Manual Sistem EXPERT 4.0

Sistemul EXPERT 4.0 este un pachet de programe destinat gestionarii stocurilor, urmaririi procesului de productie, evidentei contabilitatii financiare, analizelor financiare si prelucrari datelor privind salarizarea personalului unei firme.

Instalarea sistemului

În pachetul "EXPERT 4.0", pe care îl veti primi de la firma autorizata pentru distributia acestui pachet de programe, veti gasi 5 kit-uri ( disk-uri) sau un CD de instalare a siste 515d311f mului EXPERT 4.0.

Dupa copierea celor 5 fisiere de instalare, pe calculatorul dumneavoastra, se va încarca fisierul "Setup.exe", care va rula programul de instalare al Sistemului EXPERT 4.0.

Procesul de instalare este alcatuit din 5 pasi:

Pasul 1 - "Choose Directory" (în acest pas se va alege locul/directorul în care se va instala sistemul);

Pasul 2 - "Select program Folder" (în acest pas se va alege pozitia  sitemului în "Start Menu"

Pasul 3 - "Start Copying Files" (este un pas premergator instalarii sistemului, în care se începe copierea anumitor fisiere);

Pasul 4 - "Instalare EXPERT" (este pasul în care se instaleaza propriu-zis sistemul);

Pasul 5 - "Setup Finished" (în acest pas instalarea programului se va efectua în întregime prin apasarea butonului "Finish"

În primul pas programul de instalare va alege calea implicita, "C:\Expert"; daca se doreste schimbarea directorului predefinit, se apasa butonul "Browse", unde veti selecta directorul în care doriti sa se faca instalarea. Dupa fiecare pas se apasa butonul "Next", pentru a trece la urmatorul pas; daca ati omis unele amanunte într-un pas anterior, veti apasa butonul "Back", care va va întoarce în fereastra anterioara.

Rularea aplicatiilor

Sistemul are în componenta sa urmatoarele aplicatii:

&    StocEXPERT 4

&    ContEXPERT 4

&    PersonalEXPERT 4

&    ConnectEXPERT 4

&    DesignEXPERT 4

&    MirrorAgentEXPERT 4

&    WizardEXPERT 4

Apelarea acestor aplicatii se face din "Start Menu", ca în figura alaturata sau prin crearea unor "Shortcut-uri", apelabile de pe "Desktop". La prima instalare a sistemului pe un calculator, când se va intra în una dintre aplicatiile "StocEXPERT4" sau "ContEXPERT4", veti fi întâmpinati de un mesaj, care va va cere setarea anumitor parametri în "Regional Setings". Setarile pe care va trebui sa le faceti sunt urmatoarele: în fereastra "Number", veti înlocui simbolul din câmpul "Decimal symbol" cu " . ", iar în câmpul "Digit grouping symbol", veti înlocui simbolul existent cu " ' " (aceste modificari le veti face si în fereastra "Currency"); în fereastra "Date", veti înlocui în câmpul "Short date style", datele existente cu "dd/mm/yyyy", iar în câmpul "Date separator", datele existente se vor înlociu cu " / ". Dupa setarea acestor date se va apasa butonul "Apply" urmat de butonul " OK " si închiderea ferestrei "Control Panel". Dupa aceste setari veti reveni în sistemul EXPERT unde veti apasa butonul "Retry" si va porni initializarea sistemului. Aplicatia pe care o veti deschide ("StocEXPERT4" sau "ContEXPERT4") va initializa fisierul predefinit "comert.sxf" (sau "cxf").

Nota: Dupa o noua instalare a programului fisierul predefinit initializarii sistemului este "comert.sxf" (sau "cxf", în functie de aplicatia pe care o deschideti), iar pentru a va deschide fisierul dumneavoastra apasati butonul "Deschide fisier" (vezi Manualul StocEXPERT). 

Prezentarea aplicatiei WizardEXPERT4

WizardEXPERT4 este o aplicatie ajutatoare, livrata gratuit în pachetul de instalare al Sistemului EXPERT 4.0, cu ajutorul careia, utilizatorul îsi poate importa un fisier deja existent în Sistemul EXPERT 3.6 sau îsi poate crea un nou pachet de fisiere în Sistemul EXPERT 4.0, necesar administrarii unei noi firme. Am spus « pachet de fisiere » si nu fisier, deoarece, spre deosebire de Sistemul EXPERT 3.6, unde datele erau gestionate într-un singur fisier cu extensia 'srv', în Sistemul EXPERT 4.0, datele sunt partajate în mai multe fisiere, astfel :

aplicatia "StocEXPERT4 " are alocate doua fisiere: unul cu cu extensia "sxf", în care sunt salvate datele referitoare la gestiunea documentelor si a stocurilor, si cel de-al doilea cu extensia "csx ", în care sunt pastrate date legate de configurare ;

aplicatia "ContEXPERT4" are alocate deasemenea, tot doua fisiere: unul cu extensia "cxf", în care sunt salvate datele referitoare la notele contabile, si cel de-al doilea cu extensia "ccx ", în care sunt pastrate date legate de configurare.

Aceasta modificare, fata de Sistemul EXPERT 3.6, a fost facuta pentru a spori securitatea si capacitatea de stocare a datelor.

În pasul doi (figura alaturata), veti introduce numele pachetului de fisiere alocat societatii pe care doriti sa o creati prin apasarea butonului  , alaturat câmpului "Localizare fisiere StocEXPERT si ContEXPERT", dupa care programul va va crea automat fisierele cu extensia "sxf" si "cxf", urmând ca fisierele de configurare (cu extensia "ccx" si "csx") sa le selectati prin apasarea butoanelor alaturate.

În procedeul de creare a unei noi societati, se numara mai multi pasi printre care si crearea gestiunilor, a grupelor de articole si a utilizatorilor. Datele introduse în acesti pasi se pot modifica anterior, din aplicatia "StocEXPERT4".

În procedeul de importare a unui fisier cu extensia "srv", se va apasa butonul "Import SRV", dupa care pasii vor fi asemanatori celor crearii unei noi socitati.

Prezentarea generala a aplicatiei StocEXPERT 4

StocEXPERT4 este un program de evidenta a stocurilor si miscarilor de stocuri. Este un program programabil, adica se poate adapta la orice specific de activitate; de fapt, StocEXPERT4 este un "motor" care executa operatiile programate sub forma de pachet de design, sistem informational. . Aplicatia nu functioneaza decât cu un pachet de design în care sunt definite tipurile de documente, modul lor de contabilizare, operatiile care genereaza documente sau prelucreaza informatie, rapoartele etc. La introducerea unui document primar de intrare-iesire se genereaza automat înregistrarile contabile (într-unul sau mai multe sisteme contabile paralele).

Implementarea aplicatiei StocEXPERT4 presupune analiza sistemului informational al beneficiarului, optimizarea acestuia, programarea pachetului de design (documente, operatii si rapoarte) necesar specificului beneficiarului si punerea în functiune a sistemului la beneficar.

Dupa ce fisierul a fost configurat (au fost configurate gestiunile, grupele de articole, utilizatorii si s-a dat acces fiecarui utilizator la anumite operatii si anumite gestiuni) indicat este a se porni cu introducerea stocului conform unui inventar la o data apropiata celei în care introduceti datele, cu ajutorul operatiei "Initializare de stoc".

Nota  Nu se fac iesiri (facturi sau transferuri) fara a avea produse în stoc; exceptie fac, iesirile pentru servicii, cu ajutorul operatiei "Factura fara stoc".

Modul de operare în "StocEXPERT4" este detaliat în Manualul StocEXPERT4.

Prezentarea generala a aplicatiei ContEXPERT 4

ContEXPERT4 este un program simplu de utilizat si complet de contabilitate , functional in orice sistem contabil (inclusiv contabilitate bugetara).

Dupa cum deja stiti, operatiile facute în "StocEXPERT 4" genereaza automat note contabile în "ContEXPERT 4", care se regasesc în "Registrul Jurnal", "Balanta analitica/sintetica", "Registrele de vînzari/cumparari", cât si în "Registrele cu sold", în functie de tipul notei contabile.

Aplicatia "ContEXPERT 4" permite introducerea înregistrarilor contabile chiar daca, în momentul implementarii programului nu dispuneti de o balanta (sau bilant) completa (complet) pe luna anterioara, urmând ca în momentul în care veti avea o situatie clara a balantei sa introduceti soldurile initiale sau precedente, conform explicatiilor din "Manualul ContEXPERT4".

Majoritatea operatiilor financiar-contabile se introduc din fereastra "Note contabile", unde se gaseste o lista predefinita de machete. Atât modul de operare, cât si modul de creare a unei noi machete este explicat în Manualul ContEXPERT.

Aplicatiei "ContEXPERT 4" îi sunt alocate doua fisiere cu extensiile "cxf" si "ccx".

Nota  La o noua reinstalare a programului fisierul de configurare "standard.ccx" se rescrie; în acest fisier sunt salvate datele legate de configurarea machetelor. Pentru a evita perderea unor machete create de dumneavoastra se va recurge la procedeul de personalizare a fisierului de configurare, astfel:

se va apasa butonul "Deschide Fisier" din bara de butoane sau se urmeaza calea "Fisiere\ Deschidere fisier"

în fereastra "Deschidere fisier", în partea de jos a ferestrei se gaseste câmpul "Fisierul curent", care este setat pe fisierul standard de configurare. Se apasa butonul "Save As", alaturat câmpului "Fisierul curent", dupa care se va introduce numele fisierului de configurare personalizat în fereastra nou deschisa, dupa care se apasa butonul "OK" (lungimea numelui fisierului sa nu depaseasca 8 caractere).

se apasa butonul alaturat câmpului "Fisierul curent" , dupa care se va selecta fisierul de configurare personalizat de dumneavoastra si veti rula aplicatia cu "cxf"- ul dumneavoastra.

Prezentarea generala a aplicatiei PersonalEXPERT 4

Aplicatia "PersonalEXPERT 4" este destinata calcularii salariilor angajatilor unei firme, atât pentru angatii cu carte de munca, cât si pentru angajatii cu contract de prestari servicii (colaboratori).

La fel ca si celelalte aplicatii prezentate mai sus, "PersonalEXPERT 4" are alocate doua tipuri de fisiere: unele fisiere cu extensia "pxf", care contin bazele de date cu informatii despre angajati si unele fisiere cu extensia "wsl", care reprezinta fisierele de configurare a bazelor de date si a operatiilor. Aplicatia pune la dispozitia utilizatorului trei tipuri de fisiere de configurare: "a_zile.wsl", "ang_ore.wsl" si "colab.wsl". Primele doua fisiere se folosesc pentru calculul salariilor angajatilor cu carte de munca, diferenta între ele fiind modul de raportare al salariului, la zile sau la ore lucrate, iar al treilea fisier este folosit pentru calculul salariilor pentru angajatii cu contract de prestari servicii.

În cazul în care s-au  facut modificari în fisierele de configurare, s-au modificat formule sau rapoarte sau orice alta modificare, este indicat a va personaliza fisierele de configurare, printr-un procedeu asemanator cu cel din aplicatia "ContEXPERT 4", deoarece fisierele predefinite se vor rescrie la o noua reinstalare a sistemului (EXPERT 4.0).

Printre actiunile aflate în combo list-ul (explicate pe larg în Manualul PersonalEXPERT 4), se gaseste si optiunea "Luna urmatoare", care da posibilitatea utilizatorului, dupa ce au fost obtinute datele legate de salarizarea pe o luna, sa treaca la urmatoarea luna. La prima utilizare a acestei optiuni, aplicatia creaza un subdirector numit "Arhive pxf " în cadrul directorului "Expert", iar pentru fiecare fisier cu extensia "pxf" se va crea un subdirector cu numele fisierului de pe care s-a rulat optiunea "Luna urmatoare".

Rularea optiunii "Luna urmatore" are ca efect crearea unui fisier în subdirectorul alocat, din subdirectorul "Arhive pxf", în care datele din luna operata sunt copiate în acest fisier, si schimbarea lunii curente în partea de jos a ferestrei de lucru (vezi în imaginea de mai sus). Numele fisierelor create în urma rularii optiunii mai sus amintite, sunt de forma "2000_04.pxf", unde primele patru cifre reprezinta anul, iar urmatoarele doua reprezinta luna care ati prelucrat-o. Aceste fisiere se pot deschide oricând pentru consultare sau modificare.

În fisierul dumneavoastra curent, veti observa ca în urma rularii optiunii mai sus amintite, se pastreaza toate datele din luna anterioara, pe care le puteti modifica conform datelor lunii curente.

Prezentarea aplicatiei ConnectEXPERT 4

Un alt utilitar al "Sistemului EXPERT 4.0" îl reprezinta aplicatia "ConnectEXPERT 4", care se foloseste la reunirea mai multor servere (fisierele cu extensia "cxf") de date.

Aceasta aplicatie se foloseste în cazul în care sistemul a fost implementat unei firme care are mai multe filiale sau puncte de lucru aflate la distante mari de sediu sau de punctul de lucru unde se vor centraliza datele contabile pentru obtinerea balantei. Modul de utilizare al aplicatiei este urmatorul : dupa ce fisierele au fost copiate pe calculatorul pe care se face centralizarea, se va rula aplicatia si se va selecta prima data fisierul target, adica fisierul tinta sau fisierul în care se face centralizarea datelor. Acest fisier, este unul nou a carui denumire se va introduce în fereastra obtinuta în urma apasarii butonului patrat din dreapta câmpului "Fisier CXF Target". Urmatoarea etapa consta în selectarea fisierelor, ce urmeaza a fi reunite, în gridul "Fisiere ContExpert4", prin apasarea butonului patrat din cadrul fiecarui câmp "CXFile" (Observatie : Acest buton nu este vizibil decât atunci când s-a facut clik în interiorul câmpului.). Dupa ce au fost selectate toate fisierele se va apasa butonul "Conectare", moment în care datele vor fi reunite în fisierul target, nou creat.

Nota  Orice modificare, care o veti face în fisierul target, nou creat, nu se va regasi în nici unul dintre fisierele care au luat parte la reunire. Daca s-a observat o greseala în înregistrarile contabile, se va depista din ce server de date provine, dupa care se va relua procesul de reunire a serverelor. Acest procedeu se va face lunar, cu aceleasi servere, sau se vor mai adauga în cazul în care

s-a creat un nou punct de lucru.

Prezentarea aplicatiei MirrorAgentEXPERT 4

Aplicatia "MirrorAgentEXPERT 4", este tot un utilitar pus la dispozitie de "Sistemul EXPERT 4.0", care are rolul de a supraveghea activitatea desfasurata pe serverele de date. Acest utilitar, în momentul în care se va da în rulare, va trebui supravegheat îndeaproape de o persoana avizata.

Programul are o actiune multipla, si anume: la un interval stabilit de supraveghetor, aplicatia va crea "backup-uri", adica copii ale serverelor stabilite, iar în cazul în care în servere au aparut erori, aplicatia va înlocui serverul curent de date cu o

copie recenta a fisierului. În imaginea de mai sus se observa doua câmpuri: "DFile" si "MFile". Primul reprezinta serverul de date asupra caruia se executa operatiile de "mirroring" si "backup", iar cel de-al doilea este serverul în care se fac copiile si care va înlocui serverul curent de date în cazul unei erori. În câmpul "LogF" se pot obtine informatii despre motivul înlocuiri (tipul erorii si cauza) serverului curent de date , atunci când are loc.

Nota  Utilitarul nu se va folosi decât cu acordul firmei care v-a distribuit sistemul.

Prezentarea generala a aplicatiei DesignEXPERT 4

Programarea sistemului informational înseamna crearea unui pachet de configurare(design) specific unei activitati economice sau unui utilizator. Programarea se face în aplicatia DesignEXPERT, iar rularea se face în aplicatia StocEXPERT.

Designul de sistem informational este stocat în fisierul de date StocEXPERT ("sxf"

Un sistem informational se poate salva într-un fisier design ("csx") prin Export Fisier de configurare si se poate încarca într-un fisier de date prin Import Fisier de Configurare.

Elementele unui sistem informational stocate în pachetul de design

Documente

Tipurile de documente si proprietatile lor

Contabilizarea documentelor în diverse sisteme contabile (books)

Operatii

Activitati

Operatii

Pasii Operatiilor

Proceduri Eveniment

Elemente de interfata

Help operator

Rapoarte

Registre contabile paralele

Identificatori articole

Nota  Firma care v-a distribuit Sistemul EXPERT 4.0 nu raspunde pentru modificarile facute, în fisierele de configurare ale aplicatiilor, de catre persoane neautorizate, care au cauzat defectiuni în functionarea aplicatiilor sistemului.