Curs MS-Excel

Excel este un program de calcul tabelar puternic, însa usor de utilizat. Excel poate fi folosit pentru realizarea de analize financiare, diagrame si grafice impresionante, pentru baze de date si pentru partajarea informatiilor cu alte programe.

Pentru a deschide programul Excel efectuati pasii urmatori:

executati clic pe butonul Start, pe ecran va apare meniul Start;

selectati optiunea Programs, pe ecran va apare meniul Programs;

selectati optiunea Microsoft Excel.

Ecranul de deschidere din Excel prezinta un registru de calcul gol, având eticheta Book1. Puteti sa deschideti aplicatia Excel si deschizând direct un registru de calcul executând clic pe un registru aflat în folderul My Documents.

Fisierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de calcul este format din trei foi de calcul (însa puteti sa adaugati sau sa eliminati oricâte foi de calcul este necesar). Fiecare foaie de calcul este formata din coloane si rânduri care se intersecteaza, formând casete numite celule, în care introduceti text. Etichetele din partea de jos a registrului de calcul (cu inscriptiile Sheet1, Sheet2, etc) va permit sa rasfoiti foile de calcul executand clic pe ele cu mouse-ul.

Orice pagina dintr-un registru de calcul este o foaie de calcul separata, iar fiecare foaie de calcul contine o grila formata din coloane având fiecare o litera si randuri numerotate. Locul de intersecatre a unui rand cu o coloana reprezinta o caseta numita celula. Orice celula are o adresa formata din litera coloanei si numarul randului (A1, B3, C4, etc). Pentru a crea foi de calcul trebuie sa introduceti date si formule în celule.

Ecranul Excel

Majoritatea operatiilor executate în Excel vor fi facute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioara a ecranului si cu barele de instrumente standard si de formatare de sub acestea.

Ecranul Excel cuprinde urmatoarele elemente:

bara de meniuri;

bara cu instrumente standard;

bara cu instrumente de formatare;

bara de formule;

capatele coloanelor;

capatele candurilor:

selector;

suprafata foii de calcul;

bara de stare.

Bara de meniuri cuprinde comenzi de lucru cu fisiere, de editare, de vizualizare, de formatare.

Bara cu instrumente standard contine butoane cu ajutorul carora se pot realiza diverse operatii cum ar fi deschiderea sau salvarea unui registru de calcul, anularea sau refacerea unei act 717g67h iuni, aplicarea unor functii.

Bara cu instrumente de formatare ofera cai de acces rapid pentru alegerea caracterelor sau a dimensiunii acestora, instrumente de formatare a textului introdus.

Bara de formule afisaza toate informatiile pe care le introduceti într-o celula. Tot pe aceasta bara este indicata si pozitia celulei.

Capetele de coloana reprezinta litera din partea superioara a foii de calcul, prin care sunt identificate coloanele foii de calcul.

Capetele randurilor reprezinta numerele din stanga foii de calcul, prin care sunt identificate randurile foii de calcul.

Selectorul reprezinta conturul care indica celula activa (cea în care va aflati).

Fereastra registrului de calcul Orice fisier creat cu Excel este un registru de calcul care contine una sau mai multe foi de calcul. Puteti sa deschideti concomitent mai multe fisiere (registre de calcul), fiecare având propria fereastra.

Crearea, deschiderea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Pentru a crea un registru de calcul nou efecutati pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati optiunea New. Pe ecran va aparea caseta de dialog New;

Pentru a crea un registru de calcul gol, selectati eticheta General si apoi pictograma Workbook;

Dupa ce faceti selectia, executai clic pe OK, sau apasati tasta Enter.

Excel va deschide un nou registru de calcul

Daca vreti sa redeschideti un registru de calcul la care ati lucrat, efectuati pasii urmatori:

Deschideti meniul File si selectati optiunea Open, pe ecran va aparea caseta de dialog Open;

Daca fisierul nu se afla în dosarul curent, deschideti caseta de dialog Look In si selectati unitatea de disc si dosarul corect;

Executati clic pe fisierul pe care vreti sa-l deschideti din lista cu fisiere di dosare;

Executati clic pe Open sau apasati tasta Enter.

Pentru a salva un registu de calcul efectuati pasii urrmatori:

Deschideti meniul File si selectati optiunea Save;

Introduceti denumirea pe care vreti sa o alocati registrului de calcul, în caseta de text File Name. Puteti sa folositi pana la 218 caractere, inclusiv orice combinatie de litere, cifre sau spatii;

Executati clic pe butonul Save, sau apasati tasta Enter.

Pentru a salva un fisier sub un alt nume selectati din meniul File optiunea Save As.

Deplasarea de la o foaie de calcul la alta

În configuratia prestabilita, fiecare registru de calcul are initial trei foi de calcul. Puteti sa adaugati alte foi de calcul sau sa stergeti din ele, dupa cum doriti. Deoarece fiecare registru de calcul este format din una sau mai multe foi de calcul, aveti nevoie de o metoda de deplasare rapida de la foaie de calcul la alta. Se folosesc urmatoarele metode:

Apasati CTRL+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmatoare sau Ctrl+PgUp pentru a trece la foaia anterioara;

Executati clic pe eticheta foii de calcul pe care vreti sa o deschideti.

Deplasarea în cadrul foii de calcul

Pentru a va deplasa în cadrul foii de calcul se folosesc urmatoarele combinatii de taste:

- o celula în directia sagetii;

Ctrl+ sau Ctrl+ - la începutul sau sfarsitul zonei de date (zona din foaia de calcul care contine date) ori la prima sau la ultima celula din coloana, în cazul în care coloana este goala;

Ctrl+ sau Ctrl+ - în celula din extrema stanga sau dreapta a zonei de date, ori la prima sau ultima celula din rand, daca randul este gol;

PgUp - un ecran în sus;

PgDn - un ecran în jos;

Home - celula din extrema stanga a unui rand;

Ctrl+Home - coltul din stanga sus a foii de calcul;

Ctrl+End - coltul din dreapta jos a foii de calcul;

Cu ajutorul mouse-ului, puteti sa folositi barele de derulare pentru a va deplasa în zona de pe ecran ce contine celula în care vreti sa lucrati, apoi executati clic pentru a o activa.

Blocarea capetelor de coloane sau de randuri

Atunci cand parcurgeti o foaie de calcul întinsa, este util sa blocati capetele de coloane sau randuri pentru a le vedea impreuna cu datele din foaie si a le interpreta mai usor.

Pentru a bloca capetele de coloane sau randuri (sau ambele) efectuati urmatorii pasi:

Executati clic pe celula din dreptul capetelor de rand si/sau sub capetele de coloana pe care vreti sa le blocati. Celulele respective vor fi evidentiate;

Deschideti meniul Window si selectati Freeze Panes.

Pentru deblocare dim meniul Window selectati optiunea Unfreeze Panes.

Divizarea foilor de calcul

Uneori, cand lucrati într-o foaie de calcul mai mare, poate fi mevoie sa vedeti simultan doua parti ale foii. Pentru compararea datelor. Pentru a vedea concomitent doua parti ale unei foi de calcul, trebuie sa o divizati. Pentru a diviza o foie de calcul se efectueaza pasii urmatori:

Executati clic fie pe bara de devizare verticala, fie pe cea orizontala;

Trageti bara de divizare în fereastra foii de calcul;

Eliberati bara de divizare, iar Excel va imparti fereastra în locul respectiv. Cand derulati foaia, cele doua panouri efectueaza derularea sincronizat.

Pentru a elimina bara de divizare, trageti-o înapoi, în pozitia initiala de pe bara de derulare.

Introducerea diferitelor tipuri de date

Tipuri de date

Pentru a crea foi de calcul care sa poata fi utilizate, trebuie sa introduceti date în celulele din interior. Tipurile de date pe care le puteti introduce sunt:

Text;

Cifre;

Data (calendaristica);

Ora;

Formule;

Functii.

Introducerea textului

Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. În configuratia prestabilita, textul este aliniat automat la stanga, în interiorul celulei. Pentru a introduce text într-o celula efectuati urmatorii pasi:

Executati clic pe celula în care doriti sa introduceti textul;

Introduceti textul. Pe masura ce scrieti, textul apare în celula si pe bara de formule;

Apasati tasta Enter, iar textul introdus va aparea în celula, aliniat la stanga (puteti sa apasati tasta Tab sau o tasta cu sageata pentru a introduce textul si a trece la alta celula). Daca ati facut o gresala si vreti sa renuntati la datele introduse, apasati tasta Esc. Daca doriti sa modificati un text existent într-o anumita celula selectati celula respectiva, dupa care plasati indicatorul mouse-ului pe bara de formule si modificati textul respectiv, dupa care apasati tasta Enter.

Daca textul introdus nu se vede în toata celula se poate mari spatiul celulei plasand indicatorul mouse-ului pe bara cu capete de coloana si tragand de chenarul din dreapta pentru a da o noua dimensiune ferestrei, sau executand dublu clic pe acesta.

Puteti sa introduceti un numar care sa fie interpretat ca text. Pentru aceasta, plasati în fata intrarii un apostrof " ' " ('45455). Acest semn reprezinta un prefix pentru aliniere, care ii cere programului Excel sa trateze caracterele urmatoare ca pe un text si sa le alinieze la stanga în celula.

Introducerea cifrelor

Numerele pe care vreti sale introduceti pot contine caracterele numerice 0-9 si urmatoarele caractere speciale: + - / . , () $ %.

Pentru a introduce un numar procedati în felul urmator:

Ececutati clic pe celula în care vreti sa introduceti numerele;

Introduceti numarul. Pentru a introduce un numar negativ, plasati în fata lui un semn minus, sau treceti-l între paranteze. Pentru a introduce o fractie, plasati înaintea ei un 0, de exemplu 0 ˝. (În caz contrar, Excel va interpreta intrarea ca pe o data calendaristica);

Apasati tasta Enter, iar numarul introdus va aparea în celula aliniat la dreapta.

Daca introduceti un numar si el apare în celula în aceasta forma (########) sau în forma - 7.78E+06, numarul este tot acolo, numai ca celula nu este suficient de lata pentru a afisa intregul numar.

Introducerea datei si orei

Puteti sa introduceti date si ore în diderite formate. Pentru a introduce data sau ora, efectuati urmatorii pasi:

Executati clic pe celula în care vreti sa introduceti data sau ora;

Scrieti data sau ora folosind formatul pe care il doriti pentru afisarea lor. Puteti sa folositi liniute de unire (-) sau bare (/) la introducerea datei;

Apasati tasta Enter. Daca Excel recunoaste intrarea ca fiind o data sau o ora, aceasta va aparea aliniata la dreapta în celula. Daca Excel nu o recunoaste, ea va fi tratata ca text si aliniata la stanga.

Forme acceptate pentru data si ora

Copierea rapida a intrarilor

Puteti sa copiati din celule alaturate o intrare existenta, efectuand urmatorii pasi:

Executati clic pe marcajul de completare al celulei careia al carei continut vreti sa il copiati;

Trageti marcajul de completare în jos sau în dreapta pentru a copia datele în celulele alaturate. Va aparea o casuta care va arata exact ce date sunt copiate în celelalte celule.

În cazul în care copiati un numar, o luna sau alt obiect care poate fi interpretat ca serie (cum ar fi January, February etc), dar nu vreti sa creati o serie - ci numai sa copiati exect continutul celulei respective - tineti apasata tasta Ctrl atunci cand trageti marcajul de completare.

Selectarea celulelor

Pentru a copia, a muta sau a sterge simultan datele din mai multe celule, trebuie sa selectati mai întai celulele respective.

Pentru a selecta o singura celula, executati clic pe ea;

Pentru a selecta celule alaturate (un domeniu), executati clic pe prima celula din stanga si trageti mouse-ul în jos spre celula din dreapta-jos, pentru a selecta toate celulele;

Pentru a selecta celule care nu sunt alaturate, tineti apasata tasta Ctrl în timp ce executati clic pe celulele individuale;

Pentru a selecta un întreg rand sau o coloana de celule, executati clic pe capul de rand sau de coloana. Pentru a selecta randuri sau coloane alaturate, executati clic pe primul cap se rand sau de coloana si trageti mouse-ul peste celelalte;

Pentru a selecta randuri sau coloane care nu sunt adiacente, apasati tasta Ctrl si executai clic pe fiecare cap de rand sau coloana pe care doriti sa le selectati.

Domeniu reprezinta o serie de celule adiacente.

Copierea, mutarea, stergerea unor intrari se face cu ajutorul functiilor Copy, Cut, Paste sau Delete, de pe bara cu instrumente standard sau cu ajutorul comenzilor din meniul Edit.

Efectuarea calculelor cu ajutorul formulelor

Formulele sunt folosite în foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifre introduse de dumneavoastra. Cu ajutorul formulelor puteti sa efecutati operatii de adunare, scadere, înmultire si impartire, folosind valorile din diferite celule.

Formulele sunt formate, de regula, din una sau mai multe adrese de celule sau valori si un operator matematic, cum ar fi + (adunare), - (scadere), * (înmultire) sau / (impartire). De exemplu, daca doriti sa calculati media a trei valori aflate în celulele A1, B1 si C1, introduceti în celula în care vteri sa apara rezultatul urmatoarea formula:

=(A1+B1+C1)/3

Orice formula trebuie sa înceapa cu semnul egal (=).

Operatorii matematici din Excel

Ordinea operatiilor

Excel efectueaza calculele din cadrul unei formule în urmatoarea ordine:

I.            Operatiile dintre paranteze

II.         Ridicari la putere

III.       Înmultiri si impartiri

IV.      Adunari si scaderi

Introdcerea formulelor

Pentru a introduce formule efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa apara rezultatul formulei;

Scrieti semnul egal (=);

Scrieti formula. Ea va aparea pe bara de formule;

Apasati tasta Enter sau executati clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar Excel va calcula rezultatul.

Daca introduceti o formul si doriti sa o anulati apasati tasta Esc, sau executati clic pe butonul Cancel.

Daca vreti sa folositi o anumita celula în mai multe formule, ati putea sa-i puneti un nume - de exemplu "Venit". Pe urma veti putea folosi numele celulei în formula, ca în =Venit+1100. Pentru a denumi o celula, folositi comanda Insetr, Name, Define.

Pentru a introduce o formula selectand referintele celulelor, efectuati pasii urmatori:

Selectati celula în care vreti sa apara rezultatul;

Scrieti semnul egal (=);

Executati clic pe celula cu adresa care vreti sa apara prima în formula, adresa celulei respectiva va apare pe bara de formatare;

Introduceti un operator matematic dupa valoare, pentru a indica urmatoarea operatie. Operatorul va aparea pe bara de formule;

Continuati sa selectai celulele si sa introduceti operatorii matematici, pana cand terminati de introdus formula;

Apasati tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operatia

În cazul în care într-o celula apare mesajul ERR, verificati daca nu ati facut una din urmatoarele greseli: impartirea la zero, folosirea unei celule goale ca divizor, referirea la o celula goala, daca nu ati sters o celula inclusa într-o formula, sau daca nu ati inclus o referinta la celula în care apare rezultatul.

Calcularea rezultatelor fara introducerea unei formule

Puteti sa obtineti suma unui grup de celule si selectand pur si simplu celulele respective si citind rezultatul de pe bara de stare. Puteti sa aflati astfel media, valoarea minima sau cea maxima si numarul celulelor dintr-un domeniu. Pentru aceasta, executati clic cu butonul din dreapta pe bara de stare si selectati optiunea dorita din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.

Editarea formulelor

Editarea unei formule se face la fel ca si în cazul orcarei alte intrari din Excel.

Selectati celula ce contine formula pe care vreti sa o editati;

Executati clic pe bara de formule sau apasati dublu clic pe celula pentru a edita rapid celula, fara a mai intra în bara de formule;

Cand terminati de editat, executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apasati tasta Enter pentru a accepta modficarile.

Copierea formulelor

Cand copiati o formula aceasta este adaptata pentru a corespunde pozitiei celulei în care va fi coiata. De exemplu, daca copiati formula =C2+C3 din celula C4 în celula D4 aceasta este adaptata pentru coloana D, devenind =D1+D2. Puteti sa copiati formulele folosind butoanele Copy si Paste, sau folositi urmatorea metoda:

Executati clic pe celula ce contine formula pe care vreti sa o copiati;

Tineti apasata tasta Ctrl si trageti chenarul celulei în celula în care vreti sa copiati formula;

Eliberati butonul mouse-ului, iar Excel va copia în noua pozitie.

Efectuarea calculelor cu functii

Functiile sunt formule complexe preformate, folosite pentru executarea unei serii de operatii cu un grup specificat de valori. De exempul, pentru a calcula suma unei serii de numere din celule A1-H1, puteti folosi functia =SUM (A1:H1) în loc sa introduceti formula =A1+B1+C1+.+H1. Functiile pot fi referinte la domenii de celule (cum ar fi B1:B3), denumiri de domenii (de exemplu VANZARI) sau valori numerice (de exemplu 585.86).

Orice functie este formata din urmatoarele trei elemente:

Semnul = arata ca ceea ce urmeaza este o functie (o formula);

Denumirea functiei, de exemplu SUM, arata ce operatie va fi efectuata;

Argumentul, cum ar fi (A1:H1), indica adresele celulelor cu valorile afectate de functie. Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi si mult mai complex.

Puteti sa introduceti functiile fie scriindu-le în celule, fie cu ajutorul vrajitorului Function Wizard

Introducerea unei diagrame într-o foaie da calcul

În execel puteti sa introduce diferite tipuri de diagrame. Tipul pe care il veti alege depinde de datele ce trebuie sa fie reprezentate si de modul în care vreti sa fie reprezentate acestea. Iata principalele tipuri de diagrame si destinatia lor:

Pie (circulara) acest tip este folosit pentru a reprezenta relatia dintre partile unui întreg;

Bar (bara) este folosit pentru compararea valorilor într-un anumit moment;

Column (coloana) la fel ca si idagrama de tip bara, o puteti folosi pentru evidentierea diferentelor dintre elemente;

Line (linie) este folosit pentru a sublinia tendintele de evolutie si variatia valorilor în timp;

Scatter (prin puncte) la fel ca la diagrama liniara; folositi acest tip pentru a sublinia amploarea variatiei valorilor în timp.

Majoritatea acestor tipuri de diagrame exista si în variante tridimensionale.

Diagrama globala este o diagrama plasata în aceeasi foaie de calcul care contine si datele folosite pentru crearea ei.

Crearea unei diagrame

Puteti sa creati diagrame ca parte a unei foi de calcul (diagrama înglobata) sau indepentent, într-o foaie de calcul separata. În cazul în care creati o diagrama înglobata, ea va fi tiparita odata cu datele din foaia de calcul, pe cand o diagrama independenta poate fi tiparita separat. Ambele tipuri de diagrame sunt legate de datele din foaia de calcul pe care le reprezinta, astfel încat, atunci cand modificati datele, diagrama este actualizata automat.

Butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard va permite sa creati rapid o diagrama. Pentru a folosi butonul Chart Wizard, efectuati pasii urmatori:

Selectati datele pe care vreti sa le reprezentati în diagrama. Daca ati introdus un nume sau alte denumiri (de exemplu, Trim.1, Trim.2 etc) si vreti ca acestea sa fie si ele incluse în diagrama, aveti grija sa le selectati si pe ele;

Executati clic pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard;

Pe ecran va apare caseta Chart Wizard Step 1 of 4. Selectati un tip de diagrama din caseta Chart Type si un subtip (o varianta a tipului de diagrama selectat) din caseta Chart Sub-Type. Executati clic pe Next;

Veti fi întrebat daca domeniul selectat este corect. Puteti sa modificati domeniul selectat scriind un alt domeniu, sau executati clic pe butonul Collapse Dialog (aflat la capatul din dreapta al casetei de text Data Range) si selectand domeniul pe care vreti sa-l folositi;

În configuratia prestabilita, programul Excel presupune ca diferitele serii de date se afla pe randuri. Puteti sa schimbati aceasta optiune pentru coloane, daca este cazul, selectand Series în Columns. Cand terminati executati clic pe Next;

Executati clic pe etichete diferite spre a selecta optiunile pentru diagrama. De exemplu, puteti sa selectati legenda executand clic pe eticheta Legend si deselectand Show Legend. Puteti sa adaugati etichete pentru date (etichete care prezinta valoarea execta din graficul de tip bara, linie etc.) executand clic pe eticheta Data Labels. Cand terminati aceste modificari, executati clic pe Next;

În fine, veti fi întrebat daca doriti sa inserati diagrama (ca obiect) în foaia de calcul curenta, sau daca vreti sa creati o foaie de calcul speciala pentru ea. Alegeti optiunea dorita si executati clic pe butonul Finish. Pe ecran va aparea diagrama în forma finala.