Excel

Excel

   Cu ce ne ajuta Excel? Raspunsul este simplu: lucrul cu tabele. Adica ne ajuta sa introducem date într-un tabel, sa introducem noi linii sau coloane în tabel, ca rezultat al unor formule matematice aplicate tabelului initial, ne ajuta sa tiparim în forme cât mai diverse tabelul la imprimanta; forma unui tabel, odata construit, poate fi pastrata pentru ca mai apoi sa poata fi modificate anumite cifre si observat rezultatul, si câte si mai câte... pe toate însa le veti afla pe parcursul acestor pagini.

   Microsoft Excel este un program de calcul tabelar, integrat în pachetul Microsoft Office. Aceasta înseamna ca, odata deprins, puteti sa creati documente Word, sau prezentari Power Point mai bune

   Pachetul Microsoft Office este conceput pentru a functiona ca un întreg si de aceea este bine sa stiti sa folositi toate aplicatiile incluse în el.

   În continuare, pe tot parcursul manualului, Microsoft Excel va fi denumit mai simplu Excel.

Elemente specifice Registrul si foaia de lucru

   Daca ati folosit alte programe incluse în pachetul Office, primul lucru care vi se va parea familiar este bara de instrumente aflata în partea de sus a ferestrei. Aceasta contine elemente de formatare ca, de exemplu, bara de instrumente din Word. Elementele specifice ale programului sunt documentul - numit registru, care este format din mai multe foi de lucru. Acestea contin la rândul lor coloane si linii numerotate. Sub barele de instrumente se gasesc caseta de nume si bara de formule.

Registrul

    Reprezinta un grup de foi de lucru.Puteti da un nume registrului dumneavoastra, salvându-l în felul urmator:
deschideti meniul File si alegeti optiunea Save As.... Registrul se va salva într-un fisier cu extensia .xls, iar numele îl puteti alege dumneavoastra. Un registru poate fi închis cu optiunea File => Close si puteti deschide un registru existent pe disc cu optiunea File => Open. Daca doriti sa creati un registru nou, aveti la dispozitie optiunea File => New.

Foaia de lucru
Când deschideti un registru, acesta are un numar de trei foi de lucru. Numele lor este Sheet 1, Sheet 2 si Sheet 3. În partea de jos a foii de lucru se afla etichete care contin numele acestor foi si va permit sa shimbati foaia la care lucrati. Daca doriti sa dati un nume sugestiv acestor foi de lucru, puteti sa o faceti executând dublu-clic pe numele foii, dupa care tastati numele dorit.

Elemente utile

   Ca orice tabel, si cel dintr-o foaie de lucru este format din linii si coloane. Numarul acestora este de 256 coloane si 65536 linii, etichetate în felul urmator: liniile, în partea din stânga, cu numere de la 1 la 65536, iar coloanele de la A la Z si apoi AA, AB pâna la IV în partea de sus. La intersectia dintre o linie si o coloana se afla o celula. Celula este identificata dupa adresa sa, care se formeaza din numarul coloanei urmat de eticheta liniei (Ex: A1, IV78). În coltul din stânga sus, adica acolo unde se întâlnesc linia etichetelor coloanelor cu coloana etichetelor liniilor se gaseste un buton, numit Select all.

Caseta de nume

    Caseta de nume se afla sub bara de instrumente si deasupra foii de lucru. Aceasta contine identificatorul celulei selectate. Acest indicator poate fi schimbat facând clic în caseta de nume, dupa care tastati numele pe care doriti sa-l dati celulei.

Bara de formule

   Alaturi de caseta de nume se afla bara de formule. Atunci când selectati o celula, continutul ei apare si în bara de formule. Atunci când tastati un text în bara de formule, acesta apare si în celula selectata. În momentul în care introduceti un text în bara de formule, lânga aceasta apar trei butoane. Primul dintre ele sterge textul din celula, al doilea confirma datele pe care le introduceti, iar al treilea semnalizeaza programului ca veti introduce o formula si nu un text.

   Deplasarea in foaia de lucru

Deplasarea cu ajutorul mouse-ului

   Cel mai simplu este sa va deplasati cu ajutorul mouse-ului. Daca celula pe care doriti sa o vedeti nu se afla în ecran, puteti sa va deplasati cu ajutorul celor doua bari de defilare care se afla în partea din dreapta, respectiv dreapta-jos a foii de lucru. Daca aveti un mouse cu trei butoane, executati clic pe butonul din mijloc, undeva pe suprafata foii de calcul. Cursorul se va schimba si puteti sa defilati prin pagina miscând mouse-ul spre marginile ecranului. Viteza de derulare depinde de apropierea de marginile ferestrei.

Deplasarea cu ajutorul tastelor

   Deplasarea cu ajutorul tastaturiii se face prin intermediul tastelor-sageti, Page Up, Page Down, Home si End, precum si prin combinatii de taste:
Sageti - muta cursorul o celula în directia indicata de sageata
Ctrl sau end + sageti - muta cursorul în urmatoarea celula cu date
Tab - muta cursorul o celula la dreapta
Enter - muta cursorul o celula în jos
Shift+Tab - muta cursorul o celula la stânga
Shift+Enter- muta cursorul o celula în sus
Home - muta cursorul pe coloana A în linia curenta
Ctrl + Home - muta cursorul pe celula A1 a foii de calcul.
Ctrl + End - muta cursorul pe ultima celula folosita din foaia de calcul
Page Up - muta cursorul un ecran mai sus
Page Down - muta cursorul un ecran mai jos
Alt+Page Up - muta cursorul un ecran mai la stânga
Alt+Page Down - muta cursorul un ecran mai la dreapta
Ctrl+Page Up - muta cursorul în urmatoarea foaie de calcul
Ctrl+Page Down - muta cursorul în foaia de calcul anterioara

   De asemeni puteti folosi comanda Go To din meniul Edit pentru a deschide o casuta de dialog . În aceasta casuta tastati adresa celulei la care doriti sa ajungeti. Pentru a deschide aceasta casuta de dialog, mai puteti sa apasati tasta F5 sau combinatia de taste Ctrl+G. Asemanator, puteti sa va deplasati cu ajutorul casutei de text. Tastati în acesta casuta adresa celulei si veti ajunge la ea.

Introducerea datelor

Introducerea textului

   Într-o foaie de lucru puteti introduce doua tipuri de date: text si numere. Textul are rolul de a explica numerele. Numerele sunt folosite efectiv pentru calcule. Tot numere sunt considerate si datele, asa încât puteti sa faceti operatii cu datele, adica puteti sa scadeti o data din alta, sau sa adunati un numar la o data. Textul se introduce în celula activa. El apare în doua locuri: celula respectiva si bara de formule. Prin apasarea tastei Enter, datele din bara de formule vor fi introduse în celula. Acelasi efect îl are apasarea butonului de confirmare de pe bara de lânga bara de formule. Daca doriti sa repetati acelasi text (sau acelasi numar) în mai multe celule adiacente, puteti folosi functia AutoComplete, adica odata ce ati introdus un text, în casuta urmatoare este suficient sa introduceti primele carctere si Excel le va completa pe celelalte, pentru dumneavoastra. Puteti sa repetati datele în mai multe celule alaturate, fie pe verticala, fie pe orizontala, în felul urmator: introduceti textul într-o celula, selectati-o, si apoi apucati cu mouse-ul de coltul sau din dreapta-jos.

   Textul care poate fi introdus este format din caractere cum ar fi litere, cifre si simboluri. Într-o celula puteti scrie pâna la 255 de caractere, desi acestea este posibil sa nu fie toate afisate, daca celula nu este suficient de larga. Când introduceti text într-o celula, Excel îl va alinia la stânga în raport cu celula. Daca introduceti numere si doriti ca Excel sa le interpreteze ca text, tastati un apostrof ( ' ) în fata numarului. În acest caz programul va afisa numarul, dar nu îl va folosi la calcule.

Introducerea numerelor si formulelor

Introducerea numerelor

Datele numerice sunt valori constante care pot fi folosite la executarea de calcule. Acestea pot fi numere întregi, fractii zecimale, fractii cu numere întregi (Ex: 1 1/5; în acest caz Excel afiseaza în bara de formule valoarea în fractii zecimale, adica 1.2) si va 151g68b lori notate în sistem stiintific. Pentru a evita transformarea fractiilor introduse de la tastatura în simboluri reprezentând data, începeti a scrie orice fractie cu un zero urmat de un spatiu, apoi continuînd cu fractia respectiva.

Formulele

    Excel poate calcula valori cu ajutorul formulelor pe care le introduceti dumneavoastra. Pentru ca Excel sa deosebeasca o formula de text sau de numere, aceasta trebuie sa înceapa cu unul din semnele =,+ sau - . Excel va afisa formula pe masura ce o scrieti, atât în bara de formule cât si în celula. Dupa ce apasati Enter si Excel efectueaza calculele, celula va afisa valoarea calculata, iar bara de formule, formula. O formula poate sa aiba urmatoarea forma: =2+4-3 , adica sa calculeze un rezultat în functie de numerele pe care le introduceti dumneavoastra, sau =B2+C2-D2 , adica sa adune numerele care se afla în celulele B2 si C2 si sa scada din rezultat numarul aflat în celula D2. În acest caz Excel va actualiza rezultatul ori de câte ori valorile din cele trei celule se schimba.

Selectarea unei celule

    Pentru a aplica o actiune mai multor celule cum ar fi, de exemplu, sa adunati numerele pe care le contin sau sa le formatati, trebuie mai întâi sa le selectati.

Selectarea celulelor

    Pentru a selecta mai multe celule adiacente, indicati cu mouse-ul prima celula, tineti butonul din stânga apasat si apoi trageti de el pâna la ultima celula din grupul pe care doriti sa-l selectati. Efectul pe care îl veti vedea pe ecran este înnegrirea celulelor, cu exceptia celei pe care o selectati prima, care ramâne celula activa. Aceasta este inclusa într-un chenar la un loc cu celelalte celule pe care le-ati selectat.
    Cu ajutorul tastaturii puteti selecta mai multe celule în felul urmator: activati prima celula din cele pe care doriti sa le selectati, tineti apasata tasta Shift si deplasati selectia pâna la ultima celula pe care doriti sa o selectati. Pentru aceasta folositi tastele sau/si combinatiile de taste mentionate în capitolul Deplasarea cu ajutorul tastaturii .
    Pentru a anula o selectie, efectuati clic oriunde, fara a tine vreo tasta apasata, pentru a activa astfel orice celula din foaie.

Selectarea liniilor, coloanelor si a foilor de lucru

    Pentru a selecta o linie sau o coloana în întregimea sa, executati clic pe antetul sau. Pentru a selecta o foaie de lucru , executati clic pe butonul Select all (vezi capitolul Elementele spe cifice ale programului Excel => Linii si coloane ). Bineînteles, puteti folosi si tastatura pentru a efectua aceasta selectie. Activati celula 1 din coloana pe care doriti sa o selectati si apasati concomitent tastele Shift  Ctrl . Pentru a selecta foaia de lucru apasati pe tastele Ctrl+A .

Selectarea celulelor neadiacente

    Pentru a selecta un grup de celule neadiacente, începeti prin a selecta un grup de celule pe care stiti sa le selectati deja, apoi tineti apasata tasta Ctrl si faceti si celelalte selectii

Formatul numerelor

    Prin formatare întelegem schimbarea aspectului numerelor. Modificarile nu se aplica valorilor lor. Formatarea numerelor se face cel mai usor cu ajutorul butoanelor din bara de unelte numita Formatting . Daca aceasta nu este vizibila, alegeti optiunea V iew => T oolbars , apoi executati clic pe caseta din dreptul cuvântului Formatting . O alta cale mai scurta este sa executati clic dreapta pe una din barile existente si sa selectati din meniul care apare cuvântul Formatting . 
    Pentru a formata un grup de celule trebuie sa le selectati mai întâi, iar apoi sa apasati pe butonul dorit. Iata butoanele care se afla pe bara de formatare, si ce face fiecare:

Formatarea numerelor din celule se poate face si cu ajutorul optiunilor din meniul F ormat . Una dintre ele este C ells ... Aceasta deschide o fereastra în care puteti sa modificati forma urmat oarelor obiecte:

Numere - aici aveti de asemeni mai multe optiuni:

General - nu se adauga nici un element specific de formatare;

Number - va permite sa afisati numerele negative evidentiate cu rosu si sa separati numerele mari în grupe de câte t rei cifre;

Currency - puteti sa stabiliti numarul de zecimale, simbolul de moneda care sa fie adaugat lânga cifra si sa afisati numerele negative afisate cu rosu;

Accounting - alegeti numarul de zecimale si simbolul de moneda care sa fie afisat lânga cifra;

Date - formatul datei;

Time - formatul orei;

Percentage - va afisa numarul înmultit cu 100 si însotit de simbolul % ;

Fraction - tipul fractiei;

Scientific - alegeti numarul de zecimale;

Text - datele din celula se lectata vor fi considerate text;

Special - numerele vor fi considerate numere speciale, cum ar fi codul strazii, numar de telefon sau numarul asigurarii sociale;

Custom - alegeti unul din tipurile care sunt afisate si care nu apare în nici una din celelalt e categorii;

Alignment - va permite sa modificati alinierea textului fata de marginile celulei. Puteti sa aliniati textul în raport cu marginile din stânga si din dreapta, respectiv marginea de sus si cea de jos. De asemeni, puteti sa afisati textul sub un unghi oarecare. Sectiunea pentru controlul textului va permite sa "spargeti" textul, când ajunge la marginea din dreapta a celulei ( wrap text ), sa micsorati textul pentru a-l face sa încapa în celula ( shrink to fit ) sau sa uniti mai multe celule selectate ( merge cells );

Font - va da posibilitatea sa modificati fontul cu care scrieti, marimea, stilul si culoarea sa. De asemeni puteti sa-i aplicati anumite efecte (sectiunea Effects ). Acestea sunt: Strikethrough (textul apare taiat de o linie orizontala), Superscript si Subscript (textul apare ca indice superior sau inferior);

Border - puteti face un contur pentru celulele selectate, care sa fie complet sau partial, continuu sau punctat si colorat sau nu;

Patterns - va permite sa umpleti celula selectata cu o culoare sau un model, dintre cele prestabilite;

Protection - puteti sa stabiliti o metoda de protejare a celulelor selectate. Aceasta metoda poate fi protejarea la modificare sau ascunderea lor. Totusi protejarea nu are efect daca nu protejati în prealabil întreaga foaie, sau registrul. Acest lucru se face din meniul T ools=> P rotection.

    Alte optiuni din meniul F o rmat sunt R ow, C olumn si S heet, care se refera la formatarea liniilor, coloanelor, respectiv a întregii foi de lucru. De asemeni aveti la dispozitie si optiunea A utoFormat, care va pune la dispozitie un numar de formate de tabel. Folosind optiunile suplimentare ( Options >>) puteti selecta care din carateristicile de stil sa se aplice. Aveti la dispozitie si un exemplu, adica imaginea unui tabel formatat cu tipul pe care îl alegeti. Optiunea Conditional Formatting va permite sa stabiliti un stil pentru celulele care îndeplinesc anumite conditii  specificate de dumneavoastra. Optiunea Style deschide un meniu care îndeplineste aceleasi functii ca si meniul Cells ...

    Referitor la linii si coloane, puteti sa schimbati urmatoarele:
înaltimea/latimea ( height/width );
înaltimea/latimea asa încât sa cuprinda tot textul selectat ( Autofit );
puteti sa ascundeti o linie/coloana ( hide );
puteti sa faceti vizibila o linie/coloana ascunsa ( unhide );

    La o foaie de lucru puteti sa stabiliti urmatoarele:
numele ( Rename );
ascunderea foii  ( Hide );
inversul ascunderii ( Unhide );
fundalul ( Background );

Lucrul cu foaia de calcul

Editarea datelor din foile de calcul

Modificarea datelor

    Dupa ce introduceti date în foaia de calcul, puteti sa le modificati. Acest lucru se poate face în mai multe feluri. Unul din ele este sa folositi bara de formule. Selectati celula ale carei date doriti sa le modificati, apoi faceti clic în bara de formule si modificati datele. O alta modalitate este sa executati dublu clic pe celula. Daca doriti sa folositi tastatura, selectati celula ale carei date doriti sa le modificati si apasati F2.

Stergerea datelor dintr-o celula

   Pentru a înlocui datele dintr-o celula cu unele noi, selectati celula si tastati datele noi. Acestea vor lua locul datelor vechi. Daca doriti sa stergeti datele dintr-o celula, dar sa nu îi schimbati formatul, selectati celula si apasti tasta Delete. Daca doriti sa aduceti celula la formatarea initiala, selectati celula, si deschideti meniul Edit => Clear. În acest meniu puteti sa stergeti totul (All), formatarea (Formats), continutul (Contents, acelasi lucru cu apasarea tastei Delete) sau comentariile (Comments).

   Atentie!

   Daca ati selectat celula si apoi ati apasat bara de spatiu, celula va pare goala, dar de fapt ea va contine un spatiu, ceea ce poate sa creeze confuzii la folosirea formulelor.

Copierea datelor

   Cel mai rapid mod de copire a datelor este acela realizat cu ajutorul mouse-ului. Selectati domeniul de celule pe care doriti sa le copiati si plasati cursorul pe chenarul zonei selectate. Acesta se va schimba într-o sageata. Apasati butonul din dreapta al mouse-ului si, tinându-l apasat împreuna cu tasta Ctrl, trageti cursorul pâna ajungeti deasupra zonei în care doriti sa copiati datele si eliberati butonul mouse-ului. Aceasta metoda se numeste Drag-and-Drop.

   O alta metoda este cea numita Cut-and-Paste. Selectati domeniul de celule pe care doriti sa îl copiati, apoi executati clic dreapta si selectati din meniul care apare optiunea Copy. Apoi puteti sa "lipiti" (Paste) datele copiate, de ori de câte ori doriti, acolo unde aveti nevoie, adica nu numai într-un registru Excel ci si, de exemplu, într-un tabel Word.

Transferarea datelor într-un tabel

   Pentru a muta datele într-un tabel puteti folosi metoda Drag-and-Drop: selectati domeniul de celule pe care doriti sa le mutati si plasati cursorul pe chenarul zonei selectate. Acesta se va schimba într-o sageata. Apasati butonul din dreapta al mouse-ului si, tinându-l apasat, trageti cursorul pâna ajungeti deasupra zonei în care doriti sa mutati datele, apoi eliberati butonul mouse-ului. De asemeni, puteti folosi metoda Cut-and-Paste: selectati domeniul de celule pe care doriti sa îl copiati, apoi executati clic dreapta si selectati din meniul care apare optiunea Cut. Apoi puteti sa "lipiti" (Paste) datele copiate de ori de câte ori doriti, acolo unde aveti nevoie, adica nu numai într-un registru Excel ci si, de exemplu, într-un tabel Word.

Transpunerea datelor

   Daca asemanam tabelul Excel cu o matrice, atunci putem sa efectuam o transpunere a acesteia, adica sa schimbam coloanele cu liniile. Iata cum se face acest lucru: mai întâi selectam celulele pe care dorim sa le transpunem; alegem comanda Copy din meniul Edit sau din meniul care apare când executam clic-dreapta; alegem locul unde vom afisa celulele transpuse si alegem comanda Paste Special din meniul Edit sau din meniul care apare când executam clic-dreapta. În fereastra de dialog care apare, selectam optiunea Transpose, si apoi apasam pe butonul OK sau pe tasta Enter.

    În acelasi mod puteti copia doar formulele, nu si numerele, sau numai numerele fara formule, puteti aduna o matrice peste alte, scadea, etc

Adaugarea de linii si coloane

   Uneori este necesara reorganizarea foii de lucru. De-a lungul acestui proces apare necesitatea adaugarii de linii sau coloane. Acestea vor contine la început celule goale. Ele se pot introduce folosind optiunile din meniul Insert. Acestea sunt Cells, Rows si Columns.

   Optiunea Cells este acesibila si din meniul care apare în urma executarii unui clic dreapta. Aceasta optiune afiseaza o fereastra din care puteti sa alegeti unde sa fie introdusa linia sau coloana noua (înainte de celula activa, respectiv deasupra acesteia) si ce sa se insereze (linie sau coloana).

   Prin alegerea optiunii Rows sau Columns se introduce elementul solicitat (linie sau coloana). O metoda pentru introducerea mai multor linii sau coloane odata este sa se selecteze numarul de elemente dorit si apoi sa se aleaga optiunea din meniu. De exemplu daca doresc inserarea a cinci linii, voi selcta cinci linii existente si apoi voi alege optiunea Rows din meniu Edit. Cele cinci linii vor fi inserate deasupra liniilor selectate.

Eliminarea liniilor sau coloanelor

Daca avem celule,linii sau coloane in plus in foaia noastra de lucru, putem sa le eliminam. In meniul Edit exista de asemeni o comanda si pentru aceasta. Comanda se numeste Delete. Celulele care sunt in jurul celulei/liniei/coloanei eliminate sunt mutate astfel ca nu ramane celula/linie/coloana goala intre ele, ca in cazul folosirii comenzii Clear.

Cautarea si functia AutoFill

Cautarea si inlocuirea

    Cautarea si inlocuirea in Excel este asemanatoare cu cautarea si inlocuirea in celelalte programe integrate in pachetul Office . În meniul Edit se gasesc comenzile Find si Replace. Comanda Find din meniul Edit deschide o fereastra.

Dumneavoastra trebuie sa tastati textul pe care doriti sa-l cautati si apoi sa confirmati apasând pe butonul OK sau pe tasta Enter . Fereastra Replace este asemanatoare, contine însa doua câmpuri: în primul trebuie sa introduceti textul pe care doriti sa îl schimbati si în al doilea textul nou. Nu uitati sa confirmati, apasând butonul OK sau tasta Enter .

Functia AutoFill

    O unealta puternica pe care v-o pune la dispozitie Excel este functia AutoFill. Aceasta functie va permite sa umpleti un domeniu de celule scriind o data în prima dintre ele si apoi stabilind o relatie care va permite sa le completati pe celelalte. Mai exact, puteti introduce date într-o celula si apoi sa le completati pe celelalte executând clic pe coltul din dreapta-jos al celulei, si apoi tinând apasat, trageti în directia în care doriti sa completati.

   Cum facem asta? Completati trei cellule

    Acum, asa cum este indicat si în figura, trageti de patratelul negru spre care arata sageata rosie de mai sus. Trageti de el spre dreapta pâna acoperiti 5 coloane,

   Acum ridicati degetul de pe butonul mouse-ului. Surpriza ! Excel a completat singur celelalte celule în functie de continutul primei coloane.

Seriile pe care Excel le recunoaste sunt urmatoarele:

   De asemeni în meniul Edit => Fill puteti sa selectati directia de completare si tipul seriei. Daca selectati optiunea "tipul seriei" ("Series...") aveti la dispozitie urmatoarele optiuni: seria sa se dezvolte pe linii sau coloane (row sau column); tipul: progresie aritmetica cu ratie constanta, cu ratie variabila sau unul din tipurile din tabel; daca alegeti tipul "data", puteti sa stabiliti din cât în cât sa creasca: (din zi în zi, din saptamâna în saptamâna, din luna în luna, din an în an); puteti sa stabiliti ratia progresiei (Step value) si limita la care se opreste progresia (Stop value)

Formule si functii

    Excel foloseste formule pentru a efectua operatii matematice cu numerele. Aceste formule pot fi foarte simple sau complicate. Pentru a semnaliza programului ca veti folosi o formula, aceasta trebuie sa înceapa cu unul din semnele =,+ sau -. Functiile sunt incluse în Excel si sunt extrem de utile pentru ca maresc viteza de lucru în Excel.

8.1. FUNCTIA AUTOSUM

   Functia AutoSum este o alta unealta extrem de folositoare, pentru a calcula totaluri pe rânduri sau coloane. Pentru a calcula totaluri pe linii sau coloane este suficient sa selectati domeniul de celule care contine datele, plus o linie sau o coloana pe care sa fi scrise totalurile si apoi sa apasati pe butonul AutoSum . Acesta se afla în bara de unelte Formatting. Daca aceasta nu e vizibila, iata ce trebuie sa faceti ca sa o afisati pe ecran: Apasati pe buonul din dreapta al mouse-ului când cursorul se afla deasupra unei bare deja existente; Alegeti Formatting din meniul care se deruleaza, sau:

În meniul View =>Toolbars alegeti Formating.

    De exemplu, daca doriti sa calculati suma a 6 coloane, care contin câte 4 linii, selectati-le si, în plus, selectati cea de-a cincea linie. Daca doriti sa separati rezultatul de restul datelor, selectati-le si, în plus, doua linii sau coloane goale. Rândul sau coloana de lânga date vor ramâne libere. Aceasta metoda functioneaza si în cazul în care celulele nu sunt plasate pe rânduri sau coloane. Pentru a efectua suma datelor din mai multe celule aleator asezate procedati astfel: activati o celula goala în care doriti sa se afle rezultatul; apasati pe butonul AutoSum; tineti apasata tasta CTRL si selectati celulele în care se afla numerele pe care doriti sa le adunati; când ati terminat apasati tasta Enter.

8.2. OPERATII ELEMENTARE

   Am vazut ca putem efectua o suma prin apasarea unui buton. Pentru efectuarea celorlalte operatii sau pentru efectuarea de operatii mai complicate avem la dispozitie urmatorii operatori:

    Puteti sa efectuati calcule mai complexe, de genul 3+4/5+3*6. În acest caz se respecta succesiunea operatiilor asa cum o stim. Pentru a modifica aceasta ordine dupa dorinta, folositi parantezele ( ). Nu uitati ca o paranteza în plus nu strica pe când una în minus ...

8.3. CONSTRUIREA UNEI FORMULE

   Introducerea unei formule este un lucru destul de usor: selectati celula în care doriti sa aveti afisat rezultatul; apasati simbolul =; executati clic pe celula în care se afla primul numar; apasati pe operatorul dorit; executati clic în celula în care se afla urmatorul numar; daca doriti sa continuati, repetati ultimii doi pasi, de câte ori aveti nevoie; apasati Enter pentru a termina formula si a calcula rezulatul.

8.4. FUNCTII PREDEFINITE

   Excel va pune la dispozitie un numar de functii predefinite. Acestea se folosesc în felul urmator: executati clic pe butonul Paste function din bara de unelte Standard; sau: alegeti comanda Function... din meniul Insert. Oricare din aceste metode alegeti, se va deschide o fereastra din care puteti sa alegeti functia de care aveti nevoie. Functiile se afla sortate în functie de categorie:

Tipairea la imprimanta

Vizualizarea paginii înainte de tiparire ( Print Preview)

   Asa cum sunteti obisnuit daca ati folosit alte programe din pachetul Microsoft Office, aveti la dispozitie optiunea de a vedea documentul pe care doriti sa îl tipariti în forma în care va aparea pe foaia de hârtie (sau pe suportul pe care tipariti). Acest lucru puteti sa îl faceti fie executând click pe butonul Print Preview aflat în bara de unelte standard , fie executând comanda Print Preview din meniul File.

Tiparirea (Print)

    Pentru a tipari o pagina, puteti sa executati click pe butonul aflat în bara de comenzi stadard, sau sa apelati comanda Print... din meniul File. În fereastra care se deschide, puteti sa alegeti o imprimanta din cele pe care le aveti instalate si sa stabiliti optiunile dorite, referitoare la imprimanta. De asemeni puteti sa indicati numarul de exemplare de document pe care doriti sa le tipariti

Un program de salarii, pas cu pas

   Excel este cel mai indicat mediu pentru lucrul cu relatii între diferite numere. Pentru o firma mica, deseori achizitionarea unui program de contabilitate nu este un lucru usor de realizat. Daca însa în acea firma exista un angajat cu ceva tendinte pentru lucrul pe calculator si acesta se descurca si este dispus sa învete câteva lucruri elementare, situatia se poate schimba. Cititi acest mic capitol pentru a vedea ce usor se realizeaza un simplu program de salarii pentru o firma cu un numar mic de angajati.

   Precizez ca programul descris în continuare scuteste operatorul de calculul tuturor relatiilor ce intervin într-un asemnea proces. Nu este în nici un caz un program de salarii veritabil, care sa poata face diferite statistici, rapoarte, etc. Simpla lui utilitate este, dupa cum am spus, înlocuirea calculului de mâna pentru diferite taxe si impozite.

   Programul este realizat complet în Excel si poate fi eventual dezvoltat pentru a putea fi folosit într-adevar în scopul pentru care a fost creat. Programul nu include toate taxele si darile specifice unui program de salarii, însa învata cititorul modalitati prin care acesta îsi poate construi fiecare lucru în parte

Construirea paginii

   În acest moment vom încerca sa construim o pagina în Excel unde vom încerca sa punem numele angajatilor, salariul lor brut, taxele si impozitele si, la sfârsit, banii efectiv primiti de respectivul angajat.

   Precizez înca o data ca acest program nu este un veritabil calculator de salarii. Toate taxele si impozitele, procentele generate sunt pur fictive, nefiind luate din nici o carte de contabilitate. Ideea în care va fi construita foaia noastra de calcul este aceea a învatarii cititorului lucrul cu Excel în acest domeniu si deprinderii de aptitudini serioase pentru a putea construi el singur programe cu adevarat utile si orientate pe obiectul activitatii sale. Am credinta ca daca acest program ar fi fost gândit la îndrumarea unui contabil ( si nu din propria mea experienta - de programator si nu de contabil ) ar fi fost mult mai functional si poate chiar ar fi ajutat pe unii însa, dupa cum am spus si mai înainte, nu acesta este scopul acestui capitol. Daca am fi utilizat sabloanele de calcul contabil existente, poate ca cititorul ar fi privit superficial asupra acestui material, netinând seama de puterea de calcul a lui Excel, rezumându-se la observarea metodelor de calcul sau la alte lucruri putin importante.

    Gata cu vorbaria! Sa începem sa ne construim propria noastra foaie de lucru. Nu cred ca trebuie sa mai explic acest termen de foaie de lucru, el desemnând foarte bine programul Excel . Fiecare pagina din Excel este o pagina de lucru.

   Alegeti din meniul File comanda New,

   Va va aparea pe ecran o fereastra ce contine tipurile de foi de lucru pe care puteti sa le creati. Alegeti cu dublu clic (chiar daca este singura ), WorkBook

   Acum e momentul sa completam capul de tabel.

   Începeti sa completati urmatoarele celule cu textul indicat mai jos:

    Acum va trebui sa modificati dimensiunile coloanelor, pentru a putea încapea toate numele scrise mai devreme, corect, în fiecare celula. Acest lucru se realizeaza pozitionând cursorul mouse-ului între doua coloane, astfel încât sageata cursorului sa se transforme în semnul. În acest moment apasati butonul stâng al mouse-ului, tineti-l asa apasat si miscati de mouse în stânga sau în dreapta pentru a redimensiona coloana respectiva. Când ati terminat, eliberati butonul mouse-ului. Gata ! Exact în acelasi mod procedati si cu celelalte coloane.

   Faceti în asa fel încât coloanele sa arate ca în figura de mai jos. Coloana cu numele angajatilor trebuie sa fie ceva mai lata, deoarece se pot ivi cazuri în care numele efectiv sa nu încapa.

   Acum, pe cinci rânduri, pe coloana de nume si prenume introduceti textele:

   Se pare ca ati reusit sa construiti un tabel (simplu) în Excel. Aveti numele angajatilor si un capat de tabel de toata frumusetea. Este timpul sa salvam munca începuta, ca nu cumva o pana de curent sa ne strice marea noastra realizare. Alegeti din meniul File comanda Save si în fereastra care va aparea, tastati textul "salarii.xls" . Gata, ati si copiat pe disc munca dvs!

   Acum a venit timpul sa introducem si câte un salariu pentru fiecare angajat în parte. Pe coloana B ("salariu brut") introduceti valorile de mai jos:

Primul calcul

   Acum este timpul sa facem primul nostru calcul cu ajutorul lui Excel. Vom calcula un procent de 5% din salariul fiecarui angajat si vom pune rezultatul în coloana C. Cum facem asta? Simplu. Apasati cu mouse-ul în celula C2.

   În imaginea de mai sus, observati încercuit cu rosu un loc unde dvs. puteti introduce text. Acest loc ( mentionat si mai înainte în manual ) poarta numele de bara de formule. Aici puteti modifica valorile celulelor selectate si puteti construi formule.

   Acum apasati cu mouse-ul pe semnul "egal" din stânga barii de formule. (cel încercuit cu albastru în figura anterioara).

   Imediat o sa apara o noua fereastra, sub bara de formule, care va cere sa introduceti câteva informatii.

    Aici trebuie sa introduceti informatii referitoare la relatiile matematice si la celulele care influenteaza celula selectata mai devreme (C2). Apasati cu mouse-ul în celula B2. Observati ca bara de formule se modifica,

iar apoi de la tastatura introduceti textul : *5/100 si apoi apasati butonul OK.

   Câteva mici explicatii. Daca apasati acum pe celula C2, veti observa ca în bara de formule va aparea textul =B2*5/100. Ce înseamna asta ? Pur si simplu ca în celula noastra C2 va fi pus continutul celulei B2 inmultit cu 5 si împartit la 100. Adica 5% din continutul celulei B2. Dupa cum vedeti este si corect, în figura de mai sus, în coloana C2 aparând valoarea 5, corespunzând unui salariu de 100.

    Usor nu? Daca stii unde sa cauti si pe ce sa apesi, totul în Excel devine usor. Asa ca: Fiti atenti mai departe!

    Cum facem ca mica noastra formula introdusa mai devreme sa functioneze si în celelalte celule de sub ea ? Excel ne vine aici în ajutor. O solutie simpla ar fi fost repetarea procedeului pentru fiecare celula în parte. Ia gânditi-va la un numar de 100 angajati. Bineînteles ca nu mai renteaza. Cum vorbeam, Excel ne ajuta, punându-ne la dispozitie un procedeu excelent de a extinde o formula pe mai multe celule.

    Observati, în figura de mai sus, cum orice celula selectata are unul din colturi mai îngrosat (l-am încercuit cu rosu pentru a putea fi remarcat mai bine). Selectati celula C2 si apucati de acest colt (adica apasati pe mouse peste el si tineti mouse-ul apasat) si trageti în jos de mouse pâna când acoperiti cu dreptunghiul gri toate celelalte celule ramase, sub cea curenta.

    Acum eliberati butonul mouse-ului. Surpriza! Excel a aplicat formula celulei C2 tuturor celorlalte celule indicate de noi.

    Daca ati înteles ce am facut pâna acum, a venit timpul sa încercati si dvs., singur. Pe acelasi model faceti sa apara taxa de 1% .

    Daca pâna acum lucrurile învatate au fost simple, în continuare nivelul lor nu se va ridica semnificativ, fiind totusi necesara o foarte mare atentie la detalii, pentru a deprinde cu succes notiunile prezentate

Un pic mai complicat

    Vom încerca sa facem urmatorul lucru: Pentru fiecare angajat în parte, vom introduce în tabel anul în care s-a angajat. Acest lucru se realizeaza foarte simplu, tot ce trebuie este sa tastati un an pentru fiecare dintre ei. Ca totul sa mearga bine, introduceti valorile de mai jos în celulele E2 pâna la E6.

    Acum vom pune calculatorul sa ne calculeze câti ani a fost angajat el la firma noastra (diferenta între anul curent si anul în care a fost angajat - se presupune ca nu a facut pauze). Cum ar fi foarte simplu si intuitiv? Pai ca la taxe, adica utilizând celula precedenta lui F2 si anume E2. Si ce ar trebui sa scrie în bara de formule pentru celula F2 ? =1999-E2 . Perfect! selectati celula F2 si tastati cele scrise mai devreme. Merge nu?

    Toate ca toate, dar avem un calculator în fata, un instrument complex care stie sa faca calcule super complexe, nu ar fi normal sa stie singur sa ne spuna în ce an suntem ? Sigur ca stie, doar sa stim noi sa-l întrebam. Iata cum ne folosim în Excel de data calculatorului (presupunând ca aceasta functioneaza corect): Mai întâi stergeti tot ce se afla în celula F2. Am încercuit cu rosu, în imaginea de mai jos, un loc înca neexplorat, dar care ne va dezvalui "Cutia Pandorei" pentru Excel.

    Acum apasati cu mouse-ul pe sagetuta cu vârful în jos, în partea dreapta a încercuirii.

    Va aparea o lista din care dvs alegeti ultimul element.

    În aest moment pe ecran o sa apara o fereastra din care dvs. veti putea alege ce functii vor intra în componenta calculului rezultatului din celula selectata la începutul operatiunii.

    Aveti mai jos imaginea acestei ferestre.

    Dupa cum puteti vedea, functiile sunt grupate pe diferite categorii: financiare, data si timp, matematice, etc. Selectând o astfel de categorie, în lista din dreapta vor fi afisate functiile din componenta respectivei categorii.

    Alegeti pentru început categoria Date & Time, iar din lista de functii aparute în dreapta, alegeti YEAR.

    Câteva cuvinte despre functii: daca va mai aduceti aminte de la matematica, o functie avea un argument si întorcea o valoare. De exemplu f(x)=x+4 este o functie. Argumentul ei este x iar rezultatul este x+4. Daca în matematica notiunea de timp nu prea exista la functii, în programare si în lumea calculatoarelor, datorita faptului ca informatiile sunt prelucrate pe rând, ea are sens. Astfel voi spune ca trimit functiei o valoare ( sa zicem 2 ) iar functia îmi întoarce un rezultat ( respectiv 2+4=6 , adica 6 ). Aproximativ acelasi lucru se întâmpla si în Excel. Acesta dispune de o multime de functii care pot fi apelate pentru a ajuta la diferite calcule.

    Sa ne întoarcem la functia abia selectata YEAR. Aceasta functie primeste ca argument o data calendaristica. Ca rezultat, functia întoarce anul din acea data. Adica pur si simplu se uita bine la data primita ca argument si extrage din ea anul pe care mi-l înapoiaza ca rezultat. Tot ce trebuie sa fac acum este sa îi trimit ca argument data calculatorului. Dar pâna atunci sa si exemplificam. Ati ramas la alegerea functiei YEAR. Ati selectat-o cu dublu clic si va va aparea o alta fereastra care va solicita sa introduceti argumentul functiei.

    Observati, în aceasta fereastra se specifica ce face functia YEAR si ce argument trebuie sa primeasca.

    Problema noastra este urmatoarea: cum aflam, totusi, data curenta. În ipoteza în care nu stim cum, putem apela la Help (ajutor). Alegeti din meniul Help comanda Microsoft Excel Help.

    În acest moment pe ecran va aparea o fereastra cu trei pagini: Contents,Index,Find. Daca nu este selectata Index, selectati-o.

    Bine, si daca am ajuns aici, ce facem? Având în vedere ca Help-ul este în limba engleza, sa ne gândim ce am putea cauta aici? Pai noi dorim sa aflam cum se numeste functia care are ca rezultat data curenta a calculatorului nostru. Daca cunoasteti putina engleza, va formulati cererea prin urmatorul text: current date . Traducerea "mot-a-mot" a datei curente. Introduceti acest text si -surpriza- în lista va fi afisat si selectat un element exact cu acest titlu.

    Executati dublu-clic pe acest element. Acum apare înca o fereastra ce vrea sa va spuna ca pentru elementul selectat mai devreme exista doua moduri de a obtine ajutor.

    De fapt, sunt afisate numele a doua functii ce au ca rezultat data curenta. Executati dublu-clic pe NOW si cititi cu atentie ce este scris în HELP.

    Ce ati aflat?

    NOW - adica "acum" - îi spune lui Excel ce zi este astazi, ce ora, ce minut, secunda, luna, an, într-un anumit cod, cod ce poate fi trimis ca argument functiei YEAR. Daca tineti minte, aceasta astepta si ea, ca argument, un serial number. Gata! Am învatat sa folosim Help-ul si chiar am reusit sa aflam ce ne interesa. Sa ne întoarcem la Excel. Închideti deci HELP-ul.

    În casuta Serial number introduceti textul NOW( ), si apoi apasati butonul OK. Observati cum în F2 a aparut anul în care suntem. Daca doriti sa va mai jucati, stergeti tot ce este în F2 si adaugati un alt tip de functie: MONTH - adica luna, si ca argument trimiteti-i tot data NOW( ). Observati rezultatul. Daca va mai antrenati si cu alte functii si ceva nu merge, nu ezitati sa apelati la ajutorul HELP.

    Sa revenim însa la oile noastre

    Acum, în bara de formule, modificati textul astfel încât sa-i dati urmatorul continut: =YEAR(NOW())-E2 . Apasati tasta Enter, dupa ce ati terminat de scris. Surpriza sau nu, casuta F2 si-a schimbat valoarea în "3". Exact diferenta dintre anul curent si anul în care a fost angajat primul nostru lucrator. Extindeti formula de calcul si pe celelalte celule libere, exact ca mai înainte. Ecranul Excel ar trebui sa arate cam asa:

    Daca am reusit sa folosim functii (un imens pas înainte), haideti sa ne si folosim de rezultatul întors de functii. Sa calculam fiecarui angajat un spor de vechime. Acest spor va fi egal cu numarul de ani lucrati, împartit la 100 si înmultit cu salariul brut. De exemplu pentru primul salariat, acest spor va fi de: 3/100*100=3. Deci avea un spor de vechime de 3 unitati. (ma feresc sa folosesc unitatile monetare de vreun fel pentru a mentine manualul cât mai la obiect). Cum facem ca Excel sa calculeza asta? Daca înca nu v-ati dat înca seama, va spun eu: Selectati celula G2 si apasati butonul = din bara de formule. Acum scrieti de la tastatura urmatorul text: B2*F2/100. (punctul nu apare în text) . Sa explicam: celula noastra va fi egala cu produsul dintre B2 (salariu brut ) si F2 ( anii de vechime ) totul împartit la 100. Simplu ca "Buna ziua!" Acum nu mai ramâne decât sa extindeti formula peste restul de celule din partea de jos.

    Tot am pus taxe, am calculat sporuri, a venit vremea sa facem si un total.

    Cum facem? Nu cred ca este asa complicat, daca ati reusit sa ajungeti pâna aici cu cititul. Sa vedem cu ce se alege omul la sfârsit.

    Selectati celula H2 (salariu net) si apasati butonul = din bara de formule. Tastati în continuare textul: B2-C2-D2+G2

    Ce am facut? Pai, din salariul brut, am scazut impozitele si am adaugat sporurile. Faceti un test pe hârtie pentru a va asigura ca totul e OK. Acum extindeti formula si pentru celelalte celule.

    Sper ca ati priceput si v-a fost de folos tot ce ati învatat pâna acum. Tineti minte ca în Excel exista foarte multe functii care va pot scuti de o groaza de munca. Uitati-va, când aveti timp, pe ele si, eventual, scoateti-le pe o hârtie pe cele mai interesante si mai utile domeniului dvs., cu câteva comentarii referitoare la utilitatea lor

Conditiile si alte particularitati in EXCEL

   Acum urmeaza, însa, ceva un pic mai complicat, si anume conditiile (si aici tot imaginatia mea actioneaza). Sa presupunem ca exista un sindicat în firma pe care noi o administram si ca acest sindicat cere o cotizatie lunara de la membrii sai. Dar aceasta cotizatie este preferentiala si anume: cei care au un venit ce depaseste o anumita suma platesc un anumit procent iar ceilalti, mai saraci, un procent mai mic. Cum implementam aceasta conditie în Excel? În acelasi mod ca si functiile.

   Selectati coloana I2 si apasati butonul = din bara de formule. Acum alegeti formula IF din categoria Logical. Aveti mai jos poza ferestrei din care se face alegerea:

   Va fi afisata pe ecran o fereastra cu trei câmpuri:

   În câmpul Logical_test se introduce conditia. Noi vom scrie textul H2>300 (adica daca salariul net este mai mare de 300 unitati). Pentru a se completa cu text acesta celula se va trece mai întâi prin acest test.

   În câmpul value_if_true se va trece valoarea ce va aparea în celula noastra (I2), daca testul mai sus introdus este adevarat. Si vom scrie urmatorul text: H2*10/100 (vom obliga salariatul care are salariul mai mare de 300 unitati sa plateasca la sindicat 10 procente din salariu)

   Iar în sfârsit în câmpul value_if_false vom trece textul H2*5/100 ( doar 5 procente din salariu daca acesta nu depaseste 300 unitati)

   Acum, dupa ce ati completat tot, apasati OK si observati ce se întâmpla. Extindeti apoi formula si peste celelalte celule. Conditia noastra este respectata, toti cei cu salariu mai mare de 300, dau un procent de 10 la suta la sindicat.

   Ultima coloana, J (bani în mâna), va ramâne dvs., ca tema pentru acasa.

   Nu voi reusi sa tratez aici toate aspectele unui astfel de program, însa pot, totusi, sa scot în evidenta câteva lucruri foarte interesante. Printre acestea s-ar mai numara utilitarul Goal Seek , accesibil dvs. din meniul Tools. Pe scurt, iata ce face acesta:

   Presupunând ca foaia noastra are introduse toate formulele în ea, vine patronul, se uita si spune : "Dom'le vreau ca angajatul Popescu Ion sa ia un salariu net de 150 unitati". Singura solutie este modificarea salariului brut. Dar la ce valoare sa îl modificam? Ar fi un adevarat clavar sa încercam fel de fel de valori pâna o nimerim pe cea corecta. Ei bine, aici vine excel si ne ajuta cu GoalSeek. Selectati celula H2 ( corespunzatoare salariatului mentionat ) si din meniul Tools alegeti comanda GoalSeek.

   Imediat, fereastra de mai sus apare, pentru a va întreba trei lucruri elementare: ce celula trebuie adusa la o valoare prestabilita? la ce valoare trebuie adusa celula scrisa mai sus? ce celula trebuie modificata pentru a obtine valoarea dorita în celula selectata mai sus?

   Noi vom completa urmatoarele: 1 - H2, 2 - 150, 3 - B2

   Adica, adu-mi celula H2 la valoarea 150 modificând celula B2.

   Acum apasati OK. Într-un timp foarte scurt, Excel va încerca sa gaseasca o solutie la problema propusa si odata gasita, va afisa o fereastra în care dvs. trebuie sa confirmati faptul ca doriti aceasta solutie

   Apasati OK.

   Surpriza! Excel a modificat salariul brut la o asemenea valoare încât salariul net este de 150 unitati. S-au schimbat în consecinta si taxele si sporurile. Surprinzator cât de multe lucruri stie Excel sa faca, nu?

   Daca va deranjeaza numarul mare de zecimale aparut în celula B2, puteti reduce numarul acestora în urmatorul mod:

   Selectati celula dorita (B2 în acest caz) si apasati butonul din dreapta al mouse-ului, deasupra ei. Va apare urmatorul meniu:

   Din acesta alegeti penultimul element (Format Cells). Imediat va fi afisata o fereastra cu 6 pagini din care puteti modifica modul în care este afisata celula selectata. Se poate modifica nu numai afisarea unei celule ci si a mai multor. Cum? Pur si simplu se selecteaza mai multe celule odata si se apasa butonul dreapta mouse peste ele si tot asa.

   Din aceasta fereastra selectati pagina Number . Acum puteti stabili în ce mod sunt afisate numerele din celula selectata. Si aveti o lista ce contine aceste modalitati. În modul General numarul este afisat cu un numar prestabilit de zecimale. Daca însa selectati modul Number, atunci veti putea stabili dvs. câte zecimale sa aiba numarul, si daca sa se puna, sau nu, punctul din trei în trei cifre. Un mod foarte indicat în domeniu este modul Currency sau Accounting. În acest mod puteti specifica ce simbol de valuta sa puna înainte sau dupa fiecare numar. Studiati atent celelalte moduri de afisaj. Ultimul dintre ele va ofera posibilitatea de a crea un mod propriu de afisare, în care puteti specifica pozitia virgulei, a punctului, liniutei de delimitare a prefixului, etc.

    Cum facem sa ne sara în ochi numere care ne intereseaza?

   Sa presupunem ca toate salariile nete care se încadreaza într-un anumit interval dorim sa le vedem mai bine.

   Excel ne pune la dispozitie o formatare a textului conditionala. Selectati celulele ce contin salariul net si alegeti din meniul Format optiunea Conditional Formatting. Apare pe ecran fereastra urmatoare:

   Aici puteti specifica urmatorul mod de formatare conditionala. Pentru salariile nete selectate vom pune urmatoarea conditie: daca valoarea unei celule este între 150 si 300, sa ne îngroase cifrele respective. Cum faceti asta? Din a doua lista selectati optiunea Between, iar în urmatoarele doua câmpuri text scrieti de la tastatura valorile 150 si 300 . Apoi apasati butonul Format si din fereastra aparuta selectati optiunea marcata si în figura (Bold Italic). Deci ce am facut ? Se verifica toate celulele selectate daca îndeplinesc conditia pusa (si anume valoarea înscrisa în ele sa fie în intervalul specificat) si daca da, se aplica stilul de formatare indicat, adica se îngroasa si se apleaca textul.

    La ce mai poate fi utilizata aceasta regula? În momentul când faceti diferite calcule într-un tabel si, spre exemplu, nu doriti sa aveti numere negative sau mai mici decât un anumit plafon, puneti o astfel de formatare conditionata si va vor sari în ochi imediat greselile. Mult succes