V.1 Creearea unei diagrame (sau grafic)
Se configureaza optiunile dorite pentru titlu, grila, legenda. Next.
Se alege fie ca diagrama sa fie un obiect in cadrul foii de calcul, fie sa devina o foaie sparata pentru diagrame. Finish.
Tipuri de diagrame
Pentru a modifica tipul diagramei pentru o srie de date se efectueaza clic dreapta pe diagrama- Chart Type si se selecteaza tipul dorit.
Diagramele cu linii sau suprafete afiseaza aceleasi date si sunt potrivite pentru afisarea modificarilor unor valori in timp.
Marcajele in forma de cilindru, con si piramida sunt o varianta 3D a marcajelor bidimensionale standard ale coloanelor. Diagramele coloana, bara, cilindru , con si piramida afiseaza toate aceleasi date si sunt potrivite pentru compararea categoriilor diferite de date la un moment dat.
Bara cu instrumente pentru diagrame
Pentru a fi deschisa se activeaza un obiect din diagrama si apoi se efectueaza clic dreapta pe orice bara cu instrumente si se selecteaza Chart. Butoanele barei cu instrumente pentru diagrame sunt:
|
NUME |
SCOPUL |
|
Obiecte diagrama |
Lista obiectelor diagramei |
|
Formatare obiect selectat |
Deschide caseta de dialog pt. Formatare |
|
Tipul diagramei |
Deschide paleta cu tipuri pt. Diagrame |
|
Legenda |
Permite stergerea sau inlocuirea legendei |
|
Tabelul cu date |
Adauga sau sterge un tabel cu date in partea de jos a diagramei |
|
Dupa linie |
Modifica orientarea a.i. liniile sa fie de-a lungul axei x |
|
Dupa coloana |
Modifica orientarea a.i. coloanele sa fie de-a lungul axei x |
|
Rotirea in jos a textului |
Roteste etichetele pentru axa selectata |
|
Rotirea in sus a textului |
Analog |
Adaugarea mai multor date unui domeniu sursa
Clic langa perimetrul diagramei pentru a selecta suprafata acesteia. Caseta de nume va contine Chart Area si apar marcaje de selectie in jurul chenarului diagramei. La selectarea suprafetei diagramei apar chenare colorate in jurul domeniului sursa de date.
Se trage de marcajul de umplere de pe chenarul colorat al domeniului sursa pentru a mari sau micsora domeniul sursa.
Schimbarea domeniului datelor sursa
Clic pe diagrama pentru a o selecta si apoi clic pe butonul corespunzator Wizardului pentru diagrame de pe bara cu instrumente standard. Next.
Se sterge referinta din caseta domeniului Data si se introduce un nou domeniu sursa selectand cu mouse-ul. Finish.
Modificarea unui obiect diagrama de pe o foaie de calcul intr-o foaie pentru diagrame
Clic dreapta pe obiectul diagrama- Location.
In caseta de dialog se selecteaza As new sheet. OK.
Operatia inversa se desfasoara in aceeasi pasi.
V.2 Formatarea unei diagrame
Formatarea culorilor, liniilor, fonturilor unei diagrame
Se selecteazza un element al diagramei-care se va formata. Selectarea se poate face cu clic pe obiectul respectiv sau pe bara cu instrumente pentru diagrame in caseta Chart Objects si se selecteaza din lista numele elementului dorit.
Pentru a deschide caseta de dialog Format pentru elementul selectat:
Dublu clic pe elementul formatat
Clic pe butonul Format de pe bara cu instrumente pentru diagrame
Clic dreapta pe elementul selectat si apoi Format
Se selecteaza optiunile de formatare dorite. OK.
Stergerea unui element al unei diagrame
Se pot sterge toate elementele unei diagrame: legenda, tabelul cu date, axele si liniile grilei
Se selecteaza elementul care se sterge
Tasta Delete.
Modificarea scalei unei axe intr-o diagrama
Se selecteaza axa. Pe bara cu instrumente pentru diagrame se executa clic pe butonul Format Axis si apare caseta de dialog.
Pe tabulatorul Scale se pot modifica Maximum si respectiv Minimum ca fiind limitele scalei de reprezentare. OK.
Daca lucrati la o problema si cunoasteti la ce rezultat sau solutie doriti sa ajungeti, Excel va poate ajuta sa va dati seama ce trebuie sa faceti pentru a obtine rezultatele dorite(adica de ce valori initiale este nevoie).
De exemplu sa presupunem ca doriti sa aflati ce imprumut puteti obtine pentru o anumita valoare a ratelor. Aceasta problema utilizeaza formula (PMT) in sens invers.
Determinam ce suma poate imprumuta cineva care isi permite sa plateasca rate lunare de 750000 cu o rata a dobanzii de 7.5% si plati lunare pentru trei ani(36 rate).
Se introduce formula si valorile de intrare (argumentele) in foaia de calcul:
C6=rata dobanzii(7.5%)
C7=numar perioada(36)
C8=cantitate imprumut(0)
In C11 se introduce functia PTM(C6/12,C7,C8)
2. In meniul Tools- Goal Seek apare caseta de dialog:
Set Cell : celula activa- cea in care se doreste obtinerea unei valori(in exemplul C11)
To value: se tasteaza valoare la care se doreste sa se ajunga (valoarea ratei lunare 750000)
By changing cell: se selecteaza celula care contine valoarea de intrare care se doreste a fi schimbata ( C8 valoarea imprumutului)
Excel gaseste o solutie si modifica datele din foaia de calcul obtinand in exemplu cantitatea imprumutata 24110934, 87.
Utilizarea instrumentului pentru cautarea datelor initiale ale unei probleme mai complexe
Se da un triunghi dreptunghic: se cunoaste cateta b si cat dorim sa fie ipotenuza c. Dorim sa aflam marimea catetei a.
1. Se introduc valorile de intrare si formula in foaie
latura: a,b,c
valoare: 0,32,SQRT(F5+F6)
patrat: E5*E6,E6*E6,F5+F6
2. Clic in celula care contine formula corespunzatoare lungimii ipotenuzei(E7)
3 . Tools-Goal Seek se afisaza caseta de dialog Goal Seek
Set cell- contine celula selectata E7
To value- se tasteaza lungimea dorita pentru ipotenuza(35)
By changing cell- se selecteaza celula E5 a carei valoare se va afla.
Scenariile sunt solutii alternative ale problemelor de afaceri. Comparand diferite scenarii se pot lua decizii bazate pe o mai buna informare. Gestionarul de scenarii permite compararea solutiilor alternative ale unei probleme. Foaia de calcul se poate configura cu formule si valori si apoi se pot modifica si salva seturi diferite de valori. De exemplu, vom configura scenarii alternative pentru un imprumut; acestea se pot edita si apoi se pot rezuma pentru a putea fi comparate mai usor.
1. Se configureaza foaia de calcul cu formule si valori ca in figura urmatoare:
B C
5 Argumente Valori
6 Rate 7.5%
7 nper 36
8 pv 24110000
10 plata lunara PMT(C6/12,C7,C8)
2 . Meniul Tools-Scenarios. Se afisaza caseta de dialog Scenario Manager.
3 . Clic pe Add pt adaugarea unui nou scenariu. Se afisaza caseta de dialog Add Scenario.
4 . In caseta de text Scenario name se tasteaza un nume pt a identifica primul scenariu.
5 . Changing cells: in aceasta caseta se indica adresele celulelor ale caror valori se vor modifica pt a crea scenarii diferite. In exemplu se pot selecta C5 si C7 corespunzator dobanzii si numarului de rate lunare.
6 . Dupa ok se afisaza caseta de dialog Scenario Values unde se indica valorile pt care se doreste sa se efectueze calculele.
7 Add- pt a adauga un alt scenariu, i se da un nou nume in caseta Add Scenario si se tasteaza valori noi in caseta Scenario Values.
Pt stergerea unui scenariu se selecteaza numele lui in caseta de dialog Scenario manager si se selecteaza Delete.
1. Tools Scenarios. In caseta Scenario Manager clic pe numele scenariului pe care se face editarea. Edit.
2. In caseta Edit Scenario se poate modifica numele scenariului sau se pot selecta noile cellule care se vor modifica. Ok.
3 . In caseta de dialog Scenario Values se introduc valorile care se vor utiliza in celulele de modificare. Ok si apoi close.
Tools- Scenarios. In caseta de dialog Scenario Manager clic pe Summary. Se afiseaza caseta de dialog Scenario Summary.
Dupa verificarea datelor din Result cells se tasteaza OK.
Se adauga o noua foaie de calcul si se creaza un tabel in care se afiseaza valorile si rezultatele tuturor scenariilor.
VI.3 Rezumarea detaliilor utilizand consolidari sau subtotaluri.
Consolidarea, subtotalurile si tabelele pivot reprezinta trei modalitati de a rezuma toate subcategoriile dintr-un tabel.
Consolidarea a fost metoda initial oferita de Excel pentru rezumarea detaliilor cu subtotaluri. Consolidarea este rapida si usoara dar inflexibila : rezultatul este o lista cu subtotaluri care nu ofera setul de date detaliu pe care se bazeaza.
Presupunem un tabel avand campurile:
data
furnizor
destinatie
categorie
suma plata
Daca se introduc multe date pentru cheltuieli detaliate se vor repeta valori ale campurilor Furnizor si Categorie. Se doreste consolidarea (centralizarea) detaliilor intr-o lista formata din subtotalurile campurilor Furnizor si Suma-plata fara sa fie incluse date detaliu.
Se selecteaza o suprafata destinatie unde se va lipi lista consolidata. Suprafata destinatie poate fi cuprinsa in aceeasi foaie de calcul sa intr-o foaie sau registru de calcul diferite de foaia sau registrul de calcul in care se gaseste lista sursa.
In partea de sus a suprafetei destinatie se introduc (sau se copiaza) titlurile coloanelor care se vor folosi pentru consolidare, corespunzator coloanelor eticheta. Pentru acest exemplu se copiaza titlurile coloanelor Furnizor si Suma-plata.
Se selecteaza coloana corespunzatoare etichetelor din suprafata destinatie
Meniul Data-Consolidate. Apare caseta de dialog Consolidate .
Se selecteaza o functie din caseta cu lista derulanta Function.
Clic in caseta Reference si se introduce domeniul pentru care se efectueaza consolidarea(tot domeniul care cuprinde coloanele centralizatoare).In exemplu se selecteaza tot tabelul exceptand coloana cu datele , deoarece Excel cauta etichetele pentru subcategorii in cea mai din stanga coloana din domeniul sursa.
Clic pe Add pentru a adauga referinta la lista de suprafete sursa care urmeaza sa fie consolidate. Daca sunt mai multe domenii , se adauga fiecare nou domeniu la lista sursa selectandu-l si efectuand clic pe Add.
Se bifeaza casetele de validare Top row si Left column pentru a cauta etichete in domeniul sursa.
Cand caseta de dialog Consolidate e configurata -OK. Subcategoriile sunt etichetate cu etichetele din coloana furnizor.
Dupa configurarea unei consolidari parametrii sunt pastrati pe foaia de calcul destinatie si se poate rula din nou consolidarea pentru a o actualiza cu datele sursa modificate.
Se selecteaza etichetele coloanelor suprafetei destinatie.
Data-Consolidate si OK.
Crearea subtotalului unui furnizeaza rezultate diferite fata de o consolidare.
-O foaie de calcul cu subtotal pastreaza toate datele detaliu.
-Subtotalurile si structurarile sunt adaugate tabelului , astfel incat sa poata fi vizualizate sau ascunse detaliile printr-un simplu clic pe un buton.
-Subtotalurile includ cateva niveluri de coloane cu etichete , precum si coloane cu numere.
-Datele trebuie sortate inainte de a se putea crea un subtotal.
Consideram tabelul Vanzari :
Se aranjeaza tabelul astfel incat coloanele sa fie organizate logic si se sorteaza coloanele in ordinea in care se creaza subtotalurile.
(In exemplu rearanjam campurile:
data
destinatie
categorie
furnizor
suma plata.
si se sorteaza dupa campurile categorie si apoi furnizor.)
Clic pe o celula a tabelului .
Data-Subtotals. Apare caseta de dialog Subtotal.
In caseta At each chage in : se selecteaza prima categorie pentru care se doreste adaugarea ubui Subtotal(in exemplu:categorie).
In caseta Use function se selecteaza o functie(Sum e cea mai folosita).
6. In caseta cu lista Add subtotals to se marchiaza casetele de validare pentru campurile de numere pentru care se doreste crearea unui subtotal. Se sterg casetele de validare pentru toate campurile pentru care nu se doreste efectuarea calculului. Trebuie incluse numai campuri care contin valori numerice, deoarece calculul poate fi efectuat numai pentru valori numerice.
7. Clic pe OK. Astfel se aplica tabelului primul nivel de subtotale. Daca se doreste crearea unui alt nivel de subtotaluri (in exemplu pentru campul furnizor).
8. Meniul Data-Subtotals.
9. Se selecteaza campul pentru al II-lea nivel de Subtotal (Furnizor).
10. Se sterge caseta de validare Replace Current Subtotals (deoarece se doreste crearea unui al II lea nivel de subtotaluri nu inlocuirea primului).
11. Clic pe OK.
Ascunderea nivelurilor unui subtotal
Pentru a ascunde o parte din detalii se efectueaza clic pe butonul Hide de langa randul de subtotal pentru care se doreste ascunderea detaliilor (reprezentat cu simbolul minus). Pentru a ascunde un intreg nivel de detalii se efectueaza clic pe butonul nivelului respectiv.
Afisarea nivelurilor unui subtotal
Pentru a afisa detaliile de pe un nivel ascuns se efectueaza clic pe butonul pentru afisare (cel cu simbolul plus) de langa linia cu subtotalul pentru care se doreste afisarea totalului. Pentru a afisa detaliile unui intreg nivel se efectueaza clic pe butoniul unui nivel(1,2,3,.); toate elementele detaliu ale nivelului respectiv vor fi afisate pe foia de calcul
Stergerea unui subtotal
Clic pe o celula din tabel
Data-Subtotals
Remove All
Structura manuala a unui tabel
Pentru a adauga capacitatea de a afisa si ascunde linii intr-un tabel fara a adauga subtotaluri tabloului, se poate structura manual tabelul.Un tabel structurat are butoane pentru afisare si ascundere la fel ca un tabel cu subtotaluri dar elementele care vor fi ascunse sau afisate sunt configurate folosind grupuri.
Cazuri in care se foloseste structurarea manuala:
-s-au adaugat deja subtotaluri unui tabel scriind propriile formule si fara a folosi comanda subtotals.
-se doreste gruparea datelor in diferite categorii astfel incit sa se poata afisa si ascunde detaliile categoriilor fara a adauga subtotaluri tabelului.
-se doreste structurarea doar a unei parti din tabel.
Se selecteaza liniile adiacente care se vor combina intr-un singur grup pe care sa-l putem ascunde sau afisa.
Meniul Data-Group and Outline-Groups. Structurarea se va aplica grupului de linii selectat si va aparea un buton pentru ascundere pe partea stanga a grupulu.
Se repeta pasii 1 si 2 pentru fiecare set de linii adiacente pe care dorim sa le continuam intr-un singur grup pe care sa-l putem ascunde sau afisa.
Indepartarea structurii manuale :
Se afisaza liniile Detaliu ale grupurilor pentru care dorim sa nu mai fie aplicata structurarea.
Se selecteaza liniile care dorim sa nu mai fie structurate. Se pote indeparta structurarea doar pentru un set de linii adiacente la un moment dat.
Meniul Data-Group and Outline-Ungrup. Pentru a indeparta toate grupurile de structurare din tabel efectuati clic in tabel, Meniul Data-Group and Outline-Clear Outline
|
