Notiuni utilizate în acces
Baza de date (notiune de baza) - o colectie organizata unitara si structurata de date în care operatiile de generare actualizate interogare si reorganizare se fac cu ajutorul unui sistem specializat numit sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). În cadrul acestui sistem datele sunt organizate în corectii între care se stabilesc legaturi logice multiple, se descriu relatiile dintre tabele si proprietatile datelor.
Entitatea este o colectie de date corelate de acelasi tip care se folosesc în cadrul activitatii economice pentru care se realizeaza proiectul. În acces o entitate devine un tabel ce contine date primare. Într-o baza de date nu pot exista doua entitati cu acelasi nume sau aceiasi cu doua sau mai multe nume diferite.
Atributele sunt câmpurile care caracterizeaza o entitate. Într-o tabela de date fiecare câmp al entitatii.
Relatia reprezinta legatura care se realizeaza între doua tabele
Cardinalitatea relatiei reprezinta numarul de cupluri ce apartin unei anumite relatii.
Data este sirul de caractere ce determina valoarea unui atribut.
Softul bazei de date este sistemul de programe de gestiune si de aplicatii care realizeaza descrierea structurii bazei de date, crearea, actualizarea si consultarea bazei de date, controlul si autorizarea accesului la o baza de date si asigurarea securitatii si integritatii datelor din sistem.
Înregistrarea logica înseamna valorile datelor elementare ce caracterizeaza un exemplar dintr-o entitate.
Înregistrarea fizica reprezinta numarul de sectoare dintr-o memorie externa ocupate de continutul unei înregistrari logice.
Zona este spatiul din memoria externa ocupat efectiv de înregistrarile de date.
Cheia este câmpul sau un grup de câmpuri prin care un exemplar dintr-o colectie de date este identificat unic. Proiectarea unei baze de date presupune proiectarea ei conceptual 20520x2313u 9; si realizarea ei fizica pe calculator.
Bazele pentru realizarea structurii conceptuale
Analiza situatiei existente în cadrul activitatii prin care se realizeaza proiectul.
1. Documentele primare si continutul lor, algoritmii de prelucrare si situatiile finale care se obtin si se raporteaza periodic sau la închiderea perioadei de raportare.
2. Stabilirea entitatilor care participa cu date în entitatea aleasa.
3. Stabilirea câmpurilor (atributelor) specifice fiecarei entitati folosite.
4. Stabilirea cheilor primare pentru toate entitatile din baza de date.
5. Stabilirea relatiilor între colectiile de date (entitati). Într-un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) relational entitatile trebuie sa constituie doar câmpuri corespunzatoare datelor primare si nu valori rezultate din calcul.
O entitate devine un tabel în acces. Fiecare câmp al entitatii va reprezenta o coloana a tabelului. Un rând din tabel reprezinta o înregistrare logica si el contine datele specifice unui exemplar al entitatii.
Evidenta rezultatelor obtinute de studenti într-un an universitar
Cod S Cod D Cod D
Nume Cod S Denumire D
Prenume Data E
Data Nota
Judet
Loc
Adresa
Facultatea
Anul
Grupa
Obs!!! Într-o cheie primara nu se admit valori nule sau duble
Câmpurile în care continutul este de tip text care au valori cunoscute în momentul proiectarii si numarul lor este relativ redus(maxim 50) pot genera entitati noi
Cod D |
Cod S |
Data E |
Nota |
Nici una din rubrici nu poate fi cheie primara. Cheie primara Cod D, Cod S, Data E. |
Stabilirea relatiilor dintre tabele
Doua tabele pot fi legate numai printr-un câmp comun lor care sa fie declarate în calculator de acelasi tip si aceiasi lungime. (EX Tabela studenti poate fi legata de tabela examene pentru ca au comun Cod S.)
Functie de periodicitatea de actualizare a continutului lor în perioada de analiza, tabelele pot fi de tip nomenclator sau tranzactii. La nomenclatoare actualizarile sunt foarte rare. La tranzactii actualizarile sunt frecvente.
C3 Acces este un SGBD relational care pastreaza toate informatiile corelate în aceiasi zona numita B,D
Posibilitati oferite de Acces:
o Definirea structurii fiecarui tabel din lucrare
o Definirea fiecarui tabel din lucrare
o Definirea relatiilor între tabele
o Realizarea formularelor (machete video pentru vizualizarea corectarea usoara si sigura a înregistrarilor de date
o Realizarea solicitarilor de informatii corelate între ele care vor folosi fie în luarea unei decizii fie într-o analiza economica a firmei.
o Realizarea de situatii finale necesare analizelor si raportarilor din firma.
Caracteristicile SGBD - ului Acces
i. Tabelele de date contin toate datele primare din activitatea realizata pe calculator.
ii. Baza de date acces cuprinde datele primare, datele rezultate din calcul, informatiile solicitate în timp sub forma de interogari sau liste finale macro-comenzi si proceduri.
i. QBE - Formularea cererilor prin intermediul grilelor acces)
ii. SQL - Utilizeaza blocul de comenzi.
iii. VBA - Este limbajul de programare orientat obiect folosit în scrierea procedurilor (programelor) de catre informaticieni.
Realizarea fizica pe calculator a structurii conceptuale (I din cursul anterior)
i. Obiectele acces
1. Tables - se foloseste pentru crearea tabelelor ce vor contine doar date primare pentru actualizarea si vizualizarea continutului lor
2. Forms - se utilizeaza pentru proiectarea formularelor video cu ajutorul carora informatiile solicitate pe ecran sunt specifice unei singure înregistrari logice (un rând din tabel). Formularele cu ajutorul casetelor "look up" pe care le putem crea permit introducerea datelor nu de la tastatura ci prin selectarea valorii dorite dintr-o lista afisate automat. Pentru tabelele care în practica au un nr. mare de coloane si de rânduri, cu ajutorul formularelor proiectate pentru ele se elimina posibilitatea de a corecta continutul unui câmp dintr-o alta înregistrare.
3. Queries - se foloseste pentru formularea cererilor de informatii. Cu ajutorul lor putem solicita:
Date existente în unul sau mai multe tabele corelate asa cum exista ele în baza.
Vizualizarea ordonata (crescator sau descrescator) dupa continutul unui câmp sau a maximum 3 câmpuri a datelor existente în baza.
Posibilitatea de a calcula câmpuri folosind formule sau functii adecvate.
Exista posibilitatea de a solicita si vizualiza doar un grup de înregistrari necesare la un moment dat.
Posibilitatea obtinerii de informatii centralizatoare.
4. Report - este obiectul cu ajutorul caruia realizam listele finale necesare analizelor si raportarilor dintr-o firma. Sursa unei liste finale trebuie obligatoriu sa fie una singura. Un report poate fi obtinut fie dintr-un singur tabel (tabelul de discipline) sau o interogare care sa contina date aflate în doua sau mai multe tabele.
5. Macros - se foloseste pentru realizarea macrocomenzilor utile în exploatarea usoara a obiectelor acces.
6. Modules - se foloseste pentru realizarea (scrierea programelor în Visual Basic)
ii. Butoanele acces
1. New - se foloseste pentru crearea unui exemplar din obiectul selectat.
2. Design - se foloseste pentru vizualizarea si / sau modificarea descrierii nuni exemplar selectat ce apartine unui obiect
3. Open - deschide exemplarul selectat ce apartine unui obiect.
iii. Comenzi comune tuturor obiectelor acces
Tables - obiectele acces în care introducem si pastram datele primare. Un tabel este recunoscut...????
Acest nume are o lungime de maxim 64 caractere (litere, cifre, spatiu). Coloanele tabelului sunt câmpurile care definesc colectia de date respectiva. Rândul unui tabel contine informatii referitoare la datele unui exemplar din colectia respectiva. Continutul unui rând formeaza o înregistrare logica. Un tabel Acces are doua elemente componente:
Structura - descrierea capului de tabel (a câmpurilor care formeaza coloanele tabelului împreuna cu informatii despre cheia primara. Un tabel se considera creat în momentul salvarii structurii sale
Continut - reprezinta valorile (datele primare pe care le introducem dupa definirea relatiilor între tabele. Lucrul corect cu tabelele presupune parcurgerea urmatoarelor etape:
a. Crearea tabelului prin
i. Definirea câmpurilor ce caracterizeaza entitatea sau colectia de date respectiva
ii. Stabilirea cheii primare (PK)
iii. Salvarea acestor elemente.
b. Realizarea relatiilor între tabele - prin aceste legaturi solicitând integritatea referentiala a datelor se elimina în totalitate erorile de utilizare într-un tabel, a unor valori inexistente în tabelul corespondent (câmpul lor comun)
c. Introducere date primare în tabel. Datele primare se introduc în ordine logica în tabel. Începem completarea cu tabelele care în structura relatiilor se afla la/pe ultimul nivel. Ele sunt tabele care au valori proprii nepreluate dintr-un alt tabel. Se continua cu nivelul imediat superior (care de regula sunt tot nomenclatoare) dar care în anumite câmpuri ale lor folosesc valori existente în tabelele aflate la nivel inferior. Ultimul tabel completat va fi cel de tranzactie.
d. Modificarea (actualizarea ori de câte ori este nevoie a structurii tabelului declarata în momentul crearii lui si a continutului de date.
Crearea tabelelor - un tabel acces poate fi creat într-o baza de date în mai multe moduri:
Descrierea structurii de catre utilizator
Realizarea structurii cu wizzard.
Importarea unui table dintr-o alta baza de date acces având posibilitatea de a-i modifica structura.
Importare tabel dintr-o alta lucrare realizata cu un alt SGBD.
Pentru realizarea unui tabel cu descrierea structurii de catre utilizator exista doua modalitati:
Selectam obiectul table, activam butonul new si apoi alegem design view.
Activarea hyperlink-ului Create a new table in Design View.
FIELD NAME |
TYPE |
DSCRIPTION |
Jos apar proprietatile generale si specifice fiecarui tip de date selectat.
Numele câmpului are o lungime de maximum 256 de caractere dintre care nu trebuie sa folosim . !
Tipul câmpului poate fi se alege functie de natura caracterelor care vor repretzenta continutul lui.
Tipuri de câmpuri
Text - se alege acest tip pentru câmpurile în care vom tasta orice combinatie de caractere posibile (litere, cifre, caractere speciale). Lungimea acestui câmp este de 256 de caractere si predefinita este de 50 de caractere.
MEMO - se selecteaza tot pentru câmpurile în care vom introduce un text dar lungimea lui este foarte mare si continutul variaza foarte mult de la un rând la altul din tabel.
NUMBER - se foloseste pentru câmpurile în care vom tasta valori numerice întregi sau reale. Acest tip are mai multe subtipuri care determina lungimea (dimensiunea câmpului respectiv)
o Byt - un câmp de lungime 1 B în care putem introduce valori de la 0-9
o Integer - lungime 2B si valoarea pote fi formata din doua caractere 0-99
o Long Integer - dimensiunea 4B - 0-9999
o Single pentru câmpurile reale reprzentate în simpa precizie. Dimensiunea este de 4 B iar precizia este asigurata la un numar de 7 zecimale.
o Double - pentru câmpurile numerice reale cu reprezentare dubla precizie. Ocupa 8 B iar numarul de zecimale este de 15.
o Replicate - acest tip se foloseste pentru câmpurile ce formeaza cheia externa, cheie externa care se va lega în tabelul corespondent de o cheie primara cu numele ID care se creaza automat când utilizatorul la salvarea structurii nu a definit cheia primara. Acest tip vafi declarat automat a fi de tip autonumber.
Date/Timpe care se vor .... o data calendaristica
Currency se foloseste pentru câmpurile în care vom tasta valori numerice însotite de simbolul monetar.
Yes/No - se foloseste pentru câmpurile de tip logic
? ? ? ? ???????
Defalult Value - se foloseste pentru a preciza o valoare de inceput intr-un anumit camp care va fi pusa automat in toate randurile care urmeaza. Oprirea multiplicarii se face fie cand in momentul introducerii de date in tabel in coloana respectiva vom tasta o noua valoare ce va fi automat atasata pentru randurile urmatoare fie pana la sfarsitul introducerii de date.
Validation rule - se foloseste pt o conditie pe care calculatorul sa o verifice la orice introducere de valori in campul respectiv. In aceasta proprietate vom tasta mesajul ce dorim sa fie afisat atunci cand valoarea introdusa in campul respectiv nu indeplineste conditia transmisa la proprietatea anterioara
Input Mask - se foloseste pentru a alege formatul de introducere a datelor (masca sau sablon). Sabloanele pot fi redefinite sau propuse de utilizator. În al doilea caz se folosesc urmatoarele caractere:
0 - pentru un camp numeric care obligatoriu trebuie completat în totalitate în care se accepta doar cifrele de la 0 la 9 fara semn.
9 - putem tasta cifre de la 0 la 9 fara semn într-un camp incomplet
# - un camp cu continut incomplet în care putem tasta cifre de la 0 la 9, semn si spatiu.
L - pentru un câmp complet în care introducem doar litere.
? - pentru un câmp incomplet in care introducem doar litere
A - se foloseste pentru campuri complete in care se pot afla litere si cifre
8 - se foloseste pentru un camp complet incare se poate orice caracter alfanumeric si spatiu
C - pentru un camp complet cu orice caracter alfanumeric si spatiu.
> - transforam toate literele mici tastate in litere mari
< - transforma toate literele mari in litere mici
: ; / - - sunt separatori pentru un câmp de data sau timp calendaristic
Format - stabileste formatul de afisare al unui camp. Proprietatea este specifica campurilor de tip number, autonumber, date. Pot fi formate predefinite sau definite de utilizator.
. - este separatorul pentru zecimale
, - este separatorul de mii
0 - vor fi afisate cifrele de la 1 la 9 si 0 nesemnificativ.
# - vor fi afisate cifre si spatii în locurile necompletate.
- în câmpul respectiv ca fi afisat si
% - continutul câmpului va fi afisat procentual
E+, E-, e+,e- - se foloseste pentru afisarea stiintifica.
Pentru câmpurile de tip data si timp calendaristic la formatele definite de utilizator se folosesc urmatoarele caractere:
: - ca separator pentru timp
/ - ca separator pentru data calendaristica
d - atunci cand dorim ca ziua sa fie afilata ca o valoare între 1 si 31
dd - ziua va fi afilata ca o valoare cuprinsa între 01 si 31
ddd - vor fi afisate primele 3 caractere din numele zilei.
dddd - va fi afisat numele complet al zilei
w - ziua este afisata ca o valoare în cadrul saptamânii.
ww - este afisat numarul saptamânii din an.
m - este afisat numarul luni din an
mmm - primele trei litere din numele lunii
mmmm - este afisat numele întreg al lunii
yy - ultimele caractere ale anului
yyy - întreg anul
Cheia primara - dupa definirea câmpurilor, înainte de a salva structura, trebuie sa precizam cheia primara. Cheia primara este un câmp sau un grup de câmpuri prin care o înregistrare logica dintr-un tabel ( continutul unui rând) este unica în tabelul respectiv. Într-o cheie primara nu se admit valori duble sau nule.
Tabelele sunt de doua tipuri:
nomenclator - actualizarile (modificare, stergere, adaugare) sunt foarte rare în perioada de prelucrare. Cheia primara la nomenclatoare este codul entitatii respective.
Tranzactii - au actualizati frecvente în perioada de prelucrare. Cheia lor primara este formata din unu doua sau chiar toate campurile din structura lor. Pentru a defini o cheie primara multipla selectam toate randurile corespunzatoare campurilor ce formeaza cheia si fie din EDIT selectam operatia primary chey, fie activam butonul de primary chey, fie click dreapta si selectam primary chey.
Cheia externa este campul corespondent al unei chei primare unice aflat in tabela care se leaga de tabelul în care este primary chey. Într-o cheie externa vom folosii doar valori aflate in cheia primara corespondenta.
Dupa stabilirea cheii primare vom salva structura tabelului atribuindu-i un nume. Atunci cand nu este precitaza de utilizator cheia primara, calculatorul cu acceptul utilizatorul genereaza un câmp nou cu numele ID de tip autonumber.
Legaturile intre tabele se stabilesc pentru a asigura corectitudinea datelor introduse intabele dupa salvarea structurii tuturor tabelelor din aplicatii.
Doua tabele pot fi legate între ele numai dak au un câmp comun. În ambele tabele câmpul comun trebuie declarat de acelasi tip si cu aceeiasi lungime. Numele lor pot fi diferite dar tipul si lungimea trebuie sa fie aceleasi.
|