Mail Merge in word
Ce inseamna Mail Merge?
Mail Merge e folosit pentru a unii doua surse de informatii intr-un singur document. Este folosit pentru crearea de scrisori sau documente tip in care se completeaza automat numele, prenumele etc. (se creeaza cate o scrisoare sau document pentru fiecare persoana).
Se foloseste o lista cu datele personale care vor fi inserate pe rand in scrisoarea tip pentru obtinerea de scrisori dedicate fiecarei persoane din lista.
Pentru folosirea lui Mail Merge este necesara separarea scrisorii tip de datele personale. Lista de date personale este o sursa de date diferita de documentul ce contine scrisoarea.
Ghidul pentru Mail Merge
Pentru crearea de Mail Merge se poate folosi un ghid (Wizard) care contine urmatorii pasii:
Crearea sau deschiderea unui document principal (scrisoarea tip de exemplu);
Crearea sau deschiderea unei surse de date (o lista cu nume si adrese de exemplu);
Realizarea operatiei de Mail Merge, adica adaugarea datelor din sursa in documentul principal.
In continuare este prezentat un exemplu.
Crearea unei scrisori tip
Se deschide Word si se editeaza scrisoarea.
Dupa formula de adresare se lasa spatiu gol.
Folosirea ghidului
Ghidul va conduce utilizatorul prin cei trei pasi prezentati mai sus, pasi numerotati cu 1, 2, 3 (documentul cu scrisoarea tip trebuie sa fie deschis);
Din meniul Tools se alege Mail Merge. Apare ghidul in fereastra Mail Merge Helper ;
Se apasa pe butonul Create iar din submeniul se alege tipul documentului ce va fi creat, in acest caz Form letters;
O noua fereastra cere confirmarea folosirii documentului deschis (scrisoarea tip de mai sus).
Se apasa Active Window pentru a folosi documentul activ (se apasa New Main Document pentru crearea unui document tip);
Reapare fereastra ghidului cu un buton Edit sub butonul Create. Tipul documentului si numele acestuia apar in partea ferestrei corespunzatoare pasului 1.
Crearea unei surse de date
In continuare se va crea o lista cu date personale.
In fereastra Mail Merge Helper se apasa butonul Get Data din sectiunea pasului 2;
Se apasa Create data Source.
Apare fereastra Create Data Source.
Cutia Fild Names in Header Row (numele campurilor din linia de antet) contine o lista cu campuri (titlu, nume, prenume).
Campurile predefinite sunt suficiente pentru exemplul curent dar pot fi create, adaugate altele noi. Pentru adaugarea unui camp nou se scrie numele in campul Field Name si se apasa Add Field Name.
Pentru stergerea unui camp, se selecteaza campul din cutia Field Names in Header Row si apoi se apasa Remove Field Name.
Se poate schimba ordinea campurilor cu butonul Move.
Se apasa OK;
Fereastra Save as” apare pentru a putea salva structura definita;
Un mesaj apare pentru a reaminti faptul ca sursa de date creata este incompletata;
Se apasa butonul Edit Data Service pentru introducerea datelor. Apare fereastra Data Form;
Pentru exercitiul curent se introduc: numele, prenumele, si adresa;
Se apasa Tab sau Enter pentru trecerea la campul urmator;
Datele introduse pentru o persoana reprezinta o inregistrare (Record).
Pentru crearea unei inregistrari noi (date despre alta persoana) se apasa butonul Add new (trebuiesc adaugate cel putin 2 sau 3 persoane pentru a vedea efectul operatiei de Mail Merge);
Click OK.
S-a revenit in documentul principal
Toate inregistrarile pot fi vazute sub forma unui tabel, pentru aceasta se apasa View Source la pasul precedent inainte de apasarea butonului OK;
Se apasa Close.
Scrisoarea si sursa de date sunt gata pentru operatia de unire (Mail Merge).
Efectuarea operatiei de Mail Merge
La
apasarea butonului Mail Merge
din meniul Tools apare toolbar-ul Mail Merge.
Pentru finalizarea operatiei trebuiesc alese locurile in care vor aparea datele din sursa de date in documentul principal.
Indicarea pozitiei se face astfel:
Se plaseaza cursorul in document in locul in care se va face inserarea datelor (numele);
In toolbarul Mail Merge se apasa Insert Merge Field pentru a alege campul necesar;
Se alege campul dorit din lista campurilor. Numele campului va fi inserat in document pe locul cursorului (<<NAME>>);
Se repeta operatia de inserare pana cand sunt introduse toate campurile in locurile dorite;
Se
apasa butonul View Merge Data
din toolbarul Mail Merge pentru a
aparea, in locul campurilor, valorile corespunzatoare fiecarei
inregistrari.
Pentru deplasarea de la o inregistrare la alta se foloseste toolbarul Mail Merge.
Finalizarea operatiei “Mail Merge”
Pentru finalizarea documentului pentru printare se deschide fereastra Mail Merge Helper:
Se apasa Mail Merge Helper din toolbarul Mail Merge sau
In meniul Tools se apasa Mail Merge. Apare fereastra.
In pasul 3 se apasa butonul Merge. Apare Fereastra Merge;
In campul Merge to New Document este deja selectat (unirea se face intr-un document nou);
Se apasa butonul Merge.
Un nou document cu numele documentului principal cu “1” la sfarsit este creat. Acesta contine toate scrisorile completate. Fiecare scrisoare apare pe o pagina separata .
|
