Inainte de a trece la activitatea propriu zisa de realizare a bazei de date , este necesara o perioada de timp pentru proiectarea ei. Pentru a proiecta o baza de date trebuie parcurse urmatoarele etape:
Se determina necesitatea sau rolul acestei baze de date.
Se decide asupra elementelor (tabelelor) 343i82d pe care le va contine baza de date.
Se specifica campurile care intra in componenta tabelelor si se determina campurile din fiecare tabel care contin valori unice. O data stabilite tabelele care urmeaza a fi create, se determina informatia care trebuie inclusa despre fiecare entitate. Fiecare camp trebuie sa intre in componenta unui tabel. Intr-o baza de date relationala, tabelele sunt conectate unul cu altul prin intermediul unor campuri unice, adica acele campuri care apar o singura data intr-un tabel. Un camp sau o combinatie de campuri care identifica in mod unic o anumita inregistrare dintr-un tabel se numeste cheie primara.
Se decide asupra legaturilor care se vor stabili intre tabele. O relatie creaza o legatura intre doua tabele prin includerea cheii primare a unui tabel in alt tabel.
Se construiesc tabelele, se stabilesc legaturile intre acestea si se populeaza baza de date cu informatiile necesare.
Se creaza formulare, rapoarte, interogari si pagini de acces la date.
Aplicatia Acces ofera posibilitatea de a crea structura tabelelor de date in trei moduri:
A. Se utilizeaza Database Wizard.
B. Se creaza tabele personalizate prin definirea acestora de catre utilizator (Blank Database)
C.
Prin importarea datelor sau copierea
unui tabel dintr-o alta baza de date.
Obiectele Wizard puse la dispozitie de firma Microsoft in majoritatea produselor sale ofera posibilitatea realizarii unor aplicatii rapide, folosind sabloane predefinite de producator.
Pasul 1: Alegeti optiunea Database Wizard
Pasul 2: Executi clic pe butonul OK
Pentru a folosi aplicatia Database Wizard, alegeti optiunea corespunzatoare din caseta de dialog si executati clic pe butonul OK pentru a deschide caseta de dialog New. In partea superioara a casetei de dialog se afla etichetele General si Databases. Pagina Databases contine sabloane si fisiere, care contin structura elementara a unei baze de date. Selectati sablonul Contact Management si executati clic pe butonul OK. Noua caseta de dialog File New Database va invita sa introduceti un nume de fisier in campul File name si o locatie pentru baza de date dupa care executi clic pe butonul Create. Se va deschide caseta de dialog Database Wizard, in care, executand clic pe butonul Next (Urmatorul), veti putea selecta campurile de care aveti nevoie in structura bazei de date, veti putea selecta un stil de afisare, veti putea alege un stil de raport si veti putea introduce un titlu al bazei de date.
Pasul 3: Alegeti sablonul dorit
Pasul 4: Executi clic pe butonul OK
Pasul 5:
Introduceti numele bazei de date in campul File name:
Pasul 6: Executi
clic pe butonul Create
Pasul 7: Selectezi campurile de care ai nevoie
Pasul 8: Selectezi stilul de afisare dorit
Pasul 9: Alegi un stil de raport
Pasul 10: Introduci titlu pentru baza de date.
Pasul 11: Executi clic pe butonul Finish.
Dupa
ce executi clic pe butonul Finish, incepe generarea bazei de date conform
specificatiilor alese.
Sablonul bazei de date Contact Management include un panou principal de comutare, care cuprinde butoane ce permit accesul la diverse parti ale unei baze de date.
Panoul de comutare este un exemplu de tip de obiect al unei baze de date Access, numit formular, si reprezinta un panou de control al bazei de date. O baza de date Access poate contine sase tipuri de obiecte.
Executand clic pe butoanele panoului de comutare, fie deschideti un alt formular, raport sau optiune de personalizare, fie inchideti baza de date.
Pentru
deschiderea unui tabel, alegeti numele tabelului pe care vreti
sa-l deschideti si executati clic pe butonul Open.
Pentru a redenumi un tabel:
Pasul 1: Selectati tabelul dorit;
Pasul 2: Executi clic pe butonul dreapta al mouse-ului si alegeti optiunea Rename .
Pentru a redenumi campurile din cadrul unui tabel marcati numele campului corespunzator, sau stergeti-l si scrieti noul nume dorit.
In proiectarea tabelelor unei baze de date, trebuie respectate urmatoarele reguli:
un tabel trebuie sa descrie un singur tip de entitate;
un tabel trebuie proiectat astfel incat campurile si inregistrarile sa poata aparea in orice ordine;
in fiecare tabel, trebuie sa existe un camp sau o combinatie de campuri care sa fie unica diferita pentru fiecare inregistrare. Acest camp constituie o asa-numita cheie primara, care poate fi folosita pentru a desemna o inregistrare si numai una;
nici un tabel nu trebuie sa contina doua randuri identice;
inainte de crearea unui tabel trebuie sa aveti o imagine exacta in legatura cu datele care vor fi pastrate in tabelul respectiv.
Pentru a crea propria baza de date trebuie parcursi urmatorii pasi:
Pasul 1: Alegeti optiunea Blank Database, in cazul in care ati lansat programul Access, sau optiunea New (Document nou) din meniul File, in cazul incare aplicatia este deschisa.
Pasul 2: In caseta de dialog File New Database, introduceti un nume pentru noua baza de date.
Pasul 3: Executi clic pe butonul Create.
In fereastra de dialog Database, asigurati-va ca este deschisa pagina Table si executati clic pe butonul New, pentru a deschide caseta de dialog New Table. Aceasta caseta de dialog afiseaza modurile de a crea un tabel:
in modul de afisare Datasheet, prin introducerea numelor campurilor in partea superioara a fiecarei coloane;
in modul de afisare Design, prin enumerarea numelor si proprietatilor fiecarui camp;
cu ajutorul instrumentului Table Wizard, care contine liste de campuri pentru diferite tipuri de tabele;
in modul Import Table, prin importarea unui tabel creat in alta aplicatie, cu sau fara ajutorul unui instrument Wizard;
in modul Link Table, prin legarea la un tabel care exista in alta baza de date, cu sau fara ajutorul unui instrument Wizard.
Vom
prezenta in continuare posibilitatea de creare a unui tabel in modul de
afisare Design. In caseta de
dialog New Table, alegeti modul
de afisare Design si
executati clic pe butonul OK. Se va deschide caseta de dialog Table, care permite proiectarea tabelei
prin descrierea structurii acesteia.
In zona Field Name (Numele campului) se va completa numele campului. In cazul in care se va folosi o prescurtare pentru acest nume, atunci, in zona de proprietati (Field Properties), la optiunea Caption se va scrie numele campului asa cum doriti sa apara in tabelul de introducere a datelor.
Pentru fiecare camp introdus trebuie ales tipul acestuia care poate fi:
Text de tip text;
Zona de scris (Memo) ofera utilizatorului posibilitatea de a scrie comentarii descriptive de cel mult 64000 de caractere
Number de tip numeric
Date/Time data calendaristica / ora
Currency valoare monetara
AutoNumber numar cu incrementare automata, pe care aplicatia Access il completeaza automat pentru fiecare inregistrare adaugata intr-o tabela
Yes/No valori logice: adevarat sau fals
OLE Object destinat pastrarii datelor provenite de la alte programe (grafic, fisier cu sunete, etc.)
Hyperlink text sau combinatie de text folosita ca adresa a unei pagini web
Lookup Wizard (Informatii legate) creeaza campuri care permit utilizatorului sa aleaga valori din cadrul altor tabele sau dint-o lista de valori.
Tipul de data implicit este Text. Pentru a selecta un alt tip se executa clic pe butonul sageata descendenta din coloana Data Type.
Pentru
fiecare camp exista o lista de proprietati:
Fiel Size (Dimensiunea campului) este zona unde se specifica dimensiunea alocata pentru introducerea datelor: pentru tipul de data Text, implicit este de 50 de caractere, dar se pot da valori pana la 255 de caractere, Tipul de data Number are optiunile: Byte (octal) cu valori cuprinse intre 0-255, Integer cu valori cuprinse intre 32768 si +32768, Long Integer cu valori cuprinse intre aproximativ 2 si +2 milioane, Single pentru numere fractionare cu o precizie de 6 zecimale, Double pentru numere fractionare cu o precizie de 10 zecimale. Tipul de date Memo are o lungime rezervata de 64KB. Tipul Date/Time este stocat sub forma unor numere in virgula mobila de 8 octeti. Tipul Currency este stocat cu pana la 15 cifre in stanga si pana la 4 cifre in dreapta punctului zecimal. Tipul AutoNumber poate avea valori intregi ordonate secvential sau aleator.
Format se stabileste modul de afisare a datelor pe ecran pentru tipurile de date numeric (Number), data calendaristica (Date/Time), data logica (Yes/No)
DecimalPlaces (Numarul de zecimale) se stabileste numarul de zecimale ce pot fi atribuite campului
Input Mask (Formatul de introducere) ofera posibilitatea introducerii unui sablon pentru datele corespunzatoare unui camp. De exemplu, pentru introducerea unor numere cu trei zecimale si care pot fi si negative, se poate scrie o masca de tipul: #999.999
Caption (Eticheta) determina afisarea titlurilor numelor de camp
Defaul Value (Valoarea initiala) determina valoarea ce trebuie salvata in campul unei inregistrari, daca nu este introdusa nici o valoare
Validation Rule (Regula de validare) se stabileste regula care trebuie respectata inainte de salvarea valorii introduse in camp
Validation Text (Textul de validare) reprezinta textul care va afisa pe ecran daca nu este respectat criteriul impus de regula de validare
Required (Cerut) se stabileste daca completarea unui camp este obligatorie (Yes) sau nu (No)
Allow Zero Length (Permite lungime zero) daca este selectata optiunea Yes, campul poate sa ramana necompletat
Index (Indexat) se specifica daca acel camp este folosit sau nu ca un camp de index.
Pasul 1: Efectuati clic in randul campului care se stabileste drept cheie primara;
Pasul 2: Executi clic pe butonul Primary Key din bara cu instrumente.
Nota: La parasirea casetei de dialog unde s-a fixat structura tabelei de date, vi se va solicita salvarea tabelei. Introduceti numele tabelei in campul Table Name dupa care executati clic pe butonul OK.
Pentru introducerea datelor in tabela efectuati clic pe Open.
In momentul in care tabela de date contine inregistrari, puteti efectua urmatoarele operatii:
1. Adaugarea inregistrarilor
Inregistrarile se adauga la sfarsitul tabelului, pe linia unde este caracterul *.
2. Stergerea inregistrarilor
Selectati inregistrarea care urmeaza a fi stearsa
Din meniul File alegeti optiunea Delete Record sau apasati tasta Delete
Selectati Yes in caseta de dialog care se deschide pentru a confirma stergerea
Deplasarea inregistrarilor
Selectati inregistrarea pe care doriti sa o mutati
Alegeti Cut din bara de butoane sau din meniul Edit
Pozitionati cursorul in noua pozitie
Alegeti Paste din bara de butoane sau din meniul Edit.
4. Stergerea unui camp/inregistrari
Selectati coloana corespunzatoare campului
Selectati Delete Column/Delete Record din meniul Edit
5. Inserarea unui camp
Selectati campul inaintea caruia veti insera un camp nou
Alegeti Lookup field din meniul Insert
Definiti noul camp
6. Tiparirea tabelei de date
Activati tabele de date
Selectati Print din meniul File sau din bara de butoane
7. Importarea datelor sau copierea unui tabel dintr-o alta baza de date
|
