BAZE DE DATE IN EXCEL

BAZE DE DATE IN EXCEL

O baza de date reprezinta in programul Microsoft Excel o zona dintr-o foaie de calcul care este formata din linii si coloane in care sunt inregistrate anumite informatii. Liniile regiunii (exceptand prima linie) se 828g64i numesc articole sau inregistrari. Fiecare articol este format din 2, 3 sau mai multe campuri, acestea reprezentand chiar celulele unei linii. Prima linie a bazei de date se numeste linia de antet, aceasta fiind formata din mai multe celule care contin fiecare, numele cate unui camp.

Observatie:

Aplicatia Excel, gestioneaza si baze de date nestandard cum ar fi:

baze de date care nu contin linia de antet

baze de date in care articolele sunt situate in coloane consecutive (si nu in linii consecutive ).

CREAREA UNEI BAZE DE DATE

Pentru a crea o baza de date (o lista), se vor tasta diferite informatii in celulele foii de calcul, respectand insa urmatoarele conditii;

Daca se plaseaza doua baze de date pe o aceeasi foaie de calcul, acestea trebuie sa fi separate de cel putin o coloana vida;

Nu se va lasa nici o linie necompletata intre antet si prima inregistrare;

Articolele vor fi introduse in linii consecutive, fara linii vide intre acestea;

Numele campurilor din linia de antet pot fi formatate in functie de dorinta utilizatorului;

De regula nu se vor lasa campuri necompletate intr-un articol;

Intr-o coloana, celulele completate trebuie sa contina informatii de acelasi tip;

Pasul 1: se introduc pe o aceeasi linie numele campurilor ce vor apare in baza de date;

Pasul 2: se introduc datele din fiecare inregistrare, sub linia de antet.

ADAUGAREA INREGISTRARILOR

UTILIZAND FORMULARUL DE DATE

Pasul 1: se selecteaza o celula din baza de date;

Pasul 2: se alege comanda Form din meniul Data;

Pasul 3: se executa clic asupra butonului New;

Pasul 4: editati datele dorite in fiecare zona a ferestrei deschise

pe ecran;

Pasul 5: se vor repeta pasii 3 si 4 pentru fiecare inregistrare care se introduce;

Pasul 6: se executa clic pe butonul Close, la sfarsitul introducerii inregistrarilor dorite.

Butoanele de comanda ale ferestrei de tip formular sunt:

New - introducerea in baza de date a unui nou articol;

Delete - stergerea definitiva din baza de date a articolului afisat;

Restore - anularea modificarilor efectuate in campurile articolului curent;

Find Prev - afisarea articolului precedent al bazei de date;

Find Next - afisarea articolului urmator al bazei de date;

Criteria - afisarea unei ferestre de dialog specializata in cautarea
articolelor care indeplinesc anumite conditii;

Close - inchiderea ferestrei de tip formular.

Observatie : Daca se doreste stergerea datelor introduse in formular la un moment dat, se va apasa butonul Restore.

CAUTAREA INREGISTRARILOR

Daca se doreste cautarea inregistrarilor ce indeplinesc o anumita conditie, se va utiliza aceeasi fereastra tip formular, pentru localizarea acestora.

Utilizand butonul Criteria si scriind criteriul sau criteriile de cautare, aplicatia Excel va localiza toate inregistrarile care indeplinesc conditiile introduse.

Pasul 1: se selecteaza o celula din baza de date;

Pasul 2: se alege comanda Form meniul Data;

Pasul 3: se actioneaza butonul Criteria;

Pasul 4: se introduc pe rand criteriile de cautare, sau in acelasi camp sau in campuri diferite;

Pasul 5: se executa clic pe butonul Find Next, observand afisarea primei inregistrari care indeplineste conditiile de cautare;

Pasul 6: se executa clic pe butonul Close, la sfarsitul operatiei de cautare.

Observatie: Un criteriu de cautare se defineste printr-un operator de comparatie, urmat de o valoare.

Operatorii de comparatie sunt: =, >, <, >=, < =, <>;

In componenta valorii din criteriul de cautare se pot utiliza caracterele:

- ' ? ' - pentru reprezentarea unui singur caracter;

- ' * ' - pentru reprezentarea mai multor caractere.

Exemplu: Daca pentru baza de date anterioara, in linia corespunzatoare campului Nume se tasteaza '=R*', atunci se pot gasi toate persoanele din articole al caror nume incepe cu litera 'R';

Pentru a gasi toate articolele al caror Prenume este scris cu exact cinci caractere, in linia corespunzatoare campului Prenume se tasteaza: '?????'.

SORTAREA BAZEI DE DATE

Prin sortarea unei baze de date intelegem aranjarea articolelor acesteia, intr-o anumita ordine in functie de un anumit camp cum ar fi: ordonarea alfabetica a unei liste, aranjarea in ordine crescatoare sau descrescatoare a unui camp de tip numeric etc.

Observatie: ☺Excel permite utilizarea a cel mult trei criterii de sortare a unei baze de date.

Sortarea dupa un singur camp

Pasul 1: se selecteaza o celula din cadrul bazei de date;

Pasul 2: se alege comanda Sort din meniul Data;

Pasul 3: se selecteaza campul dupa care se va realiza sortarea,

in fereastra Sort, zona Sort by;

Pasul 4: se alege ordinea sortarii, bifand Ascending(sortare

crescatoare) sau Descending(sortare descrescatoare);

Pasul 5: se executa clic pe butonul OK;

Sortarea dupa mai multe campuri

Pasul 1: se selecteaza o celula din cadrul bazei de date;

Pasul 2: se alege comanda Sort din meniul Data;

Pasul 3: se selecteaza primul camp dupa care se va realiza sortarea, in fereastra Sort, zona Sort by;

Pasul 4: se alege ordinea sortarii, dupa acest camp, bifand

Ascending(sortare crescatoare) sau Descending(sortare

descrescatoare);

Pasul 5: se selecteaza al doilea camp in lista ascunsa Then by, dupa care se va realiza sortarea;

Aceasta inseamna ca la valori egale ale primului camp, ordinea va fi data de cel de-al doilea camp.

Pasul 6: se alege ordinea sortarii, dupa acest camp, bifand

Ascending sau Descending;

Pasul 7: daca se doreste sortarea si dupa un al treilea camp, se

va selecta acesta din lista ascunsa Then by;

Pasul 8: se alege tipul sortarii dupa eel de-al treilea camp

selectat, bifand Ascending sau Descending;

Pasul 9: se executa clic pe butonul OK.

Explicatie: Daca intr-o baza de date exista doua sau mai multe persoane cu acelasi nume, se va trece la ordonarea dupa al doilea camp - prenume.

Daca se introduce un al treilea camp de sortare, de exemplu

MEDIA, atunci in cazul existentei mai multor persoane cu aceleasi nume si prenume, se va trece la ordonarea acestora dupa campul MEDIA.

FILTRAREA DATELOR

Prin filtrarea datelor se intelege afisarea acelor articole ale unei baze de date, care indeplinesc anumite criterii. Acele articole care nu satisfac criteriile precizate, nu vor fi sterse ci vor fi ascunse. Pentru efectuarea operatiei de filtrare automata a inregistrarilor unei baze de date, se vor parcurge urmatorii pasi:

Pasul 1: se selecteaza o celula arbitrara din baza de date;

Pasul 2: se alege subcomanda AutoFilter, din meniul Data, comanda Filter;

Pasul 3: se executa clic pe butonul cu sageata amplasat in campul dupa care se doreste filtrarea;

☺Lista deschisa contine toate valorile distincte ale campului respectiv, precum si valorile All, Top 10, si Custom.

Pasul 4: se va selecta valoarea dupa care doriti filtrarea bazei de date.

☺Aplicatia Excel, va filtra baza de date astfel incat sa fie afisate numai acele articole care in campul respectiv contin elementul selectat.

☺Daca din lista aferenta unui camp se alege optiunea Custom, atunci se va realiza o filtrare de tip utilizator, unde conditiile vor fi introduse utilizand o serie de operatori.