Primii pasi Access

Primii pasi Access

2.1. Obiective

Intrebarile la care veti gasi raspuns parcurgand acest capitol sunt urmatoarele:
1. Cate tipuri de baze de date pot fi intalnite si ce tip de baza de date poate fi creata utilizand MS Access-ul;
2. Care sunt avantajele utilizarii bazelor de date in format electronic;
3. Cum se deschide aplicatia  MS Access;

4. Cum se inchide o baza de date si cum se inchide aplicatia MS Access.

2.2. De ce sa folosim bazele de date?

O baza de date reprezinta o colectie de date, informatii care urmaresc un anumit subiect. De exemplu: evidenta studentilor intr-o facultate, orar, evidenta cartilor intr-o biblioteca, evidenta salariatilor intr-o institutie, etc.

De ce ar trebui sa invatam cum se realizeaza o baza de date? Avem nevoie? In viata de zi cu zi folosim tot timpul bazele de date, fara a realiza ca facem acest lucru, ori de cate ori utilizam cartea de telefon, orarul trenurilor, Address book-ul, etc.
Daca multe dintre informatiile de care avem nevoie se afla deja in baze de date de ce ar trebui sa utilizam formatul electronic al acestora? Cateva dintre avantajele utilizarii unei baze de date in format electronic sunt: viteza de acces la informatii, sunt usor de utilizat, adaptabilitatea. Folosind MS Access-ul pentru relizarea de baze de date informatiile pot fi stocate si vizualizate, mai apoi, in multe moduri, pot fi sortate si/sau filtrate dupa anumite criterii in functie de nevoile dumneavoastra.

Un exemplu simplu: Considerand ca sunteti un director intr-o institutie si un client vine si solicita o reducere la un anumit produs spunand ca este un client vechi si fidel al firmei ce ar trebui sa faceti in mod normal? Va chemati secretara si o rugati sa vada in evidentele contabile daca ceea ce spune clientul este adevarat. Cat ar putea sa dureze aceasta operatie? Suficient de mult astfel incat dumneavoastra sa va pierdeti rabdarea iar clientul interesul. Ce ar trebui sa faceti atunci? Sa ii acordati clientului reducerea pentru a va asigura ca nu il pierdeti (GLUMESC!) si mai apoi sa creati o baza de date care sa contina numele, adresele si numarul de telefon al clientilor, datele la care au apelat la serviciile dumneavoastra, care au fost serviciile oferite, care au fost sumele incasate si care au fost reducerile acordate. Avand o astfel de baza de date in orice moment puteti face o sortare dupa numele clientului, de exemplu, si in functie de sumele incasate de la acesta, sau de alte criterii, puteti oferi o reducere pentru un anumit produs.

2.3. Tipuri de baze de date

Flat Database (Baza de data simpla). Bazele de date simple sunt de fapt un tabel foarte mare, care contine multe campuri si inregistrari. Sunt usor de realizat dar sunt greu de utilizat deoarece ori de cate ori doriti sa sortati un anumit tip de date treceti prin toata baza de date. Bazele de date simple sunt practic ca si un tabel din Excel (sau un tabel din Word), dar ganditi-va la un tabel, nu la o foaie de calcul din Excel. Bazele de date simple se recomanda atunci cand contin date despre un subiect simplu (de exemplu: nume si numere de telefon pentru o agenda telefonica). Avantajele bazelor de date simple ar fi ca: oricine poate crea o astfel de baza de date, pot fi administrate in mod eficient date simple si nu foarte multe, pot fi create cu succes folosind MS Word-ul. Dezavantajele acestui tip de baze de date sunt ca nu sunt de nici un folos in cazul unui numar mare de inregistrari sau in cazul in care se doresc sortari si filtrari dupa anumite criterii.

Relational Database (Baze de date relationale). O baza de date relationala va permite sa organizati informatiile in functie de relatiile dintre informatii. De exemplu o baza de date (relationala) a unei institutii poate sa contina informatii despre: clienti (nume, numere de telefon, adrese), produse si servicii oferite (denumire produs, stoc, pret per bucata, pret per cantitate), vanzari (client, produs, cantitate, sume incasate), reduceri si facilitati oferite, etc. Aceste grupuri de informatii au relatii bazate pe politica si structura organizatiei: clientii achizitioneaza produse si servicii, produsele si serviciile au preturi la care se pot face reduceri stabilite prin politica firmei. In MS Access se pot creea baze de date relationale care pot fi folosite pentru a administra informatiile pe diferite nivele si in diferite scopuri.

2.4. Primul pas: deschiderea aplicatiei

La fel ca si in cazul altor aplicatii exista mai multe moduri pentru a deschide aplicatia MS Access.

Dar cel mai simplu mod pentru a face acest lucru este sa derulati meniul de START (click stanga cu mouse-ul pe butonul START), selectati submeniul Programs apoi faceti click pe comanda Microsoft Access care va deschide aplicatia [vezi figura 1]. In fereastra de dialog deshisa puteti selecta una dintre cele trei optiuni afisate in functie de ceea ce doriti sa faceti.

1. Blank Access database (Baza de date noua) - selectand aceasta optiune si apasand butonul OK veti putea creea o baza de date noua dar numai dupa ce veti specifica in fereastra de dialog File New Database directorul si numele sub care doriti sa fie salvata baza de date nou creata [vezi figura 2];

2. Access database wizards, pages, and projects (Baze de date predefinite) - selectand aceasta optiune si apasand butonul OK se va deschide o fereastra de dialog din care veti putea alege un format predefinit pentru baza dumneavoastra de date selectand diverse optiuni [vezi figura 3];

3. Open an existing database (Baza de date existenta) - selectand aceasta optiune aveti posibilitatea sa deschideti o baza de date creata anterior. Daca baza de date pe care doriti sa o deschideti a fost creata sau utilizata recent atunci va fi listata in fereastra principala (imediat sub optiunea: Open an existing database). Selectati baza de date pe care doriti sa o deschideti si apasati butonul OK, sau faceti dublu click pe numele acesteia pentru a o deschide. Daca baza de date pe care o cautati nu este listata in fereastra principala atunci selectati optiunea More files..., din aceeasi lista, si apasati butonul OK sau faceti dublu click pe optiunea More files... pentru a deschide fereastra de dialog Open. In fereastra de dialog Open puteti selecta partitia, directorul (in campul Look in) si apoi baza de date pe care doriti sa o deschideti. Dupa ce ati selectat baza de date dorita apasati butonul Open [vezi figura 4].

2.5. Elementele ferestrei

Fereastra principala din MS Access are cateva elemente comune (Bara de nume, Bara de meniuri) cu ferestrele de lucru intalnite la alte aplicatii (MS Excel, MS Word) dar are o structura diferita si sunt o serie de elemente noi [vezi figura 1].
Astfel in partea stanga a ferestrei principale se gaseste bara pe care sunt grupate obiectele bazei de date: Tables (Tabele), Forms (Formulare), Queries (Interogari), Reports (Rapoarte), Pages (Pagini Web), etc. Pentru a creea sau a deschide, de exemplu, un tabel selectati comanda Tables iar in partea dreapta a ferestrei sunt listate toate obiectele care au fost create si apartin grupei selectate si se regasesc pictogramele cu ajutorul carora pot fi create obiecte noi.

2.5.1. Modificarea modului de afisare a pictogramelor

Folosind comenzi din meniul View [vezi figura 1] sau butoanele corespunzatoare de pe bara de instrumente [vezi figura 2] a ferestrei principale poate fi modificat modul de afisare al pictogramelor .

 Large Icons - pictograme mari;
 Small Icons - pictograme mici;
 List - obiectele bazei de date apar listate in ordine alfabetica;
 Details - obiectele bazei de date sunt insiruite in ordine alfabetica si prezinta o serie de detalii cum ar fi: nume, descriere, data la care au fost modificate, data la care au fost create, etc

2.5.2. Particularizarea barei de butoane

La fel ca si in cazul altor aplicatii din suita Office bara standard de instrumente poate fi particularizata adaugand butoane noi. Asa cum ati invatat deja butoanele de pe bara standard de instrumente reprezinta, de fapt, shortcut-uri (scurtaturi) pentru comenzile care pot fi accesate deruland meniurile. Pentru a adauga butoane noi pe bara standard derulati meniul View>Toolbars si selectati comanda Customize... [vezi figura 1].

In fereastra de dialog deschisa dupa selectarea comenzii Customize... deschideti fila Commands. In fila Commands selectati categoria din care face parte comanda, al carui shortcut doriti sa il aduceti pe bara de instrumente, din partea stanga a ferestrei iar apoi in campul Commands cautati butonul dorit folosind bara de defilare verticala . Pentru a adauga un buton pe bara de instrumente selectati-l facand click pe el apoi tinand apasat butonul stanga al mouse-ului trageti-l pana pe bara de instrumente (cursorul mouse-ului dumneavostra isi va schimba forma, cat timp veti trage butonul pe bara de instrumente, si va arata astfel  ).
Cand cursorul mouse-ului se afla deasupra locului in care doriti sa apara butonul selectat eliberati butonul mouse-ului. Repetati operatie ori de cate ori doriti sa adaugati un buton nou.
Puteti deschide fereastra de dialog Customize... si daca duceti pointer-ul mouse-ului deasupra barei de instrumente si apasati butonul dreapta al cestuia. Din meniul derulat selectati comanda Customize... .

2.6. Inchiderea aplicatiei

Pentru a inchide baza de date fara a inchide insa si aplicatia puteti opta pentru una din urmatoarele metode:
1. Selectati comanda Close din meniul File;
2. Derulati meniul Control al bazei de date si selectati din meniul derulat comanda Close [vezi figura 1];
3. Faceti dublu click pe meniul Control al bazei de date;
4. Faceti click pe butonul Close al bazei de date, aflat in partea dreapta sus;
5. Apasati simultan tastele Ctrl+F4.

Pentru a inchide aplicatia aveti de asemenea mai multe variante:
1. Selectati comanda Exit din meniul File;
2. Derulati meniul Control al aplicatiei si selectati comanda Close [vezi figura 2];
3. Faceti dublu click pe meniul Control al aplicatiei;
4. Faceti click pe butonul Close al aplicatiei, aflat in partea dreapta sus pe bara de nume;
5. Apasati simultan tastele Alt+F4.

Exercitii si Intrebari

1. Cate tipuri de baze de date pot fi intalnite?
2. Ce tip de baza de date poate fi creata utilizand MS Access-ul?
3. Care sunt avantajele utilizarii bazelor de date in format electronic?
4. Cum se deschide aplicatia  MS Access?
5. Cum se inchide o baza de date si cum se inchide aplicatia MS Access?