Dobandirea de cunostinte fundamentale privind utilizarea formelor si rapoartelor in Access

Dobandirea de cunostinte fundamentale privind utilizarea formelor si rapoartelor in Access

I. Scopul lucrarii: Dobandirea de cunostinte fundamentale privind utilizarea formelor si rapoartelor in Access

II. Continutul lucrarii:

Crearea si utilizarea formelor

Crearea si utilizarea rapoartelor

Intrebari pe marginea lucrarii

III. Prezentarea lucrarii

1. Crearea si utilizarea formelor

Formularele sunt machete (ferestre) folosite in scopul adaugarii, modificarii, stergerii sau consultarii datelor in/din tabelele bazei de date. Formularul este destinat in special ecranului, dar poate fi tiparit si la imprimanta. Este folosit pentru un acces aleator la inregistrari, in sensul ca dupa ce se obtine accesul la o inregistrare, utilizatorul poate trece la sfarsitul formularului pentru a adauga o inregistrare; ulterior va putea reveni la inceput pentru a cauta o alta inregistrare. Un exemplu de formular este redat in figura urmatoare.

Spre deosebire de rapoarte, daca se tipareste un formular la imprimanta apar si culorile de fundal, impreuna cu butoanele de comanda, casetele de text si alte controale.

Formularele au si anumite limite; principala limita se refera la faptul ca nu pot grupa datele dupa diverse criterii, inconvenientul fiind eliminat prin utilizarea rapoartelor.

Actualizarea tabelelor se poate face si direct, prin deschiderea lor din fereastra bazei de date, insa utilizarea formularelor prezinta urmatoarele avantaje:

interfata prietenoasa este realizata prin intermediul diferitelor controale sau alte elemente grafice;

posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor;

posibilitatea actualizarii mai multor tabele printr-un singur formular, operatie realizabila prin intermediul subformularelor.

Clasificarea formularelor se poate face in functie de urmatoarele criterii, detaliate in continuare:

1. Dupa sursa de date:

formulare legate (bound) sunt formulare care permit afisarea sau actualizarea datelor din tabele;

formulare nelegate (unbound) sunt formulare destinate afisarii sau editarii unor date care nu sunt stocate in tabele. Ele sunt folosite frecvent pentru afisarea unor mesaje, vizualizarea unor informatii despre sistem, preluarea datelor necesare afisarii unui raport etc.

2. In functie de modul de afisare, sunt disponibile urmatoarele tipuri de formulare:

Single form afiseaza doar inregistrarea curenta;

Continuous form permite vizualizarea mai multor inregistrari;

Datasheet form afiseaza datele sub forma de linii si coloane, la fel ca o foaie de calcul tabelar;

Chart form afiseaza datele sub forma grafica.

3. Dupa modul de interactiune cu alte ferestre:

formulare modale sunt formulare care nu permit accesarea obiectelor continute in alte ferestre pana cand nu sunt inchise sau ascunse (se mai numesc si formulare de dialog);

formulare nemodale sunt formulare care permit utilizatorului sa activeze si alte ferestre.

Microsoft Access permite proiectarea formularelor in urmatoarele scopuri:

Afisarea si editarea datelor. Este cea mai obisnuita utilizare a formularelor. Formularele ofera o modalitate de personalizare a proiectarii datelor in cadrul unei aplicatii de baze de date. De asemenea, formularele se pot folosi pentru schimbarea, stergerea sau adaugarea datelor intr-o baza de date;

Controlul desfasurarii aplicatiilor. Se pot proiecta formulare care lucreaza cu comenzi macro sau cu proceduri Microsoft Visual Basic for Application (VBA) destinate automatizarii afisarii anumitor date sau a ordinii anumitor actiuni. Prin intermediul comenzilor macro si al procedurilor VBA se pot deschide alte formulare, se pot lansa in executie interogari, se pot limita datele afisate, se poate executa o comanda din meniu, se pot configura valori in cadrul inregistrarilor si al formularelor, se pot afisa meniuri, se pot tipari rapoarte si realiza o multime de alte actiuni. De asemenea, se poate proiecta un formular astfel incat sa realizeze comenzi macro si proceduri VBA atunci cand apar anumite evenimente (de exemplu, se deschide un formular, se selecteaza un anumit control, se executa clic pe o optiune sau se schimba datele din formular);

Acceptarea intrarii. Se pot proiecta formulare folosite pentru introducerea de noi date intr-o baza de date sau pentru furnizarea valorilor de date care permit automatizarea unei aplicatii;

Afisarea mesajelor. Formularele pot oferi informatii referitoare la modul de utilizare a unei aplicatii sau despre actiunile viitoare. De asemenea, Microsoft Access furnizeaza o actiune macro MsgBox si o functie VBA MsgBox care folosesc la afisarea informatiilor, a mesajelor de avertizare sau de eroare;

Tiparirea informatiilor. Desi pentru tiparirea informatiilor se folosesc in general rapoarte, acest lucru se poate realiza si cu ajutorul unui formular.

In esenta, formularele din Microsoft Access creeaza interfata utilizatorului cu tabelele. Ele permit realizarea unor obiective ce nu pot fi indeplinite prin lucrul in mod direct cu tabelele. Prin intermediul lor se opereaza direct asupra datelor fie dintr-un tabel, fie din mai multe tabele asociate, fiind create de cele mai multe ori pe baza unei interogari care include toate campurile necesare.

Formularele sunt compuse din obiecte de control, care sunt o co-lectie de elemente specifice de proiectare destinate fie afisarii datelor din tabele, fie afisarii informatiilor generale.

Crearea formularelor

Microsoft Access include un numar de noua programe Wizard prin intermediul carora se pot crea formulare in formate prestabilite, formulare tip grafic si formulare pivot; ele sunt activate la optiunea utilizatorului de a crea un nou formular, prin selectarea butonului New.

Se observa ca exista urmatoarele modalitati de realizarea a formularelor:

1. Design View permite crearea manuala a formularelor. Utilizatorului i se pune la dispozitie un tabel liber si caseta cu instrumente Toolbox;

2. Form Wizard genereaza un formular pe baza campurilor selectate din unul sau mai multe tabele sau interogari;

3. AutoForm: Columnar creeaza un formular in care fiecare camp apare pe o linie separata avand in stanga numele, fiecare inregistrare reprezentand un nou tabel;

4. AutoForm: Tabular creeaza un formular in care numele campurilor apare o singura data in capatul de sus al formularului, iar inregistrarea datelor se face pe linie;

5. AutoForm: Datasheet creeaza un formular in care datele sunt afisate sub forma foilor de calcul tabelar;

6. AutoForm: PivotTable creeaza un formular in care sunt afisate date calculate;

7. AutoForm: PivotChart creeaza un formular in care sunt afisate sub forma grafica date calculate;

8. Chart Wizard creeaza un formular in care datele sunt afisate sub forma unui grafic;

9. Pivot Table Wizard creeaza un formular in care sunt afisate datele calculate; programul foloseste aplicatia Microsoft Excel pentru a crea tabelul pivot, in timp ce in Microsoft Access se creeaza formularul in care acesta va fi inclus. Sunt numite astfel pentru ca li se poate schimba in mod dinamic aranjarea astfel incat sa analizeze datele selectate in diverse moduri.

Daca variantele AutoForm genereaza tipul de formular selectat intr-un singur pas, celelalte programe necesita trecerea prin mai multe etape.

In esenta, formularele din Microsoft Access creeaza interfata utilizatorului cu tabelele si interogarile.

Crearea formularelor utilizand Design View consta in proiectarea manuala a formularelor, initial fiind puse la dispozitie un formular liber si caseta cu instrumente Toolbox.

In formularele Microsoft Access exista trei mari categorii de obiecte de control:

1. Obiecte de control asociate sunt obiecte atasate unui camp din sursa de date a formularului, ele afisand si actualizand valorile datelor campului asociat din inregistrarea curenta. Toate obiectele de acest fel sunt insotite de etichete ce afiseaza titlul campului caruia ii sunt atasate;

2. Obiecte de control neasociate sunt obiecte care afiseaza datele independente de sursa de date a formularului; ele pot sau nu sa fie insotite de etichete;

3. Obiecte de control calculate sunt obiecte ce folosesc expresiile calculate, ca sursa de date.

Caseta Toolbox este utila pentru inserarea obiectelor de control intr-un formular. La fiecare inserare a unui obiect, se apeleaza un program Wizard care ajuta la proiectarea obiectelor de control mai complexe.

Principalele obiecte de control vizibile pe caseta Toolbox sunt:

caseta de text Text Box creeaza o caseta ce afiseaza si permite editarea datelor de tip text;

caseta de lista List Box creeaza o caseta ce cuprinde o lista derulanta de optiuni;

caseta combinata Combo Box creeaza o caseta combinata formata dintr-o caseta de text editabila si o caseta de lista. Poate avea ca sursa chiar un alt tabel decat sursa de date;

caseta de validare Check Box creeaza o caseta de validare care comuta intre starile on si off;

buton comutator Toggle Button creeaza un buton cu doua stari on/off, corespunzatoare starilor yes (-1), respectiv no (0);

buton de optiune Option Button creeaza un buton rotund cu un comportament identic cu cel al unui buton comutator;

grup de optiune Option Group creeaza o caseta in care se pot plasa butoane comutatoare, de optiune sau casete de validare. In cadrul unui astfel de grup poate fi activ un singur obiect de control;

buton de comanda Command Button creeaza un buton care la selectare comuta un eveniment ce executa o macroinstructiune sau o procedura VB;

eticheta Label creeaza o caseta ce contine un text fix de descrie-re;

submacheta Subform ataseaza unei machete o submacheta deja existenta.

Pentru crearea manuala a unui formular se parcurg urmatorii pasi:

stabilirea surselor de date care pot fi unul sau mai multe tabele/interogari;

stabilirea tipului de formular dorit, in functie de forma de afisare;

alegerea obiectelor de control necesare si configurarea lor conform cu necesitatile de afisare si editare in cadrul formularului;

configurarea zonelor de antet si de subsol atat la nivelul intregului raport cat si la nivelul fiecarei pagini;

crearea unui subformular daca este necesar;

adaugarea subformularului si crearea legaturilor cu formularul de origine.

Pentru exemplificare vom construi un formular care sa permita consultarea tabelei Angajati si actualizarea continutului acesteia – adaugare, modificare si stergere inregistrari. Selectam optiunea Design View si alegem tabela Angajati ca sursa de date pentru formular.

Dupa apasarea butonului OK, noul formular va fi deschis in Design View si alaturi de acesta se va afisa si o fereastra ce contine campurile tabelei Angajati. Selectam toate campurile acesteia dupa care tragem cu mouse-ul aceste campuri in cadrul formularului.

Daca nu dorim ca formularul sa afiseze toate campurile tabelei atunci putem selecta doar campurile dorite din lista care ne este pusa la dispozitie.

Comutam in modul Form View iar formularul ce va fi afisat ar trebui sa fie asemanator cu cel prezentat in figura urmatoare.

Formularul va afisa valorile ce se afla in campurile tabelei pentru inregistrarea curenta. Numarul acesteia ne este indicat in partea inferioara a ferestrei, alaturi de butoanele ce pot fi folosite pentru trecerea la o noua inregistrare. Butonul aflat in extrema dreapta poate fi utilizat pentru adaugarea unei noi inregistrari.

Valorile afisate in cadrul formularului pot fi modificate de catre utilizator iar aceste schimbari se vor salva automat in baza de date.

Zona din partea stanga a formularului este folosita pentru selectarea inregistrarii curente. Apasarea tastei Del va avea ca efect stergerea respectivei inregistrari. Tot pentru stergerea inregistrarii curente se mai pot folosi optiunile Delete si Delete Record ale meniului Edit.

Utilizatorul poate reveni in Design View pentru a schimba proprietatile formularului si ale obiectelor afisate in cadrul acestuia. Text Box-urile pot fi redimensionate si repozitionate, textul ce apare in bara ferestrei poate fi schimbat, etc. Dupa efectuarea tuturor modificarilor si validarea rezultatelor folosind modul de vizualizare Form View, formularul ar trebui salvat astfel incat sa fie posibila utilizarea lui ulterioara.

Crearea formularelor utilizand Form Wizard este mai facila modalitate pentru crearea unui formular simplu sau a unui formular care contine subformulare. Pe baza campurilor selectate din unul sau mai multe tabele sau interogari, Form Wizard genereaza modelul de baza al formularului incluzand si subformularul, precum si obiectele de control necesare afisarii si editarii datelor.

La realizarea unui formular in acest mod, sunt foarte importante relatiile existente intre tabelele/interogarile sursa ale acestuia, mai ales daca intre ele nu a fost declarata o relatie pana in acest moment. Daca exista deja declarata o relatie, Form Wizard solicita direct configurarea subformularului.

Crearea unui formular se incheie cu operatia de formatare care consta din alegerea modului de afisare, a fundalului, a numelui.

Pentru exemplificare vom construi un formular care sa permita consultarea tabelei PuncteLucru si actualizarea continutului acesteia – adaugare, modificare si stergere inregistrari. Selectam optiunea Form Wiyard si alegem tabela PuncteLucru ca sursa de date pentru formular.

Urmeaza sa parcurgem o succesiune de pasi, la fiecare dintre acestia vom fi invitati sa specificam o serie de informatii iar pe baza acestora Microsoft Access va genera in mod automat formularul dorit. Trecerea la pasul urmator se realizeaza cu ajutorul butonului Next, revenirea la cel anterior se face prin folosirea butonului Back. Utilizand butonul Finish, utilizatorul poate opta pentru finalizarea procesului de creare automata a formularului chiar daca nu au fost parcursi totii pasii respectivi. Apasarea butonului Cancel atrage dupa sine inchiderea ferestrei fara generarea formularului.

La primul pas suntem invitati sa indicam campurile tabelei PuncteLucru pe care dorim sa le includem in formular. Campurile alese vor fi mutate in partea dreapta. Folosind butoanele <, <<, >, >> putem selecta/deselecta campul curent sau toate campurile afisate.

Urmeaza sa specificam modul de dispunere a campurilor selectate in cadrul formularului. Putem alege una dintre optiunile urmatoare:

Columnar – fiecare camp apare pe o linie separata avand in partea stanga numele acestuia iar formularul va afisa la un moment dat doar valorile aferente inregistrarii curente;

• • • • Tabular – numele campurilor apare o singura data in capatul de sus al formularului iar valorile asociate pentru fiecare inregistrare sunt afisate pe linii;

Datasheet – datele sunt afisate sub forma unei foi de calcul tabelar iar utilizatorul va vizualiza mai multe inregistrari in acelasi timp;

Justified – valorile corespunzatoare inregistrarii curente sunt afisate unele dupa altele pe linii succesive.

In continuare vom opta pentru unul din stilurile de afisare care ne sunt puse la dispozitie.

La ultimul pas vom alege un nume pentru formularul nou creat sau il vom accepta pe cel propus in mod implicit. Apasarea butonului Finish atrage dupa sine crearea, salvarea si afisarea in modul Form View a formularului respectiv.

Utilizatorul poate reveni in Design View pentru a schimba proprietatile formularului si ale obiectelor continute de catre acesta.

Crearea formularelor utilizand AutoForm este cea mai simpla modalitate pentru crearea unui formular bazat pe o singura tabela sau pe o singura interogare. Astfel, dupa specificarea sursei de date, formularul este creat in mod direct, fara a mai fi necesar sa se furnizeze sistemului alte informatii, sa se selecteze alte optiuni sau sa se apese alte butoane.

Astfel, daca optam pentru varianta AutoForm: Tabular si alegem ca sursa de date interogarea AngajatiCuPeste2Copii, formularul pe care il vom obtine va fi asemanator cu cel prezentat in figura urmatoare.

In partea inferioara a ferestrei avem zona de navigare care ne da informatii despre numarul inregistrarii curente si despre numarul total de inregistrari ce sunt continute de catre formular. Putem folosi butoanele din aceasta zona pentru a ne deplasa pe o noua inregistrare. Inregistrarea curenta este marcata cu un semn special in zona din stanga (semnul). Pe ultima linie se gaseste o inregistrare vida care poate fi folosita pentru adaugarea de noi valori. Aceasta inregistrare este marcata in partea stanga prin semnul .

Utilizatorul poate comuta in modul Design View pentru a schimba proprietatile formularului si ale obiectelor afisate in cadrul acestuia. Salvarea formularului face posibila utilizarea ulterioara a acestuia.

Crearea formularelor utilizand Chart Wizard ne ajuta sa realizam un formular in care datele sunt afisate sub forma unui grafic.

Graficul numai afiseaza valorile campurilor tabelei sau interogarii in forma dorita de noi, modificarea acestora nefiind posibila. Pentru obtinerea graficului, utilizatorul va trebui sa parcurga integral sau partial pasii wizard-ului.

Astfel, in figura de mai sus se prezinta formularul obtinut daca utilizam Chart Wizard pentru a realiza reprezentarea grafica a campului NumarCopii din tabela Angajati.

2. Rapoarte in Microsoft Access

Produsul final al aplicatiilor de baze de date este un raport. In Microsoft Access, raportul este un tip de formular continuu, destinat in mod special tiparirii.

Programul Microsoft Access combina datele din tabele, interogari si chiar formulare si genereaza un raport pe care-l tipareste. Exista sase tipuri de baza:

rapoartele cu o singura coloana afiseaza toate campurile unei inregistrari dintr-o tabela; este utilizat mai rar deoarece consuma multa hartie;

rapoartele dispuse pe randuri furnizeaza cate o coloana pentru fiecare camp al unei tabele sau interogari si tiparesc valoarea fiecarui camp al inregistrarii pe randuri plasate sub capul de coloana. Daca exista mai multe coloane si nu incap pe o pagina, se tiparesc mai multe pagini suplimentare, in ordine pana la epuizarea numarului de coloane; apoi, se tipareste urmatorul grup de inregistrari;

rapoartele multicoloana se obtin din rapoartele cu o singura coloana, prin divizarea paginii in mai multe coloane asemanator tiparirii ziarelor; formatul tabelelor multicoloana asigura un consum mai mic de hartie;

rapoartele cu grupare/totalizare sunt similare rapoartelor create de alte aplicatii de gestiune a bazelor de date. Ele insumeaza datele pe grupuri de inregistrari si adauga apoi totaluri generale la sfarsitul raportului.

etichetele pentru corespondenta constituie un tip deosebit de raport multicoloana, proiectat pentru a tipari in mod grupat nume si adrese sau alte informatii provenite din mai multe campuri. Fiecare grup de campuri constituie o celula intr-o retea;

rapoartele neasociate contin subrapoarte care au la baza surse de date nelegate, cum ar fi tabele sau interogari.

Primele patru tipuri de rapoarte utilizeaza ca sursa de date o tabela sau o interogare, la fel ca formularele. Ele se numesc rapoarte asociate sursei de date. Raportul principal al unui raport neasociat nu este legat la o tabela sau interogare. Insa subrapoartele continute intr-un raport neasociat trebuie sa fie asociate unei surse de date.

Spre deosebire de raport, formularul permite:

accesul la o inregistrare;

adaugarea de inregistrari la sfarsitul tabelei;

cautarea directa a inregistrarilor;

editarea datelor.

Formularul se bazeaza pe un set dinamic de date.

Raportul parcurge secvential inregistrarile pentru tiparirea datelor cu o frecventa mare, permitand:

totaluri, subtotaluri si rezumate;

gruparea datelor pe un numar de pana la 10 niveluri diferite si subrapoarte imbricate pe maxim trei niveluri;

folosirea unui instantaneu al datelor;

proiectarea unui raport care sa foloseasca rezultatele unei interogari si nu datele dintr-o tabela.

Raportul nu permite editarea si modificarea datelor. Rapoartele pot fi stocate pe disc pentru a fi tiparite ulterior.

Orice raport este structurat pe urmatoarele sectiuni:

Report Header zona rezervata inceputului de raport Page Header zona rezervata inceputului de pagina Detail zona rezervata pentru descrierea randului de detaliu din cadrul raportului Page Footer zona rezervata pentru sfarsitul de pagina Report Footer zona rezervata sfarsitului de raport.

Raportul constituie cea mai buna modalitate de a tipari o copie a informatiilor extrase dintr-o baza de date. Rapoartele au doua avantaje principale fata de alte metode de tiparire a datelor:

pot compara, rezuma si subtotaliza seturi complexe de date;

pot fi create sa realizeze chitante atractive, comenzi de cumparare, etichete pentru corespondenta, materiale de prezentare etc., pentru o conducere eficienta a afacerilor.

Rapoartele sunt proiectate sa grupeze datele, sa prezinte fiecare grup separat si sa faca calcule:

se pot defini pana la 10 criterii de grupare pentru a separa nivelurile detaliilor;

se pot defini anteturi si subsoluri separate pentru fiecare grup;

se pot realiza calcule complexe nu numai in cadrul grupului sau al unui set de inregistrari ci si pentru mai multe grupuri;

suplimentar fata de anteturile si subsolurile paginilor, se poate defini un antet si un subsol pentru tot raportul;

se pot incapsula imagini sau grafice in orice sectiune a unui raport;

se pot incapsula subrapoarte sau subformulare in cadrul sectiunilor raportului.

Crearea rapoartelor

Modul de generare a unui raport prin folosirea programelor Wizard este asemanator cu cel prin care se genereaza formularele; la exprimarea optiunii de creare a unui nou raport, sunt puse la dispozitie mai multe instrumente.

Optiunile AutoReport realizeaza un raport intr-un singur pas, celelalte optiuni necesitand mai multi pasi pentru a definitiva un raport. Limitarile sunt datorate, in primul rand, de posibilitatea selectarii datelor dintr-o singura sursa.

Optiunea Design View permite construirea manuala a unui raport. Prin selectarea acestei optiuni se va deschide o pagina libera si instrumentele de lucru. In principiu, metoda de creare a unui nou raport in acest fel este asemanatoare cu cea de creare a formularelor, trecand prin aceleasi etape si folosind aceleasi obiecte de control.

Spre deosebire de formulare, rapoartele au mai multe posibilitati de sortare, grupare si calculare a datelor. In acest scop, Microsoft Access pune la dispozitia utilizatorilor seturi de optiuni pentru formate si calcule diverse.

Pentru exemplificare vom realiza un raport care sa contina toate campurile tabelei Angajati. Pentru inceput va trebui sa selectam optiunea Design View si sa alegem tabela Angajati ca sursa a datelor.

Din fereastra care contine lista campurilor tabelei vom selecta intregul continut dupa care vom trage aceste elemente in cadrul raportului folosind mouse-ul.

Pentru a realiza ordonarea, gruparea sau insumarea datelor va trebui sa folosim optiunea care se gaseste in meniul View si care apare si in cadrul meniului contextual declansat de apasarea butonului drept al mouse-ului. In fereastra ce apare ca urmare a accesarii optiunii respective vom putea specifica ordinea de sortare a informatiilor afisate in raport si eventualele criterii de grupare. Astfel, daca vom dori ca gruparea datelor sa se faca dupa campul Nume, iar ordonarea acestora in cadrul grupurilor sa se realizeze in ordinea alfabetica a prenumelui.

Pentru ca grupurile sa devina vizibile este necesar sa adaugam campul nume in cadrul sectiunii Nume Header.

Pentru a vedea raportul astfel creat va trebui sa comutam in modul Print Preview (butonul din bara de instrumente sau din meniul contextual).

Crearea rapoartelor utilizand Report Wizard este o alternativa la crearea manuala a raportului. Aceasta optiune care ne va pune la dispozitie o serie de pasi la finalul carora raportul va fi generat in mod automat. Trecerea la pasul urmator se realizeaza cu ajutorul butonului Next, revenirea la cel anterior se face prin folosirea butonului Back. Utilizand butonul Finish, utilizatorul poate opta pentru finalizarea procesului de creare automata a raportului chiar daca nu au fost parcursi totii pasii respectivi. Apasarea butonului Cancel atrage dupa sine inchiderea ferestrei fara generarea raportului.

Ne propunem sa utilizam facilitatea Report Wizard pentru a realiza un raport care sa contina, pentru fiecare punct de lucru, lista angajatilor care isi desfasoara activitatea la respectiva locatie. Raportul va contine doar trei campuri si anume Nume si Prenume din tabela Angajati, respectiv Denumire din tabela PuncteLucru.

La primul pas va trebui sa indicam campurile care vor fi incluse in cadrul raportului. Putem alege orice tabel sau interogare din baza de date, iar campurile corespunzatoare vor fi afisate in lista aflata in partea stanga a ferestrei. Campurile alese vor fi mutate in partea dreapta. Folosind butoanele <, <<, >, >> putem selecta/deselecta campul curent sau toate campurile afisate. Pentru exemplu nostru vom alege cele trei campuri stabilite anterior, dupa care se apasa butonul Next..

La pasul urmator vom alege modalitatea standard de vizualizarea datelor in cadrul raportului.

Datorita faptului ca dorim sa obtinem lista angajatilor pentru fiecare punct de lucru, vom alege campul Denumire pe post de criteriu de grupare.

La pasul urmator vom indica criteriile de sortare ce vor fi aplicate datelor afisate in raport. In cadrul unui grup, angajatii vor fi ordonati alfabetic dupa nume si prenume.

Butonul Summary Options ne ajuta sa specificam ce valori dorim sa includem pe sumarul fiecarui grup si modul in care sa fie afisate aceste informatii.

Dupa apasarea butonului Next suntem invitati sa alegem modul de dispunere a campurilor in interiorul formularului. Tot aici putem modifica orientarea paginii daca continutul raportului impune acest lucru.

Microsoft Access ne pune la dispozitie mai multe stiluri de formatare a elementelor raportului din care il vom alege pe cel care se potriveste cel mai bine cu continutul acestuia.

Ultimul pas implica alegerea unui nume pentru raportul ce va fi creat in mod automat si care va fi folosit pentru salvarea acestuia. Putem accepta varianta propusa sau putem opta pentru o alta denumire. Dupa apasarea butonului Finish raportul va fi afisat pe ecran in modul Print Preview.

Utilizatorul poate reveni in modul Design View daca doreste sa modifice aspectul raportului sau proprietatile obiectelor continute.

Crearea rapoartelor utilizand AutoReport atrage dupa sine crearea imediata a raportului, fara a mai fi necesara parcurgerea altor pasi suplimentari.

Astfel, daca se alege varianta AutoReport: Columnar si optam pentru tabela Angajati ca sursa de date, atunci vom obtine un raport de forma celui din figura de mai sus.

Varianta AutoReport: Tabular va conduce catre obtinerea raportului prezentat in figura urmatoare.

Utilizatorul poate reveni in modul Design View daca doreste sa modifice aspectul raportului sau continutul acestuia.

Crearea rapoartelor utilizand Chart Wizard ne da posibilitatea obtinerii unui raport care sa contina un grafic realizat pe baza datelor continute in tabela selectata. Pentru obtinerea graficului, utilizatorul va trebui sa parcurga integral sau partial pasii wizard-ului.

In figura urmatoare se prezinta raportul obtinut daca utilizam Chart Wizard pentru a realiza reprezentarea grafica a campului NumarCopii din tabela Angajati.

Proprietatile raportului si ale obiectelor continute vor putea fi ulterior modificate prin comutarea in modul Design View.

Crearea rapoartelor utilizand Label Wizard este o alta modalitate de realizarea a rapoartelor. Inregistrarile din tabelele si interogarile bazei de date pot fi folosite pentru obtinerea de etichete. Acest lucru este posibil cu ajutorul optiunii Label Wizard prin parcurgerea pasilor propusi.

Microsoft Access permite manipularea rapoartelor prin program, insa nu si crearea acestora. De exemplu, pot fi modificate proprietatile obiectelor de control din cadrul unui raport astfel incat sa fie actualizat in mod dinamic. De asemenea, rapoartele pot fi enumerate in cadrul unor formulare, pot fi deschise, respectiv inchise prin intermediul programului.

Microsoft Access are cateva facilitati notabile in ceea ce priveste lucrul cu formularele si rapoartele:

se pot crea formulare si rapoarte pentru bazele de date SQL Server prin intermediul Microsoft Access Project, folosind aceleasi instrumente ca si pentru bazele de date Microsoft Access;

se pot defini formatari conditionale pentru elemente de formatare asociate unui grup de obiecte de control: marimea si culoarea fontului, culoarea fundalului si alte informatii vizuale (meniul Format);

se pot defini tot din meniul Format grupari ale obiectelor de control inrudite, in cadrul unui formular sau raport;

posibilitatea distribuirii rapoartelor si catre utilizatorii care nu au instalat Microsoft Access, prin utilizarea formatului instantaneu (snapshot). Acest format permite fie transmiterea prin e-mail a unui raport, fie chiar includerea lui intr-o pagina Web.

Intrebari pe marginea lucrarii

1. Realizati o baza de date pe care salvati-o in My Documents cu numele vostru. Creati un tabel si completati tabelul aparut cu urmatoarele date:

Puneti o cheie primara, apoi salvati tabelul cu numele tabel_elevi.

2. In acelasi mod creati un tabel asemanator cu numele tabel_teza cu urmatoarele campuri :

Realizati o relatie si un raport intre cele doua tabele.