Reports (Rapoarte)

Reports (Rapoarte)

7.1. Obiective

La sfarsitul acestui capitol trebuie sa stiti:
- care sunt modalitatile de creeare ale unui raport;
- care este cel mai eficient mod de creare a unui raport;
- care sunt pasii ce trebuie ur 646c22g mati pentru a crea un raport;
- cum poate fi modificat un raport;
- cum poate fi tiparit un raport.

7.2. Generalitati

In prima parte a cursului am spus ca inainte de a incepe lucrul la o baza de date noua este bine sa definiti care este scopul crearii acesteia, care sunt rezultatele pe care doriti sa le obtineti.
Lucrand cu o baza de date creata in Access rezultatele por fi afisate pe monitor sau in forma imprimata.
Pentru a avea informatiile in forma tiparita puteti sa imprimati Form-urile dar in acest scop au fost create Reports-urile.
Folosirea Reports-urilor este cea mai buna metoda pentru a avea informatiile in format tiparit, in special atunci cand adunarea datelor este necesara
Rapoartele pot avea diferite scopuri: de la sumarea valorii vanzarilor pentru o anumita firma, la listarea stocurilor, crearea de etichete pentru plicuri, etc.
Primul lucru pe care trebuie sa il stabiliti in crearea Report-urilor este scopul pentru care este creat. Care sunt informatiile pe care le doriti in format tiparit? In functie de raspunsul la aceasta intrebare veti stii ce campuri sa adaugati Report-ului dumneavoastra.
Cel mai usoara modalitate de a creea un Reports-uri presupune lucrul cu Wizard-ul.

7.3. Crearea unui Reports cu ajutorul Wizard-ului

Deschideti baza de date (in care aveti cel putin un tabel) si in fereastra principala executati un click pe obiectul Reports pentru a afisa cele doua posibilitati de creare ale Reports-urilor dar si Reports-urile create cu alta ocazie (daca au fost create) [vezi figura 1].

Ca si in cazul Queries-urilor sau a Form-urilor exista doua modalitati de creare a Reports-urilor
- Create report by using Wizard
- Create report in Design view.
E tapele ce trebuiesc urmate pentru a creea Reports-uri uilizatand Wizard-ul.
1. Pentru a folosi Wizard-ul in crearea Reports-urile executati un dublu click pe comanda Create reprt by using Wizard pentru a afisa fereastra Report Wizard [vezi figura 2].

(Deschideti baza de date angajati. Activati obiectul Report si executati dublu click pe comanda Create reprt by using Wizard).
2. La fel ca si in cazul crearii Form-urilor cu ajutorul Wizard-ului primul pas ce trebuie facut in crearea unui Report consta in selectarea Tables-ului sau Queries-ului pe baza caruia se creaza Report-ul. In campul Tables/Queries puteti selecta, (din lista derulata la apasarea sagetii din dreapta campului) prin executarea unui simplu click, tabelul sau interogarea pe care doriti sa-l utilizati in crearea Report-ului [vezi figura 3]. (Derulati lista de la campul Tables/Queries si selectati Query-ul : Aprilie).

3. Urmatorul pas: selectarea campurilor care doriti sa alcatuiasca Report-ul. Pentru a adauga un camp la Report executati dublu click pe numele acestuia sau selectati-l executand un simplu click iar apoi apasati butonul . Daca doriti ca toate campurile Tables-ului sau Query-ului selectat sa faca parte din Report apasati butonul .
Pentru a sterge un camp din Report executati dublu click pe numele acestuia sau selectati-l, executand un simplu click, apoi apasati butonul . (Adaugati Repor-ului dumneavoastra campurile Nume, Prenume, Adresa, Oras)
Dupa adaugarea tuturor campurilor care doriti sa apara in Report apasati butonul Next.
4. Intrebarea la care trebuie sa raspundeti in fereastra nou afisata este daca doriti ca datele sa fie grupate dupa unul din campuri. Pentru a selecta campul dupa care doriti sa faceti gruparea (in cazul in care doriti sa faceti acest lucru) executati un dublu click pe numele campului. Campul selectat va aparea in partea de sus a raportului pentru a reda modul in care aplicatia va grupa campurile (puteti vedea in partea dreapta a ferestrei) [vezi figura 4]. (In cazul nostru veti grupa datele dupa oras executati un dublu click pe campul oras)

5. Apasati butonul Next. In fereastra afisata sunteti intrebati daca doriti sau nu ca inregistrarile sa fie sortate. Derulati lista campurilor si executand un simplu click selectati campul dupa care doriti sa se faca ordonarea [vezi figura 5]. In mod implicit sortarea se face ascendent daca doriti sa ordonati date descendent apasati butonul sort din dreapta campului.

. Apasati butonul Next. In fereastra noua puteti selecta orientarea paginii in campul Orientation (partea dreapta a ferestrei) prin bifarea uneia dintre cele doua optiuni:
- Portret
- Landscape (Vedere)
precum si modul de afisare a datelor in campul Layout. Daca in fereastra a treia a Wizard-ului ati optat pentru afisarea datelor grupat dupa un anumit camp aveti de selectat la modul de afisare dintre urmatoarele optiuni:
- Stepped;
- Block;
- Outline 1;
- Outline 2;
- Align left 1;
- Align left 2.
Daca nu ati optat pentru gruparea datelor dupa un anumit camp/campuri puteti selecta modul de afisare al datelor dintre urmatoarele posibilitati:
- Columnar;
- Tabular;
- Justified. In partea stanga a ferestrei, in campul Preview, puteti analiza cum va arata Report-ul creat de dumneavoastra.
Bifati optiunea "Adjust the field width so all fields fit on a page" daca doriti ca aplicatia sa ajusteze dimensiunea campurilor astfel incat toate campurile unei inregistrari sa incapa pe o pagina [vezi figura 1]. (Selectati la orientarea paginii Landscape iar la modul de afisare Stepped. Bifati optiunea "Adjust the field width so all fields fit on a page")

7. Apasati butonul Next. Ca si in cazul Forms-urilor si acum aveti posibilitatea de a selecta Stilul pe care doriti sa-l aplicati raportului. Executati cate un click pe fiecare stil in parte pentru a vedea cum arata acesta in partea stanga a ferestrei. Executati un click pe numele stilului care va place, pentru a-l selecta, si apasati butonul Next [vezi figura 2].

8. Ultima fereastra atasata va ofera posibilitatea de a denumi Report-ul creat. Introduceti numele dorit in campul What title do you want for your report? si apasati butonul Finish [vezi figura 3]. (Introduceti denumirea Etichete si apasati butonul Finish)

9. In mod automat aplicatia MS Access va genera Report-ul creat si-l va afisa in Print Preview (modul de examinare inaintea imprimarii) [vezi figura 4].

De retinut

Pasii ce trebuie urmati in crearea unui Report cu ajutorul Wizard-ului sunt:
1. Dublu click pe comanda Create report by using wizard in fereastra mentionata a bazei de date, dupa ce obiectul Report a fost activat;
2. Selectati Tables-ul/Query-ul pentru care doriti sa creati Report-ul apoi selectati campurile care doriti sa se regaseasca in Report. Apasati butonul Next.
3. Selectati campul dupa care doriti sa se faca gruparea datelor (daca doriti sa faceti acest lucru, este optional). Apasati butonul Next.
4. Stabiliti campurile dupa care sa se faca sortarea si ordinea de sortare. Apasati butonul Next.
5. Alegeti orientarea paginii si modul de afisare a datelor. Apasati butonul Next.
6. Selectati stilul Report-ului. Apasati butonul Next.
7. Dati un nume Report-ului. Apasati butonul Finish.

7.4. Imprimarea

Asa cum am mai spus scopul pentru care Report-urile sunt create este pastrarea (afisarea) informatiilor in format tiparit..
Inainte insa de a imprima un Report puteti modifica marginile, orientarea in pagina sau dimensiunea paginii indiferent daca Report-ul este deschis in Print Preview sau Design View.
Pentru a modifica marginile, orientarea sau dimensiunea paginii selectati comanda din meniul File [vezi figura 1]. In fereastra deschisa dupa selectarea comenzii Page setup.. puteti stabilii marginile paginii deschizand fila Margins [vezi figura 2]. Introduceti valorile dorite pentru marginile paginii in campurile: Top (marginea de sus), Bottom (marginea de jos), Left (marginea din stanga) sau Right (marginea din dreapta). Dupa stabilirea marginilor apasati butonul OK pentru a salva modificarile. Daca doriti sa inchideti fereastra fara a salva odificarile facute apasati butonul Cancel.
In fila Page a ferestrei Page Setup puteti stabili orinetarea paginii (Portret, Landscape) si dimensiunea (Size) [vezi figura 3]. Pentru a modifica dimensiunea paginii derulati lista de la campul Size pentru a selecta dimensiunea dorita [vezi figura 4].
In fila Columns aveti posibilitatea de a stabili numarul de coloane (Number of Columns), distanta dintre randuri (Row Spacing), latimea si inaltimea (Width, Height) [vezi figura 5]. Apasati butonul OK pentru a salva modificarile aduse Report-ului. Pentru al imprima apasati butonul Print de pe bara de instrumente sau selectati aceeasi comanda din meniul File [vezi figura 6].

7.5. Modificarea in Design View

Daca doriti sa inserati imagini sau sa modificati pozitia, dimensiunea randurilor si/sau coloanelor Report-ul trebuie deschis in Design View.
Fereastra Report deschisa in Design View se aseamana mult cu cea a Form-ului. Prin urmare pentru a modificati pozitia, dimensiunea randurilor si/sau coloanelor sau pentru a insera imagini procedati ca si in cazul Forms-urilor. Si aici se aplica aceeasi regula de baza: inainte de a modifica pozitia sau dimensiunea unui Label sau Text box acesta trebuie prima data selectat. Pentru a selecta mai multe obiecte apasati tasta Shift si tinand-o apasata executati cate un click pe fiecare obiect pe care doriti sa-l selectati.
Folositi fereastra Properties pentru a modifica parametrii obiectelor selectate.
Pentru a insera o imagine intr-un Report trebuie sa selectati comanda Picture din meniul Inset. Pentru a muta sau redimensiona imaginea inserata trebuie sa procedati asa cum ati invatat in sectiunea destinata inserarii unei imagini in formulare.
Folosind comenzile meniului Insert puteti insera [vezi figura 1]:
- Numar de pagina (Page numbers) ;
- Data si ora (Date and Time) fie in Antet fie in Subsolul paginii.

Aplicatie practica

1. Creati un Report pentru tabelul MRU folosind Wizard-ul.
2. Adaugati toate campurile tabelului MRU Report-ului creat.
3. Grupati campurile dupa departament.
4. Sortati ascendent dupa campul Nr_angajat.
5. Selectati la orientarea pagini Landscape (tip vedere) si la modul de afisare Stepped.
6. Selectati oricare dintre stilurile afisate apoi denumiti Report-ul creat MRU.
7 . Deschideti Report-ul creat in Design View.
8 . Inserati o imagine la alegere in Report.
10. Mutati imaginea inserata in Antetul Reportului-ului astfel incat sa nu se suprapuna cu textul.
11. Salvati si schimbati modul de vizualizare in Print Preview pentru a analiza rezultatul.
12. Imprimati Report-ul creat.

Exercitii si intrebari

Intrebari la care ar trebui sa cunoasteti raspunsul:
1. Care sunt avantajele lucrului cu Report-uri?
2. Care sunt modalitatile de creare ale acestora?
3. Care este cea mai usoara metoda de creare a unui Report?
4. Care sunt pasii care trebuie urmati in crearea unui Report cu ajutorul Wizard-ului?
5. Cum se insereaza imaginile, numerele de pagina sau data?
6. Cum se modifica un Report?
7. Care sunt pasi pentru a tipari un Report?