Sisteme de procesare a tranzactiilor (Transaction Processing System - TPS)

Sisteme de procesare a tranzactiilor (Transaction Processing System - TPS)

TPS - sisteme informationale care prelucreaza date rezultate in urma unor evenimente de tip tranzactie in domeniul afacerilor. In figura de mai jos este ilustrat acest concept

Sisteme de procesare a tranzactiilor - TPS

Tranzactiile sunt evenimente care apar ca si componente ale unei afaceri, de exemplu: vanzarile, cumpararile, depozite, retrageri, plati si rambursari . Ganditi-va de exemplu la datele generate de o afacere in care se vinde ceva unui client pe credit: toate datele de identificare ale clientului, ale produsului vandut, ale furnizorului , ale magazinului s.a.m.d. Acestea la randul lor provoaca tranzactii suplimentare : carti de credit, note de plata, schimbarea inventarului si contabilizarea sumelor care au ramas de primit, care la randul lor vor genera chiar mai multe date. Asa ca , TPS trebuie sa culeaga si sa prelucreze astfel de date, altfel operatiile unei afaceri pot fi blocate. Asadar, TPS joaca un rol vital in sprijinirea operatiilor unei societati, organizatii.

Deci, este bine sa retinem ca TPS poate juca un rol strategic in castigarea unor avantaje in fata concurentei. De exemplu , foarte multe firme au dezvoltat sisteme de procesare a tranzactiilor (TPS) intre organizatii (interorganizational TPS) care leaga electronic aceste organizatii de clientii sau furnizorii lor, folosind retelele de telecomunicatii. Schimbul electronic de date (Electronic data interchange - EDI) este sistemul cu ajutorul caruia se face schimbul de copii electronice ale documentelor tranzactiilor efectuate intre doua sau mai multe parti implicate in aceste tranzactii. Despre acest sistem TPS vom discuta in acest capitol. Foarte multe companii au descoperit ca prelucrarea tranzactiilor in timp real (online) (OnLineTransaction Processing - OLTP) le poate ajuta sa ofere servicii de calitate superioara clientilor. Aceste facilitati confera mai multa valoare produselor si serviciilor oferite, si 16316h78q de asemenea ofera si o importanta cale de diferentiere fata de competitori.

TPS culeg si prelucreaza date care descriu tranzactiile in afaceri, apoi actualizeaza bazele de date si fisierele de organizare, si genereaza o intreaga gama de informatii despre produse care pot fi utile in interiorul oraganizatiei sau in exteriorul acesteia. Trebuie sa privim aceste activitati ca pe un ciclu al tranzactiilor activitatii de baza. In figura de mai jos TPS are 5 stagii : 1- activitati de introducere de date, 2 -activitati de prelucrare a tranzactiilor, 3- activitati de prelucrare si intretinere a fisierelor si a bazelor de date, 4 - generarea documentelor si rapoartelor, 5 -activitati de interogare

1. Datele de intrare

Activitatile de intrare in sistemele de prelucrare a tranzactiilor presupune activitati de introducere a datelor. In acest proces datele sunt inregistrate, codificate si editate, apoi sunt convertite intr-o forma care poate fi introdusa intr-un sistem de calcul. Activitatile de introducere a datelor au fost intotdeauna o strangulare in utilizrea calculatoarelor in procesarea tranzactiilor. Introducerea suficient de rapida si corecta a datelor in calculator pentru a fi in concordanta cu viteza procesului tranzactional a fost intotdeauna o problema. Asa ca, metodele traditionale (manuale) de introducere a datelor au fost inlocuite cu metode automatizate. Sa aruncam o privire asupra ambelor metode.

Metode traditionale

Cu metodele traditionale de intoducere a datelor de intrare culegerea datelor se face din documentele sursa (comenzi de cumparare, state de plata, comenzi de vanzare). Aceste documente sursa sunt deobicei stocate si transferate periodic catre specialisti in prelucrarea datelor. Periodic aceste documente sursa sunt subiectul uneia dintre urmataorele activitati:

-datele sunt convertite pe medii care pot fi citite de calculator ca : benzi magnetice sau discuri magnetice.

-datele sunt introduse direct in sistemul de calcul cu ajutorul unui dispozitiv de intrare ca: tastatura, scaner, video-terminal

Aceasta metoda presupune multe activitati in care sunt implicati foarte multi oameni, ceea ce implica costuri foarte mari si creste riscul aparitiei erorilor. Deci, raspunsul utilizatorilor si a industiei de calculatoare a fost automatizarea surselor de date.

Metode automatizate

Metodele automatizate de introducere a datelor de intrare sunt cunoscute ca automatizarea surselor de date. Cateva dintre aceste metode au fost dezvoltate pentru a indeplini aceste automatizari, desi foarte putine automatizeaza complet procesul de introducere a datelor. Toate incearca sa reduca sau sa elimine din aceste activitati oamenii sau suporturile de stocare a datelor cerute de metodele traditionale. In figura de mai jos este un exemplu de automatizare a surselor de date.

_{Cartela magnetica}

Urmatoarele facilitati trebuie punctate in acest sistem de prelucrare a tranzactiei vanzare :

culegerea datelor cat se poate de repede dupa efectuarea tranzactiei utilizand terminalele POS

culegerea cat de aproape posibil de sursa care a generat datele. Vanzatorii la terminalele POS culeg si editeaza datele chiar in magazin

culegera datelor cu ajutorul masinilor de citit initial (etichete cu coduri de bare, cartele magnetice), in locul pregatirii scrierii documentelor sursa.

culegerea datelor direct prin utilizarea scanerului optic in citirea etichetelor de pe produsele vandute.

In figura de mai sus sunt evidentiate cateva din multele dispozitive utilizate in automatizarea surselor de date. Aceasta include terminale de tranzactie POS , case de marcat automate, dispozitive de citire optica (OCR) cum sunt scanerele de mana sau cele de masa. Alte dispozitive care pot fi legate la PC -uri sunt dispozitivele pentru introducerea datelor de la distanta, touch screen-uri, sisteme de recunoastere vocale. Organizatiile pot de asemenea sa foloseasca retele locale sau statii de lucru pentru a indeplinii sarcini de introducere de date in centre regionale, si apoi de transmis datele la calculatoare mari pentru procesari ulterioare. Alte organizatii folosesc LAN -uri (Large Area Network) de PC -uri pentru a rezolva procesarile datelor.

2. Schimbul de date

Schimbul electronic de date

Ultima descoperire in domeniul automatizarii surselor de date se numeste schimbul electronic de date (Electronic Data Interchange- EDI). EDI implica transmiterea electronica a datelor tranzactiilor de afaceri prin legaturi de telecomunicatii intre calculatoarele partenerilor implicati in aceasta tranzactie. Date reprezentand o varietate de documente de tranzactii de afaceri (comenzi, facturi, devize, avize de insotire a marfurilor) sunt transmise electronic folosind formate standard. Deci, EDI este un exemplu de automatizare aproape completa a sursei de date.

Tipuri de procesare

Sistemele de procesare a tranzactiilor lucreaza pe doua cai de baza :

1. Procesare Batch (procesare seriala) unde datele sunt acumulate pe o perioada de timp si procesate periodic.

Sistemele de procesare a tranzactiilor utilizeaza inca din greu procesarea seriala. Cu toate acestea procesarea in timp real este in crestere si este de asteptat sa devina forma principala de procesarea tranzactiilor.

In procesarea seriala datele tranzactiilor sunt acumulate pe o periaoda de timp si prelucrate periodic. Procesarea seriala implica :

strangerea documentelor sursa provenite din tranzactiile de afaceri (comenzi, facturi, etc) in grupe numite batches (incarcaturi).

inregistrarea datelor tranzactiei pe benzi magnetice sau discuri magnetice.

Sortarea tranzactiilor in fisiere ale tranzactiei cu aceleasi secvente ca inregistrarile dintr-un fisier master secvential .

Procesarea datelor tranzactiei si crearea unui fisier master actualizat si a gamei de documente (facturi, chitante) si rapoarte.

Colectarea si sortarea incarcaturilor de date ale tranzactiei la sediul de control si transmiterea lor periodica catre un calculator central pentru prelucrare. Aceasta faza este cunoscuta sub numele remote job entry -RJE.

In procesarea seriala nu numai datele tranzactiilor pentru o anumita aplicatie sunt acumulate in incarcaturi ci si diferitele job-uri care realizeaza prelucrari sunt efectuate periodic (zilnic, saptamanal, lunar). Aceasta maniera de prelucrare utilizeaza mai eficient resursele unui sistem de calcul fata de situatia in care prelucrarile datelor s-ar face aleator si neorganizat. Dar, desigur ca eficienta, economia si controlul generate de procesarea seriala sunt atenuate de faptul ca pentru utilizatorul final prelucrarea datelor nu se face imediat. Un exemplu tipic de prelucrare seriala este al bancilor care acumuleaza cecurile de depozit primite in timpul zilei in incarcaturi care sunt prelucrate in fiecare seara. Deci, actualizarea balantei unui client se face zilnic.

Avantaje si dezavantaje

Procesarea seriala este o metoda economica atunci cand volumul datelor tranzactiei este foarte mare. Este de asemenea o varianta ideala pentru acele tranzactii in care actualizarea imediata a bazelor de date nu este absolut necesara, sau in care documentele si rapoartele sunt cerute doar la intervale bine stabilite.

Cu toate acestea, procesarea seriala are reale dezavantaje. Fsierele master sunt frecvent goale intre doua procesari, la fel rapoartele periodice produse de acestea. De asemenea, daca este ceruta o actualizare, aceasta nu poate fi facuta imediat. Cu toate acestea procesarea seriala este foarte raspandita si pentru atenuarea acestor dezavantaje este utilizata procesarea in timp real pentru anumite functii ale procesului tranzactiilor ca introducerea datelor sau procesul de interogari.

2. Procesare in timp real (online) unde datele sunt procesate imediat dupa ce a avut loc tranzactia si ofera imediat date de iesire catre utilizatorul final. Intreg sistemul in timp real de procesare a tranzactiilor se numeste procesarea tranzactiilor online (OnLineTransaction Processing - OLTP). Calculatoarele sunt alimentate cu date direct de la terminale online, iar aceste date sunt memorate in fisiere cu acces direct. Fisierele si bazele de date sunt actualizate imediat ce noi date au fost generate de o tranzactie indiferent de frecventa acestora. Raspunsurile la interogarile utilizatorilor finali sunt imediate, atata timp cat informatia stocata pe dispozitive cu acces direct poate fi regasita aproape instantaneu. Procesarea online depinde de retelele utilizate pentru a realiza legaturile dintre terminale, puncte de lucru si calculatoare. In tabelul urmator sunt evidentiate cateva dintre diferentele dintre procesarea seriala si cea online.

Un exemplu de procesare in timp real a unei tranzactii de vanzare este descrisa in figura urmatoare:

Dispozitive online de stocare cu acces direct

De remarcat ca terminalele POS sunt conectate la un computer pentru intoducerea imediata a datelor vanzarii si controlul raspunsurilor (verificarea cartilor de credit). Baza de date a clienului, produsului si vanzarii sunt stocate online pe dispozitive cu acces direct (directoare ale unui disc magnetic) si pot fi actualizate imediat pentru a putea reflecta tranzactia vanzarii. In final procesul de interogari este conectat la punctul de lucru al angajatului permitandu-i acestuia sa sa faca interogari si sa primeasca raspunsuri referitoare la client, activitatea de vanzare, situatia inventarului, si altele.

Procesarea erorilor acceptate

Liniile aeriene societatile de telecomunicatii si alte orgaizatii depind de sistemul erorilor acceptate de calculator atunci cand isi protejeaza aplicatile care asigura procesarea online fata de intreruperi. De aceea sistemele de rezervare a biletelor de avion sau transferul electronic de fonduri utilizeaza calculatoare care pot asigura nonstop procesare in timp real a tranzactiilor , dar sa fie capabile sa continue operatiile chiar daca o parte a sistemului s-a defectat. Astfel de sisteme trebuie sa poata utiliza mai multe procesoare ale catorva calculatoare cuplate intre ele sau pocesoare paralele ale mai multor retele pentru a putea asigura continuitatea procesului in cazul in care unul sau mai multe procesoare se defecteaza. Ca atare, calculatoarele pot accepta erori sunt dotate cu unitati de memorie suplimentare, si alte dispozitive si soft-uri necesare reglarii procesului in cazul aparitiei unor defectiuni.

Avantaje si dezavantaje

Procesarea in timp real asigura actualizarea imediata si raspunsuri prompte la interogari, ea este importanta pentru aplicatii in care frecventa schimbarilor este foarte ridicata iar fisierele actualizate sunt necesare foarte repede dupa consumarea tranzactiei.

Dezavantajele procesarii online decurg din necesitatea existentei masurilor de protectie pentru continutul bazelor de date, impotriva accesului personalului neautorizat, sau impotriva accidentelor.

Generarea documentelor si rapoartelor

Stagiul final al ciclului a TPS se refera la generarea documentelor si rapoartelor pe care le vom numi documentele tranzactiei. In figura de mai jos sunt exemplificate cateva astfel de documente si rapoarte.

Fisa produs

Registru de casa

Raportul facturilor de cumparare de la un furnizor pe o perioada data

Raportul scadentelor de plata pe o perioada data

Cele mai interesante documente sunt cele care au portiune asfel construita incat poate fi citita de scanere magnetice sau optice, ele sunt cunoscute sub numele de turnaround pentru ca portiuni din aceste documente se intorc la expeditor,iar procesarea lor se poate face automat cu ajutorul scanerelor.

Procesul interogarilor

Procesarea tranzactiilor si sistemul rapoartelor frecvent suporta interogari in timp real asupra fisierelor online sau asupra bazei de date de la utilizatorul final. Interogarile pot fi facute atat in procesarea seriala cat si in cea in timp real.Utilizatorul final al unui punct de lucru dintr-o retea poate utiliza limbajul de interogare al bazei de date si va primi raspunsuri care in general vor fi afisate in forme sau ecrane prestabilite. De exemplu angajatii pot verifica statutul unei comenzi de vanzare, cantitatea de produse de un anumit tip existenta in stoc la un moment dat, iar directorii pot primi raspunsuri referitoare la intrebarile referitoare la performantele angajatilor, departamentelor, s.a.

Caz real

Silvester Fitz&Floyd producator, importator si distribuitor de decoratiuni pentru Craciun este condusa de domnul Marc Salkin. Societatea are foarte multe depozite imprastiate in toata tara. In cinci dintre cele mai mare se hotaraste instalarea unei retele LAN cu legatura radio. In fiecare din cele cinci depozite se afla cate un echipament digital de tip statie de lucru VAX avand o viteza de transmitere a datelor de 56K bit/sec, legate la un minicomputer cluster VAX aflat in Dallas. Fiecare vanzator este dotat cu un calculator handheld Norand si cu un cititor de cod de bare, care comunica cu statia de lucru corespunzatoare. Vanzatorii nu mai intampina cumparatorii cu caietul comenzi si pixul in mana, ci pot direct incepe comanda cautand produsele pe care le doreste clientul. Printr-o conexiune in timp real cu TPS-ul VAXcluster-ului din Dallas vanzatorul obtine informatii despre cantitatea disponibila si proiecteaza datele pentru expeditie, de asemenea poate cere informatii referitoare la limitele creditului respectivului client, sau situatia platilor facute pana acum.

Salkin spune:" Este o mare diferenta intre cantitatea de marfa comandata in trecut si cea actuala. Daca la un moment dat un client vrea sa comande marfa de 5.000 $, dar pe stoc exista doar marfa de 2.000$, si ii spui clientului ca nu-i poti onora comanda acest lucru duce la nemultumirea acestuia si pierderea unui castig. Una din cele mai neasteptate realizari ale acestui proiect este usurinta si rapiditatea cu care se poate identifica alt depozit care poate satisface comanda respectiva fara a mai utiliza telefoanele si fax-urile folosite inainte in situatiile de criza."

INTREBARI

1.Cum s-a realizat automatizarea surselor de date la Silvester Fitz&Floyd?

2.Care dintre stagiile unui ciclu TPS le regasesti in acest caz?

3.Care sunt beneficiile si limitele acestei abordari pentru afacerea desfasurata de Silvester Fitz&Floyd?