IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI
Pentru ca lucrarile la proiect sa poata începe proiectul trebuie aprobat de catre client sau de catre detinatorul proiectului.
Aprobarea
Partea contractanta este instruita în scris sa înceapa lucrarile în conditiile negociate si acceptate; poate avea forma unu 19519n1320t i document special, a unei scrisori de intentie sau a unei note interne emise de conducere, nota în care se mentioneaza ca bugetul a fost aprobat si ca activitatea poate începe.
Contine datele planificate de începere si încheiere, detalii despre comanda clientului, informatii despre preturi, facturare, instructiuni de predare. Trebuie semnata de unul dintre membrii conducerii organizatiei contractante, conditie pentru începerea derularii proiectului.
Are format restrâns - pagina A4
Este trimisa tuturor departamentelor companiei cu scop informativ în timp ce documentele tehnice si cele comerciale ajung doar la managerul de proiect care trebuie sa se asigure ca toti cei implicati în proiect îl cunosc în detaliu.
Definirea proiectului se realizeaza prin enumerarea pe formularul de autorizare a documentelor tehnice si comerciale relevante.
Nu se începe derularea proiectului pâna când clientul nu-si da aprobarea si nu se angajeaza sa plateasca. Cei care fac altfel îsi asuma riscurile. Uneori se poate folosi o aprobare provizorie care trebuie sa respecte anumite conditii:
autorizatia sa se limiteze la un numar limitat de persoane
nu trebuie comandate echipamente si materiale
trebuie sa se aloce o suma totala de la buget, considerata suma de risc
activitatile trebie sa fie clar definite pe o lista sau într-un calendar
Odata intrat în cadrul organizatiei prin intermediul aprobarii, proiectul trebuie "inclus în sistem" pentru ca toate procedurile contabile, de planificare, de urmarire si administrative sa înceapa sa functioneze. Includerea în sistem se face în mai multe etape, prima fiind acordarea unui numar de identificare pentru proiect, numar care va figura pe toate schitele, specificatiile în legatura cu echipamentul, costuri sau alte documente. Numarul de serie este dedus în serie dintr-un registru de proiect.
Registrul de proiect
Listeaza toate activitatile aprobate pentru care se pot determina necesarul de timp, costul materialelor si cheltuielile. Cand proiectul va fi închis informatiile sunt arhivate. Registrul trebuie sa includa:
denumirea/descrierea proiectului
datele de începere si încheiere
numele managerului responsabil pentru proiect
numarul proiectului
numele clientului
numarul comenzii facute de client
Pentru fiecare proiect se numeste un manager. În cazul proiectelor foarte complexe este bine ca inginerul care a realizat studiile de fezabilitate sa conduca lucrarile pâna la sfârsit.
Urmatorul pas este alcatuirea unei structuri organizatorice care trebuie sa includa urmatoarele informatii:
cadrele cheie din organizatia contractoare
echipele manageriale care lucreaza pe santier
subcontractorii principali
responsabilii cu expedierea, inspectia si transportul echipamentelor
consultantii independenti care lucreaza fie pentru client fie pentru contractor
reprezentantii administratiei centrale sau locale-daca este cazul
Toate informatiile circula prin posta, prin corespondenta electronica, prin fax, telex sau curier. Pentru pachetele voluminoase se foloseste transportul aerian. Toata corespondenta în legatura cu proiectul va purta codul si numarul de înregistrare al proiectului. si scrisorile în legatura cu proiectul pot primi coduri:
-"O"-document original
-"R"-copia unui desen
-"M"-înregistrare pe microfilm
Documentele proiectului au doua nivele de distributie:
nivel primar-trimise doar managerului de proiect ce hotaraste
nivelul secundar- trimise si altor persoane interesate de proiect
Contractorul are obligatia de a verifica daca proiectului i se aplica anumite standarde speciale de proiectare; schitele si proiectele vor intra în proprietatea clientului la finalizarea proiectului. Contractorul trebuie sa discute si sa convina cu clientul sistemul de numerotare al documentelor precum si daca schitele si desenele sa fie facute pe foi de un anumit standard.
În orice proiect este foarte important sa existe un plan pentru situatii de criza, plan ce trebuie sa imagineze toate situatiile neprevazute care ar putea sa apara precum si modalitatile de rezolvare.
Dupa ce s-a realizat si acest plan poate începe în sfârsit activitatea. Dupa ce managerul îsi strânge toate informatiile necesare si stie ce are de facut, va mobiliza toate resursele de care dispune si va comunica sarcinile fiecarui participant în parte. Se organizeaza o "Întâlnire de lansare" în cadrul careia se prezinta imaginea de ansamblu a proiectului precum si sarcinile fiecarui departament în parte. Se realizeaza diagrama activitatilor si calendarul de lucru.
|
