Notiuni de baza despre registrele de calcul

Pornirea si parasirea programlui Excel

Pentru pornire se pot folosi trei metode:

• Din meniul Start cu secventa:

clic pe start din Windows

se selecteaza Programs

clic pe Microsoft Excel

¡ Programul Excel poate fi pornit folosind o pictograma (shortcut).  Daca aceasta nu exita ea poate fi creeata apoi se efectueaza dublu clic pe aceasta.

¡ Din bara de comenzi rapide , daca este afisata bara Office de comenzi rapide.

Parasirea programului Excel se face parcurgand etapele:

Clic pe butonul Close din coltul dreapta sus al ferestrei programului Excel.

Sau din meniul File cu optiunea Exit.

Deschiderea, cautarea si inchiderea fisierelor

Se pot deschide simultan registre de calcul pana la epuizarea resurselor sistemului.

Deschiderea unui registru de calcul nou prestabilit se face cu

File-New

Comanda General si opt 919j95j iunea Workbook. Sau se mai poate deschide un registru de calcul folosind un sablon care este asemanator unui formular.

Deschiderea unui registru de calcul existent:

1. Open de pe bara cu instrumente standard sau File-Open. Apare caseta de dialog Open. Se poate face caseta de dialog open sa deschida totdeauna un anumit director folosind meniul : Tools-Options-General-si in caseta Default file location se tasteaza calea directorului dorit.
2. In caseta Look in se navigheaza pana la directorul dorit.
3. Clic pe Open sau dublu clic pe numele fisierului.

Se poate face deschiderea simultana a mai multor fisiere aflate in acelasi director selectand numele tuturor fisierelor si apoi tastand Open.

Cautarea unui fisier dupa proprietatile sale este de interes atunci cand nu se cunoaste exact numele si directorul fisierului:

1. Open din bara de instrumente sau din File
2. In caseta de dialog Open: Tools apoi Fiind.
3. In caseta de dialog Fiind se selecteaza optiunile de interes
4. Find Now pentru a incepe cautarea.

Inchiderea fisierelor registru de calcul se face cu una dintre procedurile:

clic pe butonul Close dreapta sus

File-Close

Pentru inchiderea tuturor registrelor de calcul :

se tine Shift apasat cat timp se efectueaza clic pe meniul File. Comanda Close va fi inlocuita de Close all cat timp Shift e apasat

Clic pe Close all.

Selectarea si navigarea printr-o foaie de calcul

Deplasarea in cadrul unei foi de calcul

O celula reprezinta intersectia unei linii cu o coloana intr-o foaie de calcul. Un grup dreptunghiular de doua sau mai multe celule este numit domeniu de celule. O adresa a unei celule sau referinta a unei celule este reprezentata de pozitia celulei respective in cadrul foii de calcul , data de litera corespunzatoare coloanei si numarul liniei pe care se gaseste celula respectiva.

Cele mai des utilizte metode de deplasare in cadrul unei foi de calcul:

Selectarea celulelor intr-o foaie de calcul

Introducerea datelor

Datele pot fi de tip text, numere, date calendaristice sau titluri de coloana. Tot ceea ce se tasteaza intr-o celula diferit de formule (care efectueaza calcule matematice asupra datelor intrduse) reprezinta date.

Introducerea datelor intr-o celula:

clic pe celula

se tasteaza datele urmat de Enter sau Tab

pentru a modifica directia in care se deplaseaza celula activa la apasarea tastei Enter se deschide meniul: Tools-options-Edit-Move selection after Enter si se alege directia care intereseaza

Utilizrea caracteristicii AutoFill pentru introducerea textului

Exista memorate un set de liste personalizate. Acestea reprezinta liste de interes curent care odata memorate nu mai trebuie rescrise si pot fi afisate folosind caracteristica AutoFill. Pentru a introduce propria lista personalizata (o lista cu colegii, un set de obiecte de inventar..) se parcurg pasii:

1. se introduce lista pe foaia de calcul si apoi se selecteaza.
2. Tools-Options.
3. Tabulatorul Custom lists. Domeniul listei selectate se afla introdus in caseta Import list from cells.
4. Clic pe Import si OK.

Daca datele initiale de tip text sunt recunoscute de caracteristica AutoFill ca facand parte dintr-o lista interna , lista va fi completata automat iar daca ceea ce este introdus nu este recunoscut de caracteristica AutoFill, aceasta va copia intrarea respectiva pentru a completa celule. De exemplu succesiunea comenzilor pentru a competa zilele saptamanii:

1. clic pe o celula
2. se tasteaza numele unei zile a saptamanii
3. se plaseaza indicatorul de mouse deasupra coltului dreapta jos al celulei selectate pana cand ia forma unei cruci mici negre si se trage spre cu butonul dreapta mouse.

Celulele peste care se trage vor fi completate cu numele zilelor saptamanii in ordinea din lista existenta.

Se mai poate folosi caracteristica AutoFill pentru a introduce progresii:

1. Se tasteaza primele doua valori ale progresiei in celule aflate una sub cealalta.
2. Se selecteaza ambele celule
3. Se trage marcajul de selectie al caracteristicii AutoFill (crucea mica neagra din coltul dreapta jos al domeniului selectat) in jos pentru a completa progresia.
4. Daca se trage cu butonul dreapta mouse din optiunile prezentate se alege cea care intereseaza (de exemplu pentru progresie geometrica: Growth Trend)

Excel ghiceste factorul de multiplicare pe baza datelor introduse initial si completeaza lista cu progresia corecta.

Introducerea datelor folosind un formular

1. Tabelul trebuie sa aiba titluri de coloane si cel putin o linie de date introdusa.
2. Clic pe o celula oarecare din tabel.
3. Meniul Data-Form (Macheta)

Va fi creat un formular pentru datele din tabel

Clic pe New pentru introducerea unei noi inregistrari

Deplasarea de la un camp la altul in cadrul inregistrarii afisate se face cu Tab , Shift+Tab.

Enter pentru deplasarea la urmatoarea inregistrare din tabel sau pentru a incepe una noua.

4. Close pentru inchiderea formularului. Noile inregistrari vor fi afisate la sfarsitul tabelului.

Validarea datelor in timpul introducerii acestora

Pentru a evita introducerea din neatentie de date gresite se pot configura instrumente de validare a datelor.

1. Se selecteaza domeniul de celule in care se doreste validarea datelor.
2. Meniul Data-Validation- apare caseta de dialog-Data Validation
3. Pe tabulatorul Settins (Setari) se selecteaza un tip de data din cadrul listei derulante Allow (Se permite).
4. In lista derulanta Data se selecteaza orice criteriu de limitare a valorilor este dorit.
5. In casetele aflate sub lista derulanta Data se pot alege alte criterii ca: valori minime si maxime permise (determinate de alegerile anterioare din casetele Allow si Data).
6. Daca sunt necesare date in fiecare celula se sterge celula de validare Ignore blank (se ignora celulele albe).
7. Pe tabulatorul Input Message se tasteaza un titlu si un mesaj care vor fi afisate la selectarea unei celule validate. Daca nu se doreste un astfel de mesaj se sterge caseta de validare : Show input message when cell is selected.
8. Pe tabulatorul Error Alert se alege o pictograma, se tasteaza un titlu si un mesaj de eroare care vor fi afisate cand se introduc date gresite. }i aceasta optiune poate fi invalidata caseta corespunzatoare.
9. Clic pe OK.

Pentru a localiza celulele validate pe o foaie de calcul:

Edit-Go to-Special-Data Validation-All-OK.

Pentru a indeparta validarea datelor

1. Se selecteaza o celula din domeniul validat.
2. Data-Validation
3. Clic pe Clear all .
4. Pentru a renunta la aceeasi configurare de validare pentru toate celulele active se selecteaza tabulatorul Settings si se bifeaza caseta de validare: Apply these changes to all other cells with the same settings.
5. OK.

2

I.5 Selectarea si navigarea printre foile de calcul

Schimbare nume foaie de calcul:

Clic pe tabulator foaie

Tastare nume nou si Enter

Selectarea unui grup de foi dintr-un registru :

Clic pe tabulatorul primei foi de selectat

Se tine apasat Shift pentru selectarea unui grup de foi adiacente sau Ctrl pentru selectarea unui grup de foi neadiacente.

Deselectare grup

-clic pe o foaie in afara grupului sau

-clic dreapta pe un tabulator al grupului si optiunea Ungroup Sheets

}tergerea unei foi de calcul dintr-un registru:

Clic dreapta pe tabulatorul foii. Apare caseta mesaje care cere confirmarea. OK.

Inserarea unei foi goale intr-un registru:

Clic dreata pe un tabulator oarecare al unei foi de calcul si Insert.

Din caseta de dialog se alege cu dublu clic pictograma cu tipul de foaie dorit. Foaia se adauga la stanga celei selectate initial.

Schimbare numar prestabilit de foi de calcul intr-un registru (maxim 255) :

Tools-Options-General.

Caseta Sheets in new workbook se stabileste numarul si OK.

Mutare foaie de calcul:

Clic pe tabulatorul foii care se muta.

Se trage tabulatorul in noua pozitie si se plaseaza cand triunghiul de pozitionare se afla in locul unde se doreste mutarea.

Creearea unei copii identice a unei foi de calcul in acelasi registru :

Clic pe tabulatorul foii care se copiaza.

Se trage tabulatorul pana la pozitia dorita pentru copie si se tine apasat Ctrl.

Se elibereaza butonul de mouse si apo tasta Ctrl.

Mutarea sau copierea unei foi de calcul in alt registru de calcul :

Se deschid ambele registre de calcul.

Clic dreapta pe tabulatorul foii care se va muta sau copia.

Se selecteaza Move sau Copy }i apare o caseta de dialog care sa stabileasca pozitionarea foii de calcul in noul registru.

Daca se bifeaza caseta Create a copy se copiaza foaia in noul registru, altfel se muta. OK.

Alta varianta :

Se deschid ambele registre de calcul.

Se aranjeaza cele doua ferestre astfel incat sa fie vizibile tabulatoarele foilor din ambele registre.

Pentru mutarea unei foi se trage tabulatorul acesteia si se plaseaza intre tabulatoarele foii de calcul din celalalt registru. Pentru copiere se tine apasat Ctrl.

Deschiderea si creearea unui registru de calcul cu o foaie deja existenta :

Se reduce dimensiunea ferestrei registrului activ a.i. sa fie vizibila o parte din suprafata de lucru Excel, dar si tabulatoarele foilor de calcul din registrul activ. ; se trage tabulatorul foii care va fi continuta in noul registru si se plaseaza pe suprafata de lucru Excel. Va fi creat un nou registru continand foaia respectiva.

I.6. Modificarea vizualizarii foii de calcul

Inghetarea panourilor :

Pentru a ingheta primele n linii ale foii de calcul se selecteaza linia n+1 . Pentru a ingheta primele n coloane se selecteaza coloana n+1. Pentru a ingheta de exemplu linia 1 si coloana A se selecteaza B2

Window- Freeze Panes.

Deselectarea optiunii: Window-Unfreeze Panes.

Divizarea panourilor unei foi de calcul:

Nu trebuie  sa existe panouri inghetate pe foaie.

Se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra casetei de divizare verticala sau orizontala (deasupra sagetilor de defilare)

Cand indicatorul devine o sageata cu doua varfuri se trage caseta de divizare spre foaia de calcul unde va apare o linie de divizare.

Indepartarea panourilor divizate :

Se pozitioneaza indicatorul de mouse deasupra barei de divizare

Cand indicatorul devine sageata cu doua varfuri dublu clic.

Aranjarea foilor de calcul dintr-un singur registru in ferestre separate :

Window- New Window- va fi creata o noua fereastra pentru aceeasi foaie de calcul.

Window Arrange-apare caseta de dialog unde se selecteaza optiunile de aranjare.

Clic pe caseta de validare Windows of active Workbook.

Aranjarea mai multor ferestre pentru a vizualiza mai multe registre in acelasI timp:

Se deschid registrele cu care se va lucra.

Window Arrange-apare caseta de dialog unde se selecteaza optiunile de aranjare.

Clic pe caseta de validare Windows of active Workbook pentru deselectare.