CURS EXCEL

Obiective

La sfarsitul acestui modul va trebui sa stiti urmatoarele:

n           Pornirea si oprirea calculatorului;

n           Rolul elementelor componente ale unui calculator;

n           Etc..

Obiectivele acestei lectii

Pe parcursul acestei lectii vei afla cum se deschide si cum se închide aceasta aplicatie, din ce se compune interfata aplicatiei, cum se deschide un nou fisier sau cum se apeleaza un fisier existent, cum se salveaza un fisier si caracteristicile unei foi de calcul Excel.

n           Se executa click pe butonul START.

n           Se selecteaza optiunea PROGRAMS, iar din submeniul care apare, se selecteaza optiunea MICROSOFT EXCEL

Se executa click pe butonul de închidere al programului sau se executa secventa FILE => EXIT din bara de meniuri.

Obs:

Fisierele cu care lucreaza MICROSOFT EXCEL se numesc "registre de calcul" si au extensia *.XLS

Fereastra EXCEL este compusa din urmatoarele elemente:

Ecranul de deschidere EXCEL prezinta un registru de calcul gol, având numele Book1.

Un registru de calcul este format din foi individuale de calcul, fiecare dintre acestea putând contine date.

Obs:

Initial registrul de calcul contine 3 foi de calcul goale (Sheet1, Sheet2, Sheet3) , dar ulterior pot fi adaugate mai multe foi.

Fiecare foaie de calcul este formata din max. 256 de coloane si 65.536 de linii.

Coloanele au etichete dispuse în partea superioara a ferestrei documentului, notate de la A la Z si continuând cu AA, AB . AZ s.a.m.d.

Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 în partea din stânga a ferestrei registrului de calcul.

Intersectiile liniilor cu coloanele formeaza celulele (cells), care sunt unitatile fundamentale pentru stocarea datelor.

Obs:

Fiecare celula îsi capata denumirea prin aceasta intersectie, iar referirea la ea se face printr-o referinta la o celula (cell reference).

Ex:

Adresa celulei aflata la intersectia coloanei D cu linia este indicata ca fiind celula D6

În partea inferioara a fiecarei foi de calcul se afla o serie de   etichete de foaie (sheet tabs), care permit identificarea fiecarei foi din registrul de calcul.

Deoarece fiecare registru de calcul este format din mai multe foi de calcul, este nevoie de o metoda de deplasare rapida de la o foaie de calcul la alta.

Puteti folosi una din metodele urmatoare:

n           Se apasa CTRL+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmatoare si CTRL+PgUp pentru a trece la foaia anterioara;

n           Se executa click pe eticheta foii de calcul care se vrea deschisa. Daca eticheta nu este vizibila, se folosesc butoanele de derulare a etichetelor, pentru a o face vizibila pe ecran, apoi se executa click pe ea.

Deplasarea de la o celula la alta, în cadrul aceleiasi foi de calcul, se face prin intermediul urmatoarelor taste sau combinatii de taste:

Deplasarea la o anumita celula

Pentru deplasarea rapida la o anumita celula dintr-o foaie de calcul, se introduce adresa celulei în caseta NAME din capatul din stânga al barei de formule si se apasa ENTER.

Deplasarea la o anumita foaie de calcul

Se introduce numele foii de calcul, un semn de exclamare si apoi adresa celulei (ex. Sheet2!C25) si apasa tasta ENTER pentru deplasarea la o anumita celula dintr-o anumita foaie de calcul.

Pentru a mari sau micsora zona vizibila din foaia de calcul, se va folosi functia ZOOM astfel:

n           Se deschide meniul ZOOM de pe bara de instrumente standard.

n           Se selecteaza procentul de marire sau micsorare (ex. 25% sau 200%).

Activarea celulei în care se vor introduce datele necesare, se face prin efectuarea unui click cu mouse-ul în celula dorita.

Datele introduse sunt de tip:

n           text

n           numere

n           date calendaristice

n           ore

n           formule

Pe masura ce sunt scrise, datele apar în celula activa, precum si în bara de formule (formula bar).

Bara de formule este formata din:

n           Introducerea datelor de tip "text"

Textul care poate fi introdus, este format din caractere alfanumerice cum ar fi litere, cifre si simboluri.

Textul se introduce prin tastarea acestuia în celula dorita.

n           Introducerea datelor de tip "numar"

Datele numerice sunt valori constante si sunt formate din valori numerice. Se pot introduce numere întregi (234), fractii zecimale (14.456), fractii cu numere întregi (1 1/5).

n           Introducerea datelor de tip "data si ora"

Introducerea informatiilor de tip data   sau ora se face în formatul 9/9/00 sau 9:54.

Excel converteste datele într-un numar serial pentru data astfel încât sa se poata efectua calcule pe baza acestor date si ore.

n           Introducerea datelor de tip "formula"

Una din functiile cele mai importante ale programului EXCEL este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor.

EXCEL recunoaste formula dintr-o celula, daca intrarea începe cu semnul (= , +, -).

Pentru efectuarea unei operatiuni asupra mai multor celule simultan, trebuie efectuata o selectie a acestor celule.

Selectia unui grup de celule aflate unele lânga celelalte

n           Se efectueaza un click în coltul din stânga-sus al grupului de celule care se doreste a fi selectat.

n           Ţinând butonul stâng apasat, se traseaza un chenar peste grupul de celule care se doreste a fi selectat.

Selectia unor grupuri de celule care nu se afla unele lânga celelalte

n           Se tine tasta CTRL apasata si se traseaza chenare (tinând butonul stâng al mouse-ului apasat).

Selectia unei linii sau coloane complete

n           Se efectueaza click în bara care defineste numele liniei sau coloanei respective.

n           Se va observa ca toata linia sau coloana va fi selectata.

Selectia întregii foi de calcul

n           Din meniul EDIT, se alege optiunea SELECT ALL

Un registru de calcul nou creat contine 3 foi de calcul, dar se mai pot adauga cu usurinta si altele.

Etape:

n           Se selecteaza foaia de calcul înaintea careia se vrea sa se insereze o noua foaie de calcul.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea WORKSHEET. EXCEL va insera o noua foaie de calcul.

	Foaie de calcul selectata

Foile de calcul care nu se intentioneaza a fi folosite, pot fi sterse.

Etape:

n           Se selecteaza foaia de calcul care se vrea eliminata.

n           Din meniul EDIT, se selecteaza optiunea DELETE SHEET. Pe ecran va aparea o caseta de dialog care va cere sa se confirme selectia.

n           Se apasa OK. Foaia de calcul va fi eliminata.

Foile de calcul pot fi mutate sau copiate într-un registru de calcul sau dintr-un registru de calcul în altul.

Etape:

n           Se selecteaza foaia de calcul care de doreste a fi mutata sau copiata.

n           Din meniul EDIT, se alege optiunea MOVE OR COPY SHEET. Pe ecran va aparea o caseta de dialog.

n           Pentru a muta foaia de calcul în alt registru de calcul, se selecteaza denumirea registrului respectiv din lista derulanta TO BOOK. Daca se doreste mutarea sau copierea într-un registru de calcul nou, se selecteaza (new book) din lista derulanta TO BOOK. EXCEL va crea un nou registru de calcul si va copia sau va muta foaia de calcul în el.

n           În caseta cu lista BEFORE SHEET, se selecteaza foaia de calcul înaintea careia se vrea mutata foaia de calcul selectata.

n           Pentru a copia foaia de calcul selectata în loc sa fie mutata, se selecteaza CREATE A COPY.

n           Se apasa OK.

În configuratia prestabilita, toate foile de calcul sunt denumite "Sheet1","Sheet2", etc. Denumirile foilor pot fi schimbate astfel:

Etape:

n           Se executa dublu click pe eticheta foii de calcul care se vrea redenumita. Denumirea curenta va fi evidentiata.

n           Se introduce noua denumire pentru foaia de calcul respectiva si se apasa ENTER.

Un domeniu de celule este un grup de celule alaturate, dispuse sub forma unui dreptunghi. Celulele dintr-un domeniu pot sa se gaseasca toate în aceeasi coloana, pe acelasi rând sau în orice combinatie posibila de coloane si rânduri, cu conditia ca grupul sa formeze un dreptunghi.

Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (coltul stânga-sus si cel din dreapta-jos).

Uneori trebuie sa se insereze informatii într-o foaie de calcul, printre alte date existente. Acest lucru se face prin adaugarea, în primul rând, a unor celule între cele existente.

Etape:

n           Se selecteaza celulele lânga care se vrea inserarea noilor celule. EXCEL va insera acelasi numar de celule câte se vor selecta.

n           Din meniul INSERT se selecteaza optiunea CELLS. Pe ecran va aparea o caseta de dialog în care se va selecta locul în care vor fi inserate noile celule.

n           Se selecteaza SHIFT CELLS RIGHT (insereaza la stânga celulei selectate) sau SHIFT CELLS DOWN (în sus fata de celula selectata).

n           Se apasa OK. EXCEL va insera celule si va deplasa celelalte celule în directia indicata.

Etape:

n           Se selecteaza grupul de celule care se doresc a fi sterse.

n           Din meniul EDIT, se selecteaza optiunea DELETE. Pe ecran va aparea caseta de dialog DELETE.

n           Se selecteaza una din optiunile: SHIFT CELLS LEFT (deplasarea celulelor la stânga) sau SHIFT CELLS UP (deplasarea celulelor în sus)

n           Se apasa OK.

În EXCEL se pot uni datele dintr-o celula cu alte celule, pentru a forma una singura. Aceasta operatie este foarte utila atunci când se creeaza un titlu decorativ, plasat la începutul foii de calcul sau în interiorul tabelelor, pentru crearea diferitelor rubrici ale acestuia.

Etape:

n           Se selecteaza grupul de celule pe care se vor uni.

n           Din meniul FORMAT, se selecteaza optiunea CELLS.

n           În caseta de dialog FORMAT CELLS, se executa click pe eticheta ALIGNAMENT.

n           Se marcheaza optiunea MERGE CELLS.

n           Se apasa OK.

De asemenea, textul poate fi orientat pe orizontala , pe verticala sau într-un anumit unghi, indicând, în cadrul optiunii ORIENTATION, unghiul dorit pentru orientarea textului.

Celulele mai pot fi unite si prin apasarea pe butonul MERGE CELLS de pe bara cu instrumente standard.

Inserarea unor rânduri sau coloane, într-o foaie de calcul, este o operatie foarte simpla.

Etape:

n           Se selecteaza celula în stânga sau deasupra careia se va insera o coloana sau o linie.

n           Din meniul INSERT, se selecteaza ROWS (linii) sau COLUMNS (coloane) în functie de dorinta operatorului.

Etape:

n           Se executa click pe numarul rândului sau pe litera de identificare a coloanei care se vrea eliminata. Se pot selecta mai multe rânduri sau coloane, tragând mouse-ul peste numerele rândurilor sau literele coloanelor.

n           Din meniul EDIT, se selecteaza optiunea DELETE. EXCEL va sterge rândurile sau coloanele si le va renumerota pe cele ramase. Toate referintele de celule din formule si denumirile formulelor vor fi actualizate în mod corespunzator, cu exceptia cazului în care sunt valori absolute ($).

În registrele de calcul din EXCEL se pot crea hiperlegaturi - legaturi cu alte documente din reteaua Web - introducând adresele corespunzatoare. EXCEL le recunoaste si le converteste în mod automat în hiperlegaturi. Acelasi lucru este valabil si pentru adresele de e-mail.

Etape:

n           Se selecteaza textul care va reprezenta legatura.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea HYPERLINK

n           În fereastra INSERT HYPERLINK, se selecteaza optiunea PLACE IN THIS DOCUMENT

n           (Optional) În cadrul optiunii TYPE DE CELL REFERENCE, se tipareste referinta celulei unde se doreste sa se faca saltul.

n           În caseta OR SELECTED A PLACE IN THIS DOCUMENT, se selecteaza foaia de calcul dorita.

n           Se apasa OK

Etape:

n           Se selecteaza textul care va reprezenta legatura.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea HYPERLINK

n           În fereastra INSERT HYPERLINK, se selecteaza optiunea EXISTING FILE OR WEB PAGE

n           În cadrul optiunii BROWSE FOR, se apasa FILE, în cazul în care se doreste sa se caute un fisier sau WEB PAGE, în cazul în care se doreste sa se introduca o adresa WEB

n           Se apasa OK

Etape:

n           Se selecteaza textul care va reprezenta legatura.

n           Din meniul INSERT, se alege optiunea HYPERLINK

n           În fereastra INSERT HYPERLINK se selecteaza optiunea EMAIL ADDRESS

n           În caseta E-MAIL ADDRESS se introduce adresa de e-mail dorita.

n           Se completeaza rubrica SUBJECT

n           Se apasa OK

Aceasta lectie reprezinta o introducere în conceptele de baza ale aplicatiei Microsoft Excel 2000. În aceasta lectie ati învatat urmatoarele:

n           Definirea tremenilor workbook, sheet, cells.

n           Navigarea în interiorul unui workbook si a unui sheet si modul de intorducere a informatiei în celula.

n           Etc.

Bifati care considerati ca este raspunsul corect. Întrebarile pot avea de la 0 la 3 raspunsuri corecte. În cazul în care raspunsul corec nu se gaseste printre cele trei raspunsuri bifati casuta "Altul".

Ce este un workbook?

q       Un workbook este o carte de vizita.

q       Un workbook este un fisier Excel.

q       O foaie de calcul.

q       Altul.

Etc.

Cum redenumiti o foaie de calcul?

Etc.

EXCEL ofera o paleta larga de formate numerice, care sunt prezentate în tabelul urmator:

Formatul celulelor se stabileste astfel:

n           Se selecteaza celula sau domeniul de celule ce contin valorile care se vor formata.

n           Din meniul FORMAT, se selecteaza optiunea CELLS. Pe ecran va aparea caseta de dialog FORMAT CELLS.

n           Se apasa eticheta NUMBER în caz ca nu este selectata, si din lista CATEGORY se selecteaza categoria pentru formatul care se va folosi.

n     Se efectueaza modificarile dorite pe formatul