LUCRUL CU LISTE SI TABELE IN EXCEL
In EXCEL, un tabel de urmarire reprezinta o metoda de aranjare a datelor intr-o foaie, ca si o schema pentru extragerea unui element de informatie pe baza altuia cu care este inrudit. Sortarea alfabetica, sau printr-o alta metoda, a datelor dintr-un tabel este un lucru pe care EXCEL il reali 727i89h zeaza rapid si eficient. Astfel, nu este nevoie sa introduceti datele intr-un tabel in ordine alfabetica. Introducem datele asa cum dorim si cerem programului EXCEL sa se ocupe de rearanjarea lor. Putem organiza chiar o baza de date, un fel de tabel multifunctional, prin conceperea sa ca tip special de tabel intr-o foaie de lucru EXCEL.
Sortarea datelor dintr-un tabel de urmarire
Intr-un tabel de urmarire EXCEL, datele care trebuie deja cunoscute cind incepem cautarea se numesc valori de comparare.
Sortarea unui tabel pentru o mai rapida cautare
Ca sa putem utiliza tabelul pentru a urmari datele dupa nume, valorile de comparare trebuie sa se afle in prima coloana in ordine crescatoare -de la A la Z in acest caz. Daca valorile de comparare nu se afla in acasta ordine, trebuie ca EXCEL sa le sorteze inainte de a utiliza tabelul:
-selectam toate datele din tabel. Luam in consideratie valorile de comparare din prima coloana, ca si datele asociate acelor valori, dar nu titlul foii si etichetele de coloana.
-selectam DATA SORT din bara de meniuri. Va aparea caseta de dialog SORT
-in caseta SORT BY, introducem eticheta coloanei din tabel care contine valorile de comparare sau adresa primei celule care contine valori de comparare.
-selectam una din optiunile ASCENDING sau DESCENDING. Intr-un tabel de urmarire, ordinea trebuie sa fie crescatoare (optiune implicita).
-daca tabelul dumneavoastra are etichete de coloana, selectam optiunea MY LIST HAS HEADER ROW. In caz contrar, selectam NO HEADER ROW.
-daca este necesar, selectam butonul OPTION pentru a modifica ordinea sortarii.
-selectam O.K.
EXCEL va realiza sortarea. Lista va fi rearanjata foarte rapid, astfel incit rindurile sale sa fie asezate in ordine alfabetica dupa nume.
Scrierea formulelor de extragere a datelor
EXCEL detine citeva functii prestabilite care pot fi utilizate pentru extragerea datelor dintr-un tabel de urmarire:
-VLOOKUP sau cautarea pe verticala este utila in tabele . EXCEL va trebui sa baleieze pe verticala prima coloana pentru a cauta elememtul dorit. Valoarea de comparare trebuie sa se afle in prima coloana, iar inregistrarile trebuie sortate in ordine crescatoare (de la A la Z).
-HLOOKUP sau cautarea pe orizontala este utila in tabelele structurate in asa fel incit EXCEL sa baleieze primul rind. Valoarea de comparare trebuie sa se afle in primul rind, cu inregistrarile sortate in ordine crescatoare.
-LOOKUP , baleierea se face in orice directie, in functie de parametrul introdus ca argument in formula.
Exemplu de utilizare a functiei hlookup
HLOOKUP functioneaza exact la fel ca functia VLOOKUP, cu exceptia faptului ca valorile de comparare trebuie sa se afle in primul rind.
Inregistrari dispuse ca rinduri
O baza de date EXCEL poate fi aranjata, in mare masura, ca tabel de urmarire. Un tabel de urmarire poate contine date corelate intre ele, dispuse fie pe rinduri, fie pe coloane. Intr-un tabel baza de date, fiecare set de date corelate, sau fiecare inregistrare, trebuie aranjat pe un singur rind.
Un avantaj al organizarii unui tabel ca baza de date si nu ca tabel de urmarire este acela ca baza de date este mai flexibila.
Sugestii pentru crearea unui tabel baza de date
Citeva sugestii pentru crearea in EXCEL a unui tabel baza de date.
Daca in foaie mai exista si alte date decit cele pe care le va contine baza de date, pentru a le distinge lasam celule goale in jurul marginilor tabelului.
Nu plasam un rind gol sau o linie intrerupta intre capetele de coloana si prima inregistrare. Daca dorim sa separam vizual capetele, adaugam o bordura in partea inferioara. In caz contrar, EXCEL ar putea presupune ca acele capete de coloana se refera la un tabel cu un singur rind care contine spatii goale.
Evitam utilizarea spatiilor goale de legatura in interiorul datelor (spatii care preced primul caracter de tip text sau prima cifra). Aceste spatii produc probleme de sortare, deoarece sunt sortate intotdeauna ultimele.
Atribuim un nume zonei care contine tabelul baza de date, astfel incit sa-l putem utiliza in formule
|
