Un intranet este o retea din interiorul unei organizatii care leaga utilizatori multipli prin intermediul tehnologiilor Internet. Cu alte cuvinte, intraneturile limiteaza teritoriul nelimitat al Internetului, stabilind sectoare cu acces controlat în care utilizatorii pot sa comunice si sa interactioneze în mod liber. Aceste retele au la baza World Wide Web-ul, permitând utilizatorilor comunicarea între platforme diferite în timp real.
Intraneturile nu reprezinta o idee noua. În realitate, cele mai utilizate aplicatii ale Internetului precum Bulletin Board Systems (BBS) sau America OnLine (AOL) sunt intraneturi pe scara larga care grupeaza utilizatorii ce acceseaza Internetul si îl identifica prin diverse mecanisme de recunoastere a utilizatorilor. Pe de alta parte, sistemele permit furnizorilor de servicii comerciale sa urmareasca utilizatorii si sa mentina informatiile de facturare.
In contrast cu serviciile comerciale, intraneturile pot fi create si special pentru anumite organizatii, fiind mai mici, mai particularizabile si mai sofisticate în termeni de facilitati oferite fata de serviciile comerciale de scara larga. În plus, deoarece intraneturile reprezinta si un mediu propice pentru comunicare în interiorul organizatiei, acestea tind sa aiba integrate mecanisme din ce în ce mai sofisticate de securitate.
Diferenta principala între serviciile cu acces general si intranetul organizatiei rezida în structura si scopul utilizarii. Astfel, în timp ce serviciile comerciale de masa tind sa ofere "de toate pentru toti", intranetul unei organizatii se concentreaza asupra unui grup de persoane care necesita o gama specifica de facilitati pentru a îndeplini anumite scopuri.
Intranetul functioneaza pe baza tehnologiilor Internet, dar în interiorul unei organizatii. Acest lucru permite mai multor persoane sa interactioneze în timp real, sa stocheze si sa caute arhive de documente, sa colaboreze pentru crearea unor documente, sa schimbe grafice, imagini, documente audio si video si nu în ultimul rând, sa converseze în timp real prin intermediul chat-ului. În plus, depinzând de modul de constructie al intranetului, utilizatorii pot sa navigheze pe Internet, fara sa faca vreo diferenta între accesul de pe intranet spre Internet.
Intraneturile ofera o gama larga de beneficii care se încadreaza în doua mari categorii: eficienta si eficacitate. În acest context, eficienta reprezinta îmbunatatirea mecanismelor de schimb al informatiei înlaturând obsta 545g69f colele logistice pentru a aduna si/sau distribui informatia necesara în timpul cerut (corespunzator). Eficacitatea presupune impactul organizational asupra colaborarii îmbunatatite si asupra luarii deciziilor.
Îmbunatatirile în ceea ce priveste eficienta pot fi identificate în mod rapid si masurate din punct de vedere cantitativ. De exemplu, multe organizatii în care s-au implementat sisteme intranet au raportat scaderi semnificative ale cheltuielilor precum posta, telefoane pe distante mari etc. Alte reduceri de cheltuieli provin din scaderea cheltuielilor pentru producerea de manuale, brosuri sau materiale pentru clienti, acestea fiind distribuite în mod electronic.
Angajatii organizatiilor pot utiliza intranetul si pentru relatiile cu clientii. Comis-voiajorii pot accesa informatii complementare on-line despre produsele companiei din biroul clientului în locul notelor tiparite. Pentru anumite produse mai sofisticate, departamentele de marketing ale organizatiilor pot sa stabileasca un sector din intranet special pentru clienti, care sa-l acceseze prin intermediul unui sistem de autentificare si autorizare pentru a vedea ultimele noutati.
De asemenea, notificarea si programarea întâlnirilor poate fi gestionata prin intranet - un calendar central afiseaza întâlnirile programate împreuna cu sarcinile de îndeplinit.
Mult mai putin tangibila decât eficienta, si eficacitatea poate fi îmbunatatita prin utilizarea unui intranet. Intraneturile, prin definitie, încurajeaza schimbul de informatii dincolo de limitele traditionale, din punct de vedere geografic si organizational. Gestionate în mod corespunzator, aceste schimburi pot deveni sursa de colaborare pentru sectoarele anterior fragmentate ale organizatiei. De asemenea, o utilizare creativa a unui intranet poate transforma structura de lucru top-down a organizatie într-una interdisciplinara, prin promovarea interactiunilor coordonate.
Unul dintre cei mai importanti factori dintr-un intranet este continutul. Fiecare intranet de succes ofera informatii si continut care sunt valorificate de utilizatori.
Cum este si normal, continutul variaza în mod considerabil, depinzând de grupurile de utilizatori si de prioritati. Cu toate acestea, o serie de principii se pot aplica asupra oricarui tip de continut iar atât organizatia cât si utilizatorii din interiorul acesteia sunt de acord ca informatiile de pe site trebuie sa cuprinda urmatoarele caracteristici:
relevanta - aceasta este ceea ce conteaza pentru utilizatori. Organizatiile care utilizeaza un intranet în calitate de forum pasiv pot fi dezamagite de investitia facuta;
aglomeratiile de trafic - descurajeaza utilizarea intranetului, utilizatorii revenind la modurile de comunicatie traditionala în cazul în care mesajele de e-mail sau forumurile de discutii sunt lente;
actualizari frecvente - multe site-uri publice si private sufera din cauza continutului static, în acest caz scazând interesul si utilizarea. Intraneturile ofera facilitatea de a actualiza în mod consistent informatiile în schimbare - o facilitate care trebuie exploatata prin automatizare precum si prin alte facilitati;
accesibilitate - cel mai bun continut al oricarui site de pe Internet nu are nici cea mai mica valoare în cazul în care utilizatorii nu pot ajunge la el în mod rapid si usor. Intranetul consta tocmai în puterea de a face informatia disponibila, iar design-ul site-ului ar trebui sa utilizeze motoarele de cautare si alte facilitati care îmbunatatesc accesul utilizatorilor.
Deoarece continutul este o problema foarte importanta în ceea ce priveste intranetul, trebuie remarcat faptul ca intraneturile sunt bazate pe utilizatori, iar nevoile si preferintele acestora trebuie întotdeauna sa primeze în constructia lui.
Determinantul unui intranet este nevoia organizatiei de informatie. Ca o regula foarte generala, intraneturile sunt mai utile pentru organizatii care:
sunt dispersate din punct de vedere geografic;
partajeaza obiective de afaceri comune;
au nevoi de informare comune;
valorizeaza colaborarea.
Dupa cum se poate observa din lista de mai sus, criteriile pentru desemnarea utilitatii unui intranet sunt atât obiective cât si subiective, logistice si culturale. Apoi, pentru ca un intranet sa fie relevant trebuie sa reflecte un punct central - cel mai adesea o afacere comuna sau obiective organizationale partajate de diversi indivizi sau grupuri.
Trebuie notat ca nu toate companiile au nevoie de un intranet. O companie mica, ce opereaza într-o singura locatie de exemplu, poate schimba informatii mai eficient prin note scrise, întâlniri sau prin alte metode. O astfel de organizatie poate utiliza Internetul pentru a aduna resurse si informatii dar, probabil, nu are nevoie de puterea si eficienta unui intranet.
În schimb, o companie cu puncte de vânzare multiple sau divizii operationale aflate în locatii diferite etc. poate beneficia în mod semnificativ de implementarea unui intranet [39].
Unul din punctele cele mai importante ale intranetului este posibilitatea de a crea o singura viziune în componente organizationale diferite, învestind individul. Pentru multe organizatii, acesta este un concept revolutionar: atingerea scopului colectiv prin distribuirea puterii si nu prin centralizarea ei
Pentru evaluarea potentialelor utilizari si beneficii ale unui intranet, se pot considera trei nivele de functionalitate:
afisarea informatiilor generale;
partajarea datelor;
comunicatii interactive.
Flexibilitatea intraneturilor permite organizatiilor sa porneasca de la un nivel simplu si sa creasca facilitatile intranetului pe masura cererii. Multe organizatii în care s-au implementat intraneturi utilizeaza acest mediu numai pentru a disemina informatii în interiorul organizatiei. Organizatiile mai ambitioase încearca sa atinga nivelul trei înca de la început, nivelurile unu si doi fiind numai mijloace de a ajunge la nivelul trei.
La nivelul de baza, un intranet functioneaza ca un depozit privat de informatie, accesibil membrilor organizatiei si nu numai (angajati, voluntari, membri asociati, clienti, actionari etc.). Informatia facuta disponibila membrilor poate lua multe forme, iar majoritatea acestor forme pot fi adoptate pentru utilizare pe intranet.
Pe lânga publicarea datelor relativ statice (nivelul unu), fiecare organizatie mentine date în continua schimbare - date referitoare la productie, vânzari, stocuri etc., iar pe lânga acestea datele prognozate referitoare la toate aspectele organizatiei.
La nivelul doi, intraneturile pot ajuta organizatiile în managementul acestor date care se modifica frecvent, prin utilizarea bazelor de date.
In nivelul trei, cel mai dinamic al unui intranet, acesta ofera colaborare în timp real si crearea unei platforme securizate pentru comunicare interactiva în interiorul organizatiei. Tehnologiile disponibile astazi permit utilizatorilor sa schimbe, stocheze si modifice informatii de tip text, audio si video.
Un intranet poate fi utilizat, printre altele, pentru:
afisarea scopului organizatiei;
plasarea on-line a manualelor organizatiei;
crearea de forumuri interne si aviziere (bulletin boards);
afisarea cartii de telefon si a catalogului de personal;
crearea unor banci si sisteme de afisare pentru posturile si sarcinile interne;
afisarea planificarii cursurilor pentru pregatirea personalului;
crearea de calendare cu evenimentele din organizatie si personale;
crearea unor motoare de cautare centrale pentru documentele organizatiei;
afisarea stirilor din organizatie si din afara acesteia;
afisarea articolelor scrise de parteneri;
afisarea listei clientilor si a bazelor de date cu informatii de contact;
listarea anunturilor de mica publicitate;
listarea informatiilor de marketing si pret ale produselor împreuna cu catalogul acestora;
mutarea pe intranet a aplicatiilor actuale, astfel încât acestea sa fie disponibile din mai multe locatii diferite;
În functie de tipul de responsabilitate asignat publicarii si luarii deciziilor pe un intranet, se pot lua în considerare urmatoarele modele [41]:
centralizat - utilizeaza un singur server Web, administrat de un anumit departament din organizatie;
descentralizat - în care fiecare poate sa-si creeze si administreze propriul server Web împreuna cu resursele dorite;
mixt - care utilizeaza elemente din ambele modele anterioare.
Modelul centralizat
În acest model, toate serviciile oferite de serverele Web sunt centralizate, un singur calculator din organizatie rulând un server Web. Administrarea serverului cade în sarcina unui individ sau grup. Toate paginile Web (documente, formulare etc.) sunt create în mod centralizat, la cererea unor clienti (alte departamente din organizatie). Astfel, de exemplu, daca departamentul Personal doreste sa puna pe intranet informatiile legate de angajati, va face o cerere formala în care se vor preciza si continutul si modelul de design cerut. Angajatii care se ocupa cu design-ul si programarea la nivel de server de web vor crea si vor rafina aplicatia web dorita împreuna cu departamentul Personal, facând-o disponibila pe server în momentul finalizarii.
Exista anumite motive pentru a utiliza acest model centralizat pentru design-ul unui intranet. Primul, si cel mai important este acela ca, prin atribuirea administrarii serverului Web, design-ului paginilor si a productiei unei singure persoane sau grup de persoane, se va crea un Intranet consistent din punct de vedere al design-ului. Se pot dezvolta pentru aceasta sabloane pentru a asigura consistenta, precum si un set uniform de imagini care sa fie încadrate în barele de navigatie. Utilizatorii vor vedea astfel un Intranet coerent, în care fiecare pagina va fi încadrata de design-ul, asezarea în pagina si continutul standard.
Alt motiv în favoarea acestui model centralizat este simplificarea setarii si administrarii Intranetului. Deoarece numai un calculator ruleaza serverul web, toate actualizarile pot fi facute într-un singur pas. De asemenea, securitatea este mai simplificata pe un singur calculator.
Cu toate acestea, exista si motive pentru care acest model nu este prea des întâlnit în practica. Astfel, deoarece modelul centralizat plaseaza toate informatiile pe un singur calculator, riscul în cazul unui defect hardware este maxim. Aceasta politica necesita formularea unei alegeri între un timp de cadere (pâna la reluarea activitatii) posibil foarte scump datorita costurilor ridicate cauzate de plasare tuturor aplicatiilor pe acelasi calculator, si existenta altui calculator (cluster) gata sa preia sarcinile în cazul în care calculatorul principal se defecteaza.
Modelul descentralizat
La celalalt capat al spectrului se gaseste modelul descentralizat, în care serverele Web ruleaza pe calculatoarele personale sau la nivel de departament. Serverul este relativ usor de instalat si se gaseste atât în versiuni gratuite cât si comerciale, cumparate odata cu sistemul de operare. În acelasi timp, majoritatea editoarelor de text sau de calcul tabelar pot exporta documentele direct în HTML sau în combinatia HTML + XML.
Ca si în modelul centralizat, exista puncte tari si puncte slabe. Cel mai important argument al acestui model poate fi acela ca utilizatorul care doreste sa-si seteze propriul server Web este cel mai în masura sa decida acest lucru. Astfel, daca un inginer sau un departament doreste sa partajeze anumite schite sau planuri cu colegii, acestia sunt cei mai în masura sa decida ce planuri, schite sau alte documente se pot partaja si pot fi utile si altora. În modelul centralizat, în prim planul partajarii de informatii se gaseste negocierea standardelor si a aplicatiei care face acest lucru, spre deosebire de acest model în care oricine poate sa puna la dispozitia oricui, orice informatii. Cu alte cuvinte, marele avantaj este ca se permite partajarea efectiva a informatiei în mod rapid si cu un minimum de efort, pe propriul calculator sau pe calculatorul departamentului.
Acest lucru reprezinta însa si marele dezavantaj: crearea si administrarea usoara a unui server Web pe (aproape) fiecare calculator dintr-un departament sau organizatie conduce la o mica anarhie, în care utilizatorii pun în Intranetul organizatiei pagini mai mult sau mai putin legate din punct de vedere al continutului.
Modelul descentralizat poate ajuta organizatia în functie de natura acesteia.
Modelul mixt
Undeva între cele doua extreme se pot crea cele mai multe si mai utile Intraneturi. De exemplu, în cazul în care se foloseste o politica mai larga prin care se decide aplecarea spre pentru un anumit subiect de interes, toate informatiile consistente referitoare la acel subiect sunt permise. În acest caz, modelul de baza va fi unul centralizat, în care se dicteaza directia si scopul Intranetului, dar aspectele de detaliu vor utiliza un model descentralizat, deoarece informatiile de publicat vor fi la discretia clientilor (persoanele care utilizeaza Intranetul). În mod inevitabil, vor mai fi si zone "gri" de violare a politicii generale de utilizare a Intraneturilor, dar acestea se pot trata de la caz la caz, ca si problema de management.
O cautare rapida pe Google pentru termenul "extranet" va returna aproximativ 5 milioane de rezultate. Pare mult, dar, în schimb, o cautare dupa termenul "intranet" si respective "web site" va returna aproximativ 18.5 milioane pagini si respectiv 60 milioane pagini. Deci, extraneturile nu sunt atât de larg discutate precum intraneturile sau site-urile web publice.
Indiferent de cât de apreciate sunt în rezultatele motoarelor de cautare, extraneturile joaca un rol din ce în ce mai important în companiile pe care le conecteaza cu clientii, partenerii, furnizorii si distribuitorii acestora. Cu toate acestea, exista o oarecare confuzie cu privire la ce sunt extraneturile, la scopul pe care-l servesc precum si la modul în care acestea sunt instalate efectiv.
Ce este un extranet? Într-o definitie scurta am putea spune ca este un site Web cu acces controlat, în care o parte din vizitatori provin din afara organizatiei. Extraneturile sunt utilizate pentru multe tipuri de aplicatii de afaceri. De exemplu, extraneturile de vânzari permit organizatiilor sa publice continut special pentru clientii importanti sau pentru cei care prospecteaza piata. Exista de asemenea extraneturi B2B sau de comert electronic în care sunt desfasurate "magazine" virtuale pentru partenerii de afaceri calificati, în vederea selectarii produselor/achizitiei. Extraneturile pentru managementul proiectelor sau extraneturile colaborative permit schimbul de documente, planificari si bunuri electronice asociate unui anumit proiect sau unui partener.
Extranetul, de fapt, foloseste facilitatile si scopul unui intranet, în acelasi timp extinzându-le dincolo de granitele unei organizatii. În cazul în care un extranet este implementat cu succes acesta poate permite organizatiilor care-l utilizeaza sa:
partajeze documente actualizate, fisiere sau imagini cu furnizori, parteneri sau clienti aflati în locatii disparate;
lucreze în colaborare prin disponibilizarea catre editare, revizuire, actualizare, versionare si stocare a documentelor si a bunurilor digitale;
gestioneze proiecte într-un spatiu de lucru centralizat precum si sa urmareasca toti pasii desfasurati;
ofere versiuni curente ale documentelor actualizate în mod frecvent, precum rapoarte de vânzari, sumare ale stocurilor, specificatii de produs, documente de design, planificari ale productiei etc;
ofere acces la functiile back-office precum managementul stocului, informatii despre garantii, date ale produselor noi, rapoarte de vânzari partajate etc.
Diferentele între un Intranet si un Extranet sunt deosebit de semnificative. Un intranet este, precum am mentionat mai sus, creat pentru a fi utilizat doar în interiorul unei organizatii, servind în acelasi timp unui scop mai larg. Un extranet este un site web cu acces restrictionat care nu este folosit intern de catre o organizatie si serveste unui scop specific sau unui anumit grup de utilizatori.
Pentru elucidarea punctelor de diferenta între cele doua tehnologii putem enumera urmatoarele:
extraneturile sunt create mai ales pentru audienta externa unei organizatii;
extraneturile pot avea cerinte de autentificare si autorizare a utilizatorilor care vor fi gestionate în afara infrastructurii interne a unei organizatii;
extraneturile au niveluri de permisii diferite pentru utilizatori sau continut diferit pentru diferite categorii de utilizatori;
extraneturile au de obicei o durata de viata limitata la îndeplinirea scopului pentru care au fost create;
la nivelul unei organizatii pot exista mai multe extraneturi, create cu diferiti parteneri de afaceri, existând în schimb un singur Intranet;
o cautare dupa cuvinte cheie are de obicei loc în interiorul întregului intranet, dar este de obicei izolata în mod discret în interiorul extranetului;
extraneturile pot avea continut oferit/distribuit catre oricine (public), intraneturile nu;
un intranet interactioneaza de obicei cu aplicatiile back-office, obtinând în acelasi timp continut din mai multe surse;
extraneturi diferite pot avea caracteristici de design diferite, în functie de partenerii de afaceri, vânzatorii sau clientii care îl utilizeaza;
extraneturile pot fi "clonate" pentru un nou client sau o noua echipa.
Am stabilit mai sus faptul ca intraneturile si extraneturile sunt diferite. Cu toate acestea, elementele care stau la baza crearii acestor aplicatii sunt foarte similare. Difera doar modalitatea de asamblare a acestor componente. Componentele necesare pentru construirea unui intranet/extranet pot fi urmatoarele:
echipament, sistem de operare si server Web. Se pot utiliza, (în majoritatea cazurilor) si alte aplicatii precum baze de date, servere de aplicatii etc;
design grafic precum si o modalitate de asezare în pagina a site-ului;
design pentru o structura de navigatie în site si pentru o arhitectura informationala;
un software de tip Web Content Management System (WCM), necesar doar în cazul în care continutul se modifica frecvent sau exista un mare numar de contributori/ autori de informatii;
software de tip Portal si/sau server de aplicatii (Plumtree, Oracle, WebSphere, BEA, SharePoint etc.), necesare pentru conectarea la aplicatii de tip back-office. Un software de tip portal sau un server de aplicatii poate actiona si pe post de manager al utilizatorilor, controlul accesului, sistem pentru managementul permisiilor sau personalizare. Multe servere de aplicatii au, de asemenea, si o versiune de tip portal. Pentru un extranet se poate implementa atât un portal, cât si un Web Content Management System, fiecare cu avantajele lui;
perioada de training pentru utilizarea Web Content Management si/sau a portalului (desfasurat permanent, din cauza mobilitatii personalului);
metoda de gestionare si autentificare a vizitatorilor site-ului. Pentru un extranet, aceasta poate necesita, de exemplu, o baza de date si anumite aplicatii pentru autentificarea unui vizitator al site-ului împreuna cu o parola. Sistemul trebuie, de asemenea, sa permita administratorilor sa vizualizeze lista de utilizatori, sa adauge sau sa modifice conturi si sa permita utilizatorilor autentificati sa-si gestioneze propriile conturi. În cazul în care pentru tipuri de utilizatori diferite se va afisa continut diferit, sistemul trebuie sa gestioneze permisiile sau sa faca autorizarea utilizatorilor. Pentru intraneturi, controlul accesului poate fi realizat prin depozite de date existente precum LDAP/Active Directory. Pentru extraneturi, sistemul independent poate fi conectat la un sistem intern care mentine lista utilizatorilor autorizati din interiorul organizatiei;
un plan al continutului, precum si continutul în sine, care va fi pus la dispozitia utilizatorilor;
personal pentru gestionarea Web Content Management System, a portalului sau a oricarei aplicatii care necesita controlul accesului utilizatorilor. Acelasi lucru este valabil si pentru serverul web.
facilitate de cautare: un extranet poate sa nu aiba nevoie de o asemenea functie în cazul în care continutul este limitat. O asemenea functie nu poate lipsi dintr-un intranet;
utilitare pentru utilizatori: calendar, directoare cu angajati/echipe, forumuri de discutii sau sisteme de tip blog, sisteme pentru statistici, sisteme pentru urmarirea executiei sarcinilor - sunt numai câteva din utilitarele care ar trebui sa existe în intranet/extranet; Unele Content Management System sau aplicatii de tip portal au asemenea functii, iar altele trebuiesc construite/achizitionate si instalate separat.
Un sistem de tip WCM este de obicei obligatoriu de utilizat pentru un intranet (în afara cazului în care este utilizat un produs de tip portal cu functionalitate WCM integrata). Pentru un extranet, în schimb, un WCM este o un necesar dor în cazul în care exista o multime de creatori de continut sau se adauga noi site-uri în mod continuu. Totusi, daca scopul extranetului este de a expune continut din aplicatiile back-office, proiectul este mai degraba unul asemanator unui portal si ar avea nevoie de o astfel de aplicatie sau un server de aplicatii.
Un WCM bine implementat va oferi organizatiilor un cadru de lucru si de gestiune atât pentru managementul site-ului cât si pentru administrare. Autorii de continut si editorii documentelor vor putea gestiona si mentine continut relevant, în timp util, care sa fie accesibil numai utilizatorilor autorizati, indiferent de locatie, toate acestea într-o maniera usor de întretinut si eficienta din punct de vedere al costului. În plus, sistemul WCM controleaza structura extranetului precum si interfata grafica, asigurând în acest fel ca nici un utilizator nu poate trece dincolo de structura de navigatie si schema de afisare, oferind în acelasi timp posibilitatea utilizatorilor ne-tehnici de a crea noi sectiuni sau chiar noi site-uri (extraneturi) în mod usor si eficient.
Toate acestea conduc la usurinta în utilizare si de aici la usurinta cu care se poate crea un nou continut. Iar în cazul în care continutul nu este util si nu este accesibil usor, utilizatorii nu se vor întoarce, ceea ce va duce la o decadere a utilizarii în timp si chiar a încetarii utilizarii aplicatiei.
|
