Fiecare formulã trebuie sã înceapã cu semnul egal (=).
Operatorii matematici utilizabili:
^ - ridicare la putere
+ - adunare = A1+A2
- - scãdere =A1-A2
* - înmultire =A1*A2
/ - împãrtire =A1/50
- combinatie =(A1+A2)/3
Ordinea operatilor.
exponentialã si ecuatiile din paranteze.
înmultirile si împãrtirile.
adunãrile si scãderile.
Introducerea formulelor.
Introducerea de la tastatur 434b16e ã
selectati celula în care doriti sã aparã calculele formulei.
introduceti de la tastaturã semnul '='.
introduceti de la tastaturã formula(aceasta va apãrea pe bara de formule).
se apasã ENTER, iar rezultatul va fi calculat.
Introducerea folosind adresele celulelor.
selectati celula în care doriti sã aparã rezultatul formulei.
se introduce de la tastaturã semnul '='.
executati clic pe celula a cãrei adresã vreti sã aparã prima în formulã(adresa celulei va apãrea pe bara de formule).
introduceti de la tastaturã un operator matematic pentru a indica urmãtoarea operatie care doriti sã o efectuati(operatorul apare pe bara de formule).
continuati sã executati clic si sã introduceti operatori pînã cînd formula este completã.
apãsati ENTER pentru a accepta formula, sau ESC pentru a abandona operatia.
OBS.:
putem avea eroare în cazul în care încercãm sã împãrtim la zero, sau utilizãm o celulã goalã ca divizor.
Afisarea formulelor.
Pentru a viziona formulele din celule, executati urmãtoarele:
se deschide meniul TOOLS si alegeti OPTIONS.
executati clic pe eticheta VIEW.
executati clic pe caseta de validare FORMULAS din zona WINDOWS OPTIONS. Va apãrea un semn de bifare, indicînd activarea optiunii.
executati clic pe OK sau tasta ENTER.
Afisarea rapidã a formulelor
se face cu tastele CTRL si "+" sau CTRL si "~".
Prelucrarea formulelor.
selectati celula care contine formula pe care doriti sã o prelucrati.
cu ajutorul mouse-ului plasati punctul de insertie pe bara de formule sau apãsati tasta F2 pentru a intra în EDIT (sau executati dublu clic pe celula respectivã).
apãsati tasta cu sãgeatã în sus sau în jos pentru a deplasa punctul de insertie(executati modificãrile).
executati clic pe ENTER de pe bara de formule sau apãsati tasta ENTER.
Copierea formulelor
selectati celula ce contine formula pe care doriti sã o copiati.
deschideti meniul EDIT si selectati COPY.
selectati celulele sau celula în care doriti sã copiati formula.
deschideti EDIT si apoi PASTE.
Altã modalitate: selectati celula ce contine formula respectivã, mentinînd apãsatã tasta CTRL, trageti chenarul selectorului celulei în care doriti sã copiati formula; eliberati mouse-ul.
Utilizarea adreselor absolute si relative ale celulelor:
|
A |
B |
C |
D |
E |
|
|
FIRST |
SECOND |
THIRD | |||
|
ION | |||||
|
VASILE | |||||
|
TOTAL | |||||
|
|
În exemplul de mai sus celula B4 contine formula =(B2+B3) care determinã totalul din FIRST . În cazul în care se copiazã continutul celulei B4 în C4 pentru a afla totalul din SECOND, Excel va schimba automat formula în =(C2+C3). Asa lucreazã adresarea relativã a celulelor.
Uneori poate nu dorim ca adresele celulelor sã fie corectate si atunci devin importante adresele absolute ale celulelor.
OBS.:
o adresã absolutã este adresa unei celule care nu se schimbã atunci cînd formula este copiatã. Pentru a face absolutã adresa unei celule dintr-o formulã, va trebui sã adãugãm semnul "$" în fata literei si a numãrului ce alcãtuiesc adresa celulei.
Formula din B5 va fi cititã =B4/$E$1.
Schimbarea parametrilor de calcul
Excel recalculeazã formulele dintr-o foaie de calcul de fiecare datã cînd este prelucratã valoarea dintr-o celulã. Existã posibilitatea ca sã se doreascã reexecutarea acestui lucru; pentru aceasta trebuie executati pasii urmãtori:
se deschide TOOLS si se alege OPTIONS.
se executã clic pe CALCULATION.
selectati una din optiunile:
optiunea AUTOMATIC este cea prestabilitã (recalculeazã instantaneu).
optiunea AUTOMATIC EXCEPT TABELS (recalculeazã tot, cu exceptia formulelor dintr-un tabel cu date).
optiunea MANUAL (recalcularea se face numai la comandã). Pentru a recalcula trebuie apãsatã tasta F9 sau OPTIONS din TOOLS, apoi CALCULATION si clic pe CALC NOW.
se executã clic pe OK.
Functii.
Functiile sînt formule complexe ce efectueazã o serie de operatii asupra unei serii indicate de valori.
Fiecare functie are urmãtoarele trei elemente:
semnul "=" semnificã faptul cã urmeazã o functie.
semnele functiei (ex.:SUM) indicã operatia ce va fi executatã.
argumentul (ex.:A1:H1) indicã adresele celulelor cu ale cãror valori va lucra functia.
Argumentul poate fi o serie de celule sau chiar mai complex.
Cele mai obisnuite functii sînt:
AVERAGE =AVERAGE(B4:B9) -media
COUNT =COUNT(A3:A7) - numãrã celulele din serie ce contin valori numerice.
COUNTA =COUNTA(B4:B10) - numãrã toate celulele din serie care nu sînt goale.
IF =IF(A3=100,A3*2)
MAX =MAX(B4:B10) - valoarea maximã dintr-o serie de celule.
MIN =MIN(B4:B10) - minimul.
PMT =PMT(A3,A4,A5) -calculeazã pãrtile periodice atunci cînd avem ca argumente rata dobînzii, perioadele si totalul.
SUM =SUM(A1:A10) - totalul unei serii de celule.
Utilizarea lui AUTO SUM.
Pasii care trebuie executati pentru a utiliza aceastã optiune sînt:
selectati celua în care doriti sã fie inseratã suma. Încercati sã alegeti o celulã de la sfîrsitul unui rînd sau al unei coloane cu date.
executati clic pe AUTO SUM de pe bara cu instrumente de lucru. Se va insera "=SUM" si seria de celule din stînga sau de deasupra celulei selectate.
puteti corecta seria de celule executînd una din operatiile:
a) executati clic în interiorul celulei selectate sau pe bara de formule si prelucrati seria.
b) executati clic pe prima celulã din serie corectã si faceti modificãrile necesare.
executati clic pe caseta ENTER sau apãsati tasta ENTER (se va calcula automat rezultatul seriei selectate).
Utilizarea optiunii AUTO CALCULATE.
pentru a verifica un total, selectati seria pe care doriti sã o însumati. Excel va afisa rezultatul în zona AUTOCALCULATE(în partea dreaptã a barei de stare în partea de jos a ecranului).
dacã doriti sã executati o altã functie asupra unei serii de numere, selectati seria si executati clic cu butonul drept al mouse-ului în zona AUTOCALCULATE pentru a afisa meniul rapid. Alegeti apoi o functie din acest meniu, iar rezultatul acestei prelucrãri va fi afisat în zona AUTOCALCULATE.
Utilizarea caracteristicii FUNCTION WIZARD.
Selectati celula în care doriti sã introduceti functia.
Deschideti INSERT si alegeti FUNCTION sau executati clic pe butonul FUNCTION WIZARD(butonul fx) de pe bara cu instrumente de lucru sau de pe bara de formule. Va apãrea o casetã de dialog.
În lista FUNCTION CATEGORY selectati tipul functiei pe care vreti sã o inserati. Excel va afisa functiile disponibile în lista FUNCTION NAME.
Selectati din lista FUNCTION NAME functia pe care doriti sã o inserati si apoi clic pe butonul NEXT. În acest moment se va deschide o nouã casetã de dialog ce diferã de la o functie la alta.
Introduceti ca argument valorile sau seriile de celule (puteti introduce de la tastaturã sau executa clic pe celulele dorite, cu mouse-ul).
Executati clic pe FINISH si Excel va insera în celula selectatã functia si argumentul, si afiseazã rezultatul.
Formatarea unei agende de lucru
Aranjarea valorilor
Valorile numerice sînt de obicei mai mult decît simple numere. Ele reprezintã o valoare în dolari, o datã calendaristicã, un procent sau altceva. În caseta de dialog FORMAT CELLS se poate selecta tipul formatului în care apare o valoare existentã.
Tipuri de format:
GENERAL(ex.: $3,400.50) - formatul prestabilit al numerelor. În acest format, pot fi introduse un numãr cu un punct zecimal, un semn, o virgulã, un semn procent, o datã calendaristicã sau o fractie.
NUMBER(ex.:3,400.50) - este cu douã zecimale, o virgulã pentru separarea sutelor.
CURRENCY(ex.: $ 3,400.50) - se foloseste pentru valorile monetare obisnuite.
ACCOUNTING(ex.: $ 3,400.00) - utilizati acest format la alinierea într-o coloanã a semnelor dolar si a punctelor zecimale.
DATE(8/7) - lunã si zi separate de o liniutã.
TIME(10:00)
PERCENTAGE(99.50%) - multiplicã valoarea dintr-o celulã cu 100 si afisazã si un "%".
FRACTION(1/2)
SCIENTEFIC(3.40E+03)
TEXT(135RV90) - nu face distinctie între cifre si numere.
SPECIAL(02110) - utilizat la afisarea într-o listã sau într-o bazã de date a codului ZIP, a nr. de telefon.
CUSTOM(00.0%) - pentru ca utilizatorul sã-si creeze propriul format.
Pentru a utiliza un anumit format executati pasii:
selectati celula sau seria de celule care contine valorile pe care vreti sã le aranjati.
deschideti FORMAT si selectati CELLS. Va apãrea o casetã de dialog.
selectati eticheta NUMBER.
din lista CATEGORIES selectati categoria formatelor numerice pe care vreti sã o utilizati.
din lista TYPE selectati tipul formatului dorit.
executati clic pe OK sau ENTER.
Cîteva dintre formate pot fi accesate de pe bara cu instrumente FORMATTING care contine butoane pentru stilurile: CURRENCY, PERCENT, COMMA(,).
Aranjarea datelor calendaristice si a orelor:
Exemple: m/d: m/d,yy; d-mmm; m/d/yy h:mm, etc.
Pentru o astfel de aranjare a datei, executati pasii de mai sus, iar din lista CATEGORIES alegeti categoria formatelor datei si orei.
Alinierea textului în celule
Existã posibilitatea alinierii textului în celulã în mai multe moduri. Pentru aceasta:
selectati celula sau seria pe care doriti sã o aliniati.
deschideti meniul FORMAT si selectati CELLS.
executati clic pe eticheta ALIGNMENT. În acest moment se deschid optiunile de aliniere.
alegeti una dintre optiunile:
HORIZONTAL - aliniere stînga, dreapta a datelor din celulã.
VERTICAL - vã permite sã indicati cum vreti sã aliniati textul raportat la marginile de sus si de jos ale celulei.
ORIENTATION - permite rãsturnarea lateralã a textului si tipãrirea lui de sus în jos.
WRAP TEXT - informeazã programul Excel sã aseze automat rîndurile lungi de text într-o celulã, fãrã sã schimbe înãltimea ei.
executati clic pe OK sau ENTER.
Existã posibilitatea alegerii tipului de font dorit la scriere. Acest lucru se face din FORMAT, CELLS si FONT.
Adãugarea chenarelor si a umbrelor celulei
Ascunderea liniilor grilei se face utilizînd meniul TOOLS, selectati OPTIONS, clic pe VIEW si GRIDLINES pentru a elimina semnul de bifare din caseta de validare.
Pentru a adãuga chenare unei celule sau unei serii, executati pasii urmãtori:
selectati celula sau grupul de celule unde doriti sã aparã un chenar.
deschideti meniul FORMAT si alegeti CELLS.
executati clic pe BORDER.
selectati pozitia chenarului, grosimea si culoarea.
executati clic pe OK sau ENTER.
Pentru a adãuga umbre unei celule sau unei serii:
selectati celula sau seria .
deschideti meniul FORMAT si apoi CELLS.
clic pe eticheta PATTERNS si alegeti optiunea doritã
executati clic pe OK sau ENTER.
Caracteristica AUTOFORMAT
selectati foaia de calcul si celulele care contin datele pe care doriti sã le aranjati.
deschideti meniul FORMAT si alegeti AutoFormat.
din lista TABLEFORMAT alegeti aranjarea prefabricatã pe care doriti sã o utilizati.
pentru a exclude anumite elemente ale caracteristicii AUTOFORMAT, executati clic pe OPTIONS si alegeti aranjãrile pe care doriti sã le dezactivati.
clic pe OK.
Modificarea lãtimii coloanei si a înãltimii rîndului.
Mutati indicatorul mouse-ului pe unul dintre chenarele titlului rîndului sau coloanei, mentineti apãsat butonul si trageti chenarul; eliberati butonul mouse-ului, iar înãltimea rîndului sau lãtimea coloanei vor fi ajustate.
Utilizarea meniului FORMAT.
selectati coloana a cãrei lãtime vreti sã o modificati.
deschideti meniul FORMAT, selectati COLUMN si apoi WIDTH(lãtime).
introduceti numãrul de caractere pe care l-ati dori ca lãtime.
apãsati clic pe OK sau ENTER.
Pentru a schimba înãltimea unui rînd, executati la fel ca înainte, numai cã trebuie sã alegeti ROW si apoi HEIGHT (introduceti înãltimea în puncte).
Lãtimea coloanei cu AUTOFIT.
Pentru a face coloanele suficient de late, astfel încît sã cuprindã cea mai latã introducere de date, selectati coloanele, deschideti meniul FORMAT, selectati COLUMN si apoi AUTOFIT SELECTION (se potriveste automat selectia).
Gestionarea datelor.
 |
Crearea si editarea unei liste.
O listã reprezintã informatiile din celulele foii de calcul care contin seturi de date similare.
Fiecare coloanã dintr-o listã reprezintã o categorie, si determinã tipul de informatie necesar pentru fiecare intrare în listã.
Fiecare linie dintr-o listã constituie o înregistrare (record).
Pentru a crea o listã, introduceti un titlu pentru fiecare coloanã din sectiunea foii de calcul în locul în care vreti sã începeti lista.
Sortarea si filtrarea datelor dintr-o listã
O listã din Excel are flexibilitatea necesarã pentru a putea organiza datele în asa fel încît sã corespundã necesitãtile dumneavoastrã. Puteti ordona lista astfel încît datele sã fie dispuse într-o anumitã ordine, la fel cum puteti sorta datele din tabele, în Word. Puteti si, sã filtrati lista pentru a nu afisa decît anumite înregistrãri.
a. Sortarea datelor dintr-o listã
Excel sorteazã listele pe baza cîmpurilor; pentru a reorganiza lista, programul poate folosi în acest scop drept cîmp de sortare, orice cîmp cu denumire pe care l-ati inclus în listã.
Observatie:
 |
Pentru a ordona o listã, efectuati urmãtorii pasi:
Plasati indicatorul de celulã în lista pe care vreti sã o ordonati, sau, dacã vreti sã ordonati doar anumite înregistrãri dintr-o listã, selectati-le pe acestea.
 |
Pentru a evita sortarea titlurilor coloanelor împreunã cu restul listei, alegeti optiunea HEADER ROW din sectiunea MY LIST HAS.
Caseta de text SORT BY va fi selectatã si va indica denumirea primului rînd din listã. Folositi caseta cu listã derulantã pentru a înlocui denumirea cîmpului în caseta de text cu o denumire de cîmp pe baza cãruia doriti sã efectuati sortarea. Alegeti optiunea ASCENDING sau DESCENDING pentru a indica ordinea în care doriti sã sortati înregistrãrile selectate.
Pentru a sorta dupã cîmpuri suplimentare, folositi cele douã casete de text THEN BY.
Executati clic pe butonul OK.
b. Filtrarea datelor dintr-o listã
Cînd trebuie sã lucrati cu un subset de date dintr-o listã, puteti filtra lista pentru a nu fi afisate decît anumite înregistrãri. Dupã ce efectuati filtrarea listei, puteti modifica înregistrãrile, puteti genera calcularea de totaluri partiale si de totaluri generale si puteti copia datele în altã zonã din foaia de calcul.
Cînd filtrati o listã, Excel afiseazã doar acele înregistrãri care corespund criteriilor si ascunde celelalte înregistrãri, care nu mai sînt afisate.
Pentru aceasta se foloseste optiunea FILTER-AUTOFILTER din meniul DATA.
Astfel, Excel va insera sãgeti de derulare lîngã fiecare cap de coloanã din listã. Apãsînd pe o astfel de sãgeatã, pe ecran va apãrea o listã cu toate articolele individuale din listã si în plus, cîteva optiuni specifice Excel-ului.
Adãugarea si eliminarea totalurilor partiale
Cînd sortati datele dintr-o listã, Excel vã permite sã efectuati o sintezã a datelor pe baza totalurilor partiale. Cînd efectuati un calcul partial în listã, Excel calculeazã totalurile partiale pe baza subseturilor de date si totalul general.
Crearea de totaluri partiale:
Sortati datele în functie de ordinea în care vreti sã creati totalurile partiale. Pentru a genera totaluri partiale pentru orasele de vînzare, sortati mai întîi dupã LOCALITATE.
Selectati o celulã din lista pentru care vreti sã calculati totaluri partiale.
Din meniul DATA, alegeti optiunea SUBTOTALS. Pe ecran va apãrea fereastra de dialog SUBTOTAL.
 |
Selectati functia SUBTOTAL din lista derulantã USE FUNCTION. Pentru a crea totaluri partiale, este necesar sã fie selectatã functia SUM.
Alegeti datele pentru care vreti sã calculati totalul partial în caseta ADD SUBTOTAL TO . Pentru a calcula totalul partial pentru datele din cîmpul CANTIATE, de exemplu, selectati CANTITATE.
Apãsati tasta OK.
Prezentarea datelor pe baza tabelelor pivot
Excel pentru Windows95 are o facilitate denumitã tabel pivot (englezã pivot table) cu care puteti realiza rapid si simplu o prezentare si o comparare a datelor aflate într-o anumitã listã. Cînd vreti sã rezumati datele în alt mod, nu trebuie decît sã trageti si sã fixati cîmpuri pentru a crea un raport cu totul nou, fãrã sã modificati structura datelor din foaia de calcul.
Puteti folosi aplicatia automatizatã PIVOT TABLE WIZARD pentru a crea tabele pivot. Aceastã aplicatie vã ghideazã pas cu pas în procesul de creare a tabelelelor pivot, solicitîndu-vã sã dati informatiile pentru tabelul pivot, prin intermediul cîmpurilor din listã.
Crearea diagramelor cu Excel.
Tipurile principale de diagrame si scopul lor:
Diagrama PIE (circularã) - utilizati-o la prezentarea relatiei dintre pãrtile unui întreg.
Diagrama BAR (cu bare) - pentru compararea valorilor la un moment dat, în timp.
Diagrama COLUMN (cu coloane) - pentru sublinierea diferentelor între elemente.
Diagrama LINE (liniarã) - pentru accentuarea tendintelor si a schimbãrilor valorice în timp.
Diagrama AREA (de suprafatã) - pentru sublinierea cantitãtii schimbãrilor valorice.
O diagramã poate fi plasatã pe aceeasi foaie care contine datele utilizate la crearea ei, sau poate fi plasatã pe o foaie cu diagrame din cuprinsul agendei de lucru, astfel încît este separatã de foaia cu date.
În continuare vom folosi o anumitã terminologie pentru a crea si utiliza diagramele:
DATA SERIES (serii de date) - sînt formate din bare, sectoare circulare, linii de diagramã ce reprezintã în mod grafic valorile.
CATEGORIES (categorii) - acestea reflectã numãrul de elemente dintr-o serie.
AXIS (axe) - într-o diagramã bidimensionalã existã douã axe, X si Y.
LEGEND (legendã) - defineste elementele separate ale diagramei.
GRIDLINES (liniile grilei) - accentueazã scara axelor X si Y ale seriilor de date.
Crearea unei diagrame înglobate.
Selectati datele pe care vreti sã le utilizati printr-o diagramã.
Executati clic pe butonul CHART WIZARD de pe bara standard.
Mutati indicatorul mouse-ului acolo unde vreti sã aparã coltul din stînga sus al diagramei.
Mentineti apãsat butonul mouse-ului pentru a stabili mãrimea si dimensiunile diagramei. Pentru a crea un grafic pãtrat, mentineti apãsat tasta SHIFT în timp ce trageti.
Eliberati butonul mouse-ului. Va apãrea caseta de dialog CHART WIZARD Step 1 of 5, întrebîndu-vã dacã seria de celule selectate este corectã. O puteti corecta introducînd de la tastaturã o serie nouã, sau trageti încã o datã cu mouse-ul peste celulele pe care vreti sã le reprezentati grafic.
Executati clic pe NEXT. Va apãrea CHART WIZARD Step 2 of 5, cerîndu-vã sã selectati un tip de diagramã.
Selectati un tip de diagramã si executati clic pe NEXT. Va apãrea caseta CHART WIZARD Step 3 of 5, cerîndu-vã sã selectati formatul diagramei.
Selectati formatul diagramei alese si executati un clic pe NEXT. Va apãrea caseta CHART WIZARD Step 4 of 5.
Indicati dacã seriile de date se bazeazã pe rînduri sau pe coloane si alegeti rîndul si coloana de început. Executati clic pe NEXT. Va apãrea CHART WIZARD Step 5 of 5.
Dacã doriti, adãugati o legendã, un titlu sau etichete ale axelor. Executati clic pe butonul FINISH. Diagrama terminatã apare pe foaia de calcul curentã.
Crearea unei diagrame pe o foaie de calcul separatã.
Selectati datele pe care vreti sã le reprezentati si apoi deschideti meniul INSERT, alegeti CHART si apoi AS NEW SHEET. Excel va insera o foaie de calcul separatã pentru diagrame (denumitã CHART1) la stînga foii de calcul curente si va lansa procedura expert pentru obtinerea diagramelor. Executati aceiasi pasi prezentati anterior pentru a crea o diagramã cu CHART WIZARD.
Lucrul cu obiecte grafice.
Inserarea desenelor.
Dacã dispuneti de o colectie de ilustratii, sau de desene pe care le-ati creat si salvat utilizînd un program de graficã sau un scaner, acestea pot fi inserate într-o foaie de calcul sau într-o diagramã. Pentru aceasta executati pasii:
Selectati celula în care vreti sã plasati coltul din stînga sus al desenului.
Deschideti meniul INSERT si alegeti PICTURE.
Treceti pe unitatea ce contine obiecte grafice, executînd un clic pe ea, în lista LOOK. Apoi executati dublu clic pe dosarul din lista NAME care contine ilustratia sau fisierele grafice.
Selectati numele fisierului si apãsati OK.
Inserarea altor obiecte
Selectati celula în care doriti sã fie plasat coltul sus stînga sus al desenului.
Deschideti meniul INSERT si selectati OBJECT.
Asigurati-vã cã eticheta CREATE NEW este în prim plan. Ea vã permite rularea unui alt program si crearea obiectului. Eticheta CREATE FROM FILE vã permite inserarea unui obiect pe care deja l-ati creat si salvat.
Din lista OBJECT TYPE selectati programul pe care este necesar pentru a crea obiectul.
Executati clic pe butonul OK.
Utilizati programul asa cum ati face în mod normal pentru a crea obiectul. Cînd terminati, salvati obiectul si iesiti din program. Va apãrea o casetã de dialog în care sînteti întrebat dacã vreti sã se actualizeze legãtura, înainte de a pãrãsi programul.
|
