EFECTUAREA CALCULELOR IN EXCEL
Verificarea corectitudinii rezultatelor cu autosum
AUTOSUM ofera o modalitate rapida de insumare a unor serii de numere - practic, printr-un clic pe un buton. In majoritatea cazurilor, putem efectua, pur si simplu un clic pe celula in care dorim sa se afle rezultatul si apoi un dublu clic pe butonul alaturat. Totusi, aceasta metoda nu functioneaza intotdeauna. AUTOSUM genereaza o formula de adunare si, in anumite situatii, acea formula poate fi incorecta.
Redeschiderea unui fisier registru
Pentru a redeschide un fisier, urmam etapele:
-1-pornim programul EXCEL:
-2-selectam meniul FILE;
-3-selectam numele registrului: BOOK1XLS. Programul va deschide fisierul si va afisa foaia SHEET1 (prima foaie a registrului) in fereastra document.
Deschiderea unui fisier care nu este listat in meniul file
In mod normal, numele ultimelor cinci fisiere utilizate vor aparea in partea de jos a meniului FILE. Daca fisierul BOOK1 nu este prezent, il vom deschide in felul urmator:
-selectam meniul FILE;
-selectam OPEN. O lista cu nume de fisiere va aparea intr-o caseta de dialog;
-efectuam un dublu clic pe numele de fisier cautat in lista. (Aceasta manevra are acelasi afect ca si efectuarea unui singur clic pe numele fisierului si selectarea lui O.K).
Verificarea unei formule
Avind foaia SHEET1 din BOOK1XLS deschisa, efectuam un clic pe celula in care se afla totalul :B8. Observam ca notatia B8 apare intr-o caseta aflata in partea din stinga sus a foii. Aceasta este caseta NAME, care, in mod normal, prezinta adresa celulei selectate curent. La dreapta casetei NAME este bara de formule. Bara de formule prezinta continutul celulei selectate. In cazul nostru, celula B8 contine o instructiune matematica pentru EXCEL:=SUM(B2:B7). Aceasta este o formula. Vom retine faptul ca nu trebuie sa facem calcule. Trebuie doar sa stim cum sa-i cerem programului EXCEL sa calculeze. Sintaxa este un mod specific de a scrie ceva, sau, un mod precis de a introduce formule in celule.
Reguli de baza pentru scrierea formulelor
In EXCEL, o formula are, de obicei, cel putin trei elemente: un semn egal, un nume de functie si un argument. Semnul egal :o formula incepe intotdeauna cu un semn egal (=). Astfel programului EXCEL i se indica: 'Executa aceasta formula matematica !'; Numele functiei: un nume de functie -SUM ,in acest caz - este o prescurtare pentru o formula mai complicata pe care EXCEL stie deja sa o execute. Functia SUM insumeaza o serie de numere, iar AVERAGE realizeaza media unei serii de numere: Argument: referintele de celule aflate intre paranteze formeaza un argument. In cazul functiilor de tipul SUM sau AVERAGE, argumentele descriu un grup sau o zona de celule, in care se afla valori. In general, un argument furnizeaza programului EXCEL numere pe care trebuie sa le prelucreze sau, cel putin, il informeaza unde poate gasi numere pe care sa le introduca intr-o functie.
Referintele zonale
Cind specificam o zona, selectam continutul celulelor care o formeaza. Cela doua puncte (:) inseamna 'si toate celulele cuprinse intre aceste doua, inclusiv :. Pe scurt, o zona este un bloc dreptunghiular de celule definit de prima si ultima celula. Prima celula este coltul din stinga sus al zonei, iar ultima coltul sau din dreapta jos. O zona poate fi formata dintr-o singura coloana sau un singur rind. Intr-o coloana, prima celula se afla in virf, iar ultima celula la baza zonei; intr-un rind, prima celula se afla in marginea stinga, iar ultima celula in marginea dreapta a zonei.
Verificarea corectitudinii rezultatelor formulelor
Cind verificam o formula, trebuie sa ne punem urmatoarele intrebari:
-Formula incepe cu un semn egal? (Toate formulele generate cu AUTOSUM il vor avea, dar trebuie sa ne asiguram).
-Este corect numele functiei? (Daca am introdus un nume corect de functie, EXCEL il va transforma in majuscule. Daca nu face acest lucru, inseamna ca nu recunoaste functia). De asemenea, descrie acest nume rezultatul pe care il doresc? Am utilizat oare functia corespunzatoare scopului meu? (AUTOSUM genereaza intotdeauna SUM, asa ca nu trebuie se utilizam AUTOSUM daca dorim sa aflam media).
-Contine zona specificata setul corect de date? (Aceasta intrebare poate fi cea mai importanta dintre cele legate de AUTOSUM).
Evitarea erorilor la utilizarea autosun
Exista o metoda mai conservatoare de utilizare a instrumentului AUTOSUM, in care selectam zona ale carei valori trebuie insumate:
1. In foaia de data, efectuam un clic pe celula B8 pentru a o selecta.
2.Efectuam un clic pe AUTOSUM. Daca EXCEL poate gasi o coloana de numere deasupra sau un rind la stinga celulei selectate, va incadra coloana cu o linie punctata, care se deplaseaza.
3.Tragem linia punctata bobila oriunde pentru a redefinii zona ale carei valori dorim sa fie insumate de EXCEL. Adresa celulei din formula (din bara de formule) se va modifica, pe masura ce deplasam conturul).
4.Cind linia punctata mobila inconjoara zona dorita, tastam ENTER pentru a accepta formula sau efectuam clic pe butonul CONFIRM aflat chiar in stinga barei de formule. Pentru a renunta la operatie si nu a accepta formula, tastam ESC sau efectuam clic pe butonul CANCEL(X).
Deschiderea unei alte foi din acelasi registru
Pentru a deschide o alta foaie din registru efectuam clic pe una din etichetele de indexare de la baza ferestrei document - SHEET2. Se va deschide o foaie noua de lucru.
Editerea continutului unei celule
Exista doua metode de baza prin care putem edita continutul unei celule:
1. Efectuam un clic pe celula. Continutul sau va aparea in bara de formule. Apoi editam ceea ce sa introdus in bara de formule.
2. Efectuam dublu clic pe celula. Continutul sau va aparea atit in celula, cit si in bara de formule.
Inserarea unui caracter
Pentru a insera un caracter, fie in bara de formule, fie intr-o celula deschisa. Efectuam un clic pe locatia exacta din text sau pe valoarea numerica, acolo unde dorim sa editam. Va aparea o linie verticala stralucitoare. Tastam caracterele care trebuie inserate. Tastam ENTER sau efectuam un clic pe CONFIRM.
Inlocuirea unui sir de caractere
Pentru a inlocui un grup de caractere adiacente (un sir) din bara de formule sa-u dint-o celula selectata:
1. Pozitionam indicatorul pe o celula sau in bara de formule. Acesta va deveni cursor de tip I.
2.Apasam butonul mouse-ului si tinem apasat pe masura ce deplasam cursorul peste sirul de caractere ce urmeaza a fii inlocuit. Caracterele vor fi marcate, indicind faptul ca sunt selectate pentru a fi inlocuite.
3.Tastam caracterele cu care dorim sa facem inlocuirea.
4.Tastam ENTER sau efectuam clic pe CONFIRM.
Stergerea unui caracter
Pentru a sterge un caracter, fie din bara de formule, fie dintr-o celula selectata: tastam DEL pentru a sterge caracterul din dreapta punctului de insertie; sau tastam BACKSPACE pentru a sterge caracterul aflat la stinga punctului de insertie; sau tastam fie DEL, fie BACKSPACE, pentru a sterge caracterele care au fost deja marcate (prin deplasarea cursorului peste ele).
Copierea si incrementarea valorilor cu autofill
Micul patrat din coltul din dreapta jos al conturului de celula se numeste cursor de incarcare. Cind pozitionam cursorul pe el, acesta se transforma intr-un semn plus ingrosat. Apoi, daca il tragem peste o celula adiacenta (sau celule adiacente), continutul primei celule va fi copiat in aceasta (acestea). Aceasta caracteristica de incarcare automata poate implica incrementarea valorilor, ca si copierea lor.
Copierea unei formule si incrementarea argumentelor sale
Tragem cursorul de incarcare in josul coloanei si EXCEL va copia formula in celulele adiacente, incrementind automat adresele celulelor.
Copierea si incrementarea valorilor numerice
AUTOFILL poate incrementa valori numerice, cu conditia ca zona selectata initial sa contina doua valori. Copiile vor fi incrementate sau decrementate, de fiecare data, cu diferenta dintre aceste doua valori. Daca valoarea din prima celula este mai mare decit valoarea din cea de a doua, valoarea fiecarei copii va fi decrementata. Daca valoarea din prima celula este mai mica decit valoarea din a doua celula, valoarea fiecarei copii va fii incrementata. Se procedeaza in felul urmator: selectam doua celule adiacenta care contin valori; apoi tragem cursorul in josul coloanei sau de-a lungul rindului. Copiile vor fi incrementate prin diferenta dintre cele doua valori.
Formulele nu sunt obligate sa contina functii
O formula nu trebuie sa contina neaparat un nume de functie. Functiile sunt doar prescurtari pentru formule mai lungi. Putem tipari o formula care realizeaza operatii aritmetice, utilizind urmatoarele simboluri, pentru fiecare tip de operatii:
+ adunare
- scadere
* inmultire
/ impartire
m^n exponentiala (ridicarea valorii m la puterea n)
Constantele sunt valori care nu se modifica
O adresa de celula dintr-o formula este o variabila, deoarece valoarea sa se modifica atunci cind continutul celulei se modifica. O valoare numerica efectiva dintr-o formula este o constanta.
Ordinea de efectuare a operatiilor
Ordinea in care EXCEL face diferite tipuri de calcule aritmetice se numeste ordinea operatiilor, lucru care suna serios, dar care inseamna doar ca programul va face calcule aritmetice in ordinea urmatoare: de la primul la ultimul:
+ sau -evaluarea semnului constantelor
^ exponentiale (ridicare la putere sau extragerea radacinilor)
* inmultire
/ impartire
+ adunare
- scadere
Daca intr-o formula sunt doua sau mai multe operatii de acelasi tip, EXCEL le va face in ordine de la stinga la dreapta. Aceasta se numeste ordine de evaluare. Ca si intr-o ecuatie algebrica, putem stabili ordinea de evaluare prin incadrarea intre paranteze a unei expresii care trebuie evaluata inaintea altora.
Schimbarea ordinii de prelucrare a formulelor
Intr-o formula EXCEL - la fel ca intr-o ecuatie algebrica - putem modifica ordinea operatiilor, ordinea de evaluare sau pe amindoua, prin utilizarea parantezelor, pentru a evidentia ceea ce dorim ca EXCEL sa faca mai intii.
Reguli pentru utilizarea parantezelor
In orice formula, parantezele trebuie utilizate pe perechi. Vom folosi cite paranteze dorim in orice formula - o pereche inclusa in alta - insa vom obtine o eroare daca utilizam doar o singura paranteza.
Atribuirea de nume zonelor
Adresele de celula nu spun nimic in sine despre valorile pe care le contin daca nu ne uitam inapoi in foaie. EXCEL are o metoda mult mai inteligibila de adresare a zonelor - le putem da nume.
Selectarea numelor de zona din caseta name
Ori de cite ori dorim sa selectam un nume de zona pe care l-am definit deja, putem utiliza caseta NAME astfel: efectuam un clic pe butonul reprezentat cu o sageata in jos pentru a deschide caseta NAME. Va aparea o lista cu toate numele de zona din foaie. Efectuam apoi un clic pe un nume de zona pentru a o selecta. Putem utiliza aceasta metoda de selectare pentru a insera nume de zone ca argumente de functii, pentru a introduce adrese in casete de dialog si asa mai departe.
|
