În aceasta lectie veti vedea cum puteti modifica datele si cum puteti anula aceste modificari, daca este cazul. Veti învata, de asemenea, si sa copiati, sa mutati si sa stergeti datele. 17217t1914r
Dupa ce ati introdus o informatie într-o celula, o puteti edita fie pe bara de formule, fie direct în celula.
Pentru a edita o intrare din Excel:
Executati clic pe celula în care vreti sa editati informatia.
Pentru a începe operatia de editare, executati clic pe bara de formule, apasati tasta F2 sau executati dublu clic pe celula respectiva. Astfel, intrati în modul de editare (Edit mode); pe bara de stare va aparea cuvântul Edit.
Apasati tastele sau pentru a muta punctul de inserare pe informatia introdusa. Apasati tasta Backspace pentru a sterge un caracter la stânga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a sterge un caracter la dreapta. Apoi, introduceti caracterele dorite.
Executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apasati tasta Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificarile facute.
Sau, daca va razgânditi si nu mai vreti sa editati intrarea, executati clic pe butonul Cancel sau apasati Esc.
Excel contine si un instrument de verificare a ortografiei, prin care gaseste rapid si selecteaza cuvintele gresit scrise din foaia de calcul. Pentru a efectua o verificare ortografica, parcurgeti urmatoarele etape:
Executati clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard. Excel va gasi primul cuvânt si îl va afisa în partea de sus a casetei de dialog Spelling. în caseta Change To va aparea o sugestie pentru corectarea greselii (vezi figura 5.1).
Puteti sa selectati o
alta forma sugerata în aceasta lista.
Pentru a accepta corectura, executati clic pe butoanele Change sau Change All
Pentru a accepta sugestia si a corecta cuvântul scris gresit, executati clic pe Change. Sau executati clic pe Change All pentru a corecta cuvântul respectiv peste tot acolo unde apare în text.
În cazul în care sugestia din caseta Change To nu este corecta, puteti proceda astfel:
Selectati o alta sugestie din caseta Suggestion, apoi executati clic pe Change sau pe Change All. (Puteti sa obtineti si afisarea altor cuvinte în lista Suggestion, executând clic pe Suggest.)
Introduceti forma corecta pe care o propuneti în caseta Change To, apoi executati clic pe Change sau pe Change All.
Executati clic pe Ignore pentru a lasa cuvântul nemodificat.
Executati clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre aparitiile cuvântului respectiv în text. Executati clic pe Add pentru a adauga cuvântul în dictionar, astfel încât Excel sa nu îl mai semnaleze ca fiind gresit.
Când nu vor mai fi gasite cuvinte scrise gresit, va fi afisat un mesaj, care va anunta ca verificarea ortografiei a fost încheiata. Executati clic pe OK pentru confirmare.
Ati ales o optiune gresita? Daca selectati o optiune
gresita, puteti sa executati clic pe butonul Undo Last din caseta de dialog Spelling
pentru a anula ultima selectie facuta.
Functia AutoCorrect a programului Excel realizeaza corectarea automata a celor mai des întâlnite greseli de ortografie, în timp ce scrieti. Daca scrieti gresit un cuvânt (de exemplu, "teh" în loc de "the") si apasati tasta Enter, Excel va introduce forma corecta în celula.
Sunt corectate, de asemenea, si cuvintele care încep cu doua majuscule. De exemplu, daca scrieti "MÂine" si apasati tasta Enter, Excel va corecta în "Mâine". În plus, AutoCorrect scrie cu majuscula primul cuvânt dintr-o propozitie, si numele zilelor.
Puteti sa indicati dumneavoastra greselile pe care le faceti frecvent, pentru a fi corectate în timp ce scrieti. De exemplu, daca scrieti mereu "breif" în loc de "brief", îl puteti adauga în lista AutoCorrect. Puteti folosi functia AutoCorrect si pentru a înlocui o prescurtare, cum ar fi ndiv, cu cuvintele pe care le reprezinta: Northern Division, în acest caz. Iata cum puteti face acest lucru:
Deschideti meniul Tools si selectati AutoCorrect. Pe ecran va aparea caseta de dialog AutoCorrect.
Scrieti forma gresita în caseta de text Replace.
Scrieti forma corecta în caseta de text With.
Executati clic pe Add pentru a adauga intrarea în lista AutoCorrect.
Daca doriti sa stergeti o intrare din lista AutoCorrect, selectati-o din lista si executati clic pe butonul Delete.
Prea repede!
Daca doriti sa dezactivati functia AutoCorrect pentru
ca va "corecteaza" intrarile înainte de a putea s-o opriti, deselectati optiunea Replace
Text As You Type din caseta de dialog AutoCorrect.
Puteti sa anulati aproape orice operatie atunci când lucrati în Excel, inclusiv orice modificare pe care o faceti într-o celula. Pentru a anula o modificare, executati clic pe butonul Undo de pe bara cu instrumente standard.
Pentru a anula o optiune de anulare (a reveni la pozitia initiala), executati clic pe butonul Redo de pe bara cu instrumente standard.
Anularea/refacerea în cazul mai multor actiuni. În mod normal, când executati clic pe butoanele Undo sau Redo, Excel anuleaza sau reface numai actiunea efectuata cel mai recent. Pentru a anula (sau a reface) o actiune mai veche, executati clic pe sageata de derulare a butonului, si selectati din lista actiunea dorita. O alta noutate în Excel 97 este faptul ca puteti executa clic pe butonul Undo de mai multe ori pentru a anula mai multe actiuni anterioare.
Pentru a copia, a muta sau a sterge simultan datele din mai multe celule, trebuie sa selectati mai întâi celulele respective. Dupa aceea puteti executa actiunea dorita.
Pentru a selecta o singura celula, executati clic pe ea.
Pentru a selecta celule alaturate (un domeniu), executati clic pe prima celula din stânga a grupului si trageti mouse-ul în jos spre celula din dreapta-jos, pentru a selecta toate celulele. (Daca aveti nevoie de mai multe informatii despre selectarea grupurilor de celule, cititi lectia 9, Utilizarea domeniilor de celule).
Pentru a selecta celule care nu sunt alaturate, tineti apasata tasta Ctrl în timp ce executati clic pe celulele individuale.
Pentru a selecta un întreg rând sau o coloana de celule, executati clic pe capul de rând sau de coloana. Pentru a selecta rânduri sau coloane alaturate, executati clic pe primul cap de rând (de coloana) si trageti mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rânduri sau coloane care nu sunt adiacente, apasati tasta Ctrl si executati clic pe fiecare cap de rând sau coloana pe care doriti sa le selectati.
Domeniu. O Serie de celule adiacente.
Când copiati sau mutati date, o copie a datelor respective este plasata într-o zona de stocare temporara din memorie numita Clipboard. Puteti sa copiati date în alta parte pe foaia de calcul, sau în alte foi sau registre de calcul. Când copiati, datele originale ramân la locul lor, numai copia lor fiind plasata în locul indicat de dumneavoastra.
Clipboard Clipboard
este o zona din memorie accesibila tuturor programelor care ruleaza
sub Windows. Ea este folosita pentru copierea sau mutarea datelor dintr-un
loc în altul în cadrul aceluiasi program, sau între programe. Metodele pe
care le veti învata aici sunt folosite în toate programele care
ruleaza sub Windows.
Pentru a copia date, efectuati pasii urmatori:
Selectati celula (celulele) pe care vreti sa o (le) copiati.
Executati clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard. Continutul celulei (celulelor) selectata (selectate) va (vor) fi copiata (copiate) în Clipboard.
Selectati prima celula din zona unde vreti sa plasati copia. (Pentru a copia datele în alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai întâi sa intrati în foaia sau registrul respectiv.)
Executati clic pe butonul Paste. Excel va insera continutul memoriei Clipboard acolo unde se afla punctul de inserare.
Fiti
atenti! Când copiati
sau mutati date, fiti atent sa nu le lipiti peste datele
existente (cu exceptia cazului în care chiar asta doriti, desigur.)
Puteti sa copiati aceleasi date în mai multe locuri repetând comanda Paste. Datele copiate în Clipboard ramân acolo pâna când copiati sau decupati (mutati) altceva.
Cea mai rapida metoda de copiere este metoda tragere si plasare (drag-and-drop). Selectati celulele pe care vreti sa le copiati, tineti apasata tasta Ctrl si trageti chenarul domeniului pe care 1-ati selectat (vezi figura 5.2). Când eliberati butonul mouse-ului, continutul va fi copiat în noua pozitie. (Daca uitati sa tineti apasata tasta Ctrl, Excel va muta datele în loc sa le copieze.) Pentru a insera datele între celulele existente, apasati Ctrl+Shift în timp ce efectuati tragerea.
Pentru a trage o copie în alta foaie, apasati Ctrl+Alt în timp ce trageti celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa foaia în cauza, în care veti putea fixa grupul selectat în pozitia dorita.
Trageti chenarul domeniului
Conturul arata locul în care vor fi copiate datele
Semnul plus arata faptul ca datele nu vor fi copiate, ci mutate
Figura 5.2 Pentru a copia date, tineti apasata tasta Ctrl în timp ce trageti chenarul de selectare a celulelor.
Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca si copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate într-o noua locatie.
Pentru a muta date, efectuati pasii urmatori:
Selectati celulele pe care vreti sa le mutati.
Executati clic pe butonul Cut.
Selectati prima celula a zonei în care vreti sa plasati datele. Pentru a muta datele în alta foaie de calcul, deschideti în foaia respectiva.
Executati clic pe Paste.
Pentru a muta rapid datele, folositi facilitatea de tragere si plasare. Selectati datele care trebuie mutate, apoi trageti în noua pozitie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele între celulele existente, apasati tasta Shift în timp ce efectuati tragerea. Pentru a muta datele în alta foaie de calcul, apasati tasta Alt si trageti domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adusa foaia respectiva, unde veti putea fixa domeniul selectat de celule, în pozitia dorita.
SFAT Meniu de comenzi rapide Când decupati, copiati si lipiti date, nu uitati meniul de comenzi rapide. Selectati celulele pe care vreti sa le decupati sau sa le copiati, executati clic cu butonul din dreapta si alegeti comanda corespunzatoare din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.
stergerea datelor
Pentru a sterge datele dintr-o celula sau din mai multe, trebuie sa le selectati si sa apasati tasta Delete. Excel ofera însa si alte optiuni pentru stergerea celulelor:
Folosind comanda Edit, Clear puteti opta pentru a sterge doar atributele de formatare ale unui celule (sau un comentariu atasat), nu si continutul. Atributele de formatare ale unei celule înseamna culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, marimea fontului si asa mai departe. Veti afla imediat mai multe despre aceasta optiune.
ț Cu comanda Edit, Delete puteti elimina celule si tot ce contin ele. Vom discuta despre aceasta comanda în lectia 13.
Daca veti folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celula sau a unui comentariu, efectuati pasii urmatori:
Selectati celulele.
Deschideti meniul Edit si selectati Clear. Pe ecran va aparea submeniul Clear.
Selectati optiunea dorita pentru eliminare: All (prin care este eliminat continutul celulei, atributele de formatare si comentariile), Formats (atributele de formatare), Contents (continutul) sau Comments (comentariile).
Cautarea si Înlocuirea datelor
Folosind functia Find and Replace din Excel puteti sa localizati anumite date, si sa le înlocuiti cu altele. Când aveti o eticheta, o valoare sau o formula introdusa gresit în întreaga foaie de calcul, puteti folosi comanda Edit, Replace pentru a gasi si a înlocui toate aparitiile datelor gresite cu datele corecte.
Pentru a gasi si a înlocui datele, efectuati pasii urmatori:
Deschideti meniul Edit si selectati Replace. Pe ecran va aparea caseta de dialog Replace, ca în figura 5.3.
Introduceti în caseta de text Find What textul pe care vreti sa îl gasiti.
Executati clic pe caseta de text Replace With si introduceti textul pe care vreti sa il folositi ca text de înlocuire. 1
Lectia 5 Editarea intrarilor
Introduceti aici datele pentru înlocuire
Introduceti aici datele pe care vreti sa le gasiti
Executati clic aici pentru a gasi urmatoarea aparitie Executati clic aici
pentru a înlocui pe rând fiecare aparitie
Executati clic aici pentru a înlocui simultan toate aparitiile
Figura 5.3 Cautarea si înlocuirea datelor cu ajutorul casetei de dialog Replace.
4. În caseta Search, indicati daca optati pentru o cautare pe rânduri, sau una pe coloane.
5. Daca doriti sa gasiti o forma ortografiata exact ca cea din caseta de cautare, executati clic pe Match Case. Daca vreti sa gasiti celulele care contin exact ceea ce ati specificat (fara alte date suplimentare), executati clic pe Find Entire Cells Only.
6. Executati clic pe Find Next pentru a gasi prima aparitie a textului
specificat de dumneavoastra. Apoi, executati clic pe Replace pentru a înlocui numai acea aparitie, sau pe Replace All pentru a înlocui toate aparitiile datelor specificate de dumneavoastra.
În aceasta lectie ati învatat sa editati datele din celule si ati vazut cum puteti anula anumite modificari. De asemenea, ati învatat sa copiati, sa mutati si sa stergeti date. În lectia urmatoare veti învata sa lucrati cu fisierele care contin registre de calcul.
|
