EXPORTAREA DATELOR SPRE ALTE APLICATII

Prin intermediul mamoriei Clipboard si al meniului rapid Insert poti insera rapid si usor oricât de mult din continutul unei aplicatii într-un fisier al al 636i88g tei aplicatii, pastrând în acelasi timp oricâte elemente de formatare ale aplicatiei sursa.

Utilizarea programului Excel pentru tabele ce contin date numerice îti asigura si accesul la instrumentele Excel de calcul si formatare de care Word nu dispune în aceeasi masura. Este bine sa încerci sa creezi, sa formatezi si sa adaugi formule la tabel în Excel înainte de a copia tabelul în Word. Când datele Excel sunt copiate într-un document Word ele vor aparea în format de tabel - celulele foii de calcul vor deveni celule de tabel cu dimensiuni corespunzatoare domeniului de celule selectat din Excel. Toate instrumentele de formatare pentru tabele Word îti stau la dispozitie ca si cum tabelul ar fi fost creat de la început în Word.

Obs. Daca nu poti vedea liniile de grila ale tabelului , în Word alegi Table\Show Gridlines.

Într-un document Word poti adauga date Excel prin una din urmatoarele doua metode:

n           Copierea continutului sursa Excel (cum ar fi un domeniu de celule sau o diagrama) în Clipboard si lipirea lui în documentul Word.

n           Inserarea unui registru de calcul Excel în întregime sau selectarea unei foi de calcul individuale pentru a fi inserate.

Pentru a lipi date într-un document Word trebuie sa parcurgi pasii:

Într-o foaie de calcul Excel selecteaza celula sau domeniul pe care dorestiu sa-l copiezi.

Alege Edit\Copy, executa click pe butonul Copy din bara standard sau apasa combinatia de taste Ctrl+C.

Treci în Word si executa click în document pentru a pozitiona cursorul acolo unde doresti sa apara datele Excel.

În Word alege Edit\Paste sau executa click pe butonul Paste din bara standard sau apasa combinatia Ctrl+V.

Obs. Daca doresti sa copiezi toata foaia de calcul, în Excel apasa combinatia Ctrl+A pentru a selecta întraga foaie de calcul. În Word va fi lipit doar domeniul de celule ce contine date.

Înainte de a insera un registru de calcul într-un document Word asigura-te ca ai salvat deja registrul. Pentru de a insera un registru de calcul într-un document Word trebuie sa parcurgi pasii:

În document plaseaza cursorul în locul în care vrei sa inserezi registrul.

Alege Insert\File.

În caseta de dialog Insert File care apare, alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

Folosind caseta lista Look In si lista de fisere si dosare afisate, localizeaza registrul de calcul pe care vrei sa-l folosesti.

Executa dublu click pe fisierul dorit sau executa un singur clic si alege butonul Insert.

În caseta de dialog Open Worksheet pastreaza optiunea Entire Workbook selectata în caseta Open document in Workbook si alege OK.

Daca doresti sa pastrezi o conexiune între registrul de calcul si document poti insera fisierul ca si legatura. Pentru acest lucru în caseta de dialog Insert File executa click pe sageata cu vârful în jos din dreapat butonului Insert si alege Insert as Link. Atâta timp cât fisierele sursa si destinatie ramân în aceleasi locatii si îsi pastreaza aceleasi nume, legatura va ramâne intacta. De fiecare data când fisierul este deschis poti opta pentru actualizarea legaturii si orice modificare din registrul de calcul sursa va aparea în document.

Pentru a insera o foaie individuala de calcul dintr-un registru de calcul trebuie sa parcurgi pasii:

În documentul Word plaseaza cursorul în locul în care vrei sa inserezi foaia de calcul.

Alege Insert\File.

În caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

Folosind caseta lista Look In si lista de fisere si dosare afisate, localizeaza registrul de calcul pe care vrei sa-l folosesti si executa dublu click pe el.

În caseta de dialog Open Worksheet executa click în caseta lista Open document in Workbook si selecteaza numele foii de calcul pe care doresti sa o inserezi.

În caseta lista Name or Cell Range selecteaza Entire Worksheet pentru a insera întreaga foaie de calcul sau introdu adresele unui domeniu de celulele sau un domeniu denumit din foaia de calcul selectata pentru a insera doar respectivul domeniu.

Alege OK pentru a închide caseta de dialog Open Worksheet si a insera datele.

O data inserate, datele apar si functioneaza ca si date Word..

Pentru a insera numai un domeniu de celule dintr-o foaie de calcul trebuie sa parcurgi pasii:

În documentul Word plaseaza cursorul în locul în care vrei sa inserezi foaia de calcul.

Alege Insert\File.

În caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

Folosind caseta lista Look In si lista de fisiere si dosare afisate, localizeaza registrul de calcul pe care vrei sa-l folosesti si executa un click pe el.

În caseta de dialog Insert File alege butonul Range.

Introdu adresele de domeniu (cum ar fi B1:C20) în caseta de dialog Set Range, dupa care apasa butonul OK.

În caseta de dialog Insert File alege Insert pentru a adauga domeniul precizat în documentul Word.

Poti utiliza instrumentele de formatare Word pentru a formata datele Excel inserate în documentul Word:

n           Modificarea latimii coloanelor si a înaltimii liniilor. Executa click oriunde în tabel si alege Table, Table Properties. Folosind fisele Row si/sau Column ajusteaza dimensiunile sectiunilor selectate din tabel.

n           Aplicarea formatarii de paragraf. Se poate spatia paragraful din interiorul unei celule relativ la linia de sus sau de jos a celulei prin folosirea optiunilor Before si After din sectiunea Paragraph.

n           Formatarea textului. Selecteaza celule individuale, linii sau coloane si modifica alinierea, fonturile, dimensiunile de font si stilurile de font.

În momentul în care datele pe care vrei sa le folosesti într-o prezentare se afla deja create în Excel ele pot fi preluate si lipite în prezentarea respectiva.

Pentru a lipi un domeniu de celule dintr-o foaie Excel într-un diapozitiv PowerPoint trebuie sa parcurgi pasii:

Selecteaza domeniul de celule din foaia de calcul Excel.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci în sau deschide aplicatia PowerPoint si acceseaza diapozitivul în care doresti sa adaugi datele. Asigura-te ca folosesti modul de vizualizare Slide sau normal.

În fereastra PowerPoint alege Edit\Paste sau apasa combinatia Ctrl+V.

Domeniul Excel apare sub forma de tabel în diapozitivul PowerPoint si poate fi formatat ca atare prin mutare, redimensionarea obiectului ca întreg sau ajustarea dimensiunilor coloanelor si rândurilor folosind instrumentele PowerPoint.

Pentru a crea o relatie între domeniul sursa si copia sa dintr-un diapozitiv PowerPoint trebuie sa legi cele doua fisiere.

Selecteaza domeniul de celule din foaia de calcul Excel.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci în sau deschide aplicatia PowerPoint si utilizeaza modul de vizualizare Slide pentru a afisa diapozitivul în care doresti sa lipesti datele din Excel.

În fereastra PowerPoint alegi Edit\Paste Special.

În caseta de dialog Paste Special alegi optiunea Paste Link.

În caseta As alege Microsoft Excel Worksheet Object si alege apoi OK.

Continutul Excel legat apare sub forma de tabel si poate fi mutat si redimensionat. Pentru a-l edita executa dublu click pe ele. Se va deschide foaia de calcul Excel din care provine si orice modificari efectuate aici vor fi reflectate în diapozitiv. Pentru a reveni în PowerPoint apasa combinatia Alt+Tab.

Pe lânga utilizarea datelor existente direct într-un diapozitiv PowerPoint le mai poti utiliza si pentru completarea foilor de date PowerPoint atunci când construiesti o diagrama PowerPoint. Pentru aceasta trebuie sa parcurgi pasii:

Având deschise atât foaia de calcul Excel cât si prezentarea PowerPoint selecteaza continutul pe care doresti sa-l utilizezi.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci în sau deschide aplicatia PowerPoint si deplaseaza-te la diapozitivul în care vei utiliza datele.

Executa dublu click pe înlocuitorul de diagrama pentru a afisa foaia de date.. Va aparea foaia de date cu date esantion în interiorul ei.

În foaia de date PowerPoint executa click pe celula gri din stânga-sus pentru a selecta toate celulele din foaie.

Apasa tasta Delete pentru a sterge toate datele esantion din foaie.

Executa click în prima celula din foaia de date (deasupra liniei 1, în coloana goala din stânga coloanei A).

Alege Edit\Paste. Continutul Excel apare în foaia de date si îin spatele acesteia vei vedea o forma de diagrama. Continua procesul de creare a diagramei în PowerPoint.

Obs. Ai utilizat prima coloana goala în loc de coloana A deoarece aceasta este coloana care contine datele pentru legenda. Linia de deasupra liniei 1 contine informatiile pentru axa categoriilor. Instrumentele PowerPoint de realizare a diagramelor îti permit sa comuti aceste doua grupuri de date dupa necesitati..

Pentru a lipi o diagrama din Excel într-un diapozitiv PowerPoint trebuie sa parcurgi pasii:

Având deschise atât prezentarea PowerPoint cât si foaia de calcul Excel care contine diagrama, selecteaza diagrama pe care doresti sa o utilizezi.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci în sau deschide aplicatia PowerPoint si deplaseaza-te la diapozitivul în care vei lipi diagrama.

Daca pe diapozitiv apare un înlocuitor de diagrama, sterge-l.

În PowerPoint alege Edit\Paste.

Obs. Diagrama apare în PowerPoint exact ca în Excel. Poti muta si redimensiona diagrama dupa necesitati sau poti executa dublu click pe ea pentru a obtine acces la instrumentele Excel de realizare a diagramelor.

Daca lucrezi împreuna cu o echipa la realizarea, editarea si întretinerea unui registru de calcul sau daca registrul tau de calcul trece prin mai multe mâini în drumul sau spre finalizare, îti este util sa stii cine ce modificari a facut în continutul registrului. Utilizând caracteristica Track Changes (Urmarire modificari) din Excel, poti vedea ce persoane au adaugat anumite informatii, la ce data si la ce ora. De asemenea, poti revedea modificarile facute de alte persoane si poti pastra doar modificarile pe care le doresti.

Functia Track Changes trebuie activata înainte de a începe sa tii evidenta evolutiei foii de calcul. Daca aceasta functie nu este apelata, modificarile facute de altii se vor integra în continutul foii tale si nu o sa mai poti identifica cine si ce modificari a efectuat.

Pentru a activa si a utiliza caracteristica Track Changes trebuie sa parcurgi pasii:

În foaia de calcul pentru care doresti sa tii evidenta modificarilor mai multor utilizatori, alege Tools\Track Changes\Highlight Changes (Evidentiere modificari).

Se va deschide caseta de dialog Highlight Changes. Executa click pe caseta de validare Track Changes While Editing (Urmarire modificari în timpul editarii).

Selecteaza cantitatea si tipul de evidenta pe care doresti sa o pastrezi, executând click în casetele de validare When (Când), Where (Unde), Who (Cine).

Pastreaza activa optiunea Highlight Changes on Screen astfel încât celulele ce cuprind continut nou sau editat sa fie marcate corespunzator pe ecran.

Executa click pe OK pentru a închide caseta de dialog si a începe tinerea evidentei modificarilor.

Obs. Utilizeaza optiunea Where pentru a preciza un domeniu de celule în care sa se tina evidenta modificarilor. Daca faci acest lucru, Excel va tine evidenta doar a modificarilor din acel domeniu.

Figura anterioara prezinta o foaie de calcul care a fost editata de mai multi utilizatori. Celulele subliniate cuprind continut nou, iar sugestia de ecran indica persoana care a efectuat modificarile.

Obs 1. Celulele cu modificari au o bordura subtire, albastra, cu un mic indicator de modificare de forma triunghiulara, în coltul din stânga-sus. Atunci când o celula modificata este activa bordura ei devine galbena.

Obs. 2 Optiunea List Changes on a New Sheet (Listare modificari pe o noua foaie de calcul) îti permite sa stochezi pe o foaie separata ce a fost adaugat sau modificat în registrul de calcul, astfel încât toate modificarile sa poata fi vazute într-un singur loc.

Poti dezactiva caracteristica Track Changes deschizând caseta de dialog Highlights Changes si eliminând semnul de validare din dreptul optiunii Track Changes While Editing. Va aparea un mesaj care te va informa ca registrul tau nu se mai gaseste în modul partajat, lucru pe care trebuie sa-l confirmi executând click pe Yes.

Dupa ce alte persoane au facut modificari în registrul tau de calcul, poti revedea aceste modificari pastrându-le pe cele dorite si renuntând la celelalte.

Alege Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes (Acceptare sau respingere modificari). Va aparea caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject. Este posibil ca Excel sa îti ceara mai întâi sa salvezi registrul de calcul. În acest caz apasa butonul OK.

Stabileste ce doresti sa revezi:

În zona When alege sa revezi fie modificarile necercetate înca, fie cele efectuate dupa o anumita ora.

În zona Who alege sa revezi modificarile efectuate de toti corectorii, în afara ta sau de un anume corector.

În zona Where alege domeniul de celule pe care sa-l cerectezi. Daca nu introduci nimic în acest câmp vei revedea întreaga foaie de calcul.

Executa click pe OK pentru a începe sa revezi modificarile. Atunci când programul Excel descopera prima modificare, o va descrie în caseta de dialog Accept or Reject Changes.

Daca în respectiva celula au fost efectuate mai multe modificari, programul Excel le prezinta pe toate.

Executa click pe butonul Accept pentru a pastra modificarile sau pe Reject pentru a pastra valoarea originala a celulei.

Programul Excel cauta urmatoarea modificare. Vei continua sa accepti sau sa refuzi fiecare modificare pe rând. De asemenea, poti executa click pe butonul Accept All ca sa accepti toate modificarile ramase în registrul de calcul sau pe butonul Reject All pentru a pastra valorile originale ale restului celulelor modificate.