PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

Proiectarea sistemului informatic

4.1. Definirea obiectivelor sistemului

Obiectivele cele mai importante ale sistemului, care va fi realizat si implementat in cadrul departamentului de vanzari, deriva in mod direct din necesitatea societatii comerciale de a reduce volumul mare de informatii prelucrate manual si de a reduce timpul de prelucrare a acestor informatii.

Avand in vedere volumul mare de documente, cum ar fi comenzile realizate de clienti pe baza unor contracte, facturi fiscale, chitante, avize de expeditie etc., acest sistem are ca obiectiv automatizarea completarii acestor documente.

Prin aceasta automatizare se va urmari realizarea unor evidente mai eficiente asupra documentelor utilizate, asupra evolutiei vanzarilor, asupra clientilor, produselor aflate in stoc si nu in ultimul rand, se va urmari asigurarea cu informatii utile conducerii intr-un timp cat mai scurt.

Din punct de vedere al comenzilor, pe baza contractelor intocmite, se va urmari cresterea vitezei de prelucrare a datelor provenite din comenzile clientilor pentru reducerea timpului de livrare a produselor comandate.

Pentru acest lucru se va avea in vedere automatizarea calculelor necesare intocmirii situatiilor de iesire, cum ar fi facturile catre clienti, jurnalul de vanzari al firmei, scaderile din gestiune a produselor vandute.

Un alt obiectiv important in urmarirea activitatii de distributie il constituie posibilitatea de a asigura flexibilitatea sistemului. La un sistem informatic in care exista o baza de date bine structurata si intretinuta, prin buna getionare a acesteia se pot obtine rezultatele dorite.

4.2. Structura sistemului informatic

STATII DE LUCRU + SERVER

4.3. Definirea si proiectarea iesirilor

Cea mai importanta situatie de iesire este Factura Fiscala, care dovedeste achitarea produselor comandate.

Acest document cuprinde:

Datele furnizorului

Datele cumparatorului

Numarul facturii

Data facturii

Numar aviz de insotire a marfii

Denumirea produselor

Unitatea de masura

Pretul unitat

Valoare

Valoare T.V.A.

Total de plata

In acest videoformat au fost introduse si datele privind expeditia, respective avizul de expeditie.

Colectii de date:

datele furnizorului preluate automat din tabela FIRMA_OTTER

datele cumparatorului preluate din tabela CLIENTI prin selectarea clientului dintr-o lista

datele referitoare la numarul facturii, data facturii, codul clientului si numarul comenzii se vor introduce in tabela FACTURI

datele despre produsele comandate vor fi corelate, prin campul numar comanda, cu tabela RAND_COMANDA.

valorea, valoarea T.V.A. si totalul de plata al facturii vor fi calculate pe baza campurilor de mai sus

datele privind expeditia se vor introduce in tabela AVIZE

campul stare precizeaza daca a fost achitata sau nu factura

Chitanta

Reprezinta documentul de iesire pentru dovada achitarii de catre client, prin numerar a unei Facturi Fiscale.

Chitanta fiscala cuprinde:

datele furnizorului

numarul chitantei

data intocmirii chitantei

clientul de la care se primeste suma

adresa clientului

suma propriu-zisa

numarul facturii a carei valoare este achitata

Colectii de date:

datele furnizorului preluate automat din tabela FIRMA_OTTER

numarul chitantei si data acesteia vor fi introduse in tabela CHITANTE

numele si adresa clientului for fi preluate din tabela CLIENTI

suma si numarul facturii vor fi introduse in tabela CHITANTE

Certificatul de calitate

Acest document se va anexa la avizul 545j94f de expeditie pentru garantarea produselor livrate.

Certificatul de calitate cuprinde:

numarul certificatului

data certificatului

numarul avizului de expeditie

Colectii de date:

campurile numar certificate si data se vor introduce in tabela CERTIF_CALIT

campul numar aviz se va prelua din tabela AVIZE

datele despre avizul de expeditie se vor prelua din tabela AVIZE

Evidenta clientilor

Acest formular va contine lista tuturor clientilor grupati pe cele doua categorii categorii de clienti si anume cumparatori si distribuitori.

Toate datele din aceasta lista sunt preluate din tabela CLIENTI.

Evidenta contracte

Acest formular va contine lista tuturor contractelor grupate pe cele doua categorii si anume CONTRACTE VANZARE - CUMPARARE si de DISTRIBUTIE.

Datele din aceste doua formulare se vor prelua din tabelele CONTRACTE_VZ_C si ,respective CONTRACTE_D

Nomenclator de produse

Acest formular va contine toate datele despre produsele existente in stoc.relua din tabela PRODUSE. 

Evidenta comenzilor

Aceasta evidenta se va realiza pe doua ramuri, si anume:

lista comenzilor neonorate

lista comenzilor onorate

Alte situatii de iesire sunt:

Fisa clientului

Registru predare primire comenzi

Pentru activitatea de evidenta a comenzilor si a clientilor iesirile vor reprezenta rapoarte despre situatia vanzarilor in fiecare zi, rapoarte privind situatia comenzilor.

Rapoartele despre situatia vanzarilor vor fi organizate astfel:

rezultatele vor fi grupate in ordine cronologica dupa data intocmirii ordinelor de comanda

pe fiecare zi in parte se vor afisa, pe categorii de produse, valoarea comenzilor achitate pe fiecare agent de vanzari in parte

la sfarsitul rubricii fiecarei zi se va afisa totalul vanzarilor realizate in acea zi

la sfarsitul raportului se va afisa totalul tuturor vanzarilor realizate pana la data cand se va intocmi raportul.

Datele oferite de aceste rapoarte vor furniza informatii utile sefului departamentului de vanzari cu privire la volumul vanzarilor, tipurile de produse care se cer mai mult pe piata. Ele vor mai furniza si informatii despre eficienta agentilor de vanzari.

Dupa analiza acestor rapoarte, seful departamentului de vanzari impreuna cu directorul de marketing vor putea lua decizii in vederea scoaterii de pe piata a unor produse, sau producerea in cantitati mai mari a unor anumite produse in functie de cerere, etc.

Rapoartele privind situatia comenzilor se vor inparti in doua parti si anume:

raport cu situatia comenzilor neachitate

raport cu situatia comenzilor achitate

Pe baza acestor rapoarte seful departamentului de vanzari va cunoaste situatia comenzilor care au fost achitate la timp si cele care au depasit termenul de plata.

Pentru evidenta activitatii agentilor de vanzari se va realiza un raport ce va reprezenta registrul de predare primire al comenzilor in care agentii de vanzari vor trebui sa semneze pentru comenzile primite.

Un alt tip de rapoarte va fi reprezentat de facturile pe baza carora se fac livrarile de marfuri catre beneficiari.

In Registrul de evidenta comenzi se trec numele clientului, data comenzii si valoarea comenzii.

In Registrul de predare primire comenzi se trec numele clientului, numarul comenzii, numele agentului care a preluat comanda si semnatura acestuia.

In Fisa clientului se trec numarul comenzii, data comenzii, valoarea comenzii, o coloana unde se va preciza daca a fost achitata comanda sau nu si valoarea totala a tuturor comenzilor intocmite de client.

Lista clientilor reprezinta un raport cu toti clientii firmei.

Evidenta agentilor de vanzari reprezinta date despre agenti si comenzile preluate de fiecare in parte.

4.4. Definirea si proiectarea intrarilor

Ca situatii de intrare se va realiza in primul rand intocmirea contractelor cu clientii. Acesta va contine un numar de contract, datele de identificare ale clientului, termene de livrare, produse contractate etc.

In al doilea rand se va realize bonul de comanda pe baza caruia clientul va face comanda.

Bonul de comanda constitiue documentul principal in activitatea de distributie.

Pe baza acestui document se vor culege datele de intrare pentru evidenta comenzilor.

Datele din acest document vor fi preluate de catre agentii de vanzari intr-o baza de date care va fi actualizata permanent.

Pe baza acestor date se vor face prelucrari in vederea inregistrarii comenzilor intr-un registru de evidenta comenzi.

La acest registru de evidenta comenzi se vor atasa fisele fiecarui client.

Prin prelucrarea datelor din comenzi se vor furniza informatii privind comenzile preluate de fiecare agent de vanzari, numarul total de comenzi si valoarea totala a acestora.

La nivelul departamentului de vanzari aceste prelucrari de date se vor realiza automat si vor furniza informatii utile conducerii.

Se vor realiza situatii de intrare pentru actualizarea clientilor, a comenzilor si a vanzarilor.

Deci, ca situatii de intrare vom avea:

Actualizare clienti

Incheieri contracte

Bonuri de comanda

Actualizare produse

Adaugare tipuri de documente de plata

Incasari

Jurnal de vanzari

Actulizare clienti

Adaugare clienti

In acest formular se vor introduce datele clientilor.

Modificare clienti

Incheiere contract

Conform politicii firmei OTTER orice client trebuie sa incheie un contract pentru a putea comanda produse.

In acest caz, se vor realize doua tipuri de contracte si anume:

Contract de Vanzare-Cumparare

Contract de Distributie

Bon de comanda

Actualizare produse

4.5. Proiectarea bazei de date

Modelarea fizica a datelor(MFD)

Tabela Firma_OTTER

Tabela Clienti

Tabela CONTRACTE_VZ_C

Tabela CONTRACTE_D

Tabela COMENZI

Tabela PRODUSE

Tabela RAND_COMANDA

Tabela FACTURI

Tabela DOCUMENTE_PLATA

Tabela INCASARI

Tabela INCASFACT

Tabela CHITANTE

Tabela AVIZE

Tabela CERTIF_CALIT

Modelul Entitate - Asociere