În foile de lucru pot fi introduse doua tipuri de date: valori constante si formule.
O valoare constanta reprezinta o data care se introduce în celula si poate fi: numar, data calendaristica, timp (ora, minut, secunda), numar cu simbol monetar, numar procentual, fractie, numar în notatie stiintifica, si text.
O formula reprezinta o secventa de valori - referinte de celule, nume, functii sau operatori -, introdusa într-o celula, care produce o anumita valoare. O formula începe întotdeauna cu un semn de egalitate (=).
În Microsoft Excel, un numar poate contine numai urmatoarele caractere:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / LEI sau $ % . E e
Microsoft Excel ignora semnul plus (+) al numerelor pozitive si interpreteaza o singura virgula (sau punct, în sistemul american) ca separator zecimal. Toate celelalte combinatii de numere si caractere nenumerice sunt considerate text.
Pentru a evita introducerea unei fractii ca pe o data calendaristica, înaintea acesteia se pune un 0 (zero); de exemplu, se introduce 0 1/2.
Numerele negative se introduc cu semnul minus (-) în fata, sau se introduc între paranteze ( ).
Indiferent de numarul de cifre afisate, Microsoft Excel memoreaza numere de maxim 15 cifre. Daca un numar contine mai mult de 15 cifre semnificative, Microsoft Excel converteste cifrele suplimentare la zero (0).
Microsoft Excel trateaza datele calendaristice si orele ca pe numere. Modul în care o ora sau o data calendaristica este afisata în foaia de lucru depinde de formatul de numar aplicat celulei. Când se introduce o data calendaristica sau o ora pe care Microsoft Excel o recunoaste, formatul celulelor se modifica din formatul General într-un format inclus de data calendaristica sau ora. În mod implicit, datele calendaristice si orele sunt aliniate la dreapta în celula. Daca Microsoft Excel nu poate recunoaste formatul de data calendaristica sau de ora, data calendaristica sau ora sunt introduse ca text, care este aliniat la stânga în celula.
Optiunile selectate în Regional Settings din Control Panel determina formatul implicit pentru data calendaristica si ora curenta si caracterele recunoscute ca separatori de data calendaristica (punct "." sau slash "/" sau liniuta "-") si ora (doua puncte 22522e424w ":").
Pentru a introduce data calendaristica si ora în aceeasi celula, data calendaristica se separa de ora printr-un spatiu.
Pentru a introduce o ora bazata pe ceasul de 12 ore, dupa ora se introduce un spatiu urmat de AM sau PM (sau A sau P). Altfel, Microsoft Excel îsi va baza ora pe ceasul de 24 de ore. De exemplu, daca se introduce 3:00 în loc de 3:00 PM, ora va fi memorata ca 3:00 AM.
Indiferent de formatul utilizat pentru a afisa data calendaristica sau ora, Microsoft Excel memoreaza toate datele calendaristice ca numere seriale si toate orele ca fractii zecimale.
Pentru a afisa o data calendaristica ca un numar serial sau pentru a afisa o ora ca o fractie, se formateaza celula sau celulele care contin data calendaristica sau ora. Se alege Format Celule tab-ul Numar, apoi se selecteaza General din caseta Categorie
Orele si datele calendaristice pot fi adunate, scazute, sau incluse în alte calcule. Pentru a utiliza o data calendaristica sau o ora într-o formula, se introduce data calendaristica sau ora ca text între ghilimele. De exemplu, formula ="5/12/94"-"3/5/94" va afisa valoarea 68.
În Microsoft Excel, zilele sunt numerotate de la începutul secolului, numarul serial de data egal cu 1 corespunde datei de 1 ianuarie, 1900. Pentru a modifica sistemul de data calendaristica în scopul utilizarii în calcule, se selecteaza caseta de control Sistemul de data 1904 din caseta de dialog Optiuni (tab-ul Calcul
În Microsoft Excel, text înseamna orice combinatie de numere, spatii, si caractere nenumerice - de exemplu, Microsoft Excel considera texte urmatoarele introduceri de date:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
Toate textele sunt aliniate la stânga într-o celula.
Pentru a introduce un retur de car "fortat" în interiorul unei celule, se apasa ALT ENTER
În Microsoft Excel selectarea celulelor se poate face cu mouse-ul sau cu optiuni de meniu.
Pentru a selecta o zona de celule adiacente, se gliseaza peste zona de celule.
Pentru a selecta zone de celule neadiacente, se selecteaza prima zona prin glisare, apoi, cu tasta CTRL apasata se selecteaza urmatoarea zona de celule, s.a.m.d.
O zona de celule se poate selecta prin intermediul casetei Caseta nume se introduc referintele zonei de celule (de exemplu, B5:H10) si se apasa tasta ENTER
Pentru a selecta regiunea curenta (blocul de celule completate cu date în jurul celulei active, care se extinde în toate directiile pâna la primul rând necompletat si prima coloana necompletata):
Se face click pe orice celula din zona de date.
Se alege Editare Salt la (se afiseaza caseta de dialog Salt la
Se face click pe Special (se afiseaza caseta de dialog Salt special
Se selecteaza butonul de optiune Regiune curenta
Se selecteaza zona de celule (vezi capitolul Selectarea celulelor).
Se introduce data.
Se apasa tasta ENTER
Se repeta pasii 2 si 3 pentru fiecare celula din zona selectata.
Observatie
Deplasarea selectorului de celule în interiorul zonei de celule selectate se face cu tastele ENTER si TAB si cu combinatiile de taste SHIFT ENTER si SHIFT TAB
Se alege Instrumente Optiuni (se afiseaza caseta de dialog Optiuni
Se face click pe tab-ul Editare
Se selecteaza caseta de control Mutare selectie dupa introducere
Se selecteaza o directie din caseta Orientare
În jos, selectorul se muta sub celula curent activa;
La dreapta, selectorul se muta pe celula din dreapta celulei curent active;
În jos, selectorul se muta deasupra celulei curent active;
La stânga, selectorul se muta pe celula din stânga celulei curent active.
Pentru ca selectorul sa ramâna în celula activa când se apasa tasta ENTER, se deselecteaza caseta de control Mutare selectie dupa introducere
Se selecteaza zona de celule.
Se introduce valoarea si se apasa CTRL ENTER
Se selecteaza foile de lucru în care se introduce/editeaza valoarea.
Se selecteaza celula în care se introduce/editeaza valoarea.
Se introduce/editeaza valoarea.
Se apasa ENTER sau TAB
Se selecteaza foaia de lucru care contine datele de copiat si foile de lucru în care se copiaza datele.
Se selecteaza zona de celule care contine datele de copiat.
Se alege Editare Umplere În foile de lucru selectate (se afiseaza caseta de dialog Umplere în foile de lucru selectate
Se selecteaza unul din butoanele de optiune:
Totala, copiaza si continutul si formatele celulelor;
Cuprins, copiaza numai continutul celulelor;
Formate, copiaza numai formatele celulelor.
Se face click pe OK
Când se introduc date într-o coloana, daca primele caractere din valoarea (de tip text) care se introduc într-o celula coincid cu continutul unei celule din coloana, Microsoft Excel va umple celula activa cu restul de caractere. De exemplu, daca în celula A1 exista textul Contract iar în celula A2 exista textul Categorie si în celula A5 se introduce co, Microsoft Excel va umple celula cu restul caracterelor din cuvântul Contract, iar daca se introduce ca, va umple restul caracterelor din cuvântul Categorie. Acest lucru se întâmpla numai daca în caseta de dialog Optiuni tab-ul Editare este selectata caseta de control Activare completare automata în celule
Daca celule dintr-o coloana contin valori (de tip text), în celula de sub ultima valoare poate fi afisata o lista a valorilor deja introduse (cu ALT sageata-jos sau cu right-click apoi Alegere din lista), din care se selecteaza o valoare.
Prin glisarea butonului (ghidajului) de umplere al unei celule, se poate copia acea celula în alte celule din acelasi rând sau coloana. Daca celula contine o valoare pe care Microsoft Excel o poate extinde la o serie, valorile sunt incrementate în loc sa fie copiate. De exemplu, daca celula contine "Ianuarie", prin glisarea butonului de umplere al celulei, pot fi umplute rapid celule cu "Februarie", "Martie", s.a.m.d.
Pentru a introduce data calendaristica curenta într-o celula, se apasa CTRL
Pentru a introduce ora curenta într-o celula, se apasa CTRL SHIFT
Pentru a copia date într-un rând sau într-o coloana:
- Se selecteaza celulele ce contin datele de copiat;
- Se gliseaza butonul de umplere peste celulele din rândul sau coloana unde trebuie copiate, apoi se elibereaza butonul mouse-ului.
Valorile sau formulele existente în celulele completate sunt înlocuite.
Observatii
Pentru a umple celula activa cu continutul celulei de deasupra ei, se apasa CTRL D
Pentru a umple celula activa cu continutul celulei din stânga ei, se apasa CTRL R
Daca se gliseaza butonul de umplere în sus sau la stânga unei selectii fara sa se treaca peste prima coloana sau rândul de sus, se sterg datele din selectie.
Pentru a nu incrementa valori numerice (numere si date calendaristice), se tine apasata tasta CTRL cât timp se gliseaza butonul de umplere.
Se selecteaza prima celula din zona unde se face completarea si se introduce valoarea de început pentru serie (pentru a incrementa seria cu o valoare precizata, se selecteaza urmatoarea celula din zona si se introduce urmatorul element al seriei; diferenta dintre cele doua elemente de început determina valoarea cu care este incrementata seria).
Se selecteaza celula sau celulele ce contin valorile de început.
Se gliseaza butonul de umplere peste zona ce trebuie completata:
pentru a umple seria în ordine crescatoare, se gliseaza în jos sau la dreapta;
pentru a umple seria în ordine descrescatoare, se gliseaza în sus sau la stânga.
Observatie
Pentru a preciza tipul seriei, se gliseaza butonul de umplere peste zona cu butonul din dreapta al mouse-ului apasat. Se elibereaza butonul mouse-ului apoi se face click pe comanda potrivita din meniul de comenzi rapide. De exemplu, daca valoarea de început este data ian.96, se face click pe Completare luni pentru seria ian.96, feb.96, mar.96, s.a.m.d.; sau se face click pe Completare ani pentru seria ian.96,ian.97, ian.98, s.a.m.d.
Se selecteaza celula cu valoarea de start si celulele adiacente care vor fi umplute cu elementele seriei.
Se alege Editare Umplere Serie (se afiseaza caseta de dialog Serie
Zona Serie pe
Determina daca seriile sunt completate de-a latul rândurilor selectate (se selecteaza butonul de optiune Rânduri) sau de sus în jos în coloanele selectate (se selecteaza butonul de optiune Coloane). Continutul primei sau primelor celule din fiecare rând sau coloana din cadrul selectiei sunt utilizate ca valori de început pentru serii.
Zona Tip Type
Butonul de optiune Liniar selectat creeaza o serie liniara (când caseta de control Tendinta este neselectata) sau cea mai potrivita tendinta liniara (când caseta de control Tendinta este selectata).
Seria liniara este creata prin adaugarea valorii din caseta Valoare pas, pe rând, la fiecare valoare din celulele care urmeaza.
Tendinta liniara este creata pe baza valorilor selectate. Valorile originale selectate sunt înlocuite cu valori care se potrivesc tendintei (daca este selectata caseta de control Tendinta, valoarea din caseta Valoare pas este ignorata).
Butonul de optiune Exponential selectat creeaza o serie exponentiala (când caseta de control Tendinta este neselectata) sau o tendinta de progresie geometrica (când caseta de control Tendinta este selectata).
Seria exponentiala este creata prin înmultirea valorii din caseta Valoare pas, pe rând, cu fiecare valoare din celulele care urmeaza.
Tendinta de progresie geometrica este creata pe baza valorilor selectate. Valorile originale selectate sunt înlocuite cu valori care se potrivesc tendintei (daca este selectata caseta de control Tendinta, valoarea din caseta Valoare pas este ignorata).
Buonul de optiune Data selectat creeaza o serie cu date calendaristice. Tipul de incrementare a seriilor de date calendaristice depinde de optiunea selectata în zona Unitati de data
Butonul de optiune Umplere automata selectat umple celulele necompletate dintr-o selectie cu o serie bazata pe datele incluse în selectie. Selectarea acestei optiuni produce aceleasi rezultate ca si glisarea ghidajului de umplere pentru a completa o serie. Orice valoare din caseta Valoare pas si orice optiune selectata din Unitati de data sunt ignorate.
Zona Unitati de data
Butoanele de optiune precizeaza daca o serie de date calendaristice va creste cu un numar de zile (butonul Zi), zile de lucru din saptamâna (butonul Zi de lucru), luni (butonul Luna) sau ani (butonul An). Butoanele de optiune sunt disponibile doar când se creeaza o serie de date calendaristice.
Caseta de control Tendinta
Daca se selecteaza, se calculeaza cea mai potrivita linie (pentru seriile liniare) sau curba geometrica (pentru seriile exponentiale). Valorile pasului tendintei sunt calculate din valorile existente în partea de sus sau din stânga selectiei. Orice valoare din caseta Valoare pas este ignorata.
Se introduce un numar pozitiv sau negativ pentru a indica o cantitate cu care sa creasca sau sa descreasca o serie.
Se introduce un numar pozitiv sau negativ pentru a indica valoarea la care sa se termine seria. Daca selectia se umple înainte ca seria sa atinga valoarea de oprire, seria se opreste în acel punct. Daca selectia este mai mare decât este necesar pentru a umple seria, celulele ramase din selectie sunt lasate necompletate. Nu este obligatorie precizarea unei valori în caseta Valoare oprire pentru a umple o serie.
O serie sau o ordine de sortate particularizata poate fi creata din elementele existente în celulele unei foi de lucru, sau pornind de la zero, prin introducerea de la tastatura a elementelor listei particularizate.
Daca în foaia de lucru exista lista de elemente care sa fie utilizate ca serie, se selecteaza zona de celule care contine elementele listei.
Se alege Instrumente Optiuni (se afiseaza caseta de dialog Optiuni
Se face click pe tab-ul Liste particularizate
Pentru a utiliza lista selectata, se face click pe Import (daca lista de elemente n-a fost selectata la pasul 1, referintele ei pot fi introduse în lista Import lista din celule înainte de actionarea butonului de comanda Import
Pentru a tasta o noua lista, se selecteaza LISTĂ NOUĂ din Liste particularizate apoi se introduc elementele listei în caseta Intrari lista, începând cu primul element. Se apasa ENTER dupa fiecare element introdus. Când lista este completa, se face click pe Adaugare
Se alege Instrumente Optiuni (se afiseaza caseta de dialog Optiuni
Se face click pe tab-ul Liste particularizate
În caseta Liste particularizate se selecteaza lista dorita.
Pentru a edita lista, se fac modificarile necesare în lista Intrari lista apoi se face click pe Adaugare
Pentru a sterge o lista, se face click pe stergere
Observatie
Nu pot fi editate sau sterse listele predefinite (pentru luni sau pentru zile).
Comentariile sunt informatii suplimentare care se adauga datelor si formulelor din foia de lucru. Aceste comentarii desi sunt legate de celulele foii de lucru, nu ocupa celule din foaia de lucru. O celula care contine un comentariu are un triunghi mic rosu în coltul din dreapta sus. Când indicatorul mouse-ului se plaseaza deasupra unei celule cu comentariu, acesta va fi imediat afisat.
Se selecteaza celula careia i se adauga comentariul.
Se alege Inserare Comentariu sau se face click cu butonul drept al mouse-ului pe celula, apoi se selecteaza Inserare comentariu din meniul de comenzi rapide.
Apare o caseta de comentariu completata cu numele de utilizator de pe calculator (acest nume poate fi selectat si sters). În caseta se introduce textul comentariului.
Se face click în alta celula pentru a închide caseta comentariului.
Se face click cu butonul drept al mouse-ului pe celula care contine comentariul de modificat, apoi se selecteaza Editare comentariu. Caseta comentariului devine activa, iar comentariul poate fi modificat.
Se face click cu butonul drept al mouse-ului pe celula care contine comentariul de sters, apoi se selecteaza stergere comentariu
Când indicatorul mouse-lui se plaseaza deasupra celulei care contine un comentariu, acesta va fi afisat doar cât indicatorul mouse-lui se mentine deasupra celulei.
Pentru ca un comentariu sa ramâna afisat în foaia de lucru, se face click cu butonul drept al mouse-ului pe celula care contine comentariul si se selecteaza Afisare comentariu din meniul de comenzi rapide. Pentru ascunderea comentariului, se selecteaza Ascundere comentariu din meniul de comenzi rapide.
Pentru a afisa comentariile din întreaga foaie de lucru, se alege Vizualizare Comentarii. Pentru a ascunde toate comentariile afisate într-o foaie de lucru, se alege tot Vizualizare Comentarii
În Excel sunt doua posibilitati de a efectua calcule fara a scrie formule de calcul: prin folosirea caracteristicii Calcul automat si a caracteristicii Însumare automata
Realizeaza diferite operatii de calcul pentru datele selectate si afiseaza rezultatul în bara de stare (nu-l insereaza în celule din foaia de lucru).
Se selecteaza celulele asupra carora se efectueaza operatiile de calcul.
Se face right-click pe bara de stare si se afiseaza un meniu prescurtat cu sase functii:
Medie - calculeaza media aritmetica a datelor selectate;
Contor - numara câte celule sunt completate în zona de celule selectate;
Contor de numere - numara câte celule din zona selectata contin numere;
Max - întoarce valoarea maxima din zona selectata;
Min - întoarce valoarea minima din zona selectata;
Însumare - calculeaza suma valorilor din zona selectata.
Spre deosebire de caracteristica Calcul automat, caracteristica Însumare automata insereaza automat o functie SUM într-o celula din foaia de calcul. În unele situatii, Însumare automata îsi depisteaza automat zona de celule de însumat.
Se selecteaza zona de celule pentru care se calculeaza suma inclusiv o celula goala dedesubt (în aceasta celula se va plasa suma).
Se face click pe instrumentul Însumare automata din bara de instrumente (în celula va fi inserata functia SUM
Se selecteaza o celula sub/în dreapta zonei cu celulele de însumat.
Se face click pe instrumentul Însumare automata din bara de instrumente.
Se apasa tasta ENTER (în celula va fi inserata functia SUM
O formula este o ecuatie care foloseste, de regula, date într-o foaie de lucru. Formulele executa operatii, ca de pilda adunare, înmultire si comparatii între valori din foaia de lucru; ele pot, de asemenea, sa combine valori. Formulele pot face referire la alte celule din aceeasi foaie de lucru, la celule din alte foi ale aceluiasi registru de lucru sau la celule din foi apartinând altor registre de lucru. Exemplul urmator aduna valoarea celulei B4 cu cea a celulei B25 si apoi împarte rezultatul la suma celulelor D5, E5 si F5:
=(B4+B25)/(D5+E5+F5)
Sintaxa formulei
Sintaxa formulei este structura sau ordinea elementelor într-o formula. În Microsoft Excel formulele respecta o anumita sintaxa care include un semn egal (=) urmat de elementele care trebuie calculate (operanzi) si de operatorii de calcul. Fiecare operand poate fi o valoare care nu se modifica (o valoare constanta), o referinta la celula sau zona, o eticheta, un nume de zona de celule sau o functie.
Microsoft Excel calculeaza implicit o formula de la stânga la dreapta, începând cu semnul egal (=). Poate fi controlat modul cum este efectuat calculul modificând sintaxa formulei. De exemplu, formula urmatoare întoarce un rezultat 11 pentru ca Microsoft Excel efectueaza înmultire înainte de adunare. Formula înmulteste 2 cu 3 (rezultatul este 6) si apoi adauga 5.
Dimpotriva, daca se folosesc paranteze pentru a modifica sintaxa, mai întâi se poate aduna 5 cu 2 si apoi înmulti acel rezultat cu 3, pentru un rezultat 21.
Un operator este un semn sau simbol care precizeaza tipul de calcul executat asupra elementelor unei formule.
Operatorii aritmetici efectueaza operatii matematice de baza, ca de pilda adunare, scadere sau înmultire, combinari de numere si produce rezultate numerice.
|
Operator aritmetic |
Semnificatie |
Exemplu |
|
+ (semn plus) |
Adunare | |
|
- (semn minus) |
Scadere Negare | |
|
* (asterisc) |
Înmultire | |
|
/ (slash) |
Împartire | |
|
% (semn procentual) |
Procent | |
|
^ (caret) |
Exponentiere |
3^2 (la fel ca 3*3) |
Operatorii de comparatie compara doua valori si apoi produc valoarea logica TRUE sau FALSE
|
Operator de comparatie |
Semnificatie |
Exemplu |
|
= (semn egal) |
Egal cu |
A1=B1 |
|
> (semn mai mare) |
Mai mare decât |
A1>B1 |
|
< (semn mai mic) |
Mai mic decât |
A1<B1 |
|
>= (semn mai mare sau egal) |
Mai mare sau egal cu |
A1>=B1 |
|
<= (semn mai mic sau egal) |
Mai mic sau egal cu |
A1<=B1 |
|
<> (semn diferit de) |
Diferit de |
A1<>B1 |
Operatorul text & (ampersand) conecteaza sau concateneaza doua valori pentru a produce o valoare text continua (de exemplu, "Curs" & "Nou" produce "CursNou").
Operatorii de referinta combina zone de celule pentru calcule.
|
Operator referinta |
Semnificatie |
Exemplu |
|
: (doua puncte) |
Operator de zona care produce o referinta la toate celulele dintre doua referinte, inclusiv cele doua referinte |
B5:B15 |
|
, (virgula) |
Operator de uniune care combina referinte multiple într-o singura referinta |
SUM(B5:B15,D5:D15) |
|
(spatiu) |
Operator de intersectie care produce o referinta la celule care sunt comune celor doua referinte |
SUM(B5:B15 A7:D7) |
O formula poate face referire la o celula. Pentru ca o celula sa contina aceeasi valoare ca o alta celula, se introduce un semn egal urmat de referinta la celula. Celula care contine formula este cunoscuta ca o celula dependenta - valoarea sa depinde de valoarea din alta celula. Ori de câte ori se modifica continutul celulei la care formula face referire, se modifica si valoarea celulei care contine formula. Formula urmatoare multiplica valoarea din celula B15 cu 5. Formula se va recalcula ori de câte ori valoarea din celula B15 se modifica.
=B15*5
Când se creeaza o formula, referintele la celule sau zone sunt de obicei create în functie de pozitia lor relativa la celula care contine formula. În exemplul urmator, celula B6 contine formula =A5; Microsoft Excel gaseste valoarea într-o celula mai sus si la stânga lui B6. Aceasta este cunoscuta ca o referinta relativa.
|
A |
B |
|
|
=A5 |
||
Când se copiaza o formula care foloseste referinte relative, referintele din formula inserata se actualizeaza si se refera la alte celule relativ la pozitia formulei. În exemplul urmator, formula din celula B6 a fost copiata în celula B7. Formula din celula B7 s-a transformat în =A6, care se refera la celula care este o celula deasupra si la stânga celulei B7.
|
A |
B |
|
|
=A5 |
||
|
=A6 |
Pentru ca referintele sa nu se modifice atunci când se copiaza o formula într-o celula diferita, se foloseste o referinta absoluta. De exemplu, daca formula introdusa multiplica celula A5 cu celula C1 (=A5*C1) si se copiaza formula într-o alta celula, ambele referinte se vor modifica. Referinta absoluta se creeaza prin plasarea a câte unui semn ($) înaintea partilor referintei (de exemplu, =A5*$C$1). Daca numai o parte a unei referinte nu trebuie sa se modifice când se copiaza o formula, se foloseste o referinta mixta, prin plasarea unui semn ($) înaintea partii referintei care nu se modifica (de exemplu, =A5*C$1 sau =A5*$C1).
De multe ori, foile de lucru au etichete în partea de sus a fiecarei coloane si la stânga fiecarui rând, care descriu datele din foaia de lucru. Aceste etichete pot fi folosite în formule atunci când se face referire la datele asociate. Mai pot fi create si nume descriptive (care nu sunt etichete în foaia de lucru) pentru a reprezenta celule, zone de celule, formule sau valori constante.
Când se creeaza o formula care se refera la date dintr-o foaie de lucru, se pot folosi etichetele de coloana si de rând din foaia de lucru pentru a face referiri la datele respective. Daca datele nu au etichete sau daca informatiile memorate într-o foaie de lucru vor fi folosite în alte foi din acelasi registru de lucru, se poate crea un nume care descrie celula sau zona de celule. Un nume descriptiv într-o formula poate contribui la o mai buna întelegere a scopului formulei.
Functiile sunt formule predefinite care efectueaza calcule folosind valori specifice numite argumente, într-o ordine particulara, numita sintaxa. De exemplu, functia SUM aduna valori sau zone de celule. Desi se poate crea o formula pentru a calcula valoarea totala a câtorva celule care contin valori, functia SUM a foii de lucru poate calcula zone de celule numeroase.
Argumentele pot fi numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, matrice, valori de eroare ca de pilda #N/A, sau referinte de celule. Argumentele pot fi si constante, formule, sau alte functii.
Sintaxa unei functii începe cu numele functiei urmat de o paranteza deschisa, argumentele functiei separate prin virgule si o paranteza închisa. Daca functia este la începutul unei formule, se tasteaza un semn egal (=) înainte de numele functiei. Când se creeaza o formula care contine o functie, se poate folosi paleta de formule.
Functiile pot fi folosite ca argumente pentru alte functii. Când o functie este folosita ca un argument, sau este imbricata, ea trebuie sa întoarca acelasi tip de valoare ca si cel pe care îl foloseste argumentul. Daca o functie imbricata nu întoarce tipul corect de valoare, Microsoft Excel va afisa o valoare de eroare #VALUE!. De exemplu, formula urmatoare utilizeaza o functie AVERAGE imbricata si o compara cu valoarea 50; comparatia trebuie sa întoarca TRUE sau FALSE, pentru ca acesta este tipul de valoare cerut pentru primul argument dintr-o functie IF
=IF(AVERAGE(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0)
O formula poate contine pâna la sapte nivele de functii imbricate. Când Functia B este folosita ca un argument în Functia A, Functia B este o functie de nivel doi. Daca Functia B contine Functia C ca un argument, Functia C va fi o functie de nivel trei.
Se selecteaza celula în care se insereaza functia.
Se alege Inserare Functie sau se face click pe instrumentul Lipire functie 
din bara cu
instrumente Standard (se afiseaza caseta de dialog
de mai jos).
Se selecteaza o categorie de functie din lista Categorie functie, apoi o functie din lista Nume functie
Se face click pe OK (se afiseaza paleta de formule).
Se completeaza argumentele functiei, apoi se face click pe OK
În unele situatii, functia poate fi introdusa în formula doar cu ajutorul paletei de formule. Pentru aceasta, se face click pe Editare formula (=) din bara de formule, apoi se face click pe sageata de extindere a listei cu functiile recent utilizate (din partea stânga a barei de formule) si se selecteaza functia dorita. Când se introduce o functie, paleta de formule afiseaza numele functiei, fiecare argument al sau, o descriere a functiei si a argumentelor sale, rezultatul curent al functiei si rezultatul curent al întregii formule.
Când se introduce o formula, Microsoft Excel asteapta anumite tipuri de valori pentru fiecare operator. Daca se introduce un tip de valoare diferit de cel asteptat, uneori Microsoft Excel poate sa execute conversia valorii.
|
Formula |
Produce |
Explicatie |
|
="1"+"2" |
Când se foloseste un semn plus (+), Microsoft Excel asteapta numere în formula. Chiar daca încadrarea numerelor între ghilimele înseamna ca "1" si "2" sunt valori text, Microsoft Excel converteste automat valorile text în numere. |
|
|
=1+"4.00 LEI" |
Când o formula asteapta un numar, Microsoft Excel converteste textul daca formatul acestuia este unul care de obicei va fi acceptat pentru un numar. |
|
|
="6/1/92"-"5/1/92" |
Microsoft Excel interpreteaza textul ca o data calendaristica în formatul mm/dd/yy, converteste datele în numere seriale si apoi calculeaza diferenta dintre ele. |
|
|
=SQRT("8+1") |
#VALUE! |
Microsoft Excel nu poate converti textul într-un numar pentru ca textul "8+1" nu poate fi convertit într-un numar. Daca se foloseste "9" sau "8"+"1" în loc de "8+1", formula va converti textul într-un numar si va întoarce rezultatul 3. |
|
="A"&TRUE |
ATRUE |
Când este asteptat text, Microsoft Excel converteste numere si valori logice, ca de pilda TRUE si FALSE în text. |
Daca o formula nu poate evalua corect un rezultat, Microsoft Excel va afisa o valoare de eroare. Spre exemplu, valorile de eroare pot fi rezultatul folosirii textului acolo unde o formula asteapta o valoare numerica, a stergerii unei celule la care formula face referire, sau a folosirii unei celule care nu este suficient de larga pentru a afisa rezultatul.
Valorile de eroare pot fi cauzate nu neaparat de formula . De exemplu, daca o formula afiseaza #N/A sau #VALUE!, o celula la care formula face referire ar putea contine eroarea.
|
Valoare de eroare |
Cauza posibila |
Actiune pentru remediere |
|
Valoarea este mai lunga decât latimea celulei |
Se mareste latimea coloanei. |
|
|
#VALUE! |
Folosirea unui tip gresit de argument sau operand. |
Se asigura ca formula sau functia sunt corecte pentru operandul sau argumentul cerut si ca celulele la care se face referire în formula contin valori valide. De exemplu, daca celula A5 contine un numar, iar celula A6 contine un text, formula =A5+A6 va întoarce valoare de eroare #VALUE!. În acest caz, formula poate fi construita cu functia SUM, =SUM(A5:A6), întrucât SUM ignora celulele care contin text. |
|
#DIV/0! |
Într-o formula apare o împartire la 0 (zero). Daca un operand este o celula necompletata, Microsoft Excel o interpreteaza ca zero. |
Se modifica referinta la celula sau se introduce în celula folosita ca împartitor o valoare diferita de zero. Se poate introduce valoarea #N/A în celula împartitorului, care va modifica rezultatul formulei din #DIV/0! în #N/A, pentru a indica faptul ca nu se dispune de valoarea împartitorului. |
|
#NUME? |
Un nume de celula/zona de celule folosit în formula este gresit ortografiat sau nu exista. |
Se corecteaza ortografia numelui sau se asigura ca numele respectiv exista. Pentru aceasta, se alege Inserare Nume Definire. Daca numele nu este afisat în lista, se adauga. |
|
#N/A |
O functie sau o formula nu dispune de o valoare sau utilizarea functiilor VLOOKUP sau HLOOKUP din foaia de lucru pentru a gasi o valoare într-un tabel nesortat. |
Se sorteaza corespunzator tabelul în care se face cautarea cu o functie VLOOKUP sau HLOOKUP |
|
#REF! |
Au fost sterse celulele la care se face referire în formula sau au fost inserate celulele mutate peste celulele la care se face referire în formula. |
Se modifica formulele sau se refac celulele în foaia de lucru facând click pe Anulare imediat dupa ce se sterg celule sau dupa ce se insereaza celulele. |
|
#NUM! |
Folosirea unui argument negativ pentru functia SQRT sau introducerea unei formule care întoarce un rezultat prea mare sau prea mic pentru a fi afisat. |
Se modifica argumentul pentru functia SQRT astfel încât acesta sa fie pozitiv sau se modifica formula astfel încât rezultatul acesteia sa fie între -1*10307 si +1*10307. |
|
#NULL! |
Se precizeaza intersectia a doua zone de celule care de fapt nu se intersecteaza. |
Se corecteaza erorile de referire a zonelor de celule. |
Pentru a fi siguri ca datele introduse în foaia de lucru sunt corecte, se poate preciza care date sunt valide pentru celule individuale sau pentru zone de celule. Se pot impune restrictii datelor de un anumit tip - cum ar fi numere întregi, numere zecimale sau text - si stabili limite pentru înregistrarile valide. Se poate preciza o lista de valori valide sau se limiteaza numarul de caractere care pot fi introdusedin datele care se introduc. Daca se doreste sa se determine daca o valoare este valida, pe baza unui calcul dintr-o alta celula - cum ar fi verificarea ca iesirea unei cantitati de produse nu este mai mare decât stocul existent - se poate utiliza o formula. Dupa ce datele au fost introduse si calculate, se poate revizui foaia de lucru pentru a descoperi si corecta orice data care nu este valida.
Se selecteaza celulele carora li se aplica restrictii.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Setari
În caseta Se permite se selecteaza tipul de date:
pentru a preciza numai numere, se selecteaza Întregul numar (numere întregi) sau Zecimal (numere cu zecimale);
pentru a preciza numai date calendaristice sau ore, se face click pe Data sau pe Ora
Toate optiunile din caseta Se permite sunt prezentate în capitolul Tipuri de restrictii de date.
Se face click pe operatorul dorit în caseta Date apoi se mentioneaza limita maxima sau minima pentru date, sau ambele limite, în functie de operatorul selectat. Pentru limite, se pot introduce valori, referinte de celule sau formule.
Pentru a opri aparitia unui mesaj de eroare atunci când o celula cu restrictii este necompletata, se selecteaza caseta de control Se ignora celulele libere
Pentru a afisa mesaje de confirmare a înregistrarilor si de explicare sau prevenire a înregistrarilor incorecte, se selecteaza caseta de control Afisare mesaj de intrare când se selecteaza celula (tab-ul Mesaj de intrare) si caseta de control Afisare avertizare la eroare dupa ce se introduc date incorecte (tab-ul Avertizare la eroare), de asemenea, se precizeaza elementele pentru fiecare categorie de mesaj (vezi capitolele Afisarea unui mesaj de intrare pentru o celula si Afisarea unui mesaj când s-a introdus o data incorecta într-o celula).
Daca nu se selecteaza caseta de control Afisare avertizare la eroare dupa ce se introduc date incorecte, nu se afiseaza mesajul de eroare când se introduc valori care nu respecta restrictia precizata.
Se creeaza lista cu date valide în acelasi rând sau în aceiasi coloana în foaia de lucru în care se precizeaza restrictiile de validare (în lista nu se includ celule necompletate).
Se selecteaza celulele pentru care se impun restrictii.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Setari
În caseta Se permite se face click pe Lista
În caseta Sursa se introduc referintele listei de date valide (se selecteaza cu mouse-ul din foaia de lucru).
Pentru a afisa lista cu înregistrarile valide pentru fiecare celula din zona de restrictii (când se face click pe sageata din celula), se selecteaza caseta de control Lista verticala în celula
Pentru a opri aparitia unui mesaj de eroare atunci când o celula cu restrictii este necompletata, se selecteaza caseta de control Se ignora celulele libere
Pentru a afisa mesaje de confirmare a înregistrarilor si de explicare sau prevenire a înregistrarilor incorecte, se selecteaza caseta de control Afisare mesaj de intrare când se selecteaza celula (tab-ul Mesaj de intrare) si caseta de control Afisare avertizare la eroare dupa ce se introduc date incorecte (tab-ul Avertizare la eroare), de asemenea, se precizeaza elementele pentru fiecare categorie de mesaj (vezi capitolele Afisarea unui mesaj de intrare pentru o celula si Afisarea unui mesaj când s-a introdus o data incorecta într-o celula).
Observatii
Daca lista de înregistrari valide este scurta, înregistrarile pot fi introduse în caseta Sursa în loc sa fie introduse în foaia de lucru, separându-le prin caracterul separator de lista (implicit virgula). De exemplu, se poate introduce Minim, Mediu, Maxim în caseta Sursa, în loc sa se introduca trei cuvinte într-o foaie de lucru.
Daca lista de intrari valide s-ar putea modifica, se atribuie un nume zonei lista apoi se introduce numele în caseta Sursa. Atunci când lista cu nume creste sau se micsoreaza datorita modificarilor care se fac listei din foaia de lucru, lista de intrari valide pentru celule va reflecta în mod automat modificarile.
Se selecteaza celulele carora li se aplica restrictii.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Setari
În caseta Se permite se face click pe Lungime text
Se face click pe operatorul dorit în caseta Date apoi se precizeaza limita superioara sau inferioara, sau ambele limite, în functie de operatorul selectat. Pentru limite pot fi introduse valori, referinte de celule sau formule.
Pentru a opri aparitia unui mesaj de eroare atunci când o celula cu restrictii este necompletata, se selecteaza caseta de control Se ignora celulele libere
Pentru a afisa mesaje de confirmare a înregistrarilor si de explicare sau prevenire a înregistrarilor incorecte, se selecteaza caseta de control Afisare mesaj de intrare când se selecteaza celula (tab-ul Mesaj de intrare) si caseta de control Afisare avertizare la eroare dupa ce se introduc date incorecte (tab-ul Avertizare la eroare), de asemenea, se precizeaza elementele pentru fiecare categorie de mesaj (vezi capitolele Afisarea unui mesaj de intrare pentru o celula si Afisarea unui mesaj când s-a introdus o data incorecta într-o celula).
Observatii
Pentru a preciza faptul ca o celula trebuie sa contina text, fara a stabili o restrictie la numarul de caractere, se selecteaza mai mare sau egal cu în caseta Date apoi se introduce 0 (zero) în caseta Minim
Daca se utilizeaza o formula pentru a introduce date într-o celula cu restrictie la lungimea textului, Microsoft Excel verifica lungimea rezultatului si nu lungimea formulei. De exemplu, daca lungimea are restrictie la un minim de trei caractere si se introduce în celula =20+50, rezultatul, 70, având doua caractere, nu va fi valid.
Se selecteaza celulele carora li se aplica restrictii.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Setari
În caseta Se permite se face click pe Particularizare
În caseta Formula se introduce o formula care calculeaza o valoare logica (TRUE sau FALSE). Înregistrarile din celule sunt invalide atunci când formula calculeaza o valoare de FALSE. Formula se începe cu semnul egal (=).
Pentru a opri aparitia unui mesaj de eroare atunci când o celula cu restrictii este necompletata, se selecteaza caseta de control Se ignora celulele libere
Pentru a afisa mesaje de confirmare a înregistrarilor si de explicare sau prevenire a înregistrarilor incorecte, se selecteaza caseta de control Afisare mesaj de intrare când se selecteaza celula (tab-ul Mesaj de intrare) si caseta de control Afisare avertizare la eroare dupa ce se introduc date incorecte (tab-ul Avertizare la eroare), de asemenea, se precizeaza elementele pentru fiecare categorie de mesaj (vezi capitolele Afisarea unui mesaj de intrare pentru o celula si Afisarea unui mesaj când s-a introdus o data incorecta într-o celula).
Când se revizuieste o foaie de lucru pentru a vedea înregistrari incorecte, Microsoft Excel identifica toate celulele care contin valori în afara limitelor stabilite, utilizând comanda Validare din meniul Date, inclusiv valorile care erau deja introduse în celule, valorile care au devenit incorecte ca urmare a calculelor din formule si valorile plasate în celule de macrocomenzi.
Se alege Instrumente Audit Afisare bara de instrumente Audit (se afiseaza bara cu instrumente Audit
Se face click pe Încercuire date incorecte Circle Invalid Data din bara cu instrumente Audit
Daca foaia de lucru contine mai mult de 225 de celule care contin date invalide, Microsoft Excel încercuieste numai 255 din celule. Pentru a verifica mai multe celule, se corecteaza câteva din acestea si apoi se face click din nou pe Încercuire date incorecte
Optiunile afisate în caseta de dialog Validare date se modifica în functie de selectiile care se fac în casetele Se permite si Date
|
Tip |
Descriere si optiuni |
|
Orice valoare |
Nu plaseaza nici o restrictie pentru intoduceri valide. Aceasta setare se utilizeaza daca se doreste afisarea unui mesaj de intrare fara verificarea introducerilor valide. |
|
Particularizare |
Permite introducerea unei formule, utilizarea unei expresii sau referirea la un calcul din alta celula pentru a determina introducerile valide. Formula - Se introduce o formula, începând cu semnul egal (=). Formula trebuie sa fie evaluata la TRUE sau FALSE Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. |
|
Data |
Precizeaza faptul ca introducerile trebuie sa fie date calendaristice. Date - Se selecteaza operatorul dorit. Data - Se introduce data calendaristica pentru operatorul egal cu sau nu este egal cu Data de început - Se introduce prima data pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Data de sfârsit - Se introduce ultima data pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. |
|
Zecimal |
Precizeaza faptul ca datele trebuie sa fie numere întregi sau cu zecimale. Date - Se selecteaza operatorul dorit. Valoare - Se introduce numarul pentru operatorul egal cu sau nu este egal cu Minim - Se introduce cel mai mic numar pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Maxim - Se introduce cel mai mare numar pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. |
|
Lista |
Permite precizarea unei liste de înregistrari valide. Sursa - Se introduc referintele sau numele zonei de celule care contine valorile valide (se pot introduce si valori separate prin virgule, de exemplu, minim, mediu, maxim). Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. Lista verticala în celula - Se selecteaza pentru a afisa o lista verticala din care sa se aleaga valorile de introdus (lista se afiseaza când se face click pe o celula din zona cu restrictii). Se deselecteaza pentru a omite lista verticala. |
|
Lungime text |
Precizeaza numarul de caractere care pot fi introduse în celule. Date - Se selecteaza operatorul dorit. Lungime - Se introduce numarul pentru operatorul egal cu sau nu este egal cu Minim - Se introduce cel mai mic numar pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Maxim - Se introduce cel mai mare numar pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. |
|
Time |
Precizeaza faptul ca introducerile trebuie sa fie ore. Date - Se selecteaza operatorul dorit. Ora - Se introduce ora pentru operatorul operatorul egal cu sau nu este egal cu Ora de început - Se introduce ora cea mai devreme pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Ora de sfârsit - Se introduce ora cea mai târzie pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. |
|
Întregul numar |
Precizeaza faptul ca introducerile trebuie sa fie numere întregi. Date - Se selecteaza operatorul dorit. Valoare - Se introduce numarul pentru operatorul egal cu sau nu este egal cu Minim - Se introduce cel mai mic numar pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Maxim - Se introduce cel mai mare numar pentru operatorul ales (altul decât egal cu sau nu este egal cu Se ignora celulele libere - Se selecteaza pentru a permite celule necompletate. Se deselecteaza pentru a preciza faptul ca celulele necompletate nu sunt valide. |
Daca mesajul de intrare când se selecteaza o celula din zona de restrictii n-a fost specificat odata cu precizarea restrictiilor, se parcurg urmatoarele etape:
Se selecteaza celulele pentru care se afiseaza un mesaj de intrare.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Mesaj de intrare
Se selecteaza caseta de control Afisare mesaj de intrare când se selecteaza celula (daca nu este selectata).
Pentru a afisa în mesaj un titlu, se introduce textul în caseta Titlu
Se introduce textul mesajului în caseta Mesaj de intrare, pâna la 255 caractere. Se apasa ENTER pentru a începe o noua linie în mesaj.
Daca mesajul de eroare care trebuie sa se afiseze când se introduce o data incorecta n-a fost specificat odata cu precizarea restrictiilor, se parcurg urmatoarele etape:
Se selecteaza celulele pentru care se afiseaza un mesaj de eroare.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Avertizare la eroare
Se selecteaza caseta de control Afisare avertizare la eroare dupa ce se introduc date incorecte
În caseta Titlu se precizeaza (optional) un titlu pentru mesaj.
În caseta Mesaj de eroare se introduce textul mesajului (maxim 255 de caractere). Daca nu se precizeaza textul mesajului, la introducerea unei valori invalide în celula care contine restrictia se va afisa mesajul Valoarea introdusa nu este corecta. Un utilizator a limitat valorile care se introduc în aceasta celula
Din lista Stil se selecteaza stilul mesajului:
a) Oprire - caseta mesaj va contine butoanele de comanda Reîncercare (face revenirea în celula pentru a modifica valoarea) si Revocare (reface valoarea anterioara a celulei).
b) Avertisment - caseta mesaj va contine butoanele de comanda Da (memoreaza valoarea invalida în celula), Nu (face revenirea în celula pentru a modifica valoarea) si Revocare (reface valoarea anterioara a celulei).
c) Informatii - caseta mesaj va contine butoanele de comanda OK (memoreaza valoarea invalida în celula) si Revocare (reface valoarea anterioara a celulei).
Observatie
Mesajul de eroare se afiseaza numai în momentul în care utilizatorul un utilizator introduce date invalide în celula. Formulele care au ca rezultat date invalide sau datele invalide plasate în celula de o macrocomanda nu au ca efect afisarea mesajului de eroare.
Se face click pe o celula din zona de celule care contine restrictiile de date sau mesajele.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
În fiecare tab se selecteaza si se modificati optiunile dorite.
Daca se doreste ca modificarile sa afecteze si alte celule din foaia de lucru care contin aceleasi restrictii si mesaje, se selecteaza caseta de control Aceste modificari se aplica tuturor celorlalte celule care au aceleasi setari din tab-ul Setari (pentru ca modificarile sa afecteze numai celula curenta, se deselecteaza aceasta caseta de control).
Observatii
Cât timp un registru de lucru este partajat, nu pot fi efectuate modificari la restrictii sau mesaje prin utilizarea casetei de dialog Validare date Când se introduc date într-un registru de lucru partajat, restrictiile precizate înainte de partajarea registrului de lucru ramân valide iar mesajele precizate înainte de partajarea registrului de lucru continua sa fie afisate.
Daca se deblocheaza celule care contin restrictii de date sau mesaje si apoi se protejeaza continutul foii de lucru, pot fi introduse date si afisa mesaje de eroare, dar nu pot fi efectuate modificari la restrictii sau mesaje utilizând caseta de dialog Validare date
Se face click în celula cu restrictii de date si mesaje, apoi se alege Editare Copiere
Se selecteaza celulele în care se copiaza aceleasi restrictii de date si mesaje.
Se alege Editare Lipire speciala (se afiseaza caseta de dialog de mai jos).
Se selecteaza butonul de optiune Validare
Observatii
Daca o celula în care se copiaza restrictii de date contine date care nu satisfac restrictiile copiate, datele existente nu se modifica.
Daca în caseta de dialog se selecteaza butonul de optiune Totala sau Tot exceptând bordurile, Microsoft Excel copiaza si restrictii de date si mesajele.
Se selecteaza celulele din care se sterg restrictiile de date si mesajele.
Se alege Date Validare (se afiseaza caseta de dialog Validare date
Se face click pe tab-ul Setari
Se face click pe butonul de comanda Golire totala
Observatii
Când se face click pe Golire totala, se sterg toate selectiile si informatiile din toate cele trei tab-uri ale casetei de dialog Validare date. Pentru a reface efectul lui Golire totala se face click pe Revocare
Pentru a sterge restrictiile de date si mesajele împreuna cu continutul si formatul celulei, se selecteaza celula apoi se alege Editare Golire Totala (sterge si restrictiile si datele din celule).
Se deblocheaza celulele pentru care pentru care s-au setat restrictii de date si mesaje (Formatare Celula tab-ul Protectie, apoi se deselecteaza caseta de control Blocate
Se alege Instrumente Protectie Protejare foaie (se afiseaza caseta de dialog Protejare foaie
Se selecteaza caseta de control Cuprins
Observatie
Dupa parcurgerea acestor etape, comanda Validare din meniul Date devine inactiva.
Pentru a descoperi toate celulele care contin aceleasi restrictii de date sau mesaje, se face click pe o celula care contine restrictiile de date sau mesajele care trebuie gasite.
Pentru a gasi fiecare celula din foaia de lucru care contine restrictii de date sau mesaje, se face click oriunde în foaia de lucru.
Se alege Editare Salt la (se afiseaza caseta de dialog Salt la
Se face click pe Special (se afiseaza caseta de dialog Salt special
Se face click pe Validare date
Pentru a gasi orice celula din foaia de lucru care contine restrictii de date sau mesaje, se face click pe All. Pentru a descoperi numai acele celule care contin aceleasi restrictii de date si mesaje cu celula selectata în pasul 1, se face click pe La fel
O foaie de lucru poate fi protejata în asa fel încât sa nu poata fi modificata partial sau în întregime, sa nu permita vizualizarea formulelor de calcul, sa împiedice modificarea obiectelor grafice inserate în foaia de lucru, etc.
Când se protejeaza o foaie de lucru, celulele si obiectele grafice care n-au fost deblocate în pasii 2 si 3, sunt protejate si nu pot fi modificate.
Toate celulele dintr-o foaie de lucru au proprietatea "Blocate" setata pe TRUE (daca se selecteaza toate celulele foii de lucru si se afiseaza caseta de dialog Formatare celule, în tab-ul Protectie caseta de control Blocate este selectata). Aceasta înseamna ca atunci când se protejeaza foaia de lucru, vor fi protejate toate celulele foii de lucru. În acest caz, pentru ca utilizatorul sa poata introduce/modifica date în foaia de lucru, mai întâi trebuie s-o deprotejeze.
Sunt doua moduri de protejare a celulelor dintr-o foaie de lucru:
a) sa se protejeze toate celulele foii de lucru; aceasta maniera de protejare este greoaie întrucât înainte de editarea foii de lucru aceasta trebuie deprotejata, urmând ca dupa editare, foaia de lucru sa fie din nou protejata.
b) sa se lase neprotejate (deblocate) celulele în care se introduc/modifica date, iar restul celulelor sa se protejeze.
În continuare, se va prezenta ultima metoda care comporta doua etape: deblocarea celulelor care vor ramâne neprotejate si protejarea foii de lucru.
Deblocarea celulelor
Se comuta în foaia de lucru care se protejeaza.
Se selecteaza celulele care se deblocheaza (care vor ramâne neprotejate dupa protejarea foii de lucru).
Se alege Format Celule (se afiseaza caseta de dialog Formatare celule
Se face click pe tab-ul Protectie
Se deselecteaza caseta de control Blocate
Se face click pe OK
Protejarea foii de lucru
Vor fi protejate toate celulele cu exceptia celor deblocate
Se alege Instrumente Protectie Protejare foaie (se afiseaza caseta de dialog Protejare foaie
Se poate selecta:
- caseta de control Cuprins - pentru ca ca alt utilizator sa nu poata modifica continutul celulelor foii lucru si pentru a nu putea vizualiza rândurile, coloanele sau formulele ascunse;
- caseta de control Obiecte - pentru ca alt utilizator sa nu poata modifica, sterge redimensiona sau muta obiectele grafice din foaia de lucru (sau din foaia diagrama);
- caseta de control Scenarii - pentru ca alt utilizator sa nu poata modifica definituiile scenariilor din foaia de lucru.
Pentru a preveni ca alti utilizatori sa elimine protectia foii de lucru, se introduce o parola în caseta Parola (optional) se face click pe OK, apoi se reintroduce parola în caseta de dialog care cere confirmarea parolei. Parolele diferentiaza literele mici si mari ! Uitarea parolei conduce la imposibilitatea deprotejarii foii de lucru.
Observatii
Dupa ce se protejeaza foaia de lucru, celulele deblocate cu aceasta procedura sunt singurele celule care pot fi modificate.
Mutarea între celulele deblocate într-o foaie de lucru, se face prin click pe o celula deblocata si apoi apasând tasta TAB
Se comuta în foaia de lucru în care se ascund formulele de calcul.
Se selecteaza celulele care contin formulele care trebuie ascunse (dupa protejarea foii de lucru).
Se alege Format Celule (se afiseaza caseta de dialog Formatare celule
Se face click pe tab-ul Protectie
Se selecteaza caseta de control Ascunse.
Se protejeaza foaia de lucru (vezi Protejarea foii de lucru).
Se selecteaza foaia de lucru care va fi deprotejata.
Se alege Instrumente Protectie Deprotejare foaie (în cazul în care protejarea foii de lucru s-a facut cu parola, se afiseaza caseta de dialog Deprotejare foaie în care se furnizeaza parola).
|
