Microsoft Access - Notiuni utilizate in acces

Notiuni utilizate īn acces

Baza de date (notiune de baza) - o colectie organizata unitara si structurata de date īn care operatiile de generare actualizate interogare si reorganizare se fac cu ajutorul unui sistem specializat numit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). Īn cadrul acestui sistem datele sunt organizate īn corectii īntre care se stabilesc legaturi logice multiple, se descriu relatiile dintre tabele si proprietatile datelor.

Entitatea este o colectie de date corelate de acelasi tip care se folosesc īn cadrul activitatii economice pentru care se realizeaza proiectul. Īn acces o entitate devine un tabel ce contine date primare. Īntr-o baza de date nu pot exista doua entitati cu acelasi nume sau aceiasi cu doua sau mai multe nume diferite.

Atributele sunt cāmpurile care caracterizeaza o entitate. Īntr-o tabela de date fiecare cāmp al entitatii.

Relatia reprezinta legatura care se realizeaza īntre doua tabele

Cardinalitatea relatiei reprezinta numarul de cupluri ce apartin unei anumite relatii.

Data este sirul de caractere ce determina valoarea unui atribut.

Softul bazei de date este sistemul de programe de gestiune si de aplicatii care realizeaza descrierea structurii bazei de date, crearea, actualizarea si consultarea bazei de date, controlul si autorizarea accesului la o baza de date si asigurarea securitatii si integritatii datelor din sistem.

Īnregistrarea logica īnseamna valorile datelor elementare ce caracterizeaza un exemplar dintr-o entitate.

Īnregistrarea fizica reprezinta numarul de sectoare dintr-o memorie externa ocupate de continutul unei īnregistrari logice.

Zona este spatiul din memoria externa ocupat efectiv de īnregistrarile de date.

Cheia este cāmpul sau un grup de cāmpuri prin care un exemplar dintr-o colectie de date este identificat unic. Proiectarea unei baze de date presupune proiectarea ei conceptuala si realizarea ei fizica pe calculator.

Bazele pentru realizarea structurii conceptuale

Analiza situatiei existente īn cadrul activitatii prin care se realizeaza proiectul.

1. Documentele primare si continutul lor, algoritmii de prelucrare si situatiile finale care se obtin si se raporteaza periodic sau la īnchiderea perioadei de raportare.

2. Stabilirea entitatilor care participa cu date īn entitatea aleasa.

3. Stabilirea cāmpurilor (atributelor) specifice fiecarei entitati folosite.

4. Stabilirea cheilor primare pentru toate entitatile din baza de date.

5. Stabilirea relatiilor īntre colectiile de date (entitati). Īntr-un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) relational entitatile trebuie sa constituie doar cāmpuri corespunzatoare datelor primare si nu valori rezultate din calcul.

O entitate devine un tabel īn acces. Fiecare cāmp al entitatii va reprezenta o coloana a tabelului. Un rānd din tabel reprezinta o īnregistrare logica si el contine datele specifice unui exemplar al entitatii.

Evidenta rezultatelor obtinute de studenti īntr-un an universitar

Cod S Cod D Cod D

Nume Cod S Denumire D

Prenume Data E

Data Nota

Judet

Loc

Adresa

Facultatea

Anul

Grupa

Obs!!! Īntr-o cheie primara nu se admit valori nule sau duble

Cāmpurile īn care continutul este de tip text care au valori cunoscute īn momentul proiectarii si numarul lor este relativ redus(maxim 50) pot genera entitati noi

Stabilirea relatiilor dintre tabele

Doua tabele pot fi legate numai printr-un cāmp comun lor care sa fie declarate īn calculator de acelasi tip si aceiasi lungime. (EX Tabela studenti poate fi legata de tabela examene pentru ca au comun Cod S.)

Functie de periodicitatea de actualizare a continutului lor īn perioada de analiza, tabelele pot fi de tip nomenclator sau tranzactii. La nomenclatoare actualizarile sunt foarte rare. La tranzactii actualizarile sunt frecvente.

C3 Acces este un SGBD relational care pastreaza toate informatiile corelate īn aceiasi zona numita B,D

Posibilitati oferite de Acces:

1. Crearea bazelor de date
2. Realizarea īn cadrul ei a urmatoarelor actiuni

o       Definirea structurii fiecarui tabel din lucrare

o       Definirea fiecarui tabel din lucrare

o       Definirea relatiilor īntre tabele

o       Realizarea formularelor (machete video pentru vizualizarea corectarea usoara si sigura a īnregistrarilor de date

o       Realizarea solicitarilor de informatii corelate īntre ele care vor folosi fie īn luarea unei decizii fie īntr-o analiza economica a firmei.

o       Realizarea de situatii finale necesare analizelor si raportarilor din firma.

3. Adaugarea, modificarea, stergerea si vizualizarea continutului din baza de date.
4. Asigurarea securitatii si integritatii informatiilor din baza.
5. Asigurarea accesului fiecarui utilizator pe baza de parole  doar la informatiile care-i sunt strict necesare

Caracteristicile SGBD - ului Acces

1. Utilizarea modelului relational īn structurarea datelor.
2. Utilizeaza modelul obiect īn structura conceptuala a bazei.
3. Permite realizarea de catre utilizatorii neinformaticieni a unor aplicatii simple dar eficiente folosind doar generatoarele oferite
4. Permite realizarea de aplicatii complexe combinānd generatoarele cu programele scrise īn Visual Basic
5. Poate utiliza īn cadrul unei baze de date obiecte realizate īn alte baze de date acces
6. Comunica cu alte SGBD - uri care lucreaza sub Windows
7. Delimiteaza clar notiunea baza de date de notiunea tabele de date

i. Tabelele de date contin toate datele primare din activitatea realizata pe calculator.

ii. Baza de date acces cuprinde datele primare, datele rezultate din calcul, informatiile solicitate īn timp sub forma de interogari sau liste finale macro-comenzi si proceduri.

8. solicitarea informatiilor necesare analizelor economice si deciziilor precum si regasirea lor se realizeaza prin formularea unor interogari.
9. Pentru realizarea actualizarilor si vizualizarilor unei baze de date acces ofera 3 tipuri de limbaje:

i. QBE - Formularea cererilor prin intermediul grilelor acces)

ii. SQL - Utilizeaza blocul de comenzi.

iii. VBA - Este limbajul de programare orientat obiect folosit īn scrierea procedurilor (programelor) de catre informaticieni.

Realizarea fizica pe calculator a structurii conceptuale (I din cursul anterior)

1. Crearea bazei de date - baza de date se creeaza ca un fisier care are un nume si un loc precizate de utilizator si extensia MDB. Crearea se face din meniul "File", operatia "New". Exista doua tipuri principale de baze de date pentru aplicatiile economice:
1. Blank database - se foloseste pentru o aplicatie personalizata specifica īn totalitate unei firme. Īntr-o astfel de baza trebuie sa proiectam si sa realizam toate obiectele acces.
2. Database wizard si se foloseste pentru o aplicatie solicitata a fi realizata īntr-un timp foarte scurt. Accesul contine īn biblioteca personala aplicatii standard pe principalele activitati dintr-o firma alegānd una din aplicatii prin raspunsurile date la īntrebarile afisate pe ecran, se realizeaza automat respectiva aplicatie cu parametrii furnizati de utilizatori. La solicitarea unei baze de date duale dupa precizarea locului si al numelui ei apare efectiv fereastra bazei de date create care contine 3 elemente principale:

i. Obiectele acces

1. Tables - se foloseste pentru crearea tabelelor ce vor contine doar date primare pentru actualizarea si vizualizarea continutului lor

2. Forms - se utilizeaza pentru proiectarea formularelor video cu ajutorul carora informatiile solicitate pe ecran sunt specifice unei singure īnregistrari logice (un rānd din tabel). Formularele cu ajutorul casetelor "look up" pe care le putem crea permit introducerea datelor nu de la tastatura ci prin selectarea valorii dorite dintr-o lista afisate automat. Pentru tabelele care īn practica au un nr. mare de coloane si de rānduri, cu ajutorul formularelor proiectate pentru ele se elimina posibilitatea de a corecta continutul unui cāmp dintr-o alta īnregistrare.

3. Queries - se foloseste pentru formularea cererilor de informatii. Cu ajutorul lor putem solicita:

Date existente īn unul sau mai multe tabele corelate asa cum exista ele īn baza.

Vizualizarea ordonata (crescator sau descrescator) dupa continutul unui cāmp sau a maximum 3 cāmpuri a datelor existente īn baza.

Posibilitatea de a calcula cāmpuri folosind formule sau functii adecvate.

Exista posibilitatea de a solicita si vizualiza doar un grup de īnregistrari necesare la un moment dat.

Posibilitatea obtinerii de informatii centralizatoare.

4. Report - este obiectul cu ajutorul caruia realizam listele finale necesare analizelor si raportarilor dintr-o firma. Sursa unei liste finale trebuie obligatoriu sa fie una singura. Un report poate fi obtinut fie dintr-un singur tabel (tabelul de discipline) sau o interogare care sa contina date aflate īn doua sau mai multe tabele.

5. Macros - se foloseste pentru realizarea macrocomenzilor utile īn exploatarea usoara a obiectelor acces.

6. Modules - se foloseste pentru realizarea (scrierea programelor īn Visual Basic)

ii. Butoanele acces

1. New - se foloseste pentru crearea unui exemplar din obiectul selectat.

2. Design - se foloseste pentru vizualizarea si / sau modificarea descrierii nuni exemplar selectat ce apartine unui obiect

3. Open - deschide exemplarul selectat ce apartine unui obiect.

iii. Comenzi comune tuturor obiectelor acces

Tables - obiectele acces īn care introducem si pastram datele primare. Un tabel este recunoscut...????

Acest nume are o lungime de maxim 64 caractere (litere, cifre, spatiu). Coloanele tabelului sunt cāmpurile care definesc colectia de date respectiva. Rāndul unui tabel contine informatii referitoare la datele unui exemplar din colectia respectiva. Continutul unui rānd formeaza o īnregistrare logica. Un tabel Acces are doua elemente componente:

Structura - descrierea capului de tabel (a cāmpurilor care formeaza coloanele tabelului īmpreuna cu informatii despre cheia primara. Un tabel se considera creat īn momentul salvarii structurii sale

Continut - reprezinta valorile (datele primare pe care le introducem dupa definirea relatiilor īntre tabele. Lucrul corect cu tabelele presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

a.       Crearea tabelului prin

i. Definirea cāmpurilor ce caracterizeaza entitatea sau colectia de date respectiva

ii. Stabilirea cheii primare (PK)

iii. Salvarea acestor elemente.

b.       Realizarea relatiilor īntre tabele - prin aceste legaturi solicitānd integritatea referentiala a datelor se elimina īn totalitate erorile de utilizare īntr-un tabel, a unor valori inexistente īn tabelul corespondent (cāmpul lor comun)

c.        Introducere date primare īn tabel. Datele primare se introduc īn ordine logica īn tabel. Īncepem completarea cu tabelele care īn structura relatiilor se afla la/pe ultimul nivel. Ele sunt tabele care au valori proprii nepreluate dintr-un alt tabel. Se continua cu nivelul imediat superior (care de regula sunt tot nomenclatoare) dar care īn anumite cāmpuri ale lor folosesc valori existente īn tabelele aflate la nivel inferior. Ultimul tabel completat va fi cel de tranzactie.

d.       Modificarea (actualizarea ori de cāte ori este nevoie a structurii tabelului declarata īn momentul crearii lui si a continutului de date.

Crearea tabelelor - un tabel acces poate fi creat īntr-o baza de date īn mai multe moduri:

Descrierea structurii de catre utilizator

Realizarea structurii cu wizzard.

Importarea unui table dintr-o alta baza de date acces avānd posibilitatea de a-i modifica structura.

Importare tabel dintr-o alta lucrare realizata cu un alt SGBD.

Pentru realizarea unui tabel cu descrierea structurii de catre utilizator exista doua modalitati:

Selectam obiectul table, activam butonul new si apoi alegem design view.

Activarea hyperlink-ului Create a new table in Design View.

Jos apar proprietatile generale si specifice fiecarui tip de date selectat.

Numele cāmpului are o lungime de maximum 256 de caractere dintre care nu trebuie sa folosim . !

Tipul cāmpului poate fi se alege functie de natura caracterelor care vor repretzenta continutul lui.

Tipuri de cāmpuri

Text - se alege acest tip pentru cāmpurile īn care vom tasta orice combinatie de caractere posibile (litere, cifre, caractere speciale). Lungimea acestui cāmp este de 256 de caractere si predefinita este de 50 de caractere.

MEMO - se selecteaza tot pentru cāmpurile īn care vom introduce un text dar lungimea lui este foarte mare si continutul variaza foarte mult de la un rānd la altul din tabel.

NUMBER - se foloseste pentru cāmpurile īn care vom tasta valori numerice īntregi sau reale. Acest tip are mai multe subtipuri care determina lungimea (dimensiunea cāmpului respectiv)

o       Byt - un cāmp de lungime 1 B īn care putem introduce valori de la 0-9

o       Integer - lungime 2B si valoarea pote fi formata din doua caractere 0-99

o       Long Integer - dimensiunea 4B - 0-9999

o       Single pentru cāmpurile reale reprzentate īn simpa precizie. Dimensiunea este de 4 B iar precizia este asigurata la un numar de 7 zecimale.

o       Double - pentru cāmpurile numerice reale cu reprezentare dubla precizie. Ocupa 8 B iar numarul de zecimale este de 15.

o       Replicate - acest tip se foloseste pentru cāmpurile ce formeaza cheia externa, cheie externa care se va lega īn tabelul corespondent de o cheie primara cu numele ID care se creaza automat cānd utilizatorul la salvarea structurii nu a definit cheia primara. Acest tip vafi declarat automat a fi de tip autonumber.

Date/Timpe care se vor .... o data calendaristica

Currency se foloseste pentru cāmpurile īn care vom tasta valori numerice īnsotite de simbolul monetar.

Yes/No - se foloseste pentru cāmpurile de tip logic

? ? ? ? ???????

Defalult Value - se foloseste pentru a preciza o valoare de inceput intr-un anumit camp care va fi pusa automat in toate randurile care urmeaza. Oprirea multiplicarii se face fie cand in momentul introducerii de date in tabel in coloana respectiva vom tasta o noua valoare ce va fi automat atasata pentru randurile urmatoare fie pana la sfarsitul introducerii de date.

Validation rule - se foloseste   pt o conditie pe care calculatorul sa o verifice la orice introducere de valori in campul respectiv. In aceasta proprietate vom tasta mesajul ce dorim sa fie afisat atunci cand valoarea introdusa in campul respectiv nu indeplineste conditia transmisa la proprietatea anterioara

Input Mask - se foloseste pentru a alege formatul de introducere a datelor (masca sau sablon). Sabloanele pot fi redefinite sau propuse de utilizator. Īn al doilea caz se folosesc urmatoarele caractere:

0 - pentru un camp numeric care obligatoriu trebuie completat īn totalitate īn care se accepta doar cifrele de la 0 la 9 fara semn.

9 - putem tasta cifre de la 0 la 9 fara semn īntr-un camp incomplet

# - un camp cu continut incomplet īn care putem tasta cifre de la 0 la 9, semn si spatiu.

L - pentru un cāmp complet īn care introducem doar litere.

? - pentru un cāmp incomplet in care introducem doar litere

A - se foloseste pentru campuri complete in care se pot afla litere si cifre

8 - se foloseste pentru un camp complet incare se poate orice caracter alfanumeric si spatiu

C - pentru un camp complet cu orice caracter alfanumeric si spatiu.

> - transforam toate literele mici tastate in litere mari

< - transforma toate literele mari in litere mici

: ; / - - sunt separatori pentru un cāmp de data sau timp calendaristic

Format - stabileste formatul de afisare al unui camp. Proprietatea este specifica campurilor de tip number, autonumber, date. Pot fi formate predefinite sau definite de utilizator.

. - este separatorul pentru zecimale

, - este separatorul de mii

0 - vor fi afisate cifrele de la 1 la 9 si 0 nesemnificativ.

# - vor fi afisate cifre si spatii īn locurile necompletate.

- īn cāmpul respectiv ca fi afisat si

% - continutul cāmpului va fi afisat procentual

E+, E-, e+,e- - se foloseste pentru afisarea stiintifica.

Pentru cāmpurile de tip data si timp calendaristic la formatele definite de utilizator se folosesc urmatoarele caractere:

: - ca separator pentru timp

/ - ca separator pentru data calendaristica

d - atunci cand dorim ca ziua sa fie afilata ca o valoare īntre 1 si 31

dd - ziua va fi afilata ca o valoare cuprinsa īntre 01 si 31

ddd - vor fi afisate primele 3 caractere din numele zilei.

dddd - va fi afisat numele complet al zilei

w - ziua este afisata ca o valoare īn cadrul saptamānii.

ww - este afisat numarul saptamānii din an.

m - este afisat numarul luni din an

mmm - primele trei litere din numele lunii

mmmm - este afisat numele īntreg al lunii

yy - ultimele caractere ale anului

yyy - īntreg anul

Cheia primara - dupa definirea cāmpurilor, īnainte de a salva structura, trebuie sa precizam cheia primara. Cheia primara este un cāmp sau un grup de cāmpuri prin care o īnregistrare logica dintr-un tabel ( continutul unui rānd) este unica īn tabelul respectiv. Īntr-o cheie primara nu se admit valori duble sau nule.

Tabelele sunt de doua tipuri:

nomenclator - actualizarile (modificare, stergere, adaugare) sunt foarte rare īn perioada de prelucrare. Cheia primara la nomenclatoare este codul entitatii respective.

Tranzactii - au actualizati frecvente īn perioada de prelucrare. Cheia lor primara este formata din unu doua sau chiar toate campurile din structura lor. Pentru a defini o cheie primara multipla selectam toate randurile corespunzatoare campurilor ce formeaza cheia si fie din EDIT selectam operatia primary chey, fie activam butonul de primary chey, fie click dreapta si selectam primary chey.

Cheia externa este campul corespondent al unei chei primare unice aflat in tabela care se leaga de tabelul īn care este primary chey. Īntr-o cheie externa vom folosii doar valori aflate in cheia primara corespondenta.

Dupa stabilirea cheii primare vom salva structura tabelului atribuindu-i un nume. Atunci cand nu este precitaza de utilizator cheia primara, calculatorul cu acceptul utilizatorul genereaza un cāmp nou cu numele ID de tip autonumber.

Legaturile intre tabele se stabilesc pentru a asigura corectitudinea datelor introduse intabele dupa salvarea structurii tuturor tabelelor din aplicatii.

Doua tabele pot fi legate īntre ele numai dak au un cāmp comun. Īn ambele tabele cāmpul comun trebuie declarat de acelasi tip si cu aceeiasi lungime. Numele lor pot fi diferite dar tipul si lungimea trebuie sa fie aceleasi.