În multe cazuri foile de lucru au etichete în partea de sus a fiecarei coloane si la stânga fiecarui rând, care descriu datele din foaia de lucru. Aceste etichete pot fi folosite în formule atunci când se face referire la datele asociate. Folosirea etichetelor în formule este permisa numai daca în caseta de dialog Optiuni (tab-ul Calcul) este selectata caseta de control Acceptare etichete în formule
Când se creeaza o formula care se refera la date dintr-o foaie de lucru, se pot utiliza etichetele coloana si etichetele rând din foaia de lucru pentru a face referire la date. De asemenea, pot fi create si nume descriptive care nu sunt etichete în foaia de lucru, pentru a reprezenta celule, zone de celule, formule sau constante. De exemplu, daca zona A2:A10 contine cifre despre consumuri si este etichetata Consumuri (în A1), valoarea totala a zonei se calculeaza utilizând formula =SUM(Consumuri) în loc de =SUM(A2:A10). Exemplu urmator contine coloane etichetate Suprafata si Populatia. Pentru a calcula populatia totala, se utilizeaza formula =SUM(Populatia).
Pentru a se face referire la suprafata sectorului 3, se utilizeaza formula =Suprafata Sector_3
Spatiul din formula dintre "Suprafata" si "Sector_3" este operatorul intersectie. Acest operator indica faptul ca Microsoft Excel trebuie sa gaseasca si sa returneze valoarea din celula situata la intersectia rândului etichetat Sector_3 si a coloanei etichetate Suprafata.
Etichetele se utilizeaza în formule care fac referire la date din aceeasi foaie de lucru. În cazul în care trebuie utilizate formule care sa faca referire la zone de date dintr-o alta foaie de lucru, se utilizeaza un nume. De asemenea, folosirea numelor fac formulele mai usor de citit si de memorat si poate contribui la o mai buna întelegere a scopului formulei. De exemplu, formula =SUM(ConsumuriSemestrul_1) ar putea sa fie mai usor de identificat decât formula =SUM(Consum!A2:A10), unde numele ConsumuriSemestrul_1 reprezinta zona de celule A2:A20 din foaia de lucru denumita Consum.
Numele sunt disponibile în orice foaie de lucru. De exemplu, daca numele ConsumuriSpecifice se refera la zona A2:A15 din prima foaie de lucru, acest nume poate fi utilizat în orice alta foaie de lucru pentru a face referire la zona A2:A15 din prima foaie de lucru. Numele mai pot fi utilizate pentru a reprezenta formule sau valori care nu se modifica (constante). De exemplu, poate fi utilizat numele TVA pentru a reprezenta taxa pe valoarea adaugata (1,19%).
Observatii
Etichetele nu trebuie definite !
Implicit, numele folosesc referinte absolute la celule.
Primul caracter al unui nume trebuie sa fie o litera sau o liniuta de subliniere. Celelalte caractere ale numelui pot fi litere, numere, puncte si liniute de subliniere.
Numele nu pot fi identice cu o referinta la celula, ca de pilda Z$100 sau R1C1.
Numele pot fi create din mai multe cuvinte dar nu sunt permise spatii. Liniutele de subliniere si punctele pot fi utilizate ca separatori de cuvinte - de exemplu, Valoare_Totala sau Marca.Pers.
Un nume poate contine pâna la 255 de caractere (daca un nume definit pentru o zona contine mai mult de 253 de caractere, nu poate fi selectat din Caseta nume
Numele pot contine litere majuscule si minuscule. Microsoft Excel nu face distinctie, în cazul numelor, între literele mari si literele mici.
Se selecteaza zona de celule care se denumeste, inclusiv etichetele de rând si/sau etichetele de coloana.
Se alege Inserare Nume Creare (se afiseaza caseta de dialog Creare nume
Se selecteaza caseta/casetele de control corespunzatoare pozitiei etichetelor:
Rândul de sus
Coloana din stânga
Rândul de jos
Coloana din dreapta
Se face click pe OK
Observatie
Un nume creat cu aceasta procedura se refera numai la celulele care contin valori si nu include etichetele de rând sau de coloana existente.
Exemplu
Se creeaza tabelul:
Se creeaza nume pentru zonele de celule B2:B5, C2:C5, D2:D5, B2:D2, B3:D3, B4:D4 si B5:D5, folosind etichetele de rânduri si de coloane existente.
Se selecteaza zona de celule A1:D5
Se alege Inserare Nume Creare
În caseta de dialog Creare nume se selecteaza butoanele de optiune Rândul de sus si Coloana din stânga
În celula A8 se calculeaza cantitatea din produsul "Produs3" pentru trimestrul 2:
=Trim2 Produs3 (sau Produs3 Trim2).
Pentru a calcula totalurile pe produse, se introduc formulele:
în B6: =SUM(Produs1)
în C6: =SUM(Produs2)
în D6: =SUM(Produs3)
Pentru a calcula totalurile pe trimestre, se introduc formulele:
în E2: =SUM(Trim1)
în E3: =SUM(Trim2)
în E4: =SUM(Trim3)
în E5: =SUM(Trim4)
Nu întotdeauna în apropierea zonelor de celule care contin date exista etichete care ar putea fi folosite drept nume. Pentru a denumi aceste zone, se folosesc nume create de utilizator.
Prima metoda
Se selecteaza celula, zona de celule sau selectia adiacenta care se denumeste.
Se face click în Caseta nume
Se introduce numele zonei selectate.
Se apasa tasta ENTER
Observatie
Nu poate fi denumita o celula în timp ce se modifica continutul ei.
Exemplu
Se creeaza tabelul:
Se denumeste celula D1:
Se selecteaza celula D1;
Se face click în Caseta nume, se introduce tva si se apasa ENTER
Se denumesc celulele din zona A1:A4:
Se selecteaza A1:A4;
Se face click în Caseta nume, se introduce ValFaraTVA si se apasa ENTER
În celula B1 se introduce formula =ValFaraTVA*tva
Se copiaza celula B1 în B2:B5 (prin glisare). Rezulta tabelul:
A doua metoda
Se selecteaza celula sau zona de celule care se denumeste.
Se alege Inserare Nume Definire (se afiseaza caseta de dialog Definire nume
În caseta Nume în registru de lucru se introduce un nume. Microsoft Excel propune un nume bazat pe textul din celula activa sau de deasupra sau din stânga celulei active, daca exista text în aceste zone.
În caseta Se refera la este afisata referinta zonei de celule selectate. În cazul în care la pasul 1 n-a fost selectata zona de celule (sau a fost selectata gresit), se modifica referinta zonei de celule (sau a celulei).
Se face click pe Adaugare daca în aceiasi procedura se mai denumesc si alte zone de celule.
Se face click pe OK
Exemplu
În tabelul anterior se denumeste zona de celule B1:B5.
Se selecteaza B1:B5;
Se alege Inserare Nume Definire
În caseta Nume în registru de lucru se introduce ValCuTVA
Se face click pe OK
Se activeaza Foaie2 si se introduc formulele:
în A1: =SUM(ValFaraVA)
în B1: =SUM(ValCuTVA)
Se alege Inserare Nume Definire (se afiseaza caseta de dialog Definire nume
În caseta Nume în registru de lucru se introduce numele zonei de celule.
Se sterge continutul casetei Se refera la apoi se introduce semnul egal (=).
Se face click pe tab-ul primei foi de lucru la care se va face referire.
Se tine SHIFT apasat si se face click pe tab-ul ultimei foi de lucru la care se va face referire.
Se selecteaza celula sau zona de celule la care se va face referire.
Se face click pe OK
Exemplu
Folosind procedura prezentata mai sus se defineste zona de celule A1:A5 din Foaie3, Foaie4 si Foaie5 cu numele Zona_Foi
Se introduc date în zona A1:A5 din cele trei foi de lucru.
În Foaie6 se introduce formula =AVERAGE(Zona_Foi)
Implicit, în Microsoft Excel numele sunt definite la nivel de registru de lucru. Aceasta face ca un nume definit într-o foaie de lucru sa fie disponibil în alte foi de lucru din acelasi registru de lucru. Exista posibilitatea definirii de nume de celule/zone de celule la nivel de foaie de lucru, care sa fie disponibile numai în foaia de lucru în care au fost definite.
Se selecteaza celula/zona de celule care se denumeste.
Se alege Inserare Nume Definire (se afiseaza caseta de dialog Definire nume
În caseta Nume în registru de lucru se introduce numele foii de lucru pentru care se defineste numele, urmat de semnul exclamarii si de nume (de exemplu, Foaie1!NumeFoaie
Se face click pe OK
Observatie
Nu trebuie folosit acelasi nume, atât la nivel de foaie cât si la nivel de registru, chiar daca numele se foloseste pentru zone diferite de celule.
Se alege Inserare Nume Definire (se afiseaza caseta de dialog Definire nume
Se selecteaza numele din lista Nume în registru de lucru
Se face click pe stergere
În Microsoft Excel pot fi create nume nu numai pentru celule si zone de celule, dar si pentru constante si pentru formule.
Se alege Inserare Nume Definire (se afiseaza caseta de dialog Definire nume
În caseta Nume în registru de lucru se introduce numele pentru constanta sau formula.
În caseta Se refera la se introduce valoarea constantei sau formula.
Se face click pe OK
Exemple
Crearea unui nume pentru o constanta
În caseta de dialog Definire nume se introduce:
TVA_Procent - în caseta Nume în registru de lucru
19% - în caseta Se refera la
În celula B2 din Foaie7 se introduce formula =A1+A1*TVA_Procent
Crearea unui nume pentru o formula
În tabelul de mai jos se selecteaza celula B7.
În caseta de dialog Definire nume se introduce:
Minim - în caseta Nume în registru de lucru
=MIN(Foaie1!B2:B5) - în caseta Se refera la
În celula B7 din Foaie1 se introduce formula =Minim
Formula din celula B7 poate fi copiata, prin glisare, în celulele C7 si D7.
Atunci când datele sunt sub forma de lista, Microsoft Excel poate crea o schita pentru a permite afisarea sau ascunderea nivelurilor de detaliu printr-un singur click al mouse-ului. O schita reprezinta date ale foii de lucru în care rândurile sau coloanele de date detaliate sunt grupate pentru a putea crea rapoarte sintetice. Schita poate sintetiza o întreaga foaie de lucru sau o portiune selectata a acesteia.
O schita permite afisarea rapida doar a acelor rânduri si coloane ce contin rezumate sau titluri ale sectiunilor foii de lucru sau sa afiseze zonele de date de detaliu adiacente unui rând sau unei coloane de rezumate.
O schita poate avea pâna la opt niveluri de detaliu, fiecare nivel interior furnizând detalii pentru nivelul exterior anterior.
Sunt trei moduri de a schita o foaie de lucru: prin schitarea automata a unei foi de lucru, prin schitarea manuala a unei foi de lucru si prin inserarea subtotalurilor automate.
Se verifica daca foaia de lucru este organizata într-o maniera ierarhica si daca toate formulele rezumative din zona de schitat (subtotaluri) contin formule cu functii (de exemplu, SUM) si sunt plasate pe aceeasi directie fata de datele detaliate. Aceasta înseamna ca toate coloanele rezumative trebuie sa se afle, fie numai la dreapta, fie numai la stânga datelor detaliate. Toate rândurile rezumative trebuie sa se afle, fie numai deasupra, fie numai dedesubtul datelor detaliate.
Se selecteaza zona de celule care se schiteaza (pentru a schita întreaga foaie de lucru se face click în orice celula din foaia de lucru).
Se alege Date Grupare si schitare Elaborare automata schita
Exemplu
Fie tabelul:
Se alege Date Grupare si schitare Elaborare automata schita si se obtine schita foii de lucru:
Daca nu se vad simbolurile de ierarhizare în foaia de lucru, se selecteaza caseta de control Simboluri din schita din caseta de dialog Optiuni (tab-ul Vizualizare). Simbolurile de ierarhizare (sau de schita) sunt simbolurile afisate în foaia de lucru si sunt utilizate pentru a modifica vizualizarea unei foi de lucru schitate.
Simbolurile de schita sunt:
Arata detaliu
Nivel de rând
Nivel de coloana
Ascunde detaliu
Atunci când rândurile rezumat n-au fost create folosind functii de totalizare (când acestea contin valori introduse de la tastatura), se poate schita manual foaia de lucru.
Se verifica daca rândurile sau coloanele rezumat din toate zonele care vor fi schitate sunt plasate în aceeasi directie relativ la datele detaliu. Aceasta înseamna ca toate coloanele rezumat trebuie sa se afle fie numai la dreapta, fie numai la stânga datelor detaliu. Toate rândurile rezumat trebuie sa se afle fie numai dedesubt, fie numai deasupra datelor detaliu.
Se selecteaza rândurile sau coloanele care contin date detaliate.
Rândurile sau coloanele detaliate sunt, de obicei, adiacente rândului sau coloanei care contine datele sintetice înrudite. De exemplu, daca rândul 6 contine totaluri pentru rândurile de la 3 la 5, se selecteaza rândurile de la 3 la 5.
Se alege Date Grupare si schitare Grupare (se afiseaza caseta de dialog Grupare
Se selecteaza fie Rânduri fie Coloane în functie de selectia facuta la pasul 1.
Simbolurile de ierarhizare apar lânga grupul de pe ecran.
Se repeta pasii 1 si 2 pâna când se creeaza toate nivelele dorite în schita.
Observatie
Microsoft Excel presupune implicit ca rândurile rezumat se afla sub rândurile detaliu si coloanele rezumat se afla la dreapta coloanelor detaliu. Daca rândurile sintetice sunt situate deasupra rândurilor detaliate, sau coloanele sintetice sunt situate la stânga datelor detaliate, se fac modificari în casetele de control în grupul Orientare, în caseta de dialog Setari. Pentru a vizualiza caseta de dialog Setari, se alege Date Grupare si schitare Setari
Exemplu
Fie tabelul:
Schitarea pe orizontala:
Se selecteaza B2:E12 si se alege Date Grupare si schitare Grupare (în caseta de dialog Grupare care se afiseaza trebuie ca butonul de optiune Rânduri sa fie selectat). Se face click pe OK
Se selecteaza B2:E4 si se alege Date Grupare si schitare Grupare (în caseta de dialog Grupare care se afiseaza trebuie ca butonul de optiune Rânduri sa fie selectat). Se face click pe OK
Se selecteaza B6:E7 si se Date Grupare si schitare Grupare (în caseta de dialog Grupare care se afiseaza trebuie ca butonul de optiune Rânduri sa fie selectat). Se face click pe OK
Se selecteaza B9:E11 si se alege Date Grupare si schitare Grupare (în caseta de dialog Grupare care se afiseaza trebuie ca butonul de optiune Rânduri sa fie selectat). Se face click pe OK
Schitarea pe verticala:
Se selecteaza B2:D13 si se alege Date Grupare si schitare Grupare (în caseta de dialog Grupare care se afiseaza trebuie ca butonul de optiune Coloane sa fie selectat). Se face click pe OK
O schita poate avea pâna la opt nivele detaliate, cu fiecare nivel interior furnizând detalii pentru nivelul exterior precedent.
Când se elimina o schita, datele din foaia de lucru nu se modifica.
Se face click în orice celula din foaia de lucru.
Se alege Date Grupare si schitare Golire schita
Când datele sunt sub forma de lista, Microsoft Excel poate calcula si insera subtotaluri într-o foaie de lucru. Când se precizeaza elementele pentru care se creeaza subtotaluri, valorile care trebuie însumate si functia care trebuie folosita pentru aceste valori, Microsoft Excel schiteaza foaia de lucru astfel încât pot fi afisate sau ascunse câte detalii sunt necesare.
Înainte de inserarea subtotalurilor, lista trebuie sortata dupa coloana dupa care se calculeaza subtotalurile.
Se selecteaza orice celula din lista.
Se alege Date Subtotaluri (se afiseaza caseta de dialog Subtotal
- În lista La fiecare modificare în - se selecteaza o eticheta pentru a preciza coloana care contine elementele sau grupurile dupa care se fac subtotaluri ale valorilor din alte coloane. Pentru a face un subtotal al elementelor grupate, se sorteaza lista utilizând aceasta coloana drept coloana principala de sortare, înainte de adaugarea subtotalurilor.
- În lista Utilizare functie - se selecteaza functia sumar care va fi utilizata pentru a face subtotalul valorilor.
- În lista Adaugare subtotal la - se selecteaza una sau mai multe casete de control pentru a preciza coloanele care contin valori pentru care sa se obtina subtotalul. Subtotalurile pentru aceste coloane se vor baza pe deosebiri de elemente din coloana selectata în La fiecare modificare în
- Caseta de control Înlocuire subtotaluri curente (selectata) - înlocuie toate subtotalurile din lista cu subtotaluri noi.
- Caseta de control Sfârsit de pagina între grupuri (selectata) - insereaza automat sfârsituri de pagina dupa fiecare grup de date cu subtotal.
- Caseta de control Însumare sub date (selectata) - insereaza rânduri de subtotal si de total general sub datele detaliate.
Se face click pe OK
Observatie
Pentru a elimina toate subtotalurile din lista curenta se face click pe butonul de comanda Eliminare totala din caseta de dialog Subtotal
Din lista Utilizare functie (caseta de dialog Subtotal) pot fi folosite urmatoarele functii de sumarizare:
|
Functia |
Descriere |
|
Sum |
Suma valorilor dintr-o lista. Aceasta este functia implicita pentru date numerice. |
|
Count |
Numarul elementelor dintr-o lista. Aceasta este functia implicita pentru date nenumerice. |
|
Average |
Media aritmetica a valorilor dintr-o lista. |
|
Max |
Cea mai mare valoare dintr-o lista. |
|
Min |
Cea mai mica valoare dintr-o lista. |
|
Product |
Rezultatul înmultirii tuturor valorilor dintr-o lista. |
|
Count Nums |
Numarul de înregistrari sau rânduri dintr-o lista care contine date numerice. |
|
StdDev |
O estimare a abaterii standard a unei populatii, lista fiind considerata drept esantion. |
|
StdDevp |
Abaterea standard a populatiei, lista reprezentând întreaga populatie. |
|
Var |
O estimare a variantei a unei populatii, unde lista reprezinta esantionul. |
|
Varp |
Varianta unei populatii, lista reprezentând întreaga populatie. |
O lista este o serie de rânduri ale foii de lucru care contin date înrudite. O lista poate fi utilizata ca o baza de date, în care rândurile sunt înregistrari iar coloanele sunt câmpuri. Primul rând al listei are antete pentru coloane.
Pentru a functiona efectiv, o lista trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:
b) referitoare la dimensiunea si pozitia listei
Într-o foaie de lucru se foloseste o singura lista (unele facilitati de administrare a listei, ca de exemplu filtrarea, pot fi utilizate numai într-o singura lista la un moment dat).
Între lista si celelalte date din foaia de lucru trebuie sa existe cel putin o coloana libera si un rând liber. În acest fel, Microsoft Excel poate detecta si selecta automat lista când se efectueaza o filtrare, o sortare, sau când se insereaza automat subtotaluri.
Lista nu va contine în interior rânduri si coloane goale pentru ca Microsoft Excel sa poata detecta si selecta automat lista.
c) referitoare la etichetele de coloana
Etichetele de coloana se creeaza în primul rând al listei. Acestea vor fi folosite de Microsoft Excel pentru a crea rapoarte si pentru a gasi si organiza datele.
Formatarea etichetelor (font, aliniere, chenare, stil, etc.) trebuie sa fie diferita de formatarea celorlalte date din lista.
Separarea etichetelor de date se face prin chenare de celula, nu prin rânduri goale sau linii întrerupte inserate sub etichete.
d) referitoare la continutul rândurilor si coloanelor
Toate rândurile trebuie sa aiba elemente similare în aceiasi coloana (sau fiecare coloana trebuie sa contina aceiasi categorie de informatii).
Continutul celulelor nu trebuie sa înceapa cu spatii; aceste spatii afecteaza sortarea si cautarea.
Cel mai simplu mod de a adauga un rând nou de informatii în lista este plasarea selectorului de celula pe prima celula a primului rând gol din lista si tastarea valorii. Cel mai eficace mod de a introduce date, de a modifica si sterge rânduri din lista îl reprezinta utilizarea formelor, care afiseaza câte o înregistrare la un moment dat. Se pot folosi forme predefinite Microsoft Excel sau forme create în Microsoft Access.
Pentru a afisa o forma predefinita, se selecteaza o celula din lista apoi se alege Date Macheta
Structura formei
Bara de titlu - afiseaza numele foii de lucru care contine lista.
Prima coloana de informatii - reprezinta etichetele de coloana (numele câmpurilor).
A doua coloana - reprezinta casete de text în care sunt afisate câmpurile.
Bara verticala de scroll - se foloseste pentru afisarea rapida a înregistrarilor din lista.
Butoanele de comanda
Nou - goleste casetele de text pentru a introduce o înregistrare noua.
stergere - sterge definitiv înregistrarea afisata, din forma si din lista.
Restabilire - daca se actioneaza înainte de a apasa tasta ENTER sau înainte de a afisa alta înregistrare, anuleaza modificarile facute asupra înregistrarii. Restabilire Restore nu recupereaza o înregistrare stearsa.
Anteriorul gasit - afiseaza înregistrarea precedenta din lista. Daca s-au precizat criterii, Anteriorul gasit afiseaza înregistrarea precedenta care se potriveste criteriilor.
Urmatorul gasit - afiseaza înregistrarea urmatoare din lista. Daca s-au precizat criterii, Urmatorul gasit afiseaza înregistrarea urmatoare care se potriveste criteriilor.
Criterii - goleste casetele de text din forma pentru a introduce criterii de cautare.
Închidere - închide forma.
Se face click pe Nou
Se introduc datele în casetele de text.
Pentru a trece la câmpul urmator, se apasa tasta TAB (sau se face click cu mouse-ul în câmpul urmator), iar pentru a trece la câmpul anterior se apasa SHIFT TAB (sau se face click cu mouse-ul în câmpul anterior).
Dupa ce au fost introduse datele pentru toate câmpurile, se apasa tasta ENTER pentru a adauga înregistrarea în lista.
Observatie
Câmpurile care contin formule afiseaza rezultatele formulei sub forma unei etichete dupa ce se apasa tasta ENTER (aceste câmpuri nu pot fi modificate în forma).
Se modifica orice valoare din orice câmp al înregistrarii curente afisate în forma, apoi se apasa tasta ENTER pentru a actualiza înregistrarea în lista.
Facând click pe butonul de comanda stergere din forma, va fi stearsa înregistrarea curenta afisata în forma. Microsoft Excel atentioneaza utilizatorul, prin intermediul unei casete mesaj, ca înregistrarea va fi stearsa definitiv din lista (daca se face click pe OK
a) Metode de gasire fara specificarea de criterii:
- Se face click pe sagetile de scroll pentru a afisa câte o înregistrare.
- Se gliseaza butonul de scroll pentru a trece peste un anumit numar de înregistrari.
- Se face click în spatiul dintre bara de scroll si sagetile de scroll pentru a trece peste 10 înregistrari.
- Se face click pe butonul de comanda Urmatorul gasit pentru a trece la înregistrarea urmatoare.
- Se face click pe butonul Anteriorul gasit pentru a trece la înregistrarea anterioara.
b) Gasirea unei înregistrari cu specificarea de criterii
Se face click pe butonul Criterii
Se introduce criteriul.
Se apasa tasta ENTER
Observatie
Daca mai multe înregistrari din lista satisfac criteriul precizat, când se apasa tasta ENTER este localizata (si afisata) prima înregistrare care satisface criteriul. Daca se face click pe Urmatorul gasit/Anteriorul gasit, vor fi afisate numai înregistrarile care satisfac criteriul precizat.
Ordinea de sortare reprezinta o modalitate de aranjare a datelor pe baza valorii sau tipului acestora. Datele pot fi sortate în ordine alfabetica, numerica sau dupa data calendaristica. Modalitatile de sortare folosesc o ordine crescatoare (1 la 9, A la Z) sau descrescatoare (9 la 1, Z la A).
În sortarea listelor, Microsoft Excel foloseste ordini de sortare implicita sau particularizata.
Microsoft Excel foloseste ordini de sortare specifice pentru a aranja datele dupa valori, nu dupa formatul datelor. Astfel, atunci când se sorteaza un text, Microsoft Excel sorteaza de la stânga la dreapta, caracter cu caracter.
În cazul sortarii crescatoare, Microsoft Excel utilizeaza urmatoarea ordine:
a) valorile numerice - sunt sortate începând cu cel mai mic numar negativ pâna la cel mai mare numar pozitiv.
b) valorile alfanumerice (inclusiv cele care contin numere) - sunt sortate în urmatoarea ordine:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spatiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
c) valorile logice FALSE este sortat înainte de TRUE
d) valorile de eroare - sunt egale.
e) spatiile - sunt sortate întotdeauna la sfârsit.
Observatie
Într-o sortare descrescatoare, ordinea de sortare este inversata, cu exceptia celulelor goale care sunt sortate întotdeauna la sfârsit.
O ordine de sortare particularizata este o sortare nealfabetica, cum ar fi Luni, Marti, Miercuri, Joi, Vineri, Sâmbata, Duminica, sau Pesimist, Normal, Optimist.
În sortarea listelor, pot fi folosite ordini de sortare particularizata furnizate de Microsoft Excel, sau pot fi create propriile ordini de sortare (în caseta de dialog Optiuni, tab-ul Liste particularizate
Se selecteaza orice celula din lista care se sorteaza.
Se alege Date Sortare (se afiseaza caseta de dialog Sortare
În listele Sortare dupa si Apoi dupa se selecteaza etichetele coloanelor dupa care se va face sortarea (în lista Sortare dupa se selecteaza eticheta coloanei care va fi cheie principala de sortare).
Pentru fiecare coloana, din cele trei, se selecteaza ordinea de sortare (Ascendent sau Descendent
Daca primul rând al listei contine antetele de coloana, se selecteaza butonul de optiune Rând antet, altfel se selecteaza butonul de optiune Fara rând antet
Se face click pe OK
Observatii
Pentru a reveni la lista nesortata se alege imediat Editare Anulare Sortare
Pentru a sorta o lista dupa mai mult de trei coloane, se sorteaza, într-o prima etapa, coloanele cel mai putin importante, apoi coloanele cele mai importante.
Când se sorteaza rânduri sau coloane care fac parte dintr-o schita, Microsoft Excel sorteaza grupurile cu nivelul cel mai mare (nivel 1), astfel încât rândurile sau coloanele de detaliu sa ramâna împreuna chiar daca sunt ascunse.
Se face click în orice celula din lista.
Se alege Date Sortare (se afiseaza caseta de dialog Sortare
Se face click pe butonul de comanda Optiuni (se afiseaza caseta de dialog Optiuni sortare
În lista Ordine de sortare dupa prima cheie se selecteaza ordinea de sortare particularizata dorita, apoi se face click pe OK (se revine în caseta de dialog Sortare
În lista Sortare dupa se selecteaza coloana careia i se aplica sortarea particularizata.
În listele Apoi dupa se pot selecta coloanele carora li se aplica sortarea implicita (alfabetica).
Se face click pe OK
Observatii
Ordinea de sortare particularizata se aplica doar coloanelor care se selecteaza în lista Sortare dupa. Din acest motiv, daca lista contine mai multe coloane caror trebuie sa li se aplice o sortare particularizata, lista se va sorta succesiv dupa fiecare din aceste coloane.
Când o coloana contine atât numere cât si numere combinate cu litere, datele sortate nu apar în ordine convenabila.
Exemplu
|
Datele initiale |
Datele sortate |
Ordinea normala |
|
100a | ||
|
100a |
||
|
100a |
100b |
|
|
200a |
100b | |
|
100b |
200a |
200a |
Remediu: Coloana va fi formatata ca text înainte de introducerea datelor.
Când o coloana contine date formatate ca text, de lungimi diferite, datele formatate nu apar în ordine convenabila
Exemplu
|
Datele initiale |
Datele sortate |
Ordinea normala |
|
C10 |
C10 |
C2 |
|
C2 |
C11 |
C9 |
|
C9 |
C19 |
C10 |
|
C11 |
C2 |
C11 |
|
C19 |
C20 |
C19 |
|
C20 |
C9 |
C20 |
Remediu: Se modifica datele astfel încât toate sa fie de aceiasi dimensiune, introducând câte un 0 (zero) acolo unde este cazul (în exemplul precedent: C02, C09).
Când în fata datelor din celule sunt inserate spatii, apar anomalii de sortare.
Remediu: Se elimina spatiile din fata datelor.
Când etichetele de coloana sunt scrise pe mai multe rânduri, în listele Sortare dupa si Apoi dupa (din caseta de dialog Sortare) apare numai textul din ultimul rând.
Remediu: Etichetele de coloana de scriu pe un singur rând. Daca textul unei etichete de coloana este lung, acesta va fi continuat în interiorul aceleiasi celule.
Filtrarea este un mod de gasire rapida a unui subset de date dintr-o lista. O lista filtrata afiseaza numai rândurile care contin valorile specificate, celelalte rânduri fiind temporar ascunse.
Pentru filtrarea listelor, se folosesc doua comenzi: Filtrare automata si Filtrare complexa
Filtrarea automata se poate aplica:
a) tuturor coloanelor din lista (se selecteaza oricare celula din lista);
b) unei singure coloane din lista (se selecteaza eticheta coloanei împreuna cu prima celula de sub eticheta);
c) mai multe coloane adiacente (se selecteaza etichetele din coloanele adiacente sau se selecteaza coloanele adiacente).
Pentru a aplica filtrarea automata:
Se alege a sau b sau c.
Se alege Date Filtrare Filtrare
automata (apar sagetile
de filtru 
în partea dreapta
a etichetelor de coloana).
Se face click pe sageata de filtru al unei etichete pentru a afisa lista cu criteriile de filtrare pentru coloana respectiva.
Se selecteaza una din optiunile de filtrare automata din lista afisata.
a) Toate - afiseaza toate rândurile. Optiunea este utila pentru a afisa lista dupa o filtrare.
b) O valoare din lista cu criterii - afiseaza numai rândurile care în coloana respectiva contin valoarea selectata.
c) Primele 10 - se aplica numai coloanelor care contin numere sau date calendaristice, pentru a afisa înregistrari din partea de sus sau de jos a listei. Se afiseaza caseta de dialog de mai jos:
În lista Afisare se poate selecta: Sus - pentru a afisa înregistrari din partea de sus a listei sau Jos - pentru a afisa înregistrari din partea de jos a listei.
În a doua lista se precizeaza numarul de înregistrari de afisat (daca în a treia lista se selecteaza Elemente) sau procentul de înregistrari din numarul total de înregistrari din lista (daca în a treia lista se selecteaza Procent
d) Definite - se foloseste pentru a preciza criterii de filtrare mai complivate prin intermediul casetei de dialog de mai jos:
e) Libere - afiseaza numai rândurile care nu contin valori în coloana respectiva (optiunea apare numai daca în coloana respectiva exista cel putin o celula goala).
f) Ocupate - afiseaza numai rândurile care contin valori în coloana respectiva(optiunea apare numai daca în coloana respectiva exista cel putin o celula goala).
Observatii
Pentru a elimina criteriul de filtrare dintr-o coloana, se selecteaza optiunea de filtrare Toate din lista de filtrare automata asociata.
Pentru a reafisa toate rândurile din lista, se alege Date Filtrare Afisare totala (sagetile de filtru nu sunt eliminate).
Pentru a reafisa toate rândurile din lista si a elimina sagetile de filtru, se alege Date Filtrare Filtrare automata
Se selecteaza orice celula din lista.
Se alege Date Filtrare Filtrare automata
În lista de filtrare automata se selecteaza Definite (se afiseaza caseta de dialog de mai jos).
Se selecteaza o operatie de filtrare din lista din stânga, apoi se selecteaza o valoare din foaia de lucru în caseta din dreapta. Pentru a include în filtru un alt set de criterii, se face click pe si sau pe Sau, apoi se utilizeaza rândul de jos al casetelor.
Se face click pe OK
Pentru a filtra o lista folosind criterii complexe, ar trebui sa fie îndeplinite doua conditii:
a) Foaia de lucru trebuie sa aiba cel putin trei rânduri goale deasupra listei pentru a fi folosite pentru zona de criterii (între zona de criterii si lista trebuie sa ramâna cel putin un rând gol).
b) Lista trebuie sa contina etichete de coloana.
Zona de criterii consta dintr-un rând de etichete (aceleasi etichete ca si lista) si cel putin un rând pentru definirea conditiilor de cautare.
Zona de inserare reprezinta locul din foaia de lucru unde se va afisa rezultatul filtrarii. Rezultatul filtrarii poate fi afisat în locul listei, prin ascunderea rândurilor care nu satisfac criteriul, sau într-o alta zona din foaia de lucru (zona de inserare), prin copierea rândurilor care îndeplinesc criteriile precizate, în aceasta zona.
a) Când se filtreaza datele, se precizeaza ca zona de inserare o singura celula (într-o zona libera din foaia de lucru). Microsoft Excel va insera pe rândul celulei selectate, începând cu aceasta, etichetele de coloane din lista, iar dedesubt rândurile care satisfac criteriile precizate. Aceasta zona de inserare va putea fi folosita si pentru filtrarile urmatoare ale listei.
b) Se copiaza etichetele de coloane din lista într-o zona libera din foaia de lucru. Când se filtreaza datele, se precizeaza zona de inserare prin:
selectarea numai a rândului de etichete din zona de inserare, caz în care Microsoft Excel va copia în zona de inserare toate rândurile care se potrivesc cu criteriile specificate, sau
- selectarea numai a rândului de etichete si a unui anumit numar de rânduri de sub rândul de etichete. În cazul în care numarul de rânduri care rezulta din filtrare este mai mare decât numarul de rânduri precizat ca zona de inserare, Microsoft Excel va afisa o caseta mesaj care chestioneaza utilizatorul daca insereaza si restul de rânduri care nu încap în zona de inserare.
Observatie
În cazul în care în rezultatul filtrarii nu intereseaza toate coloanele din lista, în zona de inserare pot fi copiate numai anumite etichete de coloane, în orice ordine. În urma filtrarii, în zona de inserare vor fi copiate informatiile din rândurile care satisfac criteriile, numai în coloanele corespunzatoare etichetelor din zona de inserare.
Se creeaza zona de criterii:
se insereaza rânduri goale înaintea listei (daca nu exista);
se selecteaza zona de celule din lista care contine etichetele de coloane;
se alege Editare Copiere
se selecteaza celula din coltul din stânga-sus al zonei de criterii;
se alege Editare Lipire (sau se apasa tasta ENTER
Se creeaza zona de inserare:
se copiaza toate etichetele de coloane (sau numai cele care intereseaza) într-o zona libera din foaia de lucru (vezi procedura de la pasul 1).
Se precizeaza criteriile de filtrare pentru fiecare coloana:
criteriile din coloane diferite de pe acelasi rând sunt de tip sI
criteriile din rânduri diferite sunt de tip SAU
Se selecteaza orice celula din lista.
Se alege Date Filtrare Filtrare complexa (se afiseaza caseta de dialog de mai jos).
În caseta Zona lista se afiseaza referintele zonei de celule corespunzatoare listei. Se pot modifica referintele zonei în cazul în care se doreste filtrarea numai a unei parti din lista.
În caseta Zona de criterii se introduc referintele zonei de criterii (zona de criterii poate fi indicata prin selectie cu mouse-ul direct în foaia de lucru).
Butonul de optiune Filtrare lista, în acelasi loc (selectat) face ca rezultatul filtrarii sa înlocuie lista (rezultatul filtrarii nu se afiseaza în zona de inserare).
Butonul de optiune Copiere în alta locatie (selectat) activeaza caseta Copiere în în care se introduc referintele zonei de inserare.
Caseta de control Doar înregistrari unice (selectata) elimina duplicatele din rezultatul filtrarii.
Se face click pe OK
Observatie
Pentru a filtra din nou lista, eventual cu alte criterii, se parcurg pasii 3-6.
Criteriile de filtrare complexa sunt de doua feluri: criterii de comparare si criterii create ca rezultat al unei formule.
Un criteriu de comparare poate fi o serie de caractere care trebuie potrivita cu valori dintr-o anumita coloana (exemplu: "inginer", pentru coloana Functia) sau o expresie care trebuie comparata cu valorile dintr-o anumita coloana (exemplu: > 10, în coloana NrCursanti
Când se utilizeaza un text drept criteriu, Microsoft Excel gaseste toate valorile text care încep cu textul din criteriul precizat. De exemplu, daca s-a precizat criteriul ing pentru coloana Functia, în rezultatul filtrarii va apare ing inginer inginer principal (daca aceste elemente sunt în coloana Functia din lista). Pentru a regasi exact textul precizat, acesta trebuie furnizat ca o formula: ="=text" De exemplu, daca se precizeaza criteriul ="=ing" în coloana Functia, în rezultatul interogarii va apare numai ing. Criteriul ="=ing va apare în celula din zona de criterii ca =ing, iar în bara de formule ca ="=ing"
Un metacaracter reprezinta unul sau mai multe caractere neprecizate si este folosit pentru a cauta valorile text care au în comun unele siruri de caractere sau cifre.
|
Metacaracter |
Cauta |
Criteriu |
Gaseste |
|
Orice caracter singular în aceiasi pozitie ca ? |
AMat?1 Ept?9 |
AMat11 si AMat21 Ept29, Ept39 si Ept59 |
|
|
Orice numar de caractere în aceiasi pozitie * |
It* |
Toate cursurile care încep cu It |
Expresiile de comparare se creeaza cu ajutorul a sase operatori standard de comparare: =, >, <, >=, <=, <>.
Exemple
Toate înregistrarile care au în coloana NrCursanti valori mai mari ca 10:
|
Simbol curs |
NrCursanti |
|
>10 |
Toate înregistrarile care au în coloana NrCursanti valori între 10 si 20 (inclusiv cele doua valori). În zona de criterii se mai copiaza o data eticheta NrCursanti pentru a plasa un al doilea criteriu (criteriu de tip si
|
Simbol curs |
NrCursanti |
NrCursanti |
|
>=10 |
<=20 |
Toate înregistrarile care au Simbol curs = It33 si NrCursanti > 3 (criteriu de tip si
|
Simbol curs |
NrCursanti |
|
I33 |
>3 |
Toate înregistrarile care au Simbol curs = It62 si NrCursanti < 15, respective înregistrarile care au Simbol curs = It27 si NrCursanti > 10 (criteriu complex: si cu Sau
|
Simbol curs |
NrCursanti |
|
It62 |
< 15 |
|
It27 |
> 10 |
Pentru a crea un criteriu folosind o formula, eticheta din zona de criterii corespunzatoare celulei în care se introduce criteriul nu trebuie sa aiba acelasi nume cu eticheta coloanei corespondente din lista (se poate lasa necompletata).
Exemplu
Sa se filtreze toate înregistrarile care au nota de absolvire mai mare decât nota medie.
|
A |
B |
C |
D |
|
|
Simbol curs |
Nume |
Prenume |
Media |
|
|
=D6>AVERAGE($D$6:$D$20) |
||||
|
Simbol curs |
Nume |
Prenume | ||
|
It32 |
Stamate |
Ana |
|
|
|
It33 |
Popescu |
Ion | ||
|
It36 |
Vasile |
Camelia | ||
|
It41 |
Lupascu |
Vasile |
Observatii
1) Formula trebuie sa contina referinta de celula pentru prima înregistrare. În exemplu, D6 face referire la prima înregistrare din lista (coloana D, cea care contine notele de absolvire).
2) Dupa introducerea formulei în zona de criterii (în celula D2), în celula care contine criteriul se va afisa rezultatul evaluarii conditiei pentru prima înregistrare din lista (TRUE sau FALSE
3) Referinta celulei pentru prima înregistrare trebuie sa fie relativa (D6 din formula) pentru a se actualiza automat pentru celelalte înregistrari din lista.
4) Referintele zonei din care se calculeaza media trebuie sa fie absolute ($D$6:$D$20 din formula) pentru ca media sa fie aceiasi pentru fiecare înregistrare din lista care se testeaza (zona D6:D20 ar putea fi numita si folosit numele în locul referintelor absolute).
|
