Crearea de sectiuni in cadrul documentului faciliteaza aplicarea de diferite formatari, antete, numerotari de pagina, crearea de numere de capitole.
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va incepe sectiunea; Insert, Break
Se selecteaza una din optiunile din zona Section Break
|
Next Page |
Sectiunea va incepe pe pagina urmatoare |
|
Continuous |
Sectiunea va incepe pe aceeasi pagina |
|
Even Page |
Sectiunea va incepe pe urmatoarea pagina impara |
|
Odd Page |
Sectiunea va incepe pe urmatoarea pagina para |
OK
Pentru mutarea cursorului intr-o alta sectiune, sau pentru stergerea unui salt la o sectiune noua, este necesara navigarea rapida in cadrul documentului.
Pasi:
Edit, Find, More
Se apasa butonul Special, si se selecteaza optiunea Section Break
Se apasa butonul Find Next pentru gasirea 24124s1810y urmatoarei sectiuni
Se inchide fereastra de cautare.
Pasi:
Edit, Replace, More
Se apasa butonul Special si se selecteaza optiunea Section Break; nu se scrie nimic in caseta Replace With
Se apasa butonul Find Next pentru gasirea 24124s1810y urmatoarei sectiuni; cand a fost gasita sectiunea ce trebuie stearsa, se apasa butonul Replace
Se inchide fereastra de cautare.
Pasi:
In modul de vizualizare
In lista Position se selecteaza Bottom of Page (Footer), or Top of Page (Header) pentru afisarea numerelor in marginea de jos, respectiv sus a paginii; In lista Alignment se selecteaza modul de afisare a numerelor Left (stanga), Center (centrat), Right (drapta), Inside (spre interior pentru doua pagini alaturate), Outside (spre exterior pentru doua pagini alaturate)
Se bifeaza optiunea Show Number on First Page daca se doreste aparitia numarului de pagina si pe prima pagina a documentului
OK; Close.
Pasi:
In modul de vizualizare
Format
In lista Number Format se selecteaza stilul dorit; se bifeaza optiunea Include Chapter Number, daca se doreste includerea numarului capitolului in numerotare
In lista Chapter Starts with Style se selecteaza stilul pentru numerele de capitole; se selecteaza separatorul din lista Use Separator
OK; Close.
Pasi:
Se imparte documentul in sectiuni; se pozitioneaza cursorul in sectiunea ce va fi numerotata
View, Header and Footer; se comuta in Footer (cu butonul Switch Between Header and Footer); clic butonul Same as Previous
Insert, Page Numbers, Format
In sectiunea Page Numbering se bifeaza optiunea Start At si se selecteaza sau se scrie numarul de pagina de la care se va incepe numerotarea pentru aceasta sectiune; OK; OK.
Pasi:
View, Header and Footer; se comuta in Footer (cu butonul Switch Between Header and Footer)
Se selecteaza numarul paginii si se apasa tasta Delete; Close.
In document se pot adauga comentarii ce vor apare intr-o caseta pe fond galben.
Pasi:
Se selecteaza obiectul caruia i se ataseaza comentariul sau se plaseaza cursorul in locul dorit
Insert, Comment
Se scrie comentariul in fereastra ce apare in partea de jos a documentului; Close
Pentru stergerea comentariului, clic-dreapta pe comentariu si se selecteaza Delete
Pasi:
View, Comments
Se defileaza in lista de comentarii din fereastra aparuta
Se poate selecta un comentariu de la o persoana specificata (se alege din lista reviewer)
Pentru editarea unui cometariu se pozitioneaza cursorul in fereastra cu comentarii pe randul cu textul respectiv
Close
Se pot vizualiza comentarii si cu ajutorul butoanelor Next Comment si Previous Comment.
Pasi:
File, Print
Options, se bifeaza optiunea Comments; OK
Pentru imprimarea doar a comentariilor, in ferestra Print se alege Comments in lista Print What.
Notele de subsol (Footnotes) inserate in document apar marcate cu un numar subscript cu referinta la subsolul paginii, unde se afla textul notei respective
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata nota
Insert, Footnote, Footnote
In sectiunea Numbering se lasa bifata optiunea AutoNumber pentru stilul implicit de numerotare, sau se selecteaza un alt format de numerotare prin apasarea butonului Options (in fefreastra aparuta se aleg toate optiunile; OK)
OK; se scrie nota in fereastra Footnote aparuta, apoi clic in document pentru continuarea editarii si lasarea ferestrei Footnote deschisa, sau se inchide fereastra prin alegerea optiunii Close. Ferestra Footnote apare in modul Normal View; in modul Page Layout nota se scrie direct la subsolul paginii.
Notele de sfarsit (Endnotes) inserate in document apar marcate cu un numar superscript, cu referinta la ultima pagina a documentului, unde se afla textul notei respective.
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata nota
Insert, Footnote, Endnote
In sectiunea Numbering se lasa bifata optiunea AutoNumber pentru stilul implicit de numerotare, sau se selecteaza un alt format de numerotare prin apasarea butonului Options (in fefreastra aparuta se aleg toate optiunile; OK)
OK; se scrie nota in fereastra Endnote aparuta, apoi clic in document pentru continuarea editarii si lasarea ferestrei Endnote deschisa, sau se inchide fereastra prin alegerea optiunii Close. Ferestra Endnote apare in modul Normal View; in modul Page Layout nota se scrie direct la sfarsitul documentului.
Folosirea facilitatii cross-references in documente permite accesul rapid la informatii din alte sectiuni ale documentului, sau din alte documente; aceste referinte sunt campuri inserate in document, pe care Word- ul le poate actualiza automat de cate ori este imprimat documentul, prin selectarea campului si apasarea tastei F9. Aceste legaturi contin doua tipuri de informatii: textul tastat si informatia ce realizeaza legatura, introdusa de Word.
Tipurile de obiecte la care se poate face referire intr-un document sunt: heading-uri, bookmark-uri, note de subsol, ecuatii, figuri, tabele.
Pasi:
Se scrie textul introductiv pentru referinta respectiva, apoi se alege Insert, Cross-Reference
In lista Cross-Reference se selecteaza tipul dorit, apoi in lista Insert Reference To se alege una din optiunile afisate
Daca se doreste ca referinta sa fie text hyperlink, se bifeaza optiunea Insert as Hyperlink
In functie de optiunea aleasa la pasul 3, apare o lista din care se va selecta o optiune, apoi se apasa butonul Insert
Se repeta pasii 2, 3, 4 pentru orice referinta aditionala, apoi se apasa butonul Close.
Pasi:
Se selecteaza cuvantul/cuvintele ce trebuie indexate; Insert, Index and Tables
Index, Mark Entry
Cuvintele selectate sunt afisate in caseta Main Entry; se pot face schimbari ale textului
Se selecteaza una din optiunile: Cross-Reference, Current Page, Page Range Bookmark; se apasa butonul Mark
Se repeta pasul 4 de cate ori e nevoie, apoi se inchide fereastra cu butonul Close.
Dupa marcarea tuturor intrarilor index-ului, acestea trebuie compilate intr-o lista, afisata de obicei la sfarsitul documentului.
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata lista (nu trebuie sa fie activata optiunea de vizualizare a caracterelor ascunse)
Insert, Index and Tables, Index; in sectiunea Type se selecteaza tipul indexului: Indented ori Run-In
In lista Formats se selecteaza unul din cele 7 formate
Se selecteaza Headings for Accented Letters, daca se doreste sa fie grupate separat cuvintele care incep cu litera mare
Se selecteaza numarul de coloane dorit pentru index; OK
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserat cuprinsul; Insert, Index and Tables, Table of Contents
Se apasa butonul Options; pentru fiecare stil din lista Available Styles si care va fi folosit in cuprins, se bifeaza caseta din stanga si se scrie numarul nivelului din cuprins (in caseta TOC Level); daca se doreste includerea si a informatiilor din campuri, se bifeaza optiunea Table Entry fields; OK
In lista Formats se selecteaza formatul dorit
Se deselecteaza numerotarea paginilor prin apasarea butonului Show Page Numbers; se poate selecta alinierea la dreapta a numarului paginii in cuprins, prin bifarea optiunii Right Align Page Numbers
Pentru vizualizarea a mai mult de 3 nivele in cuprins, se alege numarul din caseta Show Levels; OK.
Se poate crea un cuprins al documentului, folosindu-se nivelele create in schita documentului.
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul
Insert, Index and Tables, Table of Contents
In lista Formats se selecteaza formatul dorit
Se deselecteaza numerotarea paginilor prin apasarea butonului Show Page Numbers; se poate selecta alinierea la dreapta a numarului paginii in cuprins, prin bifarea optiunii Right Align Page Numbers
Pentru vizualizarea a mai mult de 3 nivele in cuprins, se alege numarul din caseta Show Levels; OK.
Aceste liste de referinte sunt similare cu indecsii, dar au un format special. Pentru realizarea unei astfel de liste, trebuie mai intai marcate citatele din document.
Pasi:
Se selecteaza textul; Insert, Index and Tables, Table of Authorities
Se apasa butonul Mark Citation
Se selecteaza categoria, din lista Category; in caseta Short Citation se scrie un text prescurtat pentru citatul respectiv
Se apasa butonul Mark, sau butonul Mark All pentru marcarea acesteia si cautarea in continuare de alte intrari care sa respecte criteriul dat
Ferestra de dialog Mark Citation ramane deschisa pana la marcarea tuturor intrarilor;Close
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata lista
Insert, Index and Tables, Table of Authorities
In lista Formats se selecteaza una din optiuni
Se selecteaza categoria; OK.
Daca in document au fost inserate ecuatii, tabele sau figuri, se poate crea o lista de figuri.
Pasi:
Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata lista
Insert, Index and Tables, Table of Figures
In lista Caption Label se selecteaza tipul listei
Se deselecteaza numerotarea paginilor, prin apasarea butonului Show Page Numbers; se poate selecta alinierea la dreapta a numarului paginii in cuprins, prin bifarea optiunii Right Align Page Numbers
Se activeaza optiunea de afisare a etichetelor si a numerelor figurilor din lista prin bifarea casetei Include Label and Number; OK.
Un bookmark este un nume atribuit unui bloc de text, unui tabel sau grafic, unei celule sau domeniu de celule sau unei simple pozitii in document. Cu ajutorul unui bookmark creat, se poate pozitiona rapid cursorul in document, in locul respectiv; Word-ul foloseste Bookmark-urile pentru crearea cuprinsurilor.
Pasi:
Clic in document in locul dorit, sau se selectioneaza blocul de text
Insert, Bookmark
Se scrie numele in caseta Bookmark Name; poate fi selectat un nume existent, si Word-ul il va muta din locatia lui in locul selectat
Add, se inchide fereastra.
Pasi:
Insert, Bookmark
Se selecteaza numele
Delete
Close
Pasi:
Insert, Bookmark
Se selecteaza numele
Go To; caseta de dialog se inchide si cursorul se pozitioneaza pe bookmark
Se mai poate folosi tasta F5, si apoi se alege Go To; in fereastra aparuta se alege categoria bookmark si apoi se selecteaza numele.
O schita a documentului permite o mai buna organizare a documentului si poate permite vizualizarea doar a heading-urilor.
Pasi:
Intr-un document nou sau unul creat, View, Outline
Se selecteaza sau se editeaza textul ce va fi heading si i se atribuie un heading cu ajutorul unuia din butoanele de pe bara Outlining. La sfarsitul randului editat, se apasa tasta Enter si se incepe un nou paragraf la acelasi nivel
Se apasa tasta Tab pentru trecerea unui heading la unul "superior" (exemplu: de la heading2 la heading1), sau Shift+Tab pentru trecerea la unul "inferior" (exemplu: de la heading2 la heading3).
|
Butoanele de pe bara Outlining |
Functia lor |
|
Promote |
trecerea unui heading la unul "superior" |
|
Demote |
trecerea unui heading la unul "inferior" |
|
Demote to Body text |
transforma heading-ul in text normal |
|
Move up |
muta un rand mai sus |
|
Move down |
muta un rand mai jos |
Pasi:
Cu documentul in modul Outline, clic butonul Show All Headings pentru vizualizarea intregului document; clic din nou, pentru vizualizarea tuturor heading-urilor, dar fara text
Clic unul din butoanele cu numere de pe bara, pentru vizualizara schitei cu heading-urile de la nivelul specificat
Se muta cursorul in heading-ul in care se doreste si vizualizarea textului si se apasa butonul Expand; pentru ascunderea textului, se apasa butonul Collapse
Se poate realiza ascunderea/vizualizarea textului ce urmeaza unui heading, prin dublu-clic pe semnul +/- din stanga heading-ului respectiv.
Prin clic pe semnul + sau - din stanga heading-ului se poate selecta tot nivelul (cu nivelele subordonate si textul respectiv) si se poate muta, copia, sterge, etc.
Cand se creaza o schita, se aplica stiluri in document: stilul Heading 1 este aplicat nivelului 1, stilul Heading 2 este aplicat nivelului 2,....., stilul Heading 9 este aplicat nivelului 9. Daca se doreste schimbarea formatului diferitelor heading-uri din document, trebuie redefinite stilurile respective asociate heading-urilor.
Pasi:
Se plaseaza cursorul in paragraful al carui stil de heading trebuie schimbat; Format, Style
Se selecteaza stilul din lista Styles; Modify
Format; se aleg din optiunile Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering cele case se vor modifica; dupa operarea modificarilor, se apasa butonul OK pentru intoarcerea la fereastra Modify Style
Se repeta pasii 3-4 de cate ori e nevoie, apoi se bifeaza optiunea Add to Template; se apasa butonul Apply.
Folosindu-se facilitatea Outline, numerotarea diferitelor nivele in document devine foarte rapida.
Pasi:
Din orice loc, in orice mod de vizualizare, se selecteaza Format, Bullets and Numbering; se apasa butonul Outline Numbered
Se selecteaza una din metodele de numerotare afisate; in sectiunea List Numbering se selecteaza Restart Numbering sau Continue Previous List
Se poate personaliza stilul de numerotare prin apasarea butonului Customize
OK.
Pasi:
Se deschide un nou document; View, Master Document
Se creaza o schita pentru documentul principal; se folosesc butoanele Promote si Demote pentru stabilirea heading-urilor si se stabileste ce heading va marca inceputul unui subdocument nou
Se selecteaza heading-urile din care se vor crea subsocumentele
Clic butonul Create Subdocument de pe bara Create Subdocument
Se salveaza ocumentul principal
Pentru redenumirea sau mutarea unui subdocument trebuie deschis documentul principal; dublu clic pe subdocumentul respectiv, Save As.
Pentru inserarea unui subdocument in documentul principal deja creat, se pozitioneaza cursorul in locul dorit in documentul principal, se apasa butonul Insert Subdocument, se localizeaza documentul ce va fi inserat si se apasa butonul Open.
Un document deja creat poate fi convertit intr-un document principal, urmandu-se pasii:
Se deschide documentul, View, Master Document
Se folosesc butoanele de pe bara Outlining pentru atribuirea de heading-uri documentului
Se selecteaza heading-urilor din care se vor crea subdocumentele
Clic butonul Create Subdocument de pe bara Master Document
Fiecare subdocument creat va fi inclus intr-o caseta; se salveaza documentul principal
Pasi:
View, Master document; dublu clic pe subdocumentul ce trebuie editat
Se alege modul de vizualizare Normal View si se lucreaza in subdocument ca si cand ar fi un document independent.
Harta documentului faciliteaza mutarea rapida in cadrul documentelor lungi sau in modul de vizualizare Online.
Pasi:
Se apasa butonul Document Map de pe bara Standard
Se pozitioneaza mouse-ul in panoul din stanga in sectiunea dorita din document
Se apasa + sau - de langa fiecare heading din stanga pentru a se extinde sau a se restrange lista heading-urilor
Se poate redimensiona fereastra din stanga cu ajutorul mouse-ului.
Mutarea in fereastra Document Map se mai poate realiza cu tasta F6; se pozitioneaza cu ajutorul sagetilor in locul dorit, apoi se apasa tasta Enter pentru pozitionarea in cadrul documentului.
In modul de vizualizare Full Screen este vizibil doar documentul; dispar bara de titlu, barele de defilare, meniurile, bara de stare.
Pasi:
View, Full Screen
Clic butonul Close Full Screen pentru intoarcerea la
modul de vizualizare
Adaugarea unor bare in modul de vizualizare Full Screen: Alt+V, T.
Pentru ascunderea unor elemente ale ferestrei: Tools, Options, View.
Se poate mari procentajul la care sunt vizualizate elementele documetului, cu ajutorul butonului Zoom de pe bara Standard, sau a comenzii Zoom din meniul View. Un procentaj >100% permite vizualizarea unui text marit, iar unul <100% pentru reducerea marimii textului si vizualizarea mai multor date pe ecran.
Antetul si piciorul de pagina contin informatii ce vor fi afisate in marginea de sus, respectiv jos a fiecarei pagini a documentului.
Pasi:
View, Header and Footer
Se scrie si se formateaza informatia
Pot fi introduse numere de pagini, data curenta, prin apasarea butoanelor respective de pe bara Header and Footer
Butonul Switch Between Header and Footer permite comutarea intre cele doua sectiuni: Header si Footer
Butonul Close permite intoarcerea la document.
Pot fi introduse diverse antete si subsoluri in sectiuni diferite ale aceluiasi document; pentru realizarea acestui lucru se urmeaza pasii:
Dupa aplicarea salturilor de sectiune, se muta cursorul in sectiunea in care se vor face schimbarile de antet si picior de pagina; se selecteaza View, Header and Footer
In ferestra Header va fi afisat un numar de sectiune; Clic butonul Same as Previous
Se scrie si se formateaza noul antet si noul picior de pagina.
Pentru adaugarea de informatii stocate in campurile cu expresii-cod predefinite, se urmeaza pasii:
View, Header and Footer; Clic butonul Show Previous sau Show Next pentru localizarea sectiunii unde se va insera campul cu coduri
Insert, Field; din lista Categories se selecteaza o categorie reprezentand tipul de informatie dorit
In lista Field Names se selecteaza campul ce se va insera; clic butonul Options pentru afisarea ferestrei cu optiuni de formatare; clic butonul Field Specific Switches pentru afisarea ferestrei cu alte optiuni ce pot fi adaugate (se selecteaza din lista; Add to Field; OK)
Se repeta pasii 2 si 3 de cate ori este nevoie, apoi se inchide fereastra cu butonul Close.
In unele cazuri este nevoie ca pe prima pagina sa apara antet diferit de cele de pe celelate pagini (sau sa nu apara deloc antet sau picior de pagina pe prima pagina a documentului); pentru realizarea acestui lucru se urmeaza pasii:
View, Header and Footer; clic butonul Show Previous sau Show Next, pentru localizarea sectiunii unde se va modifica antetul primei pagini
Clic butonul Page Setup de pe bara Header and Footer, Layout
In sectiunea Headers and Footers se selecteaza Different First Page; OK; fereastra Headers and Footers va afisa un titlu cu informatia "first page header" si numarul sectiunii; se modifica sau se sterge antetul
Se inchide fereastra cu butonul Close.
In unele cazuri este nevoie ca pe paginile impare sa apara antet diferit de cele de pe paginile pare; pentru realizarea acestui lucru se urmeaza pasii:
View, Header and Footer; clic butonul Show Previous sau Show Next, pentru localizarea sectiunii unde se va incepe afisarea antetelor diferite, functie de paritatea numarului paginii
Clic butonul Page Setup de pe bara Header and Footer, Layout
In sectiunea Headers and Footers se selecteaza Different Odd and Even; OK; fereastra Headers and Footers va afisa un titlu cu informatia "Even Page Header (footer)" si numarul sectiunii; se modifica sau se sterge antetul
Se inchide fereastra cu butonul Close.
Pentru mutarea mai jos sau mai sus fata de marginea paginii a unui Header sau Footer (implicit, sunt pozitionate la 1 inch fata de margine), se urmeaza pasii:.
View, Header and Footer; clic butonul Show Previous sau Show Next, pentru localizarea sectiunii unde se va face repozitionarea
Clic butonul Page Setup de pe bara Header and Footer, Margins
In sectiunea From Edge se selecteaza Header or Footer si se scrie distanta in caseta de text; OK
Se inchide fereastra cu butonul Close.
Pasi:
Cu documentul deschis, Tools, AutoSummarize
In sectiunea Type of Summary se alege tipul dorit. Word-ul poate crea automat patru tipuri de rezumat pentru un document:
Rezumat cu punctele importante din document colorate in galben
Rezumat plasat la inceputul documentului
Rezumat plasat intr-un nou document
Vizualizarea doar a rezumatului, nu si a documentului original.
In caseta Percent of Original se poata mentiona marimea rezumatului, prin procentaj din marimea documentului original
OK. Se poate vizualiza doar sumarul, prin apasarea butonului Highlight/Show Only Summary
|
