Numar contacte(USER CONTACTS) –prin click dreapta peste text vor fi disponibile o serie de opțiuni care pot fi selectate de catre utilizator. Utilizatorul poate selecta o singura opțiune iar in fișa vor fi disponibile de fiecare data aceste informații.Bifa din lista arata ce s-a selectat pentru vizualizare.

Numerele ce se afla dupa numele contactului- in cazul de fata 1/1 – reprezinta faptul ca a existat o singura intalnire cu clientul ce a avut loc in perioada in discutie ,la adresa care apare in acel moment in Fișa (Card).

0/1 indica faptul ca a avut loc o intalnire cu clientul dar aceasta a avut loc la alta adresa decat cea din Fișa

0/0 indica faptul ca nu a avut loc nicio intalnire

‚ Data ultimei vizite (LCD) - Aceasta sectiune arata datele ultimelor intalniri cu acest client, iar prin click stanga pe pictograma de raport se va deschide o fereastra in care se regasesc detalii despre ultimul raport.

Data urmatoarei vizite (NCD) Aceasta sectiune afiseaza data urmatoarei vizite pentru acest client. Click dreapta pe text, permite utilizatorului sa selecteze din optiunile disponibile.

Oțiunea este selectata de catre utilizator pentru urmatoarea intalnire.

„ Obiectivul urmatoarei vizite(Next Call Obj) Acesta opțiune arata obiectivul urmatoarei vizite (daca a fost luat in considerare) pentru acest client.Click stanga pe icoana intalniri Va aparea fereastra intalnirii ce este

utila pentru a revizui informațiile introduse

Fereastra Informații Cheie (The Key Frame)

In aceasta fereastra apar informațiile cheie legate de medicul in cauza. Informațiile cheie pot fi customizate și difera de la companie la companie.

Fereastra Instrumente (Display Frame)

Continutul acestui cadru este controlat de bara de instrumente, afișata mai jos.

Cand nu exista informatii disponibile pentru un buton, acesta este colorat in gri.

In tabel este disponibila descrierea fiecarui buton.

(Bara de Comenzi) The Action Toolbar

Butoanele din partea de sus a fișei indica urmatoarele

Fisa institutie (Institution Card)

In fișa unui anumit departament sau in cea a unei anumite instituții, alte butoane sunt disponibile, dupa cum urmeaza:

Butonul “Vedere Globala”(Global View)

Arata atat istoricul cat și activitatea planificata pentru acest client, informația fiind imparțita și cu reprezentanții care au clientul in aria lor de vizitare.

La plasarea cursorului pe numele clientului va aparea o fereastra de tip pop-up unde sunt disponibile informații suplimentare referitoare la vizita/intalnire

Vedere Globala

Raportul de activitate

Odata ce vizita a avut loc detaliile referitoare la aceasta vor fi raportate

Raportarea unei zile de lucru: Se va completa, demonstrativ, un raport de vizita al unui client care a fost vizitat

Introducerea unui raport de vizita

Click pe celula albastra din dreptul medicului pentru care se dorește raportarea și apoi click pe butonul 'Report' (Raport)

Butonul de raport va fi afișat ca in fereastra de mai sus:

Secțiunea de sus arata informatii legate de client – nume, adresa, impreuna cu informații adiționale despre ora și data intalnirii, Brick-ul si GSU – ul

Prima intrebare a raportului de vizita se refera la perioada zilei in care fost vazut individul (AM/PM). Pentru a selecta opțiunea corecta, se va efectua un click pe sageata verde corespunzatoare raportului de vizita.

Odata ce obiectul a fost selectat, acesta va trece in fereastra din partea dreapta și imediat va aparea urmatoarea intrebare. Daca intrebarea necesita un detaliu mai amanunțit, se poate selecta urmatorul camp din partea de jos.

Selectand un obiect din meniul din partea de jos a intrebarii, se va genera urmatoarea intrebare.

In momentul selectarii unui obiect anume, vor aparea automat urmatoarele intrebari. In funcție de desfașurea vizitei, vor fi selectate obiectele corespunzatoare prin efectuarea unui click pe sageți.

Odata ce toate intrebarile obligatorii vor primi un raspuns (in funcție de necesitațile clientului) – vor aparea foldere in partea stanga, in planul de jos.

In acest plan se pot gasi toate intrebarile care pot fi adaugate in vederea completarii raportului, daca este cazul. Pentru a adauga un anumit obiect in raport, obiect neglijat in prealabil, se va efectua click dreapta pe folderul cu obiectele promoționale(promotional items).

Va aparea intrebarea , apoi se va efectua click pe sageata verde din partea laterala a obiectului respectiv.

Daca este nevoie, se va repeta aceasta comanda și pentru alte obiecte din acest folder.

In orice moment al selecției detaliilor raportului de vizita, daca utilizatorul dorește sa inlature o opțiune in prealabil selectata din fereastra dreapta, este de ajuns sa efectueze un click pe sageata verde indreptata spre stanga , iar opțiunea va fi trimisa inapoi in partea stanga, operație ce va permite alegerea unei alte opțiuni.

Odata introduse toate obiectele necesare, se pot introduce in fereastra raportului comentariile(Call report comment)

In aceasta fereasta se vor tasta toate comentariile referitoare la raport., comentarii ce necesita inregistrarea pentru a asigura acuratețea datelor din timpul intalnirii cu clientul respectiv.

Vizita viitoare(Future Call):

Daca se dorește introducerea datei urmatoarei vizite precum și a obiectivului acesteia – se va completa data, timpul alocat și tipul in campul Obiective(Objectives) ( caractere care vor afișa planificarea pentru data respectiva).

Pentru a accesa fereastra Creaza o noua programare ( Create another appointment) ,se va efectua un click pe acest buton – daca o viitoare intalnire este deja afișata, va trebui efectuat un click pe butonul Modifica aceasta intalnire (Modify this next appointment) pentru a accesa și modifica detaliile deja existente ale urmatoarei vizite.

Dupa ce raportul de vizita este complet se va apasa Salvare(Save) și raportul va fi salvat-click pe Ieșire(Exit) și utilizatorul se va intoarce in Agenda.In fața raportului va aparea bifa de acceptare a raportului ceea ce inseamna ca raportul este completat corect . Daca ziua nu este inchisa acest raport poate fi modificat.

Se va repeta acest proces pentru toate rapoartele din ziua respectiva.

In fereastra de introducere a raportului de vizita (Enter call report) , sunt disponibile o serie de funcții:

Dupa ce toate rapoartele de vizita au fost introduse corect și informația a fost verificata click pe butonul 'Inchiderea zilei' (Close Day)

Dupa inchiderea zilei va aparea fereastra de activitate , in care sunt disponibile toate informațiile inregistrare in ziua respectiva

In partea de sus sunt disponibile toate rapoartele de vizita completate. In fereastra din partea stanga-jos, Activitate(Activity), se poate selecta momentul zilei in care a fost introdus raportul –dimineața/dupa amiaza(Working Morning/Working Afternoon).In ferestra din dreapta se poate introduce activitatea numerica. Click pe butonul și se va deschide fereastra Activitate Numerica( Numeric Activity). Se va selecta optiunea din fereastra corespunzatoare prin click pe sageata rosie.

In urma selecției se va deschide o fereastra calculator in care vor putea fi introduse numeric o serie de informații referitoare la activitatea numerica.

Aceastea vor fi inregistrate in partea dreapta:

Un scurt comentariu poate fi introdus in raport dupa care se poate salva activitatea numerica.

Activitatea fiind completa, ziua poate fi inchisa.

Se da click pe butonul Inchidere zi și sistemul va intreba daca este sigura alegerea de a inchide ziua, se alege YES pentru inchiderea zilei și NO pentru reintoarcerea la optiunile initial facute.

O data ce ziua a fost inchisa, va aparea un mesaj in partea dreapta-sus: Ziua a fost inchisa(Day’s shut down) apoi fereastra se va inchide la apasarea butonului Iesire(Exit)

ATENȚIE!!!

Asupra unei zile inchise nu mai pot fi efectuate modificari!

Ziua inchisa va fi reprezentanta de scrisul albastru aflat deasupara calendarului.In calendar, data de 20 martie apare bolduita și inclinata,indicand faptul ca acesta zi este inchisa.

Daca se dorește ca sistemul sa faca revenirea la prima zi deschisa, se va da click pe ziua inchisa (deasupra calendarului scrisa cu albastru, sub forma de link) .Calendarul se va duce la prima zi deschisa - in cazul de fața 21 martie 2009.

Raportarea unei zile fara vizite

In exemplul urmator: zi de Training -

Se va efectua click pe butonul “Inchiderea zilei” din Agenda(nu inainte de a poziționa calendarul pe prima zi deschisa) apoi se efectueaza click pe butonul “Activitate”

Va aparea urmatoarea fereastra – prin click pe activitatea din ziua respectiva (ex.: training) aceasta se va muta in partea din dreapta, dupa cum este afișat in imaginea alaturata.

Apoi se apasa butonul de salvare, acest lucru facand posibila revenirea in fereastra inițiala unde se apasa butonul “Inchidere” și apoi butonul “Ieșire”. In agenda aceasta zi va aparea ca inchisa.

Raportarea activitații de lunga durata.

Exemplu – 5 zile de concediu – pentru a reduce volumul de munca pe care un reprezentant este necesar sa il efectueze – perioadele de mai mult de o zi pot fi grupate și inchise in serie. Acest proces este posibil dupa ce perioada a ajuns la sfarșit – in acest fel reprezentantul va trebui sa aștepte sfarșitul vacanței pentru a inchide activitatea incepand cu prima zi.

Se va merge la prima zi deschisa care corespunde primei zile de activitate și se va apasa butonul de inchidere, in casuța zilei inchise se va apasa butonul Inchidere Perioada ( Close many ) . Acest lucru va genera apariția ferestrei de mai jos. Data de inceput va aparea automat, aceasta fiind prima zi deschisa, urmand ca data de sfarșit sa fie introdusa . Odata ce data a fost introdusa se va apasa butonul OK . Va aparea fereastra “Activitate de lunga durata ”(Long duration activity) unde prin apasarea sageții galbene va aparea lista de unde se poate configura tipul de activitate. La selectarea unei opțiuni aceasta va trece in partea dreapta a ferestrei. Pentru a salva datele se va apasa butonul Salvare(Save current) dupa care se va ieși cu butonul Ieșire(Exit). Perioada va aparea inchisa și va fi marcata corespunzator in calendarul din Agenda

Actualizarea fisei clientului.

Dupa ce a avut loc vizita, informația referitoare la client poate fi actualizata.

Actualizarea Tintelor

Daca este permis de catre companie țintele pot fi modificate.

In fișa clientului se va efectua click pe butonul Ținte (Targets) – acest lucru va face posibila vizualizarea in fereastra din partea de jos a unui tabel cu Țintele “Targets”.

In partea superioara a ferestrei se regasește butonul numit . Prin click pe acest buton se va deschide fereastra “Targets” se va debloca și se va schimba in așa fel incat pot fi modificate valorile țintelor. Odata cu prima modificare vor fi disponibile butoanele Validare (Validate) și Anulare (Cancel) in locul pentru editare.

Daca este permisa modificarea țintelor simbolul din fața acestora va aparea ca in fereastra de mai jos,iar in coloana Valori Ținta (Target Values) se va putea adauga valoarea țintei in funcție de individ.

In ecranul de mai jos pot fi selectate valoarile țintei care urmeaza a fi validata

Valorile selectate - in cazul de fața H,L și M – se alege valoarea corecta. Odata selectata valoarea corecta poate fi introdusa o alta ținta sau se apasa butonul “Validate” pentru a salva modificarile. Va aparea intrebarea daca se dorește revenirea la forma inițiala –se apasa butonul Yes iar apoi fereastra va reveni la forma inițiala,blocata, in modul de vizualizare . Modificarea poate fi vizualizata in dreapta coloanei Valoare(Value) unde apare Data actualizarii(Update date) și persoana care a operat modificarea asupra țintei(Targeted ID)

Moment oportun vizitare

Pentru a modifica perioada cea mai potrivita pentru efectuarea unei vizite, se va da click pe butonul Timpi (Times) urmat de click pe butonul Editare(Edit) pentru modificarea acestui interval.

Exista doua intervale A.M. și P.M fiecare cu cate doua coloane, ce reprezinta timpul de inceput ( Coloana 1 ) respectiv timpul de sfarșit (Coloana 2).

Pentru a putea seta perioada corecta in ziua respectiva din saptamana, se va selecta A.M. sau P.M. și se va seta in momentul dorit al zilei ora de inceput și cea de sfarșit

Va aparea o casuța din care poate fi selectat timpul potrivit . Se va aplica același procedeu și pentru selectarea timpului in momentul P.M.

Automat va aparea o bifa verde langa perioadele setate – acest lucru indica faptul ca in acest interval orar vizitele nu necesita programare. Pentru a debifa acest indicator se va efectua un click pe bifa verde

Odata bifa selectata indicatorul va arata varianta aleasa.

Pentru a adauga un comentariu referitor la locul in care se pot desfașura vizitele din acest interval click pe butonul iar comentariul va aparea in fereastra din stanga-OK pentru a salva comentariul.

Inceputul acestui comentariu va fi afișat pe aceași linie cu intervalele orare.La plasarea mouse-ului pe comentariu acesta va fi afișat in intregime.

Dupa ce au fost introduse toate comentariile se va apasa pe butonul , urmand ca fereastra sa ramana blocata pentru a preveni modificari accidentale ale acestora.

Opțiunea General, localizata deasupra zilelelor individuale va seta o alegere standard pentru fiecare zi in parte, mai exact toate specializarile sau toate specializarile cu programare.

Butonul Vizualizare Grafic (Display Graph) va arata perioadele introduse in sistem sub forma de grafic, ca mai jos:

Actualizare profil – INDIVID / ADRESA

Butoanele Profil Individ (Individual Profile) sau Profil Adresa (Address Profile) vor deschide o fereastra cu mai multe tab-uri ce conține campuri dedicate profilului clientului. Aceste campuri poti fi actualizate ca in exemplul de mai jos – in profilul individului – click pe butonul pentru deblocarea profilului urmand ca apoi sa se introduca numarul de telefon al clientului. Pentru ca aceasta informație sa fie salvata se va apasa butonul

Dupa validare, fereastra profilului individului va stoca informațiile introduse – numarul de telefon va fi stocat ca in fereastra de mai jos. Pentru o noua modificare a numarului de telefon se va folosi din nou butonul Editare (Edit).

NB: Profilul poate fi modificat și din fereastra raportului de vizita.

Intilniri

Acest modul permite utilizatorului pregatirea Intalnirilor numite și Evenimente definite ca fiind:

Pregatirea intalnirii: stadiul de planificare.

Reportarea intalnirii: stadiul actual.

Monitorizarea cheltuielilor efectuate si costul total pe medic.

Exista doua tipuri de evenimente:

Oportunitațile , unde raportul se efectueaza la stadiul actual (de exemplu, cazul unui pranz)

Intalnirile, ce necesita o raportare atat la nivel de planificare cat și la nivel actual. Mai mult decat atat conducerea trebuie sa valideze aceste intalniri(spre exemplu cazul unei conferințe)

Aceste evenimente pot avea denumiri diferite in funcție de fiecare companie.

Pentru a deschide MODULUL INTALNIRI(Meetings)

In Pagina Principala(Home Page) se selecteaza opțiunea Vizualizare Intalniri( View Meetings)

SAU

Din meniul Evenimente(Meetings) se poate da click pe butonul Plan Evenimente (Meeting Plan) pentru a raporta evenimentele.

Sau click pe 'Setup'pentru a putea vedea cum a fost parametrizat acest eveniment de catre companie.

Modulul Evenimente este imparțit in doua pagini. Prima fereastra se refera la toate evenimentele ce au legatura cu teritoriul sau cu medicii aflați in baza de date. A doua fereastra este folosita pentru a crea și edita Oportunitați/ Evenimente.

Pagina de managerizare a Evenimentelor

Pagina de creare de Evenimente

Crearea unui 'Eveniment de Oportunitate' (Oportunity Event)

In fereastra de managerizare a Evenimentelor click pe butonul , localizat in partea stanga sus

In fereastra de date ce se va deschide se va introduce data evenimentului (data evenimentului este astazi, iar ziua ce apare printr-o setare standard este cea curenta, deci este posibil sa nu fie necesara modificarea datei). Click apoi pe OK

In lista tipurilor de evenimente ce va aparea automat, click pe celula albastra din dreptul tipului de eveniment dorit (tipurile de intalniri difera de la companie la companie).

Pagina Creare Eveniment se va deschide.

Creare Eveniment este imparțita in patru ferestre și doua bare de instrumente.

N.BCampurile ingroșate sunt obligatorii

Aceasta secțiune este parametrizata diferit de fiecare companie astfel incat diferențele la nivel de campuri ce trebuiesc completate pot aparea

Acolo unde in dreptul campurilor exista ferestre de tip combo(ce au mai multe opțiuni ce pot fi selectate dintr-o lista derulanta), se va alege prin click pe sageata din acea lista informația dorita

In cazul campurilor ce nu sunt ingroșate se va introduce doar informația relevanta

In cazul celor ingroșate se va alege din lista informația corecta

Completarea ferestrei Detalii Eveniment(Meeting Details)

Eticheta evenimentului trebuie completata astfel incat numele introdus sa fie unic și concis. Data a fost setata anterior.

Se va introduce ora acestui eveniment daca este necesar. Se va selecta un subtip (sub-type) și/sau natura (nature) daca este nevoie.Daca se dorește , se poate adauga un cuvant-cheie( keyword) sau un comentariu (comment) . Produsul trebuie de asemenea specificat urmat de echipamentului necesar pentru eveniment

Completarea ferestrei referitoare la Logistica:

Pentru a putea specifica locația dorita pentru eveniment exista doua opțiuni:

Locul de desfașurare nu este in baza de date Teams.

Locul de desfașurare este in baza de date Teams , ceea ce presupune: selectarea adresei individului sau selectarea instituției .

Selectarea unei adrese care nu se afla in baza de date Teams:

Click pe Cod Postal, Oras (Postcode, Town) pentru a selecta orașul in care va avea loc evenimentul . In fereastra Localitați care se va deschide, se efectueaza click pe celula goala din interiorul coloanei Oraș și nume Regiune (Town and County name) unde se introduc numele corespunzatoare.Va aparea o lista, se va adauga orasul corespunzator validandu-se prin OK.

Se va introduce Locația Evenimentului (Meeting ,location) -de exemplu numele restaurantului.

Se introduce adresa (address).

Se introduce numarul de telefon (obligatoriu) sau 000 daca nu este cunoscut.

Daca adresa se regasește in baza de date Teams:

Click pe butonul (baza de date)

Se selecteaza apoi instituția respectiva din meniul ce apare sub iconițele bazelor de date.

Va aparea casuța de criterii pentru selectarea instițutiei –iar tot ceea ce trebuie completat este criteriul teritorial precum este afișat și mai jos.

Se va apasa butonul OK pentru a rula selecția.

Cand selecția este completa,se va urmari lista pana cand se va gasi locația introdusa.

Se va selecta linia de date prin efectuarea unui click pe celula albastra de langa linia de date și se apasa OK pentru a insera departamentul in fereastra referitoare la logistica din pagina de creare eveniment.

Completarea tab-ului Participanți:

Butonul permite utilizatorilor sa specifice daca exista un vorbitor sau nu.Se va verifica daca participanții au fost introduși corespunzator in coloana “Actual” precum și numarul total de participanți.

Click pe tabul

Exista mai multe modalitați de inregistrare a participanților:

Metoda 1:

Folosind baza de date TEAMS in celula , se vor introduce primele litere ale prenumelui clientului. TEAMS va afișa o selecție de indivizi care se potrivesc criteriului. Se selecteaza din lista corespunzatoare participanții.

Metoda 2:

Click pe butonul pentru a folosi selecția pe baza de Adresa(Address) sau pe baza de Individ(Customer). In lista care va aparea, click pe Individ(Person). Se introduce criteriul de cautare relevant in formularul de selecție.

Ex.: Tipul de client, validitatea lui, orașul și specializarea acestuia.

Ulterior se va apasa butonul OK pentru a rula criteriul de selectie și a produce o lista din care pot fi selectați participanții la intalnire.

Se vor evidenția liniile participanților la reuniune dupa care prin apasarea butonului OK se vor muta persoanele selectate in fereastra de participanți.

Numele vor aparea in fereastra destinata participanților din pagina de creare eveniment

Metoda 3:

Daca individul nu este inregistrat in baza de date, el / ea poate fi creat(a) selectand butonul ca in imaginea alaturata, dupa care se va selecta din lista opțiunea Creare (Creation)

Se vor completa informațiile cerute in fereastra Creații dupa care se vor valida.Individul va aparea pe lista de participanți.

Odata ce tuturor participanților le-au fost adaugate detaliile suplimentare (ex. Indicarea vorbitorului precum și costurile asociate acestuia) .Prin click pe crucea roșie aceasta se va schimba intr-o bifa verde daca exista un vorbitor in lista, iar apoi se pot adauga costurile financiare, daca exista.

Bara de instrumente din fereastra participanților:

Completarea ferestrei de Cheltuieli (Expenses):

Click pe butonul pentru a adauga cheltuielile ca in fereastra din dreapta,

Se va selecta din lista tipul de cheltuiala prin evidențierea liniei corespunzatoare și apoi click pe OK

Fiecare tip de cheltuiala va avea asociat o eticheta.

Dublu click pe celula galbena “Budget” pentru a defini tipul de buget alocat fiecarui tip de cheltuiala.

Se va marca bugetul corespunzator dupa care se va apasa butonul OK.

Se va introduce suma corespunzatoare fiecarui tip de cheltuiala in coloana “Actuall”, prin click pe celula galbena, apoi se introduce suma și in final se apasa Enter.

Reprezentantul va aparea automat in coloana Platit de catre (Paid by). Daca aceasta cheltuiala nu este suportata de catre reprezentant( spre exemplu Head Office), se poate alege din lista derulanta persoana responsabila.

Se vor bifa celulele reprezentative cu opțiunea Refund.

Odata ce toate cheltuielile au fost introduse, se va verifica in casuța Total amount (Suma Totala) cat și in casuța Amount per Attendee( Suma per articipant) daca sumele sunt corecte.

Compania specifica metoda de calcul a costului pentru fiecare participant in parte ( se decide ce cheltuieli și ce participanți sa fie luați in considerare cand se calculeaza mediile).

Crearea Unui Intalniri Eveniment Planificat

Se va deschide modulul Intalniri, prin aceași metoda folosita anterior , fie prin efectuarea unui click pe din pagina de inceput sau selectand Meeting Plan.

Click pe butonul Create (Creare) – stanga sus – in pagina de organizare Meeting - pentru a incepe planificarea procesului ( in acelasi mod in care se face și intalnirea oportuna), apoi se introduce data intalnirii ( in acest caz se va stabili o data ulterioara) iar in final se apasa OK.

Se alege tipul de intalnire de planificat, difera in funcție de companie, se marcheaza linia de date corespunzatoare și apoi se apasa OK pentru a selecta tipul de intalnire. Ecranul de creare a unei intalniri va aparea.

Se va observa ca statusul intalnirii pentru care se dorește planificarea este

(Faza inițiala)

Se completeaza detaliile referitoare la intalnirile respective dar și detaliile legate de cheltuieli, procedeu explicat anterior.

Se observa ca in fereastra participanților nu exista o coloana la fel ca in cazul intalnirii oportune – acest fapt se datoreaza planificarii intalnirii in avans și astfel nu este cunoscut numarul de persoane care vor participa la intalnire – spre deosebire de intalnirea oportuna unde numarul de paticipanți este cunoscut.

Prin click pe bifa roșie aceasta se va transforma in verde in cazul in care exista un vorbitor (speaker)

Exista o coloana numita Inv. (Invitation) care daca este setata de catre Head Office folosește pentru ținerea evidenței participanților.

Langa linia fiecarui participant se va selecta celula și se va alege din opțiuni –INVIT pentru a marca un participant ca fiind invitat , ACC pentru a marca un invitat ca acceptand invitația, DEC pentru a marca un invitat care a declinat invitația și CANC pentru a marca un invitat ca fiind anulat.

Lista completa a participanților( dupa eveniment)

Cand intalnirea se afla in ziua desfașurarii, va fi permisa deschiderea detaliilor de completat in fereastra participanți (Attendees)

O ultima coloana va aparea la sfarșit, coloana numita Actual unde se va schimba marcajul de la 0 la 1 pentru cei ce au participat .Daca alte persoane care nu au fost pe lista originala participa, se vor adauga prin efectuarea unui click in celula “Click here” și prin completarea prenumelui și selectarea acestora din lista. Daca trebuie creați noi indivizi, acest lucru se va face așa cum a fost aratat anterior.

SAVING & SENDING THE COMPLETED MEETING EVENT

Daca se dorește salvarea acestui eveniment inainte de a completa toți participanții se va apasa butonul salvare eveniment(in faza de inchidere) . Acesta va fi automat inchis de catre Head Office

Nu uitați sa va logați!

Dupa aceasta, asupra intalnirii nu mai poate fi efectuata nicio modificare.

Rezumat : Etapele inregistrarii unui eveniment

Inaintea intalnirii propriu-zise

Organizatorul se imparte in:

Fereastra Principala .

Fereastra Logistica.

• Fereastra Organizatori: compensarea lui/ei si a co-organizatorilor (Click pe 'Menu' si apoi pe butonul 'Adauga un co-organizator')

Secțiunea Participanți: participanții planificați de el/ea.

Secțiunea Cheltuieli: Cheltuielile planificate de el/ea

‚ Organizatorul efectueaza apoi un click pe butonul “Trimite” (Send) ( a se avea in vedere Logarea).

Fiecare co-organizator va completa:

Secțiunea Organizator : Compensarile facute de el/ea.

Secțiunea Participanți : participanții invitați de el/ea.

Secțiunea Cheltuieli : cheltuielile pe care el/ea le-au planificat.

„ Fiecare co-organizator efectueaza un click pe butonul Trimitere (Send).

… Organizatorul:

Verifica anomaliile ( din meniul secțiunii pentru participanți, prin click pe butonul “Verificați toate anomaliile” (Check all anomalies) ).

Click pe butonul “ Trimitere”(Send) .

† Managerii autorizeaza evenimentul

Ei il pot Refuza (Refuse) (evenimentul se oprește) sau pot solicita eventuale modificari (evenimentul este trimis inapoi organizatorului cu mesajul “Asteapta modificarea”(awaiting modification).

Dupa intalnirea propiu-zisa

‡ Fiecare co-organizator completeaza:

Secțiunea Participanți : participanții planificați de el/ea.

Secțiunea Cheltuieli : cheltuielile facute de el/ea.

Fiecare co-organizator efectueaza un click pe butonul “Trimitere” (Send) .

‰ Organizatorul completeaza:

Secțiunea Participanți : participanții planificați de el/ea.

Secțiunea Cheltuieli : cheltuielile facute de el/ea.

Š Fiecare organizator efectueaza un click pe butonul “Trimitere”(Send).   

Intalnirea este trimisa catre Head Office pentru a fi terminata.

Aceasta este viziunea de ansamblu a procesului prin care intalnirile trec.

Prin efectuarea unui click pe fiecare secțiune se va observa in partea din dreapta a ferestrei Manager Intalniri lista cu intalnirile .

Exista detalii legate de data, titlul, status și utilizator. Daca utilizatorul dorește, din aceasta fereastra se pot face o serie de modificari.

Pentru a observa detalii legate de orice intalnire din sistem,se va efectua click pe butonul Info și astfel va aparea o casuța de informare cu privire la intalnirea aflata in curs de planificare

Follow-up “By user” (De catre Utilizator)

Evenimentele pot fi afișate prin efectuarea unui click pe butonul

Acest buton va permite afișarea in partea dreapta a intalnirilor selectate in funcție de :

status.

o anumita perioada.

utilizator.

Exista doua posibilitați pentru a configura fereastra de setari:

Prin marcarea casuțelor corespunzatoare statusului ce se gasește in fereastra din partea stanga a ferestrei de setari.

SAU

Prin click pe unul din cele 4 filtre rapide(Fast Filters) corespunzatoare celor 4 pași ai unei intalniri, filtre ce se regasesc in partea de mijloc a ferestrei de setari.

Intalnirile ce se doresc a fi vizualizate pot fi de asemenea filtrate dupa data, linie de vanzari sau organizator.

Click pe butonul OK și toate evenimentele, indiferent de statusul pe care il au, vor fi afișate

Fereastra Serii de Date

Filtrul de date permite afișarea Intalnirilor in funcție de perioada dorita

Se selecteaza perioada dorita fara                       

a ține cont de tipul intalnirii

Fereastra Filtru Utilizator

Filtrul permite afișarea intalnirilor in funcție de teritoriu, agenda și linie de promovare.

In exemplul de mai jos s-au ales pentru afișare evenimentele aflate in stadiul de inchidere organziate doar de catre reprezentantul Golding; printr-un filtru aplicat agendei.

Pentru validare, click pe butonul “OK”      

Aceasta lista a fost filtrata și vor aparea doar intalnirile aflate in faza de inchidere ale reprezentantului Golding

Activitate Lunara

Prin accesarea modulului Activitate Lunara:

Se pot vedea vizitele efectuate pe parcursul unei luni, fiind posibila de asemenea și o analiza a activitații lunare.

O alta metoda este facand click pe butonul situat pe pagina de inceput (stanga sus) sau pe Meniul Activitate apoi Activitate Lunara

Se selecteaza luna dorita dand click pe “- 1 Luna” respectiv “+1 Luna” sau “Alta Data” (Change Date)

Prin accesarea butonului se poate selecta numele altui reprezentant pentru a putea vizualiza datele pentru medicii comuni sau medicii imparțiți in cadrul aceluiași teritoriu.

Compania va decide nomenclatura capetelor de tabel ca in exemplul urmator:

- Detaliu produs

- Niciun detaliu

- Intalnire

Prin dublu-click pe ziua dorita va aparea o fereastra in care pot fi vizualizate informații referitoare la ziua respectiva; de exemplu numele medicilor raportați.

Linia mov din josul ecranului reprezinta totalul coloanelor pentru fiecare luna in parte. Prin dublu-click pe aceasta linie va fi disponibila o lista cu medicii vizitați pe parcursul lunii respective ( ca in exemplul alaturat):

In lista, pentru fiecare individ in parte sunt disponibile urmatoarele informații:

Nume

Prenume

Oraș

Specializare

Data ultimei vizite

Adresa

Prin intermediul acestei liste poate fi vizualizata activitatea lunara.

Sortarea activitații lunare in funcție de specialitate și UGA:

Se va proceda astfel:

Din meniul Activitate, click pe Activitate Lunara apoi dublu click pe total (ultima linie din tabel). Va aparea o lista nominala:

Cele doua coloane in funcție de care se va face sortarea se vor aduce una langa cealalta prin drag&drop.Pentru a muta o coloana prin acest procedeu se va ține apasat click dreapta pe capatul de coloana și se va poziționa in locația dorita.

Click pe butonul și apoi pe

Va aparea urmatoarea fereastra:

Se va introduce numarul de coloane ce vor fi luate in considerare ( in cazul de fața 2) și apoi se apasa OK .

Va fi generat urmatorul raport:

Cum se interpreteaza datele din tabel

In UGA-ul 35040 au avut loc 4 vizite cu GP.

Cum se gasesc contactele in lista?

Click pe butonul Ieșire pentru a reveni la tabelul cu activitatea lunara

Click dreapta pe capatul coloanei ce conține Uga-urile dupa care se alege opțiunea Filtrare

Acum se poate restrange lista de contacte pentru a selecta o caramida

In urmatoarea fereastra vor fi afișate :

Bifare UGA dorit                  Teams calculeaza numarul

Clienților per UGA

Pentru a afișa doar indivizii dintr-un UGA anume:

Se deselecteaza UGA-urile care nu sunt necesare și click pe OK pentru a valida opțiunea

Click pe butonul Confirmare pentru validarea selecției

Capatul coloanei asupra careia au fost aplicate criteriile de selecție va aparea colorat in roșu:

Vizualizarea sub forma de grafic a datelor din tabel

Se selecteaza prin click pe primul element din tabel (stanga sus) toate datele aflate in acesta urmand ca celulele sa se coloreze in negru.

Celulele aflate intre totalul liniei și coloanei nu vor fi selectate!

Click pe butonul

Se seteaza tipul de grafic dorit ( in exemplu, histograma 2D):

Denumirea graficului poate fi schimbata prin dublu-click pe acesta. In fereastra ce va aparea click pe butonul Text, se introdce titlul dorit și apoi se apasa OK pentru a valida textul.

Pentru a printa graficul click pe butonul

SELECȚII- MODIFICAREA CONFIGURAȚIEI

Adaugarea unei coloane la o selecție

Se va urma același procedeu de fiecare data cand se dorește modificarea unei coloane dintr-o selecție.

In exemplu se dorește adaugarea unei coloane noi, coloana Oraș:

Din lista obținuta prin dublu click pe numarul total de indivizi

se apasa pe butonul

1.Insumeaza lista campurilor disponibile pentru configurare

2. Afișeaza coloanele corespunzatoare categoriei selectate in fereastra 1. Care pot fi adaugate la configurare.

3.Un mod rapid de cautare unde poate fi introdus de la tastatura numele coloanei cautate (este cel mai rapid mod de cautare daca se știe numele coloanei)

4. Coloanele ce apar in selecție și ordinea in care acestea sunt afișate

Prin scroll in Lista campurilor disponibile se poate gasi informația dorita.

Se selecteaza o linie și apoi se apasa pe butonul Adaugare pentru a adauga capatul de coloana “Oraș” care va trece in fereastra 4. Coloanele pot fi organziate sub forma sub care se dorește vizualizarea acestora in lista. Prin drag&drop capetele de tabel pot fi de asemenea aduse in ordinea dorita. Apoi prin simpla apasare a butonului OK noua coloana Oraș va aparea in lista reconfigurata.

Ștergere coloana dintr-o selectie

Click pe butonul 'Configurare'.

In exemplul de mai jos prin apasarea butonului Ștergere este inlaturata coloana UGA

Se selecteaza coloana UGA din cadranul 4 situat in partea de jos a ferestrei și apoi se apasa Ștergere pentru a fi inlaturata. Pentru a valida operatiunea se apasa OK și lista va fi reconfigurata fara coloana UGA.

Parametrii

Prin acest modul utilizatorul are posibiliatea de a seta sau modifica parametrii bazei de date.

Salvarea datelor

Dupa introducerea selecțiilor standard și a rapoartelor in Teams

Se introduce o discheta goala in unitatea de dischete.

In 'Setup' din meniu, se face click pe 'date cu caracter personal' și 'Save'

In secțiunea Save to..se va da click pe opțiunea Save to floppy , iar in secțiunea Personal data,se va bifa tipul de date care se doresc salvate

Prin click pe butonul Save datele selectate vor fi salvate corespunzator.

Restaurarea datelor cu caracter personal

Se introduce discheta ce conține datele personale pentru ca apoi din meniul Setup click pe Personal Data si Restore.

Click pe Restore data from a floppy disk si apoi se va apasa butonul OK din partea superioara a ferestrei, urmand ca datele personale sa fie restaurate in computer.

Filtre

Filtrele combina patru parametrii Teams

Tipul țintei

Nivel de ținta la adresa

Dupa rularea unei selecții avansate de tipul Adrese/Indivizi , in Teams va aparea in dreptul valorii țintei simbolul . Aceasta inseamna ca medicul a fost țintit la acea adresa.

Pentru celelalte adrese ale medicului este precizata doar valoarea țintei.

Nivel de ținta la individ

Simbolul © nu apare.

Alegerea rețelei inițitale

Pentru ca reprezentantul sa gaseasca structura teritoriala a liniei pe care activeaza, linia trebuie sa fie selectata

Limitarea listei de utilizatori: Click pe tab-ul Limitare lista utilizatori. Se selecteaza reprezentanții ce se doresc a fi luați in considerare la rularea oricarui tip de calcul.

Cazul 1

Compania pentru care activeaza Dl Smith ca AM lucreaza cu modulul Intalniri

Fiecare reprezentant din subordine inclusiv el trebuiesc evidentiați.

Aceasta selectie este necasara pentru ca domnul Smith sa poata gasi in 'Month at a glance' (Activitate lunara) opțiunea 'User selection'(Agenda RM) ce ajuta la vizualizarea agendei reprezentanților

Cazul 2

Compania nu foloșeste modulul Inalniri

Toți utilizatorii trebuiesc selectați (click pe celula goala din partea stanga-sus)

Perioada de suprapunere a intalnirilor colegilor

Din aceasta fereastra poate fi setata perioada de suprapunere a intalnirilor. Acest lucru poate fi vizibil din Agenda, astfel incat orice intalnire planificata cu un client care a fost deja chemat de catre un alt reprezentant va aparea subliniata cu roșu.

Alegerea adresei principale

Alegerea adresei principale poate fi presetata din meniul Rapoarte sau Selecții indivizi prin specificarea adresei preferate sau prin filtre.

Exista doua posibilitați:

Anularea duplicatelor: prioritizarea adreselor

Aceasta setare se folosește cand se lucreaza pe intreaga baza de date cu indivizi.

Se va raspunde cu Nu la intrebarea daca se aplica filtru pe adresa principala

Adresa ce va aparea la selectarea unui individ este cea corespunzatoare criteriului referitor la prioritate bifat in fereastra Clientului.

Daca niciun criteriu nu este bifat adresa presetata este aceea cel mai recent introdusa in baza de date Teams

Filtre dupa adresa principala

Aceasta setare se folosește cand se lucreaza cu clienții țintiți

Se va raspunde cu Da la Aplicare filtru pe adresa principala și vor fi bifate țintele relevante ca și criterii.

Pentru ca un client sa poata fi selectat acesta ar trebui sa fie țintit pe teritoriul reprezentantului urmand sa apara adresa țintita.

Exemplu:

Dl Jones are doua adrese:

Adresa 1: Valida, țintita pe teritoriul reprezentantului

Adresa 2: Valida, in afara teritoriului reprezentantului

In fereastra Customer selection se specifica criteriul de prioritate corespunzator cu ținta dorita.

Teams il va arata pe dl Jones in selecție acesta fiind țintit pe teritoriul reprezentantului. Adresa 1 va fi afișata.

Daca domnul Jones a fost țintit la o adresa din afara teritoriului acesta nu va fi aratat in selecție.

Analiza

Teams ofera doua instrumente de analiza a teritoriului, Selecțiile și Rapoartele.

SELECTII

Cu ajutorul modulului Selecții se pot efectua analize calitative deoarece acest modul insumeaza informații referitoare la indivizi, intalniri, instituții și activitate.

Tipuri selectii:

Avansate: create in concordanta cu nevoile utilizatorului.

Standard: inregistrate dintr-o cerere creata in Selecții avansate

Pre-definite: setate in aplicația Teams.

Pentru a accesa modulul Selecții, click din pagina principala pe meniul Selecții.

SELECȚII AVANSATE

Adrese/Indivizi

Analiza efectuata in acest modul se focalizeaza pe toti medicii din baza de date

Din pagina principala se acceseaza modulul Selecții apoi Selecții avansate->Adrese/Indivizi

Se va deschide urmatoarea fereastra:

Selecțiile vor fi construite plecand de la aceasta fereastra.

Criteriul de selecție va fi setat din partea de sus a ferestrei unde exista tab-uri ce corespund fiecarui tip de criteriu.

Prin click pe butonul Configurare pot fi adaugate sau șterse coloane

Exemplu: Lista clienților ce aparțin de Planul de Acțiune

Ca prim pas din meniul Parametri->Alegere adresa principala se selecteaza Da la Aplicare filtru pe adresa principala.

Apoi click pe Selecții->Selecții Avansate->Adrese/Indivizi și din fereastra ce s-a deschis click pe tab-ul Resetare criterii.

In tab-ul Criterii principale:

Se completeaza campul Teritoriu prin click pe sageata din dreptul campului

In partea din stanga vor aparea, in ordine ierarhica, structura de tip arbore a zonei

Prin click pe butonul va aparea structura detaliata a teritoriului reprezentantului.

Click pe numele reprezentantului apoi click pe buntonul Add și numele va trece in partea dreapta a ferestrei.

In final, prin click pe butonul Ok, va fi salvata alegerea de teritoriu.

Click pe simbolul din 'Action Plan'

pentru a introduce valoarea țintei.

Se selecteaza toate valorile țintei prin bifarea liniei dorite ca in imaginea alaturata.

Pentru a selecta mai multe valori se apasa CTRL si se selecteaza una cate una de la capatul randului cu click stanga.

Click pe pentru validare.

Valoarea selectata apare in dreptul țintei.

Se verifica criteriile introduse pentru selecția ce urmeaza a fi rulata, ca in fereastra de mai jos.

Rezultat:

Dupa ce a fost efectuata verificarea criteriilor click pe 'OK' pentru a obține rezultatul dorit.

In fereastra de mai jos va aparea lista de indivizi selectați

Bara de instrumente conține urmatoarele butoane:

Exportul fișei intr-un fișier Excell

Salvarea rezultatului fișei 'Selectiei Standard'

Cu ajutorul acestui buton se poate face suma pe linie.

Accesul catre fișa clientului.

NB: Toate liniile rosii, arata faptul ca adresa individului este invalida.

Selectia indivizilor nevizitați care nu aparțin Planului de Acțiune (Action Plan)

Prim pas: se va alege opțiunea de adresa principal (din meniul Parametrizare-Setari). Din Selecții (Selections)-Selecții Avansate (Custom) se alege opțiunea Adresa/Individ. Se apasa apoi butonul Anulare Criterii (Reset) pentru a anula orice criteriu selectat anterior.

Apoi se introduc criteriile selecției.

In tab-ul Criterii Principale (Main Criteria) se va specifica teritoriul in funcție de care sunt filtrați(e) Adresele/Indivizii cu ajutorul sageții din dreptul campului Teritoriu (Territory)

In tab-ul Ținte Precalculate (Precalculated Targets):

Click pe simbolul aflat pe aceași linie cu denumirea produsului pentru a afișa țintele corespunzatoare acestuia.

Valorile vor fi selectate prin apasarea tastei Ctrl și click stanga la capat de linie (in cazul in care se dorește selectarea mai multor valori concomitent). Click apoi pe Ok pentru salvarea selecției.

In tab-ul Tinte Precalculate se va alege opțiunea Numar vizite(NC) dupa care se va bifa opțiunea Nevizitați (Not Seen) ca in imaginea alaturata.

Pentru a adauga detalii precum GSU, Numar vizite, ținte se va accesa opțiunea de Configurare (Config)

Rezultatul va fi:

Dupa verificarea criteriilor de selecție introduse click pe butonul OK pentru obținerea rezultatului. O lista a medicilor ce aparțin Planului de Acțiune (Action Plan) dar nu au fost vizitați va fi disponibila.

Adresele medicilor generaliști din teritoriul alocat

Prim pas: setarea opțiunii de adresa principala din meniul Parametrizare (Setup)

Din meniul Selecții(Selections) click pe Selecții avansate (Custom) și apoi pe Indivizi (Individuals) apoi ca și pana acum se va apasa butonul de Anulare Criterii (Reset)

Se vor seta criteriile selecției astfel:

In tab-ul Criterii Principale (Main Criteria) se va muta bifa in dreptul denumirii Adresa (Addresses) pentru a afla o lista cu toate adresele medicilor din baza de date (in cazul de fața generalist)

Sageata ce apare evidențiata in partea dreapta reprezinta o scurtatura catre casuța de alegere a adresei principale

Se va specifica teritoriul pe baza caruia se dorește filtrarea listei prin apasarea sageții aflate langa campul Teritoriu (Territory)

Click pe pentru a selecta Specializarea (Speciality)

Se va selecta specializarea din lista prin click pe numarul de linie corespunzator.Prin aceasta linia va fi evidențiata.

Click apoi pe

Se vor verifica criteriile in functie de care a fost configurata lista. Daca este necesar se poate apasa butonul Configurare (Config) pentru a adauga campuri noi ( GSU, ținte, etc). In final se va apasa butonul OK pentru a vizualiza lista

Tabelul va fi de forma :

O linie marcata cu roșu indica faptul ca adresa este invalida

Selectii - Institutii

Cu acest modul, se poate obține o lista de instituții sau departamente din teritoriul reprezentantului.

Selecția farmaciilor dintr-un GSU

In meniul 'Selecții'(Selections) , click pe 'Selecții Avansate'(Custom) dupa care Instituții (Institutions).

Click pe butonul Anulare Criterii (Reset) pentru a inlatura criteriile unei selecții anterioare.

In tab-ul Criterii Principale (Main Criteria) se va completa campul GSU/Bricks prin selectarea GSU dorit. Click pe butonul OK pentru a rula selecția

Rezultatul este o lista a farmaciilor din GSU selectat:

Selecții Intalniri

O selecție a intalnirilor permite reprezentanților care impart un teritoriu și lucreaza impreuna sa vizualizeze in avans viitoarele intalniri ale colegilor.

Prin intermediul acestui modul se pot efectua cereri pe intalnirile introduse in Teams Planner

Selecția indivizilor din teritoriu pentru care exista intalniri planificate

O selectie a intalnirilor permite reprezentanților ce impart teritoriul consultarea intalnirilor colegilor

Prin acest modul se pot face interogari pe baza datelor introduse in Planner

Exemplu : Selectarea intalnirilor planificate din propriul teritoriu

Din Selecții (Selections) click pe Avansate (Custom) și apoi pe Intalniri (Appointments)

Click pe butonul Reset pentru a anula criteriile unei eventuale selecții anterioare

In tab-ul Criterii Principale (Main Criteria) se vor completa urmatoarele:

In campul User se selecteaza numele reprezentantului iar in campul referitor la data se completeaza perioada dorita. Se bifeaza de asemenea la Tip ( Type) , Vizita (Call) .

La status se va bifa Planificate (Planned) iar din Configurare se va adauga coloana de Data.

In cele din urma se va rula selecția prin apasarea butonului OK.

SELECȚII PREDEFINITE

Selecțiile predefinite sunt pre-inregistrate in aplicație

Click pe meniul Selecții de unde apoi se alege opțiunea Predefinite (Predefined)

Exemplu: Lista medici țintiți de autor (individuals targeted by a targeting rep)

Din Selecții Predefinite, in fereastra ce se deschide se selecteaza lista medici țintiți de autor (list of doctors targeted by this person)

Click pe Reset pentru a analua criteriile unei selecții anterioare

Se seteaza apoi criteriile selecției:

Click pe sageata pentru a selecta ținta

Click apoi pe celula albastra pentru selectarea valorilor țintei

Click pe linie pentru a selecta ținta

Pentru a selecta mai multe linii se va ține apasata tasta CTRL de la tastatura in timp ce se va da click pe fiecare linie dorita.

Se va selecta apoi numele reprezentantului

Dupa completarea criteriilor fereastra va trebui sa arate ca in exemplul urmator:

Se mai pot adauga din Configurare și alte coloane in funcție de preferințe.

Se va rula selecția prin apasarea butonului OK .

Rapoarte

Cu ajutorul modulului Rapoarte se pot extrage date cantitative pentru a analiza activitatea, teritoriul…

PRINCIPII GENERALE ALE RAPOARTELOR DE VIZITA

Bifa este un criteriu se selecție.

Exemplu:

Vizualizarea detaliata a contului unui client pe o luna.

Se va bifa casuța Luna (Month)

In raport va fi afișata o detaliere lunara a contului.

Filtru: Pentru a filtra lista și a alege anumite elemente in linia Double click for possible values se va da dublu click și va aparea o fereastra de unde pot fi selectate doar criteriile necesare.