Introducere
Desigur ca una dintre primele întrebari care pot fi formulate la lectura textelor de tipulcelor de fata se refera la necesitatea de introducere a subiectului enunat, în aria de
preocupari finalizate de o Lucrare de Diploma. În cazul acestei lucrari, raspunsul este
pozitiv si are multiple motivatii, dintre care primordiale sunt cele legate de
globalizarea profunda si continua a economiei mondiale. Globalizarea nu reprezinta
decât o consecinta fireasca a necesitatii de optimizare - pe plan mondial - a
consumului de resurse la producerea de bunuri care sa satisfaca toate exigentele
clientului din secolul XXI.în realitate globalizarea este
o caracteristica necesara a societatilor de tip super si post industrial aparute, conform
savantului american Hermann Kahn, dupa 1976 drept urmare a progresului tehnic si
creativitatii infinite a mintii omuluią.
Cercetarile specialistilor evidentiaza ca o caracteristica distincta a societatilor industrializate este durata de viata scurta a produselor, care în principiu conduce la o
mare risipa de materiale. În domeniul bunurilor de consum, alegerea marfurilor este
conditionata nu numai de caracteristicile tehnico-economice ale activitatii, ci si de
moda si de publicitate. Industria favorizeaza fabricarea continua de bunuri care se
demodeaza rapid si în consecinta este necesara înlocuirea lor . Din cauza investitiilor
imense alocate tehnologiei existente, în prezent industria si comertul nu sunt suficient
de flexibile pentru a absorbi schimbarile bruste, fara perturbatii.
De aceea este imperativ ca dezvoltarea productiei sa fie calauzita de o politica pe termen lung,clarvazatoare, sustinuta de cercetarea, dezvoltarea si asigurarea investitiilor necesare.
Uriasa cantitate de informatii aparute din necesitatea de functionare a productiei si
comertului poate fi stapânita si utilizata corespunzator datorita perfectionarii
sistemelor informatice în toate domeniile de utilizare si în consecinta si în cel al
gestiunii productiei si comercializarii.
Un fenomen nou si tot mai complex îl reprezinta organizatiile economice mari, care considera întreprinderile, depozitele, laboratoarele de cercetare, serviciile de mentenanta etc. ca parti ale unui sistem unitar ale carui probleme trebuie rezolvate în mod sistemic.[1]
Sistemele mari presupun întotdeauna si un grad însemnat de nedeterminare,
functionarea lor depinzând de actiunea unui numar considerabil de factori aleatori si
perturbatori care genereaza situatii de natura conflictuaa. Deciziile se iau de regula în
conditii de informatie incompleta. Totusi, utilizarea calculatorului mai întâi si apoi a
Internetului au permis aparitia de forte majore în sprijinul achizitiei accelerate de
cunostinte. În acest tip nou de comert, un rol din ce în ce mai important îl are clientul.
Globalismul - prin actiunile sale - pretinde sa
vorbeasca în numele si în interesul întregii lumi. Atât din motive de asigurare a
coeziunii companiei, dar si din considerente legate de satisfacerea pretentiilor
clientilor, satisfacere care constituie unicul criteriu de validare a unui producator, a
fost necesara dezvoltarea tuturor aspectelor de aprovizionare, proiectare, productie,
încercare, comercializate, asigurarea garantiilor si a mentenabilitatii, iar mai nou si
reciclarea deseurilor în spiritul conceptului de dezvoltare durabila. Toate acestea au
generat un volum urias de date care au necesitat o conversie în informatii si pe baza
acestora elaborarea strategiilor corespunzatoare. Necesitatile crescânde de informare
pentru conducerea unei societati, în conditiile ascutirii concurentei si accentuarii
globalizarii, au determinat o evolutie continua a sistemelor de gestiune clasice spre
sisteme care permit evaluarea performantei în afaceri, în conditiile de asigurare a
satisfacerii clientului si totodata spre sisteme care asigura monitorizarea continua a
activitatilor si performantelor companiei concurente. Însumând rezultatele evaluarii
interne cu evaluarea externa, sunt posibile: estimarea tendintelor anumitor fenomene,
sesizarea oportunitatilor de afaceri si îmbunatatirea continua a activitatii de
management al companiei, în timp real.
Toate acestea solicita, în mod evident, sisteme de gestiune. Un sistem de gestiune
corespunde exigentelor daca are ca finalitate rezolvarea tuturor problemelor
importante si pentru producatori, si pentru client. Totul se interconditioneaza
compania trebuie sa fie profitabila pentru clienti, dar si clientii trebuie sa fie
profitabili pentru companie. Sistemele informatice care asigura gestiunea optima
trebuie sa fie în masura de a selecta rapid pe clientii cei mai avantajosi, oferind
totodata informatii de elaborare a strategiilor axate pe mentinerea unor relatii pe
termen lung cu clientii.
Prezentarea capitolelor urmatoare..sinteza) ...sa ma mai uit peste introducerea la teza de doctorat cu sist,info intergarte de gestiune
SISTEMUL INFORMATIC INTEGRAT AL FIRMEI
1.1 Sisteme si subsisteme economice
Date, informatii, cunostinte, sistem
Fara a starui prea mult asupra unor aspecte ce ar putea parea demonetizate sau poate, mult prea des evocate în lucrarile de specialitate, nu putem lansa în discutie un subiect referitor la sistemele informationale fara sa amintim ca la baza conceptului de sistem informational stau notiunile fundamentale precum informatie, date, cunostinte.
Notiunea de informatie este vasta si se întâlneste în absolut toate domeniile activitatii umane si în univers. Nici un sistem natural sau social nu este posibil a exista fara un schimb de informatii, atât în interiorul sistemului, între componentele acestuia dar si între sistemul respectiv si alte organisme externe.
Specificul informatiei este ca aceasta reprezinta o "materie prima" cu totul speciala deoarece se poate folosi o anumita cantitate, fara ca "izvorul" ei sa se diminueze. Stocul de informatii nu este administrat dupa reguli obisnuite aparând o problema legata de proprietarul acesteia care se poate determina cu exactitate la nivelul organizatiei într-un anumit interval de timp.
Chiar daca în lucrarile de specialitate exista înca obiectii în privinta elaborarii unei definitii riguroase pentru conceptul de informatie, majoritatea autorilor tind sa accepte informatia ca un produs al prelucrarii datelor sau, ca "semnificatie ce poate fi desprinsa dintr-un ansamblu de date, prin prisma asociatiilor dintre acestea"˛
Dupa cum se poate remarca din paragrafele anterioare în definirea conceptului de informatie se apeleaza la o alta notiune des vehiculata: aceea de data.
Apelând la cea mai vasta sursa de documentare, Internetul, m-am oprit la una dintre primele definitii gasite pentru date: "componente distincte ale informatiilor ce sunt formatate de obicei într-un anumit mod".
Practic, din definitiile anterioare se desprinde imaginea datelor ca materie prima utilizata în "procesul de fabricatie" al informatiilor si se poate concluziona ca orice data poate fi ea însasi o potentiala informatie.
În contextul sistemelor informatice datele sunt considerate obiecte tangibile fiind reprezentate prin simboluri numerice ori alfanumerice si pot fi memorate pe diverse medii de stocare.
Deci, datele reprezinta materia prima din care se obtin informatiile. Informatiile la randul lor constituie baza rationamentelor, experimentarilor, imaginate in scopul obtinerii de noi cunostinte.
In figura 1.1 se prezinta acest proces care incepe cu achizitionarea datelor si se incheie cu inregsitrarea de noi cunostinte.4(Dorin Lixandroiu, Bazele Infomaticii Economice, Ed.Informaket 2000)
Figura 1.1
In informatica economica nivelul data-informatie este considerat un prim nivel. Nivelul cunostintelor reprezinta un al doilea nivel, rezultata din informatii derivate din alte informatii pe baza de ratinamente si/sau experimentari.
Cunostinta include capacitatea de a evalua informatia intr-un anumit sens sau scop. A avea cunostinte sau abilitatea de a efectua sarcini complexe, presupune mai mult decat a avea o lista de instructiuni sau informatii necesare; se cere abilitatea manipularii informatiilor sau a sarcinilor.
Lucrarile de specialitate prezinta cunostinta ca o suma de elemente informationale, integrate pentru a forma o structura coerent organizata Georgeta soava, Sisteme informatice pentru contabilitate, Editura Mirton, 2003 . Drept urmare cunostintele au un continut calitativ mai valoros decât al informatiilor si datelor fiind deduse prin rationamente logice ce implica participarea factorului uman (cu aportul eventu 323e48d al al calculatoarelor).
Încercând sa exemplificam triada date - informatii - cunostinte în mediul financiar-contabil putem asimila datele sumelor aferente taxei pe valoare adaugata înregistrate în sistemul informatic la fiecare facturare, în timp ce suma de plata sau de restituit catre stat calculata pe baza taxelor colectate va fi o informatie pentru conducerea firmei.
Cunostintele presupun, dupa cum am precizat, o sintetizare si organizare a informatiilor. Continuând exemplul putem aprecia drept cunostinta faptul ca o diminuare a cifrei de afaceri însotita de o mentinere constanta a cheltuielilor va conduce la diminuarea rentabilitatii.
Gradul de utilitate a informatiei si eficacicatatea utilizarii acesteia in procesul decizional sunt determinate de indici de calitate specifici6(Dorin Lixandroiu, Bazele Inforraticii Economice, Ed. Infomarket 2000) :
O abordare sistemica a domeniului economic
Într-o încercare de realiza o terminologie pe cât de simpla, pe atât de riguroasa, initiatorii teoriei sistemelor au definit sistemul ca un "ansamblu de elemente aflate în interactiune" Ludwig von Bertalanffy (vicepresedinte al organizatiei Society for General System Theory)
O abstractizare care a fost mult dezvoltata în domeniul economic si în cel al informaticii este cea care reprezinta sistemele drept structuri cu intrari si iesiri (inputoutput).
Pe baza acestor abordari a fost fundamentata teoria matematica a sistemelor.
Se apreciaza ca, în masura în care un sistem este un ansamblu diferit de suma elementelor ce îl compun, gradul de organizare a sistemului este mai ridicat, acesta depinzând în mod direct de relatiile stabilite între componentele sistemului.
În cadrul unui sistem pot exista nu doar relatii între elemente, ci si interactiuni între sistem si partile sale componente sau, prin conexiune inversa, influente ale partilor componente exercitate asupra întregului. În lucrarile de specialitate s-a formulat teoria potrivit careia, cu cât gradul de organizare a unui sistem este mai ridicat, cu atât elementele influenteaza mai mult sistemul ca întreg
iar, în cazul sistemelor ce nu sunt caracterizate printr-o organizare riguroasa, sunt mult mai puternice influentele din partea sistemului exercitate asupra partilor componente.
Pornind de la premisa ca elementele dintr-un sistem sunt formate din alte elemente, iar acestea sunt organizate pe niveluri ierarhice se poate concluziona ca un sistem (numit si sistem superior) este format din mai multe subsisteme.
În aceasta acceptiune un subsistem situat pe un nivel superior poate poseda anumite proprietati care nu sunt mostenite de la subsistemele sale ci sunt rezultatul relatiilor dintre acestea.8(Nastase Pavel, Stanciu Andrei, Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabila, ASE Bucuresti 2006)
Unul dintre principiile enuntate în teoria sistemelor sustine ca, în timp, sistemele evolueaza si au capacitatea de a se integra în sisteme din ce în ce mai complexe. Acest principiu al integrarii presupune ca, asa cum elementele se organizeaza în subsisteme si sisteme, sistemele tind spre o integrare în alte sisteme cu care interactioneaza.
În domeniul economic integrarile au o tipologie complexa.
Se poate vorbi, astfel, despre o integrare genetica în cazul subsistemelor ce fac parte dintr-un anumit sistem pentru ca au fost create într-un anumit cadru si datorita anumitor dependente nu pot exista în afara sistemului. Sunt cunoscute dezechilibrele care au condus la falimentul unor agenti economici din tara noastra în momentul în care s-a încercat scoaterea acestora din sistemul economiei centralizate în care depindeau de o anumita forma de organizare.
Un al doilea tip de integrare este integrarea prin constrângere. Într-un sistem economic integrarea prin constrângere presupune fortarea elementelor sa se integreze într-o anumita schema de organizare si poate fi exemplificata cel mai clar prin reglementarile fiscale care impun în domeniul financiar contabil anumite norme coercitive.
Un alt tip de integrare în cadrul sistemelor economice este integrarea prin dependenta care face referire la aspectul necesitatii unor elemente de a ramâne în cadrul unui sistem datorita faptului ca, în mod direct sau indirect, au relatii de dependenta fata de alte elemente. Astfel, într-o societate cu activitate de productie, unitatile productive sunt dependente de serviciul de aprovizionare care
le asigura materiile prime.
O forma de integrare manifestata în special pe pietele de capital, în domeniul economic, este integrarea la alegere Aceasta ofera posibilitatea elementelor (subsistemelor) de a alege sistemul în care se vor integra. Este cazul firmelor care efectueaza investitii, integrându-se în structura actionariatului la alte societati.
Studiind posibilitatile de integrare a sistemelor din domeniul economic, se ajunge la concluzia ca, pornind de la premiza ca un sistem este la rândul sau un subsistem, si fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, este necesara o abordare globala în care domeniile se întrepatrund.
Tratarea unei întreprinderi ca un sistem complex, format din subsisteme integrate permite o colectare optima a informatiilor si folosirea acestora în procesul decizional. În activitatea de proiectare a sistemelor informatice se apeleaza la metode specifice de modelare care au rolul sa surprinda într-o viziune integrata unitatile componente si activitatile ce se desfasoara în cadrul întreprinderii, identificând fluxurile informationale.
Modelul clasic de prezentare a fluxurilor informationale dintr-o întreprindere
(Figura 1.2) pune în evidenta rolul principal al departamentului (subsistemului) de
contabilitate
1.2. Notiunile de sistem informational, sistem informatic
Pornind de la consideratiile din paragrafele anterioare în unde am evidentiat caracteristica de baza a sistemelor economice în care majoritatea proceselor sunt însotite de fluxuri informationale, este necesar sa clarificam câteva aspecte referitoare la o serie de termeni foarte importanti pentru domeniul abordat înaceasta: sistemul informational si sistemul informatic.
In structura oricarei organizatii (firme) se pot identifica trei sisteme corelate intre ele (figura 1.3):
sageti intre ele! !!!!
Sistemul operational (condus, de executie) cuprinde toate activitatile firmei legate de productie, cautare de noi clienti etc,. In general toate activitatile de executie pentru realizarea obiectivelor fixate de sistemul decizional.
Elementele sistemului sunt constituite din : mijloace umane (personalul cu responsabilitati exacte in executia sarcinilor) si mijloace materiale (masini, linii de productie etc.).
Sistemul decizional (de conducere) consta in multimea centrelor unde se analizeaza informatiile si se elaboreaza deciziile. Regasim la acest nivel deciziile strategice si tactice:
l pe termen mediu si lung ( de exemplu, avand ca obiective : cresterea cotei de piata externa, modificarea gamei de produse comercializate etc. );
l pe termen scurt (obiectivele pot fi de exemplu : lansarea unei campanii de prospectare a clientilor in vederea promovarii unui nou model, modificarea stocului de piese de schimb etc.) .
Elementele sistemului decizional sunt : mijloacele umane (persoanele din firma cu responsabilitati in luarea deciziilor) si mijloace materiale (calculatoare, sisteme interactive in sprijinul luarii deciziei bazate pe modele matematice etc).
Notiunea de sistem informational o precede pe cea de sistem informatic, chiar daca evolutia sistemelor informationale este datorata în principal dinamicii existente în domeniul informatic.
Sistemul informational asigura legatura in ambele sensuri intre sistemul operational si cel decizional, pe de o parte punand la dispozitia sistemului decizional toate informatiile necesare luarii deciziilor(provenind sin sistemul operational si mediul inconjurator),iar pe de alta parte permite transmiterea informatiilor (deciziilor) sistemului operational sau factorilor interesati din mediul inconjurator.
Sistemul informational al unei organizatii este reprezentat de totalitatea resurselor materiale, umane si de capital care faciliteaza achizitia si prelucrarea datelor în vederea obtinerii de informatii ce urmeaza a fi utilizate în procesul decizional.
Un sistem informational economic va cuprinde:
l Identificarea surselor de date;
l Modalitatile de colectare a datelor;
l Modul de organizare a datelor;
l Modul de transmitere a datelor;
l Clasificarea activitatilor desfasurate în întreprindere;
l Mijloacele de stocare a datelor;
l Metode de calcul pentru indicatorii utilizati;
l Modul de distribuire a informatiilor;
l Posibilitatile de valorificare a informatiilor;
Perfectionarea sistemului informational se realizeaza prin rationalizarea lui, care cuprinde urmatoarele aspecte9(Dorin Lixandroiu, Bazele informaticii economice, Ed.Infomarket 2000)
l sporirea calitatii informatiei, astfel incat sa raspunda cerintelor enuntate;
l circulatia rationala a informatiei, prin continuitatea fluxurilor si asigurarea legaturilor inverse in reglarea traiectoriei sistemului;
l circulatia economica a informatiei prin eliminarea paralelismelor de informare, a prelucrarilor repetate;
l constructia rationala a suportilor de date primare prin tipizare si standardizare;
l finalizarea informatiei printr-o decizie sau actiune;
l asigurarea unitatii sistemului informational prin abordarea integrata a metodelor, tehnicilor si mijloacelor de tratare a datelor.
Desi în prezent poate parea o ipoteza mai mult decât improbabila, sistemul informational al unei întreprinderi trebuie perceput si în afara utilizarii unui sistem informatic. Principala modalitate de rationalizare a unui sistem informational, este realizarea unui sistem informatic.
Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (TI) si a personalului specializat în prelucrarea automata a datelor.
Sistemul informatic cuprinde:
ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate în cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;
software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor în cadrul organizatiei;
procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor;
platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;
personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.
Sistemul informatic este structurat astfel încât sa corespunda cerintelor diferitelor grupuri de utilizatori:
factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice si operative;
personalul implicat în procesul culegerii si prelucrarii datelor;
personalul implicat în procesul cercetarii stiintifice si proiectarii de noi produse si tehnologii de fabricatie.
Alaturi de definirea strategiei de afaceri este necesara definirea strategiei sistemului informatic si aceasta deoarece:
sistemul informatic sustine managerii, prin informatiile furnizate, în conducerea si controlul activitatii în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizatiei;
sistemele informatice sunt deschise si flexibile adaptându-se permanent cerintelor impuse de mediul dinamic în care opereaza firma;
promovarea solutiilor TI sustine organizatia în consolidarea si dezvoltarea afacerii (ex.:
comertul electronic, e-banking etc);
sistemul informatic ofera informatiile necesare controlului îndeplinirii si adaptarii planurilor operationale si strategice ale organizatiei;
organizatia trebuie sa cunoasca si sa controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii si adaptarea sistemului informatic la noile cerinte;
stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza
caracteristicile si performantele hard si soft ale componentelor ce urmeaza a se achizitiona si ce metodologii urmeaza sa se utilizeze în dezvoltarea sistemului.
În ce priveste sistemele informatice, acestea au rolul de a automatiza colectarea si prelucrarea datelor, precum si pe cel de a furniza informatii utilizând în acest scop platforme hardware si suport software adecvat cerintelor.
Locul sistemului informatic în cadrul sistemului economic este ilustrat în figura urmatoare:
Figura urmatoare ilustreaza structura unui sistem informational:
Dupa cum se poate observa datele pot fi colectate din mediul intern sau extern al organizatiei, iar iesirile sub forma de informatii sunt directionate catre persoanele ce urmeaza sa le utilizeze. De cele mai multe ori, în cadru sistemelorare loc o evaluare a datelor de intrare pe baza rezultatelor prin intermediul unui flux în sens invers (feedback). Acesta permite persoanelor responsabile sa aprecieze si sa corecteze eventuale erori.
Obiectivul principal al oricarui sistem informatic il constituie asigurarea selectiva si in timp util a tuturor nivelelor de conducere cu informatiile necesare si reale, pentru fundamentarea si elaborarea operativa a deciziilor cu privire la desfasurarea cat mai eficienta a intregi activitati din unitatea economica.
Sistemele informatice au urmatoarele particularitati :
l au un ciclu de viata lung - intervalul de timp de la inceperea lucrarilor de realizare a unui sistem informatic pana la introducerea unui nou sistem este mare;
l fac apel la o mare cantitate de date - realizarea sistemelor informatice integrate permite raspunsuri la cele mai variate cerinte ale conducerii;
l sunt folosite de un numar mare de utilizatori - situati de cele mai multe ori la distanta, lucru posibil prin utilizarea retelelor de calculatoare;
l utilizeaza intens aparatul matematic - cercetarea operationala, analiza factoriala, teoria stocurilor, teoria asteptarii, teoria reinnoirii etc.;
l imbina utlizarea procedurilor automate cu procedurile manuale;
l datoriat schimbarilor frecvente ale cerintelor utilizatorilor, sistemul informatic trebuie prevazut inca din faza de proiectare cu posibilitati rapide si simple de modificare;
l sunt costisitoare - datorita resurselor materiale pe care le solicita atat in faza de proiectare cat si in faza de exploatare.
Se apreciaza ca ponderea componentei software in cadrul pretului unui sistem electronic de calcul este in crestere continua, ajungand la 80-90%.
Clasificarea sistemelor informatice - poate fi facuta in raport cu gradul de cuprindere al domeniului sistemului informational, astfel :
a) sisteme informatice partiale - realizeaza prelucrarea automata a datelor dintr-un sector
de activitate, de regula cel mai important;
b) sisteme informatice totale - cuprind toate activitatile informationale si prelucreaza toate
datele cu calculatorul electronic;abordeaza sistemul ca fiind suma unor subsisteme
considerate ca entitati distincte care deservesc anumite activitati, fara a evidentia legaturile
dintre ele; nu sunt recomandabile, deoarece nu asigura in totalitate cunoastera legaturilor de
cauzalitate dintre subsiteme si nu permit utlizarea cea mai eficienta a capacitatii de
prelucrare a calculatorului;
c) sisteme informatice integrate - abordeaza global procesul de prelucrare a datelor din
cadrul sistemului informational al firmei, reliefand legaturile de cauzalitate dintre subsitemele acestuia; se bazeaza pe principiul prelucrarii in toate modurile utile a datelor primare introduse o singura data in sistem.
Sistemele informatice se pot clasifica dupa problemele rezolvate astfel:
a)sisteme specializate, adica sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problema
dintr-un anume domeniu;
b)sisteme de uz general, cu ajutorul carora se poate rezolva o gama larga de probleme din
mai multe domenii.
Dupa numarul de calculatoare ( 10 Ciprian Alexandru, Sisteme informatice financiare-note de curs, Universitatea Ecologica Bucuresti implicate in sisteme acestea pot fi:
a) sisteme locale, programele necesare prelucrarilor de date si datele se afla pe un singur
sistem de calcul;
b) sisteme pe retea, sistemul functioneaza într-o retea de calculatoare, caz în care, datele si
programele pot fi distribuite mai multor statii de lucru ce fac parte din acea retea.
Dupa criteriul localizarii datelor si a locului în care sunt efectuate prelucrarile, sistemele informatice pot fi:
a) Cu date centralizate, datele se afla pe un singur sistem de calcul;
b) Cu date distribuite, datele se afla distribuite pe mai multe calculatoare în retea;
c) Cu prelucrari centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singura statie de lucru,
indiferent de numarul statiilor pe care sunt informatiile de prelucrat;
d) Cu prelucrari distribuite, mai multe calculatoare prelucreaza datele provenite de la unul
sau mai multe calculatoare din retea.
Dupa domeniul în care functioneaza, sistemele pot fi clasificate:
a) De baze de date, specializate în gestiunea unor cantitati mari de date;
b) Pentru prelucrari stiintifice, specializate pe anumite domenii stiintifice;
c) Pentru conducerea proceselor tehnologice, pentru conducerea unor masini, scule,
unelte computerizate.
Dupa nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice în structura organizatorica a organizatiei, exista:
a) Sisteme informatice pentru conducerea activitatilor la nivelul unitatilor economice;
b) Sisteme la nivelul organizatiilor cu structura de grup;
c) Sisteme informatice teritoriale
1.3.Sisteme informatice in afaceri
Sunt tot atat de multe cai de a utiliza sistemele informatice in afaceri cate tipuri de activitati care sunt desfasurate intr-o afacere, cate probleme de afaceri sunt rezolvate, si cate oportunitati de afaceri sunt urmarite. Un beneficiar al unei viitoare afaceri trebuie sa aiba o perspectiva generala asupra principalelor cai in care sistemele informatice ar putea fi folosite pentru a sprijini fiecare functie a afacerii. Sisteme informatice in afaceri este termenul care descrie o gama larga de sisteme informatice (TPS, rapoarte informatice, suport informatic pentru luarea deciziior, etc.) care sprijina o functie a afacerii precum: contabilitatea, sectorul financiar, marketing-ul, management-ul, si altele. Fiecare sistem informational utilizat va capata numele dupa functia pe care o sprijina adica sisteme financiare, sisteme mamageriale, etc. Un beneficiar al unei afaceri trebuie sa aiba perspectiva specifica asupra felului in care un sistem informatic infuenteaza o anumita functie a unei afaceri (ex.marketing), sau cum influenteaza acesta un anumit domeniu de afaceri (ex. domeniul bancar ). De exemplu cineva care isi propune isi construieste cariera in domeniul marketing-ului bancar trebuie sa aiba cunostinte de baza referitoare la cum se utilizeaza sistemele informatice in domeniul bancar si cum sprijina ele activitatile de marketing in banci sau alte firme. In figura urmatoare sunt ilustrate sistemele informatice asa cum pot fi ele grupate dupa functia de afaceri pe care o sprijina.(11 Paul Iacob, Informatica de gestiune-suport de curs, Univ.Transilvania Brasov, Facultatea de Matematica-Informatica)
-inginerie asis -publicitate si -management-ul -analiza perfor- -gestiunea
tata de calcula promotie vanzarilor mantelor finan- stocurilor
tor ciare
-productie asis -managementul -repartizarea -managmentul -procesarea
tata de calcula marketing-ului capitalului portofoliilor comenzilor
tor
-masini cu co- -studiul pietei -management-ul -cont. Platilor -salarizare
manda program lichiditatilor -cont incasarilor -cont.taxelor
-planificarea ce -estimarea -management-ul - buget - analiza
rerii de materi vanzarilor creditelor -cont. Cheltuieli compensarilor
ale -automatizarea -estimari -cont.mijloace -aptitudinile
-aprovizionare vanzarilor financiare lor fixe angajatilor
-robotica -analiza per- -rapoarte -registru -dosarele
-repartizarea fectionarii si guvernamentale general angajatilor
personalului dezvoltarii
Sistemele informatice in lumea reala sunt combinatii de sisteme informatice tipice unei anumite functii. In multe organizatii se acorda o mare atentie dezvoltarii unor sisteme informatice de tip cross-functional. Aceste organizatii vad in aceste sisteme o cale de a partaja resursele informationale si a imbunatati eficienta si eficacitatea afacerii, ceea ce implica indeplinirea cu usurinta a obiectivelor strategice.
Sisteme informatice in productie
Asa cum am vazut in schema de mai sus aceste sisteme informatice sprijina productia dintr-o afacere putand fi specializate pe:
Anumite sisteme informationale dintre cele prezentate n-ar trebui sa lipseasca firmelor care trebuie sa planifice, sa monitorizeze si sa controleze stocurile, cumpararile si fluxul de bunuri si servicii. Asadar, companiile de transport, vanzatorii en-gross, cei en-detail, si companiile prestastoare de servicii ar trebui sa foloseasca sistemele informatice de productie.
Sistemele informatice de planificare si control sunt utilizate in operatiile de conducere si procesarea tranzactiilor dupa cum se poate vedea in figura de mai jos, unde sunt evidentiate, in partea stanga, nivelele sistemelor informatice de planificare si control si de procesare a tranzactiilor.
Sistemele
informatice de productie bazate pe calculator folosesc cateva tehnici majore
pentru a sprijini sistemul integrat de productie bazat pe calculator. (Computer
Integrated Manufacturing - CIM). CIM
este un concept global care evidentiaza scopurile utilizarii calculatorului intr-o fabrica, si anume:
Simplificarea procesului de productie, a proiectarii produselor, si a organizarii intreprinderii.
Automatizarea procesului de productie si a functiilor afacerii cu ajutorul computerelor si robotilor.
Integrarea intregii productii si a proceselor ajutatoare folosind computere si retele de telecomunicatii.
Asadar, computerele simplifica, automatizeaza si integreaza multe dintre activitatile necesare producerii marfurilor de orice tip. De exemplu computerele sunt utilizate de catre ingineri in proiectarea produselor (computer aided engineering-CAE si computer aided design-CAD ), in perfectionarea proceselor de productie (computer aiding processing planning-CAPP), in alegerea materialelor necesare in procesul de productie(material requirements planning-MRP), si multe alte domenii dupa cum se poate vedea in figura de mai jos.
CIM isi canalizeaza eforturile de simplificare, automatizare si integrare catre urmatoarele domenii (functii, mediu, resurse):
q Cele patru functii de baza ale productiei care trebuiesc indeplinite: planificare, lansarea, executia si urmarirea productiei.
q Mediul la locul de munca (puncte de lucru, echipamente, birouri, facilitati oferite de intreprindere)
q Resurse disponibile (oameni, calculatoare, retele de telecomunicatii, echipamente, utilaje, baze de date)
Cateva dintre beneficiile CIM sunt:
o Cresterea eficientei prin simplificarea si automatizarea muncii, cresterea productivitatii muncii, si un raport mai bun intre incarcarea si capacitatile de productie
o Imbunatatirea utilizarii facilitatilor de productie, controlului calitatii produselor in urma urmaririi continue, si a feedbak-ului.
o Reducerea investitiilor, a stocurilor
o Imbunatatirea serviciului de desfacere
Productia asistata de calculator (CAM) se refera la utilizarea calculatoarelor in controlul prelucrarilor fizice neintrerupte (rafinarii, fabrici de ciment, otelarii, electrocentrale, s.a). Pentru ca un computer sa poata realiza controlul prelucrarilor trebuie sa fie dotat cu dispozitive si softuri specializate. De exemplu dispozitive care sa poata masura schimbarile de presiune, aceste masuratori fizice trebuie sa fie convertite in format digital si transmise calculatorului pentru prelucrare. Soft-ul utilizat foloseste modele matematice pentru a analiza datele generate de prelucrarile continue si le compara cu valorile standard cerute. Computerele contoleaza direct aceste prelucrari prin intermediul unor dispozitive ca termostate, valve, comutatoare si altele. De asemenea sistemul transmite mesaje despre statutul procesului care pot fi vizualizate de un operator uman care poate lua hotarari adecvate bunei desfasurari a prelucrarii. De asemenea, se pot cere periodic analize ale performantelor procesului.
Masinile cu comanda program sunt masini ale caror actiuni sunt controlate de un computer. Controlul acestora se face cu ajutorul unei aplicatii numerice dar poate fi vorba si de controlul masinilor de cules, masinile de tesut, si alte masini industriale.
In figura urmatoare se vede cum se poate integra o masina cu comanda program unui sistem CAD
Aceasta integrare poate ajuta inginerul sa regleze foarte precis performantele masinii.
Robotica a decurs din necesitatea dezvoltarii tot mai rapide a masinilor cu comanda program integrate cu sistemele CAM, dezvoltand o gama de dispozitive care isi ot controla singure activitatea cu ajutorul unor microprocesoare incorporate. Aceste dispozitive se numesc masini inteligente sau roboti. Robotica este tehnologia construirii masinilor(roboti) cu inteligenta si capabilitati fizice asemanatoare omului (dexteritate, mobilitate, vedere). Robotii sunt folositi ca muncitori cu "guler de otel" pentru a spori productivitatea si a micsora costurile, sau pentru a face munci periculoase pentru oameni.
Proiectarea asistata de calculator (CAD) Sistemele informatice CAD ajuta pe langa proiectarea produselor la simularea, analiza si evaluarea performantelor produsului, dar si a calitatii acestuia, in plus la sfarsitul operatiei de proiectare poate sa ofere necesarul de materiale pentru producerea respectivului produs. Aceste sisteme se compun dintr-o statie de lucru dotata cu soft si hard specializate avand puternice facilitati grafice. Intoducerea datelor se poate face cu ajutorul dispozitivelor de intrare (creion, joystick, tastatura) iar datele de iesire se pot vizualiza pe monitor in doua sau trei dimensiuni avand posibilitati de rotire si vizualizare a tuturor fetelor obiectului proiectat, de vizualizarea doar a unei anumite parti, avand chiar si posibilitatea de a face ca partile componente sa se miste ca si cum produsul ar executa operatia pentru care este destinat. Acest proiect poate fi finalizat intr-un model matematic al produsului, care sta la baza specificatiilor unei masini cu comanda program.
..Sistemele informatice de marketing
Marketingul intr-o afacere are rolul de a se ocupa cu planificarea, promovarea si vanzarea productiei existente pe pietele existente si sa descopere noi produse si noi piete pentru a servi cat mai bine actualii si potentialii clienti. De aceea marketingul este o functie vitala a unei afaceri. Firmele de afaceri au iceput sa utilizeze tot mai mult calculatoarele pentru a le ajuta sa marketingul sa-si desfasoare activitatea optim chiar daca schimbarile in acest domeniu sunt foarte rapide in zilele de azi. Computerele au fost astfel implicate in dezvoltarea sistemelor informatice de marketing, care integraza fluxul de informatii necesar multor activitati de marketing.
Figura urmatoare ilustreaza sistemele informatice de marketing furnizeaza informatii pentru lanificarea, controlul si procesarea tranzactiilor.
Rapoartele analitice ofera informatii despre performantele actuale ale unei firme in raport cu obiectivele planificate. Figura urmatoare enumera cateva dintre cele mai importante domenii in care marketing-ul poate fi sprijinit de sisteme informatice bazate pe computere.
Managementul vanzarilor . Directorul de vanzaritrebuie sa planifice, sa urmareasca si sa sprijine performantele vanzatorilor aflati in subordinea sa. Asa ca in cele mai multe firme sisteme bazate pe calculator produc rapoarte de analiza a vanzarilor, care il ajuta pe directorul de vanzari sa dezvolte programe care sa imbunastateasca rezultatele vanzarilor. In figura urmatoare este descris ciclul pe care trebuie sa urmareasca un raport de vanzari.
Automatizarea vanzarilor. Analiza vanzarilor este doar unul din aspectele care sprijina si coordoneaza vanzarile. Sistemele informatice bazate pe calculator furnizeaza bazele automatizarii vanzarilor. In multe companii agentii de vanzari sunt dotati cu laptop-uri sau palm-uri care cresc productivitatea vanzatorilor, maresc viteza de colectare si analiza a datelor vanzarilor atat la nivelul managerului de marketing dar si la sediul central al companiei.
Managementul productiei
Conducatorii unui ciclu de productie au nevoie de informatii pentru a putea planifica si controla performantele productiei specifice, productiei in serie si a celei pe sortimente. Calculatoarele pot ajuta la stabilirea preturilor, costurilor, veniturilor si acestea pot ajuta ulterior la dezvoltarea unei viitoare productii. Furnizarea acestor informatii si analizarea lor pentru luarea deciziilor de evaluare reprezinta o functie de baza a acestui sistem. Informatiile sunt de asemenea necesare pentru producerea si distribuirea resurselor necesare productiei propuse. Computerul poate oferi modele care pot evalua performantele productiei curente si pot prospecta succesul productiei propuse.
Publicitate si promovare - marketing-ul are nevoie de informatii care sa-l ajute sa realizeze obiectivele de vanzare si costuri cat mai mici pentru publicitate si promovare. Computerele utilizeaza informatii si modele de cercetare a pietei care ajuta la :
selectarea metodelor media si promotionale
alocarea resurselor financiare
controlarea si evaluarea rezultatelor diferitelor campanii de publicitate si promovare.
De exemplu, un analist de marketing trebuie sa dezvolte un model electronic care sa analizeze cum ar raspunde vanzarile la publicitatea plasata in diferite categorii media.
Estimarea vanzarilor. Functiile de baza ale estimarii vanzarilor pot fi grupate in doua categorii: estimari de scurta durata si estimari de lunga durata. Estimarile de scurta durata se fac pe o perioada de pana la un an de zile, iar cele de lunga durata se fac pe perioade care depasesc un an de zile. Pentru generarea acestor estimari se utilizeaza datele cercetarilor de piata, istoricul vanzarilor, planurile de promovare, si modele de estimari statistice.
Cercetarea pietei. Sistemul informatic de cercetare a pietei ofera managerilor sprijin in luarea deciziilor, ajutor in planificarea si controlarea proiectelor de cercetare a pietei. Calculatoarele sunt utile in cercetarea pietei pentru activitatile de colectare, analiza si pastrare a unei cantitati enorme de informatii dintr-o larga varietate de piete aflate intr-o continua schimbare. Pot fi incluse informatii despre desfacere, prospectare, consumatori, competitori, perspectivele economice si demografice.
Managementul marketingului. Directorii de marketing utilizeaza sistemele informatice pentru realizarea planurilor de perspectiva a vanzarilor de scurta durata sau lunga durata, stabilirea profitului si a obiectivelr de dezvoltare. De asemenea ofera feedback-uri si analize, stabilesc performantele realizate fata de plan pentru fiecare arie a marketingului.
Sisteme informatice financiare
Sistemele informatice financiare bazate pe calculatoare ii sprijina pe directorii financiari in decizii referitoare la
1) finantarea afacerii
2) alocarea si controlul resurselor financiare
Majoritatea sistemelor informatice financiare cuprind urmatoarele categorii: repartizarea capitalului, managementul lichiditatilor, managementul creditelor,estimari financiare, analiza performantelor financiare, managmentul porofoliilor. Sistemul informatic pentru contabilitate este deseori inclus ca o componenta vitala a sistemului financiar.
Figura urmatoare ilustreaza planurile financiare pe care se poate baza un director financiar .
Aruncand o scurta privire asupra functiilor sitemului informatic financiar putem rezuma cateva din cele mai importante sisteme financiare, enumerate in figua de mai jos.
Managementul lichiditatilor. Sistemele informatice colecteaza informatile legate de chitantele de lichiditati si necesarul pentru investitii in timp real sau periodic, permitand economisirea sau reinvestirea fondurilor suplimentare. Aceste sisteme pot produce zilnic sau saptamanal registre de casa care ajuta la identificarea viitoarelor deficiente sau surplusuri. Foarte multi afaceristi investesc surplusul de lichiditati in bonuri de trezorerie sau certificate de depozit asfel incat ele aduc venituri pana cand fondurile sunt necesare in alte scopuri.Sistemele informatice iln ajuta pe directorul financiar sa faca cumparaturi, vanzari, sau sa ia decizii in privinta achizitiilor astfel incat riscurile sa fie minime iar castigurile maxime.
Repartizarea capitalului . Procesul de repartizare a capitalului presupune evaluarea profitabilitatii si impactului financiar implicate de cheltuielile de capital. Cheltuielile pe termen lung pentru instalatii si echipamente pot fi analizate folosit o gama larga de tehnici care include analizarea valorii prezente a cheltuielilor estimate, precum analizarea probabilelor riscuri.
Estimari financiare. O afacere trebuie sa faca estimari financiare si de alte genuri ale tendintelor economice. O gama larga de pachete statistice care ofera tehnici analitice rezultate din estimarile economice sau financiare nationale sau locale, nivelul salariilor, nivelul preturilor, dobanzi. Aceste estimari pot implica utilizarea datelor despre medii exterioare afacerilor obtinute in general de la banci de date demografice sau financiare furnizate de servicii de informare ca Anuar Statistic, Internet, Monitor Oficial.
Planificari financiare. Sistemele de planificare financiara folosesc modele de planificare financiara pentru a evalua performantele financiare prezente si viitoare ale afacerii sau ale unei subdiviziuni ale ei. Ele ajuta la determinarea nevoilor financiare si analizeaza metode alternative pentru finantare afacerilor. Informatii privind situatia economica, operatiile afacerii, moduri posibile de finantare, dobanzi , pretul actiunilor si al obligatiunilor sunt folosite pentru a dezvolta un plan financiar optim pentru afaceri. Pachetele de calcul tabelar si generatoarele DSS sunt folosite frecvent pentru a construi si utiliza aceste modele. Raspunsurile la modelele "Ce se intampla daca?" , "Cum putem sa?" ca si analizele financiare si manageriale pot fi explorate pentru a alege una din alternative.
.Sistemele informatice de contabilitate
Sistemele informatice de contabilitatea sunt cele mai vechi si mai raspandite sisteme informatice din domeniul afacerilor. Ele inregistreaza si raporteaza tranzactiile in afaceri si alte evenimente economice. Sistemele informatice de contabilitatea se bazeaza pe conceptul de partida dubla vechi de sute de ani, sau pe un concept mai recent profit / pierdere. Sistemele contabile bazate pe calculator inregistreaza si raporteaza fluxul de fonduri de-a lungul istoriei unei organizatii si produce acte financiare ca balante, declaratii de venit si altele. Astfel de sisteme produc estimari ale conditiilor viitoare ca proiecte financiare, repartizarea bugetului. Performantele financiare ale unei firme se masoara dupa alte astfel de estimari contabile. In figura de mai jos sunt descrise relatiile dintre cele mai importante sisteme informatice de contabilitate computerizate atat de firmele mici cat si de cele mari.
Multe dintre pachetele soft de contabilitate sunt valabile pentru aceste operatii. Sa recapitulam pe scurt cum cateva dintre aceste sisteme sprijina operatiile si managementul afacerii unei firme. In figura de mai jos sunt enumerate sase dintre cele mai importante sisteme informatice de contabilitate.
Procesarea comenzilor. Procesasrea comenzilor este un important sistem de procesare a tranzactiilor, care colecteaza si prelucreaza comenzile clientilor, produce facturi si date necesare analizarii vanzarilor si gestiunii stocurilor. In multe firme se pastreaza datele clientului pana cand marfa este livrata
Gestiunea stocurilor. Sistemul de gestiune a stocurilor prelucreaza date care reflecta schimbarile cantitativeale produselor aflate pe stoc. Odata cu primirea comenzii de la client sistemul procesare a comenzilor o prelucreaza si transmite datele cartre acest sistem care produce avizele de insotire a marfurilor. De asemenea realizeaza schimbarile de stoc, furnizeaza date pentru reaprovizionare, si multe alte rapoarte referitoare la stocuri.
Contabilitatea incasarilor. Aceste sisteme pastreaza inregistrarile referitoare sumele datorate de clienti si furnizeaza lunar situatia platilor si a creditelor.Furnizeaza managerilor rapoarte care ii ajuta sa contoleze cantitatea creditelor si suma de bani datorata. Aceasta activitate ajuta la maximizarea creditelor profitabile si minimizarea debitelor neeficiente.
Contabilitatea platilor.Inregistreaza cumpararile, sumele datorate furnizorilor, platile catre furnizori si produce rapoarte despre lichiditati. Aceasta activitate ajuta la pastrarea unor relatii bune cu furnizorii asigurand un statut de bun platnic care poate face ca firma sa beneficieze de discounturi datorita efectuarii platilor la termen .
Salarizare. Inregistreaza munca prestata de angajati, compensatii, concedii si produce state de plata si alte rapoarte pentru conucere si agentii guvernamentale referitoare la castiguri, taxe si alte deduceri.
Registru general. Sintetizeaza datele primite de la sistemele de plati, incasari, salarizare si toate celelalte sisteme contabile. La sfarsitul fiecarei perioade contabile se inchid cartea mare a afacerii, si se produc balantele, jurnalele si alte acte contabile mult mai bune si mai ieftine decat daca ele ar fi realizate manual.
Sisteme informatice pentru resursele umane
Conducerea resurselor umane (personal) intr-o organizatie implica stabilirea cerintelor de personal, plasarea eficienta a angajatilor, evaluarea, retribuirea, si specializarea acestora. Initial, in afaceri se foloseau sisteme informatice bazate pe calculator pentru:
1) generarea rapoatelor referitoare la retributii(state de plata, cecuri de plata)
2) pastrarea datelor personalului angajat
3) analizarea modului de utilizare a personalului
Multe firme au dezvoltat mai tarziu aceasta functie devenind sitemul informatic pentru resurse
umane (human resourse information systems - HRIS) care se ocupa de:
1) recrutarea, selectarea si angajarea personalului
2) repartizarea la locul de munca
3) aprecierea performantelor angajatilor
4) analiza beneficiilor angajatilor
5) instruirea si perfectionarea angajatilor
6) siguranta si securitatea sanatatii
|
Incadrarea |
Instruire / perfectionare |
Analiza si aprecie- rea performantelor |
Compensari administrative |
|
|
Sistemul informatic strategic |
Planificarea ne cesarului uman Urmarirea for- tei de munca |
Etapele proiectului |
Planificarea anali- zei performantelor |
Evaluarea cont tractelor Estimarea sala riilor Urmarirea bene ficiilor |
|
Sistemul informatic tactic |
Analiza buget Analiza profit Absenteism/ performanta |
Instruirea efec- tivelor Potrivirea pro- fesiei |
Corelarea dintre performanta si instruire |
Compensarea efectivelor Beneficii propitare |
|
Sistemul informatic operational |
Recrutare Structura inter viu / apreciere Planificarea fortei de munca Orarul Selectarea |
Evaluarea aptitudinilor |
Programe de evaluare bazate pe calculator |
Egalizarea compensarilor |
HRIS sprijina conducerea personalului prin :
1) planificarea intalnirilor cu personalul necesar afacerii
2) dezvoltarea angajatilor pana la potentialul lor maxim
3) controlul tuturor politicilor de personal
Scopul conducerii pesonalului este de a folosi in totalitate si cu maxima eficienta resursele umane ale intreprinderii.
Cateva dintre aplicatiile majore ale
sistemelor informatice in acest domeniu sunt enumerate in
figura de mai jos:
Incadrarea. Sistemele informatice din acest domeniu inregistreaza si urmaresc resursele umane ale unei companii pentru a le utiliza eficient. De exemplu sistemul pentru inregistrarile personale are facilitati de stergere, adaugare si actualizare,asa ca o schimbare in repartizarea locului de munca sau a salarizarii se poate face imediat prin actualizarea bazei de date de la personal. Daca in aceasta baza de date sunt inregistrate si aptitudinile angajatilor atunci gasirea angajatului potrivit pentru un anumit proiect care necesita anumite aptitudini este foarte usoara. Estimarea personalului necesar, care sa asigure unei afaceri resurse umane de calitate, pentru fiecare departament, precum si planurile de luga durata se pot realiza cu ajutorul modelelor de simulare pe calculator.
Instruire / perfectionare . Sistemele informatice ii sprijina pe directorii de personal sa planifice,sa urmareasca necesitatile angajatilor, sa lanseze programe de instruirea si pefectionare utile pentru fiecare angajat in parte.
Compensari administrative. Sistemele informatice ajuta la analizarea si distribuirea compensatiilor banesti catre angajati prin compararea acestora cu cele oferite de firme similare sau raportarea lor la anumiti indicatori economici. Aceste informatii sunt deosebit de utile atunci cand se doreste schimbarea compensatiilor sau negocierea lor cu sindicatele.
Rapoarte guvernamentale. Rapoartele guvernamentale sunt o responsabilitate majora a directorului de personal . El are obligatia de a trimite rapoarte referitoare la angajati catre agentii ca Inspectoratele de protectia muncii, Camerele de munca, Casa de asigurari de sanatate si multe altele.
1.4. Sisteme informatice de gestiune
.Notiunea de sistem informatic de gestiune
Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate urmâdu-se doua abordari:
a) plecând de la informatie si de la suportul acesteia;
b) plecând de la functia pe care sistemul informatic de gestiune trebuie sa o realizeze.
În primul caz, sistemele informatice de gestiune reprezinta ansamblul informatiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor si procedurilor de identificare, culegere, stocare si prelucrare a informatiilor.
În cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune se porneste de la scopul acestuia si anume oferirea informatiei solicitate de utilizator în forma dorita si la momentul oportun în vederea fundamentarii deciziilor.
Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune, datelor, modelelor, regulilor de gestiune.
Domeniile de gestiune corespund fiecareia dintre activitatile omogene desfasurate în cadrul firmei - cercetare-dezvoltare, comerciala, de productie, de personal, financiar-contabila - cu luarea în considerare a interactiunilor dintre ele. Mai mult, abordarea acestor domenii se realizeaza într-o viziune ierarhica conducând la indentificarea urmatoarelor nivele:
Tranzactional în cadrul caruia se efectueaza operatii elementare;
Operational unde se desfasoara operatii curente, deciziile luate la acest nivel sunt curente, de rutina;
Tactic corespunzând activitatilor de control si deciziilor pe termen scurt;
Strategic caracteristic deciziilor pe termen lung si/sau care angajeaza global firma.
Datele reprezinta "materia prima" a oricarui sistem de gestiune. Sunt avute în vedere toate datele vehiculate si prelucrate indiferent de natura lor, caracterul lor formal sau informal sau de suporturile pe care se afla.
Modelele de gestiune regrupeaza procedurile proprii unui domeniu. Putem exemplifica prin modelul:
Contabil, specific domeniului financiar-contabil;
Tehnologiei de fabricatie specifica domeniului productiei;
De vânzari specific domeniului comercial.
Regulile de gestiune permit prelucrarea datelor si utilizarea informatiilor în conformitate cu obiectivele sistemului.
În cadrul unei firme cu activitate de productie si/sau comerciala pot fi identificate urmatoarele reguli de gestiune:
aprovizionarea se realizeaza când stocul efectiv scade sub stocul normat;
evaluarea materialelor se realizeaza conform metodei FIFO;
o materie prima se stocheaza în una sau mai multe gestiuni;
pentru produsele de calitatea a doua pretul se reduce cu 5% etc.
În cazul unei banci, pentru sistemul informatic privind operatiunile de cont curent pot fi precizate urmatoarele reguli de gestiune:
soldul minim 1000000 lei;
platile se efectueaza în limita soldului;
dobânzile calculate pentru conturile la vedere sunt 11% pe an;
pot fi înregistrate maxim doua persoane cu drept de semnatura.
Prin notiunea de domeniu ajungem la conceptul de subsistem informatic de gestiune determinat pe criterii functionale, pe care se grefeaza celelalte doua concepte: modelul de gestiune si regulile de gestiune.
Sistemul informatic de gestiune asigura obtinerea si furnizarea informatiei solicitate de utilizator, folosind mijloacele TI, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din cadrul firmei.
Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizeaza prin aplicarea principiului introducerii unice a datelor si prelucrarii multiple a acestora în concordanta cu nevoile informationale specifice fiecarui utilizator.
SI integrat al contabilitatii se caracterizeaza printr-o introducere unica a datelor, preluate din documentele primare care actualizeaza o baza de date unica a contabilitatii care va fi ulterior exploatata pentru asigurarea atât a lucrarilor specifice contabilitatii financiare cât si a celor specifice contabilitatii de gestiune raspunzându-se astfel cerintelor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor.
Evolutia sistemelor informatice de gestiune
Istoricul sistemelor informatice de gestiune
Sistemele informatice de gestiune au fost implementate de mai multe zeci de ani la
nivelul întreprinderilor, si au îmbracat multiple forme si nivele de integrare.
1.4.2.1.1 Transaction Processing Systems
În anii '50, Transaction Processing Systems regrupeaza sistemele tranzactionale care sunt utilizate la nivelul conducerii operative. Acestea au aparut în domeniul contabilitatii, extinzându-se ulterior în marketing, gestiunea personalului, a fabricatiei,etc. initial având rolul colectarii datelor din domeniile specificate.
O tranzactie este definita ca un grup de operatiuni logice ce sunt executate împreuna, iar rezultatul este comun pentru toate operatiunile ce formeaza o astfel de tranzactie: fie toate reusesc, fie niciuna. De exemplu, transferul unei sume de bani din contul A în contul B, desi este perceput de utilizator ca fiind o singura operatie, consta de fapt în doua operatiuni: debitarea contului A cu suma de bani transferata si creditarea contului B cu aceeasi suma de bani. Daca prima operatiune ar reusi iar a doua nu, atunci suma de bani transferata ar fi pierduta. De aceea cele doua operatiuni
trebuie sa fie efectuate ca un grup si formeaza o tranzactie.
Sistemele de procesare a tranzactiilor permit operatiunilor precum cele din exemplu sa fie operate ca o singura tranzactie. Acest lucru este posibil prin crearea de copii ale datelor afectate si efectuarea operatiunilor pe copii. Dupa ce ambele sau toate operatiunile dintr-o tranzactie au reusit, datele modificate sunt rescrise înapoi în sistem într-o singura operatie. În cazul în care oricare dintre operatiuni nu este finalizata, datele "copie" sunt pur si simplu eliminate si este întocmit un raport.
Aceasta caracteristica a sistemelor se cheama atomicitate, adica fie sunt realizate toate modificarile, fie niciuna.
https://en.wikipedia.org/wiki/Transaction_processing
Pionierul în acest domeniu a fost firma IBM si, initial, sistemele de procesare a tranzactiilor erau rezervate exclusiv mainframe-urilor, pentru sistemele de gestionare a rezervarilor de bilete de avion, bancilor sau sistemelor de contabilitate din firmele mari. Din cauza aparitiei si dezvoltarii Internetului, acest lucru s-a schimbat si foarte multe din companiile mici sau chiar si persoanele individuale descopera avantajele pe care le au aplicatiile prin folosirea de tranzactii. Spre deosebire de Transaction Processing, în Batch Processing mai multe cereri sunt stocate si executate toate în
acelasi timp.
Cele mai importante probleme care determina necesitatea existentei sistemelor de
procesare a tranzactiilor sunt urmatoarele:
nevoia de a se ocupa simultan de sute sau chiar mii de utilizatori;
nevoia de a permite mai multor utilizatori sa acceseze aceleasi date, cu
modificarea imediata a acestor date;
rezolvarea erorilor posibile într-un mod sigur si consistent.
1.4.2.1.2. Management Informations Systems
La începutul anilor '60 s-au elaborat si au început sa fie aplicate în practica sisteme care deservesc nivelul decizional tactic, de mijloc al unei organizatii, denumite Management Informations Systems. Acestea aveau ca obiectiv furnizarea de informatii pentru conducerea tactica a unei companii, sub forma rapoartelor de gestiune si a altor situatii cerute, de unde si numele sub care mai sunt cunoscute:Management Reporting Systems.
În perioada incipienta, aceste sisteme erau implementate doar de foarte putine companii si anume cele cu suficienta forta financiara. Acestea le utilizau pentru a înregistra si pastra date contabile folosindu-le pentru generarea unor rapoarte de complexitate relativ redusa, incluzând declaratii de venit, balante de verificare si unele rapoarte de vânzari. Datorita faptului ca rapoartele generate erau destul de rudimentare (comparativ cu cele care sunt obtinute acum în mod curent), încercarealor de a oferi un suport procesului de decizie nu asigura întotdeauna succesul scontat.
1.4.2.1.3. Decision Support Systems
In anii '70 s-a initiat un nou curent care încerca integrarea în aceste aplicatii de gestiune, pe lânga functiile de culegere si raportare, si a functiilor de prelucrare a datelor, în scopul sustinerii mai profunde a proceselor decizionale.( Power, D., (2003), A Brief History of Decision Support Systems. DSSResources.COM, Webpage, https://DSSResources. COM/history/dsshistory.html)
Astfel au aparut sistemele suport pentru decizie, renumitele Decision Support Systems (DSS), finalizând concretizarea eforturilor din acea perioada a evolutiei sistemelor informatice. S-au dezvoltat sistemele interactive de asistare a deciziei (SIAD), destinate asistarii deciziilor de pe toate nivelurile ierarhice de management si urmaririi ameliorarii performantelor mai ales prin prisma gradului în care au fost realizate obiectivele activitatii unei anumite companii. Functionarea unui SIAD autonom, bazat pe model, avea la baza un model cantitativ, o interfata prietenoasa, care usura efectuarea analizelor de tipul "What if" - Ce se întâmpla daca?"2(2 Mark Hall, 2002, Decision-Support Systems,Website, https://www.computerworld.com/ softwaretopics/software/apps/story /0,10801,72327,00.html) SIAD bazate pe date au fost concepute astfel încât sa prelucreze un volum cât mai mare de date, organizate si stocate în depozite de date (datawarehouse). Au fost dezvoltate tehnologii noi:OLAP - On Line Analytical Processing, care asigura procesarea analitica a datelor în timp real si Data Mining - tehnici speciale de obtinere (forare) a informatiilor ce înainte de extragere nu erau cunoscute si care sunt potential folositoare din depozitele de date1(1 Frawley W., Piatetsky-Shapiro G., Matheus C., (1992), Knowledge Discovery in Databases: An Overview. AI Magazine, Fall, pag 213-228). Tehnologiile OLAP realizeaza colectarea, stocarea, tratarea si restituirea de date multidimensionale în scop de analiza, numita si analiza simpla. Data mining desemneaza procese de explorare a datelor utilizând tehnici ale inteligentei artificiale si ale statisticii în scopul analizei datelor, numita de aceasta data analiza avansata. În procesul de explorare a datelor sunt folosite retele neuronale artificiale, algoritmi genetici, arbori decizionali, reguli de inductie, etc.
1.4.2.1.4. Expert Support Systems
În anii '80 noutatile sunt constituite de patrunderea în domeniul economic a noilor concepte Expert Support Systems (ESS) sau Knowledge Work Systems (KWS), numite pe scurt sisteme expert, prin care sunt prelucrate cunostintele umane. Rolul principal al acestor sisteme este de a oferi expertiza decidentilor si tehnicienilor ce au nevoie de raspunsuri rapide, si sunt provenite din categoria instrumentelor de asistare a deciziei2(2 Feigenbaum E., McCorduck P., (2005), Webpage, https://www.aaai.org/AITopics/html/expert.html). Acestea se pot utiliza pe orice nivel de management al unei organizatii, de la cel operativ pâna la cel strategic. Trebuie mentionat ca sistemele bazate pe cunostinte au fost dezvoltate în urma cercetarilor legate de inteligenta artificiala înca din anii 1960- 1970, dar aplicatiile comerciale apar abia în anii 1980. Cea mai folosita forma a acestor sisteme informatice este aceea a unui program constituit dintr-un set de reguli care analizeaza informatiile introduse de obicei de utilizator si îi furnizeaza acestuia o anume recomandare. Mai sunt denumite si programe "vrajitor" (wizard). Acest termen era folosit initial pentru programele care realizau o interogare a bazei de date dupa criterii specificate de utilizator si de asemenea, pentru unele sisteme expert bazate pe reguli.
Sistemele expert sunt frecvent folosite de companiile care au un nivel foarte înalt de expertiza si know-how care nu poate fi transferat cu usurinta celorlalti angajati. Au în principal rolul de a utiliza inteligenta si informatiile expertilor din întreprindere si pentru a le transmite si celorlalti membri sau pentru a fi puse la dispozitia clientilor.
De obicei, problemele de rezolvat sunt asemanatoare celor de care s-ar fi ocupat expertii în mod normal. Se stie ca expertilor dintr-un anumit domeniu li se cere sa ofere un set de reguli asupra modului cum evalueaza problemele, fie pe cont propriu fie cu ajutorul dezvoltatorilor de sisteme expert. Este posibil de asemenea ca expertilor sa li se ceara sa rezolve un anumit set de probleme si apoi rezultatele sa fie analizate si pe baza acestora sa fie generate regulile. În general sistemele expert nu sunt folosite pentru a rezolva probleme cu un singur raspuns corect care pot fi codificate cu ajutorul algoritmilor, deoarece exista cai mult mai simple pentru acest lucru.
Sistemele expert folosesc de obicei raspunsuri simple TRUE / FALSE pentru a evalua datele de intrare, dar exista si sisteme mult mai complexe, de exemplu cele care utilizeaza metodele fuzzy logic si care sunt capabile sa genereze evaluari luând în calcul diferite probabilitati ale lumii reale1(1 Zadeh L.A., (1968), Fuzzy algorithms, Information and Control, pag. 94-102).
Au mai aparut în aceasta perioada si Office Automation Systems (OAS) - sisteme de automatizare a muncii de birou sau sisteme de birotica, care vizeaza tratarea comunicatiei umane si sunt inserate în aproape toate tipurile de sisteme informatice.
1.4.2.1.5. Executive Information Systems
Dupa jumatatea anilor '80 se impun puternic Executive Information Systems (EIS) - sisteme informationale de conducere executiva sau pentru nivelurile de vârf ale managementului, pentru asistarea deciziilor strategice dintr-o companie. De multe ori acestea sunt considerate ca o forma de specializare a DSS, a sistemelor pentru asistarea deciziei. Mai exact, EIS sunt SIAD-uri extinse la nivelul întreprinderii care ajuta top-managerii sa analizeze, sa compare si sa scoata în evidenta tendintele variabilelor importante, pentru a putea monitoriza performanta si pentru a putea
identifica oportunitatile sau problemele cu care se confrunta compania2.(2 Dobrzeniecki A., (1994), Executive Information Systems, IIT Research Institute, A Department of Defense Information Analysis Center, Webpage, https://www.cs.ui.ac.id/staf/sjarif/eis.htm)
Necesitatile crescânde de informare ale conducerii în conditiile concurentei si globalizarii au determinat evolutia acestui tip de sisteme de la implementarea asanumitului tablou de bord al întreprinderii pâna la studierea sistematica a activitatii organizatiilor concurente, la estimarea tendintelor anumitor fenomene, la evaluarea performantelor organizatiei. Acestea fac posibile sesizarea oportunitatilor de afaceri si îmbunatatirea continua a activitatii de management al companiei în timp real.
Accentul, în cadrul sistemelor informatice executive, este pus pe partea grafica,vizuala, deci pe o interfata cu utilizatorul cât mai prietenoasa si mai usor de folosit. Sunt astfel oferite facilitati puternice de raportare si de detaliere a datelor.
Integrarea pe verticala a tuturor tipurilor de sisteme prezentate anterior conduce la obtinerea unor tipuri de sisteme informatice despre care s-a vorbit foarte mult începând cu anii '90, si anume: Enterprise Ressource Planning (ERP) - sisteme informatice pentru management, destinate gestiunii si controlului activitatii la nivelul întregii companii. De asemenea, prin stabilirea de legaturi între sistemul de gestiune de la nivelul companiei cu alte sisteme de gestiune de la nivelul furnizorilor de produse si de servicii, putem vorbi de sisteme denumite Supply Chain Management (SCM), iar prin stabilirea de legaturi între sistemul de gestiune al companiei si clientii individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clientilor putem vorbi de sisteme denumite Customer Relationship Management (CRM) - sisteme pentru gestiunea relatiilor cu clienti
Principalele sisteme informatice integrate de gestiune
Conform KnowledgeStorm.com1, în prezent pot fi identificate la nivelul întreprinderii urmatoarele tipuri de sisteme de gestiune:
Cele mai importante sisteme de gestiune ale întreprinderii sunt însa primele patru, folosirea lor la nivelul global luând o amploare deosebit de mare.
ERP - Planificarea Resurselor Întreprinderii
Necesitatea existentei sistemelor ERP
Programele pentru planificarea resurselor întreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei întreprinderi, tinând sa integreze toate departamentele si functiile unei companii într-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitatilor particulare ale oricarui departament1(1 Website, https://en.wikipedia.org/wiki/ Enterprise_resource_planning)
Proiectarea unui singur produs informatic care sa raspunda necesitatilor atât personalului din departamentul financiar, cât si a celor de la resurse umane sau a celor de la productie nu este deloc usoara, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate si optimizate pentru nevoile particulare proprii. Însa ERP le combina pe toate acestea într-un singur program informatic conectat la o baza de date comuna, astfel încât comunicarea interdepartamentala este mult mai facila
În cazul în care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrata, poate aduce beneficii deosebite companiei respective2(2 Koch C., (2006), Senior Editor CIO.com, The ABCs of ERP, Website, https://www.cio.com /research/erp/edit/erpbasics.html). Pentru a ilustra utilitatea deosebita a programelor ERP se prezinta o situatie care ilustreaza ceea ce întâmpla în lipsa ERP comparativ cu situatia existentei implementarii acestuia. De exemplu, în mod clasic, comanda unui client, chiar si în cazul în care este primita electronic, va trece din Inbox în Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru generând întârzieri în prelucrare sau chiar si rataciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevarat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum sa intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu este posibil.
Sistemul ERP înlocuieste vechile programe informatice de la depozit, productie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat în mai multe module ce aproximeaza functionalitatile vechilor programe3(3 ERP Overview, (2004), Website, https://guide.darwinmag.com/ technology/enterprise/erp/index.html) Fiecare departament lucreaza cu propriile lui programe, numai ca diferenta este ca acestea sunt conectate între ele, facând posibil de
exemplu ca cei de la financiar sa interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea daca o comanda a fost onorata sau nu.
La începutul anilor '90, sistemele ERP aveau o constructie monolitica, dar între timp producatorii acestora le-au facut din ce în ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil pentru o anumita companie sa instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar si pentru resurse umane si sa lase restul departamentelor pentru mai târziu.
Scopul declarat al sistemelor ERP este de a îmbunatati activitatile corespunzatoare etapei dintre obtinerea unei comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comanda precum si plata ei, etapa cunoscuta sub numele de "fulfillment process". Din acest motiv, ERP se mai numeste si "back-office software"1(1 Axam R., Jerome D., (2003), A Guide to ERP Success, Webpage,https://www.army.mil/ escc/docs/robbinsgioiaerp.pdf). În general, nu exista preocupari legate de partea de vânzare a produselor, (desi exista mai multi furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM - Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client pâna când aceasta va fi onorata
Atunci când un reprezentant al serviciului de relatii cu clientii introduce comanda in sistemul informatic, el va avea în acest fel acces la toate informatiile necesare si anume:
l suma maxima cu care poate fi creditat clientul, informatie ce poate fi
preluata de la departamentul financiar;
l istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul
financiar;
l nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
l posibilitatile de transport, de la modulul de logistica
În cazul în care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei si poate accelera procesul transformarii unei comenzi primite de la un client într-o factura corespunzatoare. Comunicatiile între departamentele companiei sunt mult îmbunatatite. De asemenea, deoarece angajatii diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, si clientul va fi mai bine servi
Avantajele si dezavantajele sistemelor ERP
Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:
· Reducerea considerabila a timpului de procesare a unei comenzi. Având în vedere ca parcurgerea traseului se face în mod automatizat, este evident ca timpul este mult diminuat.
· Angajatii din fiecare departament au acces la aceleasi informatii, pe care le pot si modifica în caz de necesitate. Atunci când un departament finalizeaza activitatea la o anumita comanda, aceasta este automat directionata de catre ERP spre urmatorul departament.
· Poate fi cunoscut în fiecare moment stadiul în care a ajuns o comanda. Pentru aceasta, este suficient sa te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comanda
-În mod asemanator cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienti, ERP poate aduce beneficii si celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocupa de raportarile financiare.
Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmatoarele:
- Costul sistemelor ERP este foarte mare;
- Implementarea lor este foarte dificila si de lunga durata; desi foarte multi vânzatori prezinta în reclame ca implementarea se realizeaza în 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani în medie;
- La început poate încetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajatii erau obisnuiti cu vechile programe iar ERP introduce nu numai noi programe, dar si schimbari în activitatea acestora;
- Implementarea ERP presupune foarte multe schimbari în modul de lucru al departamentelor companiei.
Având în vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementari ale sistemelor ERP nu si-au atins scopul. Pentru ca nu este atât de important sistemul informatic, cât schimbarile în modul de lucru al companiei. Daca sistemul este doar instalat, fara a se încerca schimbarea modului în care angajatii îsi desfasoara activitatea, atunci ERP nu va fi altceva decât un foarte complex si foarte scump nou program de contabilitate. Daca ERP este utilizat pentru a îmbunatati modul în care sunt preluate si realizate comenzile sau modul cum sunt livrate si
încasate, atunci integrarea adusa de sistemul ERP poate aduce mari beneficii.
Motivatia implementarii de sisteme ERP
Exista urmatoarele motive principale pentru care companiile trebuie sa instaleze si sa implementeze un sistem ERP1(1 Koch C., (2006), Senior Editor CIO.com, The ABCs of ERP, Website,https://www.cio.com/ research/erp/edit/erpbasics.html)
I
Integrarea informatiilor financiare. Atunci când managerul unei companii încearca sa descopere performanta de ansamblu a întregii sale companii, el poate gasi mai multe versiuni ale starii adevarate a firmei. Departamentul financiar are un set de cifre, vânzarile au alt set, si fiecare departament are o parere diferita despre modul cum contribuie la obtinerea profitului. Sistemele ERP creeaza o singura versiune a starii financiare, care nu poate fi pusa la îndoiala deoarece fiecare departament foloseste aceeasi versiune.
Integrarea informatiilor despre comenzile de la clienti. Sistemul ERP poate deveni locul unde sunt procesate comenzile de la clienti din momentul în care acestea sunt primite de catre serviciul de relatii cu clientii pâna în momentul în care produsele sunt livrate si este emisa factura pentru comanda respectiva. Pastrând aceste informatii într-un singur sistem, (si nu în mai multe sisteme informatice ce nu pot comunica unele cu altele), poate fi mai usor de urmarit traseul unei comenzi, stadiul în care ea se afla în orice moment, si de asemenea, pot fi coordonate mai usor toate departamentele firmei, indiferent de locatia unde se afla
Standardizarea si cresterea vitezei de productie. De multe ori, companiile de productie descopera ca unele locatii fabrica aceleasi produse folosind metode diferite si sisteme informatice diferite. Sistemele ERP ofera premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de productie, standardizare ce reduce costurile, mareste viteza si productivitatea sectorului respectiv.
Reduce timpul pierdut prin inventariere. ERP ajuta la desfasurarea mult mai uniforma a procesului de productie si îmbunatateste vizibilitatea unei comenzi pe toata perioada în care aceasta este procesata în interiorul companiei. Toate acestea, însotite si de standardizarea procedeelor de productie, conduc de asemenea la reducerea numarului de inventare a materiilor prime, a marfurilor si a produselor în curs de realizare necesare. Cunoscându-se în orice moment situatia stocurilor, pot fi facute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clienti si coordonarea mult mai buna a
distributiei acestora.
Standardizeaza informatiile pentru resursele umane. În special la companiile care au mai multe unitati de productie sau mai multe filiale, un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmarire a activitatii angajatilor si de comunicare între acestia. Desi sistemele ERP au fost la început concepute pentru companiile cu productie normala, cu produse care pot fi usor cuantificate, acum acestea au devenit atât de complexe încât pot fi implementate în aproape toate domeniile de activitate si din toate ramurile, producatorii de astfel de sisteme integrate pretinzând ca sutele sau chiar miile de particularizari aduse sistemelor lor le preteaza chiar si pentru companii petroliere, din chimie sau din industria de utilitati.
Costul unui sistem ERP
Costul implementarii unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi:
- numarul de divizii ale companiei care vor fi servite;
- numarul de module care vor fi instalate;
- munca necesara pentru integrarea sistemelor deja existente;
- dorinta de schimbare a companiei, si nu în ultimul rând;
- cât de complex se doreste a fi proiectul.
Exista o regula nescrisa pe care foarte multi specialisti au folosit-o pentru a estima costul total al implementarii unui ERP si anume înmultirea cu cifra 6 a costului licentei. Pe masura ce concurenta în domeniul producatorilor de solutii ERP a devenit tot mai puternica si au fost operate discounturi foarte mari la licenta programului, aceste previziuni asupra costului nu mai sunt însa de actualitate. Exista de altfel si sisteme ERP open-source, la care nu costa nimic licenta, însa se plateste suportul tehnic acordat pentru implementarea modulelor si adaptarea sistemului la nevoile concrete ale fiecarei companii1(1 Unul dintre exemple este sistemul realizat de Compiere: https://www.compiere.org/). De altfel, departamentele de cercetare din domeniu nici macar nu-si mai dau foarte tare osteneala sa previzioneze costurile. Acum câtiva ani, renumita firma de cercetare META Group, Inc2. a realizat un studiu de piata pe un esantion format din 63 de companii de toate felurile si din mai multe industrii, de la companii mici pâna la companii uriase, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO - total cost of ownership) al implementarii sistemului ERP, aici incluzând costul cu echipamentele hardware, licentele software, serviciile profesionale si costurile intern ale firmei. Acest cost total a inclus instalarea si cei doi ani ulteriori, adica costul mentinerii, actualizarii si optimizarii sistemului pentru compania respectiva. Costul mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind de 400.000 USD. Desi este dificil de obtinut concluzii din urmarirea unui studiu realizat pe companii atât de diferite, totusi este foarte limpede ca un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar dimpotriva, pretul este destul de mare.
Afara de acestea, la implementarea ERP mai exista si niste costuri ascunse, care sunt destul de dificil de comensurat si de previzionat.
Cercetatorii si cei ce implementeaza softuri ERP considera ca urmatorii factori sunt cel mai adesea raspunzatori de subevaluarea bugetului:
Pregatirea profesionala a angajatilor. De obicei acesta este cel mai important factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu pregatirea sunt foarte mari deoarece aproape întotdeauna angajatii trebuie sa învete noi proceduri si noi procese, nu
doar sa se familiarizeze cu o noua interfata. Mai mult decât atât, companiile ce ofera training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate în oferirea de suport pentru modul cum functioneaza programul software efectiv, nu pentru modul cum se desfasoara afacerea în fiecare companie. De obicei costul real cu pregatirea depaseste de doua-trei ori costul bugetat.
Integrarea si testarea. Crearea si testarea legaturilor dintre pachetul ERP si alte componente software pe care le are implementate compania reprezinta de asemenea unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legaturilor este un proces destul de anevoios, mai ales atunci când componentele soft existente sunt mai vechi si firma producatoare nu mai ofera suport pentru ele sau nu mai exista pe piata
Personalizarea. În afara de crearea legaturilor catre componentele existente ale companiei, mult mai costisitoare si ceva ce trebuie evitat pe cât posibil este personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie însa efectuata atunci când ERP nu acopera unul din procesele companiei, si trebuie adaptat sa realizeze si acest aspect. Totusi se recomanda evitarea pe cât posibil a acestui lucru, deoarece pe lânga faptul ca este foarte costisitoare, personalizarea nucleului pachetului ERP face mult mai dificila actualizarea atunci când este disponibila o noua versiune a acestuia. Conversia datelor. Chiar daca este un adevar admis de putine companii, totusi foarte multe din datele stocate în sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate si relevanta. Transformarea lor si mutarea în sistemul client-server cerut de ERP costa bani si pune destul de multe probleme practice.
Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel ca la costul pachetului ERP sa fie adaugat si costul unor instrumente de "Data Warehouse", împreuna cu costul unor specialisti în "forarea datelor". Reîmprospatarea zilnica a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul întreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la alta.
Plata consultantilor. Implementarea ERP necesita apelarea la servicii de consultanta si training al angajatilor ce tind sa creasca fara limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea contractului cu firma ce asigura consultanta trebuie stabilite si date cantitative, reflectata în necesitatea ca un anumit numar dintre angajatii companiei sa fie capabili sa promoveze anumite teste la încheierea perioadei de pregatire.
Înlocuirea angajatilor de top. Piata sistemelor ERP este o piata foarte concurentiala, astfel ca pe masura ce implementarea sistemului ERP din companie este finalizata si în interiorul companiei se formeaza specialisti ERP. Astfel este foarte posibil ca firme concurente sa-i atraga acordându-le salarii si bonusuri mai mari decât este pregatita compania mama sa le ofere. În cazul în care nu va putea fi împiedicata plecarea acestora la firme concurente, atunci vor fi platite sume duble sau triple acelorasi oameni ce se întorc sub forma de consultanti sau a altora pe pozitii similare.
Activitatea echipelor de implementare nu se termina niciodata Desi majoritatea companiilor tind sa trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca dupa ce pachetele software sunt instalate, fiecare angajat sa se reîntoarca la treaba pe care o realiza înainte. Din cauza ca cei care au muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vânzare mai bine chiar decât cei de la departamentul vânzari si cunosc mai bine procesul de productie decât cei de la departamentul operational, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile nu-si pot permite sa trimita aceste persoane înapoi la activitatea pe care o faceau înainte pentru ca sunt foarte multe lucruri de facut dupa implementarea ERP. Scrierea de rapoarte pentru a scoate informatii din sistemul ERP va tine echipa ocupata pentru cel putin înca un an. Din pacate foarte putine companii includ în buget cheltuieli pentru munca de dupa implementarea efectiva a sistemului, astfel ca de multe ori se ajunge la suplimentari de fonduri si de
personal, imediat dupa ce sistemul a intrat în exploatare, cu mult înainte ca beneficiile ERP sa poata fi adunate.
Asteptarea imediata a beneficiilor. Una dintre cele mai raspândite greseli ale companiilor este asteptarea faptului ca imediat dupa implementarea ERP sa fie vizibile si beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte1( Website, (2005), https://www.deloitte.com /dtt/section_node/0,1042, sid%253D27436,00.html) a scos în evidenta faptul ca mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scaderi de performanta imediat dupa implementarea ERP, din cauza nenumaratelor schimbari pe care le presupune acesta. Beneficiile se fac simtite abia dupa folosirea pentru o anumita perioada de timp si efectuarea de schimbari în procesul de productie.
CRP - Customer Relationship Management
Mutatiile structurale produse în economie de la jumatatea secolului XX asaza clientul în centrul atentiei organizatiilor. Tehnologiile Internet au oferit nenumarate posibilitati de desfasurare a politicilor de marketing, asigurând practic transferul relatiilor cu clientii în mediul electronic.
Prin acronimul CRM este acoperit, din punct de vedere tehnologic, ansamblul aplicatiilor care aseaza clientul în inima organizatiei si-l transforma în partener de afaceri.
Toate aplicatiile ERP vor converge, în cadrul larg al mediului e-business spre integrare cu solutii CRM, SCM, SRM (Supplier Relationship Management), PLM (Product Lifecycle Mana-gement), CPM (Corporale Performance Management) în pachete Enterprise Application Integration (EAI). în aceste conditii, CRM se transforma într-un imperativ strategic al organizatiilor în era afacerilor electronice.
În viziunea clasica, aplicatiile CRM înseamna automatizarea proceselor de vânzare, marketing, service postvânzare, în general a relatiilor cu clientii. Acest concept a evoluat mult, iar experienta acumulata a demonstrat ca esenta CRM si motivul pentru care a intrat în arsenalul IT al firmelor este abilitatea de a face mai usoara experienta cu clientii, în sensul de a atrage si a pastra clientii, de a creste si mentine profitabilitatea firmei pe termen lung.
Implementarea unei solutii CRM se fundamenteaza pe urmatorii patru pasi:
. informarea clientului;
. tranzactia (comanda);
. livrarea bunului/serviciului;
. asistenta post-vânzare.
Cea mai mare importanta este acordata serviciilor care consiliaza clientii înainte sau dupa vânzarea unui produs/serviciu. si pentru ca una dintre concluziile studiului prezentat mai sus a fost ca marketingul de masa traditional este deocamdata preferat, sa vedem care sunt avantajele oferite de CRM în comparatie cu acesta:
. reducerea costurilor de publicitate;
. axarea politicii firmei pe nevoile clientilor,
. constatarea rapida a eficientei unei campanii;
. posibilitatea rivalizarii cu principalii concurenti nu numai la nivel de tarife ci
si prin serviciile oferite;
. evitarea cheltuielilor excesive presupuse de clientii putin rentabili si
reorientarea resurselor catre clientii cu înalta rentabilitate;
. depasirea întârzierilor din dezvoltarea si comercializarea unui produs
(optimizeaza ciclul de comercializare);
. optimizarea canalelor comerciale si a contactelor cu clientii.
Deci, plasarea clientului în centrul preocuparilor organizatiilor pentru a-i propune cele mai potrivite produse si servicii este obiectivul acestei generatii noi de instrumente informatice din categoria Customer Relationship Management.
Conform unui sondaj realizat în Marea Britanie în rândul organizatiilor care au implementat aplicatii CRM, motivatiile acestora sunt legate în principal de îmbunatatirea relatiilor cu clientii.
Supply Chain Management
Noua generatie de aplicatii e-Business a revolutionat modul de desfasurare a afacerilor moderne. Daca prima generatie a fost axata pe navigare si viteza, urmatoarele gene-ratii presupun oferte consistente caracterizate de securitate, disponibilitate si performanta.
Prin aplicatiile din categoria Customer Relationship Management si Supply Chain Management, Internet-ul a devenit cea mai importanta platforma pentru afaceri, permitând interconectarea tuturor partenerilor de afaceri si administrarea inteligenta a resurselor unei companii.
Supply Chain Management este o combinatie de stiinta si arta menita sa îmbunatateasca modul în care firma îsi gaseste materiile prime, materialele si alte componente ce-i sunt necesare pentru a crea un produs sau un serviciu, îl produce si îl livreaza clientilor sai
Firmele care au ales aplicatiile din zona Supply Chain Management pentru a-si gestiona afacerile pe baza cererii au înregistrat rezultate surprinzatoare, profitul înregistrând cresteri cuprinse între 50 si 100%.
Conditiile economice actuale impun organizatiilor cu activitati de comert si distributie urmatoarele obiective pe termen scurt:
. reducerea stocurilor;
. cresterea veniturilor în conditiile mentinerii constante a cheltuielilor fixe;
. îmbunatatirea performantelor (cresterea ratelor marginale).
Supply Chain Management este termenul întâlnit în literatura româna sub denumirea de managementul lantului de aprovizionare-desfacere sau managementul lantului de distributie si se refera, în principal, la optimizarea si automatizarea tuturor proceselor economice ce se desfasoara la nivelul unei întreprinderi, de la aprovizionarea cu materii prime si materiale, pâna la procesele de productie, transport si distributie a produselor finite. Managementul eficient al lantului de distributie asigura cantitatea necesara de bunuri si servicii acolo unde trebuie, la momentul oportun, în cantitatea solicitata si la pretul cel mai bun.
Cel mai simplu, lantul de aprovizionare-desfacere este definit ca fiind un proces "umbrela" sub care produsele sunt create si livrate catre clienti. Managementul lantului permite gestiunea proceselor extinse ale întreprinderii si integreaza atât procesele interne, cât si pe cele externe, asigurând flexibilitate si transparenta în desfasurarea afacerii de la aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare productiei, pâna la livrarea catre consumatorul final.
SCM reprezinta practica de coordonare a fluxului de bunuri, servicii, informatii si bani care se deplaseaza de la furnizori (materii prime si componente) la producatori si vânzatori (directi sau distribuitori) si, în final, la clienti. Acest proces include generarea de comenzi, primirea comenzilor, urmarirea acestora, livrarea eficienta si la timp a bunurilor si serviciilor.
O alta definitie pentru lantul de distributie considera ca acesta include toate eforturile presupuse de producerea si livrarea unui produs finit ori serviciu, de la furnizorii furnizorului pâna la consumatorul final, iar SCM include gestiunea cererii si aprovizionarii, gasirea materiilor prime si materialelor, fabricarea si asamblarea, depozitarea si urmarirea stocurilor, primirea si urmarirea
comenzilor, distribuirea pe toate canalele si livrarea catre consumator.
Pot fi delimitate cinci zone functionale în care "activeaza" aplicatiile SCM:
1. planificarea este zona strategica din managementul lantului de distributie, unde este definita strategia de gestionare a resurselor presupuse de acoperirea cererii;
2. gestiunea furnizorilor - dezvolta un set de procese de alegere, livrare si plata a furnizorilor, monitorizeaza relatiile cu acestia prin indicatori specifici. Acopera procesele de gestiune a stocurilor si a serviciilor primite de la furnizori, inclusiv receptie, verificare, transfer catre locurile de productie sau autorizarea platilor;
3. fabricarea/productia are în vedere programarea activitatilor de producere, testare/verificare, împachetare, pregatire pentru livrare;
4. livrarea sau logistica coordoneaza primirea comenzilor de la clienti, functionarea unei retele de depozite, gestiunea transportului si un sistem de facturare si încasare;
5. retururile asigura gestiunea produselor returnate de clienti din diferite motive (defecte, plusuri etc.) si relatiile cu clientii care au probleme cu produsele livrate.
Pachetele SCM constituie poate cel mai fragmentat grup de aplicatii de gestiune: în fiecare dintre cele cinci arii functionale opereaza mai multe aplicatii, chiar zeci. Unii dintre marii producatori au încercat sa le asambleze, dar nici unul nu a reusit sa obtina un pachet complet.
Obiectivele strategice urmarite de SCM sunt:
. coordonarea proceselor de productie si tranzactiilor economice interîntreprinderi;
. dezvoltarea parteneriatelor pe canalele de distributie, distributie efectiva si eficienta, dezvoltarea solutiilor e-procurement;
. cresterea responsabilitatii în fata clientilor si, implicit, a satisfactiei acestora;
. îmbunatatirea performantelor canalelor de aprovizionare;
. ameliorarea relatiilor cu furnizorii;
. reducerea costurilor totale.
Sisteme informatice integrate de nivel "superior" -
Business Intelligence
Se poate spune - în mod metaforic - ca domeniul Business Intelligence se afla în vârful piramidei trofice informatice: nici retelele, nici sistemele de stocare si nici aplicatiile de gestiune a întreprinderii nu ar avea utilitatea asteptata daca nu ar contribui la transformarea datelor existente pe toata suprafata întreprinderii în informatii care sa ajute la luarea de decizii inteligente Hanganu C., (2005), Business Intelligence cu viteza gândului la un "qlik" distanta, Website,www.agora.ro
Viteza cu care se desfasoara în ziua de astazi afacerile a devenit ametitoare. Managerii din România si din întreaga lume sunt tot mai des supraîncarcati astfel ca orice secunda salvata din munca de rutina si acordata muncii manageriale creatoare, de analiza si decizie, devine tot mai pretioasa, pe zi ce trece. În acest context au aparut si s-au raspândit pe piata solutiile de business intelligence, ca un raspuns la cerintele managerilor de top de a obtine rapid informatii de sinteza asortate, la cerere, cu detalii explicative referitoare la sintezele prezentate. La prima vedere o sarcina relativ simpla, pe care o buna parte dintre sistemele de raportare clasice ale ERP-urilor(Enterprise Resource Planning) promiteau sa o satisfaca cu succes.
Termenul de Business intelligence se refera în mod tipic la un set de procese pentru colectarea si analizarea informatiilor de afaceri. Acestea includ tehnologiile folosite in aceste procese si informatiile obtinute din acestea.
Procesele de afaceri BI
Practica generala demonstreaza ca organizatiile aduna informatii pentru a-si desfasura activitatea din domeniile marketing, cercetari de piata si analiza concurentei.Organizatiile competitive acumuleaza Business Intelligence pentru a-si pastra si mari avantajul concurential, si privesc aceste informatii ca pe niste resurse foarte valoroase.
In general, colectarea de Business Intelligence se face prin adunarea de informatii îndeosebi din sursele interne ale întreprinderii. Aceste surse ajuta decidentii sa înteleaga cât de bine s-au desfasurat activitatile planificate. În al doilea rând, sursele pentru aceste informatii sunt necesitatile clientilor, competitia si presiunile competitionale, conditiile din ramurile industriale relevante si traditiile culturale, economice si general economice. De asemenea, astfel de informatii pot fi obtinute si prin utilizarea spionajului industrial, care ofera date despre tehnologiile secrete ale concurentei. Între spionajul industrial si colectarea informatiilor de BI exista de altfel o zona "gri", care este destul de usor de traversat. Fiecare sistem de Business Intelligence are un rol specific, care deriva din scopul global al organizatiei, atât din cel pe termen scurt (datele trimestriale comunicate pe bursa), cât si pe termen lung (dividendele oferite actionarilor, cota de piata detinuta
Sisteme software pentru BI
Majoritatea cercetatorilor din domeniu privesc BI ca pe un proces de transformare a datelor în informatii si mai apoi a informatiilor în cunostinte. Persoanele implicate în procese de BI utilizeaza aplicatii software si alte tehnologii pentru a aduna, stoca analiza si oferi acces la date si pentru a le prezenta într-o forma cât mai usoara si utila.Aceste informatii ajuta managerii sa ia decizii mai bune, prin prezentarea cât mai rapida a informatiilor curente, complete, corecte si relevante disponibile, atunci când e nevoie de ele. Din acest motiv BI mai este confundat cu sistemele de informatii executive (Executive Information Systems) împreuna cu datele continute de acestea, sau BI mai poate fi privit si ca un sistem de asistare a deciziei (decision-support system - DSS).
|
