Fiecare celula a unei foi de calcul este similara unei zone de memorie care poate contine informatii de diverse tipuri. În aceasta sectiune se prezinta principalele tipuri de date, acceptate într-o foaie de calcul Excel si modul cum se poate opera cu datele înscrise în caiet.
Trebuie retinut, pentru a completa imaginea corecta a unei foi de calcul, ca o celula este din punct de vedere al informatiilor continute doar o fereastra prin care se vede la un moment dat atât cât permite dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afisarea unei cantitati mai mari de informatie (daca este disponibila o cantitate nmai mare). Informatia care nu poate fi afisata nu este pierduta, doar nu încape în spatiul rezervat de celula. Pentru anumite tipuri de date (în general numerice) acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afiseaza atât cât se poate.
Daca bara de formule este vizibila (prin selectarea din meniul View a optiunii Formula Bar), atunci continutul celulei active este afisat în partea dreapta a barei.
Într-o foaie de calcul Excel se pot utiliza
- date numerice,
- date calendaristice si
- date de tip text.
Pentru a introduce într-o celula o data (de orice tip ar fi), se activeaza celula prin click sau orice tip de pozitionare în foaia de calcul, se tasteaza data dorita si se termina operatiunea cu ENTER (cursorul se muta pe linia urmatoare a aceleiasi coloane), cu TAB (cursorul se muta pe coloana urmatoare a aceleiasi linii) sau click în alta celula a foii. Este de notat ca nu se poate lucra în alta celula pâna când nu se termina introducerea curenta.
În Microsoft Excel o constanta numerica poate contine doar caracterele:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
sirul format trebuind sa aiba semnificatie de valoare numerica (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator între partea întreaga si partea zecimala depinde de optiunile efectuate în Regional Settings din Control Panel, în mediul Windows. Combinatiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text.
Toate numerele sunt aliniate în mod implicit la dreapta.
În mediul Excel se accepta (si se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate în continuare în sectiunea dedicata formatarii datelor. Trebuie însa retinut ca formatul unui numar, de exemplu, nu afecteaza valoarea numarului, ci doar forma afisata a valorii numarului. Indiferent de forma numarului, Excel retine întotdeauna 15 cifre semnificative.
Observatie. Pentru simplificarea exprimarii, doar în aceasta sectiune prin data se întelege o data calendaristica (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se întelege o data orara (cum ar fi 11:45). Prin data calendaristica se poate întelege uneori si combinatia data+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)
Microsoft Excel trateaza datele si timpii din punctul de vedere al reprezentarii interne drept numere. Data este retinuta în partea întreaga iar timpul în partea fractionara. Forma externa, cea afisata în foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor si timpilor fiind prezentat în sectiunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceasta cauza, cu date si timpi se pot efectua unele operatiuni aritmetice (adunare, scadere) dar se pot produce si erori în cazul mixarii datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice si orare.
În mod implicit, o data sau timp este aliniata în celula la dreapta, alinierea la stânga (daca nu este ceruta explicit) indica nerecunoasterea sirului tastat drept data sau timp.
Exista doua mari sisteme de corespondenta între numere si date calendaristice:
- cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (în care 1 reprezinta ziua de 1 ian.1900), utilizat în Microsoft Excel pentru Windows si de Lotus 1-2-3;
- cel bazat pe 1904 (în care 1 reprezinta 2 ian. 1904), utilizat în Microsoft Excel pentru Macintosh.
Selectarea bazei de numarare a datelor se realizeaza prin Options din meniul Tools, fisa Calculation. Sub Workbook se selecteaza, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesara aceasta configurare atunci când se lucreaza simultan cu foi de calcul care utilizeaza aceasta baza (foi provenite eventual de pe calculatoare Macintosh).
Constantele de tip data se pot tasta drept siruri de caractere de forma
- mm/dd/yyyy, unde mm este numarul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu 1/12/89 reprezinta 12 dec 89, 02/03/1990 reprezinta 3 feb 1990 etc.
- mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezinta denumirea lunii, prescurtata sau nu, în engleza, iar dd si yyyy au semnificatia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezinta 12 ian 1980, jan-80 reprezinta ian 1980 etc.
Constantele de timp se introduc separând orele, minute si secundele (daca exista) prin caracterul ":". De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.
Timpul este bazat în mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasa un spatiu si se tasteaza AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.
Orice combinatie de caractere care nu este recunoscuta drept un numar sau o data/timp este tratata de Microsoft Excel drept o constanta de tip text.
Un text este aliniat, în mod implicit, la stânga.
Observatie. Atunci când se doreste ca un sir de caractere sa fie recunoscut drept text indiferent de eventuala asemanare cu un numar/data/timp, se va formata celula drept Text si apoi se introduce sirul dorit.
Pentru trecerea fortata la rândul urmator, în aceeasi celula, se va tasta ALT+ENTER. Pentru defilarea textului în celula se va urmari sectiunea urmatoare.
Informatia înscrisa într-o celula, constanta sau obtinuta printr-o formula, poate fi formatata atât pentru a avea o imagine corecta (numar de zecimale, data calendaristica si nu numerica etc.), cât si pentru a fi receptata mai usor de utilizatorul foii de calcul. Dupa cum s-a mai spus, formatarea nu schimba valoarea informatiei si orice alta formatare este posibila ulterior.
În întelegerea formatarii si comportarii foii de calcul, trebuie sa se retina ca desi formatul se aplica informatiei, el este atasat celulei care contine informatia. Prin urmare daca se sterge doar continutul celulei, orice nou continut va primi formatul existent în momentul stergerii. Doar eliminarea formatului atasat celulei (comanda Clear din meniul Edit, optiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatarii implicite.
Comanda principala este Cells din meniul Format. Cele trei fise de interes pentru aceasta sectiune (alte doua au fost prezentate la descrierea si formatarea celulelor) sunt Number, Alignment si Font, descrise în continuare.
Formatarea efectuata se aplica tuturor celulelor selectate în momentul comenzii (deci cel putin celulei active).
Aspectul informatiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fisa Number a dialogului Format Cells (afisat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea generala este aceea a unei liste de clase de formate (Category), fiecare selectie afisând optiuni specifice clasei respective. Optiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt în continuare.
General - informatia este afisata potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de data.
Number - se fixeaza numarul de zecimale în Decimal places, prezenta separatorilor grupelor de trei cifre în Use 1000 Separator si se alege forma numerelor negative.
Percentage - acest format înmulteste continutul celulei cu 100 si adauga simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arata cu acest format 10%. Este de retinut ca numarul initial este sub forma zecimala.
Fraction - permite operarea cu numere scrise sub forma de fractii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o lista disponibila. O constanta se poate introduce direct sub aceasta forma daca se tasteaza partea întreaga, un spatiu si partea fractionara, 2 1/2. Pentru a nu fi identificata implicit o data calendaristica, partea întreaga se trece chiar daca este nula, deci 0 3/4.
Scientific - permite scrierea numerelor
cu utilizarea notatiei stiintifice: 1e+3 este 1000 etc.
Currency - este un format specific datelor financiare. Pe lânga stabilirea numarului de zecimale si a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice. În lista derulanta Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar.
Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizeaza o aliniere verticala la punctul zecimal a sumelor înscrise
Date - permite alegerea unui format pentru o data calendaristica. Lista Type din dreapta ofera o imagine a optiunilor disponibile. Se observa existenta tipurilor mixte (date + timp).
Time - permite stabilirea unor formate pentru date orare.
Text - stabileste formatul de text pentru informatia din celula.
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informatiile din celule (astfel un titlu trebuie sa fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticala daca linia este prea înalta etc.). Tot în acest set de probleme se înscrie si scrierea informatiei pe mai multe rânduri în aceeasi celula, ca si orientarea textului.
Comanda principala este Cells din meniul Format. Fisa Alignment a dialogului Format Cells contine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare si defilare.
În grupul Text control se pot fixa defilarea textului în celula (înaltimea liniei se mareste corespunzator pâna se afiseaza tot continutul) - Wrap text -, ajustarea automata a dimensiunii fontului pentru ca toata informatia sa fie vizibila - Shrink to fit -, fuzionarea celulelor selectate într-o sigura celula - Merge cells. Ultima optiune este utila atunci când se intentioneaza scrierea unor titluri.
În zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rosu la o alta înclinare sau prin indicarea directa a numarului de grade.
În Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontala, în lista Horizontal, si un mod de aliniere pe verticala în lista Vertical. Exista mai multe tipuri de alinieri pe orizontala. Dintre acestea, cea mai speciala este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celula pe întreaga zona selectata. Informatia ramâne continuta în prima celula. Pe verticala, informatia poate fi centrata sau aliniata sus/jos.
Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fisa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat în celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului în alte aplicatii Office.
Ceea ce confera putere unui program de calcul tabelar, cum este si Microsoft Excel, sunt multiplele posibilitati de calcul având ca operanzi date din foile deschise sau din fisiere externe. Biblioteca de functii care poate fi apelata în orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeaza imaginea aplicatiei. Se poate astfel gândi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte.
Reamintim si completam anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, notiunile fiind esentiale pentru întelegerea corecta a utilizarii formulelor în Excel.
Orice informatie scrisa în foaie poate fi referita prin adresa celulei care o contine. Adresa unei celule este, uzual, formata din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezinta celula (implicit si continutul celulei) situata pe prima coloana (coloana A) si linia a doua. (Se poate configura sistemul sa utilizeze modul de referinta R1C1, adica R urmat de numarul liniei si C urmat de numarul coloanei.)
Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din coltul stânga-sus si coltul dreapta-jos, separate prin caracterul ":". De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C si D si liniile de la 3 la 7 se noteaza A3:D7. Daca domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specifica prin descompuneri în componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezinta o zona compusa din celula A1, dreptunghiul B2:C4 si celula D5.
Acesta este modul de referinta relativ. Adresa celulei referite este stabilita prin pozitia relativa fata de celula de unde se face referinta. Adica, daca suntem în celula C1, o referire la A2 înseamna celula situata cu doua coloane la stânga si cu o linie mai jos. Atunci când se copie informatia în alte celule, referintele relative sunt copiate cu semnificatia lor. Adica, daca în exemplul anterior copiem din C1 informatia în celula D3, atunci referinta la A2 se va copia ca înteles, deci va deveni B4 (celula care se pozitioneaza fata de D3 în aceeasi configuratie cum era pozitionata A2 fata de C1). La prezentarea functiilor se va da un exemplu.
Modul de referinta absolut este indicat prin plasarea caracterului $ în fata partii (partilor) absolute din adresa. De exemplu, $A$1 reprezinta celula A1 indiferent de unde este referita; $A1 reprezinta celula situata pe coloana A (referita absolut) si în linia interpretata relativ din locul unde se face referinta; A$1 reprezinta celula situata în coloana interpretata relativ fata de locul unde se face referinta si pe linia 1 (indicata absolut). Utilizarea diferentei dintre referintele relative si cele relative are importanta doar la copierea informatiilor (inclusiv prin completarea automata de serii).
Operatiunea de selectare a unor celule este necesara atunci când trebuie sa facem referire la datele respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. În situatia când zonele de interes sunt deja numite, atunci nu este necesara selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.
Selectarea se poate efectua prin:
pozitionarea într-un colt al domeniului, apasarea tastei Shift si actionarea tastelor cu sageti de pozitionare pâna la selectarea întregului domeniu;
pozitionarea mouse-ului într-un colt al domeniului, tinerea butonului din stânga apasat si tragerea în foaie a selectiei pâna se acopera domeniul dorit.
Daca selectarea datelor se face fara o cerinta expresa în acest sens din partea sistemului, atunci datele selectate în foaia activa sunt marcate de catre sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. În cazul când selectia este ceruta de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei functii), domeniul selectat este înconjurat de o bordura punctata, fara a se schimba culoarea celulelor (operatiunea este cunoscuta si ca selectarea dinamica a parametrilor).
Pentru a efectua calcule (transformari) ale datelor înscrise în foile de calcul se plaseaza cursorul (celula activa) în locul unde se va înscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaza calculul si se termina operatiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaste drept formula orice expresie care începe cu semnul =, construita dupa regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinte la alte celule, referinte de functii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.
În
figura alaturata se observa ca adunarea numerelor situate
în celulele C2 si D1 si trecerea rezultatului în celula E4 se
efectueaza prin:
plasarea în E4;
scrierea formulei, care începe întotdeauna cu caracterul "=";
terminarea prin apasarea tastei Enter.
în celula E4 se afiseaza rezultatul calculului indicat.
Este de remarcat ca în bara Formula se afiseaza expresia formulei scrise în celula activa (daca este cazul). În figura, celula activa este E4 si se afiseaza, prin urmare, expresia calculata.
În configurarea uzuala, efectuarea calculului este imediata, dar sistemul se poate configura încât recalcularea formulelor sa se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De mentionat ca modificarea valorii celulelor referite în formula nu necesita rescrierea formulei: recalcularea foii va reflecta în rezultat(e) noile valori.
În operatiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:
- direct - este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;
- dinamic - este cazul referintelor la celule (domenii de celule); daca în locul rezervat unei referinte se efectueaza un click în celula referita (sau se selecteaza domeniul necesar), atunci referinta este trecuta automat în formula, dupa care formula poate fi continuata în mod uzual; o selectie similara se poate efectua prin actionarea tastelor directionale;
- inserarea unei functii - prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se insereaza valoarea unei functii, mecanism explicat în continuare.
Mediul Excel dispune de o vasta biblioteca de functii clasificate dupa domeniul principal de utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobânzi), ingineresti etc. O functie poate fi utilizata prin apelarea ei într-o formula.
Apelul se face în mod uzual, prin numele functiei urmat de parametri. De exemplu, includerea expresiei SUM(A1:A4) într-o formula are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A si utilizarea rezultatului în formula respectiva. Referirea unei functii necesita prin urmare cunoasterea numelui si a numarului de parametri necesari.
În cazul în care utilizatorul nu stie pe de rost aceste elemente
definitorii ale functiei, se poate utiliza meniul adecvat din mediul
Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeaza conducerea
utilizatorului spre o corecta referire a functiei. Se
afiseaza dialogul Paste
Function. În lista din partea stânga se va selecta categoria de
functii (lista Function category). În functie de clasa
aleasa, în partea dreapta (lista Function
name) apar denumirile functiilor disponibile în aceasta clasa. Este de remarcat
ca în partea inferioara se afiseaza un text explicativ atasat functiei
selectate în lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin
apasarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific
functiei selectate.
Daca, spre exemplificare, presupunem ca s-a selectat functia de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE), dialogul este prezentat în figura urmatoare.
Se observa zonele în care trebuie sa se introduca valorile (cazul din zona Number2 - valoare unica, sau din zona Number3 - un tablou de valori), sau referintele la valori, pentru care se calculeaza media aritmetica. De remarcat ca referintele se pot da specificând denumirea data domeniului valorilor (cazul ilustrat în zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat în zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamica (se trage mouse-ul peste zona respectiva). Pentru selectarea dinamica exista unealta specifica actionata prin butonul din dreapta fiecarei zone editabile: actionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafata minima, astfel încât devine vizibila o mai mare portiune a foii de calcul.
În acest dialog se observa atât textul explicativ, cât si butonul din stânga jos care ofera posoibilitatea obtinerii unor explicatii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre functia aleasa. Rezultatul functiei (pentru argumentele fixate în acel moment) este afisat în zona Formula result. Este de remarcat ca dialogul va afisa întotdeauna o zona libera prin redimensionarea lui, astfel încât se pot completa pâna la 30 de argumente.
În concluzie, apelul unei functii poate fi realizat prin
scrierea într-o formula a expresiei "functie(argumente)" sau
initierea dialogului de inserare a functiei prin meniul Insert.
Pentru functiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu functia care calculeaza produsul a doua matrice) procedura de inserare este oarecum diferita:
se selecteaza zona care va contine rezultatele (zona trebuie sa fie suficient de întinsa, în caz contra se vor trece doar atâtea rezultate cât se poate);
se tasteaza formula care contine referinta la functia tablou;
se termina operatiunea prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+Shift+Enter.
O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zona complexa de lucru în care este pastrata automat evidenta referintelor din formule sau argumente de functii, astfel încât foia poate fi adusa oricând la o stare de consistenta în sensul ca toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.
Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face în mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia sa ramâna consistenta. Pentru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorita efectuarii repetate a unor calcule partiale neimportante. În asemenea cazuri este indicata calcularea manuala a foii, efectuata doar la dorinta utilizatorului. Aceasta procedura trebuie însa aplicata cu atentie întrucât poate distorsiona receptarea informatiilor (un utilizator obisnuit cu calcularea automata poate avea impresia ca nu se aplica corect formulele din foaie). Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere în prealabil calcularea foii.
Modul de calcul a caietului se fixeaza prin comanda Options din meniul Tools. În fisa Calculation exista grupul de optiuni sinonim.
Automatic - se fixeaza modul automat de recalculare a foii.
Automatic except tables - se recalculeaza automat toate formulelel, cu exceptia tabelelor pivotante (un instrument de analiza a datelor care este prezentat ulterior).
Manual - recalcularea are loc manual la actionarea tastei F9 (se recalculeaza toate foile din toate caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeaza doar foaia activa). Aceste actiuni pot fi efectuate si din dialog prin apasarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.
În mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxima (15 cifre semnificative exacte), chiar daca operanzii sunt afisati în foaia de calcul cu mai putine zecimale în urma unor operatiuni de formatare.
Daca se doreste efectuarea calculelor cu precizia afisata, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afisata (cu referire în special la numarul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fisa Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat în cunostinta de cauza deoarece nu se mai poate reveni la alta precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afisate.
Corectitudinea rezultatelor mai depinde de optiunile alese în grupul din partea inferioara a figurii anterioare, optiuni care controleaza calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este recalculata de numarul de ori indicat în zona Maximum iterations sau pâna când rezultatele din doua recalculari succesive difera cu mai putin decât este indicat în zona Maximum change. Este evident ca un numar de iteratii mai mare, sau o precizie mai buna conduce la un timp mai mare de calcul.
Pe lânga posibilitatea de completare individuala a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care ajuta la completarea automata a informatiilor. Procedeul este util mai ales atunci când o zona a foii de calcul trebuie sa contina informatii similare. Sa ne imaginam, de exemplu, situatia simpla în care se numeroteaza liniile unui tabel. Este evident ca automatizarea unui asemenea proces reduce durata operatiunii si elimina erorile de numerotare.
În
utilizarea mecanismelor de completare automata este important sa se
retina existenta asa-zisului mâner de completare (fill handle) reprezentat printr-un
punct situat în coltul dreapta inferior al unei selectii. Figura
urmatoare arata reprezentarea grafica a acestui element.
Pozitionarea mouse-ului în acest punct produce transformarea
pointerului într-un pointer cruce, care arata ca mânerul a fost
agatat. Operatiunile specifice se executa prin tragerea
acestui mâner tinând apasat butonul stâng sau drept al mouse-ului
si sunt explicate în continuarea acestei sectiuni.
Daca în meniul Tools, comanda Options, fisa Edit se deselecteaza caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este permisa (nu se mai afiseaza mânerul de completare).
Sunt uzuale doua tipuri de completari automate: serii de date si copieri multiple de formate sau continut.
Printr-o serie se întelege aici o însiruire de termeni care pot fi obtinuti dupa o aceeasi formula (pornind, în general, de la unul sau doi termeni initiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, .), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marti, miercuri etc.).
Se pot completa în mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afisate fiind unitar pentru toti termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):
Zile, saptamâni, luni sau ani cu pas definit de utilizator
Serii de zile lucratoare
Exista trei tipuri de serii numerice:
Serii liniare - sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),
Serii de crestere - sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice),
Serii de trend - se realizeaza o aproximare liniara a tendintei identificabile din primii termeni ai seriei dupa care se calculeaza potrivit modelului estimat toti termenii seriei, inclusiv primii.
Utilizatorul poate sa-si defineasca liste (seturi ordonate
de termeni) proprii prin intermediul fisei Custom Lists din dialogul Options
(meniul Tools). Informatiile
cerute sunt vizibile în figura alaturata.
În lista din stânga sunt afisate toate listele definite (acestea sunt pastrate în mediul Excel, deci sunt disponibile si în utilizarile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteaza intrarea NEW LIST dupa care se trec termenii noii liste în zona rezervata List entries. Trecerea de la un termen la altul se realizeaza prin ENTER. La terminarea listei se actioneaza butonul Add si lista definita apare în zona Custom lists din partea dreapta. Eliminarea unei liste se realizeaza prin selectarea în Custom lists si actionarea butonului Delete.
Având la baza o lista proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obtine prin indicarea unuia sau mai multor termeni initiali dupa care completarea seriei se realizeaza prin parcurgerea ciclica a listei. De exemplu, având la baza lista cu denumirile românesti ale zilelor saptamânii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminica, marti etc. obtinuta prin însiruirea zilelor din doua în doua, observându-se parcurgerea repetata a listei.
Completarea automata a unei serii poate fi ceruta atunci când se porneste de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul în care se cunoaste numarul de termeni ai seriei generate), sau atunci când procesul de generare se opreste la o valoare tinta.
În ambele cazuri se va înscrie primul termen în celula de pornire. Daca se selecteaza un domeniu, primul termen trebuie sa fie în celula activa.
Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afiseaza dialogul în care se pot fixa parametrii seriei generate.
În grupul Series in se fixeaza directia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloana (Columns).
În grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de crestere (Growth), temporal (Date) sau identificat automat (AutoFill - permis doar la selectarea prealabila a domeniului).
În grupul Date unit se fixeaza unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucratoare (Weekday), luna (Month) sau anul (Year).
Se marcheaza Trend daca se doreste generarea unei serii de trend.
Step value - se înscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi si negativ).
Stop value - se înscrie valoarea de oprire (necesara atunci când nu se porneste cu un domeniu selectat).
Observatii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informatii, identificate prin analize sofisticate.
2. Prin selectarea mai multor linii si coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
Daca se selecteaza începutul seriei (primul termen sau un numar de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei) si se agata mânerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaza seria în domeniul dorit.
Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, daca se pleaca de la o selectie care contine mai multe linii/coloane.
Observatie. Daca tragerea are loc prin tinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.
O operatiune care este foarte asemanatoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilata unei serii cu termeni constanti) este aceea prin care informatie dintr-o celula este copiata într-un domeniu (pe linie sau pe coloana). Aceasta actiune este utilizata de obicei la copierea unei formule, caz în care prin jocul referintelor relative si absolute se calculeaza serii de rezultate pornind de la serii de argumente.
Copierea are loc în urma succesiunii de actiuni:
A. se scrie primul termen si se urmeaza B1 sau B2.
B1. - se selecteaza, începând cu celula primului termen, zona în care se efectueaza copierea,
- se da comanda Fill din meniul Edit, alegându-se Down (în jos), Up (în sus), Right (la dreapta), Left (la stânga) potrivit directiei în care se doreste copierea.
B2. - se agata mânerul de completare a celulei primului termen si se trage peste zona în care se efectueaza copierea.
Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta se selecteaza initial toate celulele care se copie (acestea trebuie sa fie pe o aceeasi linie/coloana).
Prin editare întelegem modificarea informatiilor dupa ce acestea au fost deja înscrise în celule. Daca se pozitioneaza cursorul Excel pe celula care se doreste modificata si se tasteaza ceva se observa ca noul continut înlocuieste în totalitate informatia existenta în celula. În cele mai multe cazuri acest mod de actualizare a informatiei nu este eficient.
Initierea editarii se poate efectua prin
- dublu click în celula care se modifica, sau
- activarea celulei care se modifica (simplu click sau pozitionare) si apasarea tastei functionale F2.
În starea de editare, celula se transforma într-o zona text uzuala iar editarea se efectueaza prin pozitionarea punctului de insertie (prin click sau sageti) si operatiunile uzuale de tastare.
Terminarea editarii are loc la apasarea tastei ENTER sau prin click în alta celula.
Pentru a renunta la modificarile efectuate se apasa tasta ESC si celula revine la continutul anterior.
Observatie. Se va retine diferenta între introducerea unei informatii într-o celula si editarea continutului acelei celule.
Editarea unei informatii se poate efectua în bara de formule sau direct în celula, potrivit optiunii alese în meniul Tools, comanda Options, fisa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite editarea direct în celula, altminteri editarea are loc doar în bara de formule.
Operatiunile de copiere si mutare au în Excel o mai mare complexitate datorita faptului ca atributele unei celule sunt numeroase.
La copierea/mutarea celulelor se realizeaza operatiunea pentru întreaga zona, inclusiv formule, rezultate, comentarii si formate. Daca zona sursa sau/si cea destinatie are celule ascunse, acestea sunt considerate ca si cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zona de celule (posibil o singura celula):
- se selecteaza zona
- se tasteaza CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare)
- se activeaza coltul stânga sus a zonei receptoare
- se apasa CTRL+V.
Operatiunea se poate efectua si prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau Move+Paste pentru mutare. În acelasi scop se pot utiliza si uneltele corespunzatoare.
Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar înconjurate cu o bordura punctata (semnificând memorarea lor în Clipboard) si pot fi lipite în multiple locatii. Chenarul dispare la apasarea tastei ESC.
Copierea/mutarea se poate efectua si prin tragerea cu mouse-ul:
- se selecteaza celulele sursa,
- se puncteaza chenarul selectiei,
- se trage cu mouse-ul la noua locatie (pentru mutare) sau se efectueaza tragerea apasând simultan tasta CTRL (pentru copiere).
În cazul în care operatiunea are loc pe alta foaie decât cea activa, se actioneaza Copy/Move, se activeaza noua foaie si se realizeaza alipirea în mod obisnuit.
Pentru a insera celulele copiate/mutate între celulele existente în zona destinatie, se actioneaza simultan SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) în timpul tragerii.
Acelasi efect se obtine din comenzi prin
- se selecteaza celule sursa
- se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit)
- se selecteaza coltul stânga sus al destinatiei
- din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dupa care se alege directia în care se deplaseaza celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.
Se activeaza editarea celulei sursa, se selecteaza portiunea dorita si operatiunea de copiere/mutare se poate efectua în aceeasi celula prin pozitionarea în locul de destinatie si alipire, sau initierea editarii celulei destinatie (dublu click pe ea) si alipirea în locul de destinatie.
Daca în operatiunea de copiere/mutare nu se doreste operarea cu celulel întregi ci numai cu anumite componente, atunci:
- se selecteaza sursa
- se da comanda Copy sau Move
- se selecteaza zona destinatie
- se da comanda Paste Special din meniul Edit
- se alege optiunea dorita din dialogul afisat
- se termina cu OK.
Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care ramâne activ dupa copiere) se va actiona ESC înaintea unei alte comenzi.
Observatie. Printre optiunile disponibile în dialogul Paste este si Skip blanks care previne copierea celulelor goale peste celule, din zona destinatie, care contin informatii.
În cazul în care anumite linii/coloane sunt ascunse în zona sursa, atunci se pot copia/muta doar celulele vizibile prin urmatoarea succesiune de operatiuni:
- se selecteaza sursa,
- se da comanda Go To din meniul Edit,
- se alege Special, Visible cells only si OK,
- se da comanda Copy,
- se selecteaza coltul stânga sus al destinatiei,
- se da comanda Paste.
Operatiunea considera totusi toate celulele din zona destinatie, chiar daca unele sunt ascunse.
Procesarea informatiilor necesita frecvent localizarea unor anumite entitati si eventuala lor înlocuire. Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cautare si înlocuire. Deoarece o parte a acestui proces este specific filtrarii informatiilor dintr-o lista, aceasta va fi prezentata o data cu listele. În aceasta sectiune se discuta doar doar localizarea si înlocuirea (comenzile Find si Replace din meniul Edit), ca si selectarea unor tipuri de informatii (comanda Go To din meniul Edit).
Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care contin informatia dorita. La activarea comenzii se afiseaza dialogul Find. Pentru a efectua o cautare:
- se selecteaza domeniul de celule în care se produce cautarea (daca este selectata o singura celula, cautarea are loc în toata foaia)
- se da comanda Find din meniul Edit,
- în zona Find what se introduce textul sau numarul cautat,.
- în lista derulanta Look in se alege tipul de informatii în care se cauta (Formulas - doar în formule, Values - în valori, Comments - în comentarii)
- în lista Search se alege cautarea pe linii sau pe coloane
- se actioneaza Find Next pentru a vedea urmatoarea potrivire gasita.
Daca se marcheaza caseta Match case, atunci textul este cautat cu diferentierea literelor dupa capitalizare, daca se marcheaza Find entire cells only, atunci se gasesc doar celulele care contin doar entitatea cautata.
Apasarea tastei ESC termina o cautare în desfasurare.
Pentru a efectua o înlocuire multipla se da selecteaza zona în care se doreste cautarea (o singura celula produce cautarea în întreaga foaie) si se da comanda Replace din meniul Edit. Se afiseaza dialogul Replace în care se precizeaza:
- informatia cautata (care va fi înlocuita) în zona Find what,
- informatia cu care se înlocuieste în zona Replace with,
- ordinea de cautare (pe linii sau pe coloane) în Search,
- se precizeaza parametrii cautarii în Match case si Find entire cells only (explicati la cautare).
- click Find Next pentru a localiza urmatoarea potrivire, dupa care click pe Replace pentru înlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor înlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obtine urmatoarea potrivire (cea curenta ramâne neînlocuita).
ESC termina cautarea în desfasurare.
Cautarea dupa natura informatiilor din celule se realizeaza prin comanda Go To din meniul Edit. Ca rezultat se obtine o selectie de regiuni multiple.
- se selecteaza domeniul în care are loc cautarea (o celula selectata înseamna cautare în foaia activa)
- se da comanda Go To din meniul Edit,
- se actioneaza butonul Special
- se alege optiunea dorita,
- se actioneaza OK.
Din dialogul Go To Special explicam doar câteva optiuni:
Comments - se selecteaza celulele care au atasate comentarii,
Constants - se selecteaza celulele care au valori constante,
Formulas - se selecteaza celulele ccare contin formule de tipul specificat,
Blanks - se selecteaza celulele goale.
|
