CURS EXCEL

Obiective

La sfarsitul acestui modul va trebui sa stiti urmatoarele:

n           Pornirea si oprirea calculatorului;

n           Rolul elementelor componente ale unui calculator;

n           Etc..

Obiectivele acestei lectii

Pe parcursul acestei lectii vei afla cum se deschide si cum se īnchide aceasta aplicatie, din ce se compune interfata aplicatiei, cum se deschide un nou fisier sau cum se apeleaza un fisier existent, cum se salveaza un fisier si caracteristicile unei foi de calcul Excel.

n           Se executa click pe butonul START.

n           Se selecteaza optiunea PROGRAMS, iar din submeniul care apare, se selecteaza optiunea MICROSOFT EXCEL

Se executa click pe butonul de īnchidere al programului sau se executa secventa FILE => EXIT din bara de meniuri.

Obs:

Fisierele cu care lucreaza MICROSOFT EXCEL se numesc "registre de calcul" si au extensia *.XLS

Fereastra EXCEL este compusa din urmatoarele elemente:

Ecranul de deschidere EXCEL prezinta un registru de calcul gol, avānd numele Book1.

Un registru de calcul este format din foi individuale de calcul, fiecare dintre acestea putānd contine date.

Obs:

Initial registrul de calcul contine 3 foi de calcul goale (Sheet1, Sheet2, Sheet3) , dar ulterior pot fi adaugate mai multe foi.

Fiecare foaie de calcul este formata din max. 256 de coloane si 65.536 de linii.

Coloanele au etichete dispuse īn partea superioara a ferestrei documentului, notate de la A la Z si continuānd cu AA, AB . AZ s.a.m.d.

Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 īn partea din stānga a ferestrei registrului de calcul.

Intersectiile liniilor cu coloanele formeaza celulele (cells), care sunt unitatile fundamentale pentru stocarea datelor.

Obs:

Fiecare celula īsi capata denumirea prin aceasta intersectie, iar referirea la ea se face printr-o referinta la o celula (cell reference).

Ex:

Adresa celulei aflata la intersectia coloanei D cu linia este indicata ca fiind celula D6

Īn partea inferioara a fiecarei foi de calcul se afla o serie de   etichete de foaie (sheet tabs), care permit identificarea fiecarei foi din registrul de calcul.

Deoarece fiecare registru de calcul este format din mai multe foi de calcul, este nevoie de o metoda de deplasare rapida de la o foaie de calcul la alta.

Puteti folosi una din metodele urmatoare:

n           Se apasa CTRL+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmatoare si CTRL+PgUp pentru a trece la foaia anterioara;

n           Se executa click pe eticheta foii de calcul care se vrea deschisa. Daca eticheta nu este vizibila, se folosesc butoanele de derulare a etichetelor, pentru a o face vizibila pe ecran, apoi se executa click pe ea.

Deplasarea de la o celula la alta, īn cadrul aceleiasi foi de calcul, se face prin intermediul urmatoarelor taste sau combinatii de taste:

Deplasarea la o anumita celula

Pentru deplasarea rapida la o anumita celula dintr-o foaie de calcul, se introduce adresa celulei īn caseta NAME din capatul din stānga al barei de formule si se apasa ENTER.

Deplasarea la o anumita foaie de calcul

Se introduce numele foii de calcul, un semn de exclamare si apoi adresa celulei (ex. Sheet2!C25) si apasa tasta ENTER pentru deplasarea la o anumita celula dintr-o anumita foaie de calcul.

Pentru a mari sau micsora zona vizibila din foaia de calcul, se va folosi functia ZOOM astfel:

n           Se deschide meniul ZOOM de pe bara de instrumente standard.

n           Se selecteaza procentul de marire sau micsorare (ex. 25% sau 200%).

Activarea celulei īn care se vor introduce datele necesare, se face prin efectuarea unui click cu mouse-ul īn celula dorita.

Datele introduse sunt de tip:

n           text

n           numere

n           date calendaristice

n           ore

n           formule

Pe masura ce sunt scrise, datele apar īn celula activa, precum si īn bara de formule (formula bar).

Bara de formule este formata din:

n           Introducerea datelor de tip "text"

Textul care poate fi introdus, este format din caractere alfanumerice cum ar fi litere, cifre si simboluri.

Textul se introduce prin tastarea acestuia īn celula dorita.

n           Introducerea datelor de tip "numar"

Datele numerice sunt valori constante si sunt formate din valori numerice. Se pot introduce numere īntregi (234), fractii zecimale (14.456), fractii cu numere īntregi (1 1/5).

n           Introducerea datelor de tip "data si ora"

Introducerea informatiilor de tip data   sau ora se face īn formatul 9/9/00 sau 9:54.

Excel converteste datele īntr-un numar serial pentru data astfel īncāt sa se poata efectua calcule pe baza acestor date si ore.

n           Introducerea datelor de tip "formula"

Una din functiile cele mai importante ale programului EXCEL este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor.

EXCEL recunoaste formula dintr-o celula, daca intrarea īncepe cu semnul (= , +, -).

Pentru efectuarea unei operatiuni asupra mai multor celule simultan, trebuie efectuata o selectie a acestor celule.

Selectia unui grup de celule aflate unele lānga celelalte

n           Se efectueaza un click īn coltul din stānga-sus al grupului de celule care se doreste a fi selectat.

n           Ţinānd butonul stāng apasat, se traseaza un chenar peste grupul de celule care se doreste a fi selectat.

Selectia unor grupuri de celule care nu se afla unele lānga celelalte

n           Se tine tasta CTRL apasata si se traseaza chenare (tinānd butonul stāng al mouse-ului apasat).

Selectia unei linii sau coloane complete

n           Se efectueaza click īn bara care defineste numele liniei sau coloanei respective.

n           Se va observa ca toata linia sau coloana va fi selectata.

Selectia īntregii foi de calcul

n           Din meniul EDIT, se alege optiunea SELECT ALL

Un registru de calcul nou creat contine 3 foi de calcul, dar se mai pot adauga cu usurinta si altele.

Etape:

n           Se selecteaza foaia de calcul īnaintea careia se vrea sa se insereze o noua foaie de calcul.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea WORKSHEET. EXCEL va insera o noua foaie de calcul.

	Foaie de calcul selectata

Foile de calcul care nu se intentioneaza a fi folosite, pot fi sterse.

Etape:

n           Se selecteaza foaia de calcul care se vrea eliminata.

n           Din meniul EDIT, se selecteaza optiunea DELETE SHEET. Pe ecran va aparea o caseta de dialog care va cere sa se confirme selectia.

n           Se apasa OK. Foaia de calcul va fi eliminata.

Foile de calcul pot fi mutate sau copiate īntr-un registru de calcul sau dintr-un registru de calcul īn altul.

Etape:

n           Se selecteaza foaia de calcul care de doreste a fi mutata sau copiata.

n           Din meniul EDIT, se alege optiunea MOVE OR COPY SHEET. Pe ecran va aparea o caseta de dialog.

n           Pentru a muta foaia de calcul īn alt registru de calcul, se selecteaza denumirea registrului respectiv din lista derulanta TO BOOK. Daca se doreste mutarea sau copierea īntr-un registru de calcul nou, se selecteaza (new book) din lista derulanta TO BOOK. EXCEL va crea un nou registru de calcul si va copia sau va muta foaia de calcul īn el.

n           Īn caseta cu lista BEFORE SHEET, se selecteaza foaia de calcul īnaintea careia se vrea mutata foaia de calcul selectata.

n           Pentru a copia foaia de calcul selectata īn loc sa fie mutata, se selecteaza CREATE A COPY.

n           Se apasa OK.

Īn configuratia prestabilita, toate foile de calcul sunt denumite "Sheet1","Sheet2", etc. Denumirile foilor pot fi schimbate astfel:

Etape:

n           Se executa dublu click pe eticheta foii de calcul care se vrea redenumita. Denumirea curenta va fi evidentiata.

n           Se introduce noua denumire pentru foaia de calcul respectiva si se apasa ENTER.

Un domeniu de celule este un grup de celule alaturate, dispuse sub forma unui dreptunghi. Celulele dintr-un domeniu pot sa se gaseasca toate īn aceeasi coloana, pe acelasi rānd sau īn orice combinatie posibila de coloane si rānduri, cu conditia ca grupul sa formeze un dreptunghi.

Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (coltul stānga-sus si cel din dreapta-jos).

Uneori trebuie sa se insereze informatii īntr-o foaie de calcul, printre alte date existente. Acest lucru se face prin adaugarea, īn primul rānd, a unor celule īntre cele existente.

Etape:

n           Se selecteaza celulele lānga care se vrea inserarea noilor celule. EXCEL va insera acelasi numar de celule cāte se vor selecta.

n           Din meniul INSERT se selecteaza optiunea CELLS. Pe ecran va aparea o caseta de dialog īn care se va selecta locul īn care vor fi inserate noile celule.

n           Se selecteaza SHIFT CELLS RIGHT (insereaza la stānga celulei selectate) sau SHIFT CELLS DOWN (īn sus fata de celula selectata).

n           Se apasa OK. EXCEL va insera celule si va deplasa celelalte celule īn directia indicata.

Etape:

n           Se selecteaza grupul de celule care se doresc a fi sterse.

n           Din meniul EDIT, se selecteaza optiunea DELETE. Pe ecran va aparea caseta de dialog DELETE.

n           Se selecteaza una din optiunile: SHIFT CELLS LEFT (deplasarea celulelor la stānga) sau SHIFT CELLS UP (deplasarea celulelor īn sus)

n           Se apasa OK.

Īn EXCEL se pot uni datele dintr-o celula cu alte celule, pentru a forma una singura. Aceasta operatie este foarte utila atunci cānd se creeaza un titlu decorativ, plasat la īnceputul foii de calcul sau īn interiorul tabelelor, pentru crearea diferitelor rubrici ale acestuia.

Etape:

n           Se selecteaza grupul de celule pe care se vor uni.

n           Din meniul FORMAT, se selecteaza optiunea CELLS.

n           Īn caseta de dialog FORMAT CELLS, se executa click pe eticheta ALIGNAMENT.

n           Se marcheaza optiunea MERGE CELLS.

n           Se apasa OK.

De asemenea, textul poate fi orientat pe orizontala , pe verticala sau īntr-un anumit unghi, indicānd, īn cadrul optiunii ORIENTATION, unghiul dorit pentru orientarea textului.

Celulele mai pot fi unite si prin apasarea pe butonul MERGE CELLS de pe bara cu instrumente standard.

Inserarea unor rānduri sau coloane, īntr-o foaie de calcul, este o operatie foarte simpla.

Etape:

n           Se selecteaza celula īn stānga sau deasupra careia se va insera o coloana sau o linie.

n           Din meniul INSERT, se selecteaza ROWS (linii) sau COLUMNS (coloane) īn functie de dorinta operatorului.

Etape:

n           Se executa click pe numarul rāndului sau pe litera de identificare a coloanei care se vrea eliminata. Se pot selecta mai multe rānduri sau coloane, tragānd mouse-ul peste numerele rāndurilor sau literele coloanelor.

n           Din meniul EDIT, se selecteaza optiunea DELETE. EXCEL va sterge rāndurile sau coloanele si le va renumerota pe cele ramase. Toate referintele de celule din formule si denumirile formulelor vor fi actualizate īn mod corespunzator, cu exceptia cazului īn care sunt valori absolute ($).

Īn registrele de calcul din EXCEL se pot crea hiperlegaturi - legaturi cu alte documente din reteaua Web - introducānd adresele corespunzatoare. EXCEL le recunoaste si le converteste īn mod automat īn hiperlegaturi. Acelasi lucru este valabil si pentru adresele de e-mail.

Etape:

n           Se selecteaza textul care va reprezenta legatura.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea HYPERLINK

n           Īn fereastra INSERT HYPERLINK, se selecteaza optiunea PLACE IN THIS DOCUMENT

n           (Optional) Īn cadrul optiunii TYPE DE CELL REFERENCE, se tipareste referinta celulei unde se doreste sa se faca saltul.

n           Īn caseta OR SELECTED A PLACE IN THIS DOCUMENT, se selecteaza foaia de calcul dorita.

n           Se apasa OK

Etape:

n           Se selecteaza textul care va reprezenta legatura.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea HYPERLINK

n           Īn fereastra INSERT HYPERLINK, se selecteaza optiunea EXISTING FILE OR WEB PAGE

n           Īn cadrul optiunii BROWSE FOR, se apasa FILE, īn cazul īn care se doreste sa se caute un fisier sau WEB PAGE, īn cazul īn care se doreste sa se introduca o adresa WEB

n           Se apasa OK

Etape:

n           Se selecteaza textul care va reprezenta legatura.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea HYPERLINK

n           Īn fereastra INSERT HYPERLINK se selecteaza optiunea EMAIL ADDRESS

n           Īn caseta E-MAIL ADDRESS se introduce adresa de e-mail dorita.

n           Se completeaza rubrica SUBJECT

n           Se apasa OK

Aceasta lectie reprezinta o introducere īn conceptele de baza ale aplicatiei Microsoft Excel 2000. Īn aceasta lectie ati īnvatat urmatoarele:

n           Definirea tremenilor workbook, sheet, cells.

n           Navigarea īn interiorul unui workbook si a unui sheet si modul de intorducere a informatiei īn celula.

n           Etc.

Bifati care considerati ca este raspunsul corect. Īntrebarile pot avea de la 0 la 3 raspunsuri corecte. Īn cazul īn care raspunsul corec nu se gaseste printre cele trei raspunsuri bifati casuta "Altul".

Ce este un workbook?

q       Un workbook este o carte de vizita.

q       Un workbook este un fisier Excel.

q       O foaie de calcul.

q       Altul.

Etc.

Cum redenumiti o foaie de calcul?

Etc.

EXCEL ofera o paleta larga de formate numerice, care sunt prezentate īn tabelul urmator:

Formatul celulelor se stabileste astfel:

n           Se selecteaza celula sau domeniul de celule ce contin valorile care se vor formata.

n           Din meniul FORMAT, se selecteaza optiunea CELLS. Pe ecran va aparea caseta de dialog FORMAT CELLS.

n           Se apasa eticheta NUMBER īn caz ca nu este selectata, si din lista CATEGORY se selecteaza categoria pentru formatul care se va folosi.

n     Se efectueaza modificarile dorite pe formatul