a sterge interiorul celulei, dupa care se poate scrie altceva.

 INTRODUCEREA FORMULEI

 Cu toate ca numerele sunt mici si calculele se por realiza mintal alta pagina poate avea 500 de numere de adunat. O formula poate fi o combinatie de valori (numere sau celule de referinta) si operatori matematici intr-o expresie algebrica

 Operatorii matematici sunt urmatorii :

 +  pentru adunare

 -   pentru scadere

 *  pentru inmultire

  /  pentru impartire

%  pentru procentaj

^   pentru exponentiala

Se pot utiliza si paranteze si virgule unde este nevoie.

Excel cere ca fiecare formula sa inceapa cu semnul = ( egal). Daca doar scrieti formula si nu puneti semnul ‘egal’, Excel trateaza datele introduse ca text.

  SALVAREA FISIERELOR DE LUCRU  

 Dupa ce ati creat o aplicatie Excel veti dori sa o salvati. Acest lucru se poate face in mai multe moduri la fel ca in celelalte aplicatii Windows.

Fisirul de lucru este salvat fie prin simpla apasare cu mouse-ul pe butonul pentru salvare  din Standard toolbar, sau folosind  FILE, SAVE( or SAVE AS) din Menu Bar.

Incercati sa va salvati fisierul de lucru. Numiti-l FUNDRAS. Nu este nevoie sa adaugati extensie pentru ca Excel adauga automat. Extensiile pentru fisierele de lucru sunt XLS. Sa fiti atenti in ce director salvati fisierul pentru ca este recomandat sa salvati toate fisirele pe care le lucrati in acelasi director pentru a le gasi mai usor.

In timp ce salvati fisierul este posibil sa va apara o fereasra  ‘Summary Info’ care va permite sa adaugati un titlu mai lung, autor, cuvinte cheie si alte comentarii. Cuvintele introduse aici va pot ajuta sa gasiti un anume fisier mai tarziu. Astfel aceasta posibiliate este avantajoasa daca aveti multe fisiere. Daca aveti mai putine nu este obligatoriu sa completati fereastra ‘Summary Info’. Completati in locul pentru titlu ‘ Toothbrush Sales Project’ si apasati pe butonul ‘OK’ pentru a inchide fereastra si pentru a continua procesul de salvare al fisierului.

Este bine sa salvati incontinuu un fisier in timp ce il creati. Daca dupa ce salvati fisierul faceti modificari, dar pe care nu le doriti sa ramana salvate apasati FILE apoi CLOSE. Cand sunteti intrebati daca doriti sa salvati modificarile apasati butonul ‘NO’.

PRINTAREA FISIERULUI DE LUCRU

Cand fisierul arata asa cum v-ati dorit il puteti scoate la imprimanta. Acest lucru se face la fel ca in alte aplicatii Windows. Imprimanta trebuie sa fie deja setata pentru toate aplicatiile Microsoft deci si pentru Excel.

PARASIREA PROGRAMULUI EXCEL

Odata ce sunteti sigur ca doriti sa parasiti programul Excel verificati daca ati salvat ceea ce doriti sa pastrati. Este bine sa va obisnuiti sa inchideti intai pagina pe care ati lucrat si apoi sa iesiti din Excel dar nu este obligatoriu. Pentru a inchide aplicatia apasati FILE din MenuBar si apoi CLOSE.

Alt mod de a inchide Excel este de a tasta [Alt]+F4, sau FILE apoi EXIT. In acest mod veti fi intrebat daca doriti sa salvati ceea ce ati lucrat.

Schimbarea Dimensiunilor Coloanelor

O problema destul de frecventa este de a schimba dimensiunea unei coloane adica de a o mari sau micsora. Daca textul din celula este mai mare decat dimensiunea coloanei  si daca in celula din dreapta este informatie  atunci textul se poate introduce dar apare mascat de celula din dreapta.

 Exista mai multe moduri de a modifica dimensiunea unei coloane :

1.De exemplu consideram ca vrem sa modificam dimensiunea coloanei A. Selectam coloana apasand pe celula unde se gaseste litera A.

Selectati meniul FORMAT apoi Column apoi Auto Fit Selection. Aceasta duce la modificarea celulei la cea mai mare marime daca informatia introdusa depaseste dimensiunea ei. Aceasta operatie mareste dimensiunea coloanei sau o micsoreaza . Se pot selecta mai multe coloane odata si modifica in acelasi timp.

 2. Un alt mod de a modifica dimensiunea unei coloane este de a plasa mouse-ul pe linia ce desparte 2 celule unde se afla litere si de a trage coloane in functie de marimea dorita.

INTRODUCEREA SI STERGEREA COLOANELOR SI LINIILOR

INTRODUCEREA COLOANELOR SI LINIILOR

Pentru a introduce o linie sau o coloana clicati in cadrul unei coloane sus unde este afisata litera ( A, B………..) apoi apasati cu mouse-ul pe meniul INSERT apoi Columns si o noua coloana va aparea. La fel se face si pentru linii numai ca se alege din meniul INSERT , Rows.

STERGEREA UNEI LINII SAU A UNEI COLOANE

Pentru a sterge o coloana sau o linie  clicati pe litera unei coloane sau numarul unei linii clicati EDIT si apoi DELETE dupa care coloana sau linia va fi stearsa.

ANULAREA ULTIMEI COMENZI CU  [UNDO]

Cum este foarte usor sa se stearga informatii nu uitati ca puteti folosi butonul ‘Undo’ pentru a anula comanda.

CUM INFLUENTEAZA INTRODUCEREA SI STERGEREA FORMULELE?

 Daca introducerea si stergerea coloanelor si liniilor afecteaza sau nu formula depinde de unde au loc ele si de modul in care este introdusa formula. Cand inserati colana B se observa ca totalul coloanelor continua sa dea acelasi  rezultat pentru ca toate coloanele care ar putea afecta rezultatul sunt mutate. Clicati pe totalul pentru Mary si uitati-va la formula in F4. Inainte era =SUM(B2 :D2) si acum ea este =SUM(C4 :E4) deoarece doua linii au fost introduse la 1 si una la B.

Selectati coloana D. Inserati o coloana aici si uitati-va la formula din totalul coloanei. Daca ati folosit butonul de Autosumapentru a crea suma atunci noua formula pentru G4  este =SUM(C4:F4). Excel automat aranjeaza formula deoarece insertia a fost in mijlocul lantului insumat. Adaugati o noua coloana in G si mutati-va la H4. Daca va uitati la formula  veti vedea ca inca citeste ( C4 :F4). Excel nu va inregistra faptul ca o noua coloana de la marginea lantului va fi adaugata intr-un lant. Daca G ar fi de alta culoare va trebui sa editati formula ca sa citeasca =SUM(C4 :G4).

SIMPLE SCHIMBARI DE FORMAT

BOLD SI ITALIC

Sunt cateva schimbari usoare de format care se gasesc in Bara Formatting. Daca ati tiparit deja text, puteti clica in celula si apoi modifica formatul.

SCHIMBARI DE FONT

Stilurile de font si marimea fontului pot fi modificate utilizand

 adica lista de fonturi sau  pentru marimea fontului. Daca aveti o celula selectata si faceti o modificare de font aceasta are loc doar in acea celula. Daca aveti un bloc de celule si schimbati fontul toate celulele incluse in bloc sunt modificate.

Optiunile de font care apar vor depinde de computer si imprimanta si de ce software este instalat. Unele imprimante au mai multe fonturi fata de altele. Daca aveti instalat un software grafic atunci veti avea mai multe fonturi.

In lista pentru marimea fontului se gasesc dimensiunile literelor 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48, 72. Selectand 72 litera va avea marimea unui inch 36 va fi jumatate in inch  si 18 un sfert de inch.

SCHIMBARI DE ALINIAT

Acestea sunt modificari in foaie. In mijlocul Barei pentru format sunt 4 butoane.

“Align”  Left

‘Center’

’Align’ Right

‘Center Across Columns’

Optiunile din lateral adica dreapta, stanga sau centru plaseaza informatia conform casutei selectate. Se selecteaza textul dupa care se apasa unul din butoane si textul va aparea in pagina conform optiunii alese. Astfel se poate schimba tipul de alineat.

Butonul ‘Center Across Columns’ este folosit pentru centrare. Cateva celule de exemplu de la A1 la H1  sunt selectate si apoi este selectat acest tip de aliniat.

COPIEREA SI MUTAREA

 COPIEREA

 Unul din cele mai majore motive pentru a sti sa copiati este datorita faptului ca se intampla sa aveti de completat mai multe celule decat in fisierul PRACTICE.XLS si atunci puteti folosi comanda AUTOFILL .

 MUTAREA

Pentru a muta informatii intr-o celula sau intr-o inlantuire de celule selectati celula sau lantul de celule. Clicati si trageti celula sau celule in locul unde doriti sa fie mutate. Dati drumul la butonul de la mouse. Daca mutati o celula  formula nu se modifica cu nimic.

FOLOSIREA OPTIUNILOR PENTRU STIL DIN BARA PENTRU FORMAT

 Langa butoanele pentru alineat  sunt cateva butoane care schimba stilul normal. Primele optiuni pot fi aplicate atat celulelor goale cat si celor care au informatii.  

Mai multe despre imprimare

FOLOSIREA OPTIUNII PREVIEW

In prima lectie s-a mentionat optiunea PRINT PREIVIEW. Este o optiune gasita in meniul FILE din bara de meniuri. Scopul acestei optiuni este de a arata ce se intampla cand se imprima pagina fara a fi nevoie sa se piarda hartie. Aceasta optiune este foarte importanta atunci cand sunteti incepatori.

Unul dintre butoanele din PRINT PRIVIEW  este  ‘Margins’. Clicand aici vor aparea linii verticale si orizontale cu ajutorul carora se aseaza in pagina textul. Un alt buton este ‘Print’ . Apasand pe acesta pagina va fi imprimata. Daca nu doriti sa imprimati apasati pe butonul ‘Close’ . 

CENTRAREA ORIZONTALA SI VERTICALA

Daca pagina pe care ati realizat-o nu este centrata asa cum va doriti fie ca lungime fie ca latime puteti sa cereti programului sa faca acest lucru. In fereastra de Preview faceti click pe butonul ‘Setup’pentru a vedea un set de optiuni care seteaza imprimarea. In butonul pentru margini sunt doua casute una pentru a centra orizontal si cealalta pentru a centra vertical. Se pot folosi ambele optiuni. 

ARANJAREA MARGINILOR

Setarile pentru margini sunt :
partea de sus1inch

partea de  jos   1 inch

stanga  0.75inch

dreapta0.75inch

Sub FILE faceti click Print Setup selectati Margins. Va puteti introduce propriile valori.

Daca doriti ca centrarea sa fie exacta nu trageti de linii ci folositi butoanele pentru centrare orizontala si pentru centrare verticala din fereastra ‘Margins’. Daca faceti marginea din stanga de 2 inch si alegeti centrarea orizontala centrarea se face de la 2 inch si nu din capatul paginii.

RENUNTAREA LA LINIILE DE TIP ’GRIDLINES’ SI LA CULORI IN TIMP CE ARE LOC PRINTAREA
 

Sub setarile pentru imprimare apasati butonul Sheet si veti vedea ca este selectata casuta din dreptul Gridlines. In aceasta fereastra este o setare pentru color sau alb-negru. Puteti selecta acest buton daca aveti imprimanta alb-negru si nu doriti ca imprimanta sa inlocuiasca griul. 

Exercitiul 18  

Deschideti fisierul PRACTICE.XLS faceti click pe butoanele File apoi Print Preview si exersati butoanele zoom in si zoom out. Inchideti fereastra pentru Print Preview si apasati pe sageata din dreapta pana vedeti linia punctata aratand diviziunea paginii.

Faceti click pe File, Page Setup si selectati butonul Margins. Fiti sigur ca aveti aceste margini: top-1 inch ; bottom-1 inch ; left-0.75 inch ; right-0.75 inch; header-0.5 inch; footer-0.5 inch;

Verificati ferestrele sa fie bine centrate. Duceti-va la  Page tab si selectati o arie de orientare. Duceti-va la butonul Sheet si anulati imprimarea cu linii de tip Gridlines.

Faceti click la Print Preview si vedeti cum arata pagina si apoi imprimati-o.

Salvati acest fisier  inlocuind vechea versiune si inchideti, apoi deschideti iar si uitati-va la ea prin Print Priview. 

Cu toate ca niciuna din fisierele curente din aceasta clasa nu este mare, foarte curand in aplicatiile reale puteti avea o foaie care se imprima in mai multe pagini. Daca fisierul vostru este putin mai lung sau mai larg puteti folosi o optiune de sub Page Tab din Page Setup. Aici este un buton sub Scaling  unde se poate introduce dimensiunea paginii la imprimare.

Sortarea

 Nu este ceva neobisnuit sa doriti sa schimbati ordinea de informatii (inregistrari). In general nu doriti sa triati intreaga foaie de lucru, de exemplu este posibil sa nu doriti sa schimbati pozitia titlului, notarea coloanelor sau a liniilor la sfarsit.

Exista doua moduri de sortare in Excel - folosirea butoanelor  si folosind DATA…, SORT. Metoda pe care o veti folosi depinde de natura datelor si de cate coloane vreti sa sortati. Inainte de sortare  este bine sa salvati o copie curenta a foii de lucru pentru precautie. 

FOLOSIREA BUTOANELOR DE SORTARE 

Daca datele pe care doriti sa le sortati sunt intr-o zona care contine zone cu celule una langa alta  si doriti sa selectati o singura coloana atunci puteti folosi butonul ‘Sort’. Faceti celula activa sau orice celula pe care doriti sa o sortati din coloana. Puteti avea sau nu coloane ascunse (o linie deasupra coloanei). Daca apasati pe butonul‘Sort Descending’ Excel aranjeaza randurile in ordine Z-A , sau de la numarul cel mai mare la cel mai mic daca are numere.

Trebuie sa fiti atenti sa nu aveti date sumare in liniile de la sfarsitul foii de lucru. Pentru ca datele sumare sa nu fie incluse in sortare trebuie sa adaugati o linie goala intre datele care doriti sa le sortati si cele sumare. Dupa sortare linia goala se sterge. 

SORTARE  PRIN  FOLOSIREA  DIALOGULUI  DIN FEREASTRA

Puteti folosi dialogul din fereastra daca vreti sa sortati dupa mai multe criterii sau daca aveti linii pe care doriti sa nu le sortati. Pentru a selecta numai anumite celule intr-un bloc omogen, selectati celulele pe care doriti sa le sortati (acest lucru va face sa includeti toate coloanele dar nu neaparat si toate liniile). Apoi apasati pe ‘Data’ din bara meniurilor si selectati ‘Sort’

Fereastra are in capatul de jos un loc care indica daca lista are linie de inceput. Exista trei ferestre care indica criteriile de sortare. Clicand in casutele cu sageti din aceste 3 ferestre vor aparea trei liste de coloane, puteti selecta pe cea pe care o doriti.

Daca nu aveti selectate celulele inainte sa apara acest dialog Excel va sorta intregul bloc in spatiul unde este activa celula. Fereastra de dialog pentru sortare  va fi mult mai folositoare in fisierele mai mari cu mai multe coloane.