EXPORTAREA DATELOR SPRE ALTE APLICATII

Prin intermediul mamoriei Clipboard si al meniului rapid Insert poti insera rapid si usor oricāt de mult din continutul unei aplicatii īntr-un fisier al al 636i88g tei aplicatii, pastrānd īn acelasi timp oricāte elemente de formatare ale aplicatiei sursa.

Utilizarea programului Excel pentru tabele ce contin date numerice īti asigura si accesul la instrumentele Excel de calcul si formatare de care Word nu dispune īn aceeasi masura. Este bine sa īncerci sa creezi, sa formatezi si sa adaugi formule la tabel īn Excel īnainte de a copia tabelul īn Word. Cānd datele Excel sunt copiate īntr-un document Word ele vor aparea īn format de tabel - celulele foii de calcul vor deveni celule de tabel cu dimensiuni corespunzatoare domeniului de celule selectat din Excel. Toate instrumentele de formatare pentru tabele Word īti stau la dispozitie ca si cum tabelul ar fi fost creat de la īnceput īn Word.

Obs. Daca nu poti vedea liniile de grila ale tabelului , īn Word alegi Table\Show Gridlines.

Īntr-un document Word poti adauga date Excel prin una din urmatoarele doua metode:

n           Copierea continutului sursa Excel (cum ar fi un domeniu de celule sau o diagrama) īn Clipboard si lipirea lui īn documentul Word.

n           Inserarea unui registru de calcul Excel īn īntregime sau selectarea unei foi de calcul individuale pentru a fi inserate.

Pentru a lipi date īntr-un document Word trebuie sa parcurgi pasii:

Īntr-o foaie de calcul Excel selecteaza celula sau domeniul pe care dorestiu sa-l copiezi.

Alege Edit\Copy, executa click pe butonul Copy din bara standard sau apasa combinatia de taste Ctrl+C.

Treci īn Word si executa click īn document pentru a pozitiona cursorul acolo unde doresti sa apara datele Excel.

Īn Word alege Edit\Paste sau executa click pe butonul Paste din bara standard sau apasa combinatia Ctrl+V.

Obs. Daca doresti sa copiezi toata foaia de calcul, īn Excel apasa combinatia Ctrl+A pentru a selecta īntraga foaie de calcul. Īn Word va fi lipit doar domeniul de celule ce contine date.

Īnainte de a insera un registru de calcul īntr-un document Word asigura-te ca ai salvat deja registrul. Pentru de a insera un registru de calcul īntr-un document Word trebuie sa parcurgi pasii:

Īn document plaseaza cursorul īn locul īn care vrei sa inserezi registrul.

Alege Insert\File.

Īn caseta de dialog Insert File care apare, alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

Folosind caseta lista Look In si lista de fisere si dosare afisate, localizeaza registrul de calcul pe care vrei sa-l folosesti.

Executa dublu click pe fisierul dorit sau executa un singur clic si alege butonul Insert.

Īn caseta de dialog Open Worksheet pastreaza optiunea Entire Workbook selectata īn caseta Open document in Workbook si alege OK.

Daca doresti sa pastrezi o conexiune īntre registrul de calcul si document poti insera fisierul ca si legatura. Pentru acest lucru īn caseta de dialog Insert File executa click pe sageata cu vārful īn jos din dreapat butonului Insert si alege Insert as Link. Atāta timp cāt fisierele sursa si destinatie ramān īn aceleasi locatii si īsi pastreaza aceleasi nume, legatura va ramāne intacta. De fiecare data cānd fisierul este deschis poti opta pentru actualizarea legaturii si orice modificare din registrul de calcul sursa va aparea īn document.

Pentru a insera o foaie individuala de calcul dintr-un registru de calcul trebuie sa parcurgi pasii:

Īn documentul Word plaseaza cursorul īn locul īn care vrei sa inserezi foaia de calcul.

Alege Insert\File.

Īn caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

Folosind caseta lista Look In si lista de fisere si dosare afisate, localizeaza registrul de calcul pe care vrei sa-l folosesti si executa dublu click pe el.

Īn caseta de dialog Open Worksheet executa click īn caseta lista Open document in Workbook si selecteaza numele foii de calcul pe care doresti sa o inserezi.

Īn caseta lista Name or Cell Range selecteaza Entire Worksheet pentru a insera īntreaga foaie de calcul sau introdu adresele unui domeniu de celulele sau un domeniu denumit din foaia de calcul selectata pentru a insera doar respectivul domeniu.

Alege OK pentru a īnchide caseta de dialog Open Worksheet si a insera datele.

O data inserate, datele apar si functioneaza ca si date Word..

Pentru a insera numai un domeniu de celule dintr-o foaie de calcul trebuie sa parcurgi pasii:

Īn documentul Word plaseaza cursorul īn locul īn care vrei sa inserezi foaia de calcul.

Alege Insert\File.

Īn caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

Folosind caseta lista Look In si lista de fisiere si dosare afisate, localizeaza registrul de calcul pe care vrei sa-l folosesti si executa un click pe el.

Īn caseta de dialog Insert File alege butonul Range.

Introdu adresele de domeniu (cum ar fi B1:C20) īn caseta de dialog Set Range, dupa care apasa butonul OK.

Īn caseta de dialog Insert File alege Insert pentru a adauga domeniul precizat īn documentul Word.

Poti utiliza instrumentele de formatare Word pentru a formata datele Excel inserate īn documentul Word:

n           Modificarea latimii coloanelor si a īnaltimii liniilor. Executa click oriunde īn tabel si alege Table, Table Properties. Folosind fisele Row si/sau Column ajusteaza dimensiunile sectiunilor selectate din tabel.

n           Aplicarea formatarii de paragraf. Se poate spatia paragraful din interiorul unei celule relativ la linia de sus sau de jos a celulei prin folosirea optiunilor Before si After din sectiunea Paragraph.

n           Formatarea textului. Selecteaza celule individuale, linii sau coloane si modifica alinierea, fonturile, dimensiunile de font si stilurile de font.

Īn momentul īn care datele pe care vrei sa le folosesti īntr-o prezentare se afla deja create īn Excel ele pot fi preluate si lipite īn prezentarea respectiva.

Pentru a lipi un domeniu de celule dintr-o foaie Excel īntr-un diapozitiv PowerPoint trebuie sa parcurgi pasii:

Selecteaza domeniul de celule din foaia de calcul Excel.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci īn sau deschide aplicatia PowerPoint si acceseaza diapozitivul īn care doresti sa adaugi datele. Asigura-te ca folosesti modul de vizualizare Slide sau normal.

Īn fereastra PowerPoint alege Edit\Paste sau apasa combinatia Ctrl+V.

Domeniul Excel apare sub forma de tabel īn diapozitivul PowerPoint si poate fi formatat ca atare prin mutare, redimensionarea obiectului ca īntreg sau ajustarea dimensiunilor coloanelor si rāndurilor folosind instrumentele PowerPoint.

Pentru a crea o relatie īntre domeniul sursa si copia sa dintr-un diapozitiv PowerPoint trebuie sa legi cele doua fisiere.

Selecteaza domeniul de celule din foaia de calcul Excel.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci īn sau deschide aplicatia PowerPoint si utilizeaza modul de vizualizare Slide pentru a afisa diapozitivul īn care doresti sa lipesti datele din Excel.

Īn fereastra PowerPoint alegi Edit\Paste Special.

Īn caseta de dialog Paste Special alegi optiunea Paste Link.

Īn caseta As alege Microsoft Excel Worksheet Object si alege apoi OK.

Continutul Excel legat apare sub forma de tabel si poate fi mutat si redimensionat. Pentru a-l edita executa dublu click pe ele. Se va deschide foaia de calcul Excel din care provine si orice modificari efectuate aici vor fi reflectate īn diapozitiv. Pentru a reveni īn PowerPoint apasa combinatia Alt+Tab.

Pe lānga utilizarea datelor existente direct īntr-un diapozitiv PowerPoint le mai poti utiliza si pentru completarea foilor de date PowerPoint atunci cānd construiesti o diagrama PowerPoint. Pentru aceasta trebuie sa parcurgi pasii:

Avānd deschise atāt foaia de calcul Excel cāt si prezentarea PowerPoint selecteaza continutul pe care doresti sa-l utilizezi.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci īn sau deschide aplicatia PowerPoint si deplaseaza-te la diapozitivul īn care vei utiliza datele.

Executa dublu click pe īnlocuitorul de diagrama pentru a afisa foaia de date.. Va aparea foaia de date cu date esantion īn interiorul ei.

Īn foaia de date PowerPoint executa click pe celula gri din stānga-sus pentru a selecta toate celulele din foaie.

Apasa tasta Delete pentru a sterge toate datele esantion din foaie.

Executa click īn prima celula din foaia de date (deasupra liniei 1, īn coloana goala din stānga coloanei A).

Alege Edit\Paste. Continutul Excel apare īn foaia de date si īin spatele acesteia vei vedea o forma de diagrama. Continua procesul de creare a diagramei īn PowerPoint.

Obs. Ai utilizat prima coloana goala īn loc de coloana A deoarece aceasta este coloana care contine datele pentru legenda. Linia de deasupra liniei 1 contine informatiile pentru axa categoriilor. Instrumentele PowerPoint de realizare a diagramelor īti permit sa comuti aceste doua grupuri de date dupa necesitati..

Pentru a lipi o diagrama din Excel īntr-un diapozitiv PowerPoint trebuie sa parcurgi pasii:

Avānd deschise atāt prezentarea PowerPoint cāt si foaia de calcul Excel care contine diagrama, selecteaza diagrama pe care doresti sa o utilizezi.

Alege Edit\Copy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Treci īn sau deschide aplicatia PowerPoint si deplaseaza-te la diapozitivul īn care vei lipi diagrama.

Daca pe diapozitiv apare un īnlocuitor de diagrama, sterge-l.

Īn PowerPoint alege Edit\Paste.

Obs. Diagrama apare īn PowerPoint exact ca īn Excel. Poti muta si redimensiona diagrama dupa necesitati sau poti executa dublu click pe ea pentru a obtine acces la instrumentele Excel de realizare a diagramelor.

Daca lucrezi īmpreuna cu o echipa la realizarea, editarea si īntretinerea unui registru de calcul sau daca registrul tau de calcul trece prin mai multe māini īn drumul sau spre finalizare, īti este util sa stii cine ce modificari a facut īn continutul registrului. Utilizānd caracteristica Track Changes (Urmarire modificari) din Excel, poti vedea ce persoane au adaugat anumite informatii, la ce data si la ce ora. De asemenea, poti revedea modificarile facute de alte persoane si poti pastra doar modificarile pe care le doresti.

Functia Track Changes trebuie activata īnainte de a īncepe sa tii evidenta evolutiei foii de calcul. Daca aceasta functie nu este apelata, modificarile facute de altii se vor integra īn continutul foii tale si nu o sa mai poti identifica cine si ce modificari a efectuat.

Pentru a activa si a utiliza caracteristica Track Changes trebuie sa parcurgi pasii:

Īn foaia de calcul pentru care doresti sa tii evidenta modificarilor mai multor utilizatori, alege Tools\Track Changes\Highlight Changes (Evidentiere modificari).

Se va deschide caseta de dialog Highlight Changes. Executa click pe caseta de validare Track Changes While Editing (Urmarire modificari īn timpul editarii).

Selecteaza cantitatea si tipul de evidenta pe care doresti sa o pastrezi, executānd click īn casetele de validare When (Cānd), Where (Unde), Who (Cine).

Pastreaza activa optiunea Highlight Changes on Screen astfel īncāt celulele ce cuprind continut nou sau editat sa fie marcate corespunzator pe ecran.

Executa click pe OK pentru a īnchide caseta de dialog si a īncepe tinerea evidentei modificarilor.

Obs. Utilizeaza optiunea Where pentru a preciza un domeniu de celule īn care sa se tina evidenta modificarilor. Daca faci acest lucru, Excel va tine evidenta doar a modificarilor din acel domeniu.

Figura anterioara prezinta o foaie de calcul care a fost editata de mai multi utilizatori. Celulele subliniate cuprind continut nou, iar sugestia de ecran indica persoana care a efectuat modificarile.

Obs 1. Celulele cu modificari au o bordura subtire, albastra, cu un mic indicator de modificare de forma triunghiulara, īn coltul din stānga-sus. Atunci cānd o celula modificata este activa bordura ei devine galbena.

Obs. 2 Optiunea List Changes on a New Sheet (Listare modificari pe o noua foaie de calcul) īti permite sa stochezi pe o foaie separata ce a fost adaugat sau modificat īn registrul de calcul, astfel īncāt toate modificarile sa poata fi vazute īntr-un singur loc.

Poti dezactiva caracteristica Track Changes deschizānd caseta de dialog Highlights Changes si eliminānd semnul de validare din dreptul optiunii Track Changes While Editing. Va aparea un mesaj care te va informa ca registrul tau nu se mai gaseste īn modul partajat, lucru pe care trebuie sa-l confirmi executānd click pe Yes.

Dupa ce alte persoane au facut modificari īn registrul tau de calcul, poti revedea aceste modificari pastrāndu-le pe cele dorite si renuntānd la celelalte.

Alege Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes (Acceptare sau respingere modificari). Va aparea caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject. Este posibil ca Excel sa īti ceara mai īntāi sa salvezi registrul de calcul. Īn acest caz apasa butonul OK.

Stabileste ce doresti sa revezi:

Īn zona When alege sa revezi fie modificarile necercetate īnca, fie cele efectuate dupa o anumita ora.

Īn zona Who alege sa revezi modificarile efectuate de toti corectorii, īn afara ta sau de un anume corector.

Īn zona Where alege domeniul de celule pe care sa-l cerectezi. Daca nu introduci nimic īn acest cāmp vei revedea īntreaga foaie de calcul.

Executa click pe OK pentru a īncepe sa revezi modificarile. Atunci cānd programul Excel descopera prima modificare, o va descrie īn caseta de dialog Accept or Reject Changes.

Daca īn respectiva celula au fost efectuate mai multe modificari, programul Excel le prezinta pe toate.

Executa click pe butonul Accept pentru a pastra modificarile sau pe Reject pentru a pastra valoarea originala a celulei.

Programul Excel cauta urmatoarea modificare. Vei continua sa accepti sau sa refuzi fiecare modificare pe rānd. De asemenea, poti executa click pe butonul Accept All ca sa accepti toate modificarile ramase īn registrul de calcul sau pe butonul Reject All pentru a pastra valorile originale ale restului celulelor modificate.