Unul din serviciile Internetului este si e-mail-ul (posta electronica) care extinde modurile de comunicare de la posta si telefon, oferind fata de acestea viteza , cost redus, flexibilitate in utilizarea ei din diverse locuri.
Posta electronica din Internet functioneaza asemenea postei clasice:
Factorul postal ia scrisoarea si o duce intr-un oficiu postal unde este sortata si incarcata intr-un camion.
Camionul o duce pana la alt oficiu postal unde este din nou incarcata in alt camion.
Pasul 2 se repeta pana la oficiul postal al destinatiei, unde factorul postal o preia si o livreaza destinatarului.
In Internet, toate acestea se intampla fara multa bataie de cap din partea utilizatorului care nu are de-a face decat cu o interfata inteligenta (Un program de e-mail cum ar fi Outlo 828b17i ok Express din Windows XP).
Programul de e-mail impacheteaza mesajul intr-un antet de posta (mail-header corespunzator plicului) si il trimite in retea folosind Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
Mesajul este transmis de la o retea la alta (oficiile postale) folosind porti de scrisori (mail gateways)
Cand mesajul ajunge la reteaua corecta este introdus in casuta postala a destinatarului. Acesta extrage mesajul din retea folosind protocolul POP3 (Post Office Protocol versiunea 3).
Pentru ca totul sa mearga bine adresa e-mail trebuie sa fie corecta. Structura unei adrese e-amil este similara pentru toti utilizatorii Internet.
De exemplu [email protected] Simbolul @ din mijlocul adresei o imparte in doua:
la stanga numele utilizatorului
la dreapta numele domeniului (domeniul fiind nume unic atribuit unui calculator server in Internet).
Programul Outlook Express este aplicatia care face legatura intre utilizator si casuta postala a acestuia.
La lansare programul Outlook Expres preia trimiterea si primirea masajelor. Initial imaginea ferestrei este cea din figura urmatoare. In panoul din stanga ferestrei este afisata o structura arborescenta cu foldere de depozitare. Acestea sunt:
Inbox - dosar de stocare a mesajelor primite
Outbox – dosar de stocare a dosarelor scrise si neexpediate
Sent Items – dosar de stocare a mesajelor trimise
Deleted Items – dosar de stocare a mesajelor marcate pentru stergere
Drafts – dosar de stocare a mesajelor in curs de editare
Structura arborescenta afisata nu este fixa. Se pot crea alte subdosare conform gruparilor de mesaje dorite de utilizator.
In stanga jos exista si lista Contacts care duce la datele persoanelor din agenda.
Ecranul propriu-zis prezinta o seama de butoane pentru operatiuni. Muti utilizatori doresc sa fie afisat direct dosarul Inbox (cel in care sunt afisate imediat mesajele receptionate). Pentru aceasta se bifeaza caseta de validare When Outlook Express starts, go directly to my inbox.
clic pe Create Mail sau din m.p. Message, New Message (CTRL+N). Se afiseaza caseta de dialog New Message.
Pe linia de editare To: se editeaza adresa destinatarului. Daca sunt mai multi, adresele lor se separa prin punct si virgula (;). Aceasta linie reprezinta adresa principalilor destinatari
Pe linia de editare Cc: adresa unui alt destinatar caruia i se trimite o copie.
Se poate trimite si un exemplar protejat (Bcc – blind carbon copy) la o adresa invizibila celorlalti destinatari. Din meniul principal View, All Headers si apare si campul Bcc pentru editarea adresei destinatarului protejat.
Pe linia de editare Subject: se introduce un titlu pentru mesaj, de obicei o idee concisa despre mesaj.
Urmeaza zona de editare a mesajului. Aceasta se configureaza din meniul principal Format, astfel:
cu o bara de formatare in cazul in care tipul mesajului trimis este Rich Text (HTML) care permite optiuni de formatare. Aspectul mesajului este deosebit dar s-ar putea ivi probleme la destinatarul mesajului daca programul sau de e-mail nu suporta formatarea.
fara bara de formatare cand mesajul este un text simplu, neformatat.
zona mare alba este folosita la editarea continutului mesajului.
cand mesajul este gata, exista doua posibilitati:
cand se lucreaza online (conectarea la retea exista) clic pe Send din bara ferestrei, si imediat mesajul este expediat.
cand se lucreaza offline (nu este facuta conectarea la retea) clic pe butonul Send. Apare o caseta de dialog care informeaza ca mesajul va fi stocat deocamdata in dosarul Outbox. Astfel se pot edita mai multe mesaje si cand sunt toate gata se face conectarea si se trimit toate cand se face clic pe butonul Send/Recv din bara ferestrei Outlook Express.
dupa expedierea unui mesaj, se salveaza o copie a cestuia in dosarul Sent Items.
In functie de urgenta mesajului trimis, aceasta poate fi cu grad mare de prioritate, normal sau grad redus de prioritate. Acesta se poate seta in caseta de dialog New Message, din butonul Priority.
Adresele celor cu care se corespondeaza pot fi stocate intr-o agenda.
Pentru adaugarea unei adrese
clic pe butonul Addresses din bara de unelte a ferestrei Outlook.
Apare fereastra Address Book,
clic pe butonul New din bara ferestrei si din lista optiunea New Contact. Apare caseta de dialog Properties.
In pagina Name, se introduc datele adresei de inregistrat. Se completeaza obligatoriu campurile Last, First, E-mail Address si celelalte date dorite. In final clic pe butonul Add.
Clic pe Ok pentru a adauga noul destinatar.
Se repeta pasii pentru fiecare destinatar.
Lista de adrese poate fi actualizata si din mesajele primite. Se vizualizeaza continutul dosarului Inbox, meniu contextual pe mesajul dorit si se alege optiunea Add sender to Address Book.
Adresele introduse in Address Book pot fi folosite astfel:
In fereastra New Message in linia de editare To se incepe tastarea numelui destinatarului. Daca acesta se regaseste in Agenda, se completeaza automat toate datele.
In fereastra New Message, clic pe butonul To: si apare caseta de dialog Recipients. Clic pe numele de contact si apoi pe To. In final, clic pe Ok.
Fereastra Outlook Express are o zona Contacts unde se afiseaza lista persoanelor din Address Book.
Prin posta electronica se pot trimite si fisiere. Acestea se numesc atasamente si se ataseaza trimit astfel:
In fereastra New Message in care se editeaza mesajul, clic pe butonul Attach sau din meniul principal Insert, File Attachament.
Apare caseta de dialog in care se localizeaza fisierul de trimis.
Clic pe butonul Attach. Apare o noua linie de editare cu numele fisierului.
Stergerea unui fisier atasat unui mesaj: din dosarul Outbox (acolo unde se gasesc mesajele neexpediate), din meniul contextual pe mesaj se alege optiunea Open. Se deschide fereastra New Messages. Din linia de editare Attach se sterge numele fisierului atasat.
Programul Outlook Express verifica la lansare casuta postala. Mesajele primite se localizeaza in dosarul Inbox. Cand se lucreaza offline, la fiecare 30 minute se verifica daca sunt mesaje noi.
Pentru verificari intermediare, se deruleaza butonul Send/Recv si clic pe Receive All (primeste toate mesajele).
Pentru a primi si a transmite in aceeasi conectare la retea se deruleaza butonul Send/Recv si clic pe Send and Receive All.
Citirea mesajelor
Mesajele primite din Inbox sunt afisate cu informatii despre ele, aranjate pe 6 coloane. Aceste coloane pot fi setate (afisate/ascunse) din meniul principal View, Columns….
Numele coloanelor ajuta si la ordonarea mesajelor dupa informatiile din una din coloane. (se executa clic pe numele coloanei).
Mesajele necitite sunt afisate cu text ingrosat. Marcarea unui mesaj ca citit/necitit se face din meniul contextual pe mesaj, optiunea Mark as read/Mark as unread.
Priority – un semn de exclamare rosu inseamna ca mesajul a fost trimis cu un grad mare de urgenta. O sageata albastra in jos, inseamna grad redus de prioritate.
Attachament – daca pe coloana attachament este afisata o agrafa de birou, mesajul contine un fisier atasat.
Flag – marcarea fisierul astfel inca sa atraga atentia pentru prelucrare. Marcarea lui se face selectand mesajul si din m.p. Message, Flag Message
From – afiseaza numele sau adresa de e-mail a expeditorului
Subject – informatia care a fost editata de expeditor pe linia de editare Subject.
Received – afiseaza data si ora la care a fost primit mesajul.
In momentul in care selectati un mesaj, continutul lui se vede afisat in fereastra de jos a ferestrei.
Mesajele primite care au un fisier atasat au afisate in fata lor pictograma unei agrafe.
Salvarea fisierului atasat – din meniul File, optiunea Save Attachaments… Se alege locatia unde va fi salvat. O alta metoda este clic pe pictograma agrafei din bara panoului de vizualizare a continutului mesajului. Se alege optiunea Save Attachaments.
Deschiderea fisierului atasat - pe pictograma agrafei din bara panoului de vizualizare a continutului mesajului si clic pe numele fisierului atasat. Din caseta de dialog se alge butonul de optiune Open it, OK.
Atentie! Sa nu se deschida niciodata fisiere atasate primite de la persoane necunoscute. Acestea pot fi purtatoare de virusi.
Dupa primirea unui mesaj si citirea lui se pot ivi urmatoarele situatii:
expedierea unui raspuns: clic pe butonul Replay din bara sau din m.p. Message, Replay to Sender. Apare o caseta de dialog pentru editarea mesajului.
Expedierea unui raspuns catre toate persoanele care au primit mesajul initial: clic pe butonul Replay All din bara sau din m.p. Message, Replay to All.
Reexpedierea mesajului catre altcineva (forward): clic pe butonul Forward din bara sau din meniul principal Message, Forward.
Mutarea mesajului in alt dosar: din meniul principal Edit, Move to Folder. Apare o caseta de dialog in care se localizeaza sau se creeaza un dosar nou.
Stergerea unui mesaj: se selecteaza mesajul dorit. Clic pe butonul Delete. Un mesaj astfel sters se depoziteaza in dosarul Deteted Items, de unde poate fi recuperat sau sters definitiv.
|
