Lectia 3 (Cu ce fel de date lucreaza EXCEL-ul)

Scopul lectiei

Ce fel de date (informatii) exista în EXCEL

Valorile ce pot fi introduse într-o celula sunt cele din tabelul de mai jos:

Într-o celula pot fi: Numere, Formule, Functii, Nume (adica texte), Date calendaristice, Referiri la alte celule din alte foi sau registre, etc.

Cele mai multe probleme le pun numerele, pentru ca EXCEL lucreaza preponderent cu numere, dar si fiindca numerele au cele mai multe forme de prezentare!

Un pic despre Formatare

Formatare înseamna stabilirea formei în care o data (informatie) este afisata în celula. Retineti ca la numere, la date calendaristice, este vorba de felul în care data respectiva este afisata, pentru ca în memoria programului are o alta forma mai simpla.

Toate manualele încep cu Formatarea Foii de lucru. Nu sunt de acord. Important este sa fie formatate corect datele din Foaie, nu Foaia ca atare. Culoarea unor celule, a unor linii sau a unor coloane nu ofera informatii în plus. Eventual atrage atentia neavizatiilor. Cei care stiu ce trebuie sa cuprinda tabelul au nevoie de informatii corecte si atât. Încercati Autoformatarea din Anexa D Fig D.11. Sa ne întoarcem la formatarea datelor din celule. Un mic exemplu în Fig 3.1 unde vedeti câte forme de afisare poate avea unul si acelasi numar.

Comparati bara de formule cu continutul coloanei B

Fig 3.1

În celula B9 apare Formatul stiintific 1,25E+04 care se "citeste" asa: 1,25 * 10⁴ (1,25 înmultit cu 10 la puterea 4) pentru ca semnul * asterisc înseamna înmultire. Observati ca se face o aproximare, pentru ca 1,25 * 10⁴ = 12.500 ceea ce este diferit de 12.547,45. Forma aceasta se foloseste la numere foarte mari, unde asemenea aproximari nu viciaza rezultatul. (Estimarea volumului de apa dintr-un lac de acumulare).

În calcule se va lua de catre EXCEL valoarea din bara de formule, nu ce apare pe ecran!

Exista si alte Formate pentru numere care nu sunt predefinite, ci le defineste utilizatorul. Totul se face prin operatia de Formatare descrisa pe larg în Anexa D.

Formatarea numerelor

Urmariti meniul principal standard din Fig 3.2

Fig 3.2 (Meniul principal standard)

Facem clic Format Celule sau faceti combinatia de taste CTRL + 1 (unu) si aveti Fig 3.3. Se alege Numar din coloana Categorie. Daca în celula A5 avem numarul 123658 . prin formatare va deveni asa cum ne arata Esantionul adica 123.658,00 pentru ca a fost formatat, ca numar cu doua zecimale si separator[1]. Când se face clic pe OK atunci în celula A5 va apare 123.658,00.

Urmariti diferenta de afisaj din coloana A5 si Esantion (s-au cerut 2 zecimale si separator de mii)

Fig  3.3 (Se obtine si prin CTRL + 1)

Observati ca în bara de formule este numarul asa cum l-am tastat fara zecimale si fara separator de mii; el asa se pastreaza în memoria EXCEL, cum este în bara de formule (Fig 3.3)

Numai pe ecran apare sub forma 123.658,00. E normal sa fie asa pentru ca din punct de vedere matematic numarul are aceiasi valoare. Dar un numar, când este vorba de o suma de bani, poate sa apara si altfel, daca stabilim o alta formatare, în speta aceea cu simbol monetar. Alegem ca simbol monetar LEI sau (Euro) vezi Fig 3.4 si Fig 3.5 (exista mai multe simboluri monetare).

Fig 3.4 (Diferenta dintre cum este afisat un numar si cum este memorat)

În memoria EXCEL numarul este memorat în forma în care se gaseste în bara de formule. E bine sa exersati aceasta operatie de formatare. Folositi-va de Fig 3.5 si alegeti alta categorie: Numar (cu zecimale, fara, cu separator, fara), Simbol monetar, Contabil. Procentaj.

Fig 3.5 (Numar cu formatare contabila)

Mai mult de atât, valoarea negativa poate sa apara:

• cu semnul minus în fata si culoarea cifrelor neagra
• fara semn minus în fata, dar culoarea cifrelor rosie
• cu semn minus în fata si cu culoarea rosie a cifrelor

Din Fig 3.6, caseta Numere negative, alegeti forma de prezentare a numerelor negative

Nota. Tot ce am vorbit pâna acum despre formatare se refera la o singura celula. De obicei avem nevoie de stabilirea aceleiasi formatari pentru mai multe celule si atunci selectam în prealabil toate celulele (întreg domeniul) si facem formatarea ca mai sus.

Formatarea datelor calendaristice

EXCEL–ul memoreaza datele calendaristice sub forma unor numere, numere care reprezinta numarul de zile care s-au scurs de la 1 ianuarie 1900 pâna la data respectiva.

Data calendaristica poate sa aiba multe forme. Fig 3.7

Fig 3.7 (Formatari diferite pentru data calendaristica)

Acordati mare atentie formatului datei calendaristice! Încurcaturile sunt frecvente. De exemplu: Ce zi reprezinta? 06-04-06?

Eu la prima vedere spun: Nu stiu ! pentru ca:

Pentru americani  înseamna 4 iunie 2006

Pentru europeni înseamna 6 aprilie 2006

Depinde de felul în care este setat calculatorul. (Amanunte în Anexa C). Prin setare a fost stabilita forma de reprezentare a datei calendaristice. Optati pentru: zi-luna-an (zz-ll-aaaa sau dd-mm-yyyy cum spun americanii). Daca este facuta setarea zi-luna-an ne vom descurca mai usor.

În consecinta, ca sa nu aveti confuzii stabiliti prin Formatare luna în clar asa ca în Fig 3.7. Încercati si dumneavoastra cât mai multe astfel de formatari. Nu veti învata nu mai privind.!

Fig 3.8 (Cum se preteaza la calcule datele calendaristice)

Daca unei date calendaristice i se adauga un numar rezultatul este tot un numar, dar daca celula în care este rezultatul va fi formatata ca data calendaristica, în acea celula va apare o data calendaristica.

Pentru început cât stim despre Formatare este suficient pentru ca sa lucram în EXCEL.

Mai mult în Anexa D.

O mica problema de calcul (Câte zile am trait pâna astazi)

= functia TODAY() ne da data curenta. Sa avem grija sa formatam corect celula, ca Data calendaristica

Dorim sa afisam câte zile am trait. Vom anticipa putin facând apel la o functie =TODAY() (daca scriem aceasta functie într-o celula si apasam ENTER în acea celula apare data zilei curente, data luata din calculator )

O simpla scadere ne da numarul exact al zilelor traite. Aceasta este o formula

Fig 3.9 (Ce se scrie în fiecare celula)

Fig 3.10 (Ce apare dupa ce am tastat ENTER)

Reamintiti-va ca orice data calendaristica este un numar. Scaderea este simpla! Anticipam putin cele din Lectia 4. Formula =B2-A2 înseamna "din continutul celulei B2 se scade continutul celulei A2". (O formula începe cu semnul = sau +)

De fapt în celulele A2, B2 si C2 avem urmatoarele numere:

Adica:

Ce înseamna 25.000 zile traite? Când persoana nascuta în 27 februarie 1939 va împlini 25.000 zile. Facem calculul de mai jos.

Mai are un pic de asteptat! În Anexa D gasisi si alte calcule cu date calendaristice.

Despre Comenzi

Comenzile se mai numesc si actiuni zic unii autori. Nu! Comenzile declanseaza actiuni sau operatii

Comanda înseamna declansarea unei operatii de:

Fig 3.12

Fig 3.13

Comenzile se gasesc în meniurile verticale ale optiunilor din Meniul principal standard sau din Bara meniu foaie de lucru cum se mai numeste.

Fig 3.14

Selectarea (alegerea) diferitelor comenzi se realizeaza printr-un clic pe o optiune de pe meniul principal standard si va apare meniul vertical corespunzator, care contine o serie de comenzi.

Comenzile se pot selecta si cu ajutorul tastaturii folosind asa numitele Taste rapide adica o combinatie de taste cum vedeti în Fig 3.15 în partea dreapta a fiecarui meniu vertical. O lista a acestor Taste rapide în Anexa G.

Comenzile se pot selectati din bara de instrumente standard unde au câte o iconita.

Fig 3.16

Mutarea si copierea datelor

Copierea

Cum se face o copiere a unei celule sau a unui domeniu.

Selectam celula sau domeniul apoi facem comanda Copiere vezi Fig 3.16 (exista 3 moduri)

Editare Copiere sau clic pe iconita (Copiere) sau CTRL + C

Clic în zona unde facem copia (zona de destinatie)

Editare Lipire sau clic pe iconita (Lipire) sau CTRL + V

Mutarea

Mutarea se face aproape la fel ca si Copierea

Selectam celula sau domeniul apoi facem comanda Decupare

Editare Decupare sau clic pe iconita (Decupare) sau CTRL + X

Clic în zona de destinatie

Editare Lipire sau clic pe iconita (Lipire) sau CTRL + V

stergerea datelor

Problema stergerilor este mai complicata. Întâi sa stabilim ce dorim sa stergem:

continutul unei celule,

a unui domeniu, (mai multe celule adiacente sau nu)

a un rând,

a unei coloane sau

a mai multe rânduri ori a mai multor coloane.

Problema stergerilor si a golirii. Nu trebuie facuta confuzie între stergere si golire. Întâi selectam ce dorim sa stergem sau sa golim. Golire sterge continutul unui domeniu stergere sterge o linie sau o coloana (daca au fost selectate mai multe sterge mai multe). Are loc redenumirea coloanelor si renume-rotarea rândurilor, încât nu se vede ce s-a sters. sterge foaie sterge întreaga foaie, dar atentie! Nu are loc o redenumire, o renumerotare a foilor!

Foaia2 care a fost stearsa nu mai apare!

Fig 3.18

Observati prima comanda din Fig 3.16 mijloc, meniul vertical al comenzii Edit. Acolo este înscrisa posibilitatea anularii ultimei comenzi. Are si o combinatie de Taste rapide CTRL + Z. Mai exista si o iconita, un buton care permite anularea ultimei comenzi, adica revenirea, cum i se mai spune. Retineti faptul ca de multe ori în EXCEL nu se poate reveni decât 2 – 3 pasi înapoi, nu o sumedenie de pasi ca la WORD.

Urmariti câteva exemplificari de stergeri. Exersati si dumneavoastra, pentru ca se greseste des. Dorim sa stergem numai continutul celulelor C3, D3, E3, …C5, D5, E5.

Apas pe tasta Del

Am selectat domeniul C3:E5

S-a sters continutul domeniului selectat, adica a avut loc o Golire

Am selectat doua rânduri Clic pe Editare stergere

S-au sters rândurile selectate, nume-rotarea rândurilor foii s-a refacut, iar continutul rândurilor sterse a disparut. Nu mai avem rândul 3 si 4 în coloana A, dar s-a facut renumerotarea liniilor tabelului.

S-a selectat coloana B apoi Clic pe Editare stergere si coloana B a fost stearsa indiferent ca era goala sau nu, iar EXCEL a facut redenumiea coloanelor. Colana C a devenit B samd.

Fig 3.19 (stergerea unei coloane)

Fig 3.20 (stergerea unei linii cu mag 2 – calculele s-au refacut)

Diferenta dintre stergere si golire

stergerea este mai radicala de cât golirea. Se sterg linii, coloane, foi întregi. Golirea se petrece ca în Fig 3.21:

Fig 3.21 (Ce înseamna golire)

Nota: Când într-un meniu vertical, ca cel din Fig 3.18, în dreptul unei comenzi (optiuni) apare semnul ►, ca la Golire înseamna ca acea comanda are la rândul ei, propriul meniu vertical, ca în Fig 3.21.

Nu va grabiti cu stergerile. "Abia dupa ce ai aruncat un lucru, ai nevoie de el" spune un întelept.

Însiruirea (Autofill)

mâner

Mai exista un fel de copiere care se numeste însiruire. Avem Fig 3.22 stânga si dorim o numerotare. Scriem 1 si 2, selectam ambele celule si apoi cu mausul tragem de mâner în jos si se obtine în coloana A un sir asemanator cu sirul din dreapta, din coloana B. Daca nu avem doua celule selectate, însiruirea nu se poate face. EXCEL-ul face diferenta dintre cele doua celule (asta este ratia pentru o progresie aritmetica, daca va mai amintiti) si pastreaza aceasta diferenta (ratie) în continuare. Ratia poate fi pozitiva, negativa sau mai mare decât unu

Fig 3.22

. Nu întotdeauna este necesara o simpla numerotare, ci este nevoie de siruri calenda-ristice, sau de siruri de numere pare, de numere impare etc.

În Fig 3.23 aveti multe exemple de "însiruiri" pe care le sintetizam în acest tabel.

Orice sir de caractere care se termina cu un numar poate face obiectul unei însiruiri, ca în Fig 3.24 si Fig 3.25.

Urmariti si Fig 3.24 unde initial am scris numai ce este îngrosat (luni) si sectia 1 apoi am "tras de mâner" la dreapta pe orizontala si a aparut în capul coloanelor zilele saptamânii.

În A2 am scris sectia 1 si am tras în jos si s-au însiruit sectiile.

Fig 3.24 (Însiruiri )

Alte însiruiri posibile:

Fig 3.25

Însiruirile din Fig 3.24 si Fig 3.25 sunt de doua feluri:

Provin din liste specifice EXCEL-ului. Fig 3.26

Provin din liste particulare introduse de utilizator. Luni, marti, miercuri, joi, vineri) au fost posibile pentru ca EXCEL are niste liste particularizate vezi Fig 3.27 de care ne folosim si pe care le-am introdus în prealabil.

Putem adauga si alte liste proprii vezi Fig 3.27. La Intrari lista însiruim viitoarea lista. Nu trebuie sa fie ordonata alfabetic, dar în ordinea pe care o introducem în aceiasi ordine va fi listata. Dupa ce am scris lista facem clic pe butonul de Adaugare si OK.

Introducem liste cu elemente de care avem nevoie:

• Zilele saptamânii în româneste, forma scurta sau denumirea complecta
• Denumirea lunilor anului în româneste, forma scurta sau denumirea complecta
• Numele persoanelor unei echipe
• Numele compartimentelor dintr-o institutie
• Numele furnizorilor, al beneficiarilor etc.

Fig 3.26 (Vizualizarea listelor proprii EXCEL-ului )

Fig  3.27 (Construirea de liste particularizate)

Daca am construit o noua lista ca în Fig 3.27 o putem folosi ca în Fig 3.28

În Fig 3.28 am scris ce este îngrosat (interne si luni) restul le-am obtinut prin tragere (glisare). Retineti ca acum nu mai este vorba de sectia1, sectia2, sectia3 etc., ci de denumirea reala a sectiilor, luate aceste denumiri din lista particularizara introdusa mai înainte în Fig 3.24.

Fig 3.28

Alt mod de însiruiri

EXCEL-ul ghiceste ce vreau sa scriu într-o celula, în sensul ca se asteapta sa fie acelasi "sir de caractere" într-o celula de pe aceiasi coloana. Daca a existat un nume, cu siguranta se va repeta. De multe ori lucrurile asa stau.

Dar între "marioara" si "mariana" numai a 5 litera face diferentierea. Când faceti un tabel unde veti scrie mai multe societati nu scrieti asa:

Sc maria srl Sc ionica srl pentru ca toate încep cu grupul de litere "sc" urmat de un spatiu si diferentierea se face la al patrulea caracter. Scrieti simplu maria srl, pentru ca din moment ce este "socierate cu raspundere limitata" se întelege ca este societate comerciala. "SC" din fata atâtor denumiri apare ca un pleonasm. "SRL", "SA", "SNC" etc toate sunt societati comerciale, doar nu sunt regii.

Eliminând grupul de litere "sc" micsorati si dimensiunea coloanei.